CONTRIBUIÇÃO DO FLUXO DE CAIXA NO PROCESSO DE GESTÃO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO ALIMENTÍCIO
Lucilene Ristow1
Vinícius Costa da Silva Zonatto2 RESUMO
Este estudo concentra-se na área de controladoria, abrangendo a análise da utilização do fluxo de caixa como instrumento de apoio a tomada de decisão. A empresa objeto de estudo é uma empresa familiar do ramo alimentício. A pesquisa caracteriza-se como uma pesquisa ação, de natureza descritiva, com abordagem qualitativa e quantitativa dos dados. Inicialmente procurou-se identificar os controles financeiros necessários para o estabelecimento de um ambiente de controle, que resultassem na elaboração do Fluxo de Caixa. Foram implantados controles financeiros relacionados a boletim de caixa, controle de entradas e controle de saídas. De posse destas informações, se identificou uma estrutura de fluxo de caixa adequada as necessidades da organização. Os resultados encontrados permitem a constatação de que a empresa possui um grande potencial financeiro. Conclui-se que o fluxo de caixa proposto melhorou a qualidade do processo decisório da organização.
Palavras-chave: Fluxo de Caixa; Planejamento Financeiro; Tomada de Decisão.
ABSTRACT
This study focuses on the controllership area, covering the analysis of the use of cash flow as a tool to support decision making. In the studied company is a family business in the food sector. The research is characterized as an action research, descriptive in nature, both qualitative and quantitative data. Initially we attempted to identify the financial controls necessary to establish a control environment, which resulted in the preparation of Cash Flow. Are controls in place relating to financial bulletin box, control inputs and control outputs. With such information, has identified a structure of adequate cash flow needs of the organization. The results allow the interpretation that the company has great financial potential. It is concluded that the proposed cash flow has improved the quality of decision-making organization.
Key-words: Cash Flow, Financial Planning, Decision-Making.
1 Graduanda do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Dom Alberto
2 Professor Orientador e Coordenador do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Dom Alberto, Doutorando em Ciências Contábeis e Administração e Mestre em Ciências Contábeis (FURB).
1 Introdução
A competitividade entre as organizações afeta diretamente o resultado financeiro das empresas e também o mercado consumidor. Weston e Brigham (2000, 342) explicam que os negócios estão se tornando cada vez mais competitivos, e a lucratividade das empresas está cada vez mais dependente da eficiência operacional. Essa situação é desejável do ponto de vista social, pois os consumidores obtêm produtos de qualidade mais alta a preços mais baixos, mas a competição intensa torna a vida de fato difícil para os gerentes de empresas.
Tendo em vista que as organizações objetivam cada vez mais a maximização dos resultados, torna-se necessário o estabelecimento de um ambiente adequado de controle, que proporcione aos gestores informações que possam subsidiar o processo decisório. Ao que se refere a eficiência operacional das organizações, uma das formas de avaliação desta esta relacionada a sua capacidade de geração de caixa.
Nesta perspectiva, Gitman (1997) explica que por meio da utilização de um controle de caixa se pode obter informações capazes de auxiliar o gestor na avaliação do negócio. Contudo, em empresas de pequeno porte, na maioria dos casos, este instrumento de controle não é utilizado de forma adequada (ZDANOWICZ, 2002).
Segundo Zdanowicz (2002), a não observância de uma avaliação correta do fluxo de caixa, pode inviabilizar a organização, uma vez que a falta de recursos pode implicar na maximização das despesas, por meio do acréscimo no pagamento de juros e outros gastos. Logo, pode-se verificar a importância do fluxo de caixa para as organizações, visto que este instrumento pode auxiliar o gestor no estabelecimento de ações que busquem a perenidade da organização.
Neste contexto, este estudo concentra-se na área de controladoria, abrangendo a análise da utilização do fluxo de caixa como instrumento de apoio a tomada de decisão em uma empresa comercial do ramo alimentício, localizada na cidade de Santa Cruz do Sul/RS. A empresa objeto de estudo, não utiliza o fluxo de caixa como um instrumento de gestão.
