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CARTILHA DO FISCAL. Quais atribuições competem aos fiscais de contratos.

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(1)

CARTILHA

DO FISCAL

Quais atribuições competem

aos fiscais de contratos.

(2)

Reitor

Zaki Akel Sobrinho

Vice-Reitor

Rogério Andrade Mulinari

Pró-Reitor de Adinistração

Edelvino Razzolini Filho

Diretora do DSG/CECOM

Sônia Maria da Silva Rocha

Diretor da Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Serviços

Terceirizados - DAAST

(3)

Curi ba, 2015

Esta Cartilha tem por finalidade conscientizar os fiscais

sobre suas obrigações com relação aos procedimentos

de fiscalização de contratos

no âmbito da UFPR.

(4)

Fiscal do Contrato

Fiscalização

Conforme preconiza o ar go 67 da Lei 8.666/93:

“A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permi da a contratação de terceiros para assis -lo e subsidiá-lo de informações per nentes a essa atribuição”.

A vidade obrigatória exercida de modo sistemá co pelo CONTRATANTE por intermédio de seu representante especialmente designado por meio de portaria, obje vando a verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administra vas, em todos os seus aspectos.

No caso de obras ou serviços de engenharia, será exercida preferencialmente por fiscal, legalmente habilitado, com formação em Engenharia ou Arquitetura.

(5)

Quando for manifestamente ilegal -

Recusa a ordem ilegal

(art. 116, inciso IV, Lei nº 8.112/90);

Quando a fiscalização exigir uma formação específica.

Pois bem, para que o fiscal 'exista'

a autoridade superior, deverá nomear servidores

por Portaria a ser publicada em bole ns de serviços.

Deverá ter um subs tuto para os afastamentos legais.

(6)

A Gestão de Contratos é a vidade exercida pela Administração

visando o controle, acompanhamento e fiscalização do fiel

cumprimento das obrigações assumidas pelas partes.

Os princípios da:

Impessoalidade

Moralidade

Publicidade

Eficiência

Eficácia

Legalidade

devem nortear a atuação administra va, de modo a assegurar que a execução do Contrato ocorra com qualidade e respeito à legislação vigente.

(7)

Contrato

A Lei de Licitações considera contrato todo e qualquer ajuste celebrado entre órgão ou en dade da Administração Pública ou par cular, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e es pulação de obrigações recíprocas.

Ÿ

O Edital;

Ÿ

O projeto básico ou termo de referência;

Ÿ

A memória de cálculos;

Ÿ

A planilha de custos;

Ÿ

Os cronogramas de execução;

Ÿ

Demais detalhamentos do objeto contratado.

Pelo princípio da vinculação do instrumento convocatório previsto no ar go 3º da Lei 8666/93,

(8)

1

2

3

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5

6

7

8

9

10

Ler atentamente o processo da contratação e isto inclui o edital completo, a proposta todos os instrumentos vinculadores, ou seja: Plano de Trabalho, Termo de Referência, Edital de Licitação, Proposta de preços e Termo de Contrato;

Conhecer bem o contrato; Não ter receio em buscar ajuda; Fazer TUDO por escrito;

Não se distanciar do fiscal subs tuto que é com quem deverá alternar a fiscalização no caso de sua ausência;

Manter os processos bens instruídos; Ter bom senso, ser justo, nunca permissivo; Estar atento aos prazos e vigências;

Sempre se reportar ao Preposto;

Observar sistema camente a qualidade dos serviços.

