Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular – Hospital Distrital, EPE (Figueira da Foz)

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Polytechnic of Guarda

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

Licenciatura em Gestão

Diana Micaela Correia da Silva

outubro

₁

2016

1•

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R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O

DIANA MICAELA CORREIA DA SILVA

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM GESTÃO

Outubro/2016

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Instituto Politécnico da Guarda

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE i

“O segredo do sucesso? Fazer tudo com paixão e acreditar que somos capazes de fazer tudo o que quisermos. Acredito que vou conseguir tudo o que quiser. E o que não conseguir é porque não estava destinado. Por isso já não perco tempo naquilo que me tira a energia.”

Cristina Ferreira

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ii

F

ICHA DE

I

DENTIFICAÇÃO

Elaborado por: Diana Micaela Correia da Silva Número de aluno: 1011251

Curso: Gestão

Instituição: Escola Superior de Tecnologia e Gestão – Instituto Politécnico da Guarda Professora Orientadora de Estágio: Professora Maria Manuela dos Santos Natário Organização Promotora do Estágio: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE Morada: Gala

3090-001 Figueira da Foz Contacto: (+351) 233 40 20 00

Orientador de Estágio na Organização: Dr. José António Albino Gonçalves e Silva Período de Estágio: 01 de Junho a 11 de Agosto de 2016

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iii

P

LANO DE

E

STÁGIO

C

URRICULAR

O Plano de Estágio Curricular foi sugerido pelo supervisor, Dr. José António Albino Gonçalves e Silva, Vogal do Conselho de Administração do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, que propôs o seguinte plano de estágio:

 Serviço de Gestão de Recursos Humanos: apoiar na política de Gestão de Recursos Humanos, procedimentos de recrutamento de pessoal, seleção, contratação e direito laboral, balanço social e relatório único;

 Serviço de Aprovisionamento: programar as aquisições e gestão de todos os materiais e bens de consumo necessários às atividades do hospital, incluindo a sua distribuição, controlo de utilização e inventariação;

 Serviço de Gestão Financeira: registar as receitas e cobranças, efetuar a gestão de tesouraria, preparar o orçamento do plano de contas, efetuar os registos contabilísticos e o tratamento de toda a informação económico-financeira a disponibilizar quer interna quer externamente;

 Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão: auxiliar o Conselho de Administração na gestão em geral e, em especial contacto com orçamento previsional, orçamento económico, plano estratégico, contrato programa, relatório de gestão de contas, elaboração de estudos e apuramento de custos;

 Serviço de Gestão de Doentes: contactar com as modalidades de admissão e encaminhamento de doentes, relacionamento e registo de toda a atividade assistencial que constitui a produção hospital; efetuar o arquivo clínico e o tratamento da informação em geral sobre a atividade realizada;

 Serviço de Sistemas de Informação: prestar apoio à informação eletrónica em geral e às diversas aplicações informáticas, clínicas e administrativas que constituem as ferramentas automáticas de execução e gestão;

 Administração Geral: conhecer o formato do gabinete jurídico e de contencioso, comunicação e imagem, higiene e segurança no trabalho, qualidade e gestão de risco.

Como o estágio ocorreu durante o período de férias de vários colaboradores da instituição, à estagiária apenas foi possível colaborar no Serviço de Aprovisionamento durante um

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iv

mês, no Serviço de Gestão Financeira durante o mês seguinte e, nas restantes semanas, no Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão e Serviço de Gestão de Recursos Humanos.

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE v

R

ESUMO

O estágio curricular decorreu no âmbito do programa curricular da Licenciatura em Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda, realizou-se numa Instituição Pública nomeadamente o Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ao longo de quatrocentas horas distribuídas pelos departamentos de Gestão de Recursos Humanos, Aprovisionamento, Gestão Financeira e Planeamento e Controlo de Gestão.

A realização do estágio permitiu integrar a estagiária no mercado de trabalho e dar-lhe a conhecer a noção do seu funcionamento. Desta forma, a realização do estágio curricular permitiu adquirir competências técnicas e organizacionais, completando os conhecimentos teóricos adquiridos ao longo da licenciatura.

O presente relatório de estágio contempla todas as atividades desenvolvidas ao longo do estágio, permitindo ampliar conhecimentos relativos ao funcionamento e complexidade das instituições hospitalares.

Este relatório encontra-se dividido em dois capítulos, o primeiro relativo à entidade acolhedora do estágio, o Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, e o segundo capítulo expõe todas as atividades desenvolvidas nos diversos serviços – Serviço de Gestão de Recursos Humanos, Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão.

Palavras-Chave: Gestão; Compras; Gestão da Dívida; Setor Público. JEL-Classification: M0 - General

M1 - Business Administration M4 - Accounting and Auditing

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vi

A

GRADECIMENTOS

Aos meus pais pelo apoio, pela confiança demonstrada e por me darem esta oportunidade. Ao Sr. Luís, à D. Carmina e à Ana por estarem sempre prontos para me apoiarem. A todos os professores do Instituto Politécnico da Guarda que ao longo dos três anos contribuíram para a minha formação.

À Professora Manuela Natário, orientadora de estágio, pela disponibilidade demonstrada, pelo estímulo e paciência.

A todos os colaboradores do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, em especial ao Sr. Fausto, ao Dr. José Albino e Silva e a toda a equipa do Serviço de Aprovisionamento e do Serviço de Gestão Financeira pela disponibilidade e esclarecimentos.

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vii

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NDICE

Ficha de Identificação ... ii

Plano de Estágio Curricular ... iii

Resumo ... v

Agradecimentos ... vi

Índice ... vii

Índice de Figuras ... x

Índice de Tabelas ... xii

Índice de Gráficos ... xii

Lista de Abreviaturas e Siglas ... xiii

Introdução ... 1

Capítulo I – Enquadramento do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ... 2

1.1 Caraterização do Hospital ... 2

1.2 Área de Influência ... 3

1.3 Estrutura Física ... 3

1.4 Caraterização dos Efetivos ... 4

1.5 Organograma do HDFF, EPE ... 4

1.6 Organização e Capacidade Instalada ... 6

1.7 Visão, Missão e Valores ... 6

1.8 Análise SWOT ... 8

Capítulo II – Apresentação das Atividades Desenvolvidas Durante o Estágio Curricular ... 10

2.1. Serviço de Gestão de Recursos Humanos ... 10

2.2. Serviço de Aprovisionamento ... 12

2.2.1 Alteração de Dados de Fornecedores ... 17

2.2.2 Análise do “Pedido de Compra” ... 18

2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ... 18

2.2.3 Compras Pontuais ... 19

2.2.4 Compras no “Cat@logo” ... 20

2.2.5 Notas de Encomenda ... 21

2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ... 21

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE viii

2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação ... 23

2.2.6 Controlo de Encomendas Pendentes ... 23

2.2.7 Exemplo de Processo de Aquisição ... 24

2.2.8 Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis ... 25

2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis ... 25

2.2.8.2 Registo de Cadastro ... 26

2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos ... 27

2.2.9 Análise de Consumo... 28

2.2.9.1 Análise de Resultados ... 28

2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2) ... 28

2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4) ... 30

2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5) ... 31

2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6) ... 32

2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns ... 33

2.3. Serviço de Gestão Financeira ... 34

2.3.1 Setor da Receita ... 34

2.3.1.1 Faturação à Administração Regional de Saúde do Centro... 35

2.3.1.2 Faturação às Seguradoras ... 36

2.3.1.3 Faturação a Entidades não Pertencentes ao SNS ... 38

2.3.1.4 Faturação ao SNS ... 40

2.3.1.5 Mapa/Ficheiro para a Contabilidade ... 41

2.3.1.6 Guias de Receita de Fundos Próprios ... 42

2.3.1.7 Anulação de Faturas de Devedores ... 44

2.3.2 Setor da Despesa ... 45 2.3.2.1 Criação de Cabimentos ... 46 2.3.2.2 Alterações de Cabimentos ... 48 2.3.2.3 Compromissos ... 53 2.3.2.4 Reforço do Compromisso ... 56 2.3.2.5 Lançamento de Faturas ... 57

