E F I C A Z
uma proposta voltada para
a produção de resultados
NEREU DELGADO
administrando com uma
com uma Informática
Eficaz
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Coordenação editorial: Mirna Gleich Assistência editorial: M. Elisa Bifano
Revisão: Ana Luiza França e Maria Aparecida Amaral Capa: Marta Cerqueira Leite
Composição: Empresa das Artes Impressão:
Índices para catálogo sistemático: 1. Administração da informática 001.6068 2. Informática : Administração 001.6068
É PROIBIDA A REPRODUÇÃO
Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei nº 9.610/98.
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)
Delgado, Nereu
Administrando com uma Informática Eficaz / Nereu Delgado. – São Paulo : Nobel, 1999. ISBN 85-213-1109-5
1. Informática - Administração I. Título.
99-3930 CDD-001.6068
-Para o executivo e para o empresário não ligados à área de informática:
O objetivo principal deste livro é mostrar em linguagem comum e isenta de termos técnicos que:
– é possível controlar a informática;
– a informática é administrável. É possível administrá-la mesmo sem conhecê-la;
– a informática é compreensível, qualquer pessoa pode entender seus princípios;
– a informática é extremamente simples; – a informática pode ser ágil;
– a informática é imprescindível e decisiva: – na consolidação da empresa; – na conquista de novos mercados; – na participação do processo produtivo; – na ampliação dos lucros;
– na reversão de prejuízos; – na sobrevivência da empresa;
– a idéia de uma caixa preta, complicada, distante, problemática e independente é coisa do passado, ou de quem se recusa a abrir mão desse conceito ultrapassado.
Para o executivo e para o empresário ligados à área de informática:
– é melhor ir se mexendo. A verdadeira informática tem um novo e importante papel, bem mais nobre, porém bem mais difícil.
No decorrer deste trabalho o leitor irá encontrar a palavra “informática” significando tanto o processo de informatização quanto a própria área de informática – no merca-do ou na empresa – e os profissionais nela envolvimerca-dos.
Introdução _____________________________________ 9
1 - Por que informatizar a empresa? _________________ 13
Obtendo lucros 15 Querendo obter ainda mais lucros 16 Deixando de perder dinheiro e oportunidades 17
2 - Por que aprender a lidar com a informática,
se ela não é uma exigência da sua função? _________ 19
O que é preciso saber sobre a informática 20
3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano____ 25
Afinal, como o computador pode ser usado para
simplificar o cotidiano? 28
4 - Criativo é o homem. Simplificadora é a máquina_____ 30
5 - Usando a informática para melhorar o ritmo
da empresa e a interação entre as áreas ___________ 33
6 - O uso da informática no gerenciamento da empresa _ 37
7 - Trabalhando com dados e obtendo informações _____ 40
O que é informação? 42 Os segredos contidos nos dados 43 Gerando informações 44
disponíveis para análise________________________ 46
A propriedade dos dados 46 Procurando acabar com a propriedade dos dados 48 Administrando processos 50
9 - Usando a informática para agilizar, otimizar
e ampliar resultados ___________________________ 52
Otimizando e ampliando os resultados 54
10 - A evolução contínua da tecnologia – mudanças
necessárias e desnecessárias __________________ 56
Adote um fornecedor e uma linha de produtos 59
11 - Planejando a informatização ____________________ 62
Dificuldades de planejamento 64 Traçando objetivos 65
12 - Estrutura conceitual da informática ______________ 67
Colocando a informática junto ao usuário 68
13 - Modelo de organização da informática ____________ 71
Administrativa 73 Especializada 73
Técnica 76
Esta história desconcertante e surpreendentemente recorrente me estimulou a escrever este livro.
Numa data qualquer, a cúpula de uma empresa estava reunida e alguém discursou com solenidade:
– “Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará histórica na empresa, para contratarmos junto à área de informática um sistema que nos colocará à frente de nossa concorrência. Será a consagração de nossa empresa no cenário nacional e internacional. Esse sistema fará com que possamos produzir e entregar nossos produtos na metade do prazo praticado pela concorrência, com uma produtividade invejável...”
Aplausos... aplausos...
– A informática pode conseguir isso? – Sim, é claro! Deixe conosco...
Passados meses... muitos meses, – novamente:
–“Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará histórica em nossa empresa, para conhecer o sistema desenvolvido pelo nosso setor de informática, que nos custou (orgulhosamente!)... milhões de dólares. Com a palavra a informática.”
Aplausos... aplausos...
– Bem, o sistema se constitui basicamente em...
Terminada a espetacular apresentação, eis que se levanta o diretor industrial e lança uma pergunta fatal e final ao gerente de informática:
Esta trágica e verídica história (apenas um pouco floreada para que os protagonistas não sejam identificados) infelizmente teima em se repetir em muitas empresas na atualidade. É um abismo que existe (desnecessariamente) entre a área de informática e as demais áreas das organizações. Foi vislumbrando a possibilidade de eliminar esse abismo e por ter vivido muitas histórias parecidas com essa que fui levado a escrever este livro.
Desde há muito, quando passei (à revelia) a ser um profissional de informática, tenho instintivamente me recusado a “tirar a camisa” do usuário final. Acho que foi a premonição de que, um dia, a informática aprenderia a se voltar para o usuário, tal qual as empresas estão aprendendo a se voltar para seus funcionários, clientes e fornecedores.
É claro que tenho tentado com todo empenho vestir a camisa da informática. Por um lado, certamente a camisa já é a da informática, mas por outro ela ainda é a de um usuário. Por esse motivo tenho tido muitas dificuldades, principalmente por não ser bem compreendido pela própria área de informática. Apesar disso, acho que foi bom ser assim, principalmente para os meus usuários, com os quais sempre procurei conversar em um linguajar por eles entendido. Esforcei-me para atender a suas reais necessidades, às vezes correndo riscos que dificilmente seriam enfrentados por outro profissional. Fiz muitos trabalhos à revelia das regras e dos conceitos adotados pela informática. Criei conceitos, regras, metodologias, processos. Não me cansava de procurar caminhos que levassem ao perfeito sincronismo entre a área de informática e as áreas usuárias. Pois bem: não é nada fácil trabalhar na surdina, desenvolvendo novos métodos, quando há muitas regras estabelecidas e que devem ser respeitadas; afinal, manter-se entre a submissão e a rebeldia exige mais sacrifício do que se situar em um dos extremos.
Aos poucos fui percebendo o surgimento de um diferencial entre os meus serviços e os de outros profissionais. Percebi que, enquanto eu desenvolvia muitos aplicativos e os mantinha, colegas tão ou mais capazes do que eu desenvolviam e mantinham poucos sistemas. Percebi que meus aplicativos eram simples, enquanto os dos outros eram complexos. Confesso que muitas vezes até me senti frustrado, porque em geral a idéia de complexidade está diretamente relacionada à qualidade e capacidade profissional. Demorei para perceber que a verdade é exatamente o contrário: a capacidade de simplificar a complexidade é que está diretamente relacionada à qualidade e capacidade profissional. Percebi que eu não fazia mais horas
extras, enquanto os outros continuavam a fazer. Percebi que perdera a fobia de telefone; o de casa já fazia anos não tocava de madrugada nem nos fins de semana! Percebi que eu saía de férias sem deixar nenhum substituto e, quando voltava, tudo estava na mais perfeita normalidade.
Concluí então que minha visão estava sendo boa tanto para os meus usuários quanto para a própria informática, embora ninguém ainda tivesse percebido isso. Assim, decidi que estava na hora de tirar minha visão da obscuridade e oferecê-la a quem a desejasse, pois a maioria das empresas ainda continua com dificuldades quanto à informatização.
Resolvi escrever este primeiro trabalho que, embora seja sobre informática, é voltado principalmente aos executivos e empresários não
profissionais de informática, apenas dependentes ou necessitados dela, pois
acho que terei melhores chances de ser compreendido. Ainda tenho receio de que aos especialistas da área custe muito entender e aceitar as minhas idéias. Porém, agora que concluí o trabalho, acho que ele também será muito útil para o profissional de informática que deseja ver seu serviço absolutamente integrado às necessidades e aos objetivos da empresa.
