Implantação de Gestão Descentralizada de Recursos Acadêmicos – um estudo de caso

apfreire@grad.icmc.usp.br Débora Maria Barroso Paiva

debora@icmc.usp.br Renata Pontin de Mattos Fortes

renata@icmc.usp.br Universidade de São Paulo -USP

Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - ICMC Av. do Trabalhador São-carlense, 400 – Centro

Cx. Postal 668 – 13560-970 - São Carlos – SP

Resumo

A eficiência na realização de tarefas rotineiras de cunho administrativo em instituições de ensino, em especial as que são efetuadas de forma centralizada, muitas vezes comprometem o bom andamento das tarefas acadêmicas primordiais. Neste artigo apresentamos as atividades realizadas na implantação de uma abordagem de gestão descentralizada para utilização de salas em uma instituição de ensino. Assim, são apresentadas as questões referentes ao processo de desenvolvimento da solução de software adotada, assim como as questões referentes à implantação do software e aos fatores humanos associados, principalmente quanto à aceitação por parte dos participantes dessa nova abordagem.

Abstract

Efficiency in the execution of routine administrative tasks in educational institutions, particularly those highly centralized tasks, greatly impacts the successful accomplishment of the primary academic tasks. In this paper we present the activities carried out in implementing a decentralized software assisted approach for scheduling classrooms in an educational institution. Relevant issues concerning the development process of the software solution are presented, as well as issues related to introducing the software in the work environment and the associated human factors. In particular, we address issues concerning the approach’s acceptance by the members of the institution.

Palavras chave: Informática em Gestão Educacional, Processo de Engenharia de Web, Implantação de Software de Gestão Educacional

1. Introdução

A utilização do computador como ferramenta em gestão educacional apresenta características especialmente relacionadas com o fato de que as responsabilidades em ambiente acadêmico são inerentemente distribuídas, haja vista o papel dos professores em salas de aula. Assim, tais responsabilidades devem ser sempre consideradas na implantação de soluções tecnológicas.

Em geral, o uso de computadores ocorre em atividades repetitivas burocráticas e que exigem grande quantidade de processamento ou cálculo [14]. Observa-se ainda que a realização de tarefas de cunho administrativo em Instituições de ensino, quando ocorre em grande volume, por ser requerida de forma contínua, muitas vezes se torna burocrática e ineficiente. O gerenciamento da utilização de salas e equipamentos da Instituição X1 se apresentava como um exemplo de tal situação, pois era efetuado de forma centralizada: somente os funcionários de secretarias eram responsáveis pela gestão do uso desses recursos. Com o número crescente de solicitações a esses funcionários, por parte dos docentes e de outros funcionários, a eficiência na realização de reservas de salas e equipamentos ficava cada vez mais comprometida, propiciando a ocorrência de conflitos e prejudicando o bom andamento das tarefas acadêmicas primordiais.

Uma solução encontrada pela Instituição X foi a adoção de uma abordagem de gestão descentralizada, de forma que parte da responsabilidade pelo gerenciamento dos recursos fosse atribuída também aos docentes. Dessa forma, os funcionários, antes responsáveis pelo gerenciamento, ficariam menos sobrecarregados e os docentes teriam acesso facilitado ao uso dos recursos necessários para a realização de suas atividades acadêmicas.

Assim, diversas soluções de software de gestão educacional foram pesquisadas, mas nenhuma delas atendia completamente a todos os requisitos para que tal abordagem pudesse ser implementada com sucesso. A solução encontrada foi a de adaptar um software de suporte a agendas para Web desenvolvido na própria Instituição X, denominado No Risk Planning [3] e acoplá-lo à Intranet da Instituição.

Neste artigo são apresentadas as questões referentes ao processo de desenvolvimento da solução de software adotada e as questões referentes à implantação do software e fatores humanos, principalmente quanto à aceitação por parte dos docentes a essa nova abordagem, na qual eles estariam envolvidos como parte do processo de gestão da Instituição em uma atividade que influencia diretamente as suas atividades pedagógicas.

