AVISO. O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.

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Treinamento GVCollege – Cobrança 2

AVISO

O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.

Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.

As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas in-formações se aplicadas a outros fins.

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Apresentação

O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir:

ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Secretaria

ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Pedagógico ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cobrança ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Caixa/Bancos ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cheques a Receber ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Contas a Pagar ERP GVcollege – Portal – Aluno

ERP GVcollege – Portal – Professor ERP GVcollege – Portal – Coordenador ERP GVcollege – Vestibular

ERP GVcollege – Protocolo

ERP GVcollege – Contábil – Contabilidade ERP GVcollege – Contábil – Patrimônio ERP GVcollege – Suprimentos – Compras ERP GVcollege – Suprimentos – Estoque ERP GVcollege – Business Intelligence

ERP GVcollege – Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege – Ferramentas: Intercâmbio

ERP GVcollege – Gerador de Relatórios

Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmi-co - Secretaria, versão 3.6.3. Sua utilização é um Acadêmi-complemento ao Acadêmi-conhecimento das regras

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Sumário

1. Convenções ... 5

2. Cadastros gerais ... 7

2.1 Tipo de tributação ... 7

3. Cadastro de origem tributária ... 9

4. Enquadramento tributário ... 9

5. Geração de DARF/GPS ... 11

6. Retenção ... 12

7. Feriado ... 13

8. Tipo de cobrança... 14

9. Cadadstro de banco/Tipo cobrança ... 14

10. Preparação da remessa ... 15

11. Liberação/ Cancelamento da remessa ... 16

12. Geração de arquivo de remessa ... 17

13. Retrorno da remessa ... 18

14. Relatórios ... 19

14.1 Relação de contratos por fornecedor ... 19

14.2 Relação de títulos a pagar ... 19

14.3 Relatório diário contábil ... 19

14.4 Relatório razão auxiliar de fornecedores ... 19

14.5 Relatório de impostos retidos ... 20

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1. Convenções

Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de “botões padrão”. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo:

Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das op-ções.

Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação re-lacionada a ele.

Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadas-trar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor.

Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.

Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separada-mente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivaseparada-mente.

Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este botão.

Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela.

Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não listadas na tela.

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Treinamento GVCollege – Cobrança 6 Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos va-lores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: “Selecionar tudo”, “Selecionar”, “Desfazer seleção”, ”Desfazer

seleção de tudo”, respectivamente.

Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo:

Este símbolo será acompanhado por um texto explicati-vo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor.

Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos.

Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do ma-nual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto.

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Treinamento GVcollege – Módulo Acadêmico - Secretaria | 7

2. CADASTROS GERAIS

2.1 Tipo de tributação

PAD_CadTipoTributacao.dll

Através dessa tela de Cadastro de tipos de tributação será possível incluir, editar, excluir, pesquisar, visualizar todos os impostos existentes que incidem sobre os serviços tomados pela instituição sejam eles municipais, estaduais ou federais como, por exemplo, ISSQN, IRRF, COFINS, PIS, CSLL, INSS e como também controlar a forma correta de re-tenção e recolhimento dos devidos impostos e contribuições como também realizar o regis-tro da contabilização do tributo caso seja necessário.

Quando os parâmetros financeiros estiverem configurados para não usar o módulo de Contabilidade, o grupo "Contabilidade" permanece desabilitado. Caso con-trário, o grupo permanece habilitado.

Informe a “Descrição”, ou seja, o nome do imposto que está sendo cadastrado. Indique se ele “Deduz valor”, isto é, defina se o imposto será dedutível do valor do tí-tulo.

Em “Forma de Apuração”, é indicada como deverá ser formada a base de cálculo pa-ra cadastro do imposto de acordo com as opções: Unidade () e Gepa-ral ().

“Regra para Vencimento” deverá conter o critério para o vencimento do título de im-posto que poderá ser através do “Dia vencimento fixo”, “Conforme número de dias”, “Último dia da semana subseqüente”, “Última quinzena da semana subseqüente”.