1 - Por que informatizar a empresa?
A informatização deve ser feita com prioridade nas atividades por meio das quais a empresa ganha dinheiro, para que continue ganhando ou ganhe ainda mais. Também deve atender as atividades através das quais pretenda ga-nhar dinheiro ou vislumbre a possibilidade de fazê-lo. As atividades em que está perdendo dinheiro, se não puderem ser descartadas, também devem ser atendidas para que as perdas cessem, reduzam-se ou sejam controladas.
O que deve levar à informatização da empresa é uma das grandes questões com que todos os executivos deparam. Na verdade, todo mundo imagina por que as empresas se informatizam. Porém, se isso for perguntado aos executivos, a maioria deles titubeará ao responder, haverá muitas respostas diferentes e algumas até poderão ser conflitantes. São raras as empresas que têm esta questão bem clara e definida. Se a todos os remadores desse barco (empresa) for passada a resposta desta questão, certamente haverá mais empenho e eles terão maiores possibilidades de tornarem-se vencedores na acirrada competição pelo mercado. Há alguma empresa que não quer ser vencedora? Pois então: não acredito que uma empresa sem informatização conseguirá competir com desenvoltura em seu mercado específico.
Muitas outras questões igualmente embaraçosas também surgem com freqüência. Uma delas é – por onde começar a informatização? Pode-se ter até um objetivo claro; porém, por onde começar a informatização nem
sempre está definido. É preciso que todos saibam como a informatização será feita na empresa, a fim de se evitarem atropelos ou sobrecargas. Uma escala bem definida permitirá que os resultados comecem a ser colhidos mais cedo e a informatização possa ser feita com maior naturalidade e eficácia.
O que deve ser informatizado? – também é uma questão difícil de ser
respondida. Muitas atividades devem ser informatizadas na empresa, porém nem todas devem ter a mesma prioridade e a mesma necessidade. Não vejo como decisão acertada, por exemplo, informatizar o refeitório antes da produção industrial.
E, assim, muitas questões complicadas e outras tantas dúvidas vão surgindo durante a elaboração do plano de informatização. Todas elas precisam ser consideradas e superadas conscientemente, como veremos adiante no capítulo “Planejando a informatização”. Se isso não for feito, irão se constituir em problemas e entraves que poderão levar ao insucesso.
Algumas empresas menosprezam essas questões e se “informatizam” de qualquer jeito. Outras deixam que as diversas áreas existentes se manifestem quando tiverem interesse. Muitas têm dificuldades em levantar parâmetros que facilitem a decisão. Há empresas que optam por informatizar atividades pouco nobres, pois temem que o processo de informatização não seja benéfico, eficiente e seguro. É comum optar-se pelas funções mais trabalhosas, volumosas, morosas, visuais ou por aquelas em que os responsáveis se dispõem ou mostram mais interesse em aderir à informatização do que os de outras áreas.
A conseqüência de tais procedimentos é uma informatização traumática, confusa, dispersa, muito abrangente, morosa, insegura e com resultados pouco significativos.
As três premissas enunciadas no início deste capítulo – obtendo lucros,
querendo obter ainda mais lucros e deixando de perder dinheiro e oportunidades – são, entretanto, destacadamente importantes e, na maioria
das vezes, conduzem a informatização a uma direção perfeita. Elas podem balizar as respostas a tantas perguntas complicadas. Seguindo esses três princípios básicos a empresa terá a informatização como uma de suas mais importantes aliadas. Esses princípios oferecerão sólido apoio à decisão porque esta estará em consonância com a essência da empresa: o lucro. As demais atividades que inicialmente não forem beneficiadas com a informatização com certeza poderão esperar por outra oportunidade. Bem ou mal elas estarão e
continuarão sendo realizadas. Com a manutenção ou o aumento dos lucros, mais recursos poderão ser liberados para a informatização dessas tarefas, sem que a empresa tenha que se descuidar das suas atividades essenciais.
Quando digo neste trabalho ganhar dinheiro, ou obter lucro, não estou me restringindo apenas às empresas da iniciativa privada. Todos esses conceitos se aplicam também às chamadas entidades sem fins lucrativos: empresas públicas, de pesquisa, ensino, assistenciais, recreativas etc. Afinal, existe alguma entidade que consiga sobreviver sem dinheiro? Seja por meio de doação, de contribuições, impostos ou taxas, elas dependem dele para realizar suas atividades mais básicas. Quanto mais arrecadarem, mais poderão realizar.
Uma informatização que não tenha seu foco principal calcado nesses princípios provavelmente não tem valor – e a empresa que a fizer estará fadada a desaparecer junto com sua geração.
Obtendo lucros
Todas as empresas certamente têm uma ou mais atividades de onde provêm seus lucros. Também executam uma série de outras tarefas que servem de suporte às que efetivamente trazem os recursos de fora para dentro da empresa. É a diferença entre o que ela traz para dentro e o que ela manda
para fora que constitui o seu verdadeiro lucro, ou seja, o quanto ela ganha de
dinheiro. Já é assim há milhares de anos e me parece haver poucas chances de que isso mude nos próximos milênios.
Exemplificando: uma indústria tem no processo de comercialização uma de suas atividades principais, muito embora o processo produtivo pareça ser de longe sua principal atividade. Vejamos então: de que adianta um excelente processo produtivo se os produtos gerados não conseguem ser comercializados? Um primoroso processo de comercialização, porém, também não traria bons resultados por muito tempo caso o produto a ser comercializado não tivesse uma qualidade compatível com o público-alvo da política de comercialização. Neste caso, é claro, ainda que de modo simplista e apenas como ilustração, duas atividades poderiam ser tratadas como prioritárias nessa empresa: o processo produtivo e a comercialização. Elas se completam e são altamente dependentes, o que não significa que as outras áreas da empresa não sejam
importantes. Todas elas fazem parte do processo, porém essas duas têm um peso maior.
No caso dessa suposta empresa já identificamos as atividades por meio das quais ela ganha dinheiro. Logicamente, essas áreas devem ser priorizadas em um processo de informatização, para que a empresa continue ganhando dinheiro ou ganhe ainda mais. Não é uma obrigação somente da produção produzir bem nem da área de comercialização comercializar bem. Todas as demais áreas da empresa devem colaborar de forma efetiva para que se produza cada vez melhor e se comercialize cada vez mais. A informática é uma das ferramentas que podem ser de grande valia para essas áreas. Talvez a que mais contribuição poderá dar.
Querendo obter ainda mais lucros
Uma empresa dinâmica não deve se sentir em situação confortável só porque no momento está obtendo bons lucros. Ela precisa colocar os olhos no futuro, lançar novos produtos, enveredar por caminhos pouco explorados, ampliar seus negócios, aperfeiçoar-se, influenciar o mercado, mudar as tendências. Afinal, o objeto de fartos lucros hoje pode ser o objeto de largos prejuízos amanhã. A literatura está repleta de exemplos desse gênero. O mercado é dinâmico, muda com rapidez e sem piedade. Por isso é preciso ser um pouco como um “guru”, antever o futuro e investir sempre, porém, sem riscos exagerados e que não possam ser suportados caso os caminhos se mostrem infrutíferos.
Mesmo que a empresa seja pouco arrojada, a informatização deve atuar com prioridade nessas investidas. Tal processo deve ser o aliado principal nas atividades pelas quais a empresa procura encontrar novos caminhos para ganhar mais dinheiro. A informática deve ajudar a abrir esses novos caminhos, ampliar e agilizar as possibilidades de ganhos da empresa e, com isso, contribuir para a sua consolidação, solidez e longevidade.
Basta olhar para o passado – e este não precisa ser tão distante, há apenas duas ou três décadas – e veremos que as empresas que não mudaram, se não desapareceram, tornaram-se inexpressivas. As que demoraram para se transformar passaram por momentos de grandes dificuldades. Por outro lado, as que foram se moldando à realidade ou que certeiramente apostaram
no futuro transformaram-se nas empresas exemplares de hoje. Certamente, daqui a duas ou três décadas nenhuma empresa estará realizando suas atividades do mesmo modo que as realiza hoje. As que resistirem às mudanças perecerão ou se tornarão inexpressivas. As que se adaptarem permanecerão ativas no mercado. As que na antevisão do futuro forem mais felizes farão novos e grandes sucessos, além dos substanciais lucros que obterão. Esse ciclo continuará eternamente, ora mais intenso ora mais ameno, tal qual tem ocorrido há milênios.
