Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão e Adequação integral do PO 02 Adequação dos Registros e Padrões 03 Adequação das responsabilidades ao TI e alteração da área responsável para aprovação dos cadastros (4.2.a) Demais envolvidos na análise e aprovação
Área / Processo Responsável Rubrica
Diretoria de Engenharia de Operações Claudio Marques Vendas Roberto Saghi Gestão de Contratos Ricardo Abreu Service e Qualidade Nivaldo Rossi SGI Luara Rebechi Administrativo Financeiro Carina Dorta Engenharia Elétrica Adriano Rezende Engenharia Automação João Tavares Fiscal Paulo Sabino dos Santos Fabrica Carlos Reis Jurídico Tais Borin Suprimentos Gilberto Nahas Desenvolvimento de Produtos Cristiano Fernandes Operações (Eletromecânica) Samuel Pereira dos Santos Operações – Engenharia Ricardo Garcia Operações – Projetos Oswaldo Delfine
1.
ObjetivoDescrever a forma de solicitar inclusões, alterações ou inativações de itens no cadastro de materiais e serviços.
2.
AbrangênciaEste procedimento é aplicável ao Cadastro de Materiais e Serviços (comprados) pela sede e filiais SINER e obras, contemplando o processo de Homologação de Materiais. Há participação direta das seguintes áreas:
• Suprimentos • Almoxarifado • Fiscal • Engenharia • Administrativo Financeiro • Área Usuária • Tecnologia da Informação
3.
Definições • PO – Procedimento Operacional • SSA – Software de Gestão Integrada da SINER • EPLAN – Software utilizado pela Engenharia para projetos de painéis • Área Usuária – Colaborador da SINER de qualquer área que deseja solicitar cadastramento de materiais ou serviços • Item – Material ou serviço que se deseja cadastrar• Lista de Itens Homologados – Relação dos materiais com as respectivas certificações/documentações/atestados necessários para homologação dos mesmos pela Engenharia (Anexo 3).
4.
Procedimento4.1.
Solicitar inclusão, alteração ou inativação.O usuário ao desejar incluir, alterar ou inativar algum item do cadastro de materiais e serviços deverá preencher o formulário de cadastro (R‐SUP‐ 05) e enviá‐lo por email para
cadastro@siner.com.br.
4.2.
Efetuar correção e retornar para cadastro Se a solicitação não tiver todos os dados necessários ou contiver informações incorretas, a mesma será devolvida por TI para o usuário para correção. O usuário deverá então corrigir/completar as informações no formulário e devolver por email para cadastro@siner.com.br. 4.2.a Efetuar correção e retornar para cadastro
As solicitações de cadastro/alteração de itens recebidas e analisadas por TI (que não tiverem irregularidades) devem ser enviadas para as áreas abaixo conforme a utilização, para que as mesmas validem e confirmem se o processo deve ou não continuar:
Engenharia: Matéria prima, Matéria prima para exportação e Material de Revenda. Fiscal: Material de Terceiros, Produto Acabado, Serviço Tomado ou Serviço Prestado.
O cadastro dos materiais de uso e consumo/ ativos deverão ser enviados para as áreas abaixo conforme a utilização do material: Administrativo: Infraestrutura e Serviços Gerais de Manutenção. Fábrica: Maquinas e ferramentas. Service: Instrumentação e equipamentos de medição. Compras: Frota, empilhadeira e afins. TI: Materiais de informática.
Somente após receber a confirmação dos responsáveis pelo cadastro em cada uma das áreas acima citadas, TI deve dar continuidade ao processo.
4.3.
Enviar formulário por email para a Área FiscalTI deverá enviar o formulário de solicitação de cadastro para o email do colaborador da Área Fiscal responsável pela atividade de cadastramento de informações fiscais.
4.4.
Preencher informação e devolver para cadastroO colaborador da Área Fiscal responsável pela atividade de cadastro deverá preencher os campos pertinentes ao fiscal no formulário de solicitação de cadastro e devolver para o email
cadastro@siner.com.br em até 3 horas úteis.
4.5.
Enviar formulário por email para almoxarifadoTI deverá cadastrar o material no local base (01.02.00) e quando o material chegar, o Almoxarifado deverá realocar no sistema o material no local definido.
