MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
“Como o objetivo das relações
comerciais é criar, manter e encerrar negociações, a correspondência
comercial, para atingir seus objetivos, submete-se à obediência de certas
normas e orientações quanto à
elaboração e circulação de papéis próprios ao mundo do trabalho
.”(MEDEIROS,João Bosco. Redação empresarial.São Paulo: Atlas, 2001, p. 81)
ELEMENTOS TÉCNICOS DA REDAÇÃO
Formato do papel - cartas comerciais é o Carta (215,9 mm x 279,4 mm) e ou A4 (210 mm x 297 mm).
Cabeçalho - iniciais de departamento que
expediu a carta (índice), local, data, referência (ou ementa), saudação (invocação) ou timbre, composto de nome de empresa e endereço.
Índices do emitente são as iniciais do
departamento expedidor da carta. (índice ou referência) facilita a localização de um
documento ou carta em arquivo. Localizado antes da data, ou na mesma linha da data. A ordem
numérica deve ser retomada todo ano. Caso a empresa já tenha o nome do departamento
impresso, deve colocar apenas o número de ordem da cata e o ano. Deve-se colocar de preferência à esquerda do papel.
ELEMENTOS CONSTITUÍNTES DA CARTA
Local e data - localizado à margem direita da página.
Referência (assunto da carta) - resumo da matéria tratada,
preferencialmente em caso de cartas longas, por facilitar a decodificação rápida de uma carta. É escrita ao
alto, abaixo de local e data, antes do
vocativo epistolar.
ELEMENTOS CONSTITUÍNTES DA CARTA
Vocativo epistolar (saudação) -vocativo Senhor e nome do destinatário ou cargo exercido por ele. É seguido de vírgulas.
Linguagem impessoal.
Ex: Senhor Diretor, Professor,
Senhores,
Sr. Adalberto Luís, Adalberto Luís
Fechos de Cortesia - possui a finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário.
- Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
- Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Há outros fechos mais comuns como: Saudações, Antecipadamente, Cordialmente.
Assinatura
TIPOS DE REDAÇÃO COMERCIAL
ATA
É um registro em que se relata o que se
passou numa reunião, assembléia ou convenção.
Há os seguintes tipos de ata: a ordinária e a extraordinária.
A ata ordinária é a que resulta de reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade. A extraordinária ocorre fora das datas costumeiramente previstas. A ata deve ser
assinada pelos participantes da reunião em alguns casos (conforme o estatuto da empresa), pelo
presidente e secretário sempre. Para sua lavratura , devem ser observada as seguintes normas:
NORMAS DE ATAS
1. Lavrar a ata em livro próprio ou em folhas soltas. Deve ser lavrada de tal modo que
impossibilite a introdução de modificações;
2. Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas;
3. Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior;
4. O texto será digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;
5. O texto será compacto, sem parágrafos
ou com parágrafos numerados, mas não se
fará uso de alíneas;
NORMAS DE ATAS
6. Se manuscrito, nos casos de erros constatados no momento de redigi-las , emprega-se a partícula corretiva “digo”;
7. Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: “em tempo”, que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê “bata”, leia-se
“pata”;
8. Os números são grafados por extenso;
NORMAS DE ATAS
9. Quando ocorrem emendas à ata ou
alguma contestação oportuna, a ata só será assinada após aprovadas as correções;
10. Há um tipo de atas que se referem a atos rotineiros e cuja redação tem
procedimento padronizado. Nesse caso há um formulário a ser preenchido;
11. A ata é redigida por um secretário
efetivo. No caso de sua ausência, nomeia-
se outro secretário (ad hoc) designado para
essa ocasião.
ITENS DA ATA
Devem constar de um ata:
1. Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso)
2. Local da reunião;
3. Pessoas presentes (com suas respectivas qualificações);
4. Declaração do presidente e secretário;
5. Ordem do dia;
6. Fecho;
7. Assinaturas de presidente, secretário,
participantes.
MODELO DE ATA
EMPRESA XMLC CGC Nº ...
Ata da Assembléia Geral Ordinária no dia...de....de 200...