É claro que a maioria das empresas que – tentando antever o futuro – se lançarem cegamente no mercado perecerá antes de poder obter qualquer resultado relevante. É correto e necessário apostar no futuro, porém com parcimônia, dentro do limite em que se possa suportar um eventual fracasso. O sensato é garantir a sobrevivência mantendo-se dentro da realidade. Apostar no futuro somente “as fichas” coerentemente separadas para isso, pois a qualquer momento pode-se descobrir um grande atalho rumo ao futuro.
Já é certo, e não mais uma simples previsão, que para a próxima geração de empresas a informática constituirá a base mínima indispensável de criação, controle e sustentação. Certamente haverá muitas atividades não-informatizadas. Elas, porém, serão classificadas como habilidade pessoal, arte ou simplesmente artesanato, e terão grande valor de mercado como tais, não como produtos de consumo em massa. A sobrevivência de uma empresa estará diretamente relacionada à eficácia de sua informática. É preciso, então, que se comece a aprender já a construir o que será o pé direito das estruturas empresariais do futuro. Não consigo ver como uma empresa poderá existir sem estar informatizada! A informática já é indispensável em quase tudo, principalmente em atividades com as quais se pretende ganhar dinheiro.
Deixando de perder dinheiro e oportunidades
Como nada é perfeito, em todas as empresas existem “buracos” pelos quais sangram os lucros e foge o dinheiro. O mais prudente é descartar essas atividades, embora nem sempre isso seja possível. Então, a informatização deve desempenhar um papel preponderante e colocar essas atividades em sua lista de prioridades. Pelo menos deverá ajudar a reduzir ou controlar esse sangramento. De nada adianta a empresa estar ganhando dinheiro de um lado e perdendo-o do outro.
É preciso “amar” a empresa e suas atividades para que se possa idealizar e construir seu futuro com solidez. Mas esse amor não pode ser cego, tão intenso a ponto de se definhar por ele. Sei que existem muitos “Romeu & Julieta Ltda.”, mas não são casos racionais no mundo dos negócios. Aqui a separação, o divórcio e mesmo o término de atividades ou empresas é uma questão de sobrevivência e não de morte. Uma empresa pode se tornar mais forte, ágil e sólida se tiver uma de suas partes improdutivas amputada.
Quando a empresa insistir em atividades nada ou pouco lucrativas, sem nenhuma perspectiva concreta de recuperação, ela, além de perder dinheiro, estará perdendo oportunidades. O certo seria dirigir sua atenção ao mercado e às novas oportunidades, em vez de se concentrar em atividades sem re-torno. Essas devem ser descartadas ou controladas para não roubarem mais atenção do que merecem. Nesses casos, a informatização pode se prestar a um papel doloroso, mas importante.
• • •
Embora essas três premissas sejam claras, cada empresa ainda precisa saber, de modo específico, como a informática pode contribuir para que ela continue ganhando dinheiro, ganhe ainda mais e deixe de perdê-lo. Sinceramente, não há uma fórmula poderosa que se aplique a todas as empresas, com resultados sempre satisfatórios. Cada empresa tem seus objetivos, seus ideais, seu mercado, seus segredos e uma série de peculiaridades que a caracterizam. De acordo com essas características é que se faz o levantamento das maneiras como a informática pode realmente ajudar. É mais ou menos o modo como um psiquiatra trata seus clientes. Se a todos tratar do mesmo modo, certamente trará a cura a poucos. Porém, se para cada um direcionar um tratamento voltado às suas peculiaridades, trará a cura para um número bem maior de pacientes. A cura para todos será muito difícil; afinal, ninguém é infalível, tanto em seu diagnóstico quanto em suas ações, e não existe o método perfeito.
As questões mais comuns, contudo, estão sendo tratadas neste trabalho e soluções estarão sendo sugeridas. É possível, somente a partir delas, redirecionar a informática da empresa e obter resultados expressivos.
2 - Por que aprender a lidar com a
informática, se ela não é
uma exigência da sua função?
A informática simplesmente estará em tudo.
Embora a informática já seja bastante popular, poucos sabem lidar efetivamente com ela. O profissional de informática tem uma função técnica bem definida e especializada que lhe custou muitos anos de estudos e sacrifícios. Os demais profissionais não precisam ser especialistas em informática para tirar do computador informações importantes. Para melhor entender essa relação, vamos supor um executivo de uma determinada área. Ele consegue interpretar números, balancetes e demonstrativos contábeis, porém não precisa ser um contador ou um economista. O gerente de uma área a administra com desenvoltura, mas pode não ser um administrador de empresas... e assim por diante. O que todo profissional precisa entender de informática é um mínimo para poder extrair e exigir dela bons resultados.
Diz um ditado popular: Tudo que não se entende admira-se. Muitas coisas que não entendemos, além de despertar nossa admiração, despertam um certo temor. É o caso da informática. Aproveitando o pouco conhecimento sobre informática das pessoas de mais idade, e por ser uma atividade acessível às pessoas há tão pouco tempo, a informática tem se aproveitado para traçar seu próprio caminho dentro das empresas. Este mal certamente estará
extirpado na próxima geração, pois praticamente todas as pessoas terão um conhecimento mínimo sobre ela, suficiente para influenciar no seu destino. Basta olhar para as crianças de hoje que brincam sem medo com o computador em casa e na escola. Para elas, essa máquina não traz qualquer receio ou susto. Conseqüentemente, quando crescerem não terão a mesma dificuldade de entendê-la quanto temos nós, das gerações anteriores a delas.
O que é preciso saber sobre a informática
Primeiro é preciso entender e aceitar que a informática estará em tudo. As pessoas serão altamente dependentes dela. Será como uma bengala para um deficiente visual que, sem ela, terá bastante dificuldade para se locomover. Mas também poderá trazer algumas dificuldades e prejuízos, tais como ser usada para observar, registrar e verificar as atividades das pessoas – claro prejuízo à liberdade de todos. Muitas atribuições exclusivamente humanas passarão a ser feitas pelo computador, livrando a todos de tarefas enfadonhas. Isso, porém, poderá fazer com que o ser humano perca algumas de suas habilidades. O exercício diário que as pessoas fazem para guardar informações e compromissos será desnecessário, pois o computador fará essa tarefa com maior confiabilidade. Apesar de esse quadro parecer aterrorizador, acredito que não seja um fator alarmante. O mundo sempre foi dividido em seres “mais pensantes” e “menos pensantes”. O homem certamente achará um meio termo que mantenha em harmonia essa relação, ainda mais porque a capacidade do computador estará sempre limitada à inteligência de quem o criou ou programou. Aliás, nenhum computador tem inteligência: eles têm instruções lógicas que executam à risca. Não acredito que um dia tenhamos um computador capaz de pensar, com sentimentos e intuição. Antes disso, morreremos todos de loucura. Somente o homem poderá tomar decisões mesclando conhecimentos, lógica, emoções e sentimentos. Ao passar esse modismo (ou febre!), o computador tomará seu assento e os homens se recusarão a aceitar uma máquina interferindo no que eles têm de mais valioso: inteligência e discernimento, que os diferencia dos outros seres animados ou inanimados conhecidos.
O segundo ponto a ser considerado é que a informática é segura, funciona bem e em harmonia com o usuário, tal qual um carro novo. Porém, como no
caso do carro, para que continue funcionando assim devem-se observar inúmeros fatores, tais como: o ambiente e as condições dos locais por onde circula, revisões periódicas e principalmente como trabalha o condutor. Se todos os fatores com alguma influência forem observados, o que está sendo conduzido certamente chegará ao seu destino intacto e no tempo certo. Seguindo as recomendações e o bom senso, certamente o nível de confiabilidade no computador pode ser adequado.
