NORMA PROCEDIMENTAL UTILIZAÇÃO DO CENTRO DE CONVENÇÕES 1. FINALIDADE

1. FINALIDADE

Regulamentar e disciplinar os procedimentos para a utilização do Centro de Convenções da UFTM.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Toda comunidade, interna e externa, que eventualmente venha a utilizar o Centro de Convenções e, em especial, a Reitoria, as Pró-Reitorias de Extensão Universitária, de Assuntos Comunitários e Estudantis, de Administração e a Diretoria de Infraestrutura Operacional. 3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL - Lei n° 9.294, de 15 de julho de 1996. - Lei n° 10.167, de 27 de dezembro de 2000. 4. CONCEITOS BÁSICOS - Centro de Convenções

Localizado no Centro Educacional e Administrativo – CEA. É um espaço destinado à realização de eventos de natureza científica, cultural, comunitária ou educacional, composto pelas seguintes instalações: Auditório A (675 assentos); Auditório B (200 assentos); secretaria de eventos (recepção); mezanino e salão de exposições (subsolo).

- Atividades científicas, culturais, comunitárias e educacionais

São todos os eventos caracterizados como: cursos, congressos, simpósios, seminários, encontros e reuniões de caráter científico; conferências e palestras; apresentações culturais; colação de grau de alunos da UFTM e de instituições públicas, conveniadas com a Universidade.

5. NORMAS

5.1. DAS NORMAS GERAIS

5.1.1. Fica proibido:

a) a comercialização e a propaganda de produtos para fumantes, gerados ou não do tabaco, nos Auditórios e nas dependências adjacentes ao Centro de Convenções; b) o uso de bebidas alcoólicas;

c) o consumo de qualquer tipo de alimento ou líquido, exceto aos componentes da mesa, dentro dos Auditórios;

Obs.: Na existência de coffee break, o mesmo deverá ser servido no hall de entrada ou no mezanino e nunca no interior dos auditórios.

d) utilizar os auditórios rotineiramente, apenas como sala de aula;

e) alocar banners, faixas, cavaletes, painéis ou qualquer outros equipamentos obstruindo as vias de acesso às demais dependências do prédio, como escadas, elevadores e corredores de circulação, e junto aos extintores de incêndio;

f) o uso de materiais que possam prejudicar a saúde dos usuários ou danificar as instalações do Centro de Convenções, tais como graxas, tintas, corrosivos, inflamáveis e quaisquer outros objetos.

5.1.2. Das data e horários reservados

a) O recinto ficará disponível somente na data e no horário em que foi reservado. b) Os horários de início e de término dos eventos deverão ser rigorosamente

respeitados, considerando-se a ocorrência de um próximo evento.

c) Entre um agendamento e outro será necessário um intervalo de duas horas para a preparação interna do recinto.

d) Se houver necessidade prévia do local, por parte do realizador do evento, este tempo deverá ser calculado e incluído na composição da diária.

5.1.3. Da alteração da data ou do horário da reserva:

a) Se, por algum imprevisto, o solicitante alterar a data ou o horário do evento, a reserva ficará sujeita à confirmação, uma vez que os agendamentos são realizados com antecedência e o local poderá ter reserva anterior.

b) A alteração somente terá validade se for formalizada e justificada pelo solicitante.

5.1.4. Da fixação de faixas e cartazes: a) Internamente

Não é permitida a fixação de cartazes no Centro de Convenções e/ou áreas adjacentes. Caso haja descumprimento deste dispositivo, a Diretoria de Infraestrutura Operacional deverá providenciar a retirada imediata.

b) Externamente

Somente poderão ser fixados faixas e cartazes alusivos ao evento após solicitação e autorização da Assessoria de Comunicação Social. Em caso de não cumprimento será adotado o mesmo procedimento anterior.