4.6.
Preencher informação e devolver para cadastroO colaborador do Almoxarifado responsável pela atividade de cadastro deverá preencher os campos pertinentes ao almoxarifado no formulário de solicitação de cadastro e devolver para o email cadastro@siner.com.br em até 3 horas úteis.
4.7.
Enviar formulário por email para o responsável por efetuar o cadastro no EPLANTI deverá enviar o formulário de solicitação de cadastro por email, contendo o novo código do item, para o responsável na Engenharia por efetuar o cadastro no EPLAN.
O colaborador do Engenharia responsável pela atividade de cadastro no EPLAN deverá efetuar inclusão/alteração/inativação no EPLAN conforme solicitação, preencher o formulário e encaminhar por email para cadastro@siner.com.br em até 3 horas úteis.
4.9 Preencher formulário com informações finais
TI deverá preencher no formulário de solicitação os campos referentes à conclusão do processo de cadastro e enviar por email ao usuário.
4.10 Arquivar o formulário final preenchido
TI deverá arquivar o formulário final, totalmente preenchido, juntamente com os outros documentos eletrônicos obtidos no decorrer do cadastro na rede da SINER, no local: TI\Cadastro de Materiais e Serviços\Solicitações. Caso o formulário tenha sido enviado com erros deverá também ser arquivado para efeito de histórico.
Os documentos deverão ser arquivados em diretórios abertos por mês, que deverão conter 4 pastas distintas: inclusão, alteração, inativação e solicitações erradas, conforme exemplo abaixo: Janeiro • Inclusões • Alterações • Inativações • Solicitações Erradas Fevereiro • Inclusões • Alterações • Inativações 4.11 Contatar o fornecedor para solicitar certificações/documentos referentes à homologação A Engenharia deverá entrar em contato com o fornecedor, preferencialmente por email, solicitando os documentos ou certificações necessárias para realizar a homologação do item conforme descrito na Lista de Itens Homologados (Anexo 3). Tais documentos deverão ser enviados digitalizados e serão arquivados eletronicamente ao final do processo de cadastro (juntamente com o formulário).
4.12 Enviar certificações/documentos eletrônicos por e‐mail
O fornecedor deverá obter as certificações ou os documentos solicitados e enviá‐los (eletronicamente/digitalizados) para o e‐mail do responsável da engenharia e este encaminhar para TI.
Caso o fornecedor não possua as certificações ou documentos necessários para a homologação, o mesmo deverá relatar tal fato por email para cadastro@siner.com.br. Neste caso, o formulário não será enviado por TI pela Engenharia para homologação.
4.14 Enviar documentação eletrônica para Engenharia
O Fornecedor deverá enviar o formulário de cadastro e a documentação eletrônica por e‐mail para o responsável na engenharia por efetuar a homologação do material.
4.15 Fornecer parecer técnico no formulário referente à homologação do item
O colaborador da engenharia responsável por fornecer parecer técnico para homologação do item deverá fornecer o parecer técnico em caso de aprovação ou de reprovação e enviar por email para cadastro@siner.com.br.
4.16 Enviar formulário final preenchido para Engenharia
Caso o material necessite de inspeção no recebimento (tal informação virá preenchida pelo usuário no formulário de cadastro), TI deverá enviar o formulário de solicitação de cadastro final preenchido para o colaborador responsável na Engenharia pela atualização da tabela de inspeção. 4.17 Providenciar a atualização da Tabela de Inspeção de Materiais Caso o material necessite de inspeção no recebimento, o colaborador da Engenharia responsável por esta atividade deverá atualizar a tabela de inspeção (conforme procedimento PO 001). 4.18 Solicitar esclarecimentos/complementação da documentação Caso documentação referente à homologação esteja incompleta ou necessite de esclarecimentos, Engenharia deverá ao fornecedor para correção. 4.19 Realizar visita ao fornecedor A Lista de Itens Homologados (Anexo 3) menciona quais itens requerem visita ao fornecedor. 4.20 Lista de Alterações Não Permitidas no Cadastro de Materiais e Serviços As seguintes alterações não poderão ser realizadas no Cadastro de Materiais e Serviços:
• Alterações que descaracterizem a especificação do material – apenas complementações às especificações poderão ser feitas.
