Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular - Hospital Sousa Martins – Unidade de Saúde Local (Guarda)

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RELATÓRIO DE ESTÁGIO

Licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção

Sérgio Miguel Neves Morgado dezembro

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Ficha de Identificação

IDENTIFICAÇÃO DO ESTAGIÁRIO

Nome: Sérgio Miguel Neves Morgado Número: 1010975

Curso: Secretariado e Assessoria de Direção Correio eletrónico: morgadosergio@hotmail.com

Estabelecimento de ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda

IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO

Nome: Hospital Sousa Martins – Unidade de saúde da Guarda Morada: Parque da Saúde, Av. Rainha D. Amélia

Telefone: 271 200 200 Fax:271 200 305

Correio eletrónico: geral@ulsguarda.min-saude.pt

CARACTERIZAÇÃO DO ESTÁGIO

Data início: 14 de setembro de 2015 Data de fim: 20 de novembro de 2015 Duração:400 horas

Orientadora da ESTG: Professora Maria Paula Martins Neves Orientadora na Instituição: Dra. Vera Lúcia Honorato

“O primeiro requisito para o sucesso é a habilidade de aplicar incessantemente suas energias física e mental a qualquer problema, sem se cansar.”

Resumo

No âmbito da obtenção da licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção (SAD), realizei o estágio curricular no Serviço de Gestão de Utentes do Hospital Sousa Martins – Unidade Local de Saúde da Guarda (ULSG), que decorreu no período compreendido entre 14 de setembro e 20 de novembro de 2015, e teve a duração de 400 horas.

Este relatório destina-se a expor e descrever de forma objetiva e detalhada as atividades que realizei durante o estágio supracitado de entre as quais se destacam: resposta a pedidos de informação clínica, atendimento público/telefónico, levantamento de processos clínicos e seleção e catalogação de documentação.

Paralelamente, é feita uma reflexão final acerca do estágio e sobre aquilo que aprendi enquanto Secretário Estagiário do Serviço de Gestão de Utentes (SGU).

Palavras-chave: Relatório de Estágio, Secretariado e Assessoria de Direção, Hospital Sousa Martins, Serviço de Gestão de Utentes, Escola Superior de Tecnologia e Gestão.

Agradecimentos

Este relatório representa o fim de uma das etapas mais importantes na minha vida, de tal modo que não podia deixar de agradecer a todos aqueles que, de uma maneira ou de outra, me apoiaram ao longo do meu percurso e contribuíram para o meu sucesso académico.

Começo por agradecer à Professora Maria Paula Neves, minha orientadora de estágio, não apenas por todo o apoio prestado no estágio, mas também durante os três anos da licenciatura.

Deixo também uma palavra de agradecimento aos professores da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG), especialmente àqueles que lecionaram a licenciatura de Secretariado e Assessoria de Direção, pelos conhecimentos transmitidos e por terem contribuído para a minha formação.

Agradeço também à Dr.ª Sandra Gil, administradora do Hospital Sousa Martins, pela sua amabilidade, e pela sua constante preocupação relativamente à minha integração no Serviço de Gestão de Utentes.

À Dr.ª Vera Honorato, minha supervisora no hospital, um agradecimento enorme pelo seu acompanhamento, caloroso acolhimento, dedicação, carinho, disponibilidade em responder a todas as minhas questões.

Graças ao maravilhoso tempo que passei no SGU, dedico um especial agradecimento a todos os funcionários com os quais trabalhei diariamente.

Agradeço também à minha família pelo apoio incondicional ao longo destes três anos, que me permitiu concluir com sucesso mais uma etapa da minha vida.

Finalmente, não posso deixar de agradecer à minha namorada, e também colega de curso, Fabiana, pelo apoio, carinho, dedicação e pela excelente caminhada que juntos percorremos e sobretudo por esta conquista que muito representa para os dois.

Índice

Capítulo 1 – Descrição da Entidade: Hospital Sousa Martins ... 2

1.1. Enquadramento Histórico ... 2

1.2. O Hospital Sousa Martins enquanto Unidade Local de Saúde... 3

1.2.1 Caracterização ... 4

1.3. Missão, Visão e Valores ... 6

Capítulo 2 – Serviço de Gestão de Utentes ... 8

2.1 O Serviço de Gestão de Utentes ... 8

2.2 O Arquivo Clínico ... 10

Capítulo 3 - Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO) ... 12

3.1 Breve Caraterização ... 12

Capítulo 4 - Estágio ... 15

4.1 Plano de Estágio ... 15

Conclusão ... 33

Bibliografia ... 35

Webgrafia ... 35

Anexos ... 36

Índice de Siglas

EPE - Entidade Pública Empresarial

ESTG - Escola Superior de Tecnologia e Gestão RAI - Responsável pelo Acesso à Informação SAD - Secretariado e Assessoria de Direção SGU - Serviço de Gestão de Utentes

SONHO - Sistema Integrado de Informação Hospitalar ULSG - Unidade Local de Saúde da Guarda

Índice de Ilustrações

Ilustração 1: Sanatório Sousa Martins ... 2

Ilustração 2:Mapa distrito da Guarda... 4

Ilustração 3: Órgão de Direcção da ULS guarda ... 6

Ilustração 4: Arquivo Clínico ... 10

Ilustração 5: Perfis SONHO ... 12

Ilustração 6: Gabinete S.G.U ... 17

Ilustração 7: Secretária Arquivo Clínico ... 17

Ilustração 8: Gabinete Arquivo Clínico ... 18

Ilustração 9:Identificação de Doentes (SONHO) ... 19

Ilustração 11: Número de Processo de Utente ... 22

Ilustração 12: Monte de processos atados por especialidade ... 22

Ilustração 13: Carro transportador de Processos ... 23

Ilustração 14: Secção "Consultas Efectivadas" SONHO ... 24

Ilustração 15: Secção "Consultas Marcadas" SONHO ... 24

Ilustração 16: Secção "Doentes Internados" SONHO ... 25

Ilustração 17: Secção Financeira - SONHO ... 25

Ilustração 18: Informação de facturação – SONHO ... 25

Ilustração 19: Caixas etiquetadas com documentação ... 28

Ilustração 20: Triturador de Papel do Arquivo Inativo ... 29

Ilustração 21: Documentação amontoada proveniente de antigas oficinas da U.L.S Guarda ... 30

Ilustração 22: Caixas Etiquetadas com informação da U.L.S. Guarda ... 30

Ilustração 23: Antigo Processo Clínico ... 31

Ilustração 24: Radiografias arquivadas no Arquivo Inativo ... 32

Introdução

O relatório que se segue surgiu na sequência da concretização do estágio curricular realizado na Unidade Local de Saúde da Guarda, tendo como finalidade a obtenção do grau de licenciado em Secretariado e Assessoria de Direção.

A escolha desta instituição para a realização do estágio recaiu pelo gosto da área da Saúde e principalmente pela curiosidade em saber de que forma a Licenciatura de Secretariado e Assessoria de Direção poderia ser aplicada numa unidade hospitalar. Assim, através do Gabinete de Estágios e Saídas Profissionais do Instituo Politécnico da Guarda, propus a minha candidatura para a realização do estágio curricular na Unidade Local de Saúde da Guarda, a qual foi aceite. Comecei o estágio no dia 14 de setembro e finalizei as 400 horas no dia 20 de novembro.