Assim sendo, buscou-se neste estudo: i) identificar os controles financeiros necessários para o estabelecimento de um ambiente de controle, que resultassem na elaboração do Fluxo de Caixa; ii) identificar a estrutura de fluxo de caixa
adequada as necessidades da organização; e, iii) analisar os resultados da mesma no período objeto de estudo, buscando contribuir com os proprietários na melhoria do processo de gestão.
Diante deste tema, a questão problema que norteou a realização da pesquisa foi: A utilização do fluxo de caixa como instrumento de gestão melhorou a qualidade do processo decisório? O trabalho justifica-se por apresentar uma contribuição prática para a empresa objeto de estudo e está estruturado da seguinte forma: inicialmente apresenta-se a fundamentação teórica da pesquisa; a seguir, descrevem-se o método e os procedimentos do estudo; por fim, apresentam-se os resultados e as considerações finais encontradas na pesquisa.
2 Referencial Teórico
2.1 Planejamento Financeiro
O planejamento financeiro é um importante instrumento de gestão para as organizações. É por meio deste, que se realizam as projeções desejadas pelos gestores, para a prospecção dos resultados futuros. Logo, torna-se possível a comparação dos resultados previstos, bem como os resultados alcançados em determinado período.
Contudo, Weston e Brigham (2000) explicam que, para um planejamento financeiro ser eficiente, é necessário que o gestor observe algumas variáveis que podem influenciar a entrada e saída de recursos do caixa das empresas. Informações relacionadas as vendas da empresa, lucros desejados e/ou retorno sobre os ativos investidos, muitas vezes recebem influencia do mercado.
Desta forma, na fase de elaboração das projeções financeiras, percebe-se a importância da avaliação de todas as variáveis (internas e externas) que afetam o contexto de atuação das empresas, uma vez que muitas decisões de investimento ou financiamento poderão ser realizadas com base nestas projeções.
Previsões superestimadas podem induzir a investimentos cuja capacidade financeira da organização poderá não suportar. Em contrapartida, com projeções mais conservadoras, torna-se possível tomar melhores decisões e analisar de que forma serão atendidas as necessidades financeiras da empresa.
De acordo com Braga (1998), o planejamento financeiro de uma maneira geral, engloba uma visão avançada que interage com todos os planos que a
administração financeira prevê para o futuro da empresa. Com esta visão voltada para o desenvolvimento, são integrados todos os setores da empresa de forma que forneçam informações importantes e úteis para a cúpula de gestores que precisam analisar todos os acontecimentos e tomar as decisões mais corretas para o bom andamento da atividade da empresa.
Marion (2007) explica que com o planejamento financeiro, o gerente saberá a hora exata de investir suas sobras de caixa no mercado financeiro, bem como o momento de contrair empréstimos para cobrir a falta deste caixa para honrar com seus compromissos financeiros. Nesta perspectiva, Zdanowicz (2002) complementa explicando que a otimização das aplicações de recursos próprios e de terceiros nas atividades que mais geram retorno para a empresa, faz com que seus recursos não fiquem ociosos. Ao que se refere às necessidades de caixa, Campos Filho apud Gitman (1997, p. 586) afirma que:
O planejamento de caixa é a espinha dorsal da empresa. Sem ele não se saberá quando haverá caixa suficiente para sustentar as operações ou quando se necessitará de financiamentos bancários. Empresas que continuamente tenha falta de caixa e que necessitem de empréstimos de última hora, poderão perceber como é difícil encontrar bancos que as financie.
Oportunizar o administrador com a possibilidade de visualizar as atividades desenvolvidas dentro da empresa é a principal vantagem da utilização do fluxo de caixa, além de demonstrar as operações financeiras diárias e possibilitar a programação dos ingressos e desembolsos de caixa (ZDANOWICZ, 2002). Percebe-se assim a importância do planejamento financeiro nas organizações, uma vez que, por meio deste, torna-se possível avaliar a organização como um todo, projetar seu desempenho, identificando assim resultados.
2.2 Fluxo de Caixa
Para Ross, Westerfield e Jordan (2000), o fluxo de caixa é a diferença entre a quantidade de dinheiro que entrou no caixa e a quantidade de dinheiro que saiu. Com este tipo de controle torna-se possível identificar qual o valor líquido que sobrou no final do período analisado.
