A IMPORTÂNCIA DO ENDEREÇAMENTO NAS OPERAÇÕES
LOGÍSTICAS DE UM ALMOXARIFADO: UM ESTUDO DE CASO EM
UMA EMPRESA DE MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO
Priscila Viviane de Godoy1, Midiã Rodrigues de Sá Nascimento2, Ana Carolina Rodrigues de
Arruda Falcão3 123Faculdade de Tecnologia de Jahu
priscila_viviane_godoy@hotmail.com Resumo
Com o crescente desenvolvimento, as empresas almejam estabilidade no mercado, porém em muitos casos, os crescimentos resultam em falhas na sua gestão, gerando diversos problemas que influenciam na redução de sua lucratividade. O presente artigo ressalta a importância da ferramenta de endereçamento nas operações logística no estoque de um almoxarifado em uma empresa varejista de materiais de construção. O propósito do trabalho foi demonstrar a perda de tempo na tentativa de localizar as mercadorias solicitadas, causado pela falta de identificação dos itens. O trabalho contou com uma abordagem de natureza bibliográfica visando ampliar o tema estudado com base em livros, sites, revistas e uma investigação exaustiva através do estudo de caso, para assim, propor algumas alternativas de melhorias para a empresa, como a implantação de um sistema de endereçamento para permitir uma perfeita e correta armazenagem dos produtos.
Palavras-chave: ENDEREÇAMENTO. GESTÃO DE ESTOQUE. LOGÍSTICA. Abstract
With increasing development, the companies crave Market stability, but in many cases, the growth results in failures in management, creating various problems, which affect the reduction of profitability. This article emphasizes the importance of the addressing operations logistics tool in the stock of a warehouse in a retailer company of building material. The purpose of this study has been to demonstrate the loss of time in an attempt to locate the appropriate goods, caused by the lack of identification of items. The work will include a bibliographical approach aiming to expanding the subject studied based on books, websites, magazines and investigation through a case study, so as to propose some improvement alternatives for the company, such as the implementation of an addressing system to allow a perfect and correct storage of products.
Keywords: ADDRESSING. INVENTORY MANAGEMENT. LOGISTICS.
1 Introdução
Com o avanço do desenvolvimento social, as empresas vêm buscando formas de se estabilizar e de se sobressair em meio ao mercado concorrente, independentemente do tamanho ou ramo a que se dediquem. Estas sabem que os clientes são o principal foco de qualquer organização e para aumentar sua participação no mercado e continuar contribuindo para o crescimento do país, necessitam conhecer plenamente as suas necessidades ao mesmo tempo em que buscam meios para prospectar mais clientes.
O segredo de toda empresa de sucesso está em sua gerência, que persiste em manter o foco e a visão da empresa em sua equipe. Através da visão sistêmica a logística vem sendo uma das mais importantes áreas de administração empresarial dentro das organizações, no qual, proporciona vantagem competitiva e, consequentemente, uma competitividade maior de mercado.
A armazenagem permite o equilíbrio das operações, através da velocidade na operação e flexibilidade ao atender o mercado com qualidade e no tempo exigido.
A gestão de estoque normalmente se refere à gestão dos recursos materiais que auxiliam a organização a gerar receita no futuro, sendo assim, o planejamento é primordial para evitar desperdícios e dinheiro parado.
Entre as diversas ferramentas da gestão de estoque, observa-se no endereçamento um diferencial estratégico da armazenagem, o qual contribui para a aceleração constante do ritmo de trabalho, através de uma correta e perfeita armazenagem além de evitar extravio de mercadorias. Este influência de forma precisa o espaço onde deverá ser utilizado, facilitando assim, as operações para atender a demanda com qualidade, rapidez e eficiência.
O presente trabalho visa demonstrar a perda de tempo na tentativa de localizar as mercadorias devidas no estoque de um almoxarifado em uma empresa. Esse transtorno é ocasionado pela falta da ferramenta de endereçamento, devido os materiais não estarem armazenados de forma correta, o que acarreta espera e desconforto por parte do consumidor, contribuindo assim, com que a empresa corra o risco de perdê-lo ou até mesmo de denegrir sua própria imagem.
1.1 Objetivo
Demonstrar a importância de implantar a ferramenta de endereçamento no estoque de um almoxarifado, a fim de contribuir para uma perfeita e correta armazenagem dos produtos.
