UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
NITERÓI 2016
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de concentração: Arquivologia.
Orientadora: Profª Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
NITERÓI 2016
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá C839 Costa, Thamires Assis de Souza.
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus documentos/ Thamires Assis de Souza Costa. –
2016. f.43
Orientador: Clarissa Moreira dos Santos Schmidt. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2016. Bibliografia: f.42-43.
1.Gestão de documentos. 2. Arquivologia. 3.
Classificação. 4. Avaliação. I. Schmidt, Clarissa Moreira dos Santos. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III.Título.
CDD 651.5
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção do Grau de Bacharel.
Área de concentração: Arquivologia.
Aprovada em ______ de Julho de 2016 BANCA EXAMINADORA
____________________________________________________________ Profª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt (orientadora)
UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
___________________________________________________________ Profª Lindalva Rosinete Silva Neves
UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
___________________________________________________________ Profª Raquel Louise Pret Coelho
Dedico este trabalho ao meu esposo Raphael, aos meus pais Henny e Georgina, a minha irmã Thaymara, aos meus avós Henny, Dídima in memorian e Arlete e José com todo amor e carinho.
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar a Deus, pois sem Ele não sou nada e até aqui tem me sustentado e me direcionado nas decisões a seguir. Obrigada por tua fidelidade Senhor!
Ao meu esposo Raphael, obrigada por entender minhas horas de estudo, me apoiar e incentivar a não desistir de tentar, obrigada por me esperar, enquanto terminava mais um parágrafo e este nunca findava. Obrigada por acreditar em mim.
Aos meus pais Henny e Georgina, minha irmã Thaymara por me apoiarem sempre, por me incentivarem, por me ajudarem, por apenas me aguardarem chegar da faculdade e só depois dormir, por entenderem que estava buscando o meu futuro. Obrigada por sempre acreditarem em mim.
A minha orientadora Clarissa, que percebeu minhas dificuldades e me ajudou o máximo que pode. Obrigada por tudo.
Agradeço a todos que torceram por minha conquista.
RESUMO
O tema do presente estudo é sobre a Gestão de Documentos e sua aplicação. Com o crescimento da produção documental nas instituições, a Gestão de Documentos tornou-se essencial para administrar documentos. Apresentou as atividades existentes no Estaleiro XX e sugestões dentro dos preceitos arquivísticos para inserir a Gestão de Documentos de forma adequada, obtendo resultados positivos. PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Documentos. Estaleiro XX. Arquivologia
ABSTRACT
The theme of this study is about Document Management and its application. With the growth of document production in institutions Document Management has become essential to manage documents. Presented the existing activities in the Shipyard XX and suggestions within archival precepts to insert the Document Management appropriately with positive results.
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Ciclo vital do documentos...19
Quadro 2 - Ciclo vital: valores, frequência e arquivamento...20
Quadro 3 - Fases da Gestão...22
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Série documental...28 Figura 2 - Termo de eliminação...30 Figura 3 - Controle de Eliminação...30
LISTA DE ABREVIATURA E SIGLAS
ANTAQ - Agência Nacional de Transportes Aquaviários CCAD – Comissão Central de Avaliação de Documentos CEDOC - Controle de Documentos
EDMS - Sistema Eletrônico de controle de documentos
FPSO - Unidade Flutuante de produção, armazenamento e transferência GRD - Guia de Remessa de Documentos
LRF – Formulário de Logística
TED - Termo de Eliminação de Documentos TUP - Terminal de Uso Privado
SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO...14 1.1 OBJETIVO GERAL...16 1.1.1 Objetivos específicos ...16 1.2 JUSTIFICATIVA...17 1.3 METODOLOGIA...17 2. GESTÃO DE DOCUMENTOS...18 2.1 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA ARQUIVOLOGIA...20
2.2 TEORIA DAS TRÊS IDADES...21
2.3 OBJETIVOS E FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS...22
2.4 CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS...23
2.4.1 Classificação...23
2.4.2 Avaliação...26
3. ESTALEIRO E SEU ARQUIVO...32
3.1 ARQUIVO DO ESTALEIRO XX...33
3.1.1 QA-I 4.3 - Sistema de Gestão/Instrução de Trabalho - Elaboração, Revisão e Aprovação de Documentos...34
3.1.2 PR-P 12 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho –
Gerenciamento de Documentos ...35 3.1.3 QA-P 4 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho – Controle de Documentos...35
4. PROPOSTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS...37 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS...41 6. REFERÊNCIAS...42
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1. INTRODUÇÃO
A partir do século XX, com a proibição da destruição arbitrária e aleatória dos documentos, houve um crescimento absurdo do acumulo do papel. Com isso foram criadas comissões e ações para que a eliminação fosse possível.
Após a entrada dos EUA na Segunda Guerra Mundial, foram criados outros atos legislativos e outras comissões para conter e organizar a massa documental produzida e acumulada: as comissões Hoover,que estabeleciam as práticas da área como ações para controle da produção do documental e a racionalização das eliminações, a conservação econômica, guarda intermediária e a difusão de manuais de procedimentos; e Records Managers Act de 1975, que define a gestão de documentos, exige a prestação de contas de gestão de documentos através de um relatório anual ao Arquivo Nacional Americano.
A Gestão de Documentos está atrelada a práticas diversas nos diferentes países e sistemas existentes, sendo necessária economia, eficácia, eficiência, produtividade, padronização dos procedimentos, e a capacitação dos profissionais que servem como base da administração da informação e dos arquivos.
