ADMINISTRAR O ACERVO DOCUMENTAL DA DIREH HISTÓRICO

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Ministério da Saúde

FIOCRUZ

Fundação Oswaldo Cruz

ADMINISTRAR O ACERVO DOCUMENTAL DA DIREH

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POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 1 de 19 HISTÓRICO

Data Revisão Descrição Elaborado por:

Revisado por: Aprovado por:

10/02/2011 00 Emissão Inicial José Wilson Carlos de Carvalho Juliano Carvalho Lima 10/03/2012 01 Alteração do Formato; Exclusão do item 16 - Indicadores.

Lucina Matos Juliano Carvalho Lima 14/08/2013 02 Item 3 – Inclusão do Termo “Tabela de Temporalidade”; Complementação e alteração nos textos

dos itens: 6.6, 7.2, 8.3.1, 11.5, 11.7, 11.10, 12.3, 12.4, 12.13, 12.14, 15, 15.1, 15.3.1, 15.4,

Lucina Matos Juliano Carvalho Lima

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Documento não válido quando impresso POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 2 de 19 1 OBJETIVO

Definir os procedimentos para realização da gestão de documentos produzidos e recebidos pela Diretoria de Recursos Humanos da Fiocruz.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes ao Núcleo de Arquivo da Diretoria de Recursos Humanos da Fiocruz (Direh), passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento.

3 DEFINIÇÕES

TERMO/SIGLA OBJETO

Acervo Conjunto de bens e/ou documentos que constituem ou integram um patrimônio

Acesso

Possibilidade de consulta ao acervo de um arquivo, em conformidade com a Política de Segurança da Informação da Companhia e respectivos níveis de permissões de acesso. Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando à sua

preservação e acesso

Agrupamento

Atividade que reúne os documentos que possuem a mesma identificação e/ou código no arquivo com o objetivo de agrupar todos os documentos pertencentes a um único dossiê, tipo documental ou assunto.

Arquivamento Metodologia de organização, acondicionamento, armazenamento e recuperação de documentos/informações.

Arquivo

Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicos ou privados, e conservados em decorrência de seu valor.

Arquivo Corrente Arquivo que dispõe de documentos que constituem objeto de consultas frequentes.

Arquivo Intermediário

Arquivo que dispõe de documentos de uso não frequente,

originários de arquivos correntes, que devem aguardar destinação final em depósito temporário.

Código de Classificação de

Documentos da Fiocruz

Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de

assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico.

Descarte Destruição dos documentos considerados no processo analítico sem valor para guarda permanente.

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Documento não válido quando impresso POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 3 de 19 TERMO/SIGLA OBJETO Documento corrente

Aquele de uso constante, por tratar de assunto vigente ou de teor informacional relevante, necessitando permanecer armazenado junto ao cliente em arquivo corrente.

Documento intermediário

Aquele que, não sendo de uso corrente, por razões de interesse empresarial, aguarda o seu descarte ou recolhimento para arquivo permanente.

Levantamento documental

Documento que relaciona os tipos de documentos, dossiês e assuntos, identificados no acervo durante o processo de levantamento de itens documentais.

Mobiliário arquivístico Conjunto de móveis utilizados para o arquivamento de coleções documentais (armários, estantes etc.).

Prazo de retenção

Refere-se ao tempo de guarda necessário para manter o documento arquivado, observando todos os aspectos de

representação da informação tais como: forma, suporte, e o valor do seu conteúdo para a empresa.

Guia de Transferência de Documentos

Documento que formaliza a remessa de documentos de um local para outro, por meio da descrição dos dados documentais,

podendo ocorrer para fins de doação, alteração de responsabilidade de guarda, devolução de empréstimo,

encaminhamento para processamento técnico, restauração etc. Tabela de

Temporalidade de Documentos da Fiocruz (TTD)

Instrumento técnico de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a

eliminação de documentos.

Termo de Eliminação Documento que formaliza a autorização para eliminação de documentos sem valor para o seu gestor.