Este relatório tem como objetivo descrever a instituição onde realizei o estágio curricular, realçando o Serviço de Gestão de Utentes (SGU), e principalmente descrever todas as tarefas por mim realizadas. Assim, o relatório encontra-se estruturado em quatro capítulos. O primeiro capítulo apresenta uma breve informação histórica acerca da instituição, a sua missão, visão e valores, e os departamentos, serviços e unidades que a constituem. O segundo capítulo aborda o SGU, sendo descritas as suas funções e componentes, como é o caso do Arquivo Clínico. Já o terceiro capítulo incide sobre o programa informático utilizado pela ULS Guarda, designado por Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO), por ser esta uma aplicação indispensável para o correto funcionamento da unidade hospitalar e representar um dos instrumentos de trabalho fundamentais para todos os funcionários da instituição. O capítulo final faz a descrição de todas as tarefas por mim desempenhadas no decorrer do estágio. Este capítulo apresenta o plano de estágio pré-estabelecido, seguidamente faz referência à integração no local do estágio e por último descreve as funções desempenhadas, estando estas subdivididas por tarefas habituais e pontuais.

A elaboração deste relatório foi essencialmente baseada nos apontamentos retirados diariamente, na informação cedida pela Dra. Vera Honorato e pelos funcionários do Serviço de Gestão de Utentes e também nalgumas pesquisas feitas na Internet.

Capítulo 1 – Descrição da entidade: Hospital Sousa Martins

Neste capítulo irei enquadrar historicamente o Hospital Sousa Martins, local onde realizei o estágio curricular, referir-me-ei aos seus valores, visão e missão, mencionarei dados relativos ao Hospital Sousa Martins enquanto Unidade Local de Saúde e caracterizarei essa unidade.

1.1. Enquadramento histórico1

Ilustração 1: Sanatório Sousa Martins

Fonte: http://correiodaguarda.blogs.sapo.pt/147827.html

A história do Hospital Sousa Martins está intrinsecamente ligada a uma época negra relativamente à saúde, em Portugal, a epidemia de tuberculose e essencialmente ao Dr. Sousa Martins que em 1881, ao fazer uma expedição à Serra da Estrela, e considerou o local ótimo para o tratamento da tuberculose.

Na época, sensibilizada pelos problemas da tuberculose em Portugal, a rainha D. Amélia, então monarca, permitiu e patrocinou a criação de um sanatório na Guarda (o primeiro a ser construído em altitude, em Portugal), que veio a ser inaugurado a 18 de maio de 1907, sendo o seu primeiro diretor, o Dr. Lopo de Carvalho.

De forma a honrar o Dr. Sousa Martins pela sua dedicação à causa da tuberculose, veio a ser dado ao sanatório então criado, o nome de “Sousa Martins” (figura 1).

Este sanatório equiparava-se, em termos de qualidade, na altura, aos das famosas estâncias de cura da tuberculose pulmonar da Europa, entre elas a de Davos, na Suíça.

1 _{Na elaboração deste capitulo segui de perto a informação contida em}

Para a época, o Sanatório Sousa Martins era considerado uma moderna unidade de saúde, dotada de bastante conforto, tendo capacidade para receber cerca de mil doentes, distribuídos por pavilhões para os diferentes tipos de sociedade (nobres, funcionários públicos e carenciados).

Com o passar do tempo e com a descoberta dos antibióticos, a incidência da tuberculose foi diminuindo, deixando de ter um impacto tão forte para a saúde pública, dando a possibilidade aos doentes de realizarem os tratamentos em casa. Assim, cada vez menos deixou de ser pertinente a existência dos sanatórios, os quais foram extintos a 5 de novembro de 1974.

Após a extinção do sanatório, nas últimas décadas o hospital Sousa Martins funcionou como hospital distrital com múltiplas especialidades. Em 2008 foi constituída a Unidade Local de Saúde da Guarda tendo como atividade principal a prestação de cuidados de saúde primários, diferenciados e continuados à população.

1.2. O Hospital Sousa Martins enquanto Unidade Local de Saúde

Atualmente designada de ULSG, a Unidade Local de Saúde da Guarda, criada em setembro de 2008, presta cuidados de saúde pública primários, diversos e continuados a uma população de cerca de 160.000 habitantes.

A sua área de influência global perfaz um total de 4.930,5 Km² a qual abrange os concelhos descritos no quadro que se segue que permite visualizar a superfície, em km²; a população e a densidade populacional dos concelhos referidos.

População e área de influência da ULSG

Área de Influência Superfície (km²) População Densidade

Almeida 518 6.844 13,2

Celorico da Beira 247,2 8.514 34,4

Figueira de Castelo Rodrigo 508,6 6.459 12,7

Fornos de Algodres 131,5 5.173 39,3 Gouveia 300,6 15.162 50,4 Guarda 712,2 44.030 61,8 Manteigas 122 3.579 29,3 Meda 286 5.642 19,7 Pinhel 484,5 9.672 20,0 Sabugal 822,7 13.002 15,8 Seia 435,7 26.634 61,1 Trancoso 361,5 10.264 28,4

Quadro 1 - Dados INE 2011

Fonte: Relatório de gestão e contas 2010 – Unidade Local de Saúde da Guarda

Através da ilustração 2 que apresento em seguida, é possível verificar que a área geográfica de influência da ULS da Guarda é extensa, com uma orografia montanhosa e uma densidade populacional baixa. Os maiores aglomerados populacionais encontram-se na cidade da Guarda e de Seia.

Ilustração 2:Mapa distrito da Guarda

Fonte: www.google.pt

Caracterizarei, de seguida, a Unidade local de Saúde da Guarda enquanto Entidade

Pública Empresarial2, e também apresentarei a sua Estrutura Organizativa bem como os

Órgãos Sociais vigentes aquando da realização do estágio curricular.

1.2.1 Caracterização

A Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE, é uma pessoa coletiva de direito público de natureza empresarial dotada de autonomia administrativa, financeira e patrimonial tendo a sua sede no Parque da Saúde da Guarda, Avenida Rainha D. Amélia 6300-858 Guarda.

Tal como já tinha referido anteriormente, esta Unidade Local de Saúde tem por objetivo principal a prestação de cuidados de saúde primários, diferenciados e continuados à população, designadamente aos beneficiários do Serviço Nacional de Saúde, aos beneficiários dos subsistemas de saúde, ou entidades externas que com ele contratualizem a prestação de cuidados de saúde e a todos os cidadãos em geral, na área de influência por ela abrangida. De entre os seus objectivos destacam-se ainda o desenvolvimento da investigação, da formação, do ensino e de ações de saúde pública, bem como os meios necessários ao exercício das competências da autoridade de saúde na área geográfica por ela abrangida.

1.2.2 Estrutura Organizativa

No ano de 2014 o Centro de Saúde de Vila Nova de Foz Côa passou a integrar a ULSG que desde então apresenta a seguinte constituição:

 Cuidados de Saúde Primários

Unidades de Cuidados de Saúde Personalizados (UCSP)  13 Centros de Saúde

1 Unidade de Saúde Familiar (USF)  A Ribeirinha

2 Unidades de Cuidados na Comunidade (UCC)  Gouveia

 Seia

1 Unidade de Saúde Pública (USP)

 Cuidados Hospitalares

 Hospital Sousa Martins (Guarda)

 Hospital Nossa Senhora da Assunção (Seia)

 Cuidados Continuados (Hospital Nossa Senhora da Assunção)  Unidade de Convalescença

1.2.3 Órgãos sociais

Relativamente aos órgãos sociais, a Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE, integra o Conselho de Administração, o Conselho Consultivo e o Fiscal Único. O órgão de Direção da ULS Guarda pode ser visualizado na ilustração que se segue.