Sendo uma operação arquivística capaz de reduzir a massa documental e conservar os documentos, para Jardim (1987) a gestão envolve o ciclo de existência dos documentos desde a sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente tratando de todas as atividades, nas três idades dos documentos. A Gestão de Documentos veio a contribuir para que as políticas governamentais fossem documentadas, diminuindo a reprodução excessiva de cópias, melhor organização dos documentos, dentre outras questões.
Nesse sentido, a Gestão de Documentos corroborou para garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas corretamente, garantindo o corte na eliminação de documentos de valor permanente; a organização desses documentos e definição dos documentos constituídos do patrimônio arquivístico de um país. Para tanto, é fundamental a elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para produção, uso e arquivamento dos documentos durante seu ciclo vital, prazos de guarda e destinação final.
Isto posto, Ieda Bernardes afirma que através da gestão de documentos é possível:
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Assegurar o pleno exercício da cidadania; agilizar o acesso aos arquivos e às informações; promover a transparência das ações administrativas; garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; agilizar o processo decisório; incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; racionalizar a produção dos documentos; normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. (BERNARDES, 2008, p.8).
Muitas instituições não fazem o uso da Gestão de Documentos adequadamente, pois não acham necessário registrar o caminho percorrido pelos documentos até sua destinação final. Algumas se utilizam das prerrogativas: burocracia demais, os documentos demoram a chegar ao destinatário, entre outras. A UNESCO definiu através do projeto RAMP2, mais especificamente com o trabalho de James Rhoads (1983), que a gestão de documentos é a gestão administrativa, assegurando o devido cumprimento das operações desde a criação até a destinação final dos documentos. Esse programa permitiu que James Rhoads falasse sobre a função da gestão de documentos. Para ele, o sistema integral da gestão engloba o ciclo de vida do documento do início até o fim, ou seja, eliminação ou guarda permanente. Para isso dar certo é necessário que haja bons programas de gestão de documentos possibilitando a recuperação da informação e a manutenção correta desses documentos.
Para alguns autores a informação produzida de todos os tipos, está atrelada a explosão documental, sendo intitulada Gestão de Documentos. Outros tem se atentado para as mudanças e quebras de paradigmas, buscado sentido nas disciplinas próximas para a definição e uso dos suportes e preservação dos mesmos, com vistas a efetivar o trabalho no controle do ciclo de vida dos documentos independentemente do suporte físico ou eletrônico, para assegurar a recuperação devida das informações.
O presente trabalho abordará as práticas da Gestão de Documentos em um estaleiro. O Estaleiro XX é uma empresa brasileira que emprega mão de obra local buscando soluções para o setor de construção exploração de petróleo e gás, fazendo parte do desenvolvimento tecnológico do país.
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É especializado na construção de módulos de Topsides1 e na integração de FPSO2, oferecendo aos clientes flexibilidade na execução e na entrega de seus projetos.
Fundado em 2012 para atender à crescente demanda do setor de petróleo e gás, o Estaleiro XX é o único a nível nacional dedicado totalmente a construção de módulos de Topsides e integração de FPSOs.
A documentação que constitui o Arquivo do Estaleiro é referente à estrutura do Estaleiro, ou seja, as plantas, desenhos, listas, que identificam a estrutura do prédio; certificados de equipamentos e máquinas utilizadas nas obras; batimetrias3 dos cais;
documentos relacionados aos projetos: desenhos, certificados, ordem de trabalhos, guias e remessas de documentos, entre outros.
Com o trabalho diário no Arquivo, identificamos problemas com a Gestão de Documentos e a falta de interesse em criar mecanismos facilitadores da recuperação da informação. A ausência de plano de classificação e tabela de temporalidade permite uma liberdade aos funcionários de criarem as datas mediantes ao uso corrente daquele documento; a duplicidade de informações da rede da empresa e a falta de uma rastreabilidade do documento em si.
1.1 OBJETIVO GERAL
Identificar as dificuldades que o Arquivo da empresa XX apresenta em promover a Gestão de Documentos na instituição e apresentar possíveis soluções.
1.1.1 Objetivos Específicos
• Compreender objetivos, definições e fases da Gestão de Documentos; • Analisar as atividades do Arquivo na empresa;
• Conhecer as práticas de Gestão de Documentos da empresa; • Propor diretrizes para a Gestão de Documentos na Instituição.
1Tubulações para manuseio de óleo e gás, nas extrações das plataformas de petróleo.
2Unidade flutuante de produção, armazenamento e transferência
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1.2 JUSTIFICATIVA
A importância desse trabalho se dá para que os documentos administrados pela empresa possam ser geridos de maneira eficaz.
Os procedimentos internos dizem como fazer as emissões dos desenhos e plantas dos documentos pelo olhar técnico da engenharia, porém quanto a classificação do Arquivo, a temporalidade e guarda, não possui especificidade. Existe um quadro padrão onde ficam estabelecidos prazos de guarda de cinco anos, independente do documento, não havendo pesquisas sobre o valor que aquele documento pode ter para os outros setores da empresa ou de acordo com as normas.
Percebemos a necessidade de identificar, avaliar e selecionar os documentos vigentes dos que já podiam ser descartados. O trâmite dos documentos digitais também foi um item importante a considerar: documentos duplicados na rede e arquivos renomeados com um sequencial de um escaner ou uma máquina dificultam a recuperação da informação ali registrada, elevando o tempo de busca.
Para uma empresa onde os prazos de entrega definem os valores a receber, a busca eficaz da informação desejada, precisa ser o mais pontual possível, evitando o gasto de homens-hora, desperdício de materiais e tudo que possa gerar um gasto desnecessário.