4 REFERÊNCIAS

 Legislação Arquivística;

 Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) e do Arquivo Nacional do Brasil;

 Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Fiocruz;

 Tabela de Temporalidade de Documentos da Fiocruz.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

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Documento não válido quando impresso POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 4 de 19 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Coordenador do Núcleo de

Arquivo Implementar a política de gestão documental da Direh. Trabalhadores do Núcleo

de Arquivo

Realizar as atividades que constituem o ciclo de gestão documental da Direh.

Seção de Arquivo e

Microfilmagem da Diretoria de Administração da

Fiocruz (SAM/Dirad)

Realizar a gestão do acervo documental mantido no arquivo intermediário da Fiocruz.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 Os documentos gerados pelos departamentos/setores da Direh são mantidos nos

seus respectivos setores, no período de 2 anos, após a data de produção.

6.2 O documento que extrapola esse período é mantido no arquivo intermediário

SAM/Dirad, com exceções determinadas em conjunto com o Núcleo de Arquivo e o setor produtor.

6.3 No mês de março de cada ano é realizado o recolhimento dos documentos dos

setores com prazo de guarda vencido e encaminhado ao arquivo intermediário SAM/Dirad.

6.4 No Núcleo de Arquivo á realizado o tratamento dos documentos acumulados pela

Direh e/ou que serão recolhidos ao arquivo intermediário SAM/Dirad. Sendo o Núcleo caracterizado como um pré-arquivo onde as operações arquivísticas são realizadas.

6.5 Os documentos administrativos do Núcleo possuem arquivamento próprio no

sistema de rede eletrônico na pasta “arquivo direh” “dadosdirehX” e no suporte em papel na pasta do arquivo localizada no Núcleo.

6.6 Toda solicitação de documento ao SAM, seja para empréstimo ou consulta, deve ser

realizada por intermédio do Núcleo de Arquivo, inclusive dos SRH’s.

6.7 A solicitação de documentos ao Núcleo de Arquivo é realizada, obrigatoriamente,

por meio do Sistema de Atendimento ao Usuário do Núcleo disponibilizado na página da intranet da Direh na área denominada “Serviços e Ações”. Após a solicitação o Núcleo tem um prazo padrão de cinco dias úteis para realizar a entrega

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em cópia ou original. No caso de cópia, não há retorno do material cedido. Para empréstimo do original, o solicitante tem o prazo de 30 dias para utilização, caso necessite de maior período, este deve enviar solicitação de extensão de prazo ao Núcleo de Arquivo, por meio do Sistema. Tão logo, o tempo de empréstimo expire o Núcleo solicita pelo Sistema o seu retorno por meio do envio de mensagem ao solicitante.

6.8 A Coordenação do Núcleo de Arquivo é responsável pelo acompanhamento do

processo de eliminação de documentos e pela solicitação da autorização junto à Diretoria e respectivos setores geradores da documentação.

7 REALIZAR DIAGNÓSTICO DA DOCUMENTAÇÃO

7.1 A atividade de diagnóstico do acervo documental de um determinado setor da Direh

tem como finalidade identificar as características da documentação gerada, para estabelecer o nível de acesso, os prazos de arquivamento, as formas de organização e de recuperação.

7.2 O diagnóstico da documentação considera:

 a análise das condições gerais do acervo e do respectivo acondicionamento;

 a legislação existente para cada assunto ou documentos;

 as necessidades e as práticas de gestão dos setores geradores;

 os processos de trabalho realizados pelos setores e os respectivos documentos produzidos por esses processos.

 O ambiente físico e a infraestrutura existente.

7.3 Ao final do diagnóstico, o Núcleo de Arquivo elabora o Relatório de Diagnóstico que

servirá para subsidiar as ações do tratamento do acervo documental. Uma cópia do Relatório é encaminhada ao setor objeto do trabalho.

8 RECEBER A DOCUMENTAÇÃO

8.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no

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8.2 Os procedimentos descritos a seguir são executados por um ou mais trabalhadores

lotados no Núcleo de Arquivo, observada a atribuição para a execução da atividade prescrita.

8.3 Recebe a documentação dos setores para organização e posterior arquivamento no

Arquivo do SAM/Dirad, com a respectiva Guia de Remessa (GR)

8.3.1 A documentação deve ser encaminhada anualmente, conforme calendário

estabelecido pelo Núcleo de Arquivo ou a partir do trabalho realizado junto aos setores para implementação da rotina arquivística, o qual considera o tratamento do passivo documental de cada área.