Denomina-se fluxo de caixa ao conjunto de ingressos e desembolsos de numerários ao longo de um período projetado. O fluxo de caixa consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa,
considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens do ativo. (ZDANOWICZ, 2002, p. 40)
Assim sendo, pode-se entender que a projeção do fluxo de caixa contribui como um instrumento de gestão que auxilia a identificação antecipada de eventual necessidade de recurso, a qual pode afetar o desempenho da empresa. Logo, uma organização sem recursos, pode ter dificuldades em honrar compromissos, ou ainda, ter um acréscimo adicional em seus custos e/ou despesas operacionais, em função de encargos de financiamento.
Com relação às principais transações que diminuem o caixa, o autor destaca: pagamentos de dividendos aos acionistas; pagamento de juros e amortização da dívida; aquisição de item do ativo permanente; compras a vista; pagamentos a fornecedores; pagamento de despesa, custos e contas a pagar. Para Zdanowicz (2002), as maiores causas da falta de recursos na empresa se dá pela crescente nas vendas de forma descontrolada aumentando o custo, aumento do prazo de pagamento das vendas para conquistar uma fatia maior do mercado e a excessiva distribuição dos lucros ou rendimentos do sócios.
Desta forma entende-se que o fluxo de caixa pode ser considerado um instrumento de apoio financeiro, estimando as entradas e saídas de valores do caixa em determinado período de tempo, onde estas entradas e saídas são oriundas das contas à pagar e contas à receber. Com relação as contas a receber, ingressos da organização, Assaf (2003) explica que estas por sua vez nada mais são do que um direito adquirido decorrente da venda de mercadorias, bens e serviços, onde também podem ser retratadas as vendas ainda não realizadas pela empresa. Já as contas à pagar são obrigações adquiridas mediante compras de mercadorias realizadas pela empresa, que podem ter seu fim para a revenda ou industrialização, também decorrentes de impostos, despesas fixas e investimentos.
2.3 Utilização do fluxo de caixa como instrumento de gestão
Na visão de Iudícibus e Marion (2008), somos condicionados a tomar decisões desde o momento em que se acorda todos os dias, ou seja, a que horas levantar, qual será a refeição escolhida para o almoço, quais atividades a serem desenvolvidas durante o dia, entre outras. Nas empresas não é diferente, visto que as decisões tomadas almejam o sucesso do negócio.
Com a crescente necessidade em se obter cada vez melhores produtos e serviços a preços competitivos, torna-se necessário uma melhor organização dos recursos disponíveis nas empresas. Em relação as questões de ordem financeira, estas precisam ser monitoradas constantemente, visto que das disponibilidades da organização é que se realizarão os investimentos.
De acordo com Gitman (1997), o fluxo de caixa é um dos instrumentos de gestão que podem ser utilizados pelas empresas no planejamento financeiro de seus recursos. Face a esta necessidade, a elaboração de um fluxo de caixa se torna uma ferramenta importante, uma vez que este poderá auxiliar não somente as grandes empresas, mas também o micro e pequeno empresário a obter um maior controle sobre suas operações e suas disponibilidades ou até mesmo, ausências de caixa na organização.
Segundo Frezatti (1997), a situação financeira da empresa só é analisada e focada no momento em que esta se encontra com dificuldades, em crise ou com falta de disponibilidades, é quando o fluxo de caixa parece ser a única salvação, onde os gestores esperam obter informações de quando a empresa terá caixa disponível para honrar com suas obrigações ou realizar novos investimentos. Sendo que no momento em que esta empresa se encontra em uma situação econômica satisfatória, ou seja, obtendo lucro, não se preocupa com o lado financeiro, quando na realidade os dois resultados deveriam estar integrados.
Utilizar o fluxo de caixa como ferramenta gerencial em uma organização, não significa substituir a contabilidade e seus relatórios gerenciais, mas sim tornar este um aliado no processo de tomada de decisão. O fato de reconhecer o fluxo de caixa como um subsidio de informações adequadas, já pode ser considerado um grande passo dado pelos gestores da empresa (FREZATTI, 1997).
