AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA 5S NA
CELESC
Danilo Silvio Aurich, Eng.Eletricista, MBA.
CELESC-Centrais Elétricas de Santa Catarina S.A.
Rodovia SC 404, Km 03, Itacorubi, Florianópolis, SC 88034/900
CELESC IS THE ELECTRIC UTILITY RESPONSIBLE FOR THE POWER DISTRIBUTION IN SANTA CATARINA STATE. STARTED IN JUNE 1994, THE CELESC TOTAL QUALITY CONTROL PROGRAM HAS BEEN ORIENTED BY THE FUNDAÇÃO CHRISTIANO OTTONI, FOLLOWING THE JAPANESE WAY OF THINKING ON QUALITY. THE CELESC PROGRAM HAS THREE BASIC LINES: MANAGEMENT ACCORDING TO THE PURPOSES, MANAGEMENT OF THE ROUTINE AND MANAGEMENT OF THE HUMAN BEING GROWING.
AT BEGINNING OF 1996, THE 5S APPRAISAL PROGRAM WAS SET UP IN ORDER TO MEASURE THE DEGREE OF IMPLEMENTATION OF THE 5S PROGRAM IN EACH OF ALL DEPARTMENTS AND REGIONAL AGENCIES OF THE COMPANY.
THE 5S APPRAISAL PROGRAM USES SELF-INSPECTION PERFORMED BY LOCAL TEAM OF CLERKS AND WORKERS, AND APPROPRIATE FORMS AND GRAPHICS TO SHOW THE PROGRESS OF 5S IMPLEMENTATION.
THE PROGRAM BROUGHT EMPLOYEES MOTIVATION TOWARDS THE 5S AND, AT THE SAME TIME, IT HAS BECOME AN INSTRUMENT TO COMMUNICATE PEOPLE BETTER PRINCIPLES OF BEHAVIOUR.
Quality, Behaviour, House-keeping.
PROGRAMA DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DO 5S NA CELESC. 1.Introdução.
O Programa de Acompanhamento e Avaliação do 5S na CELESC foi desenvolvido e implementado a partir de abril de 1996, visando sistematizar o acompanhamento da implantação do Programa 5S na Empresa. Sua duração é permanente, sem previsão de término.
Sua proposição fundamental é de que a avaliação e o acompanhamento do progresso da aplicação dos princípios do 5S sejam feitos através de avaliações visuais e de relatórios destas avaliações.
As avaliações e os relatórios seguem modelos fornecidos pelo Escritório da Qualidade, alguns dos quais são apresentados como exemplos no conjunto de anexos do presente trabalho.
2.Categorias de avaliações visuais.
Realizam-se três tipos de avaliações nas diversas unidades gerenciais básicas: Autoavaliação.
Avaliação da chefia do Depto/Agência. Avaliação do Escritório da Qualidade.
3.Autoavaliação.
A equipe constituída das pessoas da área a ser avaliada, sob a orientação da chefia imediata, através de uma comissão interna de duas ou três pessoas, escolhida pela equipe, verifica como está a implantação do Programa 5S no seu próprio ambiente de trabalho.
Para esta avaliação, são utilizadas FICHAS DE AVALIAÇÃO DO 5S, fornecidas pelo Escritório da Qualidade, verificando-se, item por item, a situação encontrada no dia da autoavaliação. Cada item, uma mesa, um armário, etc., é avaliado através de uma nota, que pode variar de 1 até 5, e que é registrada numa Ficha de Avaliação (Ver Anexo I). No final, uma média de todas as notas dadas, calculada numa Planilha de Cálculo (Ver Anexo II), chamada de Nota da Avaliação do 5S, resulta numa cor, conforme mostrado abaixo, indicando o nível de implantação do 5S que foi alcançado.
Assim, após a autoavaliação, os ambientes de trabalho se enquadram dentro de uma das seguintes classificações, conforme a Nota da Avaliação:
Notas de 1 a 1,99 Indesejável - VERMELHO Notas de 2 a 2,99 Regular - AMARELO Notas de 3 a 3,99 Bom - AZUL Notas de 4 a 5,00 Excelente - VERDE
A autoavaliação é feita no mínimo uma vez por mês, num dos dias da última semana. No entanto, nada impede que as equipes façam avaliações e controles mais frequentes, segundo critérios próprios, para manter o seu ambiente de trabalho sempre em ordem e limpo.
