ATA DA 1ª REUNIÃO EXPOSITORES ABTCP Participantes ABTCP: Milena Lima, Patrícia Capo, Claudia D Amato, Carlos Prado.

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ATA DA 1ª REUNIÃO EXPOSITORES ABTCP 2016

Data: 06 de abril de 2016 Horário: 09h00 as 12h00 Local: Sede da ABTCP

PARTICIPANTES

Participantes ABTCP: Milena Lima, Patrícia Capo, Claudia D’ Amato, Carlos Prado.

Participantes Grupo Mariano: Maurício Mariano, Maurício M. Filho, Vanessa M. Souza, Kleber Aguiar. Participantes Expositores: Fabricia Bernardi (AKZO NOBEL), William Daniel C. de Moura Silva (CALPHER), Felipe Gonzaga (CENIBRA), Silvana Silva (CENTROPROJEKT), Jessica Bittencourt (FABIO PERINI), Selma Ugolini (GL&V), Luiz Carlos Correa (KADANT), Karina Grava (METSO BRASIL), Ana Beatriz A. Valim (SOLENIS), Michele Laiene de A. Paula (VALMET), Ynara Santos (VOITH PAPER)

ASSUNTOS ABORDADOS

Objetivo da Reunião: Apresentação da equipe, atividades estratégicas, regras, prazos e alterações no manual do expositor de 2015 para 2016 e mudança de pavilhão.

Milena apresentou a ABTCP de forma geral e apresentou a equipe envolvida no evento (ABTCP e GM) e falou pontualmente sobre as atividades estratégicas. Informou que a apresentação utilizada na reunião estaria disponível no site do evento – em Atas e Comunicações – após o término da reunião. Lembrou ainda aos expositores que os dados do evento do ano passado estão no site do evento também em Atas e Comunicações.

Começou a reunião falando sobre a Comissão dos Expositores. Comissão esta que tem como objetivo resolver assuntos imediatos/polêmicos em conjunto com a ABTCP e que até aquele momento era formada pelos presentes: Luiz Carlos (Kadant), Jéssica BITTENCURT (Fabio Perini), Ynara Tosi (Voith) e Karina Grava (Metso). Foi enfatizado que os membros da comissão precisam participar de todas as reuniões dos expositores e/ou, quando não puderem participar, justifiquem a ausência. Deu aos presentes expositores a oportunidade de ingressarem e/ou, de saírem da comissão. Lembrou que nos últimos anos este grupo tem servido como um “apoio” para ABTCP e para os expositores, para informações, dúvidas, sugestões e que já não há mais assuntos polêmicos que necessitem de uma participação mais ativa dos membros. Lembrou que apesar da comissão ser um canal de comunicação entre expositores e ABTCP, a ABTCP sempre teve um canal de comunicação aberto aos expositores.

Comentou que o evento chegou a um nível – por mérito de todos – em que já não há tantos problemas como era no passado. Reforçou que muitos estão comprometidos com o resultado final do evento e que quando não participam das reuniões, leem as atas e informativos e com isso cumprem os prazos e procuram o operacional para esclarecimento de dúvidas. Além disso, todas as regras e multas criadas pelo descumprimento destas e/ou dos prazos, só reforçaram a minimização dos problemas e que hoje está muito mais tranquilo realizar o evento com pouquíssimas situações complicadas. Desta forma, é possível manter o nível de exigência durante a montagem/realização/desmontagem, mas ser mais flexível nas situações em que o expositor necessite de um auxílio, desde que este não comprometa o resultado do evento e/ou prejudique qualquer expositor, sem cobrança de algumas multas.

Falou ainda sobre a ABTCP ter uma ferramenta que está sendo utilizada para eventos e reuniões de comissões técnicas e que possivelmente seria utilizada também para a reunião com a comissão e/ou com os expositores no futuro. Tudo vai depender dos custos envolvidos.

Não houve nenhuma manifestação de novos entrantes e/ou saída de algum membro. Assim, foi definido que será mantida a comissão anterior:

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• Jéssica Bittencourt – Fabio Perini

• Karina Garava – Metso • Ynara Tosi – Voith Paper

Milena comentou um pouco mais sobre a ferramenta EAD (Ensino à Distância), que vem sendo utilizada para alguns cursos da ABTCP e também na realização de algumas reuniões de Comissão Técnica. Lembrou que as Empresas associadas tem como benefício à participação nas reuniões de comissões técnicas e que agora poderão inclusive participar das reuniões que forem realizada via ferramenta, como ouvinte. Reforçou que é extremamente importante que a pessoa que foi determinada pela empresa associada como contato associativo, repasse as informações dentro da empresa. Pediu que quem tiver interesse em participar destas reuniões como ouvinte, que verifique o calendário de reunião no site da ABTCP e que envie um e-mail para Viviane dizendo que quer participar.