2.3.2.6 Lançamento de Notas de Crédito ... 59

2.3.2.7 Execução Orçamental e Autorização de Pagamento ... 60

2.3.3 Setor da Tesouraria... 63

2.3.3.1 Folha de Caixa ... 64

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ix

2.4. Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão ... 72

2.4.1 Projeto “SIGIC 2016” ... 72

2.4.2 Projeto “Contratualização Interna 2016” ... 73

Conclusão ... 75

Referências Bibliográficas ... 76

Anexos ... 78

Anexo 1 – Organograma do HDFF, EPE ... 79

Anexo 2 – Processo de Aquisição de Material ... 81

Anexo 3 – Lista de Ativos ... 89

Anexo 4 – Folha de Tesouraria ... 91

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE x

Í

NDICE DE

F

IGURAS

Figura 1: Instalações do HDFF, EPE ... 3

Figura 2: Capacidade Instalada 2015 ... 6

Figura 3: Circuito da aplicação GHAF ... 13

Figura 4: Ficha de Fornecedor ... 18

Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo ... 20

Figura 6: Nota de Encomenda ... 22

Figura 7: Consulta de mercado ... 26

Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar ... 28

Figura 9: Fluxo da Receita ... 35

Figura 10: Processo de Faturação à ARS ... 36

Figura 11: Menu de Pesquisa no FHS ... 37

Figura 12: Processo em Fase de Pré Validação ... 38

Figura 13: Agrupamento de Faturas ... 39

Figura 14: Emissão de Faturas ... 39

Figura 15: Menu Faturas SNS ... 40

Figura 16: Criação do Mapa para a Contabilidade ... 41

Figura 17: Localização do Ficheiro ... 41

Figura 18: Importação do Mapa para a Contabilidade ... 42

Figura 19: Devedores para Execução Orçamental ... 42

Figura 20: Criação de Guias de Receita de Fundos Próprios ... 43

Figura 21: Impressão das Guia de Receita ... 43

Figura 22: Exemplo de uma Guia de Receita de Fundos Próprios ... 44

Figura 23: Fluxo da Despesa ... 46

Figura 24: Ficheiro de Excel para Registo da Criação e Alteração de Cabimentos ... 47

Figura 25: Criação de um Cabimento ... 48

Figura 26: Criação de um Cabimento – Contas ... 48

Figura 27: Alteração de Cabimentos ... 49

Figura 28: Seleção de Cabimento 136 ... 50

Figura 29: Alteração do Cabimento 136 ... 50

Figura 30: Processo de Diminuição no Valor do Cabimento 136 ... 51

Figura 31: Seleção do Cabimento 142 ... 51

Figura 32: Processo de Acréscimo no Valor do Cabimento 142... 52

Figura 33: Registo de Alteração dos Cabimentos 136 e 142... 52

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xi

Figura 35: Ficheiro CSV ... 54

Figura 36: Importação do Ficheiro CSV para o GHAF ... 55

Figura 37: Reforço de um Compromisso ... 56

Figura 38: Atualização de Compromissos... 57

Figura 39: Lançamento de Faturas ... 57

Figura 40: Lançamento de Faturas no Razão Geral ... 58

Figura 41: Carimbo de Confirmação do Lançamento da Despesa ... 58

Figura 42: Lançamento de Notas de Crédito ... 59

Figura 43: Lançamento de Notas de Crédito – Razão Geral ... 60

Figura 44: Execução Orçamental da Dívida... 61

Figura 45: Execução Orçamental da Dívida – Razão Geral ... 61

Figura 46: Processo das Autorizações de Pagamento ... 62

Figura 47: Exemplo de uma Autorização de Pagamento ... 63

Figura 48: Folha de Cálculo da Folha de Caixa ... 65

Figura 49: Formulário para a Elaboração das Operações Diversas ... 66

Figura 50: Formulário dos “Depósitos” e “Pagamentos” das Operações Diversas ... 66

Figura 51: Folha de Caixa ... 68

Figura 52: Exemplo de uma Operação Diversa ... 68

Figura 53: Processo de Gestão de Inscritos para Cirurgia ... 73

Figura 54: Fragmento do Projeto da Contratualização Interna 2016 ... 74

Figura A1: Organograma HDFF, EPE ... 80

Figura B1: Nota de Encomenda ... 82

Figura B2: Guia de Entrada ... 83

Figura B3: Fatura referente à Guia de Entrada ... 84

Figura B4: Guia de Entrada - Adicional ... 85

Figura B5: Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada – Adicional... 86

Figura B6: Restante Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada - Adicional ... 87

Figura B7: Fatura Original para Enviar para o Serviço de Gestão Financeira ... 88

Figura C1: Fragmento da Lista de Ativos no Serviço de Medicina - Internamento ... 90

Figura D1: Folha de Tesouraria ... 93

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xii

Í

NDICE DE

T

ABELAS

Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE ... 9

Tabela 2: Armazéns Principais ... 15

Tabela 3: Tabela de Convenção de MCDT ... 40

Tabela 4: Dívida Relativa a Fornecedores Externos ... 69

Tabela 5: Dívida Relativa ao SNS ... 70

Tabela 6: Dívida Relativa ao Estado ... 70

Í

NDICE DE

G

RÁFICOS Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2 ... 29

Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2 ... 29

Gráfico 3: Consumo por Rubricas do Armazém A4 ... 30

Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015 ... 33

Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016 ... 33

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xiii

L

ISTA DE

A

BREVIATURAS E

S

IGLAS

ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, I.P. AFT Ativos Fixos Tangíveis

AP Autorização de Pagamento

ARS Administração Regional de Saúde do Centro, IP CE Execução Orçamental sobre Credores

CM Compromissos

FHS Faturação Hospitalar às Seguradoras GHAF Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia HDFF, EPE Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE

MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica OD Operações Diversas

PDA Personal Digital Assistant

SICC Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade SIGIC Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia SNS Serviço Nacional de Saúde

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Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 1

I

NTRODUÇÃO

Um Hospital é um estabelecimento de saúde, dotado de capacidade de internamento, de ambulatório (consulta e urgência) e de meios de diagnóstico e terapêutica, com o objetivo de prestar à população assistência médica curativa e de reabilitação, competindo-lhe também colaborar na prevenção da doença, no ensino e na investigação científica (Ministério da Saúde, 2010).

O objetivo principal do relatório é resumir sucintamente as tarefas desenvolvidas ao longo do estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. Tais tarefas permitiram colocar em prática diversos conhecimentos adquiridos ao longo do curso, assim como adquirir novas competências, aprender novos saberes, tornando esta experiência enriquecedora.