Os 10 Mandamentos do Fiscal

(9)

Ÿ Elaborar planilha dos empregados terceirizados que prestam serviços no Contrato, com os seguintes dados: nome completo, número de inscrição no CPF, função exercida, salário, adicionais, gra ficações, bene cios recebidos, sua especificação e quan dade (vale transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências e horas-extras trabalhadas;

Ÿ Todas as anotações con das na CTPS dos empregados devem ser conferidas, a fim de verificar se as informações nelas inseridas coincidem com as informações fornecidas pela empresa e pelo empregado;

Ÿ Verificar se, nas áreas de trabalho, os funcionários da Contratada serão subme dos a condições de insalubridade ou periculosidade, a fim de conferir o pagamento dos respec vos adicionais, bem como o fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPI);

Ÿ Verificar se a remuneração dos funcionários não está abaixo da apresentada na planilha de custos e formação de preço, em desacordo com o determinado na Convenção Cole va de Trabalho vigente para a

(10)

Ÿ Conferir se os postos de trabalho estão ocupados, conforme a especificação do Contrato;

Ÿ Cer ficar-se de que o preposto da empresa está ciente das obrigações assumidas pela Contratada na prestação do serviço;

Ÿ Após a assinatura do contrato, é necessária uma reunião inicial.

Fiscalização Inicial

O fiscal do contrato deve ter um cuidado adicional durante as

reuniões realizadas com a Contratada. É de grande

importância que uma Ata documente tudo o que foi tratado na

reunião, devendo este documento conter no mínimo: data,

nome e assinatura dos par cipantes, assuntos tratados,

decisões, responsáveis pelas providências a serem tomadas e

prazos estabelecidos entre as partes.

Atenção!

(11)

Atribuições do Fiscal de Contratos

a) Ler atentamente o Termo de Contrato e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução;

b) Esclarecer dúvidas do preposto/representante da Contratada que es verem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência;

c) Verificar a execução do objeto contratual, proceder à sua medição e formalizar a atesto. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio junto às áreas competentes, administra vas ou jurídicas para que efetue corretamente a atestação/medição;

d) Antecipar e tentar solucionar problemas que afetem a relação contratual como, por exemplo, greve;

e) Atestar imediatamente as Faturas/Notas Fiscais que são encaminhadas pela Divisão de Avaliação e Acompanhamento dos Serviços Terceirizados – DAAST, observando sempre se a fatura apresentada pela Contratada se refere ao objeto que foi efe vamente contratado, além de conferir a planilha de cálculo com a medição do serviço;

f) Encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada ao setor competente, visando o pagamento;

g) Atentar sempre para as datas de recolhimento/retenção de tributos (ISS,INSS, etc.).

(12)

Atribuições do Fiscal de Contratos

h) Solicitar a contratada no primeiro mês de prestação dos serviços os seguintes documentos: relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de iden dade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso. Examinar a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admi dos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada; e exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços;

i) Verificar a guia de regularidade rela va à Seguridade Social; cer dões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado;

j) Verificar se a empresa entregou a Cer dão de Regularidade do FGTS e a Cer dão Nega va de Débitos Trabalhistas – CNDT;

k) Analisar o extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;

l) Solicitar a cópia da folha de pagamento analí ca de mês de prestação de serviço em que conste como tomador o órgão ou en dade contratante;

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Atribuições do Fiscal de Contratos

m) Solicitar cópia dos contracheques dos empregados rela vos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

n) Solicitar os comprovantes de entrega de bene cios suplementares (vale-transporte, vale alimentação, entre outros), a que es ver obrigada por força de lei ou de convenção ou acordo cole vo de trabalho, rela vos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; o) Solicitar a qualquer momento o comprovante de realização de eventuais

cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato;

p) Quando da rescisão do contrato, solicitar termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria; q) Guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS,

referentes às rescisões contratuais;

r) Analisar os extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;

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Atribuições do Fiscal de Contratos

t) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério da Previdência Social e à Receita Federal do Brasil – RFB.

u) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento da contribuição para o FGTS, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério do Trabalho e Emprego;

v) Nos casos de Contratação por meio de simples empenho, o seu Fiscal poderá se valer da assistência do DCF/Seção Orçamentária (Unidades/UFPR) no tocante ao encaminhamento para pagamento, logicamente desde que preservado tempo hábil para tanto;

w) Fiscalizar a manutenção, pela Contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;

x) Atestar o recebimento dos bens, observando o que dispuser o Contrato/Empenho na hipótese de instalação ou teste de funcionamento, ou treinamento e outros;

(15)

Atribuições do Fiscal de Contratos

y) No ficar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer cláusulas contratuais, ao setor competente, para aplicação das sanções cabíveis;

z) Manter contato com o representante da Contratada com vistas a garan r o cumprimento integral do Contrato.