Foram pontuados os Canais de comunicação para o evento:

- Hotsite -

www.abtcp2016.org.br -

Milena informou que no hotsite estão todas as informações gerais sobre o evento e que na página “Exposição - Expositor – Atas e Comunicações” serão lançadas todas as Atas de reunião, Comunicações e Informações, Lembretes sobre Regras e Prazos, enviados aos expositores (exceto as cobranças específicas de preenchimento de formulários pelos expositores que não os preencheram);

- E-mails e Boletim do evento – Serão enviados a partir de maio, conforme informado pela Claudia, onde a ABTCP buscará pegar as informações mais importantes do evento e disparar para toda a mala direta da ABTCP;

- Telefones e Reuniões – Milena relembrou a programação de reuniões de expositores: Uma para apresentação geral do evento e do Manual do Expositor/Montador, uma segunda com Patrícia Capo e Assessores de Comunicação/Imprensa dos expositores, a terceira de Pré Evento (30 dias antes da montagem), e quarta de Pós Evento, que é a de Avaliação.Milena lembrou que em 2015 não foi realizada a reunião de avaliação do evento e que enviou um e-mail aos expositores pedindo qualquer comentário (sugestões e/ou reclamações), para que estas pudessem ser consideradas na avaliação geral do evento (melhorias na elaboração do manual do expositor e na recontratação de fornecedores). Contudo ela não recebeu nenhum comentário.

Também foram apresentadas as Oportunidades de Divulgação para o expositor:

- Patrocínio do evento – São 03 opções que, além da divulgação da logomarca nos materiais relacionados em cada uma das opções, dá direito a anúncio no Guia de Fornecedores & Fabricantes de Celulose e Papel, inscrições para participação nas palestras técnicas do congresso e convites para participar do jantar de confraternização da ABTCP. O mídia kit com cada uma das opções está disponível no site do evento. Milena informou que as cotas da opção Premium foram todas comercializadas e que já não estão disponíveis neste momento. Lembrou ainda que, conforme apresentado na reunião de escolha de áreas em 2015, no MAPA da exposição, há uma área Central que será chamada de: Ilha dos Produtores. A ideia é ter os grandes produtores nessa área central para fomentar a participação do público desejado pelo expositor. Os produtores desta área serão tratados como os patrocinadores da cota Premium – com a inclusão de uma área na exposição. Eles terão o logotipo divulgado em todos os materiais, sempre ao lado dos patrocinadores Premium;

- Anúncios na Revista O Papel – Todos os anúncios realizados na versão impressa são automaticamente publicados também na versão digital. Qualquer formato de anúncio ganha um link na versão digital, assim

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como um banner eletrônico, no mês da veiculação, no site do Guia de Fornecedores & Fabricantes. Ainda como forma de destacar a participação no evento, na versão da Revista Digital, há a possibilidade de publicação de banners eletrônicos, vídeos, pop-ups e etc.;

- Guia de Fornecedores & Fabricantes - Todos os expositores terão direito à adesão de até 15 itens gratuitamente. Milena ressaltou que os expositores precisam entrar no site do Guia e fazer e/ou renovar a adesão. Sem isso, os expositores não serão divulgados no Guia que também é o catálogo do evento e por isso distribuído a todos os participantes do evento. Neste Guia é disponibilizada a inclusão de logotipo da empresa e de anúncios publicitários. Patrícia Capo acrescentou que esse ano houve uma mudança no sistema e que o expositor, ao se identificar como expositor, terá o valor da adesão básica (15 itens) automaticamente zerado. Será gerado o boleto apenas se houver inclusão de logotipo ou se ultrapassar os 15 itens. Milena lembrou que a adesão tem validade de 12 meses, e que o expositor pode entrar a qualquer momento no site e fazer as alterações necessárias (inclusão/exclusão/atualização de dados e etc.). 1 mês antes de vencer a adesão o sistema dispara um e-mail de lembre. Este aviso é disparado para o e-mail cadastrado pela pessoa que preencheu a última adesão. Desta forma, é extremamente importante que o expositor fique atendo a quem fez o preenchimento no ano passado para não correr o risco de não receber o aviso e perder o prazo para renovação. Qualquer dúvida neste sentido poderá ser sanada com a Milena e/ou com Aline e Daniela – área de relacionamento da ABTCP. Foi lembrado que no final de agosto/início de setembro a Patrícia irá produzir a versão impressa do Guia para entrega a todos os participantes do evento, associados e parceiros ABTCP, e as alterações feitas após este prazo, não sairão na versão impressa.

- Banners nos sites da ABTCP (Institucional e Publicações) – Milena explicou que além do site institucional da ABTCP, há também um hotsite para a revista O PAPEL. Nestes dois sites há a possibilidade de veiculação de banners eletrônicos. Existem valores diferentes para empresas associadas e não associadas à ABTCP. No site institucional www.abtcp.org.br em Quem somos – Divulgue sua Empresa – será possível baixar todos os mídia kits disponíveis para as várias atividades da ABTCP. Em caso de dúvidas, o expositor poderá falar com Milena ou as meninas da área de relacionamento.