De modo a facilitar a compreensão deste relatório, o mesmo foi dividido em dois capítulos. O primeiro capítulo apresenta a entidade acolhedora de estágio em termos da sua organização e funcionamento. O segundo capítulo expõe todos os procedimentos realizados em cada departamento durante o estágio, iniciando-se com a apresentação do serviço de Gestão de Recursos Humanos, seguindo-se como o Aprovisionamento, Gestão Financeira e, finalizando com a descrição das atividades realizadas no serviço de Planeamento e Controlo de Gestão.

No fim deste relatório é feita uma breve conclusão relativamente à realização do estágio e respetivos conhecimentos.

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C

APÍTULO

I

–

E

NQUADRAMENTO DO

H

OSPITAL

D

ISTRITAL DA

F

IGUEIRA DA

F

OZ,

EPE

Neste capítulo é efetuada uma breve caraterização da Instituição acolhedora do estágio e dos seus diversos serviços. A maioria da informação foi retirada do Relatório de Gestão e Contas 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015).

1.1 CARACTERIZAÇÃO DO HOSPITAL

O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (posteriormente designado HDFF, EPE) tem sede social na Gala, freguesia de São Pedro, concelho da Figueira da Foz. De acordo com o Decreto-Lei n.º 233/2005, de 29 de dezembro, “foi constituída pessoa coletiva de direito público de natureza empresarial dotada de autonomia administrativa, financeira e patrimonial nos termos do Decreto-Lei n.º 133/2013, de 03 de outubro, que veio revogar o Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de dezembro e respetivas alterações introduzidas e o artigo 18.º do anexo da Lei n.º 27/2002, de 08 de novembro” (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015).

O HDFF, EPE é herdeiro da primeira unidade de tratamentos hospitalares que surgiu integrada na Santa Casa da Misericórdia da cidade, fundada a 05 de dezembro de 1839. Em 1959, os terrenos onde se encontra o atual edifício hospitalar foram cedidos para a construção do Sanatório Hélio-Marítimo, no entanto, em 1971, tornaram-se parte do capital do Ministério da Saúde, criando o Hospital Ortopédico de Recuperação.

Fechado durante mais de dez anos após a sua construção procede-se à transferência de todos os serviços da Santa Casa da Misericórdia e da Casa da Mãe para este edifício, entre novembro de 1974 e maio de 1975.

A instituição pauta-se pela prossecução de objetivos como prestar cuidados de saúde de qualidade, acessíveis em tempo oportuno; e garantir a sustentabilidade económica e financeira promovendo a eficiência na utilização dos recursos e a eficácia nos resultados.

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1.2 ÁREA DE INFLUÊNCIA

A área de influência do HDFF, EPE abrange todo o concelho da Figueira da Foz e Montemor-o-Velho e parcialmente os concelhos de Soure, Cantanhede, Mira e Pombal.

1.3 ESTRUTURA FÍSICA

Os edifícios do HDFF, EPE (antigo e novo) estão interligados (figura 1). O edifício mais recente entrou em funcionamento em novembro de 2010 sendo constituído pelas Urgências e pelas Consultas Externas, encontrando-se em frente ao corpo principal do Hospital e estão fisicamente ligados.

No piso inferior funciona o Serviço de Urgência, com uma área de 1.382 metros quadrados e o piso superior destina-se às Consultas Externas, com uma área de 1.928 metros quadrados, reunindo num único espaço as consultas de quase todas as especialidades, apresentando desta forma, vantagens tanto para os utentes como para os profissionais. Para além dos espaços afetos à prestação de cuidados, conta com vários espaços comerciais e de apoio.

Relativamente ao edifício principal, além do Conselho de Administração do Hospital, encontram-se serviços como os Serviços de Internamento, de Medicina Laboratorial/Patologia Clínica, de Imunohemoterapia, de Arquivo, de Aprovisionamento, de Alimentação e Administrativos.

Figura 1: Instalações do HDFF, EPE

Fonte:

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1.4 CARACTERIZAÇÃO DOS EFETIVOS

A 31 de dezembro de 2015, o Hospital dispunha de 580 efetivos, dos quais 51,9% estão sob regime de contrato em funções públicas e 39,8% em contrato individual de trabalho. Em termos distribuição por género, constatou-se que 25,5% dos profissionais são do género masculino e os restantes do género feminino.

Para além destes colaboradores, o Hospital dispunha de 44 médicos em regime de internato, 11 trabalhadores independentes e 17 trabalhadores em prestação de serviços por parte de empresas contratadas.

1.5 ORGANOGRAMA DO HDFF, EPE

“A estrutura organizacional compreende o esquema de tarefas, funções e departamentos que orientam e dirigem o comportamento dos indivíduos e grupos (no cumprimento dos objetivos organizacionais) e, bem assim, as relações de autoridade e responsabilidade entre os respetivos membros. É, em regra, consubstanciada numa ferramenta de gestão, originalmente desenvolvida em 1856 por Daniel McCallum, denominada organograma, que constitui a sua parte visível” (Santos, 2008, p. 34).

O modelo atual organizativo que suporta a estrutura de funcionamento do Hospital assenta numa filosofia de departamento, estruturado pela afinidade de especialidades. De acordo com o organograma da figura A1 do Anexo 1, a estrutura organizacional do HDFF, EPE divide-se pelas seguintes áreas:

 Serviços prestadores de cuidados;

 Serviços de suporte à prestação de cuidados;  Serviços de gestão e logística.

Os serviços prestadores de cuidados desenvolvem as suas atividades nas linhas de produção hospitalar: internamento, urgência médico-cirúrgica, hospital de dia, ambulatório cirúrgico, consulta externa e serviço domiciliário.

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Os serviços de suporte à prestação de cuidados repartem-se por:  Bloco operatório;

 Imagiologia;

 Medicina laboratorial;  Serviços farmacêuticos;  Serviço de esterilização;

 Unidade de nutrição e dietética;

 Unidade hospitalar de gestão de inscritos para cirurgia;  Equipa de gestão de altas;

 Unidade de consulta a tempo e horas;  Serviço social;

 Gabinete do utente.

No Hospital existem ainda estruturas de gestão e logística, que são:  Serviço de gestão de doentes;

 Serviço de segurança, higiene e saúde no trabalho;  Gabinete de qualidade e gestão de risco;

 Arquivo clínico e administrativo;  Serviço de gestão financeira;  Serviço de aprovisionamento;

 Serviço de gestão de recursos humanos;  Serviços gerais;

 Serviço de instalações e equipamentos;

 Gabinete de gestão de sistemas de informação;  Gabinete jurídico e contencioso;

 Gabinete de planeamento e controlo de gestão;  Gabinete de formação contínua e biblioteca;  Gabinete de comunicação e imagem.

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1.6 ORGANIZAÇÃO E CAPACIDADE INSTALADA

A capacidade instalada conta com 44 gabinetes de Consulta Externa, 1 sala de pequena cirurgia de Consulta Externa, 1 sala de Bloco Operatório – Cirurgia Urgente, 2 salas de Bloco Operatório – Cirurgia Convencional, 1 sala de pequena cirurgia da Urgência, 3 camas e 10 cadeirões em Hospital de Dia e 3 camas da Unidade de Recobro.

A lotação de camas do HDFF, EPE no ano de 2015 era de 154 camas, encontrando-se distribuídas pela Área Cirúrgica (74), Área Médica (59), Pediatria (9) e Unidade de Internamento de Curta Duração (12), tal como apresenta a figura 2.