8.3.2 A documentação encaminhada é entregue ao Núcleo de Arquivo devidamente

organizada e identificada com etiqueta própria.

8.4 A documentação é conferida com as informações da Guia de Remessa (GR) sendo

analisada a quantidade e/ou volumes recebidos e os assuntos.

8.4.1 Caso ocorram divergências entre a documentação recebida e as informações da

Guia de Remessa, informa na própria Guia a situação encontrada, devolvendo-a ao setor de origem para acerto.

8.5 O responsável pelo recebimento atesta o recebimento na 2ª via da GR e devolve ao

usuário. A 1ª via da GR é arquivada no Núcleo de Arquivo, por um período de 2 anos e posteriormente eliminada.

8.6 A documentação recebida é identificada e mantida na área de tratamento, para

organização e encaminhamento ao SAM/Dirad.

9 INSPECIONAR A DOCUMENTAÇÃO

fluxograma do Anexo 1.

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9.3 A Equipe responsável pela inspeção e higiene da documentação, avalia o estado de

limpeza e conservação do acervo recebido.

9.3.1 Caso haja necessidade de aplicação de técnicas de higienização, separa a

documentação avaliada em área específica para o tratamento, a fim de evitar contaminação do restante do acervo.

9.4 Após o tratamento, a documentação reintegra o acervo tratado a respectiva unidade

de arquivamento (caixa ou pasta), para posterior organização.

10 ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO

Classificação da Documentação

10.3 A Equipe procede à leitura do documento e a definição do assunto principal e

identifica o respectivo código correlato no Código de Classificação de Documentos, o qual deve ser indicado no canto superior direito do documento.

10.3.1 O registro do código no documento deve ser feita com lápis 2B, sendo vetado o

uso de caneta esferográfica.

10.4 Os métodos de classificação e arquivamento, abaixo descritos, consideram a melhor

forma de arranjo da documentação, podendo ser estabelecido de forma separada ou em conjunto:

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Documento não válido quando impresso POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 8 de 19  Alfabético;  Alfanumérico;  Numérico-cronológico;  Numérico-simples.

10.4.1 O método alfabético consiste em separar os documentos ou dossiês em ordem

alfabética por local e acondicionar em caixas ou pastas, obedecendo a sequência das letras do alfabeto. Por exemplo: Aarão; Eva; Marcos etc.

10.4.2 O método alfa-numérico consiste em separar os documentos ou dossiês em ordem

alfabética, obedecendo a sequência numérica e acondicionar em caixas ou pastas. O documento deve ser arquivado em ordem alfabética. Por exemplo: 1.1 Aarão; 1.2 Eva; 1.3 Marcos etc.

10.4.3 O método numérico-cronológico consiste em separar os documentos em ordem

numérica, obedecendo a sequência cronológica, ou seja, a data de emissão do documento e acondicionar em caixas ou pastas. O documento deve ser arquivado de forma crescente, da data mais antiga para data mais recente, que deve ficar por cima. Por exemplo: 001/2011; 002/2011; 003/2011 etc.

10.4.4 O método numérico-simples consiste em separar os documentos em ordem

numérica e acondicionar em caixas ou pastas, obedecendo a sequência numérica de forma crescente de baixo para cima ou da esquerda para direita, ou seja, o documento com numeração mais antiga é arquivado por baixo. Por exemplo: 1.1; 1.2; 1.3 etc.

Higienização da Documentação

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10.7 A higienização é feita utilizando as técnicas descritas em normas específicas de

conservação e higienização de acervos documentais, sendo retirados os grampos, clips, post-it, fita adesiva, elástico, sacos plásticos e troca da bailarina de metal por plástico.

10.8 Os documentos danificados por cola ou rasgados são encaminhados ao Setor de

Conservação da Casa de Oswaldo Cruz para restauração.

Acondicionamento da Documentação

10.11 Todo conjunto documental, após a higienização, é acondicionado em camisas

(folha de papel almaço sem pauta), no qual é indicado o código, assunto e data-limite e, em seguida, é colocado em caixas-arquivo ou pastas, conforme a sua característica de arquivamento.