Todas as tarefas do Fiscal

estão registradas no Contrato

e/ou no ato convocatório da licitação,

(16)

Relembrando

Em contratos que envolvam mão de obra, observar se:

Ÿ

os uniformes estão sendo u lizados,

Ÿ

se os salários e bene cios estão sendo pagos em dia,

Ÿ

assim como os encargos sociais,

Ÿ

verificar carteiras de trabalho e

Ÿ

documentos rela vos aos funcionários da contratada

para comprovação de registro profissional.

(17)

Atribuições Básicas - Fiscais de Contratos

Ÿ Solicitar cópia do edital, do Contrato, do empenho e da proposta da Contratada formando um expediente de acompanhamento;

Ÿ Ler atentamente o Contrato e transferir para o seu registro as informações necessárias ao bom e fiel cumprimento de sua função;

Ÿ Manter um arquivo próprio, para o fim exclusivo de acompanhamento da execução do Contrato, onde possa guardar: cópia do Contrato, proposta da Contratada e edital, todos completos, inclusive com anexos; cópia do Projeto Básico/Termo de Referência, quando for o caso; pasta de comunicações realizadas com o preposto (cartas, no ficações); pasta de comunicações internas.

Ÿ Conhecer as obrigações e responsabilidades da Contratante e da Contratada, especialmente no que se refere à Convenção Cole va de Trabalho, que rege a relação entre funcionários e a categoria dos profissionais empregados nos serviços contratados;

(18)

É Vedado à Contratante:

Ÿ

Exercer poder de mando sobre os empregados da empresa

Contratada para a prestação de serviços, devendo reportar-se aos

prepostos ou responsáveis por ela indicados;

Ÿ

Permi r que pessoa sem vínculo emprega cio com a Contratada seja

alocada aos serviços contratados;

Ÿ

Requisitar empregados sem a prévia autorização da Administração e

sem a devida comunicação à Contratada;

Ÿ

Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas

Contratadas;

(19)

Ÿ

Negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da

Contratada;

Ÿ

Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da

Contratada, mediante a u lização destes em a vidades dis ntas

daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função

específica para a qual o trabalhador foi contratado;

Ÿ

Considerar os trabalhadores da Contratada como colaboradores

eventuais do próprio órgão ou en dade responsável pela

contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e

passagens;

Ÿ

Manter contato com a Contratada, visando obter bene cio ou

vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros.

(20)

Ÿ Aceitar e atestar uma prestação de serviço ou um fornecimento é liquidar uma despesa pública;

Ÿ A forma de execução dos contratos está prevista nos ar gos 65 a 76 da Lei 8666/93 e;

Ÿ Deve obje var o cumprimento do objeto, de seus prazos e condições, sendo gerenciado, controlado e fiscalizado

(21)

a) Nota Fiscal/Fatura com campos incompletos, principalmente quanto à data de emissão;

b) Valor da Nota Fiscal/Fatura incompa vel com a proposta apresentada pela Contratada;

c) Ausência de assinatura nos termos de recebimento provisório e defini vo, bem como ausência de iden ficação/carimbo de quem os assina;

d) Ausência das cer dões fiscais e/ou guias de comprovação de recolhimento dos encargos previdenciários juntamente com a Nota Fiscal, quando exigíveis;

e) Manifestação tardia pela prorrogação do Contrato, quando o correto seria bem antes do seu término;

f) Divergências entre as medições atestadas e os valores efe vamente pagos;

Quais as Falhas Mais Comuns???

