Lucre até 50% a mais com algumas técnicas simples e fáceis de aplicar

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Lucre até 50% a mais com algumas

técnicas simples e fáceis de aplicar

A maioria dos negócios tem “gorduras” que podem ser eliminadas ou pelo menos reduzidas rapidamente. A vantagem é que uma redução de R$1 nas despesas tem um impacto 5x a 10x maior do que um aumento das receitas com o mesmo valor. Em outras palavras, para aumentar o seu lucro, você precisa aumentar proporcionalmente o faturamento, mas pode chegar ao mesmo resultado com pequena redução nas despesas.

Nesta edição apresentamos uma estratégia para aumentar rapidamente a rentabilidade mediante a eliminação de custos que não agregam valor ao negócio, nem aos clientes.

Claro que você não consegue tirar “gorduras” para sempre porque à medida que vai “emagrecendo”, fica cada vez mais difícil, mas certamente há um valor que pode ser rapidamente resgatado com ações simples que descrevemos a seguir.

Imagine que esta estratégia é como uma pessoa acima do peso que decide emagrecer. Somos feitos 70% de água, então basta desidratar para perder alguns quilos rapidamente.

Com o “desperdício” nas empresas é semelhante. Num primeiro momento podemos (e vamos) desidratar para cortar gastos que não agregam valor. Você vai ganhar reais a mais no seu fluxo de caixa com pequenas ações que não têm impacto na qualidade final e nem exigem investimento significativo. Claudio Nasajon Editor

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Conteúdo desta edição:

1. Calcule o impacto da economia no lucro 3 2. Selecione as despesas "cortáveis" 5 3. Identifique os focos de desperdício 7 4. Equipamentos desregulados 8 5. Equipamentos em modo de espera 9 6. Lâmpadas incandescentes 10 7. Multas por atraso no pagamento 13 8. Entregas urgentes 15 9. Defeitos de produção 16 10. Excesso de produção 17 11. Esperas 18 12. Transporte 20 13. Excesso de qualidade 21 14. Renegociação de contratos 22 15. Estabeleça metas de redução 24 16. Plano de Ação 25

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1. Calcule o impacto da economia no lucro

O primeiro passo para implementar esta estratégia é entender qual é o impacto de cada real da despesa sobre a lucratividade do seu negócio. Para isso entenda que: (A) LUCRO = RECEITA DESPESA (B) MARGEM = LUCRO / RECEITA Por exemplo: a empresa fatura R$20.000 e tem uma despesa de R$18.000. O LUCRO é: R$20.000 R$18.000 = R$2.000 e a MARGEM é: R$2.000 / R$20.000 = 0,1 (ou 10%). Isso significa que para cada R$100 de faturamento, a empresa lucra R$10.

Então, para aumentar em 50% o LUCRO, ou seja, ganhar R$3.000 em vez de R$2.000, a empresa pode manter a MARGEM em 10%, mas aumentar o faturamento em 50% , ou seja, vender R$10.000 a mais para lucrar os R$1.000 adicionais desejados.

O problema é que para vender mais, normalmente é necessário aumentar a infraestrutura, contratar mais gente, investir em marketing e vendas etc. o que, por sua vez, aumenta a despesa e, por conseguinte, reduz a margem. Em suma: vender mais, custa mais .

No entanto, podese obter o mesmo acréscimo R$1.000 no LUCRO, mantendo o faturamento em R$ 20.000 e aumentando a MARGEM para 15% (5% a mais) .

Assim, em vez de gastar R$18.000 para faturar R$20.000, se conseguir gastar apenas R$17.000, o resultado será:

R$20.000 R$17.000 = R$3.000.

Em outras palavras: para lucrar R$1.000 a mais sobre um faturamento de R$20.000, podese pode manter a MARGEM e aumentar o faturamento em R$1.000 ou podese manter o faturamento e aumentar a MARGEM , gastando R$1.000 a menos.

De uma forma geral, o impacto da redução de despesa sobre o LUCRO é calculado da seguinte forma:

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(C) FATURAMENTO EQUIVALENTE = ECONOMIA / MARGEM

Por exemplo: se a MARGEM do seu negócio é 20% (0,2), cada R$1.000 de redução na despesa (Economia) equivale a um aumento de faturamento (Faturamento equivalente) de R$ 1.000 / 0,2 = R$5.000.