A Urgência Médico-Cirúrgica, com urgência de adultos e de pediatria, funciona 24/24 horas e integra a Viatura Médica de Emergência e Reanimação (VMER).

1.7 VISÃO, MISSÃO E VALORES

Visão

“A visão de uma empresa traduz, de uma forma abrangente, um conjunto de intenções e aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser atingidas. Desta maneira, a visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de inspiração para os

Figura 2: Capacidade Instalada 2015 Fonte: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE

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membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades e alcançarem níveis mais elevados de excelência profissional” (Freire, 1999, p. 170).

A visão do HDFF, EPE é definida da seguinte forma: “O Hospital e os seus colaboradores exercem a sua atividade, através de procedimentos e atitudes assentes em práticas humanistas e princípios estruturais, num quadro de permanente e atuante disponibilidade, de dignificação humana e profissional, de responsabilização e de diálogo.

Tornar o Hospital numa unidade de referência na região pela prestação de cuidados de saúde diferenciados e de qualidade e autossustentável económico-financeiramente, com urgência médico-cirúrgica” (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).

Missão

“A missão de uma organização deve revelar a sua identidade e personalidade. Para isso deve mostrar a razão da sua existência, definindo o seu negócio e apresentando de uma forma clara e simples os seus objetivos gerais e as linhas orientadoras para o seu desenvolvimento futuro” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 265 e 266).

O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, define assim a sua missão: “O HDFF, EPE tem por missão a prestação de cuidados de saúde diferenciados, de qualidade, em articulação com os cuidados de saúde primários e demais hospitais integrados na rede do Serviço Nacional de Saúde, utilizando adequadamente os seus recursos humanos e materiais de acordo com os princípios de eficácia e eficiência, procurando a melhoria contínua dos cuidados tendo em conta as necessidades e as expetativas dos utentes” (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).

Valores

“Os valores estão ligados aos comportamentos moralmente aceitáveis ou às condutas condenadas no âmbito da atividade da organização” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 267).

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De acordo com o Relatório de Gestão e Contas de 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (2015, página 19), o “HDFF, EPE e os seus profissionais, no cumprimento da sua missão, perfilham os seguintes valores e princípios:

a) Respeito pela dignidade humana, diversidade cultural e pelos direitos dos utentes; b) Universalidade no acesso a cuidados de saúde e equidade no tratamento;

c) Primazia à pessoa do utente;

d) Honestidade, sinceridade e franqueza no relacionamento com os utentes, seus familiares e entre os profissionais;

e) Elevados padrões de humanização, qualidade e competência técnica e científica dos serviços prestados;

f) Espírito de equipa, integridade, confidencialidade, privacidade e cordialidade; g) A mudança como motor do desenvolvimento, focada nos seus profissionais; h) Eficácia e eficiência na utilização de todos os recursos ao seu dispor;

i) Respeito pela tradição histórica e cultural do HDFF, EPE assumindo cada profissional o dever de contribuir positivamente para o seu engrandecimento;

j) Responsabilidade social; e k) Respeito pelo ambiente”.

1.8 ANÁLISE SWOT

Depois de proceder à análise do meio envolvente (oportunidades e ameaças) e à análise da empresa (pontos fortes e pontos fracos), a análise SWOT surge para apresentar de forma integrada o resultado do processo de análise estratégica.

A expressão SWOT resulta das palavras strengths (pontos fortes), weakness (pontos fracos), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

“Da visão conjunta da análise do meio envolvente com a análise da empresa é gerado um conjunto de possíveis medidas estratégicas que permitam à empresa aproveitar as oportunidades, tentar transformar as ameaças em oportunidades, ou, pelo menos,

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diminuir o seu impacto, bem como reforçar os seus pontos fortes e minimizar os seus pontos fracos” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 206).

Assim, a análise SWOT do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE encontra-se esquematizada na tabela 1.

Pontos Fortes Pontos Fracos

Carteira de serviços adequada à

complexidade e dimensão do

Hospital;

Formação e qualificação técnica especializada de profissionais; Nível de informatização aceitável;

Edifício das consultas externas e urgências encontra-se bem equipado.

Infraestruturas do Bloco Operatório estão desatualizadas.

Elevado tempo de espera para as primeiras consultas e para as cirurgias (dependendo dos serviços);

Estacionamento pago tanto para os utentes como para os funcionários.

Oportunidades Sugestões Sugestões

Possibilidade de captar doentes em lista de espera para cirurgia noutras entidades do Serviço Nacional de Saúde (dependendo dos serviços);

Aumento do nível de acesso aos cuidados de saúde.

Continuar a apostar na formação dos profissionais e na remodelação das infraestruturas hospitalares.

Criação de mais Blocos Operatórios; Anulação da parceria entre o Hospital e a Figueira Parques, E.M.;

Contratação de pessoal médico.

Ameaças Sugestões Sugestões

Grandes centros hospitalares da Região Centro que poderão absorver parte dos serviços disponibilizados pelo Hospital;

Seguros de saúde.

Continuar a apostar na formação dos profissionais.

Contratação de pessoal médico.

Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE Fonte: Elaboração própria

(25)

C

APÍTULO

II

–

A

PRESENTAÇÃO DAS

A

TIVIDADES

D

ESENVOLVIDAS

D

URANTE O

E

STÁGIO

C

URRICULAR

Este capítulo tem como objetivo a apresentação das atividades desenvolvidas durante o estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. O capítulo II iniciará com a apresentação das atividades desenvolvidas no Serviço de Gestão de Recursos Humanos, passando pelo Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e finalizando com o Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão. Em cada um dos serviços será exposto o seu modo de funcionamento e todas as atividades desenvolvidas durante o estágio curricular.

2.1. S

ERVIÇODE

G

ESTÃODE

R

ECURSOS

H

UMANOS

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos tem por função apoiar o Conselho de Administração na definição da política de recursos humanos, cabendo-lhe participar no recrutamento de efetivos, organizar e assegurar a administração do pessoal, designadamente na manutenção de cadastros, remunerações, verificação da assiduidade, cumprimento dos procedimentos relativos à avaliação e produção de informação de gestão e da qualidade. Neste departamento a estagiária foi mera observadora tomando conhecimento dos programas informáticos utilizados para o processamento de salários, assiduidade e horários.

As aplicações informáticas mais utilizadas neste departamento são o software Recursos Humanos e Vencimentos (RHV), o InnuxTime e o WebCalender.

O sistema de informação RHV é responsável pelo processamento de remunerações e gestão de recursos humanos.

O InnuxTime tem a capacidade de processar horários, atribuir férias e ausências, processar as marcações recolhidas nos relógios de ponto, simplificando os procedimentos do departamento de Recursos Humanos, disponibilizando resultados atualizados automaticamente e a qualquer momento (Innux Technologies, Lda, 2016).

(26)

O WebCalender permite criar escalas de horários dos colaboradores e procede à sua contabilização mensal do saldo de horas efetuadas, uma vez que, estes não trabalham o mesmo número de horas por mês (Innux Technologies, Lda, 2016).

(27)

2.2. S

ERVIÇODE

A

PROVISIONAMENTO

No Serviço de Aprovisionamento as funções atribuídas à estagiária eram equiparadas às dos assistentes técnicos. Deste modo, neste departamento as principais atividades desenvolvidas foram: a alteração de dados de fornecedores, a análise de pedidos de compra por parte dos serviços, a aquisição de material a fornecedores, a elaboração de notas de encomenda, a realização de compras no Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde, o controlo de encomendas pendentes, a aquisição de ativos e respetiva gestão e a análise de consumo dos diversos armazéns.