11 ARQUIVAR DOCUMENTOS

11.3 Como resultado da organização da documentação é elaborado, para cada setor e

assunto, o Mapa Documental, com as seguintes informações:

 assunto;

 descrição do assunto;

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 valor documental (legal, administrativo, fiscal e histórico);

 nível de acesso;

 original ou cópia;

 nome do setor detentor da documentação original;

 tempo de arquivamento no arquivo corrente, intermediário e permanente;

 forma de organização (alfabética, numérica, cronológica);

 forma de recuperação;

 observação.

11.4 O Mapa Documental de cada setor é mantido no Núcleo de Arquivo que o utilizará

como ferramenta para organização da documentação recebida para tratamento, bem como por cada setor para tratar o seu respectivo acervo documental.

11.5 Preenche a Planilha de Controle (X:\Arquivo Direh\Controle Transferência AI-CST)

do Núcleo de Arquivo com os dados da unidade de arquivamento:

 número da caixa, observando a numeração sequencial da Direh;

 setor;

 código do assunto;

 descrição resumida do assunto;

 Data-limite;

 Observações, caso pertinente.

11.6 Após a conclusão dos procedimentos de organização é realizada a etapa de

transferência ao arquivo intermediário (SAM/Dirad). Nesta fase, as caixas, compostas pelos conjuntos documentais, são identificadas com etiquetas específicas e transferidas. Esta etapa segue as orientações do SAM/Dirad no que se refere ao padrão de etiqueta e envio de listagem do conteúdo de cada caixa.

11.7 Identifica a unidade de arquivamento, atribuindo o seu respectivo código e

registrando-o em etiqueta-padrão do SAM/Dirad, colada na unidade de arquivamento, tal que permita o gerenciamento visual.

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11.8 Emite, em duas vias, a Guia de Transferência com os dados da unidade de

arquivamento.

11.9 Encaminha para a SAM/Dirad as Guias de Transferência com a documentação. 11.10 Recebe do SAM/Dirad a via da Guia de Transferência devidamente protocolada e

providencia o seu arquivamento.

12 CONSULTAR E EMPRESTAR DOCUMENTOS

12.3 Verificar, diariamente, as solicitações dos setores registradas no sistema eletrônico

de atendimento do Núcleo;

12.4 Localizar na planilha de controle de documentos a existência do documento no

Núcleo ou no SAM/Dirad, em outros setores da Direh ou Fiocruz ou na área de arquivamento dos dossiês/processos de aposentados (atual Expansão 207);

12.5 Caso o documento se encontre no Núcleo ou na Expansão providencia a cópia ou

original do documento.

12.5.1 Caso o documento se encontre no SAM/Dirad: encaminha mensagem eletrônica

([email protected]) e aguarda a localização do documento; após a localização buscar o documento da Dirad.

12.6 Após a localização do documento, encaminha mensagem eletrônica ao solicitante

com aviso para a retirada do material.

12.7 Elabora a guia de empréstimo com os dados do documento/solicitante que será

emprestado e aguarda a retirada por parte do solicitante.

12.8 Ao retirar o documento o solicitante assina a guia de empréstimo atestando o

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12.8.1 No caso de documento original o solicitante tem o prazo de 30 dias para uso do

documento, terminado o prazo o documento deve ser devolvido.

12.9 No caso da não devolução o Núcleo encaminha mensagem eletrônica solicitando

devolução ou extensão de prazo.

12.10 São emitidas as seguintes respostas padrões do sistema eletrônico:

Resposta imediata:

Sua solicitação será atendida o mais breve possível.

Núcleo de Arquivo

Diretoria de Recursos Humanos - Direh Fundação Oswaldo Cruz - Fiocruz E-mail: [email protected]

Av. Brasil, 4365 – Manguinhos – Quinino – Sl. 209. Tel.: 55-21-3836-2017/2114

Retirada de documento:

A documentação solicitada está disponível no Núcleo de Arquivo. Documento não localizado:

A documentação solicitada não foi localizada. Devolução/Prorrogação de empréstimo:

Informamos que o prazo de 30 dias para consulta da documentação solicitada expirou. Favor prorrogar o prazo ou devolver a mesma. Extensão do prazo de atendimento:

Informamos que o prazo de 5 dias para atendimento não foi suficiente. Sendo assim, prorrogamos o mesmo por igual período.