Em outras palavras: para LUCRAR R$1.000 a mais, é preciso um esforço para aumentar a receita em R$5.000 ou para reduzir a despesa em R$1.000. Qual é mais fácil?

Exemplo 2: se a MARGEM do seu negócio for 10%, cada R$100 de redução da despesa equivale a um aumento de faturamento de (R$100/0,1=) R$1.000.

Neste caso a coisa fica ainda melhor: para LUCRAR R$100 a mais, você precisa fazer um esforço para reduzir a despesa em R$100 ou para aumentar a receita em R$1.000.

Quanto menor a MARGEM do seu negócio, maior é o impacto de uma economia no LUCRO. Em qualquer caso, cada R$100 de redução nos custos tem impacto significativamente maior sobre o lucro do que um aumento das vendas de mesmo valor.

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2. Selecione as despesas "cortáveis"

Existem várias formas de reduzir as despesas, mas é preciso ter cuidado porque algumas delas podem ter impacto negativo na qualidade dos produtos ou dos serviços. Economizar nas matériasprimas ou em insumos de produção, simplificar a oferta e reduzir garantias, por exemplo, são ações que podem reduzir os custos, mas impactar a entrega final.

De uma forma geral, os custos entram no processo produtivo porque geram valor ao cliente, por isso os cortes precisam ser pensados com muito cuidado para não interferir na qualidade. Uma matériaprima de primeira, mais cara, agrega valor quando comparada a outra de categoria mais baixa.

Mas existem custos que não agregam valor ao cliente .

Por exemplo: transporte, esperas, movimentação interna de estoques, retrabalho por causa de falhas, pagamento de multas por atraso etc. são atividades realizadas pelas empresas que geram custos, mas não agregam valor no produto/serviço final.

A esses custos (que não agregam valor) chamamos DESPERDÍCIO.

São o foco desta estratégia porque podem ser cortados facilmente com alguns truques fáceis e de baixo custo, como a conscientização adequada dos colaboradores e pequenos cuidados na operação.

Existem dois tipos de desperdícios: os que são visíveis e os que estão ocultos.

Exemplos de desperdícios visíveis são:

● Defeitos de fabricação que são identificados na inspeção (ou erros de programação que são descobertos na fase de testes);

● Retrabalhos por falta de comunicação (você mandou comprar “pilhas” e recebeu pilhas AA em vez das AAA que eram necessárias);

● Excessos (comprou comida para 10 pessoas, mas só vieram 5 para a reunião); ● Atividades de inspeção (desnecessárias se o processo funcionasse corretamente

sempre ou se houvesse alertas automáticos para sinalizar problemas).

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Exemplos de desperdícios ocultos são:

● Custos de urgência nas entregas (você paga mais caro para entregar no dia seguinte, mas poderia economizar bastante se enviasse com mais antecedência); ● Custos relacionados à urgência na compra de passagens aéreas e reservas de

hotéis quando comprados na véspera,

● Procedimentos desnecessários (tenho clientes que conferem a conciliação que é feita automaticamente via integração bancária é claro que nunca acham erros, mas continuam conferindo);

● Equipamentos desregulados (direção desalinhada no veículo consome 50% mais pneus, bomba hidráulica mal lubrificada consome 20% mais energia);

● Tempo perdido por causa de acidentes (que podem ser evitados com campanhas de conscientização ou com ações preventivas);

● Excesso de inventário (muita gente acha que o estoque é um ativo, mas ele perde valor com o tempo portanto quanto menos, melhor, etc.

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3. Identifique os focos de desperdício

A maioria das empresas possui custos que podem ser cortados rapidamente sem impacto na operação. Nos próximos ítens listamos alguns, mas você pode encontrar outros.

Como saber se um custo pode ser cortado?

De uma forma geral, o "desperdício" ocorre quando existe um CUSTO associado a uma atividade QUE NÃO AGREGA VALOR ao produto ou serviço final.

Uma forma de identificálos é “passear” pela empresa e, para cada pequena ação, para cada pequeno custo, perguntarse: “essa atividade agrega valor ao negócio”?

Nas páginas a seguir você encontrará alguns focos de desperdício e ações sugeridas para eliminálos. Elaboramos uma planilha, que você poderá ajustar para adaptála ao seu próprio negócio, que permitirá a) identificar os focos de desperdício b) calcular a sua importância (valor gasto) e o seu potencial de impacto (valor que poderia ser economizado) e c) elaborar um plano de ação para reduzir ou eliminar esses custos.