Aos....dias do mês de...de 200...às 15h, na sede social da companhia, reuniram-se em Assembléia Geral Ordinária os Acionistas da XMLC representando a totalidade do Capital Social com direito a voto, conforme consta do Livro de
Presença de Acionistas. Assumiu a presidência, na forma dos estatutos sociais, o Diretor-presidente, que convidou para
secretariá-lo o Sr. ... .Instalada a Assembléia Geral Ordinária, o Sr. Presidente informou que a Administração da Companhia
estava representada por sua pessoa, justificando a ausência do Conselho Fiscal por ser o mesmo de funcionamento não
permanente e não se achar em exercício. Em seguida mandou proceder à leitura dos seguintes documentos[...]. Nada mais havendo a tratar e niguém querendo fazer uso da palavra, o Sr.
Presidente interrompeu os trabalhos para a lavratura desta ata, que foi lida e aprovada, sendo assinada por todos os presentes . Presidente:... ; Secretário:...;Acionistas:...
MEMORANDO
Na linguagem comercial, significa a nota ou a carta ligeira enviada por um comerciante a outro, comunicando o lançamento de um produto ou de uma operação comercial. É bastante utilizado, também, para correspondência entre
departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e suas filiais e vice-versa, ou entre as filiais.
São partes constitutivas do memorando: timbre,
endereço (quando se trata de uma empresa privada), código (iniciais do departamento), número do memorando,
localidade, ementa, (referência) ou assunto, receptor, texto, assinatura, anexos.
A data pode ser por extenso ou abreviada; não há fecho de cortesia (atenciosamente e outros); são necessários
assinaturas do emissor e seu nome; a forma do memorando varia de empresa para empresa, não havendo, portanto,
rigidez absoluta de norma.
MODELO DE MEMORANDO
MEMORANDO Nº
PARA: DEPARTAMENTO:
Fulano de Tal Marketing DE: DEPARTAMENTO:
Beltrano da Silva Relações Públicas Data: 26-04-2006
Assunto: Estágio de Cicrano de Tal.
A partir de 2 de maio de 2006, o Sr. Cicrano de Tal, novo assistente do Gerente de Relações Públicas, fará estágio no Departamento de Marketing, durante uma semana. Gostaríamos de contar com sua assistência pessoal, de modo que o Sr. Cicrano possa ter o máximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes.
(a)……….
AVISO
É informação, comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um ministro a outro. Uma forma conhecida de aviso é aquela em que o empregado ou empregador
comunica a rescisão de contrato de trabalho.
Constitui-se, portanto, o chamado aviso prévio.
É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. Serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar.
O aviso significa economia de tempo. Se
redigido em linguagem clara, favorece a eficácia da comunicação, ou seja, atingir o objetivo
estabelecido.
MODELO DE AVISO
AVISO Prezado Cliente
Tendo em vista o término do contrato entre este Banco e o Instituto Nacional do Seguro Social, comunicamos que, a partir do dia 1º de junho de 2006, nossas agências deixarão de receber as contribuições devidas ao INSS, recolhidas, até então, por V. Sas., através deste Banco.
Atenciosamente, Banco XPY S.A
CARTA
É uma comunicação manuscrita ou impressa devidamente acondicionada e endereçada a uma ou várias pessoas.Tendo os seguintes modelos:
Carta de crédito (a que autoriza determinada importância);
Carta de Fiança (documento em que alguém se obriga solidariamente pelo pagamento de outrem);
Carta Magna ( Constituição Federal);
Carta Patente (documento que encerra obrigações ou privilégios).
COMPONENTES DE UMA CARTA
Abreviatura do departamento que expede a carta e número seqüencial, no ano: DV – 27 (Departamento de Vendas, carta 27);
Data: cidade, dia, mês e ano;
Saudação: Fulano de Tal:, Sr. Fulano de Tal:, Prezado Senhor:.
Fecho de cortesia:
- Atenciosamente - Respeitosamente;
Assinatura: nome de quem assina a carta e cargo ou função que exerce na empresa.