12.11 Após a devolução do documento, o responsável pelo empréstimo confere o

documento com a guia de empréstimo e providencia o rearquivamento e atualização do Sistema.

12.12 Antes de rearquivar, o responsável confirma o local de guarda do documento. 12.13 Esse processo exige a emissão mensal do relatório demonstrativo dos

atendimentos realizados para controle dos empréstimos realizado no período e, semestralmente, relatório com a consolidação das informações.

12.14 No caso de processos administrativos para arquivar e desarquivar no SAM/Dirad a

rotina estabelecida é:

Arquivamento – os processos devem ser encaminhados para o NARQ às quintas-feiras, no horário das 11h e das 16h;

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Desarquivamento – os setores da Direh devem registrar a solicitação no SGA e entregar a guia de desarquivamento no NARQ às quintas-feiras, no horário das 11h e das 16h;

Demanda Horário Setor

Arquivamento 11h e 16h quinta-feira Todos

Desarquivamento 11h e 16h quinta-feira Todos

12.15 No caso dossiês e processos de aposentados a rotina de arquivamento e

desarquivamento estabelecida é:

13 ELIMINAR A DOCUMENTAÇÃO

13.3 Como princípio básico todo documento só pode ser descartado se respeitado as

determinações da TTD. Após a identificação dos conjuntos documentais que devem ser descartados é providenciada o preenchimento de listagem e o termo de eliminação de acordo com o modelo de planilha do SAM/Dirad e encaminha para que esse setor providencie o de acordo da Comissão de Avaliação da Fiocruz e a devida publicação no Diário Oficial da União ou em outro meio de divulgação pertinente.

13.4 O processo de fragmentação dos documentos, também, é realizado pelo SAM/Dirad. 13.5 O Termo de Eliminação é mantido arquivado pelo Núcleo de Arquivo.

14 VERIFICAR A INTEGRIDADE DO ARQUIVO

14.2 Realiza, anualmente, a verificação da integridade da documentação arquivada,

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14.3 Registra na Planilha de Controle as informações divergentes e procede ao acerto da

Planilha ou a recuperação do documento.

14.4 Realiza a higienização da unidade de arquivamento e do mobiliário arquivístico, na

ocasião da verificação do acervo.

15 REALIZAR ASSESSORIA/INSPEÇÃO DOCUMENTAL

15.1 Após o processo de implantação da gestão de documentos nos setores da Direh o

Núcleo de Arquivo procede à etapa de orientação às áreas com objetivo de manter os procedimentos conformes. A qualquer tempo o Núcleo pode melhorar o modelo de gestão adotado.

15.2 Além dos departamentos da Direh, o Núcleo presta assessoria aos Serviços de

Recursos Humanos da Fiocruz com objetivo de contribuir para o desempenho de uma gestão descentralizada adotada pela Direh. Nesse segmento é instituído um cronograma mensal de visitas aos SRH’s de acordo com as necessidades identificadas.

15.3 A atualização das informações sobre gestão dos registros constantes nos

Procedimentos Operacionais Padrão (POP) da Direh é realizada pelo Núcleo de Arquivo, a medida que os POPS forem elaborados ou revisados. As informações sobre os registros dizem respeito aos critérios sobre a responsabilidade, armazenamento, identificação, recuperação, prazos de guarda e destinação.

15.3.1 O Núcleo da Qualidade recebe dos setores da Direh os seus respectivos POPS

elaborados ou revisados. O Núcleo da Qualidade encaminha os POPS ao Núcleo de Arquivo para obtenção das informações pertinentes sobre os registros.

15.4 O NARQ realiza mensalmente verificação da padronização documental analisando a

formatação dos documentos oficiais da Direh, conforme padrão existente na Intranet http://intranet.direh.fiocruz.br/index.cfm?fuseaction=atendimento&tipo=docs.