CLIQUE AQUI PARA ACESSAR A PLANILHA

(ou acesse bit.ly/evplanilhadereducaodecustos)

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4. Equipamentos desregulados

A falta de manutenção e regulagem podem gerar um gasto desnecessário de energia, matéria prima e esforço humano.

Um carro pode consumir até 20% mais combustível se o motor estiver desregulado e pode ter desgaste de até 50% nos pneus se a direção estiver desalinhada.

Impressoras operando em modo de "qualidade máxima" quando o modo "econômico" seria suficiente para aquela operação consomem 45% a mais de tinta.

Arcondicionado operando com filtro sujo consome até 12% mais energia do que se fizer uma limpeza preventiva semestral.

Ação sugerida :

a) Faça uma lista dos equipamentos da sua empresa que ficaram parados ou geraram perdas por mal funcionamento nos últimos 12 meses e indique o custo associado a essas perdas (isso para ter uma noção da prioridade de tratar desses equipamentos).

b) indique o período de revisão adequado para cada ítem (tipo revisão do carro a cada 10.000Km) incluindo bebedouros, arcondicionado, impressoras e computadores.

c) Crie um PLANO DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA para garantir que estejam permanentemente calibrados e ajustados adequadamente, evitando paradas desnecessárias e consumo acima do normal.

d) Atribua o controle da manutenção de cada equipamento a uma única pessoa, que será responsável pelo cuidado e execução das ações preventivas.

e) Repita o processo anualmente, calculando o valor economizado (redução de custos associados às perdas) em cada item.

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5. Equipamentos em modo de espera

Equipamentos ligados quando não estão em uso, mesmo em modo de espera (standby), consomem energia sem benefício algum ao negócio. O "modo de espera” consome de 5% a 12% da energia do modo normal (em operação), segundo o Instituto Akatu .

Um computador ligado na hora do almoço, por exemplo, custa até R$ 6 por mês (R$ 36 por ano) na sua conta de luz ( veja este artigo da Tecmundo que ensina a fazer o cálculo). Se forem 10 computadores, R$ 360 por ano vão para o ralo à tôa.

O mesmo computador, desligado fora do expediente, mas em modo de espera durante a noite (14h por dia útil mais 48h nos finais de semana), gera um custo adicional de R$ 370 por ano. Multiplique por dez computadores e a conta encarece R$ 3.700.

O Roteador da Internet que possa ser desligado nos horários fora do expediente (se você não tiver operações que exijam conexão nos dias úteis de madrugada ou nos finais de semana, por exemplo), pode gerar uma economia de R$ 757 por ano.

Uma geladeira usada pelos funcionários para guardar as refeições durante a semana, mas normalmente fica ligada nos finais de semana sem necessidade, se desligada apenas aos finais de semana, pode gerar uma economia de R$ 720 por ano.

Conclusão, se você tiver o cuidado de desligar os equipamentos quando não estiverem em uso, a economia pode superar os 10% da sua conta de luz. Que tal?

Ação sugerida:

a) Faça uma lista dos equipamentos elétricos da sua empresa indicando o consumo de cada um no modo “ligado” e “em espera”.

b) Calcule para cada equipamento, qual é tempo, em horas por ano, que ele passa ligado, mas sem uso (por exemplo, no almoço) e “em espera".

c) Multiplique o consumo pelo tempo em horas pelo valor do Kw/h da sua concessionária (você acha esse valor na sua conta de luz).

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6. Lâmpadas incandescentes

Lâmpadas são outra fonte de custos facilmente cortáveis. Às vezes é preciso um pequeno investimento para substituir lâmpadas de baixo desempenho (como as incandescentes) por outras de LED com luminosidade equivalente, instalar interruptores automáticos (com sensor de presença) ou ainda “timers” que desliguem a luz em horários programados, mas de uma forma geral, esse investimento é recuperado em poucos meses.

Para ter uma ideia, uma lâmpada incandescente de 100W ligada 24h numa residência do Rio de Janeiro (valor do Kwh em out/2016 = R$0,82627) gera uma despesa mensal da ordem de R$60 (R$ 730 por ano). Ao substituíla por uma LED de 12W (luminosidade equivalente a 100W), que custa cerca de R$13, você recupera o investimento já no primeiro mês e passa a lucrar R$51 por mês para sempre por lâmpada! Um escritório com dez dessas lâmpadas pode economizar R$ 510, por mês ou R$ 6.120, por ano!