1.3 METODOLOGIA
A metodologia constituiu o levantamento bibliográfico preliminar, possibilitando a identificação do problema. Possibilitou que controvérsias e pensamentos distintos fossem analisados e chegássemos a um pensamento próprio e concreto.
Um estudo de campo de cunho exploratório sobre a empresa foi feito comparando o que se faz em termos de Gestão de Documentos e o que deveria ser feito no Arquivo, possibilitando sugestões, futuras adequações, procedimentos e ações a serem tomadas. Por questões éticas, chamaremos a empresa de Estaleiro XX, o Arquivo de CEDOC.
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2. GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos tem sua disseminação a partir do século XIX. Para Jardim (1987, p.35), o conceito de Gestão de Documentos acontece após a Segunda Guerra Mundial com a explosão documental e com ela a necessidade de controlar o volume de informação até ali registrado.
Para alguns autores, a Gestão tem o papel de reduzir seletivamente a grande massa de documentos a um nível possível de manuseio e a aplicação de administração científica com fins de eficiência e economia. Assim, a Gestão de Documentos engloba o ciclo dos documentos desde a produção até a eliminação ou guarda permanente.
Na primeira parte o século XIX foram criadas comissões governamentais nos E.U.A e Canadá para encontrar soluções para a melhoria dos padrões no uso dos documentos. No mesmo período, a função das instituições arquivísticas públicas servia como apoio à pesquisa e conservação aos documentos de valor histórico. Os documentos administrativos, por sua vez, mantinham os problemas exclusivos à administração pública de produção interna.
A lei Federal n° 8.159 que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados diz que gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
No dicionário brasileiro de terminologia arquivística , a Gestão de Documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento". Em ambos os conceitos a Gestão de Documentos está atrelada a várias ações para que se chegue a um resultado positivo na guarda e controle das informações registradas.
A Gestão de documentos não tem um conceito único para aplicação, visto que fatores diversos determinaram a sua criação na tradição arquivística.
Os elementos economia, eficácia e eficiência são vistos na maioria de conceitos também atrelada a administração científica advinda do Taylorismo4; além
4 Sistema de organização do trabalho concebido pelo engenheiro norte-americano Frederick Winslow Taylor,
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do planejamento, controle, padronização de procedimentos, especialização do trabalho e capacitação da mão de obra para modernização dos processos.
A Gestão de Documentos é o
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. (BERNARDES, 1998)
A Gestão pressupõe uma ação no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos permanentemente.
Quadro 1 – Ciclo Vital dos Documentos 1ª. idade ARQUIVO CORRENTE Documentos vigentes, com utilização constante 2ª. Idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Documentos que aguardam prazos longos de precaução e prescrição Aguardam destinação final e são poucos utilizados 3ª. Idade ARQUIVO PERMANENTE Documentos que perderam a vigência, mas possuem valor histórico ou cultural Fonte: Elaborada pela autora
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Quadro 2 - Ciclo Vital: Valores, frequência e Arquivamento
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 13
2.1 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA ARQUIVOLOGIA
Schellenberg (2006, p.57 - 58), vai dizer que o aumento crescente da produção documental está relacionado ao aumento populacional desde XVIII, e aos avanços tecnológicos. Mediante ao crescimento documental, e processos tecnológicos atualizados, os documentos também começam a se tornar complexos para manutenção.
A Gestão de Documentos surge na Arquivologia quando a administração começa a pensar na finalidade da criação dos documentos, quando é necessário que sejam localizados rapidamente, sejam preservados para que seu prazo seja cumprido, e que não mantenham os documentos por tempos além do
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necessário. Schellenberg(2006) utiliza os termos de controle de natalidade para a criação de documentos, inferno e céu para descarte ou arquivamento permanente. Com esta publicação, abre-se a discussão sobre os arquivos correntes e a sua gestão, apesar de poucos a atentarem como prioridade.
A definição de procedimentos é de extrema importância para implantação de um sistema de Gestão
2.2 TEORIA DAS TRÊS IDADES
Com teoria das três idades dos documentos na arquivística, ampliou seu campo de atuação. Na primeira idade, os documentos fazem parte dos arquivos da gestão e o uso diário. Na Segunda idade, o documento deve ser conservado, sendo objeto de consulta ou de uso menos frequente. E na terceira idade, o documento adquire valor permanente, tendo seu uso para valor cultural e conservação definitiva.
Os documentos arquivísticos em função de seu uso para organização podem servir de objeto de intervenção nas fases corrente, intermediária e permanente.
Para que exista uma eficiente Gestão de Documentos é necessário que ela seja realizada em quatro níveis:
• Nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente;
• Nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a
existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário;
• Nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como
a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos;
• Nível máximo: inclui todas as atividades já descritas,
complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação. (ARQUIVO NACIONAL, Brasil, 1993, p. 15-16)
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2.3 OBJETIVOS E FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Após quatro anos da promulgação da Lei de 8159, Lei de Arquivo, o Arquivo Nacional publica um artigo onde objetivou-se conceder aos arquivos públicos de recursos técnicos, materias e humanos para implantação da Gestão de Documentos.
Para tanto, publica em 1995 um manual que menciona a existência de três fases básicas para a Gestão de Documentos: a produção de documentos; utilização de documentos e destinação de documentos. Esse manual foi buscado na obra de James Rhoads “La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información:un estudio del RAMP”. Ele identificou elementos teóricos e metodológicos que serviram de base para os sistemas e serviços de gestão de arquivos pelo ciclo vital. Para Rhoads (1983) as três fases da gestão de documentos são elaboração, utilização e manutenção.
