PROGRAMA
“QUEM FAZ O AMBIENTE
É A GENTE”
IPASGO
Seguindo a Metodologia 5S
Elaborada por:
Adriana Vieira
Estagiária do curso de Administração de Empresas Universidade Católica de Goiás
SUMÁRIO
OBJETIVOA HISTÓRIA DOS 5 SENSOS
O PROGRAMA “QUEM FAZ O AMBIENTE É A GENTE” OS DEZ MANDAMENTOS SENSO DE UTILIZAÇÃO SENSO DE ORDENAÇÃO SENSO DE LIMPEZA SENSO DE ASSEIO SENSO DE AUTODISCIPLINA CONCLUSÃO PENSAMENTO BIBLIOGRAFIA
OBJETIVO
O programa: “Quem faz o ambiente é a gente”, é fundamentado nos 5 sensos, e tem como objetivo promover uma visão sistêmica da organização, criando um melhor ambiente e condições de trabalho, promovendo assim um ambiente de Qualidade.
Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários especialistas têm concluído que, antes de tudo, é preciso uma ampla faxina no sentido físico e mental. Uma vez que o ambiente reflete o comportamento de cada um.
A HISTÓRIA DOS 5 SENSOS
O 5S e a visão sistêmica de todos os agentes envolvidos no processo produtivo (clientes, fornecedores, colaboradores, comunidade, etc.) foram os fatores fundamentais para a recuperação das empresas japonesas e a obtenção da Qualidade Total.
O 5S ou Programa 5S como também é conhecido, compõe-se da junção de cinco conceitos simples que, ao ser praticado, é capaz de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes.
O Programa “5S” surgiu no Japão no fim da década de 60. O termo 5S é derivado de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra S. Na interpretação dos ideogramas, que representam essas palavras, do japonês para o inglês, conseguiu-se encontrar palavras que iniciavam com a letra S e que tinham um significado aproximado do original em japonês.
Porém, o mesmo não ocorreu com a tradução para o português. A melhor forma encontrada para expressar a abrangência e profundidade do significado desses ideogramas foi acrescentar o termo "Senso de" antes de cada palavra em português que mais se aproximava do significado original. Assim, o termo original 5S ficou mantido, mesmo na língua portuguesa.
O termo “Senso de” significa "exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender". Significa ainda a "aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular”.
As atividades de 5S tiveram início no Japão, logo após a 2ª Guerra Mundial, para combater a sujeira das fábricas, tendo sido formalmente lançado no Brasil em 1991 através da Fundação Christiano Ottoni.
No início de sua aplicação apenas os três primeiros "S" eram abordados, tendo sido incorporado depois o quarto e o quinto.
Atualmente, outros 4 conceitos foram acrescidos, tendo-se, portanto, conhecimento da existência de 9 S, conforme abaixo, embora o nome do método permaneça o mesmo. Estes novos sensos são basicamente a confirmações da implementação dos 5 primeiros sensos. Motivo pelo qual é pouco usado:
1º S - Senso de Utilização 2º S - Senso de Ordenação 3º S - Senso de Limpeza 4º S - Senso de Asseio 5º S - Senso de Autodisciplina 6º S - Senso de Firmeza 7º S - Senso de Dedicação
8º S - Senso de Relato com ênfase 9º S - Senso de Ação simultânea
A implementação destes novos sensos será feita aos poucos e posteriormente. Estes são apresentados aqui apenas como informação. Posteriormente, em outra edição desta apostila, serão tratados com os devidos detalhamentos.