Para saber o consumo de energia das suas lâmpadas (o conceito vale para lâmpadas incandescentes, fluorescentes e eletrônicas também), faça o seguinte cálculo:

W = Potência da lâmpada em Watts (W)

H = Tempo médio que a lâmpada fica ligada por mês

R$ = Custo do Kilowatthora cobrado pela sua concessionária de energia (veja na conta de luz) dividido por 1.000 (pois o preço é por Kilo watthora)

Custo anual = W x H x 12 x R$ / 1000

Por exemplo: uma sala com 4 lâmpadas incandescentes de 100W que fiquem ligadas 8 horas por dia de segunda a sextafeira utiliza:

4 (lâmpadas) x 100W x 8h x 5 (dias) x 4 (semanas/mês) x 12 (meses) / 1000 = 768 Kwh

Numa residência do Rio de Janeiro em outubro de 2016 (R$ 0,82627 p/Kw) isso equivale a um custo de R$ 17 por mês ou R$ 204 por ano.

Veja as equivalências entre lâmpadas de baixo e alto desempenho:

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TABELA DE EQUIVALÊNCIAS

Lâmpadas e Focos de Teto

LED Incandescente Halogéneo Economizadora

1W 10W 5W 2W 2W 20W 10W 4W 3W 30W 15W 6W 5W 50W 25W 9W 7W 60W 35W 13W 10W 80W 45W 18W 12W 100W 55W 20W

50.000 horas 1.000 horas 2.000 horas 15.000 horas Iluminação Industrial LED Vapor de sódio de alta pressão 30W 90W 60W 180W 100W 250W 120W 300W 180W 400W T8 LED Fluorescente 10W 18W 20W 36W 25W 58W Fonte: http://www.led.entre.com.pt/chartequivalence

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a) Faça uma lista de todas as lâmpadas de baixa eficiência na sua empresa e calcule o custo de operação de cada uma, comparando com o custo de lâmpadas de alta eficiência com luminosidade equivalente.

b) Calcule o investimento necessário para substituílas (veja no

submarino.com.br ou mercadolivre.com.br o preço das lâmpadas

correspondentes).

c) Conforme o caso, estabeleça um plano de ação para substituílas gradativamente (ou não) para gerar economia de energia.

d) Repita o processo com condicionadores de ar e outros equipamentos de alto consumo de energia que tenham similares de alta eficiência, calculando o custo da diferença e criando um cronograma para substituição gradativa.

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7. Multas por atraso no pagamento

Um foco de desperdício violento são as multas por pagamento em atraso que podem superar os 10% do valor pago em alguns itens.

Evidentemente a melhor solução para não ter este tipo de “desperdício” é pagar as contas em dia, mas se isso não for possível, a PIOR solução é simplesmente não pagar e rolar a dívida junto ao fornecedor. Nesses casos, o mais provável é que você esteja pagando juros, multas e taxas que superam, em muito, os que poderia pagar numa financeira.

Por isso, se não tiver dinheiro em caixa para pagar uma determinada conta, o mais conveniente é obter um financiamento mais barato em outra instituição.

Por exemplo: digamos que vence o cartão de crédito e você não tem como pagar o total da conta. Em vez de “pagar o mínimo” e “rolar” o saldo a juros que costumam ser extorsivos, busque um financiamento no banco ou numa financeira, que costumam ser significativamente menores (a diferença pode ser de 9% para 3%). Uma conta de R$2.000 por mês paga sempre pelo mínimo, pode gerar uma economia de R$2.450 por ano apenas trocando a fonte do financiamento (em vez de pagar o mínimo, consiga um crédito consignado ou lastreado em recebíveis, por exemplo).

Um aluguel de R$5.000 pago em atraso quatro meses ao ano (pagando as multas e juros correspondentes), pode gerar uma economia de R$2.600 por ano, trocando os juros/multas da imobiliária por outros obtidos em melhores condições numa financeira.

Entenda que a “facilidade e conveniência” oferecida pelos fornecedores para rolagem das dívidas, tem um custo alto.Passe a considerar que esse pequeno valor da multa equivale a 5x mais no faturamento para ter ideia do impacto na lucratividade.