Este artigo está organizado da seguinte forma: na Seção 2 são introduzidos alguns conceitos básicos sobre Informática em Gestão Educacional. Na Seção 3 são apresentadas as características e funcionalidades do Sistema de Reserva de Salas implementado. Na Seção 4 é descrito o processo de desenvolvimento do Sistema de acordo com o Framework de Engenharia de Web proposto por Pressman [8]. Na Seção 5 são discutidas as questões e lições aprendidas referentes à implantação do Sistema, assim como são apresentados dados reais de uso do sistema. Finalmente, na Seção 6, as Conclusões são apresentadas.

2. Informática em Gestão Educacional

Em gestão educacional, a utilização do computador como ferramenta ocorre principalmente nas atividades repetitivas burocráticas e que exigem grande quantidade de processamento ou

cálculo. Dentre as principais funções do gestor escolar, destacam-se: a organização física, a administração financeira, a supervisão geral da escola e a coordenação de recursos humanos (professores, funcionários, alunos, pais e comunidade). Tais tarefas demandam a introdução de meios automatizados para auxiliar na sua execução, com a finalidade de agilizar o acesso às informações, facilitar a tomada de decisões e melhorar o desempenho de muitas dessas tarefas [14].

De fato, na atualidade, a Gestão Educacional necessita cada vez mais do uso de meios tecnológicos que auxiliem a promoção da racionalização na execução das atividades educacionais, sem deixar de levar em conta a própria posição da escola no contexto global da sociedade. Desta forma, a informatização deve vir acompanhada de um projeto educacional mais amplo, objetivando trazer resultados não apenas administrativos, mas que possam contribuir para um melhor acompanhamento do processo de ensino-aprendizagem [14].

Assim, nota-se a importância da implantação de Sistemas de Gestão Educacional para a melhoria no processo de gerenciamento das atividades de ensino, e conseqüentemente, na melhoria da qualidade da atividade educacional.

Com o objetivo de identificar as principais características de Sistemas de Gestão Educacional, foi realizado um estudo comparativo entre seis softwares, sendo dois deles livres (SAGU [1] [2] [16] e AdX [11]) e quatro comerciais (TesEscola [12], UniMestre [15], SophiA [9] e Corpore RM Educacional [10]). As principais características estudadas foram: — o tipo de escola que o software visa atender (Ensino Fundamental, Médio ou Superior), se possui controle acadêmico (notas, faltas, e controle de outras informações acadêmicas de alunos e professores), controle financeiro, controle de vestibular, gerenciamento de recursos humanos, controle de biblioteca (acervo, usuários, entrada e saída de livros), gerenciamento de uso de recursos (salas e equipamentos), a plataforma em que foi implementado e a forma de distribuição. Os dados desse comparativo são apresentados de forma resumida na Tabela 1. Nota-se que a maioria dos softwares apresentados na Tabela 1 foram implementados completamente ou ao menos contêm módulos implementados para acesso via Web. A maioria deles tem caráter diversificado, atendendo a necessidades de escolas de ensino fundamental, médio e superior. Todos os softwares possuem controle acadêmico (gerenciamento de notas, faltas, e outras informações de alunos e professores), gerenciamento de biblioteca e gerenciamento financeiro. Algumas tarefas administrativas como o Gerenciamento de Pessoal e Controle de Vestibular não têm suporte em todos os softwares.

Tabela 1. Comparativo entre Sistemas de Gestão Educacional Sistemas Características SAGU [1] [2] [16] TesEscola

[12] AdX [11] UniMestre [15] SophiA [9]

Corpore RM Educacion al [10] Por Categoria de Instituições de Ensino Ensino Fundamental X X X X X Ensino Médio X X X X X Ensino Superior X X X X X X

Por Características Funcionais Controle Acadêmico X X X X X X Controle Financeiro X X X X X X Controle de Vestibular X X X Controle de Pessoal X X X X X Controle de Biblioteca X X X X X X Por Características Operacionais

Plataforma Web Desktop/ Web Web Desktop/ Web Desktop/ Web Desktop/ Web Distribuição Livre Proprietário Livre Proprietário Proprietário Proprietário

A necessidade de se utilizar Sistemas de Gestão Educacional é uma realidade, em um momento em que há um grande esforço para que as tecnologias de informação estejam em todos os ambientes e de forma cada vez mais integrada. Não se pode separar o administrativo e o pedagógico: ambos são necessários [18]. Desta forma, os Sistemas de Gestão Educacional têm apresentado uma forte tendência a integrar as diversas atividades relacionadas ao ensino e otimizar o seu gerenciamento. A implementação de grande parte dos sistemas utilizando a plataforma Web é um indicador desta nova tendência.