Quadro 3 – Fases da Gestão
Fonte: SCHMIDT, 2015
Na Fase 1, a produção de Documentos Tanto para o Arquivo Nacional quanto para Rhoads, a importante questão é otimizar a criação dos documentos, para que
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somente o essencial seja produzido e posteriormente tratado, possibilitando o aproveitamento correto para a reprografia e automação.
Na Fase 2, o Arquivo Nacional refere-se apenas a utilização dos documentos no decorrer das funções administrativas, Rhoads complementa com a palavra conservação, indicando que durante o fluxo percorrido pelo documento, deve-se armazenar de forma correta.
Na Fase 3, o Arquivo Nacional indica a Destinação dos Documentos e as atividades envolvidas como a análise, inclusão dos prazos de guarda para uma eliminação futura ou um arquivamento permanente; Rhoads indica eliminação de documentos na terceira fase, como o principal ação, e nesse nível mais difícil, deve-se escolher quais documentos descrevem o passado histórico do lugar, quais deve-sejam destruídos por não terem mais valia e ele diz que deve-se estabelecer o prazo de guarda por questões administrativas
2.4 CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Há duas principais operações/funções arquivísticas que estão inseridas na Gestão de Documentos:
2.4.1 Classificação
A classificação é destinada aos documentos de arquivo, e está a serviço da organização dos documentos. O objetivo da classificação é “dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos”. (GONÇALVES, 1998, p. 44)
A classificação analisa o produtor documental, assim classes genéricas são criadas para abranger as funções detectadas. Um exemplo: o Departamento financeiro é subdividido em dois, contabilidade e tesouraria, esses apresentam subclasses que descreve a movimentação bancária e os pagamentos correspondentes.
Os esquemas de classes e subclasses se materializam no chamado plano de classificação.
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Para organizar as informações, a ordenação por sua vez, tem o papel de facilitar a busca pelos documentos, pois uma atividade pode apresentar um grande volume documental. Os variados critérios de ordenação facilitam a busca da informação desejada de maneira ágil e otimizada.
A ordenação abrange os tipos documentais do ponto de vista das consultas feitas, o processo de classificação os articula entre si, considerando o porquê da existência desses documentos.
No Brasil, a maior parte das instituições tem seus documentos organizados por pessoas que não possuem o conhecimento técnico adequado e acabam ordenando por ordem cronológica/numérica, porém não é suficiente para uma ligação entre o organismo produtor e a documentação ali registrada ou mantida.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção – ou expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. (GONÇALVES, 1998).
Os documentos de arquivo ficam condicionados a classificação para sua compreensão, além de uma localização rápida e precisa, feita através da ordenação. É necessário identificar os documentos de arquivo para que haja organização e guarda eficaz.
Partindo da classificação e ordenação, podemos estabelecer o plano de classificação da empresa. Para isso é vital adotar o critério que melhor se enquadra naquele conjunto documental e pode ser estrutural ou funcional.
A classificação estrutural é a mais aceita, mas apresenta problemas quando não há uma totalidade das funções e atividades da entidade, quando as funções são misturadas ou quando há mudanças frequentes em sua estrutura.
A classificação funcional é menos utilizada, porém a que atende melhor à área arquivística, assim o profissional deve estudar a melhor opção e decidir o procedimento correto.
Ao elaborar o plano de classificação, a utilização do mesmo deve ser colocada em primeiro lugar. Esse plano deve obter um nível de generalidade
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contendo simplicidade, flexibilidade e expansibilidade, permitindo adaptações imprevistas, inclusão de novos documentos e sem dificuldades de aplicação.
É importante verificar se o plano de classificação espelha o conjunto de atividades da entidade, se é possível a identificação do seu perfil, e se a hierarquização das classes foi dividida sem sobrepor a outra.
O documento de arquivo de uma instituição é criado ou encaminhado para atender às funções e atividades daquela empresa. Com isso, esses documentos tramitam dentro dos diversos setores cumprindo o seu papel até chegarem ao arquivamento. O protocolo e a expedição de documentos estão ligados a esse trâmite.
É comum alguns órgãos expedirem documentos em sua maioria de forma descentralizada, criando uma diversidade de controles, arquivos derivados dos setores que expediram a documentação,
O protocolo apresenta problemas similares de descentralização de documentos. As instituições devem apresentar atividades básicas de um protocolo como receber, identificar e distribuir os documentos.
Quando há uma tramitação inicial pelo protocolo, a classificação pode ser feita durante esse caminho já preparando para o arquivamento posterior, além de auxiliar na inclusão do plano de classificação. Assim, será um instrumento fundamental na Gestão de Documentos.
O plano de classificação na fase corrente deve englobar todos os documentos da instituição, organizando e classificando, servindo de base para os planos de destinação e tabela de temporalidade, essenciais para a avaliação de documentos.
Posteriormente, o plano de classificação ajudará na confecção dos planos de destinação, pois os documentos permanentes são os documentos correntes que sofreram alterações de seus valores primários e secundários.
Para organizar esses documentos de caráter permanente, é necessário estudar a história e o funcionamento da instituição que nessa fase é chamada de arranjo. Caso na fase corrente já tenha sido feita essa classificação, o que seria ideal, na fase permanente uma revisão e adaptação serão necessárias durante essa transição de fases, além da ordenação que deve ser refeita de acordo com as mudanças identificadas.