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a) Calcule o valor pago, nos últimos 12 meses, com multas e juros que poderiam ter sido evitados se os pagamentos tivessem sido realizados em dia.

b) Identifique instituições que possam oferecer um crédito em condições mais convenientes e passe a contratar o financiamento quando isso acontecer.

c) Usando esse cálculo como base, estabeleça um plano de ação para evitar atrasar os pagamentos no futuro, reduzindo ou eliminando o valor das multas.

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8. Entregas urgentes

Uma administração de estoques ineficiente também gera a necessidade de solicitar reposição com urgência, o que normalmente significa maiores custos de frete.

Passe a administrar os estoques com suficiente antecedência para poder usar a entrega mais econômica e, com isso, economizar nos custos de transporte.

Uma encomenda que precise ser enviada por SEDEX 10, mas que poderia ter sido enviada alguns dias antes se houvesse planejamento, pode economizar R$ 25 em cada entrega. Se você fizer 100 dessas entregas ao ano, são R$2.500 a mais na sua conta.

Passagens aéreas entram nessa mesma categoria. Uma passagem RioSão Paulo comprada 2 dias antes, pode custar R$ 1.065 contra R$ 535 se a compra for efetuada com 10 dias de antecedência. Uma empresa do Rio que precise mandar alguém a São Paulo todos os meses, pode economizar R$6.090 por ano, apenas planejando.

a) Identifique a quantidade / valor pago para realizar as entregas dos últimos doze meses agrupandoas por região e tipo de entrega (urgente, comum, sedex etc.).

b) Identifique alternativas para essas entregas se elas forem adequadamente planejadas (couriers, serviços de motoboy, transportadores e os próprios correios, utilizando tipos de entrega mais econômicos)

c) Estabeleça um plano de ação para reduzir o valor das entregas mediante contratação prévia, mudança de fornecedores ou revisão de rotas.

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9. Defeitos de produção

A má qualidade ou defeitos não só levam à insatisfação dos clientes e prejudicam a imagem da empresa, como também geram desperdícios devido aos custos necessários para repor o produto ou serviço defeituoso.

As medidas de prevenção são os meios mais eficazes para reduzir os desperdícios causados por defeitos.

Uma reclamação de cliente que tenha recebido o produto na cor errada, por exemplo, gera um custo associado ao tempo gasto no atendimento da reclamação, fretes e nova embalagem do produto originalmente enviado, que podem chegar a R$300 num produto de R$700. Se tiver 1 desses por mês, são R$3.600 a menos na sua conta.

Um restaurante que erre um pedido apenas uma vez por semana, cria um custo desnecessário e facilmente evitável. Desconsiderando o tempo gasto pelo garçon, pelo gerente e pelo cozinheiro, ou seja, levando em conta apenas o custo de fazer o prato de novo, pode economizar R$ 1.350 por ano, apenas anotando os pedidos corretamente.

Tenha em mente que "qualidade" é fazer a coisa certa na primeira vez. Para reduzir os defeitos de produção, você precisa pensar em estratégias de prevenção e planejamento, não de correção e inspeção.

a) Avalie as reclamações dos últimos 12 meses e identifique as causas, agrupandoas por tipo (defeitos de fabricação, falha na entrega etc.).

b) Reúna as pessoas envolvidas em cada setor e estabeleça em conjunto e com a aprovação de todos procedimentos para evitar essas ocorrências.

c) Estabeleça mecanismos para monitorar os resultados e faça avaliações periódicas de desempenho.

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10. Excesso de produção

Se você prepara alimentos para dez pessoas e só aparecem quatro, vai sobrar comida.

O excesso de produção, principalmente quando se trata de perecíveis, é um foco de desperdício que pode (e deve) ser evitado com planejamento adequado.

Nesta categoria se encontram equipamentos superdimensionados, excesso de estoques e de mão de obra, por exemplo.

Para participar de uma feira num stand tem 10m2, você não precisa levar quinze pessoas para atender.