Acredito ser ilusório que as pessoas, principalmente os executivos, devam sentar-se na frente de um computador para criar programas, algoritmos, digitar dados e tantas outras tarefas que levam tempo, podem e devem ser feitas por pessoas especializadas. Qualquer pessoa é capaz de tirar uma fotografia ou fazer um filme; porém, quando se deseja boa qualidade, procura-se um profissional, pois somente ele está habilitado para tanto.
Mas o que todos precisam saber de verdade é que o computador pode fazer tudo que as pessoas querem. É claro, isso depende dos dados. Se os dados estiverem dentro dele, ou em algum lugar onde ele possa buscá-los, qualquer que seja a informação desejada, ele será capaz de gerá-la – essa história comum na área de informática de que não é possível é apenas lorota. Pode ser até difícil, demorado, complexo. Mas possível é. Pode não ser possível exatamente do modo desejado, por falta de algum recurso; por exemplo, deseja-se um gráfico colorido e a informática não tem um programa gráfico ou uma impressora gráfica colorida.
Sei que é um exagero dizer que o computador pode fazer tudo. Mas isso serve apenas para demonstrar que, na verdade, poucas coisas solicitadas pelos usuários não se podem fazer. Na maioria das vezes, o que falta é somente boa vontade (ou uma boa administração). Só acredite que não dá para ser feito o que pediu se lhe for explicado com palavras comuns e de modo bastante lógico o motivo pelo qual não pode ser feito. Desconfie também se a informática não apresentar uma solução alternativa para compensar o que não pode fazer. Se o que lhe explicarem tiver muitos termos que não lhe são familiares ou seja algo difícil de compreender, então certamente estão tentando “passá-lo para trás”. Qualquer pessoa, por menos que entenda de informática, tem a capacidade de discernir uma simples desculpa de uma razão lógica. Nunca aceite um “não’’ como resposta.
Quanto ao computador, o que todos precisam de imediato é não ter medo dele. Se ao esbarrar numa tecla ou emitir um comando qualquer por
engano acontecer uma perda irrecuperável, não se culpe. Se não houver uma opção para evitar a perda ou a recuperação for difícil de ser feita, então o que está errado é o aplicativo, que não tem o mínimo de qualidade e preocupação com aspectos de segurança e navegabilidade. Mesmo que se jogue o computador pela janela, não se devem perder os dados registrados, desde, é claro, que sejam mantidas cópias de segurança.
Fazer e manter cópias de segurança de tudo que há em seu computador é fundamental. É um trabalho rápido, indolor e fácil de ser feito, embora pareça ser uma verdadeira tortura para muitas pessoas. Elas passam horas na frente do computador realizando um trabalho, mas no momento de fazer uma cópia de segurança, que demora alguns segundos, geralmente não o fazem. Os back-ups, como se chamam tecnicamente essas cópias de segurança, devem fazer parte da disciplina e rotina de trabalho. Quando os dados são guardados em um computador central (servidor), geralmente não há necessidade de se preocupar com as cópias de segurança. Existem métodos e programas que fazem cópias automaticamente e com muita qualidade. Geralmente há também um administrador ou um profissional que se preocupa com isso. Porém, quando os dados estão contidos no seu computador pessoal ou no dispositivo de armazenamento de dados de sua estação de trabalho, é fundamental que você faça criteriosamente essas cópias de segurança.
Quanto aos aplicativos (programas) de que todos precisam e os quais devem saber usar, limitam-se a poucos. É indispensável que se tenha um conhecimento mínimo sobre um editor de textos, uma vez que ele substitui com larga vantagem, qualidade e facilidade a velha máquina de escrever. Deve-se conhecer um pouco sobre planilhas eletrônicas, pois elas são bastante úteis no dia-a-dia. Deve-se saber navegar pela Internet, pois ela é a maior promessa de abertura de uma janela para o mundo. Quem tem um objetivo claro consegue achar na Internet tudo aquilo que mais lhe interessa. O mais importante de tudo isso, porém, é que se deve ter apenas um editor de texto,
uma planilha eletrônica e um navegador para usar a Internet. É bobagem
mais do que um. Aliás, é melhor dominar um do que ter muitos e não ter domínio sobre nenhum.
Para obter os conhecimentos necessários sobre esses aplicativos o melhor é fazer um curso rápido, qualquer um desses anunciados nos jornais. Não se assuste quando eles começarem a apresentar uma série de facilidades que na ocasião vão lhe parecer dificuldades, de comandos que não vai
conseguir perceber para que servem e uma série de tarefas que nunca utilizará. Afinal, eles precisam provar o conhecimento que têm para se manter no mercado. Preocupe-se em aprender apenas o “arroz com feijão”, aquilo que se aplica ao seu dia-a-dia, que tenha utilidade imediata. Caso um dia precise de um comando que não conheça ou não domine, esse seu conhecimento mínimo lhe dará condições de procurá-lo, estudá-lo, aprendê-lo e aplicá-lo. É claro que sua atividade profissional poderá exigir outros tipos de aplicativos. A idéia quanto a eles é a mesma: limite-se aos que são realmente necessários. Além desses poucos aplicativos é importante também aprender a acessar os programas desenvolvidos e/ou utilizados pela sua empresa, necessários para suas atividades profissionais. Mas você também não deve se assustar com isso. O primeiro item a observar é se o aplicativo precisa de algum treinamento para ser utilizado, sem confundir treinamento com uma simples e rápida explicação sobre seu uso. Todo programa de computador que pre-cise de um treinamento demorado ou é um aplicativo mal projetado, que tem uma interface inadequada com o usuário, ou processa uma operação complexa, especial, que não pode ser tratada por qualquer um. Ao olhar para a tela do seu computador, tudo tem que estar suficientemente claro para que você saiba o que fazer, possa tomar uma decisão lógica ou solicitar uma ajuda ou esclarecimento rápido ao próprio aplicativo. Ninguém deveria ter dificuldades na utilização de um aplicativo. Ninguém poderia perder tempo navegando, navegando e tentando descobrir como fazer uma determinada tarefa. Nunca deveria ser necessário fazer anotações dos passos que se devem dar, das conseqüências, dos resultados que obterá. Um bom aplicativo tem que ser adequado para facilitar o dia-a-dia de quem o utiliza e para dar-lhe as respostas de que precisa, sem muito trabalho ou dificuldade.
Não se deixe tentar pelas maravilhas que o mercado apresenta todo dia. A primeira pergunta que deve fazer sobre o produto é: isso trará algum benefício significativo ao meu trabalho ou à minha vida pessoal? Caso não, deixe que outras pessoas fiquem com ele, que desfrutem essa maravilha! Se ficar claro que lhe será bem útil, talvez valha a pena adquiri-lo. Não seja um maníaco cibernético que instala em seu computador todas as novidades e programas existentes, que copia todos os programas ofertados pela Internet. Não transforme seu computador numa lata de lixo. Ninguém pode saber tudo e dominar tudo. Seja um profissional de poucas ferramentas, mas perfeitamente dominadas. A capacidade de alguém jamais será medida pelo
número de aplicativos que possui, mas sim pelo proveito que pode tirar dos poucos que realmente lhe são úteis. Não se deixe intimidar pelos que só falam em informática. Se o seu negócio não é informática, então se concentre no seu negócio e não na informática. Qualquer que seja sua necessidade, em termos de informática, sempre haverá um profissional qualificado que saberá como atendê-la, ou um aplicativo no mercado que poderá ser adquirido por um bom preço.
Se você pretende desenvolver algum aplicativo, multiplique o custo da sua hora de trabalho pelas horas que deverá demorar para construí-lo e veja se não é mais barato adquiri-lo no mercado ou encomendá-lo a um profissional qualificado. Ah! É um modelo inexistente, um segredo, um produto que não existe no mercado! Sendo assim, esse aplicativo pode apresentar um diferencial que justifique o investimento. Certifique-se de que seja realmente necessário e poderá trazer algum valor para o seu negócio. Agora, se fazer programas por lazer, fora do seu horário de expediente, lhe dá prazer, então vá em frente!