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No campo empírico a ausência de uma classificação é um problema detectável, resulta em documentos ordenados de forma errada, repetidos e armazenados em lugares diversos, não havendo uma preocupação em buscar conhecimento para um devido arquivamento. Alguns técnicos arquivam por ordem cronológica, sem identificar corretamente a lombada das pastas, ou apenas etiquetando as caixas que vão para o depósito externo.
Há uma descentralização da expedição dos documentos, percebendo diversos controles com a mesma informação. Os documentos que são recebidos pelo arquivo, são inseridos na planilha sem uma devida descrição do tipo documental correspondente, fazendo com que o usuário e até mesmo o profissional tenha que procurar em diversas pastas até conseguir a informação.
A empresa não possui um plano de classificação, e há uma dificuldade por parte das lideranças em entender a importância de organizar, classificar e criar um plano contendo toda a hierarquia funcional da empresa, visando uma correta organização.
2.4.2 Avaliação
A avaliação de documentos é importante para realizar a gestão de documentos, ela visa liberação de espaço físico através da eliminação de documentos obsoletos ou cópias desnecessárias. O processo deve contar com as tabela de temporalidade, porque após um determinado período o acúmulo tornará a acontecer.
A avaliação, segundo Bernardes é:
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental (BERNARDES, 1998).
A Avaliação consiste em identificar valores definir os prazos de guarda para os documentos. Ela deve ser feita no momento de sua produção, juntamente com a
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classificação já descrita nesse trabalho, a fim de evitar o acumulo excessivo e desordenado da produção.
Um grande problema encontrado nas administrações privadas e principalmente públicas e seus depósitos é o arquivamento cronológico que é feito logo na autuação dos protocolos, isso resulta numa multiplicidade de documentos com funções diversas e que dificultam a recuperação completa dessa informação.
A avaliação dos documentos arquivados em ordem cronológica ou numérica repercute em analisar cada arquivo por vez, em uma massa documental acentuada, levando um tempo de análise maior.
Percebemos que por conseqüência desse trabalho uma eliminação desordenada e sem critério, reprodução em outros suportes sem a avaliação adequada são realizados visando à liberação do espaço físico.
O gasto com recursos técnicos e humanos para esse tipo de trabalho é- por vezes inútil, pois breve ocorrerá o mesmo problema e com isso novamente gasto desnecessário para resolver a situação. É importante realizar uma devida avaliação onde os resultados obtidos possam resolver o problema de espaço, mas com o devido estudo e análise da informação ali registrada e arquivada.
A avaliação visa à redução da massa documental, agilidade em recuperar informações, melhor conservação dos documentos, racionalização do trâmite documental, liberação de espaço físico.
Para implementarmos o processo de avaliação de documentos é necessário: 1) constituição da Comissão de Avaliação de Documentos garantindo legitimidade ao grupo; 2) Elaboração de textos normativos e procedimentos para avaliação; 3) Estudo da estrutura administrativa e análise de suas funções e atividades; 4) Levantamento da produção documental; 5) Análise do fluxo documental; 6) Identificação dos valores documentais seja administrativo, histórico entre outros;
7) Definição dos prazos de guarda e arquivamento.
Será feito, uma análise da empresa, suas funções e documentos para poder traçar as metodologias que serão adotadas na classificação e avaliação dos documentos e seus prazos de guarda.
A avaliação deve ser feita nos conjuntos documentais e não na unidade, apesar de ser difícil reunir todo o contexto após separações não criteriosas e longe de um estudo concreto. Os documentos constituem séries documentais, devem-se identificar seus valores e definições de guarda. O\profissional por sua vez deve
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conhecer bem as idades e funções do produto para determinar o tratamento e destino de cada um.
Figura 1– Série Documental
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 19
A competência para avaliar os documentos exige das comissões de avaliação uma responsabilidade de identificar valores primários e secundários dos documentos.
As comissões de avaliação deverão ser compostas por profissionais com conhecimentos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um
procurador ou assessor jurídico e um arquivista.
(BERNARDES, 1998, p. 20)
As comissões são divididas em Comissão Central de Avaliação de Documentos e Comissões Setoriais de Avaliações de Documentos, a primeira tem por funções coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais, avaliar as propostas de Tabelas de Temporalidade, orientar as decisões das Tabelas como eliminação e transferência, supervisionar as eliminações dos documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, provar as amostragens, propor critérios para organização, racionalização controle da Gestão de
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Documentos; a segunda por sua vez, deve promover o levantamento e identificação das séries documentais produzidas e ou acumuladas, elaborar proposta de Tabela de temporalidade e encaminhar para a CCAD5·, solicitar mão de obra para auxiliar,
acompanhar a rotina de organização, eliminação ou guarda permanente, propor medidas para a atualização sempre que possível da Tabela de temporalidade, elaborar a lista dos documentos para eliminação ou guarda permanente, preparar os conjuntos a serem eliminados, presenciar a eliminação dos documentos, registrando em ata ou termo de eliminação.
Tudo isso precisa ser apresentado pelo profissional responsável como importante para uma devida avaliação e futuramente uma eliminação ou guarda permanente, pois em muitas empresas ainda não percebem a importância desse ato e fazem sem critérios e com uma agilidade preocupante.