(22)

g) Encaminhamento de questões tardiamente ao órgão competente, com vistas a solucionar os problemas detectados;

h) Perda de prazo em relação à liquidação dos tributos;

i) Perda de prazo em relação à remessa de documentos necessários ao Tribunal de Contas;

j) Ausência de Parecer Jurídico para os Termos Contratuais e seus adi vos (ar go 38, parágrafo único da Lei 8.666/93 e suas alterações).

(23)

❶. O que é Contrato Administrativo?

R: “São ajustes que a Administração, nessa qualidade, celebra com pessoas sicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para a consecução de fins públicos, segundo o regime de direito público”, ou seja, é um acordo entre a UFPR e uma determinada pessoa, sica ou jurídica, para aquisição de bens, prestação de serviço ou execução de obras, nas regras estabelecidas pela Administração.

❷. Quais são os pos de Contrato?

a) Contratação de obras ou serviços de engenharia: são Contratos cujo objeto refere-se à construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação; b) Contratação de serviços (não incluídos os serviços de engenharia): são

Contratos cujo objeto refere-se à demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais; c) Contratação de fornecimento de bens: são Contratos cujo objeto refere-se

à aquisição de materiais de consumo ou permanentes.

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❸. O que é fiscalização de Contrato?

R: É a a vidade de controle e a inspeção sistemá ca do objeto contratado (aquisição de bens, prestação de serviços ou execução de obras) pela Administração, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações previstas no Contrato. Envolve, portanto, responsabilidade com o mérito técnico do que está sendo executado, observadas as condições convencionadas, ou seja, é o acompanhamento do Contrato, no curso do qual o fiscalizador examina se tudo foi executado como a Administração estabeleceu.

❹. Fiscalizador e Gestor de Contrato são as mesmas figuras?

R: O papel de Fiscal de Contratos é definido no art. 67 da Lei 8.666/93. No entanto, tais definições não permitem a clara dis nção entre as figuras do Gestor e do Fiscal de Contratos, necessária para a adequada atribuição de responsabilidades operacionais, que poderá delegar a um Fiscal o papel gerencial.

(25)

Quer Saber Mais???

Um Gestor de Contratos poderá desempenhar também as funções de fiscalização, mas um Fiscal não poderá assumir a responsabilidade do gerenciamento. Ao Fiscal, e apenas a ele, caberá a responsabilidade pela assinatura de documentos (atestados etc.) e tomada de decisões gerenciais rela vas à execução do objeto contratual.

❺. De qual legislação o Fiscal de Contrato devem ter conhecimento?

R: Os Contratos da Administração Pública são regidos, preponderantemente, pela Lei Federal nº 8.666/93, IN 02/2008 e suas alterações, de modo que o Gestor e o Fiscal de Contratos devem conhecer suas regras, inclusive as par culares do Contrato e da Licitação precedente, se for o caso.

“A Administração Pública é regida pela legalidade e pela publicidade. Por este princípio, ninguém pode se escusar a cumprir a Lei, alegando não

conhecê-la”.

(26)

Quer Saber Mais???

❻. E quando o Fiscal encontrar alguma irregularidade?

R: Qualquer irregularidade deve ser comunicada ao órgão ou setor competente, para que sejam tomadas as providências cabíveis. Aliás, qualquer ação que não esteja sob o alcance do Gestor/Fiscal deve ser levada ao conhecimento de quem detém competência para adoção de medidas per nentes, conforme dispõe o § 2º do art. da Lei nº 8.666/93 e alterações: “As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes”.

A comunicação deverá ser feita por escrito, com os detalhamentos necessários para a solução dos problemas.

❼. Em caso de dúvida na aplicação de uma cláusula contratual ou de uma regra legal, a quem o Gestor/Fiscal deve recorrer?

R: Em princípio, deve o Gestor/Fiscal buscar informações junto ao setor a que es ver subordinado. Se a dúvida for de cunho jurídico, deve buscar apoio junto à Procuradoria Federal Especializada, na UFPR, podendo, também, ser ouvido o Controle Interno (AUDIN).

(27)

Quer Saber Mais???