3 - Usando o computador para
simplificar o cotidiano
O que fazemos é em sua maior parte desperdício de tempo e pura rotina. Pouca coisa sobra que realmente exige abstração e decisão.
A grande queixa de todo executivo é a falta de tempo. Parece que os afazeres são muitos para as minguadas horas de um dia. Como não é possível “espichar” o dia, só resta uma alternativa: simplificar a carga de trabalho. Se analisarmos tudo que fazemos durante um dia de expediente, notaremos que a maior parte consiste em tarefas repetitivas, burocráticas, de busca, de pesquisa, de conversas inúteis, de prestação de esclarecimentos sobre o que já está escrito e esclarecido, reuniões inúteis, reuniões prolongadas sem nenhuma necessidade, cobranças de tarefas repassadas, dar ou ouvir desculpas e justificativas de tarefas não-cumpridas, locomoções não-planejadas (ir daqui
para lá, fazer isso, voltar para cá, fazer outra coisa, retornar para lá, pegar alguma coisa, ir acolá, falar algo, voltar para cá, perceber que esqueceu algo, voltar para lá e, como ninguém é de ferro, ir até ali para tomar um café. O dia acabou e nada de substancial foi feito) etc.
Quantas e quantas vezes, ou quase sempre, voltamos para casa com a sensação do dever não-cumprido, estressados, preocupados, agitados, nervosos, agressivos e, também, cansados de tanto trabalhar!
Se pararmos para nos organizar, automatizarmos as tarefas que mais nos roubam tempo e adquirirmos uma disciplina (esta é a palavra mágica), certamente o dia será suficiente para tanto trabalho. Algumas tarefas podem ser transferidas para outras pessoas, outras evitadas e muitas podem ser feitas pelo computador. Muitos contatos demorados, explicações, telefonemas, justificativas, delegação de tarefas e esclarecimentos podem ser feitos via correio eletrônico (e-mail). Prestação de contas, cobrança de serviço, agendamento de tarefas, planejamento do deslocamento, entre tantas, também podem ser simplificadas com a informatização. Para nada disso é preciso desenvolver aplicativos, pois nas prateleiras das casas especializadas eles são encontrados já prontos por preços bem razoáveis, e são compatíveis com diversos sistemas operacionais. O custo do tempo que irá ser poupado compensará, em poucos dias, o investimento. Ao adquirir um programa desses não compre o mais sofisticado, compre aquele que lhe parece mais simples e capaz de fazer as tarefas de que precisa e não um que invente novas tarefas que passarão a fazer parte da sua rotina diária, sobrecarregando-a.
Recentemente li em uma reportagem que um executivo, enquanto se dirigia para seu escritório ou para um compromisso, trabalhava em seu laptop no carro. Durante esse tempo ele colocava todos os seus e-mails em dia, organizava sua agenda, fazia e lia relatórios etc. Para ele, era bem mais barato pagar um motorista do que gastar seu precioso tempo no trânsito. Para ele, o computador era indispensável na organização e execução do seu trabalho e certamente ele encontrou um modo bastante eficaz para “aumentar” as horas de seu dia. Portanto, todos nós também podemos simplificar as coisas e descobrir modos de utilizar melhor o tempo disponível.
Além dessas tarefas corriqueiras, existem muitas outras atividades, peculiares a cada um, que podem ser informatizadas com expressivos ganhos de tempo, qualidade e resultado. Basta apenas parar de correr por uns instantes e observar tudo à nossa volta para perceber o quanto se desperdiça de tempo.
Um colega de profissão contou-me que, em uma das empresas em que trabalhou, foi-lhe solicitado fazer um sistema de contas a receber. Uma das tarefas desse sistema era emitir faturas/duplicatas. Eram centenas por dia. Embora tenha tentado argumentar e provar ao diretor que eram desnecessárias a sua assinatura e a do cliente em todas elas, desde que na
nota fiscal constassem detalhadamente as condições de pagamento e a assinatura do cliente, ele insistia em assinar uma a uma e exigir que o cliente as assinasse também, uma a uma. Na impossibilidade de demovê-lo da sua idéia propuseram ao diretor que passasse a incumbência a um funcionário qualquer, cujo salário fosse bem menor que o dele. Mas não, o diretor continuou irredutível ainda por muito tempo, pois entendia ser aquela uma tarefa de grande responsabilidade. Gastava diariamente horas preciosíssimas assinando inutilmente aquelas faturas/duplicatas. O pior de tudo é que irritava o cliente – que também tinha que assinar 20, 30 ou mais documentos!
Atualmente, fala-se muito em qualidade de vida. Acontece que para obtê-la a pessoa precisa simplificar seu cotidiano! Deve reduzir sua correria para que o trabalho se torne mais agradável e sobre mais tempo para atividades criativas, de lazer e dedicação à família. O computador pode e deve ser usado para simplificar as tarefas, sem causar qualquer prejuízo na qualidade; aliás, provavelmente trazendo significativas melhorias.
Numa determinada empresa, semanalmente, vários profissionais têm que fazer registros sucintos de suas atividades por meio de programas de computador. Isso representou uma facilidade muito grande, que reduziu o tempo necessário para produzir extensos e detalhados relatórios. Seria perfeito se, além desses registros, não tivessem que fazer mais um relatório para sua chefia, outro registro em um sistema de cronogramas e mais um em uma base de dados de projetos! No final do mês eles ainda têm que informar seus próprios índices de produtividade, todos eles partindo praticamente dos mesmos dados! Assim, um funcionário gasta em média meio expediente por semana para fazer esses registros. Ou seja, gasta 10% do seu tempo fazendo registros pouco confiáveis e respondendo via
e-mail ou telefone as dúvidas na análise desses registros.
Tarefas como a exemplificada são comuns, feitas com pouco interesse e desagradam quem as faz e quem as analisa. Inclusive, nessa empresa, o dia da semana dedicado a fazer esses registros era conhecido como “o dia da mentira”. É óbvio que muitas daquelas informações são necessárias. A informática pode – a partir de um único registro – gerar todas as informações desejadas pelas diversas áreas da empresa, com melhor qualidade e confiabilidade. Dessa forma pode simplificar ainda mais o trabalho dos já atarefados profissionais e reverter o tempo em qualidade e produtividade.
Afinal, como o computador pode ser usado para simplificar o cotidiano?
Uma das facilidades que se aplica bem a quase todas as empresas é o correio eletrônico (e-mail). Através dele os memorandos internos e externos podem ser enviados com relativa segurança e agilidade. Pode-se endereçar um memorando para inúmeros destinatários, ou grupos deles, ao mesmo tempo. Pode-se até exigir a confirmação do recebimento ou um recibo de entrega. O destinatário pode redirecioná-lo para quem desejar. Pode-se mantê-lo arquivado no computador, imprimi-lo ou simplesmente eliminá-lo. Pode-se transcrevê-lo, copiá-lo ou anexá-lo em qualquer outro documento no computador.
Através desse mesmo correio eletrônico podem-se enviar recados, dar felicitações, fazer pedidos, anexar planilhas, textos, desenhos, dar notícias, manter um setor de classificados, agendar reuniões etc. Com ele, muitas saídas do local de trabalho, telefonemas demorados e deslocamentos desnecessários são evitados. Tudo pode ser feito com informalidade e rapidez.
A agenda eletrônica é outra facilidade que também pode ser incorporada ao cotidiano. O ideal é que ela faça parte do correio eletrônico. Assim, quando alguém tiver que agendar uma reunião, bastará relacionar as pessoas que devem participar e o programa se encarregará de consultar a agenda de cada um deles e sugerir uma data e hora em que todos possam participar, ou que a maioria possa, ou ainda que os principais elementos da lista tenham disponíveis.
Além disso, existem ainda eficientes programas para gerenciamento de projetos e cronogramas, versáteis planilhas eletrônicas, editores de texto, editoração eletrônica, de apresentação (palestras, cursos, demonstrações), enfim, há programas e máquinas que fazem eficientemente quase tudo de que precisamos.