5.1.5. Danos causados ao patrimônio

Os danos causados ao patrimônio são de responsabilidade exclusiva do solicitante. 5.1.6. Da exposição e venda de livros e periódicos

a) É permitida a exposição e venda de livros, periódicos ou similares, com participação de livrarias e editoras como parceiras ou patrocinadoras, desde que observada relação direta com o evento em questão e informado previamente à Pro-Reitoria de Administração – PROAD, através do formulário “Proposta para Utilização do Centro de Convenções – PUCC”.

b) O solicitante deverá verificar, como condição para inscrição ou participação no evento, a idoneidade e legitimidade do expositor ou participante e a efetiva titularidade de alegada representação comercial da empresa e dos produtos a serem expostos, ficando a UFTM eximida de toda e qualquer responsabilidade em caso de procedimentos judiciais ou reclamações de terceiros envolvendo tais questões.

5.2. DA RESERVA DE EVENTOS DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA 5.2.1. Da reserva:

a) As reservas estão vinculadas à disponibilidade do local pretendido e deverão ser formalizadas junto à secretaria da PROAD.

b) As reservas dos auditórios não poderão ser feitas para pequenas reuniões, apresentações de trabalhos e/ou atividades para público muito inferior à capacidade dos auditórios e que, por esta razão, possam ser desenvolvidas em salas de aula.

c) A formalização da reserva deverá ser efetivada mediante o preenchimento do formulário “Proposta para Utilização do Centro de Convenções” – PUCC, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

Obs: Os discentes não poderão formalizar a PUCC. O professor ou o coordenador do curso será o responsável pela realização do evento e por eventuais danos causados ao patrimônio.

5.2.2. Da desistência da Reserva:

a) Caso haja desistência da reserva, o responsável deverá comunicá-la imediatamente, por escrito, à Pró-Reitoria de Administração, pois a realização de um evento envolve despesas com pessoal, com energia elétrica, com limpeza, entre outros.

por escrito, da PROAD e seu nome deverá ser anotado no controle de usuários “não responsáveis”.

c) No caso de reincidência, o responsável não estará autorizado a formalizar novas reservas.

5.3. DA LOCAÇÃO DO CENTRO DE CONVENÇÕES PARA EVENTOS DIVERSOS

5.3.1. Da reserva:

c) Proceder de acordo com o item 5.2.1 (exceto a obs).

d) A reserva somente será confirmada após o deferimento do Pró-Reitor de Administração e o pagamento da taxa devida, a qual deverá ser efetuada de forma integral.

Observações:

− a ocupação do ambiente deverá ser restrita à área locada. Caso seja utilizado espaço não constante do “Termo de Compromisso e Responsabilidade” - TCR, será cobrado à parte;

− após a confirmação da reserva pelo servidor da Pró-Reitoria de Administração, o solicitante tem 3 (três) dia úteis para efetuar o pagamento e apresentar o comprovante de depósito.

e) A UFTM poderá cancelar o agendamento/locação, caso seja identificado no decorrer do evento, que o assunto abordado não é o mesmo citado no ato da reserva.

f) A reserva para eventos que envolvam crianças e adolescentes menores de 15 anos devem ficar restritas às atividades dos cursos ministrados pela UFTM ou em parceria com esta.

Obs.: Os organizadores do evento se responsabilizam pela guarda e segurança das crianças e adolescentes no âmbito da UFTM, bem como por evitar danos ao mobiliários dos Auditórios.

5.3.2. Desistência da Reserva

Caso haja desistência da reserva, será ressarcido apenas 10% (dez por cento) do valor já depositado, em razão da UFTM ter sido impossibilitada de celebrar outras locações.

5.3.3. Taxa de Ocupação/Pagamento

a) As taxas referentes à ocupação do Centro de Convenções da UFTM deverão ser fixadas de acordo com os valores constantes do Anexo – I desta Norma.

Recolhimento da União” – GRU.

Obs: eventualmente, em caso de interesse público devidamente comprovado, o Reitor poderá dispensar a taxa de ocupação.

5.3.4. Autorização

Compete ao Pró-Reitor de Administração autorizar a ocupação do Centro de Convenções por qualquer entidade interna ou externa. O Reitor poderá, após consulta do Calendário de Eventos, autorizar a ocupação, devendo proceder seu agendamento na PROAD.

Obs: É vedada a utilização do Centro de Convenções para realização de qualquer atividade de natureza política partidária.

