UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO
DCPGrad/PROGRAD
Programa de Monitoria Acadêmica da UFRGS
Tutorial de Monitoria
Produzido por:
Bruna Gabriela Olmedo Olivera Fernanda Nogueira
S
UMÁRIO
1. Fluxograma Geral da Monitoria ...4
2. Apresentação do Cronograma de Atividades ...5
2.1. Modelo do Cronograma de Atividades ...5
3. Acesso as “Informações Exclusivas dos Departamentos” ...7
4. Solicitação de Bolsa ...8
4.1. Seleção do Órgão ...8
4.2. Seleção da Modalidade ...8
4.3. Justificativa da Solicitação ...9
4.4. Solicitações Realizadas ...10
4.5. Solicitações dos Semestres Anteriores ...10
4.6. Solicitações Atendidas ...10
4.7. Acompanhamento dos Resultados ...11
5. Ajuste de Disciplinas ...12
5.1. Seleção da Modalidade ...12
5.2. Seleção do Período Letivo ...12
5.3. Seleção do Órgão ...13
5.4. Atividades Oferecidas e Não Oferecidas ...13
5.5. Oferecendo Atividades ...13
5.6. Atividades Oferecidas ...14
6. Confirmação de Disciplinas ...15
6.1. Escolha do Órgão ...15
6.2. Seleção da Modalidade ...16
6.3. Bloquear disciplinas / Visualizar número de vagas ...16
7. Cadastro de Banca Examinadora ...17
7.1. Seleção do Período Letivo ...17
7.2. Seleção do Órgão ...17
7.3. Seleção da Finalidade ...18
7.4. Seleção dos Membros da Banca ...18
7.5. Inclusão do Plano de Atividades ...18
7.6. Alunos Inscritos ...19
7.7. Classificação dos Alunos ...19
7.7.1. Aluno Inapto ...19
7.7.2. Aluno Ausente ...20
7.7.3. Aluno Desistente ...20
3
8.9. Salvar Alterações ...25
9. Editando Monitores Cadastrados ...26
9.1. Seleção da Modalidade ...26
9.2. Seleção do Período Letivo ...26
9.3. Seleção do Órgão ...27
9.4. Alunos Cadastrados ...27
9.5. Editar Cadastro do Monitor ...28
9.5.1. Alterar Data Fim ...28
9.5.2. Cancelar Ocupação ...29
9.6. Publicação do Conceito ...29
10. Termo de Compromisso ...30
10.1. Consulta de Termo de Compromisso do Aluno ...30
10.1.1. Seleção do Aluno ...31 10.1.2. Seleção do Semestre ...31 10.2. Termo de Compromisso em PDF ...32 11. Ausências ...33 11.1. Seleção do Órgão ...33 11.2. Seleção do Aluno ...34 11.3. Seleção da Data ...34
11.4. Visualização dos Últimos Registros ...34
12. Relatório de Monitoria ...35
12.1. Seleção do Período Letivo e do Departamento ...35
12.2. Dados da Monitoria do Departamento ...35
12.3. Inserção dos dados dos alunos ...36
13. Imprimindo Relatório de Monitoria ...37
13.1. Seleção do Período Letivo ...37
13.2. Seleção do Departamento ...37 13.3. Seleção da Chefia ...38 13.4. Relatório de Monitoria em PDF ...38 14. Clonagem de Monitores ...39 14.1. Seleção da Modalidade ...39 14.2. Seleção do Órgão ...39
1 F
LUXOGRAMA
G
ERAL DA
M
ONITORIA
Para entender melhor o Programa é necessário conhecer o passo-a-passo que comporta todas as etapas do processo, desde a divulgação do Cronograma de Atividades até a avaliação final do aluno.
5
2 A
PRESENTAÇÃO DO
C
RONOGRAMA DE
A
TIVIDADES
2.1. Para dar início ao Programa Semestral de Bolsas de Monitoria os Departamentos serão informados das datas de cada atividade através de um cronograma, conforme o modelo abaixo:
7
3 A
CESSO ÀS
I
NFORMAÇÕES
E
XCLUSIVAS DOS
D
EPARTAMENTOS
Para efetuar a solicitação de bolsas, o usuário (servidor do departamento responsável pela monitoria) deve efetuar o login no Portal da UFRGS. Em seguida, acessar as “Informações Departamento”, seguindo o caminho demonstrado na figura abaixo.