Órgão de Direção Unidade Local de Saúde da

Guarda, EPE

Presidente do Conselho de Administração

Prof. Doutor Carlos Manuel da Silva Rodrigues

Vogal Executiva Prof. Doutora Flora Maria de Moura Teixeira da Silva Diretor Clínico Dr. Luís António Vicente Gil

Barreiros

Enfermeiro Diretor João Bernardo Rebelo Marques

Ilustração 3: Órgão de Direcção da ULS guarda

Fonte: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/?page_id=442

1.3. Missão, Visão e Valores3

Como unidade de sáude, a ULS da Guarda tem os seguintes valores, missão e visão:

Missão

A Missão da ULS da Guarda centra-se nos cuidados de saúde à comunidade, facultando padrões de excelência nos cuidados aos utentes, nomeadamente através de:

 Prestação da melhor qualidade de cuidados e serviços à comunidade, na

prevenção, diagnóstico e tratamento das patologias humanas;

3 _{Informação retirada e adaptada da página Web da Instituição:}

 Cooperação e participação com os estabelecimentos de ensino superior, a nível regional, nacional e internacional, no apoio e fomento da educação dos profissionais de saúde, bem como, da investigação e pesquisa nas áreas clínicas;

 Atração e manutenção de profissionais motivados e com elevadas competências

técnicas;

 Participação ativa na comunidade envolvente, com vista ao incremento dos

níveis de saúde e bem-estar, dos atuais e potenciais utentes.

Visão

A ULSG pretende constituir-se como uma organização de vanguarda e de referência na prestação de cuidados de saúde, sendo reconhecida por:

 Superar as expetativas dos utentes e profissionais através de uma melhoria

contínua da qualidade e de desenvolvimento do capital humano;

 Mobilizar o sistema organizacional segundo os princípios da estrutura em rede a

fim de oferecer serviços de excelência assistencial, através de um foco integral no cidadão-utente;

 Promover a inovação e a participação na investigação, através de um

desempenho dirigido à formação de profissionais da saúde em diferentes especialidades.

Valores

No desenvolvimento da sua atividade, a ULS Guarda e os seus colaboradores regem-se pelos seguintes valores:

 Qualidade: prestar serviços de excelência à população, garantindo as melhores práticas e competências, científicas e técnicas;

 Humanismo: respeitar a dignidade humana, procurando cuidados de saúde centrados nos doentes e nas suas necessidades, sem prejuízo dos direitos dos doentes e dos colaboradores internos;

 Integração: prestar cuidados coordenados entre todas as unidades orgânicas que acrescente valor;

 Acessibilidade: assegurar a todos os doentes os cuidados necessários, no tempo e lugar adequados;

 Sustentabilidade: utilizar os recursos com eficiência, através de um posicionamento competitivo assente no médio/longo prazo.

Capítulo 2 – Serviço de Gestão de Utentes

Neste capítulo irei caracterizar o serviço onde realizei o meu estágio. Assim, mencionarei as principais funções do Serviço de Gestão de Utentes e farei uma breve caraterização do Arquivo Clínico, serviço pertencente ao SGU, extremamente importante para o correto funcionamento do mesmo.

2.1 O Serviço de Gestão de Utentes4

O Serviço de Gestão de Utentes, também designado por SGU, é composto pelas unidades sedeadas no Hospital de Sousa Martins, no Hospital de Nossa Senhora da Assunção, nos Centros de Saúde e nos Cuidados Continuados, incluindo as unidades de Arquivo Clínico, de Codificação e de Auditoria. Tal como se pode verificar no Organograma da Instituição, presente no anexo 1, o SGU enquadra-se nos Serviços de Suporte à Prestação de Cuidados, mais especificamente no Apoio à Gestão e Logística. Ao Serviço de Gestão de Utentes compete assegurar um correto e descriminado registo dos atos referentes ao utente na Unidade Local de Saúde da Guarda, garantindo também a cobrança das taxas moderadoras auferidas pelos mesmos.

Outra das funções fundamentais do SGU passa por organizar e manter atualizado o sistema de informação relativo ao estado clínico dos doentes, incluindo os casos de óbito.

Para além disto, também é da competência do Serviço de Gestão de Utentes instruir os processos para a assistência médica noutra instituição de saúde, nacional ou estrangeira; fazer a gestão do sistema de visitas aos doentes internados; assegurar o processamento da informação relativamente aos Grupos de Diagnóstico Homogéneo; organizar o transporte dos doentes em ambulância, assegurando o controlo da respetiva faturação e efetuando o reembolso de despesas com transporte aos doentes; assegurar a gestão e controlo dos termos de responsabilidade relativos a atos médicos a efetuar no exterior e organizar e gerir o secretariado clínico e os gabinetes de consulta.

4 _{Informação retirada e adaptada da página Web da Unidade Local de Saúde da Guarda}

A organização do arquivo ativo e central inativo, bem como a atualização dos processos individuais dos utentes representam também ações fundamentais desenvolvidas pelo Serviço de Gestão de Utentes.

Finalmente, o SGU deve assegurar a receção de pedidos de relatórios clínicos, bem como o seu processamento, rececionando os pedidos de consultas e exames e praticando os atos administrativos necessários à realização dos mesmos pelos doentes, quer estes sejam efetuados dentro da ULS Guarda ou no exterior, garantindo assim o retorno da informação ao requisitante.

2.1.1 Pedido de Informação Clínica

O Pedido de Informação Clínica constitui um serviço que está incluído no Serviço de Gestão de Utentes e representa um direito do utente ao acesso ao seu historial clínico. Os Utentes da Unidade Local de Saúde da Guarda podem solicitar a este serviço relatórios médicos, cópias de meios complementares de diagnóstico ou informação relativa aos seus registos clínicos, documentação esta retirada do processo de planeamento dos Pedidos de Informação Clínica. Assim, os utentes podem realizar o pedido: via presencial, em qualquer secretariado da ULS da Guarda ou no Gabinete do Serviço de Gestão de Utentes, preenchendo o Requerimento que se encontra no Anexo II; via correio electrónico para o endereço: secadm@ulsguarda.min-saude.pt; e ainda via CTT, endereçando o pedido para:

Diretor Clínico dos Cuidados de Saúde Hospitalares Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE

Av. Rainha D. Amélia 6300-858 Guarda

Para além dos utentes, também órgãos judiciais; médicos de família e seguradoras podem solicitar informações clínicas.

2.2 O Arquivo Clínico

Ilustração 4: Arquivo Clínico

Fonte: Própria

O Arquivo Clínico representa uma das estruturas mais importantes da Unidade Local de Saúde da Guarda, uma vez que é nesta estrutura que está toda a informação necessária ao correto acompanhamento dos utentes, em qualquer uma das especialidades. Assim, este tem como missão proteger e assegurar os processos clínicos dos utentes e ceder os mesmos, quando requisitados pelos diversos serviços da ULS Guarda, garantindo o registo de saída, bem como o seu retorno.