6 PROCEDIMENTOS GERAIS

6.1. DO SOLICITANTE

6.1.1. Verificar com o servidor encarregado pelo agendamento a disponibilidade da reserva.

6.1.2. Em caso positivo e, após aprovação do Pró-Reitor de Administração, deverá: No caso de locação:

a) providenciar o pagamento da taxa de ocupação no prazo máximo de três dias úteis, acessando o sítio do Tesouro Nacional - Portal SIAFI no seguinte endereço: https://consulta.tesouro.fazenda.gov.br/gru/gru_simples_parte2.asp , e preenchendo a Guia de Recolhimento da União – GRU, com os seguintes dados:

UG 153035

Gestão 15242 Recolhimento

Código 28830-6

Número de Referência (Não precisa ser preenchido) Observações:

1. Em caso de dúvida, procurar a Diretoria de Orçamento e Finanças – DOF, onde a GRU poderá ser emitida.

2. Decorrido o prazo de três dias úteis (ver a observação da letra “c”, do item 5.3.1.) a UFTM ficará desobrigada a manter a reserva.

b) apresentar o comprovante da GRU ao servidor responsável pelo agendamento. c) cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e

Responsabilidade.

Nos casos de locação à eventos internos de extensão universitária: d) assinar a PUCC e o TCR;

e) guardar a 1ª via da PUCC como comprovante de agendamento/reserva.

Obs: cancelamentos deverão ser feitos por escrito, especialmente nos casos de eventos de extensão.

f) cumprir todas as exigências estabelecidas no “Termo de Compromisso e Responsabilidade.

6.2. DA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO 6.2.1. Com relação à reserva

6.2.1.1. Para eventos internos de extensão universitária:

a) verificar a disponibilidade do local e, se houver, solicitar a leitura desta Norma e o preenchimento da PUCC, em duas vias;

b) encaminhar a PUCC ao Pró-Reitor de Administração para análise. Após decisão, informar o solicitante sobre a deliberação e convocá-lo para assinar a proposta (TRC) nos casos deferidos;

c) entregar ao solicitante a primeira via da PUCC e arquivar a segunda com o TRC; d) três dias antes da realização do evento, confirmá-lo com o solicitante;

e) comunicar a realização do evento à Diretoria de Infraestrutura Operacional, Portaria do CEA, para as providências cabíveis;

f) após a realização do evento:

− verificar com a Diretoria de Infraestrutura Operacional sobre a regularidade do evento;

− em caso de danos, convocar o responsável apontando os danos causados durante a realização do evento;

− colher a assinatura do responsável, na “relação de danos”, os quais deverão ser orçados e reparados imediatamente;

− cobrar o valor dispendido ao responsável pela reserva. 6.2.1.2. Para locação de terceiros:

− na fase de agendamento:

b) calcular o valor da diária de acordo com a “Tabela de Preços - Diárias” – TPB (Anexo – I);

c) proceder de conformidade com a letra “b” do item 6.2.1.1.; − após aprovação do Pró-Reitor de Administração:

a) solicitar a efetivação da reserva através de recolhimento da GRU, de acordo com o estabelecido na letra “b” do item 6.1.;

b) proceder de conformidade com as letras “c” , “d” , e “e” do item 6.2.1.1. 6.2.2. Vistoria do Recinto

A Diretoria de Infraestrutura Operacional e o solicitante deverão vistoriar o recinto em dois momentos:

− Antes do início do evento, momento em que a Diretoria de Infraestrutura Operacional e o solicitante deverão vistoriar o recinto a ser utilizado, preenchendo o “Termo de Vistoria” – TV, na coluna “PRÉ” do formulário, anotando no campo “Observações” todas as irregularidades existentes no ambiente;

− Quando do término do evento, devendo a Diretoria de Infraestrutura Operacional e o solicitante vistoriar novamente o local, de posse do TV preenchido, completando a coluna “PÓS” do mesmo formulário.