Nas “Informações Exclusivas dos Departamentos” o usuário deverá acessar o link da “Monitoria” localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao Menu Lateral. No Menu Lateral, deverá clicar no ícone correspondente à ação que deseja ser efetuada.
4 S
OLICITAÇÃO DE
B
OLSAS
Nas “Informações Exclusivas dos Departamentos” o usuário deverá acessar o link da “Monitoria” localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao Menu Lateral. No Menu Lateral, deverá clicar no ícone “Solicitação de Bolsas”.
9 A Solicitação de bolsas não é necessária na modalidade de Monitoria Presencial Voluntária, o uso é livre, não existindo limite na sua utilização.
4.3. Nesta tela, o usuário deverá determinar o número de vagas desejado para o período no campo “Vagas Solicitadas” e selecionar as Atividades, no campo “Atividades”, às quais as vagas estarão vinculadas. No campo “Justificativa” deverá ser indicado o motivo pelo qual o Departamento tem interesse nas vagas que está solicitando, explicitando casos de disciplinas com número elevado de reprovações, disciplinas de caráter teórico-prático ou prático e/ou disciplinas com elevada demanda de matrículas.
Após realizar o procedimento para cada uma das modalidades a solicitação deverá ser salva através do botão “Solicitar”.
4.4. Na sequência, são apresentadas as “Solicitações Realizadas”, sendo possível observar detalhes sobre as mesmas, listá-las ou excluí-las.
4.5. É possível visualizar a justificativa para o pedido de bolsa ao clicar no ícone “Listar”.
4.6. Usando a barra de rolagem da tela, será possível visualizar as solicitações já concedidas em períodos anteriores.
11 4.7. Após o período de solicitações, o acompanhamento do resultado da análise e distribuição de bolsas deve ser feito pela mesma interface. Na coluna “Atendidas” serão informadas as bolsas concedidas, e no campo “Situação” será informado o nível de aprovação ou o indeferimento.
Tendo em vista as redistribuições mensais, é relevante lembrar que as bolsas listadas nas colunas “Solicitadas” e “Atendidas” serão alteradas a cada nova concessão. É de suma importância que o usuário confira o número de bolsas já ocupadas nas seleções mensais anteriores, considerando que o número constante no campo “Atendidas” é o valor total de bolsas que o Departamento/COMGRADS possuem (com e sem monitores cadastrados).
5 A
JUSTE
D
ISCIPLINAS
O
FERECIDAS
Para ajustar as atividades que serão oferecidas para inscrição dos alunos, o usuário deve acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Ajuste de Disciplinas Oferecidas”, que se encontra no Menu Lateral.
5.1. A seguir, deverá selecionar a “Modalidade”.
13 5.3. E, em seguida, o “Órgão” ao qual as atividades estão vinculadas.
5.4. Na sequência, serão apresentados dois quadros. No quadro à esquerda, encontram-se as atividades disponíveis para o oferecimento de vagas de monitoria (aparecem todas as atividades a serem ministradas no semestre em questão). No quadro à direita, encontram-se as atividades já oferecidas para monitoria.
5.5. Neste momento, o usuário deverá eleger as Atividades do Órgão através das quais serão oferecidas as vagas de monitoria. Para isto, basta clicar sobre a atividade e logo após sobre a seta em direção ao quadro à direita.
5.6. Após selecioná-las, as mesmas migrarão do quadro à esquerda para o quadro à direita. A qualquer momento o usuário poderá alternar atividades de um quadro para outro. Contudo, deverá atentar para algumas questões fundamentais:
As atividades uma vez ajustadas para o oferecimento aparecerão em cinza e poderão, sendo selecionadas, alternar de quadro deixando de ser oferecidas. Se já houver alunos inscritos na atividade, ela aparecerá em vermelho indicando a impossibilidade de removê-la do quadro “Atividades de Ensino Oferecidas”.