1.2 Metodologia
Desenvolveu-se no trabalho uma pesquisa de natureza bibliográfica visando ampliar o tema estudado com base em livros, sites, revistas e através do estudo de caso. De acordo com Gil (2002), a pesquisa bibliográfica é elaborada com base em material já publicado com o objetivo de analisar posições diversas em relação a determinado assunto. Já o estudo de caso consiste em uma investigação profunda e exaustiva, partindo do seu contexto real e utilizando múltiplas fontes de evidências que permitem um amplo e detalhado conhecimento. O levantamento da técnica de coleta dos dados ocorreu através da observação de um dos participantes em uma visita pessoal direta e por meio de uma entrevista com o responsável que trabalha no almoxarifado. Desse modo, foi possível levantar informações
sobre a necessidade de implantação das ferramentas de gestão no estoque, baseando-se em levantamentos bibliográficos elaborados e constituídos principalmente por meio de livros, web sites e publicações especializadas no assunto.
2 Revisão Bibliográfica 2.1 Importância da logística
Antes da década de 50, as empresas executavam normalmente a atividade logística de maneira puramente funcional, não existia nenhum conceito ou uma teoria formal de logística integrada. Atualmente as atividades logísticas têm se expandido envolvendo a integração de informações, transporte, estoque, armazenamento, manuseio de materiais e embalagens, e com isso, a logística vem se tornando uma ferramenta que proporciona a empresa, quando bem utilizada, vantagem competitiva e consequentemente uma competitividade maior de mercado (BOWERSOX e CLOSS, 2009).
Com o desenvolvimento ao longo dos anos seus conceitos vêm sendo aprimorados, através de avanços tecnológicos, sistemas modernos, progresso na economia entre outros. Fleury et al (2000) afirmam que logística é um verdadeiro paradoxo dado que é um conceito muito antigo, mas um conceito gerencial muito moderno.
Para Ballou (1993), trata-se de uma evolução do pensamento administrativo, pensar e gerenciar as funções logísticas de forma coletiva. Assim Ballou (1993) agrega ao conceito de logística a ideia desta ser um fato econômico que tem como missão diminuir o hiato entre a produção e o consumo, ou seja, ser o elo destes dois universos.
2.2 Definições e funções de estoque
Segundo Veiga (2015) há muito tempo atrás, a ocupação física era quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mão de obra desqualificada.
Com o decorrer dos anos esses espaços antes relegados foram repensados e descobriu-se que o mau aproveitamento do espaço acarretava num conceito antieconômico conscientizando assim as empresas que seu maior bem era o seu estoque (MOURA, 2004). O investimento em estoque é um valor representativo no balanço das empresas influência diretamente em sua rentabilidade, pois se acaso estiver parado ocorrerá perda de oportunidade em outros investimentos (ORTOLANI, 2009). Após esta descoberta as organizações reconheceram que o estoque tem um efeito impactante no êxito das empresas pelo alto volume de dinheiro agregado.
De acordo com Slack et al (2009) estoque é a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação, independente do que está sendo armazenado ou onde está posicionado na operação.
Já Dias (1993) destaca que o estoque é primordial para a empresa, pois funciona como um amortecedor desde o fornecimento da matéria- prima até a venda final do produto, sendo que o estoque acomoda itens de toda natureza em uma empresa, tais como matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de manutenção. Por isso, é necessário gerir com eficiência o capital investido, de modo que, consiga atingir o objetivo de maximizar o efeito feedback de vendas e ajustar o planejamento da produção (MOURA, 2004). Por outro lado, Zacharias (2010) relata que uma empresa que não possui estoques tanto para seu ciclo produtivo como para a demanda, compromete a sua imagem, perde clientes e consequentemente a oportunidade de participação no mercado. Para Slack et al (2009) o estoque sempre existirá devido uma diferença entre o fornecedor e demanda, visando assegurar a disponibilidade de produtos ao consumidor, minimizar os custos, movimentação e estoques.
Portanto, para que o estoque seja racionalmente dimensionado é necessário minimizar o capital investido em estoque, porém, para que isso ocorra é necessário recorrer a um eficiente planejamento e controle (DIAS, 1993). Segundo Moura (2004) esse planejamento estabelece quanto e quando estocar para assim evitar desperdícios e dinheiro empatado.
2.3 Armazenagem e sua importância
A armazenagem surgiu no momento que o homem primitivo produziu mais do que poderia consumir e sentiu a necessidade de guardar ou de trocar por outros alimentos. Os primeiros povos a construir armazéns foram os egípcios (RODRIGUES, 2007).