6.2.3. Realização do evento

Caberá à Diretoria de Infraestrutura Operacional: − No início do evento:

a) verificar se os equipamentos de som e o telão de projeção estão em perfeitas condições de uso;

b) vistoriar, em conjunto com o locador, as instalações onde será realizado o evento; c) preencher o TV, colhendo a assinatura do responsável;

− Durante o evento:

a) verificar se o espaço utilizado corresponde ao estabelecido na PUCC; b) retirar faixas e cartazes não autorizados;

c) comunicar qualquer irregularidade à Pró-Reitoria de Administração. − Ao término do evento

a) vistoriar o recinto e relacionar no TV os eventuais danos ao patrimônio; b) enviar o TV a Pró-Reitoria de Administração para as providências cabíveis.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

7.1. Importante: Antes do agendamento, o servidor encarregado de formalizar o processo deverá solicitar ao solicitante a leitura desta Norma Procedimental.

7.2. Esta Norma Procedimental substitui a de mesmo número, de 20/05/2009 e entrará em vigor a partir de 12/11/2012.

8. FORMULÁRIOS

8.1. PROPOSTA PARA UTILIZAÇÃO DO CENTRO DE CONVENÇÕES - PUCC

PROPOSTA DE UTILIZAÇÃO DO

CENTRO DE CONVENÇÕES

TEMAS A SEREM ABORDADOS PÚBLICO ALVO

ESPAÇOS A SEREM RESERVADOS

DATA AUDITÓRIO “A” AUDITÓRIO “B” Salão de Exposições Secretaria de Eventos

DIA MÊS ANO INÍCIO TÉRMINO INÍCIO TÉRMINO INÍCIO TÉRMINO INÍCIO TÉRMINO

OUTRAS INFORMAÇÕES

SOBRE O EVENTO SIM NÃO MONTAGEM

A SECRETARIA SERÁ UTILIZADA? DIA HORA

HAVERÁ VENDA DE ALGUM PRODUTO E/OU SERVIÇO?

HÁ NECESSIDADE DE EQUIPAMENTO DE MULTIMÍDIA? DESMONTAGEM

SERÁ SERVIDO LANCHE? DIA HORA

SERÁ FIXADO CARTAZ EXTERNAMENTE?

CÁLCULO DAS DIÁRIAS

LOCAL DIÁRIAS VALOR (r$)

AUDITÓRIO “A” TOTAL DAS DIÁRIAS

AUDITÓRIO “B”

SALÃODE EXPOSIÇÕES

VALOR COMPLEMENTAR

SECRETARIA DE EVENTOS TOTAL A PAGAR

OBSERVAÇÕES:

____/ ____ / ____ _________________________________ DATA PROPONENTE

- DEFERIDO - INDEFERIDO

____/ ____ / ____ _________________________________ DATA PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO

TERMO DE COMPROMISSO E DE RESPONSABILIDADE – TCR (Verso do PUCC)

TERMO DE COMPROMISSO E DE RESPONSABILIDADE

(Condições gerais para utilização do Centro de Convenções)

I – Da Universidade Federal do Triângulo Mineiro

1. Apresentar as áreas físicas e orientar quanto às instalações mecânicas, hidráulicas e elétricas. 2. Entregar o recinto, o mobiliário e os equipamentos em perfeitas condições de uso.

3. Liberar os espaços reservados na data e horários acordados.

4. Emitir recibo complementar, caso o proponente utilize áreas que não foram previamente locadas. II – Do Proponente

1. Promover o uso da área locada exclusivamente para a finalidade constante da proposta constante no anverso.

2. Responsabilizar-se por quaisquer danos que eventualmente possam ocorrer nas instalações físicas, nos equipamentos, no mobiliário e nos materiais de propriedade da UFTM.

1. Promover a guarda de todos os materiais e equipamentos de sua propriedade ou de terceiros sob sua responsabilidade, eximindo a UFTM de quaisquer ônus decorrentes de roubo, extravio, uso indevido e avarias, independentemente do serviço de segurança do patrimônio imobiliário realizado às expensas da UFTM.

2. Responsabilizar-se integralmente, durante o período de realização do evento, por quaisquer acidentes envolvendo os participantes dentro do recinto da Instituição, eximindo a UFTM dos ônus e das obrigações decorrentes dos acidentes.

