Projeto Observatório dos
Arquivos da Região
Metropolitana de Belo
Horizonte
O Projeto
Primeira ação de extensão do curso de
Arquivologia da Escola de Ciência da
Informação (ECI) da UFMG.
Iniciado em 2011, com o objetivo de
diagnosticar a situação dos acervos
arquivísticos municipais da RMBH, o projeto
visava a subsidiar futuras intervenções que
poderiam apoiar a criação ou adequação dos
arquivos municipais dentro dos preceitos da
gestão de documentos
A Região Metropolitana de Belo
Horizonte (RMBH)
Após sucessivas incorporações em 1993 e 1997,
finalmente, desde 2002, a Região Metropolitana
de Belo Horizonte é composta por 34
municípios.
Baldim, Belo Horizonte, Betim, Brumadinho, Caeté,
Capim Branco, Confins, Contagem, Esmeraldas,
Florestal, Ibirité, Igarapé, Itaguara, Itatiaiuçu,
Jaboticatubas, Juatuba, Lagoa Santa, Mário Campos,
Mateus Leme, Matozinhos, Nova Lima, Nova União,
Pedro Leopoldo, Raposos, Ribeirão das Neves, Rio
Acima, Rio Manso, Sabará, Santa Luzia, São Joaquim
Objetivo geral
Diagnosticar e monitorar permanentemente a
existência da gestão de documentos públicos e
a implementação da Lei de Acesso à Informação
nos municípios da RMBH e descrever a situação
(antes, a existência) dos arquivos públicos
Objetivos específicos
1. Levantar dados concretos sobre a situação dos acervos
arquivísticos da RMBH, no que tange aos critérios relevantes segundo o CONARQ e a legislação brasileira, desde a vinculação institucional até aos meios e serviços.
2. Levantar dados concretos sobre a implementação da Lei de
Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) nos municípios da RMBH.
3. Colher informações sobre os processos existentes de gestão dos
documentos públicos municipais, por meio de consulta a documentos e sites e também por visitas técnicas.
Objetivos específicos
4. Propor intervenções como materiais didáticos, palestras, cursos e
visitas técnicas, indicando atuações mais urgentes do poder público para aproximar a situação atual da situação desejável para a gestão adequada dos documentos públicos.
5. Efetivar a tríade ensino pesquisa extensão, no âmbito na
Universidade propondo: inclusão de elementos da pesquisa em atividades de disciplinas pertinentes no curso de Arquivologia;
proposição de cursos de extensão visando atender os municípios da RMBH, preferencialmente em parceria com entidades públicas.
Metodologia
Para mapear a existência e as condições dos serviços e
instituições arquivísticas públicas municipais e a
implementação da Lei de Acesso à Informação, foram feitos
levantamentos dessas informações por meio de pesquisa
documental e visita técnica (sempre que o município
solicitasse ou permitisse).
Metodologia
Para aproximação com os municípios, na primeira etapa do projeto,
foram utilizados algumas parcerias e contatos com as seguintes
instituições: Agência de desenvolvimento da RMBH, Arquivo Público Mineiro, Associação dos municípios da RMBH (Granbel), Secretaria de Ciência e Tecnologia, e outros.
Paralelamente, foi conduzido um estudo descritivo e exploratório
sobre documentos legais na esfera estadual e da região metropolitana de Belo Horizonte.
A partir dos contatos mais diretos com os gestores municipais
responsáveis pelos acervos correntes e intermediários e também os
permanentes, iniciou-se, na primeira etapa da pesquisa, algumas visitas técnicas, pequenos encontros para diagnóstico inicial e pequenos
Metodologia
Os bolsistas colheram dados sobre os municípios, sobre a gestão dos
seus documentos, a existência ou não de serviços e instituições
arquivísticas e sobre ao cumprimento da lei de acesso à informação por meio de pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE.
Os formulários foram construídos procurando mapear informações
sobre:
identificação das instituições e/ou entidades responsáveis pela custódia dos acervos; caracterização básica do acervo; atividades ou serviços internos e externos do
arquivo; infraestrutura e serviços; institucionalização do arquivo (em relação ao próprio município e ao CONARQ); controle dos processos de criação, circulação e destinação dos documentos públicos; atendimento aos requisitos da Lei de Aceso à informação.
Metodologia
Na última etapa do projeto, as intervenções foram
construídas por meio de elaboração de materiais
didáticos (disponíveis no site do projeto).
Dados sobre os municípios
da RMBH
Disponíveis no site:
http://poarmbh.eci.ufmg.br/diagnostico/
Apenas 4 dos 34 municípios da RMBH têm arquivo público
institucionalizado.
Em 11 deles, há menção a alguma instituição responsável
Ações/resultados (2011)
Visita técnica de toda a equipe do Projeto à prefeitura e
secretarias do município de Ribeirão das Neves para
diagnóstico preliminar da situação da produção, fluxo, uso e
guarda da documentação pública municipal, objetivando a
apresentação de relatório diagnóstico preliminar e
apontamentos e sugestões para tomada de decisão
relacionada à Gestão de documentos no município.
Ações/resultados (2011)
Curso introdutório de 8h, realizado em parceria com a
Agência da RMBH, com o título: “Gestão de Documentos
Municipais: modernização administrativa e salvaguarda do
patrimônio documental público”.