Para além disto é também da competência do arquivo:

 Fazer o levantamento diário de todas as requisições de processos clínicos, quer

seja por via informática, telefónica ou suporte papel;

 Registar informaticamente os processos clínicos requisitados além das listas de

cada uma das especialidades;

 Arquivar os processos clínicos após a devolução dos mesmos ao Arquivo

Clínico;

 Fazer o arquivamento de toda a documentação relativa ao acompanhamento do

doente, como é o caso dos resultados de meios complementares de diagnóstico realizados;

 Retirar os processos referentes a óbitos e assegurar a sua transferência para o Arquivo Inativo;

 Fazer a coordenação e assegurar a entrega e recolha dos processos clínicos

solicitados pelas diversas especialidades da Unidade Local de Saúde da Guarda. A organização do Arquivo Clínico é assegurada pelo Serviço de Apoio à Gestão e Logística, o qual é dirigido pela diretora de Serviço, a Dra. Sandra Gil, também responsável pelo Serviço de Gestão de Utentes.

O Arquivo Clínico funciona de segunda a sexta-feira, entre as 8h30 e as 17h30, tendo uma interrupção de meia hora, na hora de almoço, das 13h às 13h30. Após este período, o acesso a este serviço, para aquisição de processos clínicos, pode apenas ser feito por um funcionário administrativo do serviço, acompanhado por um elemento da Segurança.

Capítulo 3 - Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO)

Neste capítulo farei uma breve caraterização do programa informático utilizado na Unidade Local de Saúde da Guarda, o Sistema Integrado de Informação Hospitalar, vulgarmente conhecido como SONHO. Este programa é fundamental para a gestão clínica e administrativa desta unidade hospitalar e a sua importância foi notória na realização do estágio, uma vez que era necessária a sua utilização para a maioria das tarefas concretizadas.

3.1 Breve Caraterização

O Sistema Integrado de Informação Hospitalar é um sistema informático que está baseado na filosofia de que a “cada doente deve corresponder um número único de identificação”, facilitando a gestão administrativa dos dados clínicos e pessoais dos utentes e respetivos meios complementares de diagnóstico. Para além da gestão administrativa, este sistema permite também a gestão financeira, uma vez que dá a possibilidade de serem feitas associações de códigos, faturação aos diagnósticos e procedimentos realizados aos utentes, que a posteriori são transformados em Grupos de

Diagnósticos Homogéneos (GDH5).

O SONHO da Unidade Local de Saúde da Guarda é constituído por cinco módulos, como se pode verificar na figura 5:

Ilustração 5: Perfis SONHO

Fonte: Captura de ecrã

O Módulo de Bloco permite uma eficaz gestão administrativa do Bloco Operatório, uma vez que faz a gestão da informação clínica de cada utente, possibilitando orientar, rentabilizar e gerir a atividade dos tempos cirúrgicos nos blocos operatórios.

No Módulo Laboratório é possível gerir os exames laboratoriais dos utentes, realizados quer na Urgência, Consulta ou Internamento.

Através do Módulo de Admissão à Urgência são registados todos os casos de urgência do hospital bem como todas as informações e dados sobre os mesmos, sendo feitos o registo e controlo das taxas moderadoras e os apuramentos estatísticos da área onde se insere a ULS Guarda.

Considerado o mais complexo, o Módulo de Consulta Externa permite gerir as marcações de consulta, fazer a distribuição dos utentes pelos médicos da especialidade correspondente nos respetivos dias de consulta. Este módulo viabiliza ainda a preparação do plano de trabalho diário do médico, possibilitando a distribuição atempada dos processos clínicos que contêm toda a informação clínica do utente. Por fim, também facilita o controlo de taxas moderadoras, a realização da faturação e a atualização dos dados clínicos dos utentes.

Por último, o Módulo de Internamento dá a possibilidade de administrar os procedimentos clínicos e administrativos relacionados com a permanência do doente no hospital, desde a sua entrada até ao momento da alta médica.

Este sistema apresenta como principais vantagens:

 Processamento e interligação dos dados;

 Maior eficácia relativamente à recolha e registo de informações;

 Rápido acesso ao histórico do doente, sem fugas de informação e com a máxima

confidencialidade;

 Maior produtividade e eficiência por parte do setor administrativo.

O SONHO é um programa informático que prima pela flexibilidade, pois representa um sistema que possibilita a sua adaptação às necessidades de cada unidade hospitalar.

Assim, este é um sistema transversal a qualquer especialidade, sendo fundamental para o correto funcionamento de todos os setores ligados diretamente ao utente, como por exemplo a Consulta Externa e o Serviço de Gestão de Utentes.

No capítulo que se segue, onde serão descritas todas as tarefas realizados no decorrer do estágio, será possível detetar a extrema importância deste sistema informático, uma vez que foi utilizado na maior parte das ações concretizadas.

Capítulo 4 - Estágio 4.1 Plano de Estágio

Antes de se iniciar qualquer estágio curricular é indispensável traçar um plano de estágio, onde deverão constar as tarefas que se irão realizar, tendo sempre em conta os conhecimentos adquiridos na licenciatura. Deste modo, em conjunto com a supervisora que me orientou na intuição onde realizei o estágio, a Dra. Vera Honorato, foi elaborado um plano de estágio (este pode ser visualizado na íntegra no Anexo III), posteriormente foi aprovado pela minha docente orientadora, Professora Maria Paula Neves, que contemplava as seguintes atividades:

 Elaboração de ofícios resposta a pedidos de informação clínica;

 Atendimento público presencial e telefónico;

 Organização arquivística dos Serviços Administrativos da ULS Guarda;

 Manuseamento do programa informático hospitalar “SONHO”.

De referir que, para além das tarefas supra mencionadas, efetuei também as seguintes atividades:

 Levantamento diário de processos clínicos para as consultas das diversas

especialidades;

 Identificação e arquivamento de processos anteriores à criação da Unidade Local

de Saúde da Guarda;

 Digitalizações;

 Organização arquivística de documentos relacionados com o serviço de

Imagiologia.

4.2 Integração no Local de Estágio

Em meados do mês de setembro fui contatado pelo Gabinete de Estágios do Instituto Politécnico da Guarda, tendo-me sido dada a informação de que tinha sido aceite a minha candidatura para realizar o estágio curricular no Hospital de Sousa Martins e que teria que me dirigir ao Serviço de Gestão de Utentes para falar com a Sra. Dra. Sandra Gil, diretora deste mesmo serviço, a fim de serem acertados todos os aspetos

Assim, no dia 13 de setembro dirigi-me ao Serviço de Gestão de Utentes da ULS Guarda onde reuni com a Dra. Sandra Gil e também com a Dra. Vera Honorato, responsável pela minha orientação no estágio curricular, que me deram todas as indicações necessárias para iniciar o estágio, como o local e as principais tarefas a desempenhar. Fui também informado que iniciaria o estágio no dia seguinte.

Tal como combinado, iniciei o estágio no dia 14 de setembro, dirigindo-me nesse mesmo dia ao Gabinete do Serviço de Gestão de Utentes, pelas 9h. Ao chegar ao SGU fui recebido atenciosamente pela Dra. Vera Honorato que, desde logo, se disponibilizou para me explicar detalhadamente todas as informações necessárias à concretização das tarefas que estavam pré definidas bem como os locais onde iria realizá-las.

Seguidamente, a Dra. Vera Honorato apresentou-me aos funcionários do Arquivo Clínico, informando-me que também iria dar apoio a esse Serviço. Relativamente ao horário, ficou estipulado que seria das 8h30 às 17h30, adaptando a hora de almoço às minhas necessidades, tendo esta a duração de uma hora.