Se não houver mais necessidade de oferecer uma disciplina em que haja alunos inscritos (as que aparecem em vermelho) para a inscrição de novos alunos, o usuário deverá bloqueá-la no link “Confirmação de disciplinas” (item 5 deste tutorial) localizado no Menu Lateral, acessível no ícone “Monitoria”.
Cuidado! As atividades constantes no quadro “Atividades de Ensino Oferecidas” estarão automaticamente disponíveis para inscrição dos alunos via Portal do Aluno.
15
6 C
ONFIRMAÇÃO DE
D
ISCIPLINAS
Uma vez ajustadas as atividades do Órgão para que os alunos possam inscrever-se, as mesmas serão gerenciadas no link “Confirmação de Disciplinas”, acessível no ícone “Monitoria”, do ambiente de “Informações Exclusivas dos Departamentos”.
6.2. A seguir, serão apresentadas as modalidades oferecidas.
6.3. Selecionando a modalidade, o usuário visualizará as atividades que foram oferecidas (ajustadas), conforme indicado no item 4, “Ajuste de Disciplinas Oferecidas”, para a inscrição dos alunos. As Atividades aparecerão automaticamente selecionadas na coluna “Selecione” desta tela.
Caso o usuário decida momentaneamente não oferecer a atividade para inscrição dos alunos, ele deverá clicar na caixa seleção da coluna “Bloqueada” na linha da respectiva atividade.
Nesta tela, o usuário poderá também verificar o número de vagas solicitadas e o número de vagas atendidas. É importante destacar que o número de atividades não precisa ser igual ao número de vagas atendidas, uma vez que poderá ser selecionado mais do que um monitor por disciplina.
17
7 C
ADASTRO DE
B
ANCA
E
XAMINADORA
Para iniciar o processo de cadastramento das Bancas Examinadoras, deve-se acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos”, clicar no link “Monitoria”, que se encontra no Menu Superior, e, em seguida, selecionar o item “Banca Examinadora”.
7.1. O Departamento deverá selecionar o “Período Letivo”.
7.3. E, em seguida, a “Finalidade” desejada para a vigência da Banca Examinadora, conforme as ilustrações abaixo:
7.4. Será aberto ao Departamento um campo para seleção dos Professores que participarão da Banca Examinadora. Pode-se selecionar o Professor a partir de seu nome próprio ou a partir do número do cartão.
7.5. Além disso, será disponibilizado um campo dedicado à descrição do “Plano de atividade” para a Banca Examinadora no decorrer do período letivo desejado. Este campo é de preenchimento obrigatório.
19 7.6. Ainda na tela da Banca Examinadora, será apresentada a lista de todos os “Alunos Inscritos” para a Monitoria, conforme a ilustração abaixo:
7.7. O campo da coluna “Situação” deverá ser, OBRIGATORIAMENTE, preenchido conforme a situação de cada aluno após a realização do processo de seleção, realizada pelo próprio Departamento.
A classificação dos alunos “aptos” deverá ser menciona na coluna “Classificação” rigorosamente conforme a colocação e descrita sob a forma de numeral (1,2,3,...).
7.7.1. O aluno que não atingir os objetivos do processo de seleção da Banca Examinadora deverá ser selecionado como “Inapto”, sem indicação no campo “Classificação”, conforme a ilustração abaixo:
7.7.2. O aluno que não comparecer à entrevista deverá ser selecionado como “Ausente”, conforme ilustração abaixo:
7.7.3. O aluno desistente durante o processo de seleção deverá ser selecionado como “Desistiu”.
Atenção! Nenhum aluno poderá ficar sem sua situação discriminada.
Definida a situação de cada aluno inscrito, o Departamento deverá encaminhar o cadastro da Banca Examinadora clicando em “Alterar”.
7.8. Na ilustração abaixo, é possível visualizar todas as “Bancas Anteriores”. Clicando em “Ver Detalhes” é possível visualizar detalhes referentes a cada Banca.
21 7.9. Após determinar a situação de cada aluno inscrito deverá ser selecionada a caixa de seleção na coluna “Enviar e-mail” para que o aluno receba informação de sua situação.
7.10. Ainda nesta tela, é possível o envio automático de e-mail para todos os alunos, caso necessário.
8 C
ADASTRO DE
M
ONITORES
O processo de Cadastro de Monitores deve ser iniciado com o acesso às “Informações Exclusivas dos Departamentos”. É necessário clicar no link “Monitoria” e, em seguida, selecionar o item “Cadastro de Monitores”.