Embora gostemos de dizer que nosso trabalho tem alta dose de abstração, que cada momento é crítico e exige análise profunda, acredito que o que fazemos é, em sua maior parte, desperdício de tempo e pura rotina. Até mesmo aquela análise diária indispensável que só nós sabemos fazer não passa de um ritual: todo dia é feita do mesmo modo. Pouca coisa sobra que realmente exija abstração e decisão. Se essa minha suspeita for verdadeira, então é possível simplificar drasticamente o nosso cotidiano. A maior parte do que fazemos pode ser automatizado, o que fará com que sobre mais tempo para tarefas que realmente exijam abstração.
Minha sugestão é fazer periodicamente um levantamento verdadeiro do cotidiano, listando as tarefas que mais nos tomam tempo. Com essa lista em mãos, devemos pegar a mais “gastadora de tempo”, dissecá-la completamente, etapa por etapa, passo a passo, detalhe por detalhe. A seguir, colocamos tudo isso no papel. Chamamos um profissional de informática e discutimos profundamente com ele até que uma solução informatizada seja definida. Não devemos nos deixar levar pela conversa de que é preciso considerar todas as tarefas para que um planejamento geral seja feito. Isso implicará um projeto demorado e complexo e nenhuma garantia de que, ao término, a tecnologia empregada ainda estará de acordo. A informática tem que dominar a técnica de fazer as coisas seccionadas, passíveis de serem alteradas de acordo com a necessidade e evolução. A solução a ser dada deve ser simples, prática, flexível (certamente será melhorada depois) e não deve acrescentar ainda mais trabalho ao dia-a-dia. É preciso concentrar-se somente no que é necessário e importante, embora mais tarde as possibilidades e facilidades possam ser ampliadas. Saber desfazer-se do que não é necessário e se concentrar apenas no que é importante constitui-se na melhor ferramenta para quem deseja simplificar seu cotidiano.
4 - Criativo é o homem.
Simplificadora é a máquina
A dupla homem e computador, com o homem sem-pre no comando, será uma das mais produtivas uniões.
Tem-se falado muito sobre a informática e as maravilhas que essa máquina chamada popularmente de computador pode fazer. Mas de uma coisa não podemos nunca nos esquecer, se desejamos ter sucesso com ela e obter o máximo de resultados com sua utilização: ela faz somente e exatamente o que lhe ensinamos a fazer e solicitamos para que faça. Seu limite está exatamente na nossa capacidade de criar e passar-lhe as instruções corretas. Nenhuma máquina é ainda capaz de pensar e criar. Se um dia entendermos exatamente os mecanismos que nos levam a pensar e criar, talvez seja possível construirmos máquinas também com essa capacidade, pois o limite exato de tudo que fazemos é o quanto entendemos das coisas.
Portanto, se a empresa espera que o computador lhe dê todas as respostas, assuma riscos, descubra novos nichos de negócios, encontre soluções para seus problemas, identifique como reduzir custos, aumentar os lucros, abrir novos mercados, conquistar novos clientes, selecionar bons colaboradores, evitar que a empresa tenha perdas e tantas outras questões tão intrigantes e difíceis do dia-a-dia, então pode ir encerrando suas atividades, pois essas respostas só podem vir de uma mente criativa e repleta de conhecimentos. Se a empresa tiver em seu quadro de colaboradores pessoas
preparadas, criativas, sensíveis, então estas poderão idealizar tarefas extremamente complexas e lógicas para que essa maravilhosa máquina trabalhe com desenvoltura e as ajude a encontrar, com maior rapidez e segurança, as respostas a que tanto almejam.
As mentes criativas é que influenciam e movem o mundo. No cinema encontramos muitas mentes extremamente imaginativas e criativas. Na ficção, os computadores tomam decisões estratégicas, lêem pensamentos, resolvem qualquer problema apresentado pelo homem sem a necessidade de ser previamente programados, computadores com vontade própria, com capacidade para eliminar qualquer pessoa que interfira na missão para a qual foram instruídos, inclusive seu próprio criador. Isso tudo ajuda o homem a acelerar suas pesquisas e procurar atingir o estágio em que se encontram esses personagens de ficção. O difícil é quando uma pessoa vê tudo isso, acredita que já seja realidade e exige da informática resultados idênticos!
Eu não tenho nenhuma dúvida de que o diferencial existente entre as empresas está na capacidade de seus colaboradores. Não é só o conhecimento que leva a bons resultados, é preciso muita criatividade e capacidade de realização. É claro que raramente uma pessoa reúne amplos conhecimentos, grande capacidade criativa e de realização. O normal é a pessoa ter apenas uma dessas habilidades. Portanto, é preciso um quadro de pessoas na empresa que mescle essas habilidades, para que possa haver criação (criatividade) e sustentação (conhecimento) e as idéias possam ser implementadas (capacidade de realização).
Conheço pessoas que são extremamente criativas e visionárias e estão relegadas à periferia do mercado de trabalho porque não têm capacidade de realizar o que idealizam. Por outro lado, existem muitas pessoas com capacidade esplêndida de fazer as coisas acontecerem mas que não têm o que fazer acontecer, pois não têm capacidade criativa. Há muitos profissionais extremamente qualificados que dirigem mal suas áreas, pois não têm capacidade administrativa ou de realização. Se sob o mesmo teto forem reunidas algumas pessoas com capacidade criativa, outras com capacidade técnica e outro grupo com capacidade de realização, sem a menor dúvida poderá haver sucesso em qualquer empreendimento.
Algumas empresas já se preocupam em colocar as pessoas certas no lugar certo. Mas identificar com clareza as características das pessoas para então colocá-las na posição correta é um trabalho muito difícil. Parece que o
ambiente e a rotina moldam as pessoas e obscurecem suas reais características. Não conheço os resultados que estão sendo obtidos por essas empresas. Acredito que ainda não seja possível quantificá-los, mas certamente já devem ser sensíveis. Acredito que a sobrevivência das empresas dependerá sobretudo desse discernimento e dessa capacidade de aproveitar o potencial das pessoas. É nisso que se deve investir. O fator humano continuará sendo o principal diferencial enquanto existirmos. A dupla homem e computador, com o homem sempre no comando, será uma das mais produtivas uniões.
A informática é um instrumento de apoio, indispensável para permitir criação, a base técnica e a realização do que foi idealizado. O homem terá mais tempo e condições para criar se a tarefa de realizar o que se pode prever for delegada à máquina. Nunca a máquina será capaz de criar para o homem realizar.
5 - Usando a informática para
melhorar o ritmo da empresa e a
interação entre as áreas
A informática deve ser um instrumento de apoio à evolução da inteligência da empresa, proporcionando e acom-panhando esse apoio e, ao mesmo tempo, mantendo cons-tante capacidade de mutação.
É sabido que nas empresas em que a interação entre as áreas ocorre de modo mais natural e em maior grau os resultados são melhores. Há boa produtividade, melhor qualidade, satisfação dos funcionários, dos dirigentes, dos fornecedores e dos clientes. Há muito orgulho pela empresa. Há lucro.
Para haver interação é preciso que haja ritmo, ou seja, cada área e cada pessoa fazendo racional e progressivamente seu trabalho, sem a intenção de se sobrepor uma à outra. Tudo ocorre no tempo certo e de forma harmoniosa.
Para que haja ritmo é preciso que haja um elo de ligação entre uma atividade e outra, entre uma área e outra, entre uma pessoa e outra. Todos devem ter a consciência de que seus papéis são importantes e de que fazem parte de uma intrincada cadeia produtiva. Quanto melhor e mais rápido for esse ritmo, tanto melhor será o resultado obtido pela empresa.
Por conseguinte, esse elo de ligação constitui-se na chave do sucesso da empresa e deve ser construído com base nos seus objetivos, de modo
impessoal, respeitando as características, as necessidades e os interesses de cada área, promovendo a interação entre elas sem ressentimentos, sem desvalorização ou submissão.