15.5 O NARQ realiza verificação no fluxo e no trâmite documental dos processos

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Documento não válido quando impresso POP-DIREH-14 Administrar o Acervo Documental da Direh Data da Implementação 10/02/2011 REV.02 Página 15 de 19 16 GESTÃO DE REGISTROS

16.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pelo Núcleo de Arquivo e

mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZENA MENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NO NÚCLEO DE ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Guia de Remessa 141.1 1 Núcleo de

Arquivo Pasta Data 2 anos Eliminação Planilha de Controle 141.1 Núcleo de

Arquivo Pasta Data

Enquanto

vigorar Eliminação Guia de Empréstimo 141.1

1

Núcleo de

Arquivo Pasta Data 2 anos Eliminação Guia de Transferência 141.1

22

Núcleo de

Arquivo Pasta Data 2 anos Permanente Relatório

demonstrativo dos atendimentos realizados

003 Núcleo de

Arquivo Pasta Data 2 anos Eliminação Relatório de

Diagnóstico 141.1

Núcleo de

Arquivo Pasta Setor 2 anos Permanente Mapa Documental 141.1 Núcleo de

Arquivo Pasta Setor 2 anos Permanente

17 ANEXOS

 Anexo 1: Fluxograma dos processos de trabalho “Receber, Inspecionar, Classificar, Higienizar e Acondicionar Documentos”.

 Anexo 2: Fluxograma do processo de trabalho “Arquivar a Documentação”.

 Anexo 3: Fluxograma do processo de trabalho “Consultar e Emprestar a Documentos”.

 Anexo 4: Fluxograma do processo de trabalho “Eliminar a Documentação”.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DOS PROCESSOS DE TRABALHO “RECEBER, INSPECIONAR, CLASSIFICAR, HIGIENIZAR E ACONDICIONAR DOCUMENTOS”

Documentos recebidos dos setores

com guia remessa

Atestar GR e devolver 2a via ao

setor

- rotina anual

- após tratamento do passivo documental

Guia de Remessa OK? Conferir quantidade,

volume e assunto Solicita ao setor correção Não Arquivar 1a via da GR Identificar a document. e separar p/ tratamento Inspecionar a documentação Sim Separar documentação para organização Ler document. e identificar com o Código Definir método de classificação Realizar higienização no documento Acondicionar documentos

Usar camisas com a informação do documento e depois colocar em caixas ou pastas Necessita higienização? Separar documentação para higienização Sim Não

Código de Classificação de Documentos

Alfabético, alfa-numérico, numérico cronológico ou numérico simples 1 1 Docum. danificado? Separar documentação para higienização Sim Fim Não 1 R E C E B E R IN S P E C IO N A R C L A S S IF IC A R H IG IE N IZ A R A C O N D IC IO N .

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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO “ARQUIVAR A DOCUMENTAÇÃO” Observar Mapa Documental Preencher Planilha de Controle Colocar etiqueta no material Emitir Guia de Trnasferência Enviar documento/ guia para SAM/Dirad

Receber e arquivar Guia de Transfer.

protocolada

Registrar: número da caixa, setor, código e descrição do assunto e data-limite

Fim A R Q U IV A R 1

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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO “CONSULTAR E EMPRESTAR DOCUMENTOS” Solicitação de consulta/ empréstimo documentos Encaminhar mensagem ao SAM/ Dirad

Setores encaminham pelo Sistema Eletrônico

Docum. Está no Núcleo? Providencia cópia do documento Sim Receber documento SAM/Dirad Avisar solicitante que o docum. está

disponível Elaborar guia empréstimo Sim Entregar documento e guia empréstimo ao solicitante Receber e arquivar guia de empréstimo protocolada Aguardar devolução do documentos Receber documento e conferir com a guia de emprést. Arquivar documento

Para documentos originais o prazo de devolução é de 30 dias

Alfabético, alfa-numérico, numérico cronológico ou numérico simples Fim C O N S U L T A R E E M P R E S T A R Localiza documentos

Consulta na Planilha de Controle, no arquivo do SAM/Dirad e nos Setores

Mensagem solicitando o documento

Mensagem pelo sistema eletrônico

Confirmar localização do

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ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO “ELIMINAR A DOCUMENTAÇÃO” Selecionar a documentação p/ eliminação Elaborar Listagem e Termo Eliminação Encaminhar Listagem e Termo para SAM/Dirad Arquivar cópia Termo de Eliminação

Para aprovação da Comissão de Avaliação da FIOCRUZ Fim E L IM IN A R Analisar a documentação com base na TTD