Observa-se a importância do fluxo de caixa, no processo decisório de uma organização. É por meio deste, que a empresa como um todo é avaliada, ou seja, por meio de seus resultados. Nesta perspectiva, Albino (2003, p. 40) explica que,
o fluxo de caixa é um retrato fiel da composição da situação financeira da empresa. É imediato e pode ser atualizado diariamente, proporcionando ao gestor uma radiografia permanente das entradas e saídas de recursos financeiros da empresa.
Frezatti (1997) sugere que o fluxo de caixa pode ser utilizado de duas formas pelos gestores das organizações, como um instrumento tático ou estratégico. Na
abordagem tática, o autor explica que o fluxo de caixa é utilizado apenas como um instrumento de acompanhamento no dia-a-dia das empresas, onde é possível negociar entradas e saídas de caixa, podendo antecipar ou postergar pagamentos quando necessário. Já na abordagem estratégica, o fluxo de caixa é visto como uma ferramenta que auxilia os gestores em decisões ligadas a novos projetos e investimentos, não apenas a curto prazo, mas principalmente a longo prazo.
De uma maneira geral, para que o fluxo de caixa possa ser uma ferramenta realmente útil para gestores, é preciso que todas as áreas da empresa estejam interligadas e colaborem para que as informações cheguem até o setor responsável pelo financeiro. Pois de nada adianta a área de compras fechar bons negócios sem se comunicar com a área financeira, pois poderá não haver dinheiro para saldar os valores empenhados na data necessária.
3 Metodologia
Este item apresenta a metodologia utilizada na realização do estudo. Inicialmente realizou-se uma pesquisa bibliográfica, com o intuito de se obter conhecimento e embasamento científico sobre o assunto pesquisado, de forma a auxiliar no desenvolvimento do trabalho. De acordo com Cervo e Bervian (2002, p. 66), a pesquisa bibliográfica:
Constitui parte da pesquisa descritiva ou experimental, quando é feita com o intuito de recolher informações e conhecimentos prévios acerca de um problema para o qual se procura resposta ou acerca de uma hipótese que se quer experimentar.
O trabalho proposto surgiu de uma necessidade interna da empresa pesquisada, onde durante um ano e meio, procurou-se analisar o ambiente de negócios e estabelecer instrumentos de controle financeiro, adequando-os ao longo do tempo, com a finalidade de se obter um melhor controle organizacional. O período de análise e realização do estudo compreendeu os meses de junho 2009 a setembro de 2010.
A pesquisa caracteriza-se ainda como uma pesquisa ação, de natureza descritiva, com abordagem qualitativa dos dados, onde se identifica um determinado problema, se realiza uma ação para resolver este problema e após se analisa o sucesso desta ação, caso não tenha sido satisfatório, tenta-se novamente.
Explicando melhor esta técnica, Beuren (2003, p. 90) ressalta que “é importante promover a participação de todos, mergulhando profundamente na cultura e no mundo dos sujeitos da pesquisa”. Logo, a interação entre pesquisador e o pesquisado, proporciona o amadurecimento do tema.
A coleta dos dados foi realizada por meio de entrevistas, não estruturadas, com o proprietário da organização. Nesta, procurou-se colher informações e dados não constantes em documentos, ou que não seriam possíveis de coletar em uma abordagem formal. As entrevistas foram agendadas previamente, de forma que não ocorressem imprevistos que pudessem prejudicar a coleta das informações.
Outra técnica utilizada neste estudo foi à observação participante. Nesta o investigador tenta ganhar a confiança do grupo, participa, observa, questiona e indaga, e até desempenha regularmente tarefas de maneira a entender com profundidade o ambiente pesquisado, procurando conscientizar a organização da importância da investigação. Em outras palavras, Gil (1999, p. 110) sintetiza que, “a observação apresenta como principal vantagem, em relação a outras técnicas, a de que os fatos são percebidos diretamente, sem qualquer intermediação”.
A análise dos dados foi realizada por meio de uma abordagem qualitativa e quantitativa, onde se estudou os recursos existentes e ao mesmo tempo se quantificou os benefícios que o fluxo de caixa proporcionou para a empresa pesquisada. Como limitação da pesquisa, destaca-se a falta de controle existente na organização, fator que pode ter influência na tabulação e análise dos resultados de determinado período.