A tabela de temporalidade é um instrumento muito importante para a avaliação, é nela que será registrado o ciclo de vida dos documentos, deve conter os prazos de arquivamento na fase corrente, a transferência para o Arquivo Intermediário e sua destinação final seja eliminação ou guarda permanente. Para que possa ser aplicada, a Tabela deverá ser aprovada por um responsável da empresa, e ela deve ser constantemente revisada de forma que não fique estática e se torne obsoleta e sem utilidade perante a lei. Em caso de Instituição pública a Tabela deverá ser encaminhada para a instituição arquivística competente.
Após avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados, é importante lembrar que não se pode fazer sem constar na Tabela de temporalidade com a devida aprovação. E cabe a cada instituição definir o modo mais correto para eliminar.
A eliminação deve ser registrada através de um TED - Termo de Eliminação ou Ata lavrada onde conste o órgão, a série, as datas limite, o quantitativo a ser eliminado, a data de eliminação, e assinatura dos responsáveis.
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Figura 2 – Termo de Eliminação
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 31
Figura3 – Controle de Eliminação
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Conservar amostragens dos documentos eliminados é recomendável para guarda permanente.
No estudo realizado, percebeu-se a ausência de uma avaliação criteriosa. Há uma necessidade de avaliar para liberar o espaço físico de forma correta, e não resolveremos o problema se por um critério eliminamos hoje, e posteriormente eliminamos por outro. É necessário realizar um estudo pra isso, e no Estaleiro a mentalidade é que “separa e joga fora” literalmente, não há uma preocupação em estudar a história da empresa, o contexto histórico, os documentos e suas funções, definir prazos de guarda adequados.
Os recursos utilizados são desperdiçados, por vezes preferem fazer errado por conta de prazos, do que fazer correto uma vez e posteriormente atualizar o processo.
O pensamento geral é que apenas que rasgando o papel e colocando no lixo, o espaço estaria liberado, que não há necessidade de mobilizar vários profissionais para assinar um Termo de Eliminação, e que um quadro com uma temporalidade padrão resolve o problema.
É necessária uma identificação, avaliação criteriosa para eliminar os documentos e que os prazos definidos sejam estabelecidos na Tabela de Temporalidade.
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3 - ESTALEIRO E SEU ARQUIVO
O Estaleiro XX foi fundado em 2012 para atender à crescente demanda do setor de petróleo e gás. As atividades principais são construção de navios e estruturas navais, o primeiro navio construído na empresa entrou em operação em novembro de 2014.
A missão do Estaleiro é fornecer soluções para os mercados Navais, de Energia, de Operações Portuárias e de Apoio Offshore, atendendo os prazos e cumprindo requisitos com Segurança e Qualidade. Sua visão engloba ser a referência nos mercados de atuação e seus valores englobam a segurança, disciplina, liderança e engajamento.
As políticas que os norteiam são o comprometimento em planejar, gerenciar e executar atividades de apoio para as indústrias petrolíferas, e outros serviços do setor de óleo e gás, naval, de energia, operações portuárias.
A empresa atua nos mercados nacionais e internacionais potencializando oportunidades de ampliar os negócios; tem a segurança como um valor para que seus empregados atuem de maneira correta. Possui uma mão de obra em países da Ásia, e outra parte fica no Brasil.
Desde sua criação, o Estaleiro se comprometeu a assegurar o foco na satisfação dos clientes, através da prestação de serviços com qualidade e segurança; atender requisitos legais, contratuais; implementação de ações de proteção ao meio ambiente, de combate à poluição, redução de resíduos entre outros. Ele visa à segurança de seus profissionais, e evitando ao máximo os riscos de acidentes, porém ainda falta um olhar mais específico para a documentação ali mantida, um incentivo que comece nas políticas e atinja toda a mão de obra do mesmo.
O ministério do trabalho, classifica o estaleiro com nível quatro em relação a periculosidade, e por isso os requisitos de segurança na área industrial são altamente cobrados e monitorados.
O Estaleiro agora possui o TUP - Terminal de Uso Privado autorizado pela Secretaria e Portos da Presidência da República juntamente coma ANTAQ - Agência Nacional de Transportes Aquaviários, podendo assim, atuar como plataforma de apoio logístico à indústria naval; de petróleo e às atividades offshore, consolidando em seu complexo industrial serviços e facilidades portuárias. Isso possibilita ser
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considerado Porto de Niterói e faz com que as atividades da empresa sejam expandidas e requisitadas por outros públicos.
3.1 ARQUIVO DO ESTALEIRO XX.
O Arquivo intitulado CEDOC, fica situado em um container no terceiro andar do estaleiro. Ele custodia documentos em uma extensão de 15 metros lineares contendo estantes de ferro, pastas com quatro furos, caixas arquivos e pastas dois furos com bailarinas.
Os documentos arquivados estão nos formatos A0, A1, A2, A3 e A4; incluem documentos dos projetos e desenhos da estrutura do estaleiro como: sites instructions6·; desenhos de engenharia (tubulação, elétrica, estrutura e instrumentação) plantas do canteiro de obras, batimetria do cais, LRF7 de ações marítimas, normas técnicas de engenharia e qualidade entre outros. Alguns desses documentos estão dentro de sacos plásticos de quatro furos, outros estão furados e anexados as pastas.
O CEDOC possui uma arquivista, duas administradoras e duas auxiliares de arquivo. A sala possui cinco computadores duas impressoras sendo uma copiadora e escaner, uma impressora ploter para os desenhos maiores. Os documentos eletrônicos estão mantidos na rede do estaleiro, divididos e subdivididos em pastas, por projetos navais, assuntos e data; as informações estão duplicadas em vários tipos de pastas Contem três aparelhos de ar-condicionado e das oito janelas existentes apenas duas possuem uma proteção contra o sol.