Durante a autoavaliação, a equipe elabora uma lista de pendências, que reflete os problemas que estão impedindo que as notas da avaliação sejam mais altas. Após a autoavaliação mensal, a equipe discute as pendências e define ações para obter melhorias na implantação do Programa 5 S na área. Para tanto, o instrumento utilizado é o MAF - MÉTODO DE ANÁLISE DE FALHAS.
As fichas utilizadas na autoavaliação são guardadas para controle próprio da equipe.
A equipe lança a Nota da Avaliação do 5S num gráfico, denominado GRÁFICO DE PROGRESSO DO 5S(Ver Anexo III).
O gráfico, fornecido pelo Escritório da Qualidade, é afixado em local de fácil visualização, de preferência na entrada do ambiente de trabalho.
As Notas das Avaliações de todas as equipes são encaminhadas para as chefias imediatas, até o último dia útil do mês. Elas são utilizadas para calcular mensalmente o item de controle denominado ÍNDICE DE ANDAMENTO DO 5S, de responsabilidade das chefias e do Chefe do Depto/Agência.
4.Avaliação do chefe do Depto/Agência.
Quando o ambiente de trabalho de uma equipe alcança o nível AZUL pela autoavaliação, e nele permanece por mais de dois meses, a equipe está credenciada a solicitar e receber uma visita de avaliação do Chefe do Depto/Agência.
Nesta visita, a equipe mostra para a chefia, item por item, a situação do 5 S, o que é anotado nos formulários da FICHA DE AVALIAÇÃO DO 5S, da mesma forma como feito na autoavaliação.
Nesta ocasião, a equipe tem a oportunidade de relatar como se organizou para alcançar o nível AZUL, destacando fatos importantes que possam ser dignos de registro.
Em seguida, o Chefe do Depto/Agência discute com a equipe os resultados da sua avaliação, confirmando ou não a autoavaliação feita pela equipe.
Uma vez confirmado o nível AZUL, o chefe emite imediatamente o CERTIFICADO DE QUALIDADE - NÍVEL AZUL(Ver Anexo IV), entregando-o à equipe, que passa a exibí-lo juntamente com o GRÁFICO DE PROGRESSO DO 5S, em local bem visível.
Ao final da sua visita de avaliação, o chefe do Depto/Agência discute com a equipe possíveis ações para obter melhorias na implantação do Programa 5S na área. Novamente, o instrumento utilizado é o MAF - MÉTODO DE ANÁLISE DE FALHAS.
Como o 5S se refere à atuação das pessoas no seu ambiente de trabalho, diferentes locais, ainda que pertencentes a um mesmo órgão, podem receber CERTIFICADOS DE QUALIDADE individuais, a critério do Chefe do Depto/Agência.
Um Certificado de Qualidade-Nível Azul é conferido para o órgão como um todo, quando a média das Notas das Avaliações de todas as suas áreas correspoder ao nível azul.
O Chefe do Depto/Agência pode designar uma pessoa de sua confiança para, em seu nome, proceder as visitas de avaliação.
O Chefe do Depto/Agência, a seu critério, pode criar comissões volantes, compostas de duas ou três pessoas, para realizar avaliações do 5S, em qualquer local de trabalho de sua área de atuação. Estas comissões são utilizadas para quaisquer das seguintes finalidades:
Treinamento das equipes locais para avaliação do 5S; Auxílio às equipes locais na avaliação do 5S;
Acompanhamento do andamento do programa dentro de sua área de atuação. 5.Avaliação do Escritório da Qualidade.
Se, depois de ter alcançado e permanecido no mínimo por dois meses consecutivos no nível AZUL, em novas autoavaliações, uma equipe atinge o nível VERDE, e nele permanece por dois meses consecutivos, tem o direito de solicitar e receber a visita de uma comissão externa, especialmente credenciada, para que seja feita a avaliação do Escritório da Qualidade.
A comissão, constituída de pessoas externas à área visitada, é credenciada pelo Escritório da Qualidade e integrada por um de seus técnicos ou por especialista especialmente designado. Para a sua avaliação, a comissão utiliza as mesmas FICHAS DE AVALIAÇÃO DO 5S fornecidas pelo Escritório da Qualidade, verificando, item por item, a situação encontrada no dia da visita.
Em seguida, a comissão discute com a equipe os resultados da visita. Sendo confirmado pela comissão o NÍVEL VERDE, esta imediatamente emite, em nome do Escritório da Qualidade, o
CERTIFICADO DE QUALIDADE - NÍVEL VERDE, e o entrega à equipe.
O CERTIFICADO DE QUALIDADE - NÍVEL VERDE substitui o de NÍVEL AZUL, anteriormente conferido.