O uso da Internet e de tecnologias Web tem se revelado uma ótima alternativa para a implementação de Sistemas de Gestão Educacional. A implementação de Intranet’s corporativas também é uma boa opção, pois como aponta Stenmark [17], é uma solução que atende tanto necessidades gerenciais quanto necessidades dos usuários.

A implantação de sistemas informatizados para gestão de ambientes educacionais também é uma questão importante a ser tratada. Como afirma Almeida [18], a incorporação das TICs (Tecnologias de Informação e Comunicação) vem se concretizando com maior freqüência nas situações em que diretores e comunidade escolar se envolvem nas atividades como sujeitos do trabalho em realização. Isso se deve ao fato de que o sucesso dessa incorporação está diretamente relacionado à mobilização de todo o pessoal escolar, cujo apoio e compromisso para com as mudanças envolvidas nesse processo não se limitam ao âmbito estritamente pedagógico da sala de aula, mas se estendem aos diferentes aspectos envolvidos com a gestão do espaço e do tempo escolar, com a esfera administrativa e pedagógica. Daí a importância da formação de todos os profissionais que atuam na escola, fortalecendo o papel da direção na gestão das TICs e na busca de condições para o seu uso no ensino e aprendizagem, bem como na administração e gestão escolar. Como também aponta Tajra [13], a incorporação das tecnologias de informação e comunicação em ambientes educacionais provoca um processo de mudança contínuo, fazendo com que as pessoas envolvidas tenham que estar constantemente abertas às mudanças acarretadas por este processo.

A utilização de tecnologias de informação no ambiente educacional só se concretiza quando os envolvidos dominam os conceitos e as práticas relacionadas com a tecnologia,

transpondo-os para o seu trabalho, o que, no caso do trabalho pedagógico na escola, significa aplicá-los no cotidiano de sala de aula e de gestão escolar [18].

Os gestores de educação e professores têm buscado formas de reformular o sistema de ensino. Como afirma North [6], para que essas reformas possam ser feitas é necessário que mudanças radicais sejam feitas na gestão dos sistemas educacionais com o uso de tecnologias visando aumentar a produtividade e atender as demandas educacionais.

3. Características e Funcionalidades do Sistema de

Reserva de Salas

O Sistema de Reserva de Salas é parte integrante da Intranet da Instituição e foi desenvolvido a partir de uma adaptação do software agenda “No Risk Planning”. A Intranet da Instituição já possui uma série de subsistemas que desempenham o gerenciamento de diversas atividades, como o Gerenciamento de bancas de projetos de mestrado e doutorado, de viagens, de mandatos de comissões, de bolsas, de convênios, de solicitações de serviços, entre outros. A principal característica da Intranet é que esses serviços ligados à gestão da Instituição possam ser acessados pelo público desta, principalmente docentes e funcionários, de forma mais ágil e descentralizada.

O principal objetivo da Intranet é fornecer um meio para o gerenciamento de atividades locais da Instituição. Existem Sistemas integrados que efetuam o gerenciamento de outras atividades de forma geral para toda a Universidade, como o Sistema de Controle Acadêmico para a Graduação JúpiterWeb, o Sistema FênixWeb para a Pós-Graduação, o Sistema Apolo para Controle de Cursos de Extensão, o Sistema MarteWeb para Controle de Recursos humanos, o MercúrioWeb para controle de Compras e Almoxarifado, entre outros Sistemas.