O software de Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia (GHAF), foi desenvolvido em 1992 pela empresa de software ST+I – Serviços Técnicos de Informática Unipessoal. Sendo caraterizado como um software de gestão hospitalar é hoje uma das soluções mais robustas e abrangentes no mercado (ST+I - Serviços Técnicos de Informática, Unipessoal, 2014).

Este software é uma solução desenvolvida tendo em conta as especificidades das instituições de saúde sendo facilmente adaptável ao funcionamento de qualquer unidade hospitalar. A grande vantagem é a possibilidade da integração plena das soluções Compras/Gestão e Imobilizado/Manutenção, evitando integrações entre diferentes

software (ST+I SAÚDE, 2016).

A figura 3 descreve o circuito da aplicação GHAF, iniciando com a encomenda a fornecedores, passando pelos armazéns e finalizando com as requisições dos centros de custo.

(28)

O Aprovisionamento é um processo que envolve vários aspetos na relação entre o fornecedor e a empresa, constituindo um conjunto de atos administrativos (Cabral, 2015), como, por exemplo, negociações para o abastecimento da instituição. Tal abastecimento no HDFF, EPE envolve produtos hospitalares como: material de tratamento, artigos cirúrgicos, material de laboratório, material de electromedicina, material de penso, entre outros.

O Armazém é o espaço físico em que se depositam matérias-primas e produtos à espera de ser transferidos para o respetivo serviço/centro de custo. Serve também como regulador de fluxo de produtos entre a disponibilidade (existência em stock) e a necessidade do consumidor (serviço/centro de custo).

No armazém procede-se à receção da mercadoria, à sua arrumação, conservação, realização da função picking (débitos pelo personal digital assistant (PDA) através do sistema de leitura ótica) e posterior expedição.

Relativamente às entradas físicas em armazém, as encomendas são rececionadas por um assistente operacional e, na sua ausência, pelos restantes membros pertencentes ao Serviço de Aprovisionamento, verificando quantitativa e qualitativamente os produtos na sua receção.

Figura 3: Circuito da aplicação GHAF Fonte: ST+I SAÚDE

(29)

As encomendas devem estar sempre acompanhadas de um documento, seja uma guia de remessa, guia de transporte ou fatura.

Ao dar entrada física do produto, o assistente operacional deve fazer-se acompanhar de uma guia de entrada juntamento com o documento anexo à encomenda, tendo em conta vários fatores:

a. Verificação da quantidade através do documento anexo à encomenda, que é feito através da inserção, na guia de entrada, do prazo de validade, do respetivo lote, da sua data e da rubrica do assistente operacional;

b. Após a entrada física do produto em armazém, o assistente técnico ou o responsável pelo armazém em questão deve proceder ao lançamento do documento (guia de transporte, fatura, guia de remessa) no sistema informático GHAF para a introdução administrativa do stock, podendo desta forma o produto ser movimentado.

O serviço de aprovisionamento é responsável por diversos armazéns (tabela 2):

Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2)

Rubrica 21 – Material de Penso Rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos Rubrica 23 – Material de Tratamento Rubrica 24 – Material de Eletromedicina

Rubrica 25 – Material de Laboratório Rubrica 26 – Próteses

Rubrica 27 – Material de Osteossíntese

Rubrica 29 – Outro Material de Consumo Clínico

Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4)

Rubrica 41 – Artigos de Rouparia

Rubrica 42 – Material de Limpeza e Desinfeção

Rubrica 43 – Vidraria, Louça, Talheres, Utensílios de Cozinha e Mesa Rubrica 49 – Outro Material Hoteleiro

Armazém de Materiais de Consumo Administrativo

(A5)

Rubrica 51 – Artigos de Expediente Rubrica 52 – Papéis, Cartolina e Cartões Rubrica 53 – Impressos

(30)

Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação

(A6)

Rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes e Gases Industriais Rubrica 62 – Material de Conservação Civil e Oficinas Rubrica 63 – Peças e Acessórios para Viaturas

Rubrica 64 – Peças e Acessórios para Móveis e Equipamentos

Rubrica 65 – Ferramentas

Rubrica 69 – Outro Material de Manutenção e Conservação

Tabela 2: Armazéns Principais

Além dos armazéns principais existem ainda armazéns avançados dispersos pelos diversos serviços/centros de custo. Atualmente, os serviços equipados com estes armazéns são: a ortopedia – internamento, a pediatria – internamento e o serviço de urgência.

A transferência de stocks do armazém principal para o avançado é feito no procedimento de débitos efetuados, ou seja, é feita a transferência de stock. Desta forma, os serviços podem movimentar qualquer artigo que necessitem.

Por sua vez, os movimentos efetuados pelo profissional de saúde na enfermaria são efetuados da seguinte forma: com a ajuda de um PDA, é feito o reconhecimento através da identificação do profissional de saúde que irá proceder à movimentação de determinado artigo, do código de barras de uma pulseira que identifica o artigo, assim como a identificação do centro de custo a que este artigo está afeto e, por fim, a quantidade a debitar do artigo selecionado.

Por cada artigo introduzido no armazém avançado, deve existir, obrigatoriamente, um nível de stock máximo, assim como, um ponto de encomenda estipulado pelo enfermeiro chefe do serviço em colaboração com o responsável do armazém clínico, depois de ser efetuada uma avaliação da média de consumo mensal. A reposição de material é feita apenas quando os débitos atingem o ponto de encomenda estipulado.

Com a implementação dos armazéns avançados na instituição foi possível:

 Redução de desperdícios devido à não utilização de papel, substituindo-o por gestão informática, simplificando as tarefas;

 Redução dos níveis de stock no armazém central;

(31)

 Redução de custos;

 Aumento da produtividade;

 Diminuição dos erros de introdução de dados devido à automatização de procedimentos, contribuindo para uma maior eficiência nos serviços de logística.

As aquisições de bens ou serviços, no serviço de aprovisionamento, carecem obrigatoriamente dos seguintes requisitos:

a. As encomendas efetuadas pelo catálogo de Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS) devem ter obrigatoriamente o número de contrato público para cada artigo na nota de encomenda;

b. As encomendas efetuadas pelo Concurso Interno devem ter sempre em conta diversas empresas a concorrer, para que na existência de uma comissão de escolha, existam várias alternativas dos produtos solicitados pelo serviço de aprovisionamento, e assim, ser feita uma avaliação qualidade/preço dos produtos em questão;

c. Finalmente, as encomendas efetuadas por ajuste direto devem ser autorizadas pelo Conselho de Administração através de uma proposta de introdução de um novo produto na Instituição, para que seja feita uma avaliação custo benefício.

As encomendas devem ser sempre emitidas ao exterior com a atribuição de um compromisso (valor em euros atribuído mensalmente a cada rubrica orçamental). Para além desta forma de garantia de financiamento, existe ainda o cabimento, sendo este caraterizado pelo valor percentual atribuído anualmente a cada rubrica orçamental. Por forma a abrir um concurso, é necessário enviar um ofício ao Conselho de Administração a solicitar a autorização para a abertura do procedimento, após a autorização, dá-se a abertura do processo no qual é atribuído um número e uma designação. Seguidamente, é necessário determinar o tipo de compra, sendo as seguintes opções as disponíveis a praticar:

 Consulta por ajuste direto (até 5.000,00 EUR);  Ajuste direto (5.000,00 EUR a 75.000,00 EUR);  Acordo de Quadro (Contratação Pública);

(32)

 Concurso Público (75.000,00 EUR a 206.000,00 EUR);  Concurso Internacional (206.000,00 EUR a 350.000,00 EUR).