Sobre a Divulgação do Evento, Milena informou que a ABTCP procura fazer a divulgação em todos os meios que ela possua, tais como: banners eletrônicos em sites, posts em redes sociais (Linkedin e Facebook), anúncios na revista O Papel e revistas especializadas (permutas em andamento), parcerias com outras associações congêneres (além dos logos divulgados na apresentação, há a confirmação do Sinpapel, Sinpacel e Abigraf – demais em andamento), parcerias em eventos correlatos (inclusive em eventos internacionais) e distribuição de convites impressos e eletrônico. Porém, lembrou que cabe ao expositor o convite para visitação ao seu público específico. Foi comentado que a parceria com associações congêneres e permutas com revistas segmentadas ampliam a divulgação do evento, atingindo um público de vários segmentos, além de também divulgar o expositor a estes segmentos. Claudia lembrou que em 2015 foi trocada a empresa de gestão das redes sociais da ABTCP – Linkedin e Facebook - e que a empresa atual – Apublic – tem feito vários posts, enviado ideias diferentes e tem dado um ótimo resultado. Claudia comentou ainda que as pessoas tem interagido mais nas redes sociais, fazendo perguntas, tirando dúvidas sobre o evento e etc. Claudia ficou de apresentar na reunião de pré-evento o resultado desta gestão.

Milena comentou que a ABTCP está enviando um e-mail (landing page) onde são divulgados dados do setor e informações gerais sobre o evento. Este material tem sido divulgado principalmente para setores correlatos. Com isto, algumas empresas tem procurado a ABTCP interessadas no setor de Celulose e Papel. Ela lembrou que apesar da instabilidade na economia do país, o que causa problemas para algumas empresas, o setor tem investido em expansões.

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A assessoria de imprensa também é importante na divulgação do evento na grande mídia (jornais, rádio e Tv). Patrícia Capo, responsável pelos produtos editoriais da ABTCP (Revista, Guia, Livros e etc.), falou sobre o trabalho da Imprensa, que visa à divulgação nacional e internacional do evento, além de atrair os jornalistas para cobrir o evento como um todo. Deu ênfase ao trabalho feito no ano passado sobre “Lideranças em Destaque” onde os lideres de grandes empresas da indústria de celulose e papel falaram sobre capacitação, inovação e tecnologia e que estas personalidades trouxeram um resultado relevante para o trabalho de imprensa. Comentou que este ano esse trabalho esta sendo antecipado em relação aos anos anteriores. No mês de abril será divulgado o primeiro release dando um panorama geral, falando sobre o novo local do evento – Expo Center Norte – informando o tema do Congresso, programação geral, e mais adiante - mês a mês – serão divulgados os releases específicos. Lembrou que o trabalho em conjunto com as assessorias de imprensa dos Expositores cria uma rede para multiplicação da divulgação dos releases. Lembrou ainda que os expositores podem enviar seus releases específicos para a assessoria de imprensa da ABTCP, para que esta possa multiplicar para o seu mailing nacional/internacional. Patrícia explicou que foi feita uma avaliação interna – pós-evento e, pelos resultados obtidos e considerando que não houve nenhum comentário de expositor, foi renovado o contrato de assessoria de imprensa com a empresa Case Comunicação Integrada. Falou sobre o plano básico para os serviços da Imprensa e pediu ao expositor que fique atento aos e-mails enviados diretamente pela Case. Sobre o atendimento na sala de imprensa, informou que esta é usada para suporte aos assessores de imprensa dos expositores e para os jornalistas que estiverem lá para cobrir o evento. Patrícia recomendou aos expositores para deixarem os releases impressos no dia 24/10 ou no dia 25 logo cedo. O primeiro dia do evento é o dia que mais temos o comparecimento da imprensa geral já que é realizada a abertura oficial, homenagens, presença de autoridades e acaba sendo a melhor oportunidade de divulgação. Patrícia pediu especial atenção à reunião com os assessores de imprensa dos expositores. Nesta reunião é feito todo o alinhamento das ações planejadas e também o levantamento de sugestões, temas que o expositor ache interessante abordar, abordagem da imprensa e etc. Também falou sobre o Pautão do Expositor: Este material é feito baseado nas respostas dos expositores a um e-mail da Case, que gera um release com texto principal dirigido aos jornalistas. Desta forma, antes do início do evento, eles conseguem tomar conhecimento sobre a empresa de uma forma resumida: o que ela vai mostrar no estande, sua atuação, lançamentos e etc. Nesta ocasião é importante deixar os CEOs da empresa disponíveis para uma possível entrevista. Comentou que apesar da crise o setor tem investido bastante em expansões e que estas tem sido amplamente divulgadas na revista O Papel, com matérias de capa. Patrícia chamou a atenção para a Revista O Papel que é um canal de comunicação aberto e que existem formas gratuitas de participação aos expositores e associados. Reforçou que está sempre aberta a receber sugestões de pauta assim como notícias das empresas e que os expositores não estão usando esse beneficio. Milena também falou sobre essa oportunidade dada ao associado e que a ABTCP tem buscado melhorar os benefícios associativos para agregar valor aos associados. Cabe ao expositor (contato associativo), também ir atrás das informações para ter um melhor resultado no evento e divulgação da Empresa usufruindo todos os benefícios oferecidos. A partir deste ano cada empresa associada terá direito a divulgação de um release, com foto, no site da revista. Patrícia deixou um cartão com os presentes para enviar e-mails, esclarecer dúvidas, etc.