Se a dúvida for de ordem técnica, inerente aos serviços ou aos bens adquiridos, deve o Gestor/Fiscal socorrer-se do setor que elaborou o projeto básico ou as especificações do objeto. As dúvidas poderão ser dirimidas informalmente junto aos setores competentes, contudo, havendo necessidade de mo var algum ato, tais dúvidas deverão ser manifestadas por escrito, ou seja, o Gestor/Fiscal não pode “guardar” as dúvidas para si. Deve “dividi-las” com a Administração para solucioná-las o mais rápido possível, diminuindo as chances de cometer erros e violar a lei, possibilitando que a Administração realmente a nja a finalidade de Contratação.

❽. Quais são as condições para a repactuação e renovação/prorrogação dos Contratos?

R: Os Gestores/Fiscais porventura indicados deverão ter clareza na compreensão dos seguintes conceitos, de forma a evitar erros nos procedimentos:

(28)

Quer Saber Mais???

a) Repactuação: é a revisão das condições contratadas, sob todos os aspectos, ou apenas alguns. Acordo cole vo é apenas um fator da necessidade de repactuação, não necessariamente sua determinante ou a única razão da repactuação. A Administração deve instruir o processo com todos os comprovantes fornecidos pela contratada, referentes à necessidade e legalidade da revisão.

O parecer do Gestor/Fiscal deverá ser explícito no sen do de evidenciar se a repactuação é devida, com exaus vo exame da planilha apresentada. b) Prorrogação: é a alteração da vigência do Contrato, devendo ser observado

o disposto na Lei 8.666/93, ar go 57. A Administração necessita instruir o processo com

Ÿ pesquisa de mercado e jus fica va sobre os bene cios da prorrogação (avaliação de desempenho da contratada;

Ÿ levantamento de informações quanto aos aspectos técnicos e mercadológicos que comprovem a existência de condições e preços vantajosos para a Administração, por meio de pesquisa de mercado realizada em pelo menos três empresas do ramo ou em Órgãos da Administração Pública que mantenham Contratos semelhantes;

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Quer Saber Mais???

Ÿ manifestação da Contratada em relação à prorrogação e ao reajuste de preços;

Ÿ nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, informar se a Contratada con nua mantendo, em relação à execução do objeto, as condições que ensejaram sua contratação, de conformidade com a fundamentação legal per nente, etc.).

Ÿ Os Contratos somente poderão ser prorrogados caso não tenha havido interrupção do prazo de vigência, ainda que a interrupção tenha ocorrido por apenas um dia.

Ÿ

“Não há renovação de Contrato. Ao término do Contrato deverá ser realizada nova licitação ou processo de contratação cabível. Deverá ser

observado com especial atenção o término do prazo de vigência dos Contratos, que poderá durar, no máximo, 60 meses, via de regra, com uma única e excepcional prorrogação de mais 12 meses (Lei 8.666/93 ar go 57,

(30)

Quer Saber Mais???

❾. Quais procedimentos o Gestor/Fiscal deve adotar nos casos em que não há possibilidade de prorrogação?

R: Na hipótese em que os Contratos não puderem ser prorrogados, deverá ser elaborado Projeto Básico visando à elaboração de novo procedimento licitatório.

Os autos deverão ser encaminhados antes da expiração da vigência do respec vo Contrato, sendo sugeridos os seguintes prazos:

Ÿ Até 60 (sessenta) dias para os procedimentos rela vos à inexigibilidade e dispensa de licitação;

Ÿ Até 90 (noventa) dias para os procedimentos rela vos à licitação nas modalidades de Convite e Pregão;

Ÿ Até 120 (cento e vinte) dias para os procedimentos rela vos à licitação nas modalidades de Tomada de Preços e Concorrência.

É importante observar o cumprimento dos prazos acima, pois a elaboração da minuta do Contrato, bem como a do Edital, exige detalhada análise do projeto básico. Vale ressaltar que os trâmites processuais obrigatórios e o próprio procedimento licitatório necessitam de tempo considerável para seu desenvolvimento e conclusão.

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Referências

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