4. Análise e Interpretação dos Resultados da Pesquisa 4.1 Caracterização da empresa pesquisada
A empresa pesquisada está situada no município de Santa Cruz do Sul/RS e trabalha atualmente com a comercialização de produtos alimentícios. Neste local estão distribuídos além dos itens habituais de um mercado, produtos de padaria, açougue, bazar e fruteira, ou seja, é composto por um mix de produtos de forma a suprir as necessidades dos clientes.
Apesar de a empresa ser relativamente nova, tendo sido fundada em 2007, o sócio administrador possui um vasto conhecimento do negócio, uma vez que já trabalha com este ramo a mais de dezessete anos. Mesmo com esta bagagem, o
primeiro ano de atividade da empresa foi marcado por várias dificuldades, como a constituição de uma boa carteira de clientes; falta de capital de giro para o re-abastecimento dos produtos, credibilidade perante seus fornecedores para compras a prazo, entre outros. Este cenário foi se modificando gradativamente com a confiabilidade que adquiriram e o crescimento constante da empresa.
Atualmente, o quadro de colaboradores é constituído de quatro pessoas, mais o proprietário que é responsável pelo processo de gestão e supervisão. A empresa não possui um rodízio de seus colaborares, o que acredita-se que facilite tanto nas atividades desempenhadas por cada um deles, sendo que não é necessário novo treinamento, quanto na credibilidade perante seus clientes, passando uma visão de empresa comprometida com o seu negócio, organizada e com um ambiente propício para se trabalhar.
4.2 Análise dos Dados
4.2.1 Implantação do Boletim de Caixa
Ao escolher o tema deste trabalho, foi analisado, em primeiro lugar, a necessidade da empresa pesquisada, e mediante algumas análises com o proprietário, foi possível verificar a grande falta de controles financeiros e o quanto isso limitava a empresa no momento de tomar alguma decisão. Com a definição deste tema de pesquisa, foi passado para o proprietário, as diversas vantagens e a grande importância dos controles financeiros e seus benefícios para um melhor gerenciamento da empresa.
Pelo fato da empresa não possuir nenhum tipo de controle financeiro, foi necessário levantar alguns dados primários para se começar o trabalho, onde o principal foco foi à identificação das receitas e despesas. Na ocasião, destacou-se ao proprietário que, por meio destas informações, este conseguiria visualizar os reais números da empresa, beneficiando-se destas informações no momento de tomar suas decisões estratégicas e de desenvolvimento do negócio.
O primeiro controle utilizado para o estabelecimento de uma cultura na organização foi o boletim de caixa. Este teve por objetivo inicial evidenciar a entrada e saída de recursos. Logo, o gestor poderia identificar o volume financeiro que circula na organização, bem como, os períodos de maior ingresso e desembolso.
Esta etapa durou aproximadamente três meses. Por meio deste controle, o gestor conseguiu identificar uma necessidade de estabelecer um melhor controle sobre os ingressos de recursos, uma vez que recebia além de dinheiro, cheques, vale alimentação, cartão de crédito e ainda vendia a prazo.
4.2.2 Classificação das receitas e o processo decisório
Para tanto, inicialmente se fizeram anotações das entradas diárias de caixa, semelhante a um fechamento de caixa, onde é conferido tudo que entrou em dinheiro, cartão de crédito, cheques e ticket alimentação. De posse destes dados, efetua-se o lançamento dos mesmos em uma planilha do software Excel, desenvolvida para facilitar os controles na empresa. Esta planilha contém: data, tipo de entrada e valor total diário, conforme exposto no Quadro 1.
Quadro 1: Modelo de controle de entradas diárias
DATA DINHEIRO CHEQUE CARTÃO TICKET TOTAL 1
2 3
Por meio deste controle, o proprietário já pode perceber qual o fluxo diário de entradas, quais os dias da semana ou do mês que estas entradas se intensificam e qual o montante aproximado que fatura mensalmente, bem como o resultado identificado naquele período. Destaca-se que nesta fase, ocorre o processo de sensibilização do gestor, onde se deve procurar implantar (criar) uma cultura de controle na organização, mostrando seus benefícios.