A Viviane, responsável pelo Congressonão pode estar presente, mas pediu a Cláudia que repassasse as informações. O tema do Congresso esse ano é Setor Florestal e Industrial: Cruzando fronteiras novos negócios, novos processos e novos produtos e foi desenvolvido em conjunto com o Comitê de Reestruturação do Congresso. O sr, Jorge Colodette – Universidade Federal de Viçosa será o presidente do Congresso.

Claudia informou que a empresa Kongress, foi contratata para dar assessoria na organização do Congresso e que irá entrar em contato com os expositores para levantamento de temas para as sessões temáticas. Pediu aos expositores atenção neste e-mail ou qualquer outro contato da empresa. O

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congresso será dividido em Sessões Técnicas, pela manhã e serão apresentados os trabalhos técnicos/científicos. Foram enviados 95 trabalhos para avaliação.Já no período da tarde serão realizadas as Sessões Temáticas. Estas são exclusividade para empresas expositoras e/ou convidadas. Nestas sessões serão apresentados cases técnicos e os interessados deverão enviar e-mail para Viviane. Milena lembrou que no TEC não era possível a utilização de salas para workshop (capacidade/estrutura), mas que no CN, poderia ser disponibilizada esta possibilidade ao expositor. Houve interesse da parte de alguns expositores e a Milena ficou de levantar os custos envolvidos (períodos, capacidade, equipamentos, etc). Ela pediu que os expositores que não estavam presentes na reunião, que enviem um e-mail para ela informando o interesse em usar esta vantagem. Milena explicou que não poderá haver concorrência entre os temas apresentados no congresso e workshop e por isso será necessário uma validação da área técnica da ABTCP

Sobre a Sessão Solene de Abertura, Claudia informou que esta acontecerá no 1º dia de realização (25/10) às 10h nas Salas 2 e 3 do Expo Center Norte (fora da área da exposição). Estão sendo definidos os convidados que irão compor a mesa, mas como em todos os anos serão trazido personalidades e profissionais que agreguem e cooperem para o desenvolvimento do setor e que tragam maior visibilidade para o evento. Neste são convidados os CEOs, diretores, gerentes e técnicos do setor. Logo após a sessão de abertura será servido um brunch na área da exposição. Esta será uma excelente oportunidade para os expositores se relacionarem com os participantes da sessão de abertura.

Claudia também falou sobre o Jantar de Confraternização, que é realizado anualmente durante o evento. É um acontecimento que possibilita a confraternização e o networking aos profissionais do setor. O jantar será realizado no segundo dia de evento (26/10), nas salas Cantareiras 05 e 06 do Expo Center Norte ás 20h. Reforçou sobre as inscrições para o prêmio DESTAQUES DO SETOR – de 18 de março a 06 de maio – que é um benefício para empresas associadas à ABTCP e que tem a premiação feita durante o jantar. Em meados de julho os convites estarão liberados para comercialização.

Foram pontuados os principais Serviços oferecidos ao Expositor: Estande ABTCP – com informações sobre a Associação;

Sala de imprensa – para distribuição de press releases e suporte aos assessores de imprensa dos expositores. Atendimento à imprensa em geral.;

Área de serviços - Agência de viagens, guarda-volumes, pronto atendimento de emergência, serviços de táxi, estacionamento, cafeterias. Lembrado que no Center Norte existem 2 restaurantes e que a Claudia esta negociando um valor diferenciado para os participantes.

Boletins direcionados ao Expositor;

Adesão básica gratuita ao Guia de FORNECEDORES E FABRICANTES do setor 2016/2017; Divulgação indireta nos eventos/parceiros;

Projetos de montagem customizada.

Milena pediu especial atenção sobre os Lembretes Gerais:

Mudança na área reservada – atendimento pela ordem de solicitação, mediante disponibilidade de áreas e até 15 dias antes do início da montagem;

Necessidade de se ter todos os pagamentos de taxas feitos com antecedência;

Altura pé direito – Diferente abaixo do mezanino (esta informação foi reforçada pelo Mauricio na apresentação das Regras de Montagem);

Milena comentou que não esta oficializada a realização da exposição bienal. As empresas expositoras associadas, que participam do conselho da ABTCP, sabem que o conselho aceitou fazer uma experiência e que em 2017 será dado um foco maior na comemoração dos 50 anos da ABTCP e não haverá área de exposição. Haverá o Congresso, Sessão de Abertura, Premiação aos Destaques do Setor no Jantar de Confraternização. Estão sendo levantadas sugestões de patrocínio/formato que serão apresentadas para validação do comitê avaliador do evento (grupo formado por expositores, membros da comissão e empresas associadas). Ainda não está definida se haverá uma reunião de escolha, com prioridade aos associados.

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Milena informou que este ano não será disponibilizada a ferramenta para preenchimento online dos formulários. O Grupo Mariano – que fara a gestão operacional do evento – vai se encarregar de enviar aos expositores todos os formulários pertinentes ao evento. A Empresa Furquim continuará prestando serviços de automação na secretaria, no congresso, no controle de comercialização de convites e acesso ao jantar, no sistema de inscrição e votação do Prêmio Destaques do Setor e na locação de coletor de dados ao expositor, mas não mais no controle de formulários da exposição. Será avaliada a melhor forma de gestão destes formulários para 2018.