8.1. Primeiramente, o Departamento deverá selecionar a “Modalidade”.
23 8.3. Ao fazê-lo, os campos “Data Início”, “Data Fim”, “Valor da Bolsa” e “Carga Horária Semanal” serão preenchidos automaticamente. O campo “Data Início” será preenchido com o dia vigente.
O campo “Data Fim” será preenchido com a data do último dia letivo do semestre; conforme o calendário acadêmico da universidade.
8.4. Logo após, o usuário deverá selecionar o “Órgão” responsável pela Bolsa, conforme abaixo:
8.5. No campo “Atividades” o usuário selecionará a atividade na qual o bolsista será incluído. Lembrando que somente as atividades cadastradas em “Ajuste de Disciplinas Oferecidas” e “Confirmação de Disciplinas” aparecerão nesta interface.
8.6. No campo “Monitor” o usuário deverá selecionar o aluno desejado para ocupar a vaga da Bolsa de Monitoria. Lembrando que aparecerão nesta interface somente os alunos que tenham se inscrito no processo de seleção via Portal do Aluno e selecionados na Banca Examinadora.
8.7. Selecionado o monitor, os campos de identificação do aluno, bem como os referentes à sua conta bancária, serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados fornecidos no momento da inscrição.
25 8.8. No campo “Orientadores”, deve-se selecionar o Professor desejado para orientar a atividade do bolsista. A busca deve ser feita digitando o nome do Professor, escolhendo-o entre os listados abaixo.
OBSERVAR que o período de vigência da bolsa do Professor Orientador deve ser o mesmo do período cadastrado para o aluno ou no mesmo intervalo do período, no caso de mais de um Professor. 8.9. Não é necessário que o Professor Orientador pertença ao Departamento que oferece a disciplina. É possível escolher um Professor pertencente a qualquer um dos Departamentos disponíveis. Pode-se incluir um ou mais orientadores no mesmo período ou em períodos diferentes, bem como é possível finalizar os períodos de orientação dos mesmos.
9 E
DITAR
M
ONITORES
C
ADASTRADOS
Para editar os monitores já cadastrados, o usuário deve acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Editar Monitores Cadastrados”, que se encontra no Menu Lateral.
9.1. O Departamento deverá informar, conforme imagens abaixo, a “Modalidade”.
27 9.3. E, em seguida, o “Órgão”, aos quais esteja vinculado o aluno que terá seus dados alterados.
9.4. Serão exibidos os nomes de todos os alunos cadastrados, a Data de Início e a Data de Fim, período de vigência de sua Bolsa.
Sempre que as informações referentes ao período de vigência da bolsa e ao período de orientação do Professor Orientador forem alteradas, é necessária a emissão de um novo Termo de Compromisso, que deve ser assinado pelas partes (Professor Orientador e aluno) e ter uma via encaminha ao DCPGrad para arquivo.
Caso o aluno não esteja mais atuando na monitoria, é de responsabilidade do Professor Orientador comunicar ao Departamento a finalização das atividades do monitor para que o Departamento registre a finalização corretamente no sistema.
A não comunicação incorrerá em pagamentos indevidos ao aluno e responsabilização do Professor Orientador.
9.5. Clicando sobre o nome desejado, os dados do aluno serão informados abaixo da lista e será possível realizar alterações, caso necessário.
Lembrando que as alterações de Dados Bancários são sempre de responsabilidade dos Departamentos.
9.5.1. Caso o aluno deseje finalizar a bolsa antes da data fim cadastrada inicialmente, o usuário deverá clicar sobre o local da “Data fim” e selecionar no calendário que abrirá, a nova data de fim da bolsa. Esta opção possibilita que o aluno que atuou por no mínimo 30 dias emita seu certificado de atuação na monitoria via Portal do Aluno, após o lançamento de seu conceito pelo Professor Orientador.