4.2.3 Classificação dos gastos e o processo decisório
Já tendo os valores reais das entradas da organização, se identificou a necessidade de se levantar agora os gastos da empresa, para se conhecer a real situação financeira da mesma, uma vez que não se sabe ainda qual o lucro ou prejuízo que esta acumula no final de cada período (mês). Segundo o proprietário, a empresa vem tendo um pequeno lucro ao final de cada mês.
Mesmo sem possuir nenhum tipo de controle para assegurar-se de tal informação, o gestor acredita que está obtendo retorno, porém, não sabe ao certo quanto. Como o levantamento das despesas seria mais complexo, pelo fato da empresa possuir um número relevante de fornecedores e de compras, num primeiro momento, procurou-se anotar em uma planilha (muito simples) do software Excel, todos os tipos de gastos e despesas da organização. Tal controle busca identificar o gasto por dia, por fornecedor e o seu respectivo valor (Quadro 2).
Quadro 2: Modelo de controle de despesas diárias (pagamentos)
DATA FORNECEDOR/PRODUTO VALOR 1
2 3
Para que fosse possível facilitar o entendimento do proprietário, procurou-se estabelecer uma classificação primária para os desembolsos. Os desembolsos foram classificados conforme a ocorrência na empresa da seguinte forma: compras à vista, duplicatas a pagar, despesas administrativas, despesas financeiras, salários à pagar e encargos, despesas com propaganda e publicidade, impostos e taxas e pró-labore. Esta classificação teve por objetivo instigar no administrador a cultura de controlar seus gastos e saber quais as áreas estão com a maior concentração de valores.
Observando a necessidade de estabelecer um maior controle, o gestor pode indicar a criação de outra rubrica (conta), que pudesse, ao final de determinado período, fornecer informações sobre aquele gasto. Para que ficasse mais claro para o gestor o entendimento de cada despesa (pagamento realizado), delimitou-se a seguinte classificação para estes desembolsos:
Compras à vista: todas as compras realizadas mediante pagamento a vista com dinheiro ou cheque.
Duplicatas a pagar: todas as compras realizadas a prazo e que possuem data de vencimento para o dia em que se encontram lançadas no controle.
Despesas administrativas: despesas com aluguel, luz, manutenção predial, manutenção de móveis e equipamentos, contador, doações, telefone, assinaturas de jornal.
Despesas financeiras: valores que são depositados para cobrir o negativo dos bancos, tarifas bancárias, tarifas de operações com cartão de crédito, juros, IOF.
Salários e encargos: Salários dos funcionários, FGTS, INSS, contribuição sindical.
Propaganda e publicidade: Confecção de panfletos com promoções que são distribuídos semanalmente, valor da distribuição dos panfletos, carro de som, e material de divulgação.
Impostos e taxas: Simples nacional, ICMS, IRPF. Pró-labore: toda retirada de valor feita pelo proprietário.
Havendo a denominação da informação, pressupõe-se que haveria interesse deste (proprietário) em querer saber quanto de fato esta sendo gasto, com aquela rubrica. Por mais primário que possa parecer, tal procedimento permitiu a apuração do resultado do período e o conhecimento, por parte dos gestores, do resultado correto do negócio.
Com os dados obtidos e controlados com a planilha de despesas diárias, foi possível identificar além do valor total mensal gasto pela empresa, que se tinha como objetivo inicial, todos os demais tipos de despesas; os diversos fornecedores que abastecem o mercado com inúmeros produtos; e os períodos de maiores desembolsos da mesma.
Contudo, torna-se oportuno destacar a dificuldade encontrada no início da pesquisa, na precisão destas informações (primeiros meses), visto que os gestores não possuíam o habito de estabelecerem estes controles. Por ser uma empresa tipicamente familiar, onde trabalhavam apenas o proprietário e sua esposa, teve-se muita dificuldade no inicio da pesquisa em coletar os dados. Atualmente, os proprietários mesmos utilizam-se destas informações, para analisar o seu negócio.