Milena apresentou o Grupo Mariano – ME, liderado pelo Maurício Mariano, o qual apresentou sua equipe integrada por Maurício M. Filho, Vanessa M. Souza e Kleber Aguiar. Informou que o Grupo Mariano já é parceiro da ABTCP há muitos anos, mas sempre no comando operacional do pavilhão e que este ano será o primeiro em que farão a Gestão operacional total do evento.

Mariano apresentou o complexo Expo Center Norte, dando ênfase no mapa de estandes - pavilhão azul, no qual será realizada a exposição. Explicou que a entrada de prestadores de serviços, montadoras e maquinários será feita pela Rua Coronel Marques Ribeiro, nº 200 – Portão 4. O ponto de referencia desta entrada é a Braspress – bem em frente. Ao acessar o portão 4, o expositor deverá contornar o complexo pela parte interna para encontrar o portão C1, o qual será utilizado para entrada de todo material, maquinário e serviços.

Mauricio ressaltou quanto aos estandes que se encontram abaixo do mezanino, pois os mesmos que estiverem posicionados na região deverão ter altura MAXIMA de 3.80m. Milena reforçou que no mapa há a informação quanto à diferença de pé-direito e que isso também foi muito enfatizado durante a reunião de escolha e nas reservas posteriores. Existem áreas que ficam entre as duas alturas de pé-direito. Foram dadas como exemplo as áreas da Imetame e Runtec. Milena ressaltou que essa é uma informação extremamente importante para a elaboração do projeto e que os estandes que se encontram nessa posição necessitam de uma atenção ainda maior na elaboração deste projeto.

Milena lembrou que este ano a entrada e saída – durante o horário de realização na área de exposição - será realizada pelo mesmo local, assim como em anos anteriores no TEC. Mariano explicou que no hall de entrada principal do complexo, há credenciamentos fixos para cada pavilhão. O nosso será o do pavilhão Azul, que será utilizado para credenciamento do congressista/visitante. O CAEX será montado atrás deste credenciamento fixo. Mariano alertou que o serviço de segurança patrimonial do pavilhão também é realizado pela empresa Prevenção, mas que esta só responde ao pavilhão e não a ABTCP. É norma do pavilhão não autorizar a entrada de expositores com material pelo acesso principal durante o período de realização. Para tanto, haverá um portão de acesso para manutenção na lateral do pavilhão – em negociação com o CN – para utilização nos horários pré-estabelecidos no manual.

Mariano/Milena reforçaram que todos os prestadores de serviços da ABTCP estarão usando o crachá de serviços com uma tarja na cor AMARELA. Assim ficará fácil ao expositor identificar quando o prestador de serviços for o contratado pela ABTCP para o evento.

Selma - GL&V – solicitou que a reunião de pré-evento seja realizada no pavilhão para que todos conheçam as instalações. Milena ficou de negociar com o CN uma vez que já tentou agendar a reunião de lançamento do manual lá, mas não conseguiu liberação. Eles possuem uma política de realizar uma reunião com todos da equipe 15 dias antes da entrada no evento e não mais que isso.

Mariano comentou que todo o gerenciamento do estacionamento na área externa do pavilhão é de administração do Center Norte e que será oferecido aos expositores e fornecedores valores diferenciados. Aos expositores será oferecido até 2 credenciais com 50% de desconto, independente da metragem do estande.

Milena alertou quanto ás colunas de sustentação do pavilhão. Disse que o mapa do evento foi elaborado evitando ao máximo ter colunas dentro ou encostadas nas áreas dos estandes, já que as mesmas não poderão ser obstruídas de forma alguma. Algumas possuem escadas as quais dão acesso à estrutura

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área do pavilhão, portanto foi pedida uma atenção especial na elaboração de projetos, pois as mesmas devem estar totalmente livres.

Mariano lembrou que as regras de montagem e elaboração de projetos praticamente não mudaram, com ressalva para algumas alterações em virtude da mudança de pavilhão. Portanto é importante que sejam cumpridos todos os prazos de formulários e entrega de projeto e ressaltou também que todas as taxas e débitos estejam quitados antes da entrada no pavilhão, pois não será possível o pagamento de tais taxas no CAEX.