O primeiro dia do estágio consistiu em receber toda a informação. Foi-me explicado pelo responsável do Arquivo Clínico, o Sr. Filipe, o funcionamento do sistema informático SONHO e também me foi dada informação sobre as tarefas realizadas, diariamente, no arquivo clínico.

No decorrer do estágio não existiu um fio condutor na minha aprendizagem pois a maior parte dos conhecimentos adquiridos foi na sequência das tarefas que ia realizando.

No gabinete do Serviço de Gestão de Utentes existia apenas uma secretária, como se pode verificar na figura 6, sendo utilizada pela Dra. Vera Honorato. Assim, embora tivesse realizado algumas tarefas no gabinete do SGU, a maior parte das tarefas realizadas foi no Arquivo Clínico, mais especificamente num gabinete onde se encontra o telefone.

Ilustração 6: Gabinete S.G.U

Fonte: Própria

No Arquivo Clínico existem duas secretárias com um computador em cada uma delas, que eram utilizadas por mim e por uma outra colega, também estagiária no mesmo serviço, alternadamente. A secretária presente no arquivo clínico, visível na ilustração 7, servia também de apoio aos funcionários do mesmo, para a realização de diversas tarefas, que serão explicadas no subcapítulo seguinte.

A secretária presente no Gabinete do arquivo Clínico, visível na figura 8, para além das tarefas habituais do arquivo, servia especialmente de apoio para a consulta de informações quando as diversas especialidades contatavam telefonicamente a pedir processos ou exames dos utentes.

Ilustração 7: Secretária Arquivo Clínico

Ilustração 8: Gabinete Arquivo Clínico

Fonte: Própria

Todas as tarefas desempenhadas, por mim, no SGU centraram-se principalmente na gestão dos pedidos de informação clínica e de processos únicos dos utentes. Deste modo, no subcapítulo que se segue irei fazer uma descrição detalhada de todas as tarefas realizadas, estando estas separadas por tipo de tarefa.

4.3 Descrição das tarefas realizadas

Ao longo do estágio foram diversas as tarefas realizadas, pelo que seria mais complexo fazer o relato das mesmas por ordem sequencial, uma vez que estas eram realizadas de forma alternada, segundo as indicações dadas pela orientadora.

Assim, irei fazer o relato das mesmas segundo o tipo de tarefa, fazendo a sua divisão em tarefas habituais e tarefas pontuais.

4.3.1 Tarefas Habituais

 Pedidos de Informação Clínica

Como anteriormente referido no capítulo 2, os pedidos de informação clínica eram feitos por utentes mas também por órgãos judiciais, médicos de família ou seguradoras relativamente a utentes que tinham sido assistidos na Unidade Local de Saúde da Guarda, por questões diversas como envolvimento em processo-crime; vítimas de violência doméstica, acidentes de viação, entre muitas outras situações. A apresentação

em juntas médicas, o acompanhamento médico no exterior, a liquidação de taxas por parte de seguradoras na sequência de atos médicos prestados, eram outras razões para solicitação de informações.

Todos os pedidos de informação clínica eram sujeitos à avaliação pelo Diretor Clínico, que examinava a intenção e finalidade do pedido. Quando surgiam dúvidas acerca da

veracidade do pedido, especialmente por terceiros, este era encaminhado para o RAI6,

onde, depois de analisado, era deferida ou indeferida a autorização para o acesso à informação clínica.

Os pedidos eram despachados ao Serviço de Gestão de Utentes e a primeira ação que eu realizava consistia na identificação do requerente através do número de processo único do utente, normalmente pelo nome completo e pela data de nascimento, utilizando o Sistema Integrado de Informação Hospitalar, mais precisamente a secção da Identificação, como se pode visualizar na ilustração 9.

Ilustração 9:Identificação de Doentes (SONHO)

Fonte: Captura de ecrã

Depois de identificado o número do processo do utente, procedia ao levantamento do processo junto do Arquivo Clínico onde retirava a informação solicitada. No caso de esta não constar no mesmo, encaminhava o pedido juntamente com o processo para a especialidade referida no pedido de informação clínica a fim de ser realizado o relatório médico.

Após a realização do relatório pelo médico assistente, retirava uma fotocópia que posteriormente colocava no processo. Realizava então um ofício de resposta que acompanharia a informação clínica, estando um exemplar presente no Anexo IV, que depois de assinado pelo Diretor Clínico, seguia para a morada do utente. No caso de os pedidos serem resultantes de órgãos judiciais, por norma, o utente não tinha conhecimento de que estava a ser requerida a informação a seu respeito, o que não implicava a autorização do mesmo nem a presença da fotocópia de identificação. Para dar resposta a este tipo de pedidos, elaborava um ofício ligeiramente diferente, como se pode verificar no anexo V, contendo informações específicas, permitindo a rápida identificação, através de referências do pedido solicitado.

Fazia também a impressão de três exemplares do ofício. Depois de assinados pelo Diretor Clínico, enviava uma cópia para o requerente, outra das cópias ficava no serviço de expediente para ser arquivado na correspondência expedida e a outra voltava para o Serviço de Gestão de Utentes com o registo de saída, a fim de ser arquivado, servindo assim como comprovativo de envio da informação clínica.

No caso da solicitação de um relatório médico onde a especialidade não estava referida, consultava o setor das Consultas Efetivadas, a fim de se saber em qual ou quais especialidades o utente andava a ser seguido. Retirava uma cópia do pedido de informação clínica e encaminhava-a, juntamente com o processo, para a especialidade em causa.

Quando os pedidos eram Relatórios de Episódios de Urgência, imprimia os mesmos de um outro programa hospitalar designado de ALERT, como se pode verificar na ilustração que se segue.

Ilustração 10: Programa Informático ALERT

Fonte: Própria

O programa ALERT permitia a consulta dos episódios de urgência de cada utente, sendo possível visualizar a informação, colocando o nome e a data de nascimento do utente de quem se pretendia a informação.

Qualquer que fosse o meio pelo qual o utente fizesse o pedido de informação clínica, era obrigatório sempre anexar a fotocópia da identificação do requerente, e, no caso de ser pedida a informação clínica por um terceiro, era necessário também anexar a fotocópia da identificação da pessoa que estava a requerer.

 Tarefas realizadas no Arquivo Clínico

No arquivo clínico o sistema de organização utilizado era o numérico, como se pode verificar pela figura 11, onde a cada utente era atribuído um número de processo. Apenas era atribuído o número de processo aos utentes que eram seguidos nas diferentes especialidades ou que tinham episódios de internamento, o que significava que os episódios de urgência não geravam número de processo.

Ilustração 11: Número de Processo de Utente

Fonte: Própria

Na sequência do seguimento médico anteriormente mencionado, diariamente era necessário fazer-se o levantamento dos processos únicos dos utentes de cada uma das especialidades para as consultas que teriam no dia seguinte.

Assim, de forma automática, o sistema informático fazia a impressão das listas correspondentes a cada especialidade, podendo um exemplar destas ser visualizado no Anexo VI. No dia anterior à consulta, juntamente com os funcionários do Arquivo, fazia o levantamento dos processos segundo a informação que constava nas listas. Depois de levantados os processos, atava os mesmos com uma corda específica para o efeito, com a respetiva lista no topo, como se pode comprovar na ilustração 12; e separava-os segundo o edifício no qual se situava a especialidade, para posteriormente ser feita a distribuição, num carro manual próprio para o efeito, presente na figura 13.