4.2.4 Implantação de uma estrutura de Fluxo de Caixa
Após conhecer as informações sobre as efetivas entradas e saídas de caixa da empresa objeto de estudo, foi elaborado um fluxo de caixa diário simplificado para que fosse possível identificar de forma mais clara, a real situação financeira em que a empresa se encontrava. De posse dessas informações, foi possível identificar os prováveis problemas que afetam a lucratividade da empresa. Mediante o Fluxo de Caixa proposto, foi possível se elaborar o controle mensal de caixa da empresa e analisar comparativamente a evolução dos resultados em determinado período. A
estrutura proposta, bem como os resultados encontrados no período de março a setembro de 2010, são apresentados no Quadro 3.
Quadro 3 – Fluxo de Caixa de Ingressos e Desembolsos
Fonte: adaptado de Zdanowicz (2002).
A análise dos resultados se realizou em um curto período de tempo (de março de 2010 a setembro de 2010), mas anteriormente a classificação destes dados, se
deu um trabalho intenso de conscientização da importância do levantamento destas informações para a organização. Ressalta-se que o tempo total de permanência dentro da empresa foi de um ano e meio, para que se chegasse até este trabalho.
Não foi objeto de estudo, a auditagem das informações registradas pela empresa, mas sim, a implantação de um instrumento de controle, o qual possibilitasse ao gestor, a tomada de decisão. Inicialmente procurou-se saber junto ao gestor da empresa qual o saldo anterior ao mês do início da análise, ou seja, o valor em caixa do mês de fevereiro de 2010, para que fosse possível identificar o saldo inicial da pesquisa. Este valor foi lançado como item [A] Saldo Inicial em março de 2010, que representa o valor de R$ 6.500,14 (seis mil, quinhentos reais e quatorze centavos).
A partir deste saldo inicial, se deu início ao lançamento de todas as entradas e saídas de caixa, onde foi possível visualizar de forma clara o grande número de fornecedores que abastecem a empresa. Apesar de a empresa necessitar de boas marcas para garantir a confiabilidade dos produtos vendidos no estabelecimento, percebe-se que esta gama tão variada de fornecedores, pode estar retraindo o gestor em realizar compras maiores de um número menor de fornecedores, perdendo a oportunidade de se beneficiar e, em alguns casos, obter algumas vantagens, como a redução de preços e a redução do custo do frete sobre as compras.
Analisando os ingressos e desembolsos de caixa do período exposto no fluxo de caixa, é possível concluir que a empresa está adquirindo mais produtos do que consegue negociar dentro de alguns meses, ou seja, o valor gasto com compras de mercadorias ultrapassa a capacidade de venda da empresa naquele período. Conversando com o gestor sobre este fato, realmente se chega a conclusão de que a empresa está com um estoque maior que o necessário para o seu funcionamento.
As compras efetuadas pela empresa são pagas em média 70% de forma à vista, o que proporciona ao gestor algumas vantagens perante seus fornecedores, podendo em alguns casos garantir um preço mais acessível ou desconto. Outro fator que faz com que o gestor realize a maioria de suas compras com pagamentos à vista, se dá pela falta de controle destes pagamentos futuros, sendo que não possui meios de saber quais suas obrigações para determinada data futura.
A rubrica de despesas administrativas representa em média 4% do valor dos desembolsos da empresa, não podendo ser considerado assim um gasto elevado.
Outra rubrica que não é alvo de intervenção, segundo o gestor, que menciona ser “um gasto muito bem empregado”, se refere a publicidade e propaganda, uma vez que este garante com que todos os clientes da região recebam os folhetos com as promoções da semana, e eventualmente é colocado um carro de som nas ruas.
O valor pago de salários e encargos sofre algumas oscilações a maior nos meses de junho e julho de 2010, período em que, segundo o proprietário, foram pagas férias dos funcionários. Mesmo com estes meses em que a empresa precisa se organizar e prevenir-se financeiramente para a realização destes desembolsos, esta conta não se encontra com valores elevados. Contudo, este gasto, se administrado, pode contribuir na maximização dos resultados da empresa.
Analisando-se a rubrica de impostos e taxas, percebe-se um aumento destes desembolsos nos meses de abril e julho de 2010. Isto se deve ao fato de a empresa, neste período, pagar dívidas de períodos anteriores da empresa, renegociadas para futura liquidação. Nos demais meses pode-se perceber uma constante nos valores.