O Arquivo possui um espaço e material bom, porém é necessário que haja procedimentos adequados para que possa conservar os documentos ali mantidos; é preciso manter uma temperatura estável, e o controle de umidade e luz que entra no arquivo, e hoje todas as luzes e ar condicionado são desligados ao fim do expediente e só religados no dia seguinte.
Há procedimentos do sistema de Gestão para a maioria das atividades exercidas, ainda faltam alguns serem elaborados para atingir a empresa como um todo. O CEDOC possui três procedimentos para receber a documentação para
6 Documentos que os engenheiros criam para vistoria das obras, alterações nos desenhos e que futuramente
serão cobrados ao cliente.
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emissão, revisão e aprovação dos documentos e gerenciamento de documentos técnicos.
3.1.1 QA-I 4.3 - Sistema de Gestão/Instrução de Trabalho - Elaboração, Revisão e Aprovação de Documentos
Esse procedimento visa estabelecer e definir critérios para elaboração, análise crítica, aprovação e atualização dos documentos requeridos pelo Sistema de Gestão do Estaleiro XX, garantindo que as atualizações e alterações sejam feitas de maneira correta e constante no prazo da obra. Ele diz que as atualizações são de responsabilidade do originador e que existem padrões simbológicos para alterações de revisões do documento, exemplo |A2|. Todas as etiquetas possuem formulários padrão, cada setor possui uma sigla, cada tipo de documento e seu seqüencial para que quando emitirmos, possamos controlar a entrada e saída dos mesmos.
Exemplo: QA- I - 4 - 1 QA - Setor da Qualidade I - Instrução de Trabalho
4 - Seqüencial numérico do procedimento 1 – Seqüencial numérico do formulário
O procedimento dita exatamente como devem ser preparados os documentos para emissão pelo CEDOC, o Arquivo define os códigos juntamente com a engenharia. Importante que seja, identificados os números correspondentes aos projetos de plataformas que o estaleiro possui, em caso de desenhos, plantas, entre outros.
O Estaleiro XX possui vários clientes para atender e o principal deles o Cliente 1, disponibilizou um sistema para inclusão de documentos chamado EDMS, porém além de ser confuso, difícil o acesso, os documentos não estão atualizados. Os profissionais se utilizam da rede por ser mais rápida e constantemente atualizada.
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3.1.2 PR-P 12 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho - Gerenciamento de Documentos Técnicos
Esse procedimento define a sistemática e critérios adotados no controle de gerenciamento de documentos técnicos. Possui definições de sistemas de informação em que o cliente atual disponibilizou para o Estaleiro XX. Os documentos que são relacionados são os desenhos técnicos emitidos pela engenharia. Podem ser desenhos do canteiro de obras, desenhos da parte interna o navio, das tubulações, parte elétrica entre outros.
Exemplo: DE-6001- E-001-000 - A2 DE – Desenho 6001 – Projeto do Estaleiro E - Disciplina de Elétrica 001 – Sequencial do documento 000 - Sequencial do anexo A2 – Aprovado, na revisão 2
Quando há a necessidade de criar um documento, o engenheiro solicita a responsável do CEDOC e ela libera um seqüencial para emissão.
3.1.3 QA-P 4 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho – Controle de Documentos
O principal procedimento para o CEDOC define o controle para os documentos a fim de garantir que os documentos sejam analisados e atualizados quando necessário; que as versões atualizadas estejam disponíveis para o uso e a distribuição controlada; evitar o uso de documentos obsoletos8 e aplicar identificação adequada nos casos de serem retido por algum propósito. Os tipos de documentos podem ser desenhos, normas técnicas, planos específicos e consulta técnicas a alguma peça que pode estar diferente do desenho original.
Para colaboradores que não possuem acesso ao computador, pode-se solicitar cópia controlada dos documentos através de um e-mail para registro. Após
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isso a impressão e um carimbo indicando cópia controlada são feitos e notificados aos solicitantes.
O procedimento diz que os documentos devem ser armazenados e controlados de forma ordenada e facilmente rastreável, a armazenagem deve preservar a integridade dos documentos, que devem estar acondicionados em pastas suspensas e/ou arquivos com gavetas ou armários.
Todo documento impresso como cópia controlada, acompanha uma GRD – Guia de Remessa de Documentos identificando o documento, sua revisão, quem solicitou e quem emitiu. Caso o colaborador precise permanecer com a cópia obsoleta, é necessário informar ao CEDOC para identificar o documento.
O Arquivo ainda não custodia toda a massa documental, os documentos do Recursos Humanos, Departamento Financeiro e Jurídico são ainda mantidos em suas próprias salas. Após um período, colocam em caixas numeradas e enviam para uma empresa de guarda externa de documentos; não possuem um arquivista para organizar, identificar o conteúdo dos documentos, que não passam pelo crivo do CEDOC.
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4. PROPOSTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
O Arquivo apresenta problemas com limpeza precária, não possuem máscaras, jalecos, equipamentos necessários para uma higienização e proteção contra agentes inapropriados como insetos e bactérias. A climatização da sala é deficiente, onde ao final do expediente o ar condicionado e as luzes são desligados oscilando a temperatura do ambiente e contribuindo para oxidação do papel. As janelas precisam de proteção contra raios ultravioleta, e vedação das portas contra insetos; além da visita constante de dedetizadores para limpeza dos ambientes.