De acordo com Moura (2005) as definições de armazenagem ou estocagem são duas palavras muito confundidas e trocadas pelas pessoas. Sendo assim o autor esclarece que armazenar inclui todas as atividades da guarda temporária até a distribuição de materiais como depósito, almoxarifados, centros de distribuição. Já a estocagem envolve os fluxos de materiais, assim, como a ordem de prioridade de uso no armazém.
Com o passar do tempo o conceito armazenagem foi se ampliando a várias técnicas e métodos. Ballou (1993) afirma que a estocagem e armazenagem de mercadorias constituem funções essenciais do sistema logístico e que seus custos são elevados podendo absorver de 12 a 40% das despesas logísticas de uma empresa. Neste contexto as organizações tiveram que se adaptar e mudar a mentalidade propondo melhorias contínuas nesse segmento.
A solução encontrada por Moura (2005) foi a maximização do espaço e a racionalização da altura ocupada para assim reduzir o local e guardar a maior quantidade de produtos, principalmente de forma adequada. Segundo Gaither e Frazier (2002) a organização do espaço é considerada fundamental para o sucesso da empresa, por isso é necessário analisar e medir os elementos que influenciam direta ou indiretamente os fluxos de materiais, informações e pessoas. De acordo com Corrêa e Corrêa (2006), um projeto de arranjo físico eficiente proporciona níveis elevados de desempenhos competitivos satisfatórios. Para isso, é necessário que seja bem estruturado, dimensionado e planejado para fornecer fácil acesso, rápida movimentação de materiais, flexibilidade desde o recebimento até a expedição, gerando assim a otimização de fluxo, valor agregado ao produto e diminuição dos custos operacionais.
A armazenagem, para Moura (2005), se torna mais complexa em termos logísticos, pois exige velocidade na operação e flexibilidade para atender ao mercado, que está cada vez mais exigente com a qualidade e tempo, portanto estas devem ser administradas cuidadosamente para assim permitir o equilíbrio das operações.
3 Endereçamento
Moura (2005) afirma que o endereçamento é uma ferramenta que auxilia de forma simples e eficaz na localização de um produto no estoque, possibilitando uma perfeita e correta armazenagem. Através de uma orientação geográfica acompanhada por sinalização estabelece locais específicos para as mercadorias proporcionando um entendimento simples e fácil a ponto de qualquer pessoa que entre no estoque consiga localizar o item, evitando cálculos e controlando melhor a entrada e a saída do mesmo. Esse sistema emprega ruas, números e andares para assim atribuir endereços fixos às prateleiras. De acordo com Rodrigues (2007) os sistemas de endereçamento mais comuns são:
Alfabético: os materiais são codificados de acordo com as letras do alfabético. Alfanumérico: é a possibilidade de combinar letras e números, normalmente é dividido em grupos e classes.
Numérico ou decimal: é o mais utilizado e recomendado por apresentar enorme amplitude de inúmeros itens de estoque.
Segundo Moura (2005) no endereçamento ocorre a necessidade de observação de alguns fatores e objetivos para maior eficiência e organização do trabalho, sendo primordial realizar um planejamento do espaço nas áreas de recebimento e expedição que inclui identificar os materiais a serem recebidos e expedidos, como também, determinar as docas de recebimento e a necessidade de espaço para movimentação de materiais também é importante realizar um planejamento do espaço de estocagem determinando os materiais e
as quantidades que serão estocados além de determinar o tipo de localização que poderá ser fixa e aleatória.
3.1 Localização de materiais
O objetivo de um sistema de localização de materiais para Souza (2013) é facilitar a identificação e o posicionamento de cada produto armazenado. Para cada área de estocagem é necessário que tenha um layout dos espaços, ou seja, cada tipo de produto deve ter seu lugar especifico. De acordo com Dias (1993), normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que tem como função indicar corretamente a posição de cada item estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem. Existem dois tipos de sistema de alocação de materiais:
- Sistema de endereçamento fixo
Conforme Dias (1993) esse sistema designa uma localização certa para cada produto, independente se há ou não material no estoque, o espaço permanece o mesmo a cada renovação. Se a quantidade de produtos armazenados for pequena não há necessidade de nenhum tipo de codificação, porém, uma das desvantagens seria a criação de um espaço vago. Já para grandes quantidades é essencial o uso do código alfanumérico, pois permite encontrar os materiais em menos tempo.
