Tecnologias para gestão de pessoas ajudam o RH a melhorar seu trabalho eBook Guias completos e gratuitos www.socialbase.com.br
Tecnologias para
gestão de pessoas
ajudam o RH a
melhorar seu
trabalho
Índice
1. Introdução
2. Como tecnologias ajudam na gestão de pessoas
3. Onde e por que a rede social corporativa é capaz de facilitar e otimizar o
trabalho de um gestor de pessoal
4. Conclusão
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1. Introdução
Selecionar colaboradores, administrá-los e estimular a inovação e a criatividade são algumas das principais atribuições de um gestor de pessoas.
A tendência nessa área nos últimos anos é de evolução. Tecnologias têm sido usadas para auxiliar na contratação, treinamento e manutenção de equipes motivadas. Desde ferramentas mais simples como até as mais complexas são adotadas por empresas na tentativa de engajar, motivar e informar seus colaboradores.
Cada tecnologia atende uma demanda específica da gestão de pessoas: a organização de demandas, o cadastro de informações e a integração entre colegas. Algumas delas, como as redes sociais corporativas e os ERPs, são capazes de mudar e melhorar a forma de trabalho dentro de uma empresa. Se você quer conhecer melhor esses sistemas inovadores, produzimos esse material educativo para você.
Neste e-book, falaremos sobre tecnologias bem conhecidas no meio corporativo e também daquelas que ainda encontram resistência. Programas de gestão empresarial e de tempo, televisões internas e ERPs podem ajudar na tarefa de gerir pessoas dentro de uma empresa. Além disso, destacaremos um capítulo para explicar a funcionalidade e as possibilidades de uma rede social corporativa dentro de uma organização.
2. Como tecnologias ajudam na gestão de pessoas
Uma boa gestão é capaz de elevar o desempenho da equipe sem aumentar a folha de pagamento. Mais eficiência significa aproveitar melhor os recursos disponíveis - o desejo de qualquer empresário. A tecnologia auxilia gestores a estarem presentes no dia a dia de trabalho e na interação com os colegas. Não há espaço para isolamento da equipe.
Empresas que enxergam seus colaboradores como parceiros sabem que, quando há comunicação nos dois sentidos, o nível de comprometimento com as metas da organização é maior. Saber administrar pessoas também é fazê-las enxergar que toda função é essencial para o sucesso da empresa, independentemente de nível hierárquico ou cargo.
Existem diversas técnicas e metodologias para gerenciar recursos humanos dentro de uma empresa. Você certamente conhece várias delas e já utiliza algumas dentro da sua organização. Todas essas rotinas produtivas podem ser facilitadas com a ajuda de tecnologias voltadas à gestão de pessoas.
Separamos oito exemplos de ferramentas que podem mudar a forma como os colegas se comunicam e interagem dentro do ambiente de trabalho. Elas permitem o compartilhamento de arquivos e informações, acesso à base de dados, trabalho em equipe remoto, conversas em tempo real, entre outras vantagens. O desafio está na escolha da ferramenta ideal, que atenda os objetivos da empresa e que engaje a equipe. São elas:
ERP
Software de
gestão de
tempo
TV Corporativa
Newsletter
Intranet
Telefone
Rede social
corporativa
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a) ERP
b) Software de gestão de tempo
ERP é uma sigla derivada do nome Enterprise Resource Planning que, traduzido livremente, significa “Planejamento dos recursos da empresa”. Um software de gestão empresarial integra todas as informações da empresa que forem digitalizadas. Tudo o que for importante pode estar a um simples clique e integrado a outros sistemas.
Um ERP possibilita a automação e o armazenamento de informações de negócios e pessoas. Essa integração serve de apoio à tomada de decisões de todos os setores e pode quebrar barreiras das estruturas departamentais. Lembre-se que sistemas de ERP só serão funcionais se as características mais importantes da companhia forem levadas em conta. Não é um produto que se compra pronto, mas se molda de acordo com o perfil da empresa.
Administrar melhor as tarefas pode ajudar a otimizar o tempo de toda a equipe. Os sistemas de acompanhamento de tempo são capazes de manter uma boa disciplina entre os trabalhadores e incentivá-los a gerenciar seu tempo de modo eficiente. Esses programas podem diminuir
também a quantidade de reuniões e e-mails trocados, economizando tempo para que os colaboradores possam realizar outras tarefas e aumentar a produtividade.
Com ferramentas desse tipo, o gestor de pessoal pode saber se algum funcionário está sobrecarregado, se precisa de ajuda em alguma atividade, se os prazos estão sendo cumpridos etc. O funcionário também pode aprender a controlar o seu próprio tempo. Mas lembre-se que esse gerenciamento não pode virar um sistema de opressão.
c) TV Corporativa
d) Newsletter
Com uma televisão interna a comunicação entre administradores, colaboradores e clientes é mais eficiente. Os recados, informes, memorandos, avisos de segurança, homenagens em datas especiais, avisos de férias coletivas, lembretes de aniversários e festividades são distribuídos integralmente aos colaboradores, não importando o nível hierárquico deles dentro da empresa. Uma TV corporativa permite que o alinhamento estratégico e a postura da empresa sejam disseminados dentro do ambiente corporativo.