Ilustração 12: Monte de processos atados por especialidade

Este carro era também utilizado para a recolha dos processos já utilizados nas consultas do dia anterior, sendo essa mesma recolha feita no ato da distribuição dos processos para as consultas do dia seguinte.

Aquando do levantamento das listas, podia acontecer o processo não estar arquivado na prateleira. Neste caso, recorria ao programa SONHO para verificar se o processo estava noutra especialidade, fazendo a pesquisa no perfil da Consulta Externa, de forma a verificar se o utente em causa tinha consulta no dia anterior ou no próprio dia do levantamento da lista ou se tinha mais do que uma consulta no dia seguinte. Neste caso específico, o processo podia ter já sido levantado para outra especialidade. Para a concretização destas operações utilizava duas das funcionalidades do programa SONHO: o das Consultas Efetivadas, no caso de o utente ter tido consulta no dia anterior e/ou no próprio dia, e o das Consultas Marcadas no caso de a consulta ter sido também no próprio dia, já que podia ainda esta não ter sido efetivada; ou ainda para a(s) consulta(s) que teria no dia seguinte.

Ilustração 13: Carro transportador de Processos

Nas figuras que se seguem é possível visualizarem-se os dois campos do SONHO acima referidos.

Ilustração 14: Secção "Consultas Efectivadas" SONHO

Fonte: Captura de ecrã

Ilustração 15: Secção "Consultas Marcadas" SONHO

Para além da verificação das consultas, marcadas e efetivadas, verificava também se o utente estava ou tinha estado recentemente internado, de modo a verificar se o seu processo estava no Serviço de Internamento ou no Serviço de Codificação, para ser feita a faturação do mesmo, como se pode ver nas ilustrações 16, 17 e 18.

Ilustração 16: Secção "Doentes Internados" SONHO

Fonte: Captura de ecrã

Ilustração 17: Secção Financeira - SONHO

Fonte: Captura de ecrã

No final de cada manha e tarde, recolhia os processos referentes às consultas do próprio dia e arquivava os mesmos novamente, segundo a classificação numérica estabelecida no Arquivo.

Para além disto, diariamente chegavam exames e documentos clínicos relativos aos utentes que tinham que ser obrigatoriamente arquivados no respetivo processo.

Os exames realizados no exterior chegavam ao Arquivo etiquetados segundo a data da consulta em que tinham sido pedidos, e tinham que ser registados nos atos médicos concretizados nessa mesma consulta. Para tal utilizava o número de episódio de consulta, presente na etiqueta e registava o tipo de exame e o local emissor do resultado do mesmo.

Outra tarefa que realizava, no entanto, pontualmente, foi a retirada de processos de óbito para a transferência do Arquivo Clínico para o Arquivo Inativo.

 Atendimento público/ telefónico

Diariamente esta tarefa era concretizada, fosse via presencial e/ou telefónica.

Presencialmente atendia os utentes no Serviço de Gestão de Utentes, auxiliando-os no preenchimento dos requerimentos para pedidos de informação clínica. No caso de estes requererem apenas cópias de exames presentes no processo único, atendia de imediato os seus pedidos.

As informações solicitadas via telefónica pelos utentes recaíam na procura do resultado de exames realizados e também no pedido de informações sobre os procedimentos a realizar para obter informações clínicas.

Neste tipo de atendimento, as informações requeridas eram na maioria das vezes as mesmas, uma vez que a chamada era filtrada no PBX da unidade hospitalar, sendo apenas encaminhadas para o nosso serviço as chamadas às quais o assunto dizia respeito, o que não invalidava que fosse feita a devida apresentação do serviço e do funcionário recetor da mensagem. Quando a informação solicitada implicava a procura demorada, pedia ao utente o contato para onde poderia retornar a chamada de modo a transmitir a informação pretendida, assim que esta estivesse reunida. Para além das

chamadas recebidas, por vezes também era necessário contatar os utentes para os informar de que poderiam levantar os pedidos de informação clínica, quando estes mencionavam desde logo no requerimento que faziam o levantamento presencial após contato telefónico.

Outro tipo de atendimento telefónico realizado foi o atendimento interno, mais precisamente no Arquivo Clínico, pois era habitual serem pedidos processos clínicos pelos mais variados motivos, pelas diversas especialidades do hospital. Neste caso, apontava o número de processo pedido, elaborava uma folha onde constava o número de processo, a data e o local para onde seria enviado, colocava a folha elaborada no lugar do processo e encaminhava o referido processo para a especialidade que o tinha requisitado.

2.1.2 Tarefas Pontuais

 Selecção, Separação e Catalogação de Documentos – Centro de Saúde de

Gouveia

Uma das tarefas realizadas de forma pontual foi a seleção, separação e catalogação de alguma documentação pertencente ao Centro de Saúde de Gouveia.

Assim, antes de iniciar o processo de manuseamento dos documentos arquivísticos, a Dra. Vera Honorato disponibilizou-me um documento elaborado pela Direção Geral de Arquivos, onde constavam orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental, podendo ler-se este documento na íntegra no Anexo VII.

Numa primeira fase, separava a documentação, sendo esta agrupada segundo o tipo de documento.

Seguidamente, analisava a mesma, tendo como base a portaria n.º 835/91 de 16 de Agosto, presente no Anexo VIII, que no fundo representa o regulamento arquivístico da Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde.

Depois da documentação identificada, fazia uma recolha de referências, partindo da portaria n.º835/91 que posteriormente registava em suporte informático, mais precisamente no programa informático Excel.

Após o registo no sistema informático, catalogava a informação segundo a referência a que pertencia, o que me permitiu separar os documentos que eram de conservação permanente e aqueles que eram de eliminação. Os documentos de conservação permanente eram arquivados com as respetivas etiquetas, como se pode comprovar pela figura 19; para os documentos de eliminação foi necessário realizar o auto de eliminação que foi encaminhado para a Direcção-Geral dos Arquivos para aprovação. O auto de eliminação utilizado pode ser visualizado no Anexo IX.

Ilustração 19: Caixas etiquetadas com documentação

Fonte: Própria

Uma das informações constante no auto de eliminação era a dimensão total dos documentos que se pretendiam eliminar, pelo que, para a sua contabilização utilizava como referência um roteiro para mensuração dos documentos textuais, cedido pela Dra. Vera, e visível no Anexo X.

Após todo este processo, e assim que foi aprovada a eliminação dos documentos, foi utilizado o triturador de papel, representado na figura 20, para a destruição dos mesmos, seguindo depois os documentos triturados para a reciclagem.

Ilustração 20: Triturador de Papel do Arquivo Inativo

Fonte: Própria

 Selecção, Separação e Catalogação de Documentos – ULS Guarda

O trabalho de seleção, separação e catalogação de documentos da Unidade Local de Saúde da Guarda ocorreu de forma semelhante ao trabalho correspondente ao Centro de Saúde de Gouveia, com a diferença de que neste caso, sendo uma Unidade Hospitalar, foi utilizada a portaria n.º247/2000 de 8 de meio que regula a organização arquivística para os hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde, estando esta presente no Anexo XII.

Todos os documentos tinham sido inicialmente transferidos de umas antigas oficinas do Hospital Sousa Martins a fim de poder realizar a tarefa de seleção e separação. Estes encontravam-se amontoados, como se pode verificar pela figura 21.