“Forma de Recolhimento” indica se o recolhimento considera fornecedor e/ou unida-de para recolhimento do imposto, ou seja, se será gerado um título por fornecedor ou um titulo por unidade considerando todas as retenções independentes do fornecedor definido nas opções: “Geral”, “Unidade”, “Fornecedor”, “Unidade/Fornecedor”, “Devedor”, “Deve-dor/Fornecedor”.

“Dia de Vencimento” indica o dia fixo de vencimento, para os casos em que a regra de vencimento do imposto possui dia fixo ou é conforme o número de dias.

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Treinamento GVcollege – Módulo Acadêmico - Secretaria | 8 “Período de recolhimento” indica se a apuração do imposto é mensal, quinzenal ou semanal.

“Usa calendário:” Caso esteja marcado, o sistema deverá usar o calendário conside-rando os feriados cadastros.

“Antecipa vencimento:” Caso esteja marcado, o sistema deverá antecipar o venci-mento, caso o mesmo seja em um dia não útil.

“Momento recolhimento:” Poderá escolher o fato gerador do imposto que ocorre a partir da data de emissão, entrada ou pagamento do título.

“Guia de recolhimento:” Poderá escolher se o tributo a ser recolhido será e uma DARF ou em uma GPS.

“Valor Mínimo:” Poderá informar o valor mínimo para emissão da “Guia de recolhi-mento” selecionada.

“Fornecedor:” Poderá informar o fornecedor para o título do imposto (Receita Fede-ral, Prefeitura, Previdência Social, por exemplo), ou escolher o fornecedor através do botão “...” caso o mesmo esteja cadastrado.

“Contabilidade:” Através desse grupo de opções poderá ser definido se o imposto deve ser contabilizado. Será necessário inserir conta contábil e os históricos para o lança-mento integrado.

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3. Cadastro de origem tributária

FIN_CadOrigemTitulo.dll

Através deste cadastro são registradas as origens tributárias para Produto e Serviço. Será possível associar este cadastro a um enquadramento tributário como também definir se o mesmo será contabilizado.

Para origem “Serviço”, marque a opção “Usa Enquadramento Tributário”. Quando um título é cadastrado deve ter indicado se a origem é Produto ou Ser-viço. Somente será calculado imposto se a “Origem” relacionada ao título estiver com a op-ção “Usa Enquadramento Tributário” marcada.

Tela de cadastro de origem do título

4. Enquadramento tributário

PAD_CadTipoEnquadramento.dll

Através dessa tela será possível informar os tipos de enquadramento possíveis, onde o “Enquadramento Tributário” são os agrupamentos de impostos que podem existir na insti-tuição (PIS, COFINS, CSLL + IR ou PIS, COFINS, CSLL + IR + ISSQN, entre outros). Esta informação deverá ser relacionada ao cadastro do fornecedor como forma de identificar quais os impostos que os títulos deste fornecedor podem gerar.

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Tela de cadastro de tipos de enquadramento

No campo “Descrição” e “Descrição reduzida”, insira nomes que identifiquem facil-mente os impostos que estão relacionados a este enquadramento.

Clique no botão “Novo” para inserir os impostos que compõem este enquadramento e irá exibir a seguinte tela “Tributação” conforme abaixo:

Campo “Tributo” define o(s) imposto(s) que deve(m) compor este agrupamento. Se o imposto necessitar utilizar a tabela de IR, marque a opção “Usa Tabela IRPF” e o valor da “Dedução por dependente”.

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Treinamento GVcollege – Módulo Acadêmico - Secretaria | 11 “Cálculo das Retenções:” Determinar percentual para retenção do imposto, valor li-mite da retenção, percentual patronal e valor mínimo (base) para retenção do imposto.

“Retenção:” Poderá informar o código de retenção de impostos que deve ser utilizado para emissão da DARF ou GPS.