Temos as seguintes terminologias traduzidas abaixo, sendo que, no português, às vezes são usadas uma ou outra da mesma classe, que derivam do mesmo princípio e possuem o mesmo significado:
Japonês Inglês Português
Utilização
Arrumação
Organização
1º S
Seiri
Sorting
Senso de
Seleção
Ordenação
Sistematização
2º S
Seiton
Systematyzing Senso de
Classificação
Limpeza
3º S
Seisou
Sweeping
Senso de
Zelo
Asseio
Higiene
Saúde
4º S
Seiketsu
Sanitizing
Senso de
Integridade
Autodisciplina
Educação
5º S
Shitsuke
Self-disciplining
Senso de
Compromisso
PROGRAMA “QUEM FAZ O AMBIENTE É A GENTE”
O QUE É O PROGRAMA “ QUEM FAZ O AMBIENTE É A GENTE”?Foi realizado um concurso, entre os colaboradores do Instituto, para a escolha de um nome para o programa 5S do IPASGO. As sugestões enviadas foram apresentadas à comissão julgadora, formada pelos auditores que participaram da segunda auditoria 5S de 2005, por uma representante da Gerência da Assessoria de Imprensa e Comunicação e por um representante da Gerência de Assessoria da Qualidade, onde foi escolhido o nome “Quem faz o ambiente é a gente” para o programa. Este continua baseado na metodologia 5S, que tem como objetivo principal ajudar a promover a manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade já implantado no IPASGO.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Promover o bem estar dos colaboradores; Melhorar o ambiente de trabalho;
Padronizar de forma ética a realização das tarefas; Eliminar desperdícios e prevenir acidentes;
Melhorar a moral dos funcionários; Aprimorar comportamentos e hábitos; Incentivar a criatividade;
Prevenir quebras;
Zelar pela saúde física e mental;
Aumentar a satisfação de clientes internos e externos.
“OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5 SENSOS”
I. - Ficarei com o estritamente necessário;
II. - Definirei um lugar para cada coisa;
III. - Manterei cada coisa no seu lugar;
IV. - Manterei tudo limpo e em condições de uso;
V. - Combaterei as causas de sujeira;
VI. - Identificarei toda situação de risco;
VII. - Trabalharei com segurança;
VIII. - Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo;
IX. - Procurarei formas de melhorar meu trabalho;
X. - Honrarei todos os compromissos.
1º SENSO: DE UTILIZAÇÃO
O senso de utilização é um dos mais importantes, pois é onde se inicia a grande arrumação no ambiente. Ter senso de utilização é identificar materiais, equipamentos,
ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades.
Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o senso de utilização pressupõe que além de identificar os excessos e/ou desperdícios, estejamos também preocupados em identificar "o porquê do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que os acúmulos destes excessos voltem a ocorrer. Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ação de "bloqueio das causas".
Observe que este conceito pode ser aplicado em casa (na cozinha, na despensa, na geladeira, no quarto das crianças, etc.), na escola, no lazer, etc. Como exemplo, basta verificar aquele espaço da casa onde colocamos tudo que não serve, os brinquedos quebrados que não usamos mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais serão lidos novamente, dentre outros exemplos que você já deve estar imaginando.
No sentido mais amplo, o senso de utilização abrange ainda outras dimensões, como: preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência, apenas com sentimentos valiosos.
COMO FAZER?
Começando pela mesa, gavetas, armários, separando o útil do inútil, fazendo as perguntas abaixo quando eu uso:
1º - Toda hora; 2º - Todo dia;
3º - Periodicamente; 4º - Eventualmente;
5º - Não é utilizado – descartar ou devolver a unidade de origem. Comece pelo local que você permanece maior parte do tempo;
Separe na ordem acima citada de utilização, documentos, formulários, material de escritório (régua, marca-texto, tesoura...);
Retire todos os objetos do armário, mesa, gaveta etc, classificando e retornando somente aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso;
Organize as gavetas periodicamente, separe materiais, objetos e documentos de trabalho dos pessoais;
Procure deixar ao alcance de suas mãos somente o que você necessita constantemente, à medida que se distancia a utilização do material deve ser a forma de guarda deste;
Não mantenha grandes estoques de materiais sem necessidade, medindo a necessidade do período e o tempo para reposição deste, sendo que grande estoque de material em uma unidade pode gerar falta do mesmo em outra unidade;
Mexa em cada arquivo, pasta, jornal, procure a princípio, reduzir, eliminando o máximo possível;
Desfaça-se das velhas versões de manuais, que realmente não há a necessidade de serem arquivados, de procedimentos e de catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou 4ª cópia de documentos e de qualquer informação que não tenha uso.