É necessário a elaboração de um convite, um caderno de encargos e após a criação de um ficheiro em Excel com os artigos e as respetivas quantidades que irão a Concurso, é enviado aos concorrentes com o prazo estipulado para concorrer.

Todo este processo é seguido através da Plataforma de Compras Públicas da Gatewit. À medida que o concurso vai decorrendo, o Hospital vai rececionando amostras dos produtos, sendo elaborado um mapa comparativo entre todos os concorrentes em termos de qualidade/preço que futuramente é avaliado pelo respetivo júri selecionado.

Posteriormente, é enviado o processo para o Conselho de Administração por forma a obter parecer e, de seguida, procede-se ao processo de pré-adjudicação e adjudicação, os quais são comunicados a todos os concorrentes.

No sistema informático GHAF, para cada artigo em concurso, é necessário a introdução do valor adjudicado. Depois elabora-se um mapa de adjudicações que será colocado na pasta do “Procedimento” e dá-se por concluído o processo.

2.2.1 ALTERAÇÃO DE DADOS DE FORNECEDORES

Todas as alterações aos dados de fornecedores são previamente aprovadas e devidamente registadas na aplicação de compras (GHAF).

Deste modo, procede-se à verificação da existência do fornecedor na aplicação. Caso se verifique a necessidade de proceder à alteração dos registos, solicita-se ao Serviço de Gestão Financeira a criação/alteração/eliminação de fornecedor. Seguidamente, procede--se à introdução ou alteração dos dados dos fornecedores (figura 4), na aplicação GHAF, tais como:

i. Código da entidade; ii. Denominação social; iii. Morada;

iv. Número de identificação fiscal; v. Contactos;

(33)

vii. Condições de pagamento (prazos de pagamento, descontos, entre outros).

2.2.2 ANÁLISE DO “PEDIDO DE COMPRA”

Os pedidos de compras são feitos pelo responsável de cada centro de custo. Todas as aquisições são previamente autorizadas e orçamentadas, no entanto, nem sempre a sua aquisição é autorizada pelo Conselho de Administração.

2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar

Após a deteção da necessidade de aquisição de um novo material de consumo hospitalar, o serviço requisitante deve proceder à emissão do “Pedido de Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar”, com a seguinte informação:

i. Serviço requisitante; ii. Data;

Figura 4: Ficha de Fornecedor Fonte: Elaboração própria

(34)

iii. Quantidade a requisitar;

iv. Período estimado para consumo do material requisitado; v. Justificação detalhada (no caso de material de elevado custo).

Seguidamente, solicita-se o parecer do elemento do Conselho de Administração responsável pela área, que deve analisar a justeza do pedido e verificar o enquadramento orçamental.

2.2.3 COMPRAS PONTUAIS

As compras pontuais correspondem a aquisições que poderão ou não estar previstas no plano anual de reaprovisionamento.

Após a identificação da necessidade de compra é solicitada a cotação e efetuam-se os seguintes procedimentos:

a) Criação (sempre que se justifique) do processo de compra ao mercado na aplicação GHAF e o respetivo suporte físico onde consta a informação necessária, nomeadamente:

i. Designação e caraterísticas do material; ii. Quantidade pretendida;

iii. Preço;

iv. Prazo de entrega; v. Condições financeiras.

b) Seleção de três fornecedores (não aplicável nos casos de produtos cujo fornecedor é exclusivo) para cada tipo de material necessário;

c) Envio, por correio eletrónico, das solicitações de cotação aos fornecedores selecionados, com a indicação do prazo de resposta;

d) Arquivo das solicitações no processo ficando a aguardar as cotações. Após a receção das cotações por parte dos fornecedores:

a) Identificam-se no processo, através da aplicação GHAF, o número da solicitação de cotação, que se pretende registar;

b) Registam-se na aplicação as cotações rececionadas;

(35)

Seguidamente, a Comissão de análise de propostas nomeada deve: a) Identificar a solicitação de cotação e cotações recebidas;

b) Gerar, através da aplicação GHAF, o “Mapa Comparativo de propostas/cotações”; c) Identificar a melhor proposta tendo em conta a qualidade do produto, prazos de entrega, preço, condições de pagamento ou outro critério previamente definido; d) Solicitar aprovação ao Conselho de Administração;

e) Registar o número da cotação que se pretende conservar para conversão em nota de encomenda;

f) Gerar uma carta a informar o fornecedor selecionado da adjudicação.

2.2.4 COMPRAS NO “CAT@LOGO”

O Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde é uma plataforma online que facilita a aquisição de bens e serviços, através de Contratos Públicos. Reserva-se a instituições e serviços integrados no Serviço Nacional de Saúde (SNS) e a fornecedores de bens e serviços.

Ao utilizar esta plataforma, o HDFF, EPE consegue comparar bens e serviços constantes no “Cat@logo” (figura 5) de forma a ajudar na decisão de compra, procedendo, após a tomada de decisão, à criação da nota de encomenda.

Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo

(36)

2.2.5 NOTAS DE ENCOMENDA

2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar

A nota de encomenda é enviada ao fornecedor, através de email, de forma o Hospital formalizar a vontade de adquirir artigos ou serviços específicos, sendo que a nota de encomenda não substitui a fatura. Na nota de encomenda está indicada a descrição dos bens a adquirir, a quantidade, o preço estipulado entre ambas as partes, entre outros (figura 6).

No entanto, para emitir a nota de encomenda, é necessário processá-la no GHAF da seguinte forma:

a) Proceder à consulta e identificação do fornecedor apropriado, através de consulta da:

i. Cotação aprovada; ii. Contrato existente; iii. Acordo existente;

b) Gerar e imprimir a nota de encomenda baseada no pedido de compra pendentes ou nas necessidades detetadas;

c) Enviar a nota de encomenda, após aprovação por parte do Conselho de Administração, sempre que os artigos do acordo existente se encontram dentro da estimativa económica e quantitativa;

d) Verificar se a nota de encomenda e o seu estado de aprovação e, no caso de não ter sido aprovado, é necessário:

i. Solicitar informação adicional ou receber pedido de alteração da nota de encomenda;

ii. Efetuar alterações na nota de encomenda, de acordo com solicitação;

iii. Voltar a submeter a nota de encomenda para aprovação do Conselho de Administração;

e) Enviar o original da nota de encomenda para o fornecedor e o duplicado para o Serviço de Gestão Financeira (o triplicado fica no Serviço de Aprovisionamento conjuntamente com todos os documentos associados), no caso de a nota de encomenda ser aprovada.

(37)

Figura 6: Nota de Encomenda Fonte: Elaboração própria

(38)

2.2.5.2 “Notas de Encomenda” com Carácter de Urgência

As notas de encomenda com carácter de urgência surgem quando os níveis de stock são muito baixos e quando se aproxima uma época de elevado consumo de material clínico. Desta forma, o assistente operacional deve:

a) Contactar o fornecedor telefonicamente, previamente selecionado através da consulta de mercado (cujas condições de fornecimento se encontram previamente definidas);

b) Após a receção dos artigos e respetiva guia de remessa, gerar a nota de encomenda que fica pendente de autorização por parte do Conselho de Administração.