O Sistema de Reserva de Salas efetua o gerenciamento do espaço físico da Instituição X em âmbito local, sendo responsável por efetuar o agendamento de ocupação das salas. Uma característica do sistema, decorrente do fato de ser integrado a Intranet, é o seu caráter descentralizador. Ele possibilita que os gestores, funcionários e docentes possam ter acesso facilitado ao agendamento de reservas de salas para o desenvolvimento de atividades acadêmicas, como aulas, seminários, reuniões, e outras atividades, e que os alunos e público da comunidade acadêmica tenham acesso às informações referentes à localização das atividades programadas.

Futuramente, o sistema deverá ser estendido de forma que gerencie também a utilização de outros recursos utilizados para atividades acadêmicas, como projetores, computadores e outros equipamentos.

Uma característica do sistema que possibilita que a descentralização das responsabilidades sobre o gerenciamento da utilização das salas seja efetuada é a sua divisão em diferentes áreas para as diferentes categorias de usuários. Dessa forma, três principais áreas compõem o Sistema de Reserva de Salas: uma área de acesso público, uma área para usuários cadastrados na Intranet e uma área para o Administrador. Cada uma dessas áreas será descrita em detalhes nas subseções seguintes.

3.1. Área de Acesso Público

O acesso à Área de Acesso Público não exige a autenticação de senha. Ela é aberta para que alunos e público da comunidade em geral possam obter informações sobre a localização de atividades acadêmicas que são realizadas na Instituição.

Nesta área, é possível efetuar buscas por reservas específicas através de palavras chave ou “navegar” pelas agendas das salas. Através da busca por palavras chave, é possível saber onde será realizada, por exemplo, uma aula de laboratório, uma reunião, uma palestra, sendo possível, ainda, obter informações sobre o dia e horário em que ocorrerão essas atividades, assim como quem a agendou e quando o fez. A Figura 1 ilustra o resultado de uma busca por reserva.

A navegação pelas agendas das salas cadastradas no Sistema permite que se torne pública a forma de utilização de cada sala. Em especial, a divulgação de agendas de salas como Auditórios, por exemplo, permite que toda a comunidade possa tomar conhecimento dos eventos que estão ocorrendo na Instituição, ou a divulgação do local de realização de reuniões de interesse. A Figura 2 ilustra um exemplo de uma agenda de sala.

3.2. Área para Usuários Autenticados

Como parte integrante da Intranet, o Sistema de Reserva de Salas também possui uma área restrita aos funcionários e docentes cadastrados da Instituição. Através desta área são efetuadas as reservas de salas e programadas a distribuição dessas para atividades acadêmicas. Os usuários cadastrados no sistema podem, de acordo com sua categoria, ter a permissão de ‘domínio’ sobre um conjunto de salas. Usuários com esse tipo de permissão, geralmente funcionários de secretarias, podem efetuar reservas fixas para toda semana, o que inclui distribuição de salas para aulas, e ter controle total sobre as salas sobre as quais possuem domínio.

Figura 1. Resultado de uma Busca por Reserva

Figura 2. Agenda de uma Sala no Sistema de Reserva de Salas

Os usuários autenticados sem permissão de ‘domínio’, no geral docentes e outros funcionários, também podem efetuar reservas, mas com as devidas restrições impostas pela Instituição para o melhor aproveitamento do espaço. Dessa forma os docentes podem, através da Intranet, ter acesso facilitado ao uso do espaço físico para o desenvolvimento de atividades acadêmicas, ao mesmo tempo em que as secretarias e todas as pessoas envolvidas com a gestão do espaço físico ficam menos sobrecarregadas.

Na área para usuários autenticados existem funcionalidades para inserção, remoção e modificação de reservas, busca por horários livres, busca por reservas efetuadas e todas as demais funcionalidades disponíveis na Área de Acesso Público.

3.3. Administrador

O sistema possui um usuário especial que é responsável pela sua administração. Esse usuário é responsável por atribuir permissões de uso, gerenciar os usuários e gerenciar as salas. As tarefas do administrador se restringem somente ao que se refere ao gerenciamento de salas e permissões para agendamento, uma vez que o Sistema de Reserva de Salas também está subordinado à autenticação da Intranet.