Milena lembrou que, por motivo de segurança, somente o contato operacional, definido pela empresa expositora em contrato, poderá fazer qualquer tipo de solicitação no CAEX. Inclusive para emissão/alteração de credenciais, negociação e etc. Uma vez tendo sido solicitado o crachá/credencial, a própria pessoa poderá retirar sua credencial. Já para a retirada total das credenciais, somente o contato operacional poderá fazer isso pessoalmente e/ou um portador que apresentar uma carta de autorização assinada pelo contato operacional. Desta forma, é extremamente importante que a empresa mantenha este contato atualizado. Reforçou também sobre ser mantida a regra de, uma vez tendo sido enviado o formulário de solicitação de crachá/credencial, só serão aceitas quaisquer alterações, lá no pavilhão a partir do segundo dia de montagem. Mauricio pediu que essas alterações/emissão, principalmente de prestadores de serviços, que se façam no período da montagem para evitar desgastes desnecessários. Foi ressaltado que independente da área contratada pelo expositor, o mesmo poderá optar pelos tipos de montagem customizada apresentados no Manual do Expositor. Esta montagem tem a garantia da ABTCP da entrega da montagem no prazo, além da intervenção da ABTCP, junto à Proportio, na solução de qualquer problema. Para isso, foi pedido que o expositor que tiver qualquer tipo de problema com a montagem customizada que faça o registro da reclamação imediatamente no CAEX.Após a finalização do evento não será possível a intervenção da ABTCP em casos de problemas não registrados no CAEX. Milena e Mariano lembraram que, para quem contratar a montagem terceirizada, no primeiro dia de montagem, como nas edições anteriores, será liberada a entrada do montador sem credencial, para dar andamento na montagem no primeiro horário. Sequentemente a isso, os fiscais de pavilhão chamarão o responsável/encarregado da montadora para comparecer no CAEX e acertar toda a documentação exigida. Já no segundo dia de montagem só serão liberados os funcionários devidamente credenciados. Foi extremamente recomendada atenção quanto à necessidade de os expositores alertassem suas montadoras quanto a questão de utilização de ponto aéreo para reforço na estrutura do estande. O Center Norte não permite, de forma alguma, a utilização destes pontos para este fim. Só permitem a utilização de ponto aéreo, para a promotora, para a sinalização de ruas.

Outro ponto discutido o sistema de ar comprimido. O Center Norte não disponibiliza este sistema, portanto o expositor que necessite do serviço deverá providenciar seu próprio abastecimento, o qual será analisado pelo operacional do Grupo Mariano junto com o departamento de engenharia operacional do Center Norte. Mariano comentou quanto à obrigatoriedade no uso de EPI’s (na montagem e desmontagem). Pediu para o expositor reforçar com sua montadora e prestadores de serviços a necessidade de utilização destes equipamentos. Ressaltou ainda que o expositor que desejar acompanhar a montagem/desmontagem deverá usar no mínimo o capacete de segurança, sapato fechado e calça comprida, salvo no período de decoração (segunda-feira).

Mariano informou também, que a entrada de equipamentos/maquinários pesados será no primeiro dia de montagem. Após a colocação dos pisos existe um grau maior de dificuldade para circulação interna, pediu para que o expositor alinhe com a sua montadora essa logística para evitar problemas. Os equipamentos/maquinários que excederem o peso de 3.500k deverão usar uma chapa de aço de 1 polegada, maior que a área ocupada pelo equipamento para maior distribuição do peso. Esta é uma exigência do Center Norte. Essa informação saiu confusa no Manual do Expositor (manteve informação relacionada ao TEC e também ao CN). Mauricio informou a todos que seria feita a revisão deste item no mesmo.

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Milena pediu aos expositores que ao lerem o Manual, se identificarem mais algum item confuso/erro de informação, que seja repassado a ela ou ao Grupo Mariano para que seja feita a revisão necessária. Informou que todas as revisões feitas serão informadas ao expositor com identificação da página e item para que o mesmo não tenha que imprimir o Manual todo novamente.

Mauricio falou sobre o horário de realização da exposição ser mantido das 13h ás 20h e do horário de atendimento no CAEX – durante a realização – ser das 8h às 19h. Milena lembrou que a Sessão de Abertura, por depender de protocolos, pode sofrer antecipação e/ou atraso. Por isso, o acesso à área de exposição pode ser liberado mais cedo do que o previsto. Em setembro, quando o protocolo estiver mais definido, será informado aos expositores sobre a necessidade de estarem ou não no estande antes das 13h, no primeiro dia de realização.

O abastecimento do estande será feito das 08h às 12h pela porta de acesso para manutenção (do fundo do Pavilhão – AZUL – Expo CN). O reabastecimento (de pequenas quantidades) será feito das 16h às 17h, também pela porta de acesso para manutenção. Foi lembrado que neste horário (16h as 17h), não será liberada a utilização de carrinhos e tudo deverá que ser levado na mão. Milena pediu especial atenção na contratação de serviços de Buffet. Estes, em muitos casos, usam um estande como depósito/ponto de distribuição e que, caso usem as vias de circulação para “rolar” barris de chopp, durante o horário de realização da exposição, se pegos, o expositor será multado. Lembrou que, além da imagem extremamente negativa, há o risco de se machucar algum cliente/visitante.