Segundo Costa (2002), esse método estabelece um local fixo para cada material, o qual proporciona obter um maior controle no estoque, desde o momento da primeira entrada do item.
Sistema de endereçamento variável
Para Costa (2002) esse método designa os produtos no armazém para qualquer espaço livre disponível, almejando a melhor utilização do espaço da área de armazenamento.
Dias (1993), ressalta que nesse tipo de sistema, os materiais não possuem lugar fixo, exceto para aqueles de estocagem especiais, no entanto, devido a variação da localização ocorre o risco de possuir material perdido em estoque que somente será descoberto na execução do inventário.
4 Resultados e Discussão
A empresa deste estudo de caso está localizada na cidade de Bariri – São Paulo. Atua no mercado há 67 anos, no ramo de comércio varejista de materiais para construção. A organização comercializa produtos diversificados do básico ao acabamento, para abastecer obras do seu início até a fase de conclusão.
O estudo de caso irá abordar como é realizado o sistema de gestão de estoque e de endereçamento da empresa e identificar os pontos críticos em suas atividades para, assim, propor melhorias. Logo, foi realizada uma visita técnica na empresa e, após observação, constatou-se que a empresa em análise possui um depósito que fica ao lado da loja de varejo. Na Figura 1, apresenta-se o Fluxograma do Processo de Reposição das Mercadorias na loja de varejo, no qual é possível perceber as etapas realizadas pelos vendedores para que estas cheguem até o local especifico. Observa-se que após a verificação dos itens que estão esgotados na loja é gerado um relatório, em seguida são repassados para o depósito. Assim, o almoxarife recebe esse relatório e realiza a separação das mercadorias que serão encaminhadas para abastecer a loja.
Figura 1: Fluxograma do processo de reposição das mercadorias INÍCIO Verificação dos itens esgotados na loja. Geração de um relatório com os itens faltantes. Envio do relatório para o depósito. Separação dos itens. FIM
Transporte dos itens para o local de
reposição.
Fonte: autores (2016)
Porém, não há um sistema que registre a retirada das mercadorias do depósito que são encaminhadas para a reposição da loja, conforme relatado pelo responsável do estoque ao longo da entrevista.
O gerente informou que a estrutura do armazém foi projetada com prateleiras sem a necessidade de uso de máquinas. Os espaços são estreitos e a armazenagem é realizada manualmente. Neste depósito, trabalha somente um funcionário que realiza a função de receber e conferir as notas fiscais de entrada dos materiais adquiridos, além de verificar a
quantidade, a descrição e as condições gerais dos materiais e embalagens. Ressalta-se que este é responsável pela movimentação e estocagem de matérias-primas e produtos, sendo o único que conhece e sabe localizar os produtos com maior agilidade e rapidez.
No depósito, observou-se que não há um programa de cadastro de produtos que determina o fluxo de entrada e saída de materiais, como também não há nenhuma identificação e classificação destes. Dessa forma, o almoxarife tenta manter, à sua maneira, a maior quantidade possível dos itens nas prateleiras, as quais são de madeiras, divididas em quatro repartições sem a presença de um sistema de localização dos materiais e nem mesmo de uma simbologia (codificação) que represente cada local de estocagem.
Este mesmo almoxarife realiza várias outras funções, como realizar a entrega de mercadorias fora da empresa e até mesmo realizar a manutenção na própria organização. Quando não está em sua principal função e ocorre a necessidade de determinado produto que não tenha na loja, são os próprios vendedores que se deslocam para buscá-la. Neste momento, devido a falta de um sistema de endereçamento, ocorre dificuldade ao tentar localizar os produtos no estoque, pois estes não estão armazenados de forma correta e não estão endereçados para que facilite sua procura.
Esses gargalos são decorrentes, dentre outros fatores da ausência de uma ferramenta de endereçamento no almoxarifado, o que acarreta espera e desconforto por parte do consumidor, fazendo com que a empresa corra o risco de perdê-lo ou até mesmo de denegrir sua imagem. Devido à irrupção enfrentada pelo único funcionário responsável pelo depósito e pela falta de uma orientação geográfica acompanhada por sinalização que estabeleça locais específicos, os materiais geralmente são separados e estocados sem uma lógica nas prateleiras. Nos corredores da empresa em questão, encontram-se caixas fechadas que não estão em local adequado e, por consequência, a passagem do depósito acaba sendo obstruída, desacelerando, assim, o ritmo dos trabalhos, conforme Figura 2.