O administrador possui funcionalidades de inclusão, alteração e modificação de permissões de usuários, salas e categorias de usuários. Além disso, também possui permissão para exercer total controle sobre todas as salas. Ele possui todas as funcionalidades que um usuário com ‘domínio’ sobre salas possui, mas essas operações só são realizadas em caráter emergencial, dado que a realização dessas atividades não é de responsabilidade do Administrador.

A Seção seguinte apresenta as atividades cumpridas para o desenvolvimento do Sistema de Reserva de Salas. Adotou-se uma metodologia de Engenharia de Software para Web (Web

Engineering), tendo em vista a qualidade na execução de atividades de definição, desenvolvimento e manutenção do sistema, e a obtenção de um sistema bem documentado.

4. Processo de Desenvolvimento do Sistema de Reserva de

Salas

Muitas atividades de engenharia devem ser executadas de forma a se obter um sistema web confiável e de fácil uso. Nesta seção, será apresentado como as principais etapas do ciclo de vida do Sistema de Reserva de Salas estão sendo cumpridas.

Para a obtenção do Sistema de Reserva de Salas, foi realizada uma manutenção perfectiva do Sistema agenda No Risk Planning. Para o cumprimento dessa atividade de manutenção, o framework proposto por Pressman [8] tem sido amplamente utilizado, considerando-se que todas as atividades do ciclo de vida precisaram ser novamente executadas.

Na etapa de formulação, observou-se que a principal motivação para o desenvolvimento do projeto foi a necessidade de adoção de uma abordagem de gestão descentralizada de recursos que compõem o contexto organizacional. Observou-se, de fato, que a execução centralizada da atividade de alocação de recursos tornou-se problemática à medida que o volume de solicitações aumentou. Dessa forma, a solução encontrada foi o compartilhamento da responsabilidade de alocação dos recursos entre os docentes e os funcionários responsáveis por tal atividade.

Na etapa de análise, foi desenvolvido um protótipo funcional com o objetivo de identificar os requisitos do sistema. Foram considerados alguns requisitos genéricos definidos pelos potenciais usuários para o desenvolvimento do protótipo. Para a definição desses requisitos, foram realizadas reuniões (na forma de brainstorms) com professores, funcionários e gestores (diretor de informática, diretor da instituição e chefes de seção e secretarias).

Nesta etapa foram definidas as categorias de usuários (visitantes, usuários cadastrados, usuários cadastrados com domínio e administrador), a forma de autenticação de usuários que seria adotada e a classificação das reservas como aula, monitoria, seminário, reunião, conselho, comissão, congregação, palestra e outros.

Treze funcionários da Instituição avaliaram o protótipo. Eles executaram algumas tarefas elementares e expressaram opiniões sobre suas funcionalidades. Foram obtidas muitas sugestões, o que colaborou para o estabelecimento de outros requisitos do Sistema de Reserva de Salas.

As atividades de análise recomendadas por Pressman [8] foram cumpridas, conforme descrito a seguir.

Na fase de análise de conteúdo, foram identificados e produzidos os arquivos de texto e de imagem e ícones que iriam compor a aplicação. Na fase de análise da interação foi desenvolvido o diagrama de casos de uso [4]. Esse tipo de diagrama apresenta as funcionalidades do sistema que estão disponíveis para cada categoria de usuário.

Na fase de análise funcional, foram descritas todas as operações e funções em detalhes. Alguns diagramas foram elaborados: lista de operações e diagrama de estados [4].

Durante a fase de análise de configuração, foram definidas as especificações técnicas para o Sistema de Reserva de Salas: o sistema está disponível na intranet da instituição e pode ser acessado através da World Wide Web (WWW). A linguagem de programação utilizada é o PHP, o banco de dados é o MySQL e o servidor web utilizado é o Apache.

Na etapa de engenharia, as operações simples (definidas na lista de operações) foram consideradas como módulos e as operações complexas foram divididas em vários módulos. Em seguida, foi especificado o projeto da navegação. Foram estabelecidos, basicamente, os links entre os módulos. Como resultado, o modelo navegacional foi descrito e os projetistas puderam visualizar as ligações existentes entre os diversos módulos do sistema.