2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação

O processo de pedido de compra à consignação no HDFF, EPE é frequentemente usado pelo bloco operatório e consiste em contactar o fornecedor por parte do Serviço de Aprovisionamento para a entrega do material no serviço de forma a ser usado em cirurgias que envolvam próteses.

Mediante as requisições feitas pelo Bloco Operatório, o Serviço de Aprovisionamento emite a nota de encomenda ao fornecedor para repor o material consumido pelo serviço, com a indicação do número de contrato.

2.2.6 CONTROLO DE ENCOMENDAS PENDENTES

Todas as encomendas deverão ser satisfeitas nos prazos concordados de modo a não ocorrerem ruturas de materiais ou problemas na produção.

Semanalmente,

a) É gerado, através da aplicação GHAF a “Listagem de notas de encomenda” ainda não satisfeitas até uma determinada data;

b) Analisa-se a listagem e contacta-se o fornecedor, de forma a averiguar a razão do não cumprimento das condições estabelecidas;

c) São executadas medidas necessárias por forma a assegurar o fornecimento atempado das encomendas;

(39)

d) Informa-se o responsável pela encomenda de eventuais infrações dos contratos por parte do fornecedor.

2.2.7 EXEMPLO DE PROCESSO DE AQUISIÇÃO

O anexo 2 ilustra um processo de aquisição de material clínico desde a nota de encomenda até à receção da fatura.

O processo de aquisição de material inicia-se com a criação de uma nota de encomenda (figura B1 do anexo2) indicando os artigos e a respetiva quantidade a adquirir, assim como o preço de aquisição. Após a sua impressão, a nota de encomenda é assinada pelo um membro do Conselho de Administração e pelo assistente técnico responsável pela mesma, a autorizar a encomenda. Depois de autorizada, a nota de encomenda é enviada ao fornecedor via correio eletrónico. Automaticamente, o GHAF gera uma guia de entrada que será usada quando o material encomendado chegar às instalações do Hospital. Aquando a entrega do material, este é conferido em termos de quantidade e qualidade e é preenchida a guia de entrada, anteriormente gerada, indicando no artigo que deu entrada, a quantidade, o lote e o prazo de validade. No fim da folha da guia de entrada, indica-se o número e o tipo de documento que acompanha o material (figura B2 do anexo 2) e é assinada pelo assistente operacional que armazenou o material.

Em situações em que o material encomendado não é entregue pelo fornecedor na sua totalidade, procede-se à criação de uma guia de entrada adicional. Quando o restante material da encomenda é entregue pelo fornecedor preenche-se a nova guia de entrada adicional da mesma forma que a do parágrafo anterior (figura B4 do anexo2).

No fim, o duplicado de todas as faturas recebidas referentes ao processo (figuras B3, B5 e B6 do anexo 2) são arquivadas juntamente com as guias de entrada e a nota de encomenda; os originais das faturas são carimbados (figura B7 do anexo2) e enviados para o Serviço de Gestão Financeira.

(40)

2.2.8 GESTÃO DE ATIVOS INTANGÍVEIS E A TIVOS FIXOS TANGÍVEIS

A Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis (AFT) é responsável por controlar todos os ativos afetos ao Hospital, relativamente ao seu cadastro, adições, depreciações, transferências, abates, entre outros.

2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis

O processo de aquisição de AFT começa pela deteção e identificação da necessidade de investimento por parte de um centro de custo que procede à emissão da “Requisição interna de ativos fixos tangíveis”.

Posteriormente, o serviço de aprovisionamento verifica a existência do ativo na Instituição ou a necessidade de aquisição do mesmo. No caso da existência do ativo no Hospital, e este não estar a ser utilizado, procede-se a um parecer técnico de forma a concluir se pode ser reparado. Caso seja possível a sua reparação, procede-se de acordo com o procedimento da “Transferência interna de ativos”.

Caso seja imprescindível a aquisição do AFT, procede-se à reunião de informação (figura 7) de forma a possibilitar uma análise e conclusão devidamente suportada com dados como o preço de aquisição e a descrição detalhada do produto.

O processo segue com o envio de documentos, como a “Requisição interna do ativo fixo tangível”, a consulta de mercado e os respetivos documentos anexos, ao diretor do serviço requisitante por forma a selecionar a opção mais conveniente. De seguida, a consulta de mercado é enviada ao Conselho de Administração de forma a obter aprovação prévia para dar início à aquisição do bem selecionado pelo serviço requisitante.

(41)

2.2.8.2 Registo de Cadastro

As aquisições de ativos intangíveis e AFT são total e corretamente registadas, no cadastro através da aplicação GHAF, e contabilizadas.

Quando rececionada a fatura, esta é carimbada e deve conter a seguinte informação: i. Código do fornecedor;

ii. Rubrica orçamental (classe 4); iii. Número da nota de encomenda; iv. Data de conferência;

v. Cabimento; vi. Compromisso.

Após a receção da fatura é efetuado o registo dos bens na aplicação GHAF no módulo “Imobilizado” e a respetiva ficha de cadastro deve conter a seguinte informação:

i. Código do artigo; ii. Descrição;

iii. Localização do ativo; iv. Centro de custo;

Figura 7: Consulta de mercado Fonte: Elaboração própria

(42)

v. Data de aquisição; vi. Código do fornecedor; vii. Número e data da fatura;

viii. Data da entrada em funcionamento; ix. Vida útil estimada;

x. Valor de aquisição.

De forma a facilitar a localização dos artigos e a execução de inventários, é gerada uma etiqueta com um código de barras, numerada sequencialmente. Após este passo, procede--se à etiquetagem física dos ativos e emiteprocede--se uma lista de adições por centro de custo onde se verificaram as aquisições (figura C1 do anexo 3).

Concluído este processo, a fatura é enviada para o Serviço de Gestão Financeira. Para os ativos como terrenos, edifícios e veículos, o Gabinete Jurídico providencia a efetivação dos registos relativos a estes investimentos.

2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos

Todas transferências de AFT entre centros de custo são registadas no cadastro do software GHAF.

Quando um serviço pretende proceder à transferência de um AFT (por exemplo, transferência de um ativo da urgência-pediatria para a pediatria-internamento), o responsável deve emitir uma “Guia de transferência de ativos fixos tangíveis”, disponível na Intranet do Hospital, e enviar por correio eletrónico para o Serviço de Aprovisionamento, descrevendo o ativo a ser transferido, o número de inventário, a justificação, o número mecanográfico e o nome do responsável pelo AFT, assim como a data de envio.

Após a transferência do ativo, é atualizada a ficha de cadastro de AFT na aplicação GHAF no módulo “Imobilizado”, referindo o novo centro de custo e a data de transferência.

(43)

2.2.9 ANÁLISE DE CONSUMO

Durante o mês em que a estagiária permaneceu no Serviço de Aprovisionamento, foi-lhe solicitada, pelo responsável pelo Serviço, a análise de consumo de todos os armazéns principais.

A elaboração desta análise foi sustentada por documentos, extraídos do software GHAF, indicativos do consumo total de cada armazém e respetivas rubricas, sendo que apenas foram considerados os meses de Janeiro a Maio (inclusive) de 2015 e 2016. Deve-se salientar que neste relatório apenas será apresentado uma parte da análise de consumo dos armazéns, para não o tornar demasiado extenso.