Analisando e vivendo um pouco da realidade da instituição, percebe-se a necessidade de uma avaliação de toda a documentação, criação de diretrizes para o devido arquivamento, buscando a preservação e recuperação da informação de maneira correta e ágil; criação de um plano de classificação e a tabela de temporalidade para que seja possível estabelecer o tempo necessário de guarda de cada tipo documental. Nos procedimentos internos é vital que haja padronização da emissão de documentos, a diminuição de contato do papel e produtos que oxidem mais rápido (grampos, clips).
Como sugestão e avaliação da documentação existente no CEDOC, o Plano de classificação ficaria assim:
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Quadro 4 - Plano de classificação Certificados XX
Certificados de Equipamentos Certificados de Teste de Carga Descarte TED Documentos do Estaleiro Batimetrias Certificados Documentos do Estaleiro Documentos de Fornecedores GRD Manuais Planilhas de Controle FPSO Documentos de Cliente Documentos de Engenharia Documentos do Fornecedor Documentos do Projeto
Documentos Pasta de teste hidrostático GRD
Lombadas
Planilhas de controle Logística
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Normas e Procedimentos Normas Técnicas
Normas Técnicas Engenharia Normas Técnicas Qualidade Procedimentos Offshore GRD Lombadas Planilhas de controle TUP Documentos de Cliente Documentos de Engenharia GRD Lombadas Planilhas de controle Fonte: Elaborado pela autora
Possibilitando assim nortear o que tem arquivado e como deve ficar a partir de agora, visando uma futura confecção da tabela de temporalidade, e inclusão de novos assuntos.
Toda a documentação que tramita no Estaleiro, existe uma GRD9 como
instrumento de controle de saída de documentos, porém há uma necessidade de que haja uma utilização por parte dos departamentos para enviar os seus documentos para emissão.
Os procedimentos existentes indicam algumas atividades, mas não especificam com clareza a Gestão de Documentos adequada, todo o quadro de temporalidade mantém a mesma informação que todos os documentos são arquivados por cinco anos e depois arquivamento permanente; não há um estudo adequado para o documento específico, apenas uma cópia para todos os procedimentos mudando apenas o título do documento.
Quanto ao meio eletrônico, é necessário que seja implementado um bom sistema de gerenciamento eletrônico, para manter de forma segura, correta, eficaz
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os documentos ali gerados. O controle é feito por meio de planilhas de Excel onde há campos desnecessários e falta de outros importantes como controle de empréstimos de normas técnicas. Apesar de existir o EDMS10, ele é muito difícil de
entender, não tem como pesquisar revisões obsoletas para comparação, não há uma forma de busca facilitadora.
Existe um trabalho manual de carimbar os documentos a serem impressos para colaboradores, porém na rede local não há um controle indicando que se a cópia não sair do CEDOC esse cópia seja controlada ou não. Com isso há um desperdício de papel e tempo desnecessário sem controle. Há também uma necessidade de inserir campos com um informativo aos interessados que o documento "y" foi revisado e atualizado, de forma que esteja sempre garantindo a eficácia do serviço.
Faz-se também necessária a criação de comissão de avaliação e de seleção por meio dos principais setores da empresa como jurídico, financeiro, arquivo, engenharia para averiguar o descarte ou guarda daquele documento, evitando problemas posteriores; criação de TED - Termo de Eliminação de Documentos para quando for decido a eliminação legal dos arquivos.
Tudo isso dependerá dos profissionais da área demonstrarem a importância do arquivo e suas funções para os outros setores através de seminários, apresentando de forma dinâmica e atrativa a economia de recursos humanos e financeiros que a empresa terá, o trabalho inicial de identificar, registrar, será colhido rapidamente na busca correta e eficaz do documento em questão.
Acertar, corrigir, identificar os problemas, preocupando-se com uma Gestão de Documentos, permitirá um conhecimento dos documentos e um devido controle documental respeitando a classificação e temporalidade realizada.
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5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O Estaleiro possui uma ótima estrutura técnica de produção, porém precisa rever prioridades com a sua documentação. Por mais que possuam alguns procedimentos indicadores de atividades e funções, é necessário um olhar mais atencioso para o Arquivo a fim de identificar e filtrar a documentação ali produzida e acumulada.
O CEDOC precisa ser reconhecido como o Arquivo da empresa, sendo parte importante na tomada de decisões, arquivando a documentação existente pensando na recuperação da informação de maneira correta e eficaz para seu usuário.
Os profissionais da área devem demonstrar através da boa execução do trabalho, as propostas futuras e suas melhorias através de uma classificação e avaliação adequadas. Feito isso a elaboração de um plano de classificação e futuramente uma tabela de temporalidade servirão de espelho documental para a empresa e saberá o que realmente é necessário produzir e reproduzir, evitando o desperdício de trabalho e recursos. Faz-se necessário uma implementação de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para administrar melhor a informação hoje tramitados na rede local.
A Gestão de Documentos é fundamental para melhorar a manutenção, guarda e recuperação da informação, corroborando para que as atividades sejam registradas de maneira correta.As instituições necessitam dar atenção para isso.
A Gestão de Documentos em uma empresa precisa estar fundamentada na teoria arquivística e precisa garantir o controle, acesso à informação, guarda e recuperação dos documentos, respeitando as fases e a temporalidade do documento estabelecida na avaliação, otimizando recursos e espaço.
Os profissionais de arquivo precisam vencer as barreiras de massas documentais acumuladas e não arquivadas corretamente, realizando um estudo adequado para o não acumulo excessivo de documentos sem avaliação e o descarte sem uma devida necessidade, mantendo sempre a ética profissional.
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6. REFERÊNCIAS
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