5. Geração de DARF/GPS

A tela de emissão de pagamento tributo permite realizar a emissão de guias de pa-gamento de impostos tal como DARF/GPS onde a guia poderá ser avulsa ou originária de algum título, nessa opção são gerados os títulos de imposto a pagar, conforme parametriza-ção realizada no sistema.

Selecione o imposto que deverá gerar título e período de apuração. A data de venci-mento e período de apuração são gerados automaticamente pelo sistema, a partir da para-metrização feita no imposto selecionado.

Tela de Emissão de pagamento de tributos

Este programa permite a emissão de DARF e Guias, a partir de títulos registrados no sistema ou avulsos. Aqui, será demonstrado o processo de emissão a partir de títulos.

Selecione a unidade que deseja utilizar para emissão do título de imposto e clique sobre o botão Avançar.

Na tela a seguir o sistema apresenta os títulos que não tiveram seus valores de im-posto gerado. Clique no botão “Avançar” para prosseguir.

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Treinamento GVcollege – Módulo Acadêmico - Secretaria | 12 A tela abaixo demonstra o título que será gerado referente ao imposto. A quantidade de títulos de imposto gerado. Está relacionada aos parâmetros de apuração do cadastro do imposto (Geral, Fornecedor, Unidade).

6. Retenção

PAD_CadRetencao.dll

Nesta tela são cadastros os códigos de retenção dos impostos que serão retidos no momento da emissão da DARF (ver item Geração de DARF/GPS do manual).

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Tela de cadastro de retenções de impostos

7. Feriado

PAD_CadFeriado.dll

Através dessa tela será possível cadastrar os feriados agendados na instituição. Uti-lizado no processo de geração de títulos do módulo “Contas a Pagar”, identifica se a data de um vencimento de título está programada para um feriado; permitindo assim que o usuário decida entre manter o vencimento para o feriado, antecipar ou postergar o vencimento do título.

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8. Tipo de cobrança

PAD_CadTipoCobranca.dll

Através dessa tela será possível cadastrar os tipos de cobrança utilizados pela insti-tuição (cobrança simples, caucionada).

Obrigatoriamente deve haver um tipo de cobrança chamada Simples com código igual a zero. Esta cobrança é a que deve ser relacionada ao Ban-co/Tipo de Cobrança.

Tela de cadastro de tipos de cobrança

9. Cadastro de banco/Tipo cobrança

PAD_CadBancoTipoCobranca.dll

Através dessa tela será possível vincular a conta bancária à conta contábil do movi-mento. Para cada conta bancária é necessário relacionar uma conta contábil que deverá ser atualizada nos movimentos de pagamento de fornecedor.

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Tela de cadastro de banco/tipo de cobrança

Para cadastrar clique sobre o botão “Novo” para relacionar a conta bancária à conta contábil conforme a figura abaixo:

Em “Tipo de cobrança” poderá escolher o tipos “simples” ou com “registro”. No quadro “Integração Contábil” e “Integração contábil-transferência” deve-se infor-mar a conta a ser utilizada nos movimentos de pagamento de título e transferência, bem como os históricos correspondentes a cada movimento.

Para que o sistema possa identificar automaticamente a conta contábil a partir de uma informação de conta bancária, o botão “Vincular” deve ser acionado para relacionar a conta com uma unidade da empresa.

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Treinamento GVcollege – Módulo Acadêmico - Secretaria | 16 FIN_PreparacaoRemessaCred.dll

Para que a remessa de títulos para Pagamento Eletrônico seja feita, é necessário ge-rar a preparação da remessa anteriormente. Siga os passos do assistente realizando as filtragens para selecionar os títulos que deverão ser vinculados à remessa bancária.