29 DIA COMO MONITORES, pois não receberão valor algum, pois não houve dias trabalhados, nem certificado de participação.
9.6. Também é nesta página que os dados do conceito do aluno poderão ser incluídos ou alterados.
10 T
ERMO DE
C
OMPROMISSO
Para visualizar o Termo de Compromisso, basta acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Termo de Compromisso”, que se encontra no Menu Lateral.
10.1. Para consultar, o usuário deverá informar um critério de busca, que pode ser o nome (pelo primeiro nome, “Termo inicial”, ou parte do nome, “Qualquer termo”) ou o número do cartão e logo clicar em Pesquisar.
31 10.1.1. Depois, o usuário deve confirmar a opção clicando em “Selecionar”.
10.1.2. Ainda, o usuário deverá escolher qual dos Termos de Compromisso do aluno deseja visualizar (caso o aluno tenha participado de monitorias em outros semestres, todos os Termos de compromissos aparecerão para escolha), clicando em “Termo de Compromisso”.
10.2.Encontrado o nome desejado, basta clicar em “Termo de Compromisso” para visualizá-lo em PDF.
Obs.: Uma vez gerado o Termo de Compromisso e impresso as novas visualizações trarão sempre a data de “Emissão” igual a data da primeira emissão.
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11 A
USÊNCIAS
Caso o monitor não compareça às suas atividades em período não justificado o Professor poderá comunicar ao Departamento para cadastro no sistema, o que acarretará desconto no valor da bolsa.
Para acessar a seção de “Ausências”, o usuário deve acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Ausências”, que se encontra no Menu Lateral.
11.2. Depois, deverá selecionar o aluno.
11.3. Serão apresentadas as datas de início e fim do período ausência.
11.4. Após o registro o usuário deverá salvar as alterações. Dessa forma os registros migrarão para o campo “Últimos Registros”.
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12 R
ELATÓRIO DE
M
ONITORIA
Este relatório deve ser preenchido pelo Departamento ao final de cada semestre letivo.
Para acessar a seção “Relatório de Monitoria”, basta acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Relatório de Monitoria”, que se encontra no Menu Lateral.
12.1. Em seguida deverá ser selecionado o “Período Letivo” e o “Departamento”.
12.2. Serão apresentados variados campos. Alguns já conterão informações, e outros deverão ser preenchidos (como, por exemplo, os campos de “Carga Horária”).
12.3. Nos campos abaixo, cada Professor Orientador deverá informar a participação dos monitores em atividades propostas.
37
13 I
MPRIMINDO
R
ELATÓRIO DE
M
ONITORIA
Caso o Departamento deseje arquivar em meio físico o Relatório de Monitoria, será possível fazê-lo acessando a aba “Monitoria” dentro das “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Imprimir Relatório Monitoria”, que se encontra no Menu lateral.
Será mostrada uma tela contendo campos que deverão conter as informações necessárias para que o “Relatório Anual do Departamento” seja gerado.
13.1. O usuário deverá informar o “Período Letivo”.
13.3. Selecionados os itens, o campo “Chefia” será preenchido automaticamente.
13.4. Clicando no ícone Gerar PDF, é possível visualizar o Relatório de Atividades de Monitorias em formato para impressão.
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14 C
LONAGEM DE
M
ONITORES
Para clonar monitores cadastrados, o usuário deve acessar as “Informações Exclusivas dos Departamentos” e clicar no link “Clonagem de Monitores”, que se encontra no Menu Lateral.
14.1. Na tela seguinte, o Departamento deverá informar a “Modalidade”.
14.3. Logo, o usuário visualizará os monitores do primeiro semestre do ano em questão e poderá clonar os que desejam seguir na monitoria. Somente será possível clonar as Atividades que foram oferecidas pelo Departamento no semestre (conforme item deste tutorial) e que esteja na lista de solicitação do Departamento.
Indica-se confirmar a permanência dos monitores junto aos Professores Orientadores antes de realizar a Clonagem.
Somente será possível clonar os monitores que permaneçam atuando na mesma disciplina e sob a orientação do mesmo Professor, no mesmo Departamento.
Após a Clonagem, deve ser emitido e assinado o Termo de Compromisso e uma via do mesmo deve ser enviada ao DCPGrad.
É importante lembrar que a Clonagem ocupa uma vaga disponível do Departamento no semestre em questão.