Figura 2: Imagem do almoxarifado
Com a inexistência de identificação e organização devida, o controle de estoque acaba sendo afetado negativamente, ocasionando um aumento de gastos de manutenção, reposições desnecessárias e falta de espaços para estocagem dos itens, sem mencionar as perdas por obsolescência.
Com todos esses problemas verificados, foi proposta à gerência da empresa a implantação de um sistema de endereçamento, o qual permitirá uma melhoria na organização da instituição através da identificação imediata da estocagem no depósito.
No entanto, é preciso que as prateleiras sejam codificadas conforme visto no referencial teórico e após um estudo mais aprofundado de onde cada mercadoria deve ficar é importante seguir uma lógica de como realizar um planejamento do espaço de estocagem determinando os materiais e as quantidades que serão estocados, em seguida, identificá-los através de uma sinalização podendo ser alfabético, alfanumérico, numérico ou decimal determinando assim os locais específicos para os produtos, além de determinar o tipo de localização que poderá ser fixa e aleatória.
Na Figura 3, observa-se um modelo de codificação, apresentado por Dias (1993) para um sistema de localização, recomendado para a implantação do endereçamento no almoxarifado, o qual permitirá indicar que cada gênero de material ocupe seu respectivo lugar de estocagem, proporcionando, assim, uma organização correta e eficaz.
Figura 3:Sistema de localização
Fonte:Dias,1993, p.188
Desse modo, é possível detectar, com precisão, se há algum produto faltante ou em excesso no estoque além de uma fácil localização acelerando e aproveitando o tempo de movimentação e estocagem. Esse método estabelece um aproveitamento eficiente do uso do espaço físico mantendo o corredor livre para a trânsito de materiais e pessoas.
Porém, além da organização física proposta, para um bom controle de estoque, é primordial que haja um programa de cadastro de produtos que registre e controle o fluxo de
entrada e saída de materiais, interligando, as informações do estoque no almoxarifado com a loja de varejo e disponibilizando um atendimento rápido sem ocasionar demora no atendimento aos clientes. A princípio sugere-se a implantação de um software para gestão, que futuramente poderá ser agregado a um Planejamento de Recursos da Empresa (ERP) empresarial, o qual permitirá a integração de todas as informações das diferentes áreas da organização.
Indicou-se também treinamento específico para o almoxarife visando aperfeiçoamento e melhoria continua.
Concluiu-se que o endereçamento é uma ferramenta essencial na gestão de estoques e armazenagem, pois além de evitar falhas sistêmicas que causam transtornos em toda a organização, auxilia também no desenvolvimento e controle das operações logísticas.
5 Conclusões
No cenário atual, para que as empresas consigam acompanhar a crescente evolução de um mercado globalizado, cada vez mais exigente e extremamente competitivo, é necessária a busca constante de inovações e aplicações das melhores práticas dentro das instituições, as quais englobam desde o processo de recebimento da matéria-prima até a entrega do produto ao consumidor final.
O estudo de caso vislumbrou demonstrar a importância da ferramenta de endereçamento no setor de almoxarifado, a qual tem como objetivo facilitar a visibilidade dos materiais através de uma correta e perfeita armazenagem, tornando, assim, a localização rápida e imediata por qualquer pessoa.
O endereçamento contribui para a aceleração constante do ritmo de trabalho, pois possibilita um aproveitamento do tempo de movimentação e estocagem dos mesmos, evita transtornos, como acumulação ou falta de mercadorias, fazendo com que o processo flua de maneira eficaz e possibilitando a redução dos custos com materiais e perdas por obsolescência.
Portanto, as empresas devem observar e reconhecer a importância do almoxarifado, pois nele encontra-se boa parte do capital investido da empresa. Se ele não for bem administrado, todo o processo sistêmico da empresa poderá ser afetado. Por isso, é essencial obter pleno controle das funções logísticas, para, assim, alcançar a vantagem competitiva através da redução dos custos, da elevação do nível e da qualidade do serviço, de modo que os objetivos da empresa sejam atingidos em sua totalidade.
Propõem-se para futuros trabalhos a implantação do endereçamento neste estabelecimento e a validação quantitativa como o cenário e os dados anteriores e posteriores a ela.
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