• Código do fabricante – Caso fabricante altere o código do produto, um novo código no SSA deverá ser gerado para este novo produto.
• Agrupamento do material ou serviço – caso haja necessidade de mudança de agrupamento, um novo item deverá ser incluído no novo agrupamento.
• Unidade de medida – As unidades de medida não poderão ser alteradas quando existir estoque do item. Caso não haja estoque a decisão de alteração de unidade de medida deverá ser feita por Suprimentos.
Caso a alteração solicitada se encaixe em algumas das alterações não permitidas, contidas no tópico 4.20, TI deverá enviar o formulário de solicitação de cadastro por email para o Gestor da Área do usuário solicitante, para que este avalie se a alteração pode ser realizada.
4.22 Analisar a solicitação de alteração e devolver formulário informando o parecer
O Gestor da Área do usuário solicitante deverá verificar se a alteração poderá ser realizada, informar seu parecer no formulário e enviar para o email cadastro@siner.com.br. 4.23 Comunicar fornecedor dos motivos da não‐homologação Em caso de não‐homologação do item, TI deverá enviar um email para o fornecedor informando os motivos pelos quais o item não pode ser homologado. 4.24 Campos mandatórios para Inclusão de Item no SSA Os seguintes campos precisarão ser preenchidos quando da inclusão de um item no SSA: • Código • Unidade de medida • Situação • Origem • Descrição • Família • Local de Entrada (informação passada pelo Almoxarifado) • Local de Saída (informação passada pelo Almoxarifado) • Código do Fornecedor • Código do Item no Fornecedor • Selecionar campo do Fabricante • Especificação • Custo Médio 1 • Agrupamento (informação passada pelo Fiscal) • Modelo Obs.: O campo Classificação deverá ser deixado em branco. O mesmo será preenchido no momento do recebimento, quando da entrada da Nota Fiscal do item comprado. 4.25 Lista de Itens Homologados
É de responsabilidade da Engenharia manter a Lista de Itens Homologados atualizada. A Engenharia deverá enviar para TI (para o e‐mail cadastro@siner.com.br) a lista atualizada assim que as alterações forem feitas. É de responsabilidade do usuário solicitar ao fornecedor uma amostra do item para avaliação da qualidade. Caso o usuário entenda que amostra não é necessária, o mesmo deverá descrever no formulário como a qualidade do item foi avaliada. 4.26 Consultar pendências no SSA TI deverá consultar pendências através dos seguintes relatórios existentes no SSA:
• Solicitações ou cotações em aberto: Utilizar relatório Relação de Acompanhamento da Solicitação ‐ SINER
• Pedidos em aberto: Utilizar relatório Relação Analítica dos Pedidos de Compra em Aberto por Origem – SINER
• Estoque do item: Utilizar relatório Relação Saldo Físico por Local ‐ SINER 4.27 Gerar lista de itens com pendências
Caso haja itens com pendências, TI deverá gerar lista destes itens com respectivas pendências para análise.
4.28 Discutir e montar plano de ação para resolver pendências
TI? e Engenharia deverão, em conjunto, montar um plano de ação definindo tarefas, prazos e responsáveis para eliminação das pendências para que os materiais não‐homologados possam ser inativados.
4.29 Arquivar formulário e documentação de manutenção da homologação
TI deverá arquivar todos os documentos eletrônicos obtidos no decorrer da manutenção da homologação na rede da SINER, no local: TI\Cadastro de Materiais e Serviços\Homologação. Os documentos deverão ser arquivados em diretórios abertos a cada atualização da Lista de Itens Homologados.
4.30 Manutenção do Cadastro
Anualmente, TI deverá gerar uma lista de materiais e serviços sem utilização nos últimos 24 meses, sem pendências de pedidos, solicitações de compra, cotações ou estoque do item. TI deverá enviar a relação dos materiais que o agrupamento seja matéria‐prima para a Engenharia para que a mesma selecione quais poderão ser inativados. Todos os materiais e serviços não relacionados com a Engenharia e com agrupamento diferente de ativo fixo venda ou complemento de valor deverão ser inativados sem consultas as áreas.
5.
Indicadores de DesempenhoOs indicadores de desempenho estão descritos na lista de indicadores da SINER.
Não aplicável