87 inscritos, 70 presentes, representando 10 municípios da RMBH, além de servidores do Ministério Público Estadual e até mesmo da iniciativa privada, resultado do grande interesse despertado pelo assunto.
Ações/resultados (2011)
Disciplina (30h) optativa – ECI 087Tópicos em Arquivos
Especializados B: Arquivos públicos municipais informação e
democracia - oferecida para o 6º período de Arquivologia,
tratando sobre a temática dos arquivos públicos municipais.
O conteúdo foi baseado em literatura da área e também em
conteúdos, dados e realidades levantados e conhecidos por
meio dessa ação de extensão.
Ações/resultados (2012)
Disciplina (60h) optativa – ECI 087 Tópicos em arquivos
Especializados D: Arquivos públicos municipais informação e
democracia - oferecida para o 6º período de Arquivologia.
A oferta da disciplina com carga horária maior que a anterior foi demandada pelos alunos.
Ações/resultados (2013)
Visita técnica da coordenação do Projeto à prefeitura e secretarias
do município de Contagem para diagnóstico preliminar da situação do arquivo administrativo da cidade, tanto dos seus aspectos físicos
quando organizacionais, objetivando apoiar a ação dos gestores do arquivo para a tomada de decisão relacionada à Gestão de
documentos no município.
Palestra de capacitação para a Comissão Arquivística da Prefeitura
Municipal de Contagem, com a presença de gestores da Secretaria Municipal de Administração.
Ações/resultados (2013)
Visita técnica à Prefeitura Municipal de Contagem, com o
objetivo de orientar e subsidiar uma nova portaria de
nomeação de nova Comissão Municipal de Arquivística e
apoiar novas decisões dos gestores do arquivo municipal
em relação à plena implantação da gestão de documentos
no Município.
Ações/resultados (2014)
1º semestre: visita técnica e minicurso presenciais em dois módulos,
na Agência de Desenvolvimento da Região Metropolitana, para
capacitar os membros da nova Comissão Permanente de Avaliação de Documentos daquela instituição.
2º semestre: visita técnica, orientação e palestra para capacitar
servidores e gestores do Sistema Mineiro de Inovação (SIMI) da
Secretaria Estadual de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior sobre a gestão de documentos e sobre a preparação para atender à Lei de Acesso à Informação.
Ações/resultados (2014)
Disciplina (30h) optativa – ECI 087 Tópicos em Arquivos
Especializados B: Arquivos públicos municipais – informação e
democracia – oferecida para o 4º período do curso de
Arquivologia, trata a temática da gestão dos documentos
públicos, dos arquivos e da Lei de acesso à informação nos
municípios da RMBH. Baseada na legislação brasileira e
literatura da área arquivística, a disciplina beneficia-se dos
estudos e dados levantados nesse projeto de extensão e
propõe avaliação sobre a realidade RM.
Ações/resultados (2015)
1º semestre: finalização da coleta de dados sobre os
municípios, a gestão dos seus documentos, a existência ou
não de serviços e instituições arquivísticas e sobre o
cumprimento da lei de acesso à informação por meio de
pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE.
Reativação do site do projeto hospedado no portal da
Ações/resultados (2015)
Artigo publicado no periódico "Informação Arquivísitca" sobre o
cumprimento da Lei de Acesso nos sítios oficiais dos municípios da RMBH. Disponível em:
http://www.aaerj.org.br/ojs/index.php/informaca oarquivistica/article/view/80
Entre setembro de 2015 e fevereiro de 2016, foram desenvolvidos 9
(nove) produtos audiovisuais (vídeos educacionais) abordando
temáticas do escopo do projeto, a legislação arquivística brasileira e diretrizes, orientações, serviços, praticas e rotinas arquivísticas; os quais foram disponibilizados, gratuitamente, no site do projeto e no canal do projeto no YouTube.
Produtos desenvolvidos
(2015-2016) -
Vídeos
A legislação brasileira e a necessidade de um arquivo público
municipal.
Orientações sobre localização e construção de instituição
arquivística.
Requisitos para criação, implantação e operacionalização de um
arquivo publico municipal.
Orientações sobre as instalações de instituições arquivísticas Ciclo de vida dos documentos.
Instrumentos de gestão de documentos. Gestão de documentos correntes.
Coordenação do projeto
Marília de Abreu Martins de Paiva (coordenadora de 19/10/2010 a
08/12/2014).
Patricia das Neves Santos (Arquivista da Escola de Ciência
Informação, co-coordenadora de 01/01/2012 a 30/06/2013)
Cintia Aparecida Chagas Arreguy (coordenadora de 01/12/2014 a
13/07/2015; co-coordenadora de 01/08/2013 a 30/11/2014 e de 28/02/2016 a 28/02/2016).
Welder Antônio Silva (coordenador de 14/05/2015 a 28/02/2016
Obrigada!
Cintia Aparecida Chagas Arreguy Escola de Ciência da Informação Universidade Federal de Minas Gerais
cintia.arreguy@gmail.com
Welder Silva
Escola de Ciência da Informação Universidade Federal de Minas Gerais
