IS - INSTRUÇÃO DE SERVIÇO

(1)

1 Elaborado por: Gilson Ribeiro Gomes

Data: 14/6/2013 Versão: 11/2012 Ass. Revisado por: Data: Ass. Aprovado por: Data: Ass. INSTRUÇÃO DE SERVIÇO:

Controle dos seguros dos veículos da frota da empresa.

OBJETIVO:

Controlar os seguros de todos os veículos da frota da empresa.

APLICAÇÃO:

Contabilidade, Financeiro, Logística, Unidades e Diretoria.

RESPONSABILIDADES DE GERENCIAMENTO DESSA INSTRUÇÃO:

Administrativo

PROCEDIMENTOS / ETAPAS DA INSTRUÇÃO:

1. Verificar a Pasta dos Veículos;

1.1 Nas pastas são verificados os seguintes documentos para passar para a seguradora: 1.1.1 Dados do documento de licenciamento;

1.1.2 As coberturas atuais são repetidas e quando surge um veículo novo, são passadas para as seguradoras as mesmas coberturas dos demais veículos semelantes;

(2)

1.1.4 Envia por e-mail a planilha em PDF para as seguradoras para cotação. 2 Negociação dos Seguros com as Seguradora

2.1 Realiza duas ou três cotações do seguro no mercado 2.2 Cobra das seguradoras as cotações;

2.3 Analisa e negocia os melhores preços e condições;

2.4 Realiza o fechamento com o melhor preço e a melhor seguradora; 2.5 Cobra da seguradora as apólices e os boletos por e-mail;

2.6 Confere todas as condições acordadas com a seguradora: coberturas, valores, parcelas, dados dos veículos.

3 Lança no Contas a Pagar do Atak os Prêmios a Serem Pagos;

3.1 Acessa o sistema com login e senha e a Unidade onde será feito o lançamento;

3.2 Acessa a tela de contas a pagar no seguinte caminho: Movimentação/Movimentação de Entrada

3.3 Informa o código do movimento “1243 – Almox. CPG – Compromissos a Pagar(Sem Fiscal)?????e aciona a tecla “Enter”;

3.4 Anota o número de lançamento que o sistema gerou na cópia da apólice; 3.5 Informa o fornecedor ou pequisa o nome dele acionado a tecla F9;

(3)

Data: 14/6/2013 Versão: 11/2012 Ass. Revisado por: Data: Ass. Aprovado por: Data: Ass.

3.6 Na Aba “Observação” informa o seguinte texto: Seguro dde Frota – Apólice No. X ou Y – Vigência do Seguro Data X;

(4)

3.8 Informa a quantidade e o valor total do seguro e aciona o botão “Salvar”;

3.9 Na Aba “Contabilidade”, informa ao código da conta contábil reduzido (4144 – Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 – Transportes e Logística) e aciona o botão “salvar”;

3.10 Na Aba “Parcelamento” Define a quantidade de parcelas no campo “Descrição Condição de

Pagamento”. Se a forma de pagamento for mais de 1 parcela, deve ser clicado em cada parcela na parte inferior da tela e depois mudar os dados da parcela: Descrição da Forma de Pagamento e a Data de Vencimento e acionar o botão “Atualização do Documento”. No campo “Complemento de Histórico” pode ser adicionadas informações que forem necessárias.

(5)

(6)

(7)

3.13 Imprimir cartão de compromisso no seguinte caminho: Relatório de Contas a Pagar/RPAG050 – Cartão de Compromisso CPG;

3.14 Informa o código da filial onde foi feito o lançamento; 3.15 Informa o código do funcionário que lançou;

3.16 Informa o número do documento que o sistema gerou;

3.17 Informa a data de lançamento no sistema e aciona o botão “OK”;

(8)

4 Realiza Ajustes de Lançamento Entre as Unidades Par e Impar. 4.1 Estorno de Despesas na Unidade Ímpar

4.2 Caminho: Movimentação de Contas

(9)

4.4 Informar a Unidade onde foi lançada a despesa de seguro e que será estornada; 4.5 Informar a carteira depois acionar a tecla “Enter”;

4.6 Informar o valor no campo “Valor Lançado” a acionar o botão “Salvar”;

4.7 Informar o código da conta contábil reduzido (4144 – Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 – Transportes e Logística);

4.8 Informar o histórico com o texto: “Estorno de Seguro de Lançado na Unidade X;

4.9 Acionar o botão “Salvar”; 4.10 Acionar o botão “Aplicar”;

4.11 Lançamento de Despesa de Seguro na Unidade Correta na Ímpar

4.11.1 Informa o fato contábil 7761 – Lançamentos de Despesas em Geral e aciona a tecla “Enter” 4.11.2 Informar a senha;

(10)

(11)

4.12 Lançamento de Receita Referente ao Estorno do Seguro;

4.12.1 Informar o fato contábil 7260 – Lançamento de Receita acionar a tecla “Enter”; 4.12.2 Informar a Unidade onde foi lançada a despesa de seguro e que será estornada; 4.12.3 Informar a carteira depois acionar a tecla “Enter”;

4.12.4 Informar o valor no campo “Valor Lançado” a acionar o botão “Salvar”;

4.12.5 Informar o código da conta contábil reduzido (4144 – Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 – Transportes e Logística);

4.12.6 Informar o histórico com o texto: “Estorno de Seguro de Lançado na Unidade X; 4.12.7 Acionar o botão “Salvar”;

4.12.8 Acionar o botão “Aplicar”;

4.13 Controle de Recebimento e Envio as Unidades de Documentação da Seguradora.

Quando a seguradora enviar a apólice, separar os cartões e envia para as Unidades onde estão os veículos.

OUTRAS INFORMAÇÕES:

BELOHORIZONTE, 16DENOVEMBRO DE2012.

ATENCIOSAMENTE,

---GERALDO