A informática se presta muito bem a essa complexa atribuição: ser o elo entre as diversas áreas e atividades da empresa. Ela é o canal pelo qual transita a quase totalidade dos dados e onde a maior parte das informações é gerada. Não se trata do poder para mudar o sistema ou impor nova rotina. Não há razão para simplesmente substituir o que é eficiente. A informática detém os dados e gera informações, mas não detém o conhecimento e a especialização necessários e específicos a cada atividade para promover mudanças complexas. O que ela pode fazer é agregar valor agilizando o escoamento dos dados, melhorando a geração das informações, oferecendo novas facilidades e ferramentas. Ainda existem muitas empresas em que isso não é praticado e à informática foi dado um poder de mudanças enorme, como se todas as “inteligências” da empresa nela se concentrassem.
Sem dúvida, deve existir inteligência na informática, mas também em todas as demais áreas da empresa. Não há uma só área sem inteligência que possa trazer bons resultados e estar perfeitamente enquadrada no ritmo da empresa. Cada área deve executar de modo inteligente as suas atribuições. Nenhuma empresa pode se sustentar na dependência da inteligência de uma única área ou pessoa. Ainda mais se essa área for a de informática, cuja mais nobre função hoje é a de integração das diversas áreas e não a de se sobrepor a elas. Numa empresa em que uma área é colocada em posição de superioridade não há um nível de decisão rápido e consistente, e as demais áreas deixam naturalmente de produzir com eficiência, pois tendem a se sentir inferiorizadas, com pouca importância e poder.
Sempre que uma área procura promover mudanças, mesmo que sejam de pouco impacto, descobre que está atrelada às demais áreas da empresa num laço de maior ou menor dependência. Por isso, poucas vezes pode promover mudanças sem antes levantar as conseqüências que causará em outras áreas – e sem a concordância delas. E é essa dependência que geralmente trava o processo evolutivo. Na maioria das vezes os impedimentos são meros caprichos ou ciúmes entre os profissionais.
Com a disseminação da informatização, os maiores laços de dependência das áreas passaram a ser com a área de informática. Por meio dela passou a ser gerada a maior parte das informações. No princípio ela centralizava a
maior parte dos dados. Somente pela intervenção de um especialista é que se podia obter, realizar ou enviar informações. Com tanto poder, a área de informática passou a ditar o ritmo das empresas e a decidir sobre a importância das coisas. Havia, porém, uma limitação na capacidade e na disposição dos profissionais dessa área em aceitar e atender a avalanche de necessidades dos demais setores da empresa e colaborar com eles. Muitas vezes sentiam-se com o poder de um deus, pois podiam decidir qualquer coisa, traçar destinos, impor interesses, e ainda tinham a vantagem de poder falar numa língua que só eles entendiam. Aos demais, cabia apenas aceitar.
Alguns perceberam logo que tudo aquilo era uma “oportunidade de ouro” para que a informática se transformasse no principal elo entre as áreas e melhorasse substancialmente o ritmo da empresa. Outros demoraram mais para perceber isso enquanto alguns, até hoje, nada perceberam! Talvez isso explique por que certas empresas evoluíram rapidamente e se tornaram as grandes estrelas do mercado, enquanto outras ainda estão se debatendo ou foram dizimadas por um poder que desconheciam.
Ainda hoje é muito comum, e até de praxe, a informática definir e classificar seus usuários de inconstantes, indecisos, sem domínio do que fazem e sem firmeza de propósitos. Isso ocorre porque as solicitações dos usuários são carregadas de pontos de interrogação e constantemente alteradas, muitas vezes até mesmo antes de se tornarem programas de computador.
Antes de ser um defeito, essa atitude dos usuários é uma virtude. Quando um usuário se decide por alterar um trabalho, quase sempre significa que a idéia inicial evoluiu e, conseqüentemente, deve ser alterada para que mantenha cadência com a evolução. As alterações não param por aí, elas continuam existindo, pois a idéia continua evoluindo. O real perigo ocorre quando os pedidos de mudança cessam. Isso significa que a idéia foi descartada ou que o usuário perdeu o interesse por ela ou, ainda, que ela deixou de ser útil. É claro também que, a partir de um determinado nível de evolução, uma idéia estará suficientemente madura e ajustada à situação presente. Desse momento em diante a evolução ocorrerá de modo mais lento, porém nunca estagnará. Somente nessa fase a área de informática terá seus trabalhos em situação mais estável.
Com sua costumeira postura crítica e defensiva, a informática causa uma retração nos usuários. Ou seja, inibe a criatividade, restringe a evolução. No início a situação pode não parecer tão grave, porém, com o passar do
tempo a estagnação começa a ser sentida e então a informatização, que foi introduzida para ajudar, passa a ser também um problema. Quando isso começa a ser sentido certamente é porque os dados e os processos estão centrados na informática e absolutamente dependentes dela. Reverter esse quadro é uma grande dificuldade. Por esse motivo é que a reengenharia se deu muito bem na informática. É um modo polido de dar um basta em tudo e colocar a informática novamente em compasso com a realidade. De toda forma, é inútil quando o pensamento não acompanha o processo de mudança e, dentro de pouco tempo, nova reengenharia será necessária. Embora essa situação esteja sendo apresentada vinculada à informática, é preciso considerar que o problema não é exclusivo dessa área, sendo encontrado também em outros setores da empresa.
Para evitar a estagnação é preciso que a informática adote uma postura ativa, crítica no sentido construtivo, acessível, receptiva, abrangente, flexível o suficiente para implementar e fomentar a evolução da inteligência da empresa e a integração entre as áreas. Deve ser capaz, porém, de avaliar e dimensionar uma idéia para que nenhuma atitude inconseqüente coloque em risco toda a organização. Precisa ter o espírito político para negociar, integrar as áreas e os interesses antagônicos. A administração da área de informática (aliás, de qualquer área de uma empresa) deve ser conduzida com mais habilidade e sensibilidade administrativa e política do que técnica. Somente assim poderá transformar a informática no principal elo entre as áreas e melhorar o ritmo da empresa.
A informática precisa estar em constante (diária) mutação para dar vazão à evolução. Nenhum trabalho idealizado hoje será tão bom que amanhã já não esteja entrando em um processo de obsolescência. Nenhum projeto será tão bom a ponto de contar, no momento de sua implantação, com o mesmo interesse e empolgação que seu criador tinha na época de sua idealização.
Por mais evoluída que a informática possa estar, sempre será dependente do grau de evolução das demais áreas da empresa, porém é a área cuja maior vocação consiste em incentivar e proporcionar condições para que a inteligência da empresa evolua e seja mantida em condições de vencer os desafios do mercado.
6 - O uso da informática no
gerenciamento da empresa
Gerenciar a empresa com a informática é estabele-cer pontos de sensibilidade na organização e transformar os gerentes em estrategistas.
Quando se fala em gerenciar a empresa utilizando a informática é comum as pessoas entenderem que a área de informática é que gerenciará a empresa. Isso nunca daria certo porque a informática é de caráter acentuadamente lógico, enquanto a administração é de caráter perceptivo e estratégico. Um gerenciamento baseado somente na percepção, sem uma razoável fundamentação lógica, certamente seria uma administração com um grau de risco muito elevado. A informática numa administração é fundamental para que haja equilíbrio nas decisões. As decisões não devem ser tomadas com base somente na percepção do administrador nem tão-somente na lógica dos acontecimentos. Muitas vezes percebemos equivocadamente e os acontecimentos podem ocorrer de acordo com uma lógica inesperada.
Quando digo administração, não me refiro especificamente àquela exercida pelos altos comandos da empresa. Refiro-me também à administração setorizada, àquela exercida de forma quase isolada em cada área da empresa. Qualquer que seja a tarefa que um setor tenha que realizar, ele terá que contar com uma administração específica para realizá-la, mesmo que seja feita por um técnico e não por um administrador.