Produz mil peças de um produto que só vende cem, gera um estoque excedente que tende a ficar obsoleto, perder valor, ocupar espaço e gerar custos de estocagem e manuseio desnecessários. Ação sugerida: A ação para resolver este foco de desperdício é o planejamento adequado.

a) Avalie as "sobras" dos últimos 12 meses (itens que foram comprados ou produzidos e não foram consumidos ou vendido) e qual é a despesa que elas geraram com locação de espaço para estoque, custos de trans

b) Estabeleça um plano de ação para avaliar adequadamente a demanda e evitar que os excessos continuem acontecendo no futuro.

c) Se você ainda não tiver esse histórico, faça registros da produção e do consumo para poder analisar os resultados no futuro, identificar padrões e a partir deles ajustar a produção.

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11. Esperas

O desperdício relacionado ao tempo de espera ocorre quando os recursos (pessoas ou equipamentos) são obrigados a esperar desnecessariamente a entrega de outros recursos, incluindo materiais, informações e disponibilidade de pessoaschave.

Exemplos de desperdícios por causa de esperas são atraso no início de reuniões porque alguém perdeu o horário, a espera de ferramentas para começar a trabalhar, a espera de uma assinatura para que um processo continue ou a espera de um veículo para transportar trabalhadores até o local de trabalho.

Um atraso de meia hora numa reunião semanal de vendas com 5 vendedores que ganham R$2.000 por mês e geram lucros associados às suas vendas da ordem de R$50 por hora cada um, por exemplo, gera um custo associado à espera da ordem de R$16.000 que poderia ser evitado com simples pontualidade.

Um atraso de 15 min. em cada atendimento numa empresa de prestação de serviços (como um salão ou uma clínica médica, por exemplo), representa um “custo de oportunidade” (potencial perda de clientes) de 1 cliente a cada hora. Se o valor do serviço for R$100 e o lucro associado for R$20, esses atrasos representam uma perda de mais de R$59.000 por ano!

Em suma: os custos por atrasos normalmente não são considerados pelas empresas, mas podem representar um valor muito significativo na conta de lucros e prejuízos anual.

Para resolver este problema, as campanhas de conscientização são o melhor remédio.

Na minha empresa, por exemplo, nas reuniões que são marcadas com pelo menos 24h de antecedência, quem chegar atrasado paga uma multa simbólica de R$ 2. Dificilmente alguém atrasa.

Você pode criar agendas públicas no Google Calendar (calendar.google.com) e usálas para reservar recursos como salas de reunião, equipamentos ou ferramentas compartilhados e até pessoaschave.

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a) Num primeiro momento registre o custo associado às esperas. Um vendedor que fique esperando 30 minutos por um cliente a cada hora, deixa de atender 4 clientes por dia. Um motoboy que precise esperar uma entrega programada para determinado horário, perde produtividade para fazer outras entregas. Calcule o “custo” da espera multiplicando o valor da remuneração (mais encargos) do funcionário pelo tempo em esperas (que não agregam valor).

b) Depois, quando tiver dados suficientes para identificar um padrão, junte a equipe e estabeleça procedimentos para evitar ou reduzir essas esperas. c) Monitore os resultados e ajusteos quando necessário.

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12. Transporte

Quando um recurso (pessoas, equipamentos, suprimentos, ferramentas, documentos ou materiais) é movido ou transportado de um local para outro sem necessidade, ocorre um desperdício de transporte.

Como exemplos, podemos citar: o transporte de peças erradas, o envio de materiais para o local errado ou na hora errada, o envio de documentos para lugares que não deveriam ser enviados. Além disso, muitas vezes existem transportes que poderiam ser evitados com um investimento que seria amplamente compensado pela economia gerada.

Como exemplo, imagine uma clínica que tem uma filial e transporta, entre elas, um equipamento que tem pouco uso. O equipamento custa R$1.500 e o transporte leva 30 minutos, uma vez por semana, realizado por funcionário que ganha R$1.500/mês. Entre salário, encargos, combustível e outras despesas associadas, o custo anual do transporte é mais do que o dobro do custo de um equipamento novo, que eliminaria o transporte.

a) Calcule o tempo gasto interna ou externamente para transporte de produtos, materiais de escritório e outros itens que poderia ser evitado se a localização das fontes estivesse mais próxima dos destinos.

b) Faça um fluxograma indicando o "caminho" realizado por cada recurso compartilhado (incluindo documentos, equipamentos e pessoas).

c) Avalie se pode minimizar o transporte, realizando ajustes na localização e, conforme o caso, estabeleça um plano de ação para fazer a mudança

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13. Excesso de qualidade

Esta categoria de desperdício referese aos procedimentos que adicionam um excesso de qualidade que os clientes não demandam, nem precisam. Documentação desnecessária, funcionalidades que não serão utilizadas, disponibilidade ociosa são também uma forma de desperdício por excesso de qualidade.