O ponto fraco da TV corporativa é ser naturalmente um meio de um fluxo só, com emissores (os responsáveis da comunicação) interagindo com receptores (os funcionários), sem o feedback dos colaboradores em relação às mensagens. A empresa que optar por essa plataforma deve saber que ela exige bastante infraestrutura técnica na implantação e na utilização.
Esse é um meio eficiente para divulgar Informes gerais para todos os departamentos, links interessantes e relevantes de notícias, eventos, oportunidades etc. Para empresas que fornecem acesso constante à Web (e ao e-mail corporativo, consequentemente), pode ser um canal ágil e eficiente, principalmente nas mensagens massivas.
Em empresas com acesso mais restrito à internet, a newsletter não é tão efetiva. Afinal, há grandes chances de o colaborador não ler a mensagem. Nesse caso, é necessário um canal complementar para divulgar as outras informações e aproximar a equipe.
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e) E-mail
f) Intranet
Enquanto a newsletter tenta dar um apanhado mais global das ações e novidades da empresa, é possível usar mensagens específicas para comunicados mais rápidos: mudança de horários de ônibus fretado, manutenção em algum setor específico da organização, entre outros. Na comunicação interna, pense no e-mail como um canal mais ágil (para comunicados) e direto (para mensagens pessoais). Nas empresas menores, vale mais a pena trabalhar bem os e-mails para a equipe do que montar uma newsletter interna.
Apesar de todos os benefícios da comunicação rápida, essa ferramenta pode ser uma armadilha bem perigosa se usada sem moderação ou bom senso. O tempo gasto lendo e respondendo e-mails também é um grande prejuízo na produtividade dos colaboradores. Além disso, é preciso ser claro nas mensagens: elas podem ser mal interpretadas, o que pode gerar atrito entre os colaboradores.
Uma intranet atende bem ao propósito de disseminar informes e centralizar informações. Em equipes menores e/ou mais próximas, ela complementa os demais canais e disponibiliza dados relevantes para as equipes. No geral, as intranets não permitem muita interação. São ferramentas mais estáticas, vistas como repositório de arquivos.
Nas intranets, é preciso tomar cuidado com alguns pontos. Em primeiro lugar, a interface deve ser amigável. Se não for minimamente fácil de usar, o engajamento da equipe acaba sendo pequeno. E se quase ninguém usa, a informação não é repassada de maneira efetiva.
Além disso, é preciso pensar bem antes de implantar uma intranet em uma empresa grande e descentralizada. Todos os colaboradores têm acesso àquele espaço? As informações são atualizadas periodicamente? Alguém zela pela organização do canal? Nesses casos, talvez valha mais a pena usar meios mais dinâmicos de comunicação interna, como e-mail ou uma rede social corporativa.
g) Telefone
h) Rede social corporativa
Não se pode negar que um telefonema ainda é uma forma de comunicação eficiente. Porém, quando o assunto demanda tempo e se mostra complexo, pode não ser a melhor ferramenta. Além disso, uma ligação telefônica comunica um a um, e não todos ao mesmo tempo. Ela é indicada para comunicações individuais e para desenvolver temas mais complexos (ou ideias que não caibam em um email e que não podem ser apresentadas em uma conversa, por exemplo).
Esses sistemas usam a mesma dinâmica de redes sociais abertas, como Facebook e Twitter, mas dentro da organização e aberto apenas a quem receber um convite. Essa plataforma permite a troca de informações entre a equipe de comunicação e todo o corpo funcional, que pode se organizar em grupos e iniciar debates e conversações relacionados à empresa. Uma rede social corporativa também fornece aos usuários um meio de tirar dúvidas e compartilhar conhecimento por meio de ferramentas como chats privados, grupos de discussão, criação de eventos entre outras. Uma rede social pode se tornar um ponto de encontro virtual entre os colaboradores que permite uma comunicação horizontalizada. Essas redes aumentam o engajamento dos funcionários e pode se tornar um espaço para discussão de projetos e disseminação de ideias. As redes sociais corporativas não costumam funcionar bem em empresas com comunicação interna imatura. Nesse tipo de instituição, sem canais organizados e políticas internas estruturadas, não se aproveita o potencial que a ferramenta tem a oferecer. Para organizações que estão começando a desenvolver expertise nessa área, vale a pena começar com tecnologias mais básicas, como e-mail e newsletters.