Ilustração 21: Documentação amontoada proveniente de antigas oficinas da U.L.S Guarda

Fonte: Própria

Tal como ocorreu com a documentação referente ao Centro de Saúde de Gouveia, também esta foi sujeita à separação, identificação e armazenamento, tendo em conta a portaria n.º 247/2000 de 8 de maio. Assim, depois de terminado todo o processo, colocava a documentação de conservação permanente em caixas destinadas para o efeito e etiquetadas consoante a informação contida dentro delas, o que se pode verificar na imagem 22. Posteriormente, as caixas eram levadas para o respetivo serviço, onde seriam posteriormente arrumadas.

Ilustração 22: Caixas Etiquetadas com informação da U.L.S. Guarda

 Identificação e Arquivo de Antigos Processos

No decorrer do estágio também desempenhei funções ao nível da identificação de antigos processos e radiografias provenientes dos Edifícios devolutos do Parque de Saúde da Guarda.

Assim, através dos dados constantes nos referidos processos e consultando o Programa Informático SONHO, verificava se o utente em causa já possuía número de processo actual. Caso tivesse, fazia a exportação da documentação do antigo processo para o mais recente. Por vezes, tornava-se impossível identificar os processos antigos, pois os utentes não tinham qualquer acompanhamento médico após a instauração do programa SONHO na ULS Guarda, mais precisamente o ano 1999. Neste caso, arquivava o processo por ordem alfabética no Arquivo Inativo. O referido processo pode ser visualizado na figura 23.

Ilustração 23: Antigo Processo Clínico

Fonte: Própria

Como referido anteriormente, também fiz a identificação de radiografias que, pela sua dimensão e impossibilidade de colocação nos processos clínicos atuais, arquivei numas estantes situadas no fundo do Arquivo Inativo, como se pode verificar pela ilustração que se segue.

Ilustração 24: Radiografias arquivadas no Arquivo Inativo

Fonte: Própria

Para a identificação, tanto dos processos como das radiografias, utilizava o computador presente no Arquivo Inativo, podendo ver-se o mesmo na figura 25.

Ilustração 25: Secretária Arquivo Inativo

Conclusão

Ao longo das 400 horas de estágio na Unidade Local de Saúde da Guarda foi-me possível conhecer o mundo do trabalho com particularidades muito específicas, e realizar uma série de tarefas variadas, integrando-me num grupo de trabalho que me transmitiu novos conhecimentos. A minha integração e aprendizagem foram muito boas. Concorreu, para tal o ótimo ambiente que existia no grupo de trabalho.

Analisando de uma maneira global o meu estágio, posso considerar que foi uma experiência muito enriquecedora não só para a minha formação, mas também para o meu crescimento enquanto pessoa. As principais dificuldades sentidas recaíram, inicialmente no manuseamento do programa SONHO, visto que, para além de ser uma aplicação bastante complexa, não tinha qualquer conhecimento sobre o seu funcionamento. No entanto, depois de muito trabalho, posso considerar que na segunda semana já não tinha qualquer dificuldade em trabalhar com este programa informático. Não só pelo interesse em adquirir muita informação no decorrer do estágio, mas também pelos conhecimentos adquiridos ao longo da licenciatura, senti que consegui dar resposta, com sucesso, a todas as tarefas propostas. A unidade curricular de Técnicas de Arquivo e Documentação, permitiu-me realizar todas as tarefas relacionadas com o Arquivo Clínico, Ativo e Inativo. De igual forma, também as unidades curriculares de Técnicas Administrativas e de Assessoria I e II revelaram-se extremamente importantes pelo facto de me terem proporcionado conhecimentos vitais para o bom atendimento ao público, telefónico e/ou presencial.

No que diz respeito à organização administrativa do Serviço de Gestão de Utentes, não tenho qualquer ponto negativo a ressaltar, pois considero que o Serviço está bem orientado e existe um grande sentido de responsabilidade por parte dos diversos colaboradores.

Em relação ao meu desempenho, penso que este foi positivo, uma vez que sempre me empenhei em todas as atividades realizadas, tendo em conta as características que um bom profissional de secretariado deve ter. Fui sempre muito exigente comigo,

procurando sempre fazer melhor e contribuindo de forma positiva para o funcionamento do Serviço de Gestão de Utentes.

Finalmente, não posso deixar de referir que não encarei esta experiência como uma obrigação, mas sim como um desafio para o meu percurso profissional, tendo ficado com imensa vontade de poder continuar nesta Unidade Hospitalar. Também senti por parte da entidade vontade de que o meu trabalho continuasse, estando ainda neste momento a aguardar novidades acerca de um possível contrato de trabalho no ano que se avizinha.

Bibliografia

Fonseca, A. M. (2014-2015). Dossier da Disciplina de Português Empresarial III. Guarda: IPG.

Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2010). Relatório de Gestão e Contas . Guarda.

Webgrafia

Admnistração Central do Sistema de Saúde, IP. (29 de setembro de 2013). SONHO.

Obtido em novembro de 2015, de CIDES:

http://portalcodgdh.min-saude.pt/index.php/SONHO

Sequeira, H. (18 de maio de 2011). Sanatório Sousa Martins inaugurado há 104 anos. Obtido em 28 de novembro de 2015, de Correio da Guarda: http://correiodaguarda.blogs.sapo.pt/147827.html

Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2015). Organograma ULSG. Obtido em

novembro de 2015, de Unidade Local de Saúde da Guarda:

http://www.ulsguarda.min-saude.pt/wp-content/uploads/2014/02/OrganogramaULSG29102015.pdf

Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2015). Orgãos Sociais. Obtido em

dezembro de 2015, de Unidade Local de Saúde da Guarda:

http://www.ulsguarda.min-saude.pt/?page_id=442

Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2015). Serviço de Gestão de Utentes. Obtido em novembro de 2015, de Unidade Local de Saúde da Guarda: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/?page_id=775

Anexos

Índice de Anexos

ANEXO I – Organograma da Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE.……….…….38 ANEXO II – Requerimento Pedido de Informação Clínica ………...40 ANEXO III –Plano de Estágio……….…………..……….42 ANEXO IV – Ofício Geral……….44 ANEXO V – Ofício Tribunal………..46 ANEXO VI – Lista Arquivo Clínico………...48

ANEXO VII – Orientações Direção Geral de Arquivos……….………....50 ANEXO VIII – Portaria 835/91 de 16 de Agosto………...52 ANEXO IX – Auto de Eliminação………..54 ANEXO X – Roteiro – Metros lineares………..56 ANEXO XI – Portaria 247/2006 de 8 de Maio………..58

ORGANOGRAMA DA UNIDADE LOCAL DE SAÚDE DA GUARDA, E.P.E.