Na etapa de geração de páginas e testes, o código fonte foi gerado de acordo com as especificações das etapas de análise e de engenharia. Testes de unidade e de integração foram realizados, porém, não foram utilizadas técnicas específicas para esta proposta.

Na etapa de avaliação com usuários, foi realizada nova avaliação com a participação dos potenciais usuários do sistema. Para isso, foi utilizada a norma ISO/IEC 14598-5 para definição e planejamento das atividades de avaliação que foram cumpridas. Todos os requisitos estabelecidos para o Sistema de Reserva de Salas foram avaliados. Além dos requisitos funcionais, foi avaliado o requisito de usabilidade enfatizando-se os atributos identificados por Olsina [7]: compreensibilidade global do site, feedback online, características de help e características de interface e estética. Os mesmos usuários que avaliaram o protótipo avaliaram a versão funcional. Os aspectos positivos observados estavam relacionados aos benefícios em se utilizar uma ferramenta que facilite a reserva de recursos do contexto acadêmico e a divulgação das reservas para a comunidade interessada. Problemas referentes à navegabilidade e usabilidade foram encontrados e solucionados. Um Manual de Uso do Sistema [5] foi elaborado para auxiliar os usuários na realização de tarefas cotidianas.

5. Sobre a Implantação do Sistema de Reserva de Salas

Um dos principais objetivos da implantação do Sistema de Reserva de Salas através da Intranet da Instituição foi que o gerenciamento da utilização das salas fosse descentralizado e que docentes e funcionários pudessem ter acesso mais ágil à realização das tarefas envolvidas com as reservas de salas.

Desta forma, os docentes, principais utilizadores das salas, poderiam ter maior independência para programar atividades acadêmicas e utilizar as salas e os recursos necessários para a realização dessas atividades de forma mais eficiente.

Antes da implantação do sistema, a realização de reservas de salas era feita exclusivamente por funcionários de secretarias, o que tornava o gerenciamento de reservas burocrático e ineficiente. O principal desafio durante a implantação do Sistema foi fazer com que os docentes o utilizassem fato e não mais dependessem exclusivamente dos funcionários para efetuar as reservas.

A implantação do sistema teve início em Julho de 2003, antes do início do semestre letivo. O sistema foi utilizado inicialmente pelos funcionários das secretarias que, antes da implantação do sistema, eram responsáveis pela efetuação de reservas, para que fosse feita a distribuição de salas para as aulas e atividades regulares.

No mês seguinte, foi liberado o uso do Sistema para os demais funcionários e docentes. Foram realizadas palestras de divulgação e enviados comunicados para todos eles informando sobre o novo Sistema de Reserva de Salas. A princípio os trabalhos de divulgação não surtiram o efeito desejado. Poucos docentes compareceram às palestras de divulgação e a grande maioria continuava a efetuar reservas somente através das secretarias.

Houve um crescimento do uso do sistema pelos docentes quando as secretarias começaram a conscientizá-los sobre as melhorias que a sua utilização traria ao gerenciamento da utilização das salas. Quando solicitadas, as secretarias continuaram a fazer reservas para docentes, mas antes informavam que os próprios docentes poderiam fazê-las, e só as efetuavam caso ainda assim encontrassem resistência por parte dos mesmos.

A Figura 3 mostra o gráfico com a evolução do uso do sistema pelos docentes durante o primeiro semestre, por quinzenas, a partir de Agosto de 2003. Nota-se que no período em que se iniciaram as provas, no qual muitos docentes necessitam agendar aulas extras e outras atividades em horários especiais, houve um grande crescimento na utilização do sistema por eles.

Ao fim do primeiro semestre letivo, dos 96 docentes cadastrados na Intranet, 46 já haviam utilizado alguma vez o sistema para efetuar reservas de salas. Desses, 30 eram docentes do Departamento de Ciências de Computação e Estatística e 16 eram docentes do Departamento de Matemática. Assim, o sistema era utilizado por 48% do total de docentes da Instituição, sendo 52% do total de docentes do Departamento de Ciências de Computação e Estatística, 40% do total de docentes do Departamento de Matemática. A utilização do Sistema pelos funcionários, como já era esperado, foi mais maciça, havendo sido registrado o uso do Sistema por 97% dos funcionários habilitados a utilizá-lo.