As avaliações do Escritório da Qualidade são consideradas oficiais pelo Programa 5S para fins de comparação de progresso entre as diversas áreas da Empresa, e os Certificados de Qualidade têm validade por quatro meses, ao final dos quais devem ser revalidados.
6.Conclusões.
O Programa de Acoompanhamento e Avaliação do 5S da CELESC tem apresentado resultados muito bons em vários aspectos: a autoavaliação realizada pelas próprias equipes que ocupam os ambientes de trabalho abre oportunidade para que todos participem e se autoavaliem; curiosamente, equipes que inicialmente fizeram autoavaliações superestimadas, recuam ante os resultados alcançados por áreas vizinhas, reduzem suas notas, e tratam de melhorar o seu ambiente; as discussões em torno dos critérios adotados pelos avaliadores - critérios que sempre têm uma dose de subjetividade, têm se constituído num meio salutar para se refletir sobre o que está errado e sobre proposições para melhorias; o sistema de gráficos expondo o nível alcançado ao longo do tempo induz as pessoas a procurarem melhorias; e as cerimônias
simples de outorga dos Certificados de Qualidade têm se tornado eventos procurados por muitas áreas da Empresa.
7.Bibliografia.
da Silva, João Martins, O Ambiente da Qualidade na Prática, Ed.Littera Maciel, 1996. Falconi Campos, Vicente, TQC-Controle da Qualidade Total, Cap.9, Ed. Bloch, 1992. Palominos, Roberto, A Qualidade não acontece por acaso, Paper.
TQC
PROGRAMA CELESC DE QUALIDADE TOTAL
FICHA DE AVALIAÇÃO
SENSOS DE UTILIZAÇÃO, ORDENAÇÃO E LIMPEZA
OT - 06
ANEXO FL 03/09
ESCRITÓRIO DA QUALIDADE DATA:
DIVISÃO: SUPERVISÃO: DEPTO/AGÊNCIA:
LOCAL:
ÍTENS AVALIADOS: MESAS, ARMÁRIOS E PRATELEIRAS
PERGUNTAS PARA AVALIAÇÃO
NOTAS DA AVALIAÇÃO
Identificação do ítem >> 01 02 03 04 05 06 07 08
OBJETOS E MATERIAIS DE TRABALHO ESTÃO ARRUMADOS E EM ORDEM?
EXISTEM OBJETOS E MATERIAIS QUE NÃO INTERESSAM AO SERVIÇO?
HÁ CRITÉRIO VISÍVEL PARA SE GUARDAR OBJETOS E MATERIAIS DE ACORDO COM A FREQUÊNCIA DE USO?
NOTA-SE VONTADE DO USUÁRIO DE MELHORAR E POR ORDEM NAS COISAS? O VISUAL E LAY-OUT ESTÃO
SATISFATÓRIOS?
EXISTE HÁBITO DE LIMPEZA DO USUÁRIO AO FINAL DO TRABALHO?
DURANTE O USO HÁ POEIRA OU SUJEIRA? AS CONDIÇÕES DE ILUMINAÇÃO, DE TEMPERATURA, E DO AR, SATISFAZEM?
TOTAIS
MÉDIA = TOTAL ÷÷ 8
SOMA DAS MÉDIAS
MÉDIA GERAL =
NÚMERO DE MÉDIAS
= MÉDIA GERAL =
AVALIADORES:
TQC
PROGRAMA CELESC DE QUALIDADE TOTAL
FICHA DE AVALIAÇÃO
NOTA DA AVALIAÇÃO DO 5S
OT - 06
ANEXO FL 09/09 ESCRITÓRIO DA QUALIDADE DATA:
PLANILHA DE CÁLCULO DA NOTA DE AVALIAÇÃO
ITENS AVALIADOS
MÉDIAS GERAIS TRAZIDAS DAS
FICHAS DE AVALIAÇÃO
MESAS, ARMÁRIOS E PRATELEIRAS
PISOS, TETOS, CORREDORES, PAREDES, PORTAS, JANELAS E MURAIS
BANHEIROS VEÍCULOS COZINHAS
DEPÓSITOS, PÁTIOS, GARAGENS, LABORATÓRIOS, MANUTENÇÃO E OFICINAS
SOMA =
SOMA
NOTA DA AVALIAÇÃO:
NÚMERO DE ÍTENS
LOCAL AVALIADO: ÓRGÃO: AG
/ DP
EQUIPE DE AVALIAÇÃO:
