Tabela de Temporalidade. Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

(1)

Tabela de Temporalidade

Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

(2)

2

Índice

Introdução Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 03 04 07 14

Memovip | Gestão Inteligente da Informação

(3)

3

Introdução

A Organização de Documentos tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que os mesmos sejam catalogados corretamente.

É de conhecimento de todos que a lei brasileira é um mar de burocracia. Contudo, para evitar a guarda de uma pilha de documentos desnecessariamente se faz necessário um estudo aprofundado na lei do tempo de guarda dos documentos gerados por sua empresa.

Esse é o objetivo da Tabela de Temporalidade de Documentos, fornecer um respaldo técnico e conceitual para a gestão física e eletrônica dos documentos de uma empresa

(4)

A Tabela de Temporalidade de

Documentos (TTD)

(5)

5

O que é uma TTD

Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento/meio com o qual se

determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. (Wikipédia)

A tabela de temporalidade representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental com a discriminação da identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente. A TTD se compõe da identificação de documentos produzidos pelos departamentos da empresa, como resultado do cumprimento de suas atribuições, informando os prazos operacionais de cada documento, consideradas as exigências legais e fiscais, com o estabelecimento de tempo pelo qual o mesmo deve permanecer em seu departamento gerador, propondo, em última estância, o destino de cada documento, visando a eliminação dos mesmos cujo valor seja temporário, garantindo a preservação através da transferência ao Arquivo Geral Inativo, daquelas cujas informações justifiquem um prazo de guarda mais longo ou permanente.

Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

(6)

6 Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

Para que serve uma

TTD?

Além de promover uma economia de espaço e recurso com mapeamento e acompanhamento dos documentos para o descarte correto, como resultado de sua utilização, adquiri-se a informação com rapidez e confiabilidade.

Com a agilidade necessária aos dias de hoje, fica muito mais prático saber quais documentos que, por sua importância, devem ser mantidos em local de fácil localização e conservados durante determinado espaço de tempo em atendimento ao que dispõe a lei.

“Com organização e tempo,

acha-se o segredo de fazer tudo e

bem feito.”

PITÁGORAS

(7)

O Passo a Passo para Elaborar

uma TTD

(8)

Pesquisar a estrutura da empresa, competências e funções de cada departamento,inclusive daquelas constituídas informalmente.

Entrevistar os funcionários de cada departamento, até o nível de seção, identificando-se, com isso, os tipos de documentos gerados por suas atribuições e atividades.

Identificar os documentos, classificando-os em grupos.

Analisar os dispositivos legais que impliquem prazos de guarda para os documentos identificados.

Elaboração de Tabelas por departamento.

Promover novas entrevistas para a discussão do destino de cada tipo de documento.

Apresentar as tabelas ao profissional responsável pela implantação do SID.

8

Montando uma TTD

Com o intuito de definirmos um modelo para uso na sua empresa, destacamos os principais itens para a elaboração TTD:

2

3

4

5

6

7

1

(9)

9

Entendendo a Estrutura da

Empresa

O primeiro passo para elaboração da tabela é entender a estrutura administrativa da empresa a qual a tabela se destina, para desenhar o fluxo e hierarquia da informação.

O ideal é que nesta etapa os gestores do departamento junto com o profissional responsável pela elaboração da TTD se reunam para consentir nas definições.

Esta etapa é marcada por reuniões e entrevistas de funcionários/colaboradores dos departamentos para identificar quais são os tipos documentais gerados pela área e seus suportes (papel, cd, dvd, etc).

(10)

10

Documentos Principais

São documentos que refletem a atividade-fim do departamento, essenciais à sua manutenção.

Documentos Auxiliares

Decorrentes da atividade-fim, são de caráter efêmero, dado que suas informações existem ou são condensadas nos documentos principais.

Documentos de Apoio

Inerentes a todos os departamentos, resultam do gerenciamento de seus recursos materiais e humanos.

Classificação dos Documentos

Com a identificação dos tipos documentais gerados, é necessários classificá-los conforme os seguintes grupos:

(11)

11

Análise dos

Dispositivos Legais

Este item talvez seja o mais crítico e não pela dificuldade da execução, mas devido ao grande número de leis, decretos, portarias, e etc., totalmente pulverizados nos mais diversos órgãos.

Ou seja, a base legal que justifique a guarda de determinado documento por algum tempo não vai ser encontrado em um guia ou repositório listado juntamente com todos os tipos documentais possíveis.

Infelizmente não. É um trabalho de garimpo. O que conseguimos aqui é uma direção para encurtar o tempo gasto em pesquisas . Por exemplo, para os tipos documentais do RH/DP, é provável que as principais informações estejam dispostas no Ministério do Trabalho e Sindicato do segmento.

A seguir selecionamos os principais órgãos, fontes de pesquisa para cada departamento:

(12)

12

Departamento Pessoal

Ministério do Trabalho Sindicatos do Segmento

Contabilidade

Receita Federal

Secretarias Estaduais e Municipais

Comercial

Códigos jurídicos

CDC (Código de Direito do Consumidor)

Jurídico

Constituição brasileira Códigos jurídicos

Fiscal

Receita Federal

Secretarias Estaduais e Municipais

(13)

Decreto 3048 /99 – Artigo 348.

“O direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extingue-se após dez anos”

[Guias de Previdência, Folha de Pagamento, etc.]

Lei 8036/90 – 5º do Artigo 23

“O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária”

[Guias de FGTS, SEFIP, GFIP, GRFC, etc.]

Artigo 173 – Código Tributário Nacional

“O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos”

[DCTF, DIRF, DACON, DIF, etc.]

13

Algumas Referências Legais

Ao Prazo de Guarda de Documentos

Abaixo seguem algumas das principais leis e decretos com menção ao prazo de Guarda de Documentos:

2

3

1

(14)

O Modelo de Tabela (TTD)

(15)

Fase Corrente: período de guarda em arquivo ativo Via Original: Tempo de prescrição do Documento Definição da Empresa:

Preencher com a opção da empresa pelo prazo legal ou prorrogação Tipo Documental:

Qual o nome do documento a ser analisado

Destinação Final:

Após o prazo de prescrição definir o que fazer com os documentos – Descarte,

Digitalização, Guarda, Microfilme.

Amparo Legal: Registrar a Lei, Decreto, Portaria que justifique o prazo de arquivo sugerido

Observações:

Utilize este espaço para alguma consideração adicional Código:

Crie uma abreviatura ou código para o documento

(16)

O Modelo de Tabela Preenchido

Clique no botão ao lado para fazer o download do modelo

(17)

Memovip | Gestão Inteligente de Documentos

Pioneira em Minas Gerais, com fundação em 1993, a Memovip iniciou suas operações oferecendo serviços de gestão de documentos. Com o passar dos anos, acompanhando as constantes evoluções do mercado, passou a oferecer um mix de produtos e serviços em soluções personalizadas de gestão de informação, organização de documentos, consultoria e implantação de projetos em gestão documental, digitalização de documentos, armazenagem monitorada e climatizada de mídias, entre outros.