Milena comentou ainda que, em pesquisa feita com os visitantes, foi identificada a insatisfação do visitante com a qualidade da informação técnica apresentada pelos expositores. Foi dito que, muitos expositores se preocupam mais com a estética do estande e em servir bebida alcóolica, do que em manter técnicos capazes de dar informações que justifique a participação do visitante no evento perante a empresa em que trabalham. Na contra mão deste ponto, alguns expositores de 2015 se mostraram extremamente descontentes com alguns visitantes que estavam no evento claramente com o objetivo de se embebedarem. Foram registradas situações de visitantes que passaram mal, após ingestão de grande quantidade de álcool em 2015. Milena reforçou que a ABTCP tem buscado atrair o público decisor e técnico – atendendo às solicitações do expositor – mas que é necessário um trabalho em conjunto – ABTCP e expositor – para criar atrações de interesse destes públicos. Principalmente, reforçou a necessidade do expositor não servir tanta bebida alcóolica no estande evitando assim qualquer situação em que o próprio expositor seja responsabilizado. Selma – GL&V – e Luiz – Kadant – comentaram o quanto a bebida alcóolica em excesso nos estandes dificulta manter um evento de qualidade para todos. Milena lembrou que a responsabilidade de se ter um evento de sucesso é de todos e não só da comissão dos expositores/ABTCP. Cada expositor deve considerar o seu objetivo no evento, mas também o objetivo dos outros expositores e entender que o evento é um conjunto e não uma apresentação individual. Lembrou ainda que o expositor deve pensar que, gerando atrações que só atraem profissionais que não se preocupam com a própria imagem, acaba maculando a imagem da empresa e afastando os profissionais que realmente decidiriam pela contratação dos seus serviços. Ainda sobre como atrair o público técnico para o evento, Milena informou que está sendo considerada uma ação, no mesmo espaço e formato de Lideranças em Destaque, buscando apresentações gratuitas de Diretores/Gerentes Industriais das grandes empresas e também de alguns colunistas da Revista O Papel, além dos CEOs, como feito no ano passado. Estas ações, assim como qualquer outra sugestão, serão avaliadas em reunião com o grupo avaliador do evento, que está para ser agendada. Desta forma, pediu aos expositores que enviem sugestões, em seu e-mail, para atrair o público técnico, até o dia 15/05/16.

Mariano comentou sobre o horário para limpeza do estande que será, diariamente, das 8h às 11h. Não será permitida a limpeza do estande após este horário e/ou durante o horário de realização do evento. Milena pediu especial atenção aos fornecedores que passam oferecendo este serviço durante a montagem e realização. Existe um formulário específico para a contratação deste serviço. A ABTCP só consegue tomar qualquer ação, sobre algum tipo de reclamação deste serviço, se este foi contratado da mesma empresa que a ABTCP utiliza e recomenda. Caso o expositor tenha contratado os serviços da empresa definida como parceira da ABTCP e tenha algum problema durante o evento, basta dirigir-se ao CAEX.

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Foi lembrado que não haverá camarim para prestadores de serviços. Estes prestadores de serviços deverão utilizar os banheiros – dentro da área de exposição – para este fim, até às 13h.

Mauricio reforçou que o evento terminará impreterivelmente às 20h e que será dada uma tolerância para a saída de 15 minutos. Após ás 20h15 não poderá haver mais nenhuma atividade no estande e os expositores que permanecerem com atividades serão multados. A partir das 20h30 será desligada a energia do pavilhão. Milena comentou que será feito um anuncio 15 minutos antes e depois das 20h sobre o encerramento. Foi ressaltado que o horário de término dos shows será às 17h.

Mauricio lembrou que a desmontagem se inicia no dia 27/10 a partir das 20h30. Os expositores poderão retirar os materiais impressos e demais itens, sem a utilização de carrinhos. Somente será liberada a utilização de carrinhos após a retirada total da passadeira. Foi recomendado que o expositor negocie com seus fornecedores a retirada de itens locados, banners e/ou equipamentos e ressaltado em alguns casos a contratação de um segurança no local. Milena lembrou que no ano passado um expositor contratou a montagem com a Propórtio e deixou alguns cartazes no estande, afixados nas paredes, sem informar a mesma que não era para se desfazer deste material. Na desmontagem os mesmos foram danificados, e o expositor queria que a ABTCP o ressarcisse pelo prejuízo. Nestes casos, não há o direito de ressarcimento, já que o expositor não retirou os cartazes ao final do evento e nem avisou ao montador que reutilizaria o material. Foi enfatizado que o estande deverá estar desmontado e a área totalmente disponibilizada para limpeza final até ás 18h do dia 28/10, com multa prevista no manual por qualquer atraso. A montadora deverá deixar a área sem nenhum tipo de material. É proibido jogar partes do estande, paredes de madeira e/ou qualquer material que ocupe uma caçamba de lixo. A montadora que for pega utilizando a caçamba para este fim, será avisada e a multa será enviada para o expositor do respectivo estande montado. Milena lembrou que cabe ao expositor a garantia de que o equipamento/maquinário pesado foi retirado do local em tempo de a montadora conseguir desmontar o estande. Qualquer custo de retirada de um equipamento/maquinário por parte da ABTCP, acarretará em multa a ser estabelecida de acordo com a gravidade da situação. A ABTCP não se responsabilizará pela guarda/avaria do equipamento/maquinário.

Nos assuntos gerais foi reforçada a questão de o expositor ser o responsável por todas as ações de seus funcionários/contratados durante todo o período do evento e pelo cumprimento de todas as regras e prazos. Mariano comentou que todos os expositores receberão um ckeck list como lembrete de todos os formulários com prazos de entrega. Foi falado inclusive que a entrega do projeto e seus documentos, independe da contratação da montadora terceirizada e que existe uma multa pelo atraso na estrega. Quem contratar a montagem customizada não tem precisa entregar projeto.