Na análise de consumo dos armazéns é fundamental ter em conta a produção do período em análise, de forma a possibilitar conclusões. Em causa está o número de episódios do Serviço de Urgência e das Consultas Externas, assim como, o número de utentes internados e intervencionados (figura 8).

2.2.9.1 ANÁLISE DE RESULTADOS

2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2)

O Armazém de Materiais de Consumo Clínico é composto, como já referido anteriormente, por oito rubricas. De uma forma geral, as rubricas deste armazém (gráfico 1) que apresentaram um elevado consumo de materiais em 2015 foram as rubricas respeitantes a artigos cirúrgicos (rubrica 22) com 128,8 mil EUR e a das próteses (rubrica 26) com 85,2 mil EUR.

Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar Fonte: Intranet do HDFF,EPE

(44)

Relativamente ao mesmo período de 2016, a rubrica das próteses (rubrica 26) também foi a que apresentou o maior consumo no valor de 101,9 mil EUR, mais 19,6% que no período homólogo de 2015.

Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2

Em termos de consumo total do armazém (gráfico 2), o ano de 2016 apresentou um consumo superior ao ano de 2015, com uma diferença de 114 mil EUR. Esta diferença foi impulsionada pelo consumo elevado da rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos.

Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2

0,00 € 20,00 € 40,00 € 60,00 € 80,00 € 100,00 € 120,00 € 140,00 € Rubrica 21 Rubrica 22 Rubrica 23 Rubrica 24 Rubrica 25 Rubrica 26 Rubrica 27 Rubrica 29 Milhares 2015 2016 0,00 € 50,00 € 100,00 € 150,00 € 200,00 € 250,00 € 300,00 € 350,00 € 400,00 € 450,00 € 2015 2016 Mi lh are s

Fonte: Elaboração própria

(45)

2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4)

O Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro é organizado em quatro rubricas. De acordo com o gráfico 3, as rubricas que registaram um elevado consumo foram as rubricas 42 e 49, “material de limpeza e desinfeção” e “outro material hoteleiro”, respetivamente. Na rubrica 42, a diferença entre os dois anos foi de apenas mil euros, sendo o ano de 2015 o que apresentou um maior consumo; na rubrica 49, a diferença foi de cerca de 600 EUR, sendo 2016 o ano com maior consumo deste tipo de materiais.

Em termos globais (gráfico 4), foi no ano de 2015 que mais se consumiu material hoteleiro, sendo o decréscimo no consumo, relativamente a 2016, de aproximadamente 0,06%.

0,00 € 2,00 € 4,00 € 6,00 € 8,00 € 10,00 € 12,00 € 14,00 €

Rubrica 41 Rubrica 42 Rubrica 43 Rubrica 49

Mi lh are s 2015 2016 24,50 € 25,00 € 25,50 € 26,00 € 26,50 € 27,00 € 2015 2016 Mi lh are s

(46)

2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5)

Das quatro rubricas do Armazém de Material de Consumo Administrativo, segundo o gráfico 5, a que registou em 2015 um consumo mais elevado de materiais foi a rubrica 51 – Artigos de Expediente – com 5,9 mil EUR. O mesmo se sucedeu em 2016, embora o seu consumo tenha sido superior em 23,34%, comparativamente ao ano anterior.

Consequentemente, com o elevado consumo da rubrica 51, o consumo global também foi superior em 2016 (gráfico 6).

0,00 € 1,00 € 2,00 € 3,00 € 4,00 € 5,00 € 6,00 € 7,00 € 8,00 €

Rubrica 51 Rubrica 52 Rubrica 53 Rubrica 59

M ilh ar es 2015 2016 11,50 € 12,00 € 12,50 € 13,00 € 13,50 € 14,00 € 14,50 € 15,00 € 15,50 € 2015 2016 Mi lh are s

(47)

2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6)

A rubrica do armazém de material de manutenção/conservação que apresentou um elevado consumo de materiais, em 2015, foi a rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes e Gases Industriais – com 131,7 mil EUR (gráfico 7). O mesmo se sucedeu em 2016, com a rubrica 61 a registar os 112,6 mil EUR, sendo esta uma diminuição de 14,49% relativamente ao período homólogo de 2015.

Como seria de prever, o consumo global deste armazém (gráfico 8) foi maior em 2015, comparativamente ao mesmo período de 2016, com a diminuição do consumo da rubrica 61. 0,00 € 20,00 € 40,00 € 60,00 € 80,00 € 100,00 € 120,00 € 140,00 €

Rubrica 61 Rubrica 62 Rubrica 63 Rubrica 64 Rubrica 65 Rubrica 69

Mi lh are s 2015 2016 120,00 € 130,00 € 140,00 € 150,00 € 160,00 € 170,00 € 2015 2016 Mi lh are s

Gráfico 8: Consumo Global do Armazém A6 Fonte: Elaboração própria

(48)

2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns

Globalmente, o armazém que, em 2015, registou um maior consumo foi o A2 – Armazém de Material de Consumo Clínico, seguido pelo A6 – Armazém de Material de Manutenção/Conservação (gráfico 9).

Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015

Relativamente a 2016, à semelhança do ano anterior, os armazéns que registaram um maior consumo foram o A2 – Armazém de Material de Consumo Clínico, a ultrapassar os 438,5 mil EUR, e o A6 – Armazém de Material de Manutenção/Conservação (gráfico 10).

Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016

324 393,08 €

26 942,10 € 12 999,11 €

161 597,03 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)

Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4) Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5) Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)

438 596,16 €

25 361,26 € 15 012,67 €

135 670,78 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)

Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4) Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5) Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)

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2.3. S

ERVIÇO DE

G

ESTÃO

F

INANCEIRA

O Serviço de Gestão Financeira tem como objetivos apoiar o Conselho de Administração na formulação da política de gestão financeira, executar os planos financeiros e de tesouraria aprovados e produzir, conjuntamente com o gabinete de planeamento e controlo de gestão a informação de natureza orçamental, financeira e contabilística do HDFF, EPE designadamente os documentos de prestação de contas e demais informação de suporte à elaboração e controlo da execução de orçamentos globais e sectoriais. As aplicações utilizadas neste serviço são: o Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO), o Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade (SICC), o GHAF e a Faturação Hospitalar às Seguradoras (FHS).

O SONHO foi desenvolvido na década de 90 e é constituído por oito módulos (integrador, serviço de urgência, consulta externa, internamento, bloco operatório, hospital de dia, arquivo e faturação). Uma vez que o objetivo do sistema é controlar fluxo de doentes, os seus dados são recolhidos diariamente sempre que um utente recorra ao Hospital de forma a realizar um ato médico (Direcção-Geral da Saúde, 2010).

O SICC tem como objetivo a “recolha de informação contabilística e o reporting de informação” (Ministério da Saúde, 2016).

O FHS é uma plataforma online com o objetivo de “disciplinar e agilizar o processo de troca de informações entre entidades do SNS e empresas seguradoras, subjacente à faturação de cuidados de saúde prestados nos hospitais, a vítimas de acidentes que estejam abrangidos pela cobertura de um contrato de seguro de acidentes, exceto doença” (Ministério da Saúde, 2016).

2.3.1 SETOR DA RECEITA

O setor da receita é responsável por toda a faturação do Hospital (figura 9). Este, por sua vez, fatura os seus serviços às seguradoras, ao SNS e a entidades não pertencentes ao SNS.