3. Utilizar somente o espaço reservado.

4. Não comercializar e/ou fazer propaganda de produtos fumígeros (cigarros, cigarrilhas, charutos, cachimbos ou de qualquer outro produto da mesma natureza, gerado ou não do tabaco) e

bebidas alcoólicas.

5. Não fixar cartazes na parte interna do recinto,nem permitir que os participantes e/ou convidados do evento permaneçam no interior dos auditórios com qualquer tipo de alimento ou líquido, exceto aos componentes da mesa.

6. Sujeitar-se à confirmação de uma nova reserva, quando, por algum imprevisto, houver necessidade de alterar a data ou o horário reservados.

7. Cumprir rigorosamente os horários de início e principalmente de término da locação, estando ciente de que o não cumprimento deste disposto acarretará sanções administrativas, penais e civis estabelecidas em lei.

8. Os organizadores do evento se responsabilizam pela guarda e segurança das crianças e adolescentes no âmbito da UFTM, bem como por evitar danos ao mobiliários dos Auditórios.

Em se tratando de locação

9. Efetuar o pagamento valor complementar, caso haja ocupação de áreas que não foram locadas e quando houver exploração comercial ou a exposição de produtos ou serviços.

10. Efetuar o pagamento com antecedência de três dias úteis antes da realização do evento, bem como o pagamento complementar, em até dois dias úteis, caso ocorra o fato mencionado no item anterior.

11. Renunciar ao direito de devolução da taxa estipulada no item anterior, se houver desistência da reserva solicitada.

Fica eleito o foro da Justiça Federal da Comarca de Uberaba para dirimir quaisquer dúvidas inerentes ao presente Termo de Compromisso e de Responsabilidade.

Uberaba, _____ de ______________________________ de 20 ____.

____________________________________ ________________________________

8.2. TERMO DE VISTORIA – TV (Auditório – “A”)

ITEM QUANT. PRÉ PÓS

- Cabo de áudio CPU 1

- Cabo de rede (Internet) 1

- Cabo Y para intercalar o data-show 1

- Cabos de caixa acústica 2

- Cadeira estofada de palco 11

- Cadeira fixa da platéia 606

- Caixa acústica de grave 2

- Caixa acústica médio agudo 2

- CPU + mouse, teclado, cabos e mouse pad 1

- Data-show com o cabo RGB 1

- Escada grande 1 - Estabilizador 1 - Extintor de incêndio 1 - Luminária portátil 1 - Mesa de data-show 1 - Mesa de palco 12

- Microfone com fio de 10 metros 2

- Monitor LCD com cabos 1

- Porta bandeira com quatro bandeiras 1

- Rampa móvel de acesso ao palco 2

- Telão para projeção 1

- Tribuna 1 Observações:

TERMO DE VISTORIA

A

8.3. TERMO DE VISTORIA – TV (Auditório – “B”)

ITEM QUANT. PRÉ PÓS

- Cabo de áudio 2

- Cabo RCA/RCA 2

- Cabo RCA/XLR 5

- Cabo de áudio CPU 2

- Cabo de vídeo/DVD 1

- Cadeira estofada de palco 5

- Cadeira estofamento de plástico 1

- Cadeira fixa da platéia 197

- Caixa acústica 6

- Retroprojetor (marca 3M) 1

- CPU + mouse, teclado e cabos 1

- Data-show com o cabo RGB e controle 1

- Estande 1

- Estabilizador 1

- Mesa de palco 6

- Micro sistem (AIWA) 1

- Monitor LCD com cabos 1

Observações:

TERMO DE VISTORIA

AUDITÓRIO

B

___/ ___/ ___ ____________________________ ___________________________

8.4. ANEXO – I ESPAÇO TEMPO VALOR (SALÁRIO MÍNIMO) ½ diária (4h) 3 Auditório “A” 1 diária (8h) 5 ½ diária (4h) 1 1/2 Auditório “B” 1 diária (8h) 2

Salão de Exposições Diária 1/2

Secretaria de Eventos Diária 1/2