Imprima o mínimo necessário, remeta seus documentos pela INTRANET, através de e-mail (caso tenha acesso e seja permitido). Procure utilizar o mínimo de papel possível.
COMO POSSO FAZER O DESCARTE?
Separados os materiais, móveis ou objetos que se apresentam desnecessários à seção, deve-se verificar junto à unidade responsável (seja Almoxarifado, patrimônio, informática, etc.) a forma de retirar o material ou mobiliário de sua unidade, se existe a necessidade de fazer registro desta retirada ou transferência destes; existindo, deve-se fazê-la conforme as orientações do procedimento. Na dúvida informe-se com seu superior imediato antes de qualquer ação, para que não seja descartado nada que você tenha que prestar contas posteriormente.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Utilização mais racional do espaço;
Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;
Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais; Facilidade de controle da carga;
Eliminação de estocagem em excesso de materiais sem necessidade, evitando desperdício;
Melhor concentração na realização de uma tarefa de cada vez; Melhora na circulação no ambiente, evitando acidentes;
Otimização dos processos; Eliminação da poluição visual;
2º SENSO: DE ORDENAÇÃO
Seguindo o primeiro senso, o segundo orienta a ordenação, seleção e uma arrumação inteligente, de forma a facilitar o dia-a-dia.
Ter senso de ordenação é definir locais apropriados e critérios para guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura e a localização de qualquer item.
Popularmente significa: "cada coisa no seu devido lugar".
Na definição dos locais apropriados, adota-se como critério a facilidade para estocagem, identificação, manuseio, reposição, retorno ao local de origem após uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros.
Da mesma forma que o senso de utilização, este senso se aplica no seu dia-a-dia. Não é incomum a cena de correria pela manhã à procura da agenda, dos documentos, dos cadernos, das chaves do carro, dos documentos do carro e na hora de declarar o imposto de renda. É aquela luta para encontrar os documentos, os recibos, a declaração do ano anterior! E as idas e vindas ao mercado? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas são evitáveis com aplicação do senso de ordenação.
Na dimensão mais ampla, ter senso de ordenação é distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda, não misturar suas
preferências profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões, valorizar e elogiar os bons atos, incentivar as pessoas e as boas práticas.
COMO FAZER?
Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso: Guarde os itens de acordo com a freqüência de uso;
Faça a identificação dos locais com etiquetas padronizadas, de forma visível, usando palavras-chave, frases curtas e diretas;
Limite seus objetos pessoais em uma gaveta (de preferência a última), identificando por exemplo: “PESSOAL” ou “OBJETOS PESSOAIS”;
Evite identificar um local com a discriminação “DIVERSOS”. Escreva de forma clara e concisa;
Guarde os objetos de forma que: “entra primeiro – sai primeiro”;
Identifique suas atribuições de forma clara, para que as pessoas ao chegarem na seção, identifiquem de forma rápida e fácil a quem reportar;
Exponha visualmente todos os pontos críticos, tais como: locais perigosos, partes das máquinas que exigem atenção especial, etc., com cuidado para não poluir visualmente o local;
Programe suas atividades do dia, deixe a sua frente (ou ao alcance de suas mãos) o material de trabalho que irá realizar no dia, em uma seqüência de prioridades. Procurando realizar uma tarefa de cada vez, e não tentar resolver tudo ao mesmo tempo;
Limpe sua mesa no final de cada dia. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Local de trabalho organizado e limpo;
Outros podem encontrar informações quando você estiver fora; Ser um bom exemplo;
Disponibilidade dos objetos próximos ao local de uso e necessidade; Liberação de espaços para trabalhar melhor;
Menor tempo de busca dos objetos; Reaproveitamento de recursos;
Combate à burocracia e ao desperdício;
Ter o necessário, na quantidade certa, na qualidade certa e no lugar certo; Diminuição de custos;
A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem que fazer, pareça maior do que realmente é, prejudicando a concentração na realização de cada um.