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3. Onde e por que a rede social corporativa é capaz de facilitar e otimizar
o trabalho de um gestor de pessoal
Uma rede social corporativa pode ajudar um gestor de pessoal em todas as suas funções. É possível usá-la tanto na etapa de seleção de candidatos quanto em uma estratégia de endomarketing. Separamos algumas atividades em que a plataforma se transforma em grande aliada do gestor de pessoal. São elas:
a) Seleção de candidatos
b) Comunicação interna
Neste caso, os candidatos a uma vaga de emprego participariam de dinâmicas dentro de uma rede social interna. Nela, os gestores podem avaliar as habilidades e o perfil do estudante e do recém formado. Dentro da rede, os candidatos devem interagir entre eles mesmos e os recrutadores. Nessa dinâmica de grupo, cada ação conta pontos na seleção para a vaga pretendida. É uma forma inovadora de conhecer habilidades e o perfil de cada candidato antes de contratá-lo.
Muitas vezes a necessidade de comunicação dentro da empresa surge dentro do setor recursos humanos. A rede social é um espaço para troca de ideias entre todos os colaboradores que pode melhorar bastante a comunicação interna da organização. Quando a comunicação é horizontalizada, o engajamento e a cultura colaborativa são maiores. A plataforma pode se tornar também um canal de informação interno para divulgação de eventos, congressos, reuniões etc.
c) eSocial
d) Endomarketing
e) Descobrir talentos
A adequação ao eSocial, projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, envolverá diversas áreas de uma empresa. Recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro terão que trabalhar de maneira integrada e compartilhar ainda mais as informações e dados gerados em cada setor. A RSC ajudaria na criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas para que se comuniquem e se engajem na implantação do sistema. Por causa do eSocial, as organizações terão de revisar a maneira como os dados circulavam dentro da empresa.
O endomarketing é uma metodologia de troca de informações e de alinhamento aos objetivos da empresa. Dentro da rede social, pode haver apoio à disseminação de valores de integração e participação entre os colaboradores. Ações estratégicas, motivacionais e de apoio à gestão também são possíveis dentro do ambiente virtual. É só lembrar que o endomarketing funciona na mesma lógica do marketing externo, já que cada setor precisa “vender” suas ações para os outros departamentos. Nada melhor que um ambiente virtual em que essa “propaganda” possa acontecer de maneira horizontalizada.
Encontrar bons profissionais dentro da empresa costuma ser mais vantajoso do que procurá-los no mercado de trabalho. Com a ajuda da ferramenta, é possível identificar o perfil do colaborador, com base nas informações compartilhadas por ele. Nas interações dentro da rede (comentários, compartilhamentos, curtidas), um gestor pode identificar a tendência de um colaborador em ver as coisas em um contexto mais amplo, boa capacidade cognitiva e busca por informações relevantes para a empresa.
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f) Engajamento e motivação
g) Disseminação de estratégias
Quando uma empresa possui uma equipe motivada e engajada, o índice de turnover tende a ser menor, o que implica em menores custos com pessoal. Para se ter uma ideia do por que a rotatividade é um grande problema nas organizações, a média de pessoas que se sentem desmotivadas é de 67%. O número foi divulgado pela empresa de estudos e consultoria Gallup. Isso significa que usar a rede para engajar os funcionários é uma excelente forma de reduzir o turnover. Nela, podem ser usadas estratégias de gamificação que premiem os funcionários mais ativos e engajados e incentive os que estão desmotivados a mudarem essa situação.
Com uma rede social corporativa, é possível discutir ideias e projetos internos com toda a equipe, inclusive temas mais sensíveis. Toda a informação distribuída dentro da ferramenta fica restrita aos colegas de empresa, reduzindo as chances de vazamento de dados estratégicos - algo que o e-mail nem sempre é capaz de oferecer. Além disso, é possível limitar a visualização das mensagens publicadas para grupos específicos. Com a solução, o controle dos fluxos de conhecimento interno fica mais simples.
4. Conclusão
Trabalhar com gestão de pessoas é uma responsabilidade enorme. Afinal, você precisa gerenciar e cativar várias pessoas dentro da organização, investindo em políticas que melhorem o clima organizacional. Com esse e-book, nosso objetivo é ajudá-lo a cumprir essa tarefa de forma mais simples, suportado por tecnologias e sistemas capazes de simplificar processos e organizar os fluxos de comunicação.
Esperamos que, ao final desse material, você tenha detectado uma ou mais tecnologias úteis para a gestão de pessoas da sua empresa. O mercado brasileiro está maduro e contém soluções para vários tipos de organizações - pesquise e você encontrará a mais indicada para o seu negócio.
Além disso, usamos esse material para compartilhar um pouco da nossa experiência no uso de redes sociais corporativas para gestão de pessoas. Acreditamos que essa ferramenta é capaz de integrar equipes e organizar ações interessantes de RH. Se você ficou interessado, entre em contato conosco. Podemos ajudá-lo a moldar essa ferramenta de acordo com o seu negócio e as suas necessidades.
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