E é justamente no auxílio que pode prestar a esses administradores que está uma das grandes utilidades da informática. Essas pessoas precisam estar permanentemente atentas ao que ocorre em suas áreas e ter tudo sob absoluto controle. Geralmente são pessoas com grande conhecimento do trabalho que é realizado em suas áreas, porém muitas vezes desprovidas dos conhecimentos necessários para uma gerência adequada. É muito difícil para alguém que domina um determinado trabalho desprender-se dele para se dedicar apenas à sua administração. É uma resistência natural, compreensiva, pois há o receio da perda do conhecimento e da habilidade adquiridos para se arriscar com um trabalho para o qual ainda não se sente preparado e seguro. Toda pessoa passa por um período de transição crítico no qual, em uma primeira etapa, custa a se desvincular do trabalho que realiza. Numa segunda etapa a pessoa começa a perder a habilidade no que fazia e então evita fazê-lo com medo de errar e de ser ridicularizada por seus colegas. Alguns procuram desesperadamente recuperar a habilidade perdida. Esse é um período de transição que pode ser curto, longo ou até permanente; depende muito do nível de conscientização do profissional e de seu preparo. Essa insegurança naturalmente se reflete em toda a área.
Mais uma vez a informática pode ter a função de facilitadora nesse processo auxiliando, apoiando, direcionando, conduzindo o administrador e fazendo com que ele se sinta mais seguro e confiante em seu trabalho. A interferência da informática não deve ser arbitrária, mas seguir um modelo determinado pela gerência geral e que tenha o suporte de gerentes experientes.
Gerenciar a empresa utilizando a informática pode simplificar todo o processo de administração, ampliar o inter-relacionamento das áreas, aproximar os procedimentos, disseminar as boas práticas, apontar com mais rapidez os desvios e as tendências benéficas ou malévolas decorrentes de decisões tomadas ou de procedimentos adotados. Por meio da informática, a gerência pode acompanhar o que ocorre na empresa, em todos os estágios, sem muito esforço. Quando penso em gerenciamento com o uso da informática, o que primeiramente me “salta aos olhos” é o estabelecimento de pontos de sensibilidade em toda a organização. Esses pontos é que deverão acionar de forma automática a necessidade de uma observação mais acurada ou a tomada de uma atitude preventiva ou corretiva. A informática deve ser um instrumento de alerta permanente para que não haja desvios sérios e, ao mesmo tempo, permitir ajustes e melhorias na rota estabelecida pela empresa.
É muito difícil determinar os pontos de sensibilidade de uma empresa ou área sem conhecê-los profundamente. Grosso modo esses pontos funcionam como sensores que, com base em parâmetros, indicam o nível de risco, de qualidade e de desequilíbrio do trabalho que está sendo realizado, acionando os responsáveis sempre que o menor sinal de desvio for detectado. Os programas de computador são ideais para esse trabalho, pois são impessoais e quando bem programados muito raramente falham. O ideal é que ao acionar um alerta o programa também mostre o que deve ser feito. Isso facilita e agiliza a tomada de decisão. Há casos e níveis de sensibilidade em que o próprio computador pode tomar uma decisão.
Pode-se ter a impressão de que o estabelecimento desses pontos de sensibilidade se aplique somente em áreas de produção e de maior risco de acidentes. Mas isso não é verdade. Esses pontos existem em qualquer área, desde a recepção até a área contábil, financeira e de recursos humanos. É só uma questão de sensibilidade... Talvez seja por falta deles que muitas empresas só percebem que estão endividadas, perdendo mercado ou entrando em crise, quando a situação já é grave ou irreversível.
Lembro-me de que, quando ainda garoto, no entusiasmo do meu primeiro emprego, criei um conceito um tanto radical: “Chefe que trabalha não presta”. A expressão não significa que o chefe não deva fazer coisa alguma. Significa que ele não deve estar sempre tão ocupado que não tenha tempo para observar, para sentir e perceber os desajustes em sua área. Significa que ele está nessa posição para idealizar soluções, melhorias, fazer experimentos e correções. Não significa que o chefe não deva “pôr as mãos na massa”, mas que isso o faça natural e eventualmente e não seja parte de sua rotina diária. Embora esse pensamento seja um pouco chocante e tenha sido idealizado no resplendor de minha juventude, ainda não perdi a crença nele, aliás, acho até que está bem atualizado!
O parêntese que acabo de fazer foi com a intenção de reforçar a idéia de que o uso da informática no gerenciamento da empresa deve visar também a redução da carga de trabalho das chefias, para que elas tenham mais tempo de observar, procurar e criar soluções. Para que uma empresa possa crescer e se solidificar é preciso possuir um time de estrategistas, pessoas com os olhos atentos, sempre à frente, mas que organizem corretamente a retaguarda de acordo com o que percebem. Afinal, se um comando se distrair limpando
7 - Trabalhando com dados e
obtendo informações
Os dados de uma empresa são comparáveis ao DNA de um ser vivo. A saúde da empresa e seu futuro neles es-tão estampados. O segredo está em sua interpretação.
A forma de guardar dados utilizada pela informática é a mesma que já vem sendo empregada pelas empresas há séculos. Calma! Isso não é nenhuma crítica maliciosa. Um método de trabalho que vem sendo empregado e melhorado há tanto tempo não pode ser ruim. Aliás, tem que ser muito bom. Por mais que os profissionais de informática abominem essa idéia (vou ser apedrejado por isso), por mais termos “novos” criados para diferenciá-la, por mais sofisticadas que sejam as metodologias, a informática ainda não conseguiu emplacar um modelo próprio diferenciado de armazenar dados. Acredito que essa dificuldade está atrelada à cultura humana e à qualidade desse método centenário.
Acredito que, no futuro, a informática irá mudar a forma de guardar os dados, porém isso só ocorrerá quando houver uma mudança cultural, incluindo aspectos jurídicos e tributários, de proporções mundiais. Aliás, uma mudança pela qual a informática certamente será a principal responsável.
Para que qualquer pessoa não habituada com a informática possa entender bem o que será detalhado a seguir, faço agora uma correlação entre a forma de guardar dados utilizada pela informática e o modo tradicional, não-informatizado.
No armazenamento tradicional, são usados arquivos de aço para guardar fichas, relatórios e pastas suspensas; na informática, o armazenamento deixa de ser feito em “papel” para ser feito em meios magnéticos, registrados em CD, disquete, disco rígido, fitas magnéticas etc.
Na informática também existe o velho arquivo de aço do escritório, porém de forma invisível, contido em um meio de armazenamento. Ele pode ser chamado de arquivo mesmo ou de file, database, base de dados, banco de dados etc. Embora tenha uma variedade de nomes, a idéia continua sendo a mesma: dentro dele se “colocam” pastas, caixas, documentos, fichários e tudo o que couber. O que ele tem de mais importante é que possui controles mais rígidos, é mais seguro e não pode ser comido por traças. Às vezes é bem mais desorganizado do que o seu arquivo de aço, porém pode-se encontrar nele o que se deseja com muito maior rapidez e facilidade. Tal qual seu armário, de vez em quando precisa de uma limpeza, pois também pega poeira, documentos são arquivados em lugar errado, misturam-se as coisas... e muito lixo é guardado! Aquele fichário guardado no seu armário de aço, na informática con-tinua existindo com o nome de tabela, entidade etc., dentro do banco de dados. A idéia é a mesma: dentro de um fichário existem fichas; na informática existem registros, instâncias etc. Nas fichas existem campos que contêm dados; na informática também são chamados de campos ou atributos e contêm dados. Não sei ainda porque os profissionais de informática acham ruim quando se faz comparação entre a armazenagem eletrônica e o armário de aço. Não há nenhum demérito nisso. Aliás, essa foi até hoje a melhor forma de organização encontrada pelo homem. Por isso é que a informática a usa. Usa o que há de melhor, até que um dia alguém invente algo mais eficaz.
Essa correlação simplista costuma deixar os profissionais do setor um tanto decepcionados. Acho, porém, que com ela fica mais fácil para as pessoas,
não-profissionais de informática, entenderem como as coisas estão dentro
de um computador e, assim, melhorar seus relacionamentos com aqueles que verdadeiramente entendem da área. É claro que a semelhança fica somente na correlação. A sofisticação é tão grande e as facilidades tão eloqüentes que já é até difícil imaginar como é que as empresas conseguiam se organizar sem a informática! Arrisco-me a afirmar que certamente as grandes empresas não estariam tão grandes como estão se não fosse a informática. Se isso é verdade, então também é verdade que a informática é o instrumento mínimo e indispensável para o crescimento de uma empresa.