3º SENSO: DE LIMPEZA
A limpeza é responsabilidade de todos. A melhor maneira de manter um local limpo é não sujá-lo, mas para isso acontecer é preciso atacar as causas raízes da sujeira, ou seja rever velhos hábitos e atitudes.
Ter senso de limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso,etc.), bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisões.
O mais importante neste conceito não é o ato de limpar mas o ato de "não sujar". Isto significa que, além de limpar é preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas. De modo a evitar que isto ocorra devemos aplicar o “bloqueio das causas”.
É um trabalho conjunto. Existindo na unidade pessoas responsáveis pela realização da limpeza, busque orientá-las quanto a estas práticas, caso não estejam sendo realizadas. Pode ser que não façam porque nunca tenham sido orientadas a realizar tal procedimento de limpeza, ou organização. Uma conversa amigável e colaboração mútua tornam a sinergia cada dia maior.
COMO FAZER?
Cada um é responsável pela limpeza de seu local de trabalho, no sentido de mantê-lo sempre limpo;
Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos, em local próprio e identificado;
Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma e horário de retirá-lo, orientando a responsável pela limpeza do local;
Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.
Defina responsável pela limpeza das áreas comuns; Meio limpo não existe;
Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo; Conserve limpas mesas, gavetas e armários;
Antes de guardar, limpe o material usado;
Treine todos os colaboradores para que sejam capazes de conhecer completamente o equipamento que usam;
Elabore procedimento de limpeza de itens que impactam na qualidade final do produto ou serviço, treinando pessoas responsáveis pela realização desta limpeza.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Bem estar quanto à saúde física e mental;
Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho; Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil; Eliminação das causas de sujeira;
Eliminação de desperdícios;
Ambiente mais agradável, sadio, limpo e favorável à circulação; Ambiente livre de insetos e roedores.
4º SENSO: DE ASSEIO
Ter senso de asseio significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante etc.), zelar pela
higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.
Significa atuar de forma preventiva para o estabelecimento das condições adequadas à garantia do bom nível de saúde, das pessoas, no lar e no trabalho, envolvendo a preocupação constante com o corpo, quanto à prevenção de doenças e lesões, facilitando a segurança e melhor desempenho de todos os funcionários.
Significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais; sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações.
COMO FAZER?
Mantenha implantados os três primeiros sensos: seleção, ordenação e limpeza; Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos;
Difunda material educativo sobre saúde e higiene;
Obedeça as regras de segurança no trabalho, use uniformes e roupas limpas, zele pelo ambiente de trabalho;
Respeite os colegas, cumprindo horários e não fumando em locais fechados e impróprios;
Elimine condições inseguras, humanizando o local de trabalho; Estimule confiança, amizade e solidariedade;
Fale com as pessoas e não das pessoas, “cuidado com as críticas”; Faça o seu descarte mental, sabendo fazer críticas;
Estabeleça desafios e metas. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Higiene mental leva ao bom humor sempre; Qualidade de vida no trabalho;
Sua saúde agradece;
Estar motivado é um exercício diário;
Eleva o nível de satisfação e motivação pessoal para o trabalho e a empresa.
5º SENSO: DE AUTODISCIPLINA
Ter senso de autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a".
Não se trata pura e simplesmente de uma obediência cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer. É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. Ter senso de autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar até dez), ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o espaço e a vontade alheia.
Consiste na internalização gradativa dos sensos, pelas pessoas da organização, por meio da educação, do treinamento e da repetição constante das atividades dos 5 sensos.
O senso de autodisciplina bem desenvolvido promove a substituição de hábitos inadequados por outros saudáveis.
COMO FAZER?