Com o objetivo de investigar a opinião dos docentes sobre diversos aspectos do sistema, ao fim do mês de Novembro de 2003 foi enviado por e-mail um questionário a todos os docentes que tinham utilizado o sistema pelo menos uma vez. O questionário foi enviado para 46 docentes, e foi obtida resposta de 32 deles, sendo 30 delas válidas. Obteve-se, então um total de 65% de questionários válidos.

Foram apresentadas três perguntas aos docentes visando investigar: (a) a forma como o docente tomou conhecimento do sistema; (b) o motivo que levou o docente a tomar o primeiro contato com o sistema e (c) os motivos que levaram o docente a fazer uso freqüente do sistema.

Evolução do uso do Sistema pelos docentes durante o primeiro semestre da implantação

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 1ª 2ª 3ª 4ª 5ª 6ª 7ª 8ª Quinzenas N úm er o de d oc en te s

A primeira pergunta do questionário foi “Como você soube do Software para Reserva de Salas da Intranet?”. A resposta fornecida por 60% dos docentes foi de que ficaram sabendo do Sistema de Reserva de Salas através de uma secretaria ou seção de alunos, 23% responderam que ficaram sabendo da existência do sistema através de uma palestra de divulgação ou de um comunicado oficial, 7% por indicação de colegas e 10% por outros motivos. Os dados sobre a eficácia dos meios de divulgação do Sistema estão sumarizados na Tabela 2.

Tabela 2. Meio de divulgação pelo qual os docentes souberam do Sistema de Reserva de Salas.

Meio de divulgação Porcentagem Palestra de divulgação / Comunicado oficial 23%

Por um colega 7%

Por Secretaria / Seção de Alunos 60%

Outros 10%

Através desses dados foi confirmada a hipótese de que a participação dos funcionários das secretarias na divulgação do sistema para os docentes durante a implantação foi de extrema importância. Uma vez que esses funcionários são os mais envolvidos com tarefas referentes à gestão, a sua participação é essencial no processo de implantação de sistemas relacionados à descentralização dessas tarefas.

Também é necessário que se promova ampla divulgação de sistemas dessa espécie através de palestras e comunicados, assim como incentivar os próprios docentes a divulgar o sistema aos colegas.

A segunda pergunta do questionário foi “O que o levou a começar a usar o Software para Reserva de Salas da Intranet”. Com essa pergunta, o objetivo era investigar o motivo que levou o docente a efetivamente fazer o uso do sistema. A resposta da maioria dos docentes (57%) foi que utilizaram o sistema pela primeira vez, novamente, por sugestão de secretaria ou seção de Alunos; em segundo lugar, 27% responderam que utilizaram o sistema pela primeira vez devido às facilidades oferecidas por esse. Acreditamos que essa segunda alternativa seja relevante, pois motiva o usuário a continuar a usar o Sistema e a torná-lo mais robusto. Ainda, 3% utilizaram pela primeira vez por curiosidade, e 13% devido a outros motivos. Os dados sobre os motivos que levaram os docentes a efetuar o primeiro uso do Sistema estão sumarizados na Tabela 3.

Tabela 3. Motivos que levaram os docentes a ter o primeiro contato com o Sistema. Motivo Porcentagem

Sugestão de Seção / Secretaria 57%

Curiosidade 3%

Facilidades oferecidas pelo software 27%

Outros 13%

As respostas a essa questão mostram a importância das Secretarias para que os docentes efetuem seu primeiro contato com o sistema. Isso também mostra que esses funcionários

devem ser capacitados para fornecer informações sobre o uso de Sistemas dessa espécie, já que são os principais responsáveis pelos primeiros passos dos docentes na utilização do sistema.

Notou-se, ainda, que a porcentagem dos docentes que foram motivados a utilizar o sistema pela primeira vez, devido às facilidades que ele oferecia, é um dado real bastante expressivo pois vai de encontro aos objetivos iniciais de viabilização da nova sistemática descentralizadora.