Tela de preparação do arquivo de remessa

11. Liberação/Cancelamento da remessa

FIN_LiberacaoRemessaCred.dll

Através desta tela, podemos liberar ou cancelar um arquivo de remessa. Selecione a remessa gerada na “Preparação da Remessa” (ver item preparação da remessa do manual) e clique sobre o botão “liberar” ou com o botão direito sobre a mesma. Selecione a opção desejada.

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Tela de liberação/cancelamento do arquivo de remessa

12. Geração de arquivo de remessa

FIN_GeracaoRemessaCred.dll

Após liberar e preparar o arquivo de remessa, utilize esta tela para realizar a geração do arquivo. Neste momento, algumas consistências serão feitas, tais como:

É neste momento que a conta bancária que será utilizada para o pagamento dos títulos é informada;

É obrigatório ter o cadastro de banco/agência e conta no cadastro do fornecedor ou ter um código de barras relacionado ao título.

Caso esteja configurado no cadastro do Banco o caminho para gerar arquivo de remessa e retorno, o sistema irá sugerir este caminho como local para salvar o arquivo de remessa.

Caso o título estando vinculado a uma remessa bancária, não será possível que se faça manutenção do título ou liquidação manual. Caso seja necessário, utili-ze a opção Retirar Título Remessa existente na Manutenção do Título.

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Tela de geração do arquivo de remessa

13. Retorno da remessa

FIN_RetornoRemessaCred.dll

É através do processamento da remessa nessa tela que é possível identificar se o tí-tulo foi liquidado pelo banco ou não. Caso a liquidação tenha sido rejeitada, é neste proces-so que iremos identificar o motivo da rejeição.

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14. Relatórios

A respeito dos relatórios, os seguintes cuidados devem ser tomados: a configuração dos modelos de relatório está fortemente ligada ao filtro ao qual é relacionada. Por exemplo, em um modelo de relatório para Títulos Pendentes, se um modelo de relatório que filtra pela Data de Vencimento for configurado, o mesmo modelo não estará disponível caso seja feito em um segundo momento um filtro pela Data de Entrada.

14.1 Relação de contratos por fornecedor

Através desse relatório será possível listar todos os contratos dos fornecedores ca-dastrados onde poderá ser filtrado o fornecedor desejado, o período do contrato como tam-bém a sua situação “Ativos”, “Cancelados”, “Encerrados”.

14.2 Relação de títulos a pagar

Através desse relatório será possível listar a relação de títulos a pagar do financeiro como “Títulos”, “Adiantamentos”, etc. e suas situações caso forem provisionados, aguardan-do liberação, pendentes, liquidaaguardan-dos ou cancelaaguardan-dos.

O relatório poderá ser filtrado pela unidade do título, origem do título que poderá ser pelo financeiro, integração com acadêmico, pela emissão DARF/GPS, integração com su-primentos, Integração com folha de pagamento, origens tributárias.

14.3 Relatório diário contábil

Através desse relatório será possível listar todos os lançamentos contábeis realiza-dos no financeiro inclusive a distribuição nos centros de custos e/ou lançamentos provisio-nados, filtrando por partida, contra partida, débito ou crédito ou por operações tais como entrada de título, cancelamentos, estornos, exclusão de título, liquidação de títulos, paga-mento parcial, etc.

14.4 Relatório razão auxiliar de fornecedores

Através desse relatório será possível listar os lançamentos dos títulos no financeiro exibindo a contabilização atual dos saldos com base nos lançamentos de débito e crédito filtrando pelo período dos lançamentos, consolidado por unidade, por unidade e por forne-cedor.

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14.5 Relatório de impostos retidos

Através desse relatório será possível listar todas as retenções realizadas onde é exi-bido os valores, percentuais dos impostos, valores retidos e data que o mesmo foi emitido ou liquidado do titulo do fornecedor sendo filtrado por unidade e por tipo de tributação dispo-nível, por período de apuração e a situação do imposto tais como “Não emitidos”, “Emitidos”, “Pagos” ou “Apenas impostos recolhidos”.