Serviço de Aprovisionamento e Logística

Serviços Financeiros

Serviço de Recursos Humanos

Serviço de Instalações, Equipamentos e Transportes

Serviço de Gestão de Utentes

Serviço de Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação

Serviço de Estatística, Planeamento e Apoio à Gestão

Unidade de Gestão Hoteleira

Gabinete de Comunicação e Relações Públicas

CONSELHO DE

ADMINISTRAÇÃO Fiscal Único

Conselho Consultivo

Serviço de Auditoria Interna

Órgãos de Apoio Técnico

Comissão de Integração de Cuidados de Saúde

Comissão de Ética

Comissão de Qualidade e Segurança do Doente

Comissão dos Técnicos de Diagnóstico e Terapêutica

Comissão de Coordenação Oncológica Direcção de Enfermagem Comissão Médica

Comissão Técnica de Certificação das Condições para a Interrupção Voluntária da Gravidez Comissão de Farmácia e Terapêutica Comissão do Controlo de Infeção Associada aos Cuidados de Saúde Unidade de Formação Unidade de Ensino, Investigação e Biblioteca Internato Médico Formação, Investigação, Inovação e Desenvolvimento Serviços de Suporte à Prestação de Cuidados

Apoio Clínico e Técnico

Serviço de Patologia Clínica

Serviço Farmacêutico

Serviço de Investigação, Epidemiologia Clínica e Saúde Pública Unidade de Saúde Ocupacional Unidade de Esterilização Centralizada Unidade de Alimentação, Nutrição e Dietética Unidade Hospitalar de Gestão de Inscritos em Cirurgia Gabinete do Utente/Cidadão Unidade de Imagiologia

Apoio à Gestão e Logística

Gabinete de Serviço Social Prestação de Cuidados de Saúde

Unidade de Internamento Convalescença (UC) Paliativos (UCP) Equipas Hospitalares – Equipas de Gestão de Altas (HSM, HNSA) Equipas Domiciliárias – Equipas de Cuidados Continuados Integrados Cuidados de Saúde Primários Cuidados Continuados Saúde Pública Unidade de Saúde Pública Laboratório de Saúde Pública Departamento de Cuidados Primários

− C.S. de Almeida – UCSP − C.S. de Celorico da Beira - UCSP − C.S. de Figueira de Castelo Rodrigo -

UCSP

− C.S. de Fornos de Algodres - UCSP − C.S. de Gouveia – UCSP e UCC − C.S. da Guarda – UCSP e USF − C.S. de Manteigas – UCSP − C.S. da Mêda – UCSP − C.S. de Pinhel – UCSP − C.S. de Sabugal – UCSP − C.S. de Seia – UCSP e UCC − C.S. de Trancoso – UCSP − C.S. de Vila Nova de Foz Côa – UCSP

Departamento de Medicina − Serviço de Cardiologia − Serviço de Gastrenterologia − Serviço de Medicina − Serviço de Pneumologia − Serviço de Neurologia − Serviço de Reumatologia − Unidade de AVC’s − Serviço de Dermatologia − Unidade de Oncologia − Unidade da Dor − Medicina Física e Reabilitação Departamento de Cirurgia − Serviço deCirurgia Geral da Guarda − Serviço de Oftalmologia − Serviço deOrtopedia − Serviço Otorrinolaringologia − Serviço deUrologia − Bloco Operatório − CirurgiaAmbulatório Departamento de Urgência/Emergência e Medicina Intensiva − Urgência Geral − Serviço de Urgência Básica − Unidade CuidadosIntensivos − VMER − Serviço de Anestesiologia Departamento de Saúde da Criança e da Mulher − Serviço de Ginecologia Cuidados de Saúde Hospitalares

ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO E APLICAÇÃO

DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL:

PORTARIAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E

RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO

Ficha técnica MIP

Título: Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação

Autor: Alexandra Lourenço Classificação: 260.01.01

Descritores: avaliação; classificação; portarias de gestão documental; relatórios de avaliação. Data/Hora: 2010

Formato de dados: Texto, PDF Estatuto de utilização: acesso público Relação: versão – 1.0

Localização: Disponível em WWW <URL: http://www.dgarq.gov.pt> © DGARQ, 2010

Nota introdutória __________________________________________________________ 4

1 Avaliação documental: enquadramento _____________________________________ 5

1.1 Instrumentos para a avaliação documental ______________________________________ 6 1.2 A portaria de gestão de documentos: oportunidade para a melhoria __________________ 7

2 Avaliação documental: elaboração e aprovação dos instrumentos _______________ 10

2.1 Portaria de gestão de documentos ____________________________________________ 11 2.2 Relatório de avaliação _____________________________________________________ 18

3 Avaliação documental: a aplicação da portaria de gestão de documentos _________ 23

3.1 Metodologia ____________________________________________________________ 23 3.2 Divulgação do projecto ____________________________________________________ 23 3.3 A quem compete a aplicação da tabela? _______________________________________ 25 3.4 Formalidades e procedimentos ______________________________________________ 26 3.5 Guarda da documentação __________________________________________________ 30

Anexo 1: Folha de instruções do ficheiro de recolha de dados (PGD) _______________ 31 Anexo 2: Modelo de regulamento de gestão de documentos _______________________ 41 Anexo 3: Modelo de auto de entrega _________________________________________ 48 Anexo 4: Modelo de guia de remessa _________________________________________ 50 Anexo 4: Modelo de auto de eliminação _______________________________________ 55

Nota introdutória

Este documento enquadra a avaliação documental no âmbito das funções da DGARQ, especifica os procedimentos para a elaboração, aprovação e aplicação dos instrumentos de avaliação (portaria de gestão de documentos e relatório de avaliação), materializa as reflexões de uma equipa que ao longo dos anos tem levado a cabo uma função determinante para a constituição da memoria colectiva nacional, mas também para a boa gestão documental.

A apreciação de projectos de instrumentos de avaliação documental (portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação) pela Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) insere-se na sua missão de qualificação dos sistemas de arquivo, com consequente salvaguarda do património arquivístico, e enquanto recurso fundamental ao exercício da actividade administrativa, de prova ou de informação, visando a sua eficiência e eficácia, nomeadamente no que se refere às suas relações com os cidadãos.

1 Avaliação documental: enquadramento

Face ao crescimento exponencial da documentação (em formato papel, electrónico ou outro) e perante a inviabilidade de conservar todos os documentos produzidos é necessário avaliar, tomar uma decisão sobre o que deve ser eliminado ou conservado permanentemente.

O modelo de avaliação aplicado em Portugal, instituído pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, tem vindo a enquadrar-se na teoria das 3 idades e do ciclo de vida do documento, privilegiando a avaliação ao nível de série (micro-avaliação).

Da publicação do Decreto-Lei n.º 447/88 ao presente, os pressupostos, a teoria, a prática e a própria terminologia que fundamentam a elaboração de uma portaria de gestão de documentos têm evoluído.

Da pré-arquivagem passámos para uma gestão contínua dos documentos, que encara a avaliação como um processo integrado com as demais funções arquivísticas e cujos instrumentos de referência devem ser elaborados à priori.

Foi este o posicionamento expresso no Manual para a Gestão de Documentos, elaborado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo em 1998. Todavia, verificou-se alguma resistência à aceitação deste modelo, tendo predominado o desenvolvimento de portarias de gestão de documentos (PGD´s) apenas quando a documentação se encontrava já em fase semi-activa. Actualmente, a elaboração deste instrumento tende a ocorrer no momento da produção documental ou mesmo antecipando essa produção.

M o d e lo 3 i d a d e s MODELOS DE INTERVENÇÃO lo r e c o rd s n ti n u u m FASE ACTIVA (finda com o encerramento do caso) FASE SEMI-ACTIVA (enquanto não prescreverem as condições de reabertura) FASE INACTIVA (procedimento concluído, prescritas as condições de reabertura )

SER. ARQ. CORRENTE

(consulta frequente)

SER. ARQ. INTERMÉDIO

(consulta esporádica)

SER. ARQ. DEFINITIVO

(doc. valor arquivístico)

Volume documental INTERVENÇÃO CONTÍNUA Elaboração da PGD Fase inicial Fase inicial Elaboração da PGD Momento actual Momento actual