Foi comentado ainda, sobre a necessidade de o expositor ficar atento á entrada e saída de produtos e/ou equipamentos dentro do estande. Milena reforçou que não será controlada a entrada e saída de produtos pela ABTCP e que esta é uma responsabilidade do expositor. Orientou o expositor a deixar um check list de itens deixados no estande para o segurança contratado, para acompanhamento diário, até a desmontagem. Foi pedida especial atenção aos períodos em que não há seguranças no estande – horário de visitação – em que ocorrem os furtos de equipamentos portáteis, celulares, laptops e etc, por quadrilhas especializadas em eventos.

Milena reforçou também sobre o expositor exigir um contrato com seus prestadores de serviços, determinando responsabilidades, prazos, multas e etc. Quando esses serviços são contratados com as empresas parceiras da ABTCP, mesmo esta não sendo responsável pelos serviços contratados pelo expositor, por ser um parceiro da ABTCP, esta tem como dar o apoio necessário ao expositor na resolução de possíveis problemas.

Ressaltou ainda a importância do expositor devolver o formulário de avaliação da montadora, no prazo determinado, para que esta possa passar por todo o processo de certificação pela ABTCP. Esta certificação visa a facilitar a vida do expositor, que acaba tendo uma referência sobre os serviços desta montadora, e também valorizar as montadoras que cumprem com todos os requisitos definidos no manual do expositor. No site do evento já é possível conhecer as montadoras certificadas em 2015.

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Foi falado sobre a parceira do Center Norte na telefonia e internet ser a Vivo. O expositor que tiver interesse nestes serviços deverá entrara em contato direto com o ponto de atendimento deles no pavilhão (mais detalhes sobre este item no Manual do Expositor).

Foi questionado quanto ao tamanho do evento este ano. Milena lembrou que durante a reunião de escolha foi explicado que o mapa para 2016 havia sido elaborado considerando a não realização da exposição em 2017 e prevê uma área de aproximadamente 5.000m2 para comercialização. Até o momento a metragem vendida está muito próxima da realizada em 2015. Contudo, considerando a atual situação econômica/política do país – e a resposta definitiva de algumas empresas que aguardam o segundo semestre para decidirem a participação - pode ser que a ABTCP tenha que redefinir o mapa, redimensionado para a metragem real de ocupação. No mínimo o evento terá o mesmo tamanho de 2015. Milena aproveitou para informar que foi feito um ajuste no mapa – eliminando as áreas na rua 1 – por necessidade de adequação a metragem contratada. Desta forma, a rua nº 2 passará a ser a rua nº 1 e assim por diante. Esta correção será feita na próxima atualização do mapa e não necessitará de emissão de termo aditivo de contrato individualizado, uma vez que a alteração é geral e a comunicação está sendo formalizada nesta ata. Caso haja a necessidade de readequação do mapa, em função de diminuição e/ou aumento na área contratada, a ABTCP fará uma nova comunicação formal.

Mariano resumiu algumas das mudanças significativas feitas para 2016:

- Todos os formulários tanto dos expositores quanto dos montadores, pertinentes aos serviços realizados durante o evento, estarão à disposição com o Grupo Mariano, a qual fará toda a gestão operacional do evento para esta edição de 2016 e serão encaminhados via e-mail para todos os expositores. Mauricio reforçou esta informação lembrando que as datas de retorno dos formulários são importantes por conta dos pagamentos. Milena acrescentou que os prazos, cobranças, comunicados existirão da mesma forma. - Os boletos bancários, referentes às taxas, serão enviados pelo departamento financeiro da ABTCP por e-mail, desde que o formulário para cada solicitação tenha sido preenchido e enviado ao Grupo Mariano no prazo.

- Nos projetos da montagem customizada foi retomada a ideia original de oferecer uma montagem de qualidade, com mais ênfase ao produto do expositor e menos na construção do estande em si – custo x benefício – visando ainda, no futuro, ter a participação das empresas de forma mais padronizada e com o mínimo necessário de montagem. Para isso, os projetos foram readequados de forma a manter a qualidade e custos mais baixos do que os praticados em 2015. A principal diferença está na altura e tipo de montante utilizado. Será mantida a tabela de cores, para ajuste ao necessário para a empresa, e também a possibilidade de pequenas alterações e contratação de itens adicionais (estes deverão ser negociados diretamente com a Proportio – projetos e memorial descritivo no manual do expositor). Milena informou que o material resumido – com as perspectivas e valores de cada projeto – está disponível no site do evento, para consulta.

- Mariano informou que houve mudança no horário para apresentações/shows no estande e que este ano será das 13h ás 17h. Milena explicou que, assim como no passado, haverá o espaço “Lideranças em Destaques” e que o objetivo é montar este espaço totalmente aberto para atrair a atenção dos visitantes e possibilitar uma interatividade maior com os expositores.

Milena e Mauricio finalizam a reunião desejando um bom evento a todos.