As despesas financeiras que se caracterizam pelas movimentações bancárias, são identificadas como um dos maiores problemas enfrentados pela empresa. No período analisado, esta oscilou de 5% até 18% do total das despesas mensais. Isto se deve ao fato de que, em quase sua totalidade, tais valores se referem a depósitos efetuados pela empresa para cobrir os valores em débito no banco. Ou seja, o proprietário emitia cheques a prazo para quitar suas obrigações com fornecedores sem ter a noção real da situação em que se encontravam os saldos bancários, utilizando-se do limite destes e entrando no cheque especial.
Este problema se deve a falta de controle das despesas, onde o proprietário não possui informações suficientes que possam lhe auxiliar numa melhor programação dos pagamentos. Outro fator relevante que pode se observar e deve ser revisto na organização, se trata das retiradas de valores realizadas pelo proprietário mensalmente.
Observa-se que no mês de março de 2010 o valor retirado é muito elevado, comprometendo inclusive a capacidade de pagamento da empresa. Mesmo que este valor foi reduzido nos demais meses, observa-se que tal retirada comprometeu o capital de giro da empresa. Conseqüentemente, a empresa acumulou nos meses de março, maio, julho e agosto, resultados negativos, em virtude de sua insuficiência de caixa. Nestes casos, se recomenda as organizações que estabeleçam um determinado valor para retiradas de pró-labore, bem como para capital de giro. As
demais sobras de caixa podem ser reinvestidas na organização, buscando a maximização dos resultados da empresa ou destinadas a novos investimentos, conforme o caso.
5 Considerações finais
Em todo o tipo de empresa, informações relacionadas a situação financeira são importantes para a avaliação do negócio e a tomada de decisão dos gestores. Uma avaliação inadequada dos números apresentados pode induzir o gestor a apurar um resultado irreal e conseqüentemente, tomar uma decisão equivocada.
Neste contexto, o estudo proposto teve por objetivo analisar a utilização do fluxo de caixa como instrumento de apoio a tomada de decisão em uma empresa comercial do ramo alimentício, localizada na cidade de Santa Cruz do Sul/RS. Para tanto, buscou-se inicialmente identificar os controles financeiros necessários para o estabelecimento de um ambiente de controle, que resultassem na elaboração do Fluxo de Caixa.
Foram implantados controles financeiros relacionados a boletim de caixa, controle de entradas e controle de saídas. De posse destas informações, identificou-se uma estrutura de fluxo de caixa adequada as necessidades da organização. A estrutura utilizada na pesquisa foi elaborada a partir do modelo proposto por Zdanowicz (2002).
Os resultados encontrados permitem a constatação de que a empresa possui um grande potencial financeiro, só necessita de uma melhor organização de seus gastos e de maiores controles sob suas operações. Pôde verificar que a empresa possui um número grande de fornecedores, onde podem ser reduzidos e com isso se realizarem melhores parcerias e se obter um maior controle sob os produtos. Ainda foi possível verificar que a empresa possui um estoque muito elevado de produtos, o que acarreta em “dinheiro parado” para a organização.
O principal gasto identificado na pesquisa refere-se aos desembolsos com despesas financeiras e a retirada de pró-labore. Após conhecer os reais números da empresa e verificar o grande potencial, o proprietário pretende a partir deste próximo mês (outubro/2010), se organizar para destinar uma parte de seus recursos para a aquisição de um prédio próprio para futuras instalações. Assim sendo, pode-se concluir que o fluxo de caixa implantado na organização, proporcionou uma maior
qualidade informacional aos gestores, possibilitando a adoção de medidas que já contribuíram para com a maximização do resultado da empresa, por meio da redução do pagamento de juros e encargos financeiros.
Como sugestão a estudos futuros, recomenda-se que o proprietário faça o levantamento do seu estoque, para que seja possível avaliar qual a rotação mensal deste e conseqüentemente se façam compras programadas em cima da necessidade real do estabelecimento, evitando-se assim ficar com recursos parados na organização. Sugere-se também a análise do percentual de venda aplicado em cima de cada produto, uma vez que este não é feito em cima dos custos efetivos da empresa, mas sim de acordo com os preços praticados pelos concorrentes.
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