A terceira pergunta do questionário foi “Se você continuou a utilizar o software posteriormente, quais foram os fatores que o levaram a utilizá-lo mais vezes?”. O objetivo dessa pergunta foi principalmente descobrir os motivos que levaram os docentes a fazer uso freqüente do sistema após o primeiro uso. Cada docente pôde apontar mais de um motivo. Os números de indicações, para cada um dos motivos, apontados pelos 30 docentes que responderam o questionário estão expressos na Tabela 4.

Os principais motivos que levaram os docentes a efetuar uso freqüente do sistema foram majoritariamente motivos práticos: a necessidade advinda das suas atividades acadêmicas e a rapidez no agendamento de reservas, retrato da agilidade conferida pelo sistema aos processos envolvidos com a gestão dos recursos pelos quais o sistema é responsável. As facilidades oferecidas pelo software e a autonomia que ele oferece também foram motivos relevantes para que os docentes continuassem a utilizar o sistema de reservar salas.

Tabela 4. Motivos que levaram os docentes a fazer uso freqüente do Sistema após o primeiro contato.

Motivo Número de Indicações

Necessidade 18

Facilidades oferecidas pelo software 8 Rapidez no agendamento de reservas 15

Autonomia 7

Só usou o software uma vez 1

Outros 1

6. Conclusões

A partir da detecção de um problema de ineficiência na realização de reservas de salas e equipamentos na Instituição X, foi proposta a adoção de uma abordagem descentralizada de reservas de recursos. Para isso, o sistema No Risk Planning foi adaptado de forma a atender aos requisitos desse novo domínio.

A implantação do sistema No Fisk Planning foi incorporada ao projeto educacional da instituição como um importante elemento que pudesse facilitar e tornar menos burocrática a execução de atividades rotineiras. Esse projeto educacional envolve ainda a implantação e utilização de outros sistemas pela instituição, tais como sistema para controle acadêmico, sistema para controle de recursos humanos, dentre outros.

A abordagem utilizada para adaptação do sistema No Risk Planning para o contexto de reserva de recursos envolveu o cumprimento de um processo bem definido de Engenharia de Software. De fato, tem sido observada a importância da documentação gerada quando os usuários requisitam manutenção do Sistema.

Conforme sugerido por Almeida [18], os usuários finais do sistema de reserva de salas foram consultados constantemente durante a execução das atividades de implementação e de implantação do mesmo. Foram realizadas reuniões e avaliações durante o desenvolvimento do sistema e palestras durante a fase de implantação. Com isso, a equipe responsável pôde observar a importância em estabelecer um processo de mudança em que os usuários finais do novo sistema pudessem se familiarizar de forma gradativa com as novas abordagens e tecnologias adotadas.

O crescimento do uso do sistema demonstrou que docentes, funcionários e gestores realmente estavam abertos às mudanças culturais que precisam ocorrer na instituição. Observa-se que, conforme proposto por Tajra [13], esse comprometimento tem sido fundamental para o sucesso de implantação do Sistema de Reserva de Salas.

Finalmente, notou-se a importância em motivar e treinar adequadamente os funcionários que cumpriam as atividades que foram descentralizadas, pois os docentes freqüentemente recorriam a eles quando encontravam dificuldades em fazer reservas após a implantação do sistema. Em nosso caso, tais funcionários puderam colaborar de forma bastante favorável para auxiliar na resolução de pequenos problemas que surgiram, principalmente nos meses iniciais da implantação do sistema.

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[16] SAGU - Sistema Aberto de Gestão Unificada. Disponível em http://sagu.codigolivre.org.br.

Acesso em 26/01/2004

[17] Stenmark, D. Standardisation vs. Personalisation: An Alternative View of the Problem of Under-utilised Corporate Intranets. Proceedings of IRIS-25. Bautahøj, Denmark, 2002.

[18] Vieira, A. T; Costas, J. M. M; Masetto, M. T; Almeida, M. E. B e Alonso, M. Gestão Educacional e Tecnologia. Editora Avercamp. São Paulo, 2003.