Treine, repita, insista, persista;
Tenha visão sistêmica, não enxergando apenas seu trabalho, sua unidade. Pense no processo como um todo;
Siga as regras dos procedimentos estipulados pela empresa; Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos;
Tenha “ comprometimento ” com o serviço, como os companheiros e consigo mesmo; Elogie sempre que merecido, em público e em particular;
Críticas devem ser pensadas e se feitas, em particular, específicas ao comportamento de alguém. Jamais se crítica uma pessoa como um todo;
Mude a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, aja proativamente. Ex: ao invés de dizer: A qualidade não vai dar certo. Diga: Vamos tentar. Nós temos condições de alcançar a qualidade!;
Promova ações de bloqueio conta reincidência mediante aos 5 sensos;
Seja cordial ao atender ao telefone e diga sempre: Nome da Empresa / Nome da Seção / Seu nome / Cumprimento. Por exemplo: Ipasgo / Gerência da Qualidade / Adriana / Boa tarde!
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
Redução da necessidade de controles; Consolidação do trabalho em equipe; Desenvolvimento Pessoal;
Conscientização das responsabilidades de cada um; Previsibilidade dos resultados;
Auto-inspeção e controle;
Melhoria contínua, tanto pessoal como organizacional; Cultivar o exemplo de postura profissional.
CONCLUSÃO
Fazendo uma breve observação do ambiente de trabalho, antes e depois da implantação deste programa, pode-se constatar a importância que a mudança de hábitos pode realizar na vida de cada um, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
“Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem
construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo
continuamente, ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”.
PENSAMENTOS
“Não são os mais fortes da espécie que sobrevivem, nem os mais
inteligentes, mas sim os que respondem melhor as mudanças”.
Charles Darwin
MAMANGAVA
Foi estabelecido cientificamente que a mamangava, conhecida também
como vespa-de-rodeio, não pode voar. Sua cabeça é grande demais e suas
asas pequenas demais para sustentar o corpo. Segundo as leis da
aerodinâmica, simplesmente não pode voar. Mas ninguém disse isso á
mamangava! E assim, ela voa...
BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O gerente Minuto. 13ª Ed.Rio de Janeiro, RJ: Record, 1993; CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte,MG: Fundação Crisitano Ottoni, 1994;
ODETTE, Pollar. Organizando seu local de Trabalho: Um guia para Produtividade Pessoal. Tradução Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998;
OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S’s: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP: Instituto IMAN, 1992;
Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998;
RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um roteiro para uma implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994;
SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano Ottoni, 1994;
ALMEIDA, Cynthia T.S. e SOUSA, Darciene Arllet de. Apostila “5S como Ferramenta de Melhoria do Ambiente”. FRAZEN, Edson A. e Reginaldo Lapa. Programa de Qualidade 5S, extraído do site: www.ptnet.com.br
MAGRI, Sindéris, Apostila 5S, departamento de qualidade – Colégio Técnico de Limeira. COTIL- UNICAMP; LAPA, Barros e Alves. Praticando os 5 sensos, Qualitymark Editora, Rio de Janeiro, RJ, 1996;
LAPA, R. P. Programa 5S, Qualitymark Editora, Rio de Janeiro, RJ, 1998;
CAMPOS, V.F. TQC- Gerência da Qualidade Total – Estratégia para Aumentar a Competitividade da Empresa
Brasileira, Fundação Christiano Ottoni. Unversidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG, 1989;
CAMPOS, V.F. Controle da Qualidade Total (no estilo Japonês), Fundação Christiano Ottoni. Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG, 1992;
HERSEI, P & Blanchard K. Psicologia para Administradores: A Teoria e as Técnicas da Liderança
Situacional, Editora Pedagógica e Universitária LTDA, São Paulo, 1986;
RIBEIRO, H. 5S: Um Roteiro para uma Implantação bem Sucedida, Casa da Qualidade Editora, Salvador, BA, 1994;
SILVA, J.M.da Silva, 5S – O Ambiente da Qualidade, Fundação Christiano Ottoni. Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, Brasil, 1992.
ANOTAÇÕES
__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.