Há algum tempo eu propus na minha empresa que instalássemos o "suporte 24x7". Ofereceríamos aos clientes atendimento nas 24h do dia, sete dias por semana. Depois de pouco tempo percebemos que aquilo era um desperdício total. Em 30 dias ninguém tentou falar conosco aos domingos ou depois das 23h. Como resultado dessa análise, reduzimos o período de atendimento para atender a real demanda e, sem impacto na qualidade da entrega, economizamos o equivalente a R$43.000 por ano.

Os sistemas eram entregues com manuais que eram verdadeiras enciclopédias, abordando cada detalhe da operação, consumindo centenas de milhares de folhas e encarecendo a entrega por causa do acréscimo de peso e volume. Em pesquisa realizada junto aos clientes, aliada à percepção de que os usuários simplesmente não liam os manuais, percebemos que esse ítem não agregava valor. Bastava um guia rápido com as primeiras instruções e um “help” (botão de ajuda) sensível ao contexto, para eliminar as dúvidas melhor e mais eficazmente do que gordos manuais. Só com a redução dos manuais, de 220 páginas para 20, economizamos o equivalente a R$21.000 por ano.

a) Avalie o histórico de demandas para identificar itens do produto/servico ou do processo de produção que podem ser irrelevantes e onerar desnecessariamente a operação.

b) Estabeleça um plano de ação para substituir ou eliminar tais itens ou procedimentos.

c) Monitore os resultados (satisfação dos clientes, qualidade final etc.) e defina as diretrizes para melhoria contínua repetindo os passos anteriores.

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14. Renegociação de contratos

Esta categoria de desperdício diz respeito a contratos antigos que vem sendo atualizados sem avaliação das mudanças de mercado no período da atualização.

Você lembra de alguma época em que os jornais não tenham pintado a economia em tons escuros? Estamos SEMPRE em crise. Algumas são mais fortes do que outras, mas esse é sempre um argumento forte para renegociar contratos.

Há duas coisas importantes para você saber: primeiro é que os locadores morrem de medo de ficar com o imóvel desalugado. Cada mês de aluguel não recebido significa, redução da renda, gasto adicional com IPTU, Condomínio e outras taxas, fora o trabalho de ter que mostrar, avaliar e atender novos locadores. Segundo que os locadores ficam aterrorizados em pensar que o novo inquilino pode não ser tão bom quanto você.

Recentemente eu fiz uma ação de renegociação de contratos de aluguel (alguns com mais de vinte anos de vigência). Liguei para TODOS os locadores (tenho mais de uma dezena) e pedi uma redução com base na “crise” que estamos passando. Dos 12, nove aceitaram ajustar o valor e, na média, consegui uma redução de 27% no custo de aluguel.

Então, se você tem um bom histórico com esse proprietário, LIGUE PARA ELE e peça uma redução no aluguel. O pior que pode acontecer é você ter o pedido negado e nesse caso ficará no mesmo lugar onde está, mas vai que dá certo e você consegue uma redução, ela entra direto na sua conta de aumento do lucro!

Um aluguel de R$1.500 que possa ser reduzido para R$1.200 gera uma economia de R$32.400 por ano. Essa negociação fica tanto mais fácil de fazer quanto mais fácil seja encontrar imóveis semelhantes por preço inferior nas redondezas.

A mesma coisa acontece com serviços de telefonia. A cada mês as operadoras lançam novos programas para atrair clientes, oferecendo condições vantajosas para quem trocar de operadora ou adquirir um novo serviço. Eu tenho uma pessoa cujo salário é pago, com vantagens, pela negociação que faz junto a provedores de telefonia e internet.

Uma empresa que pague mensalidade referente a 10 linhas telefônicas móveis numa operadora que cobra R$ 48 por linha, sendo que pode obter o mesmo serviço em outra operadora por R$ 15 nos 6 primeiros meses e R$ 27 a partir de então, pode mudar a operadora ou negociar condições semelhantes e economizar R$8.300 por ano!

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O mesmo acontece com operadoras de TV a cabo e até com fornecedores de software.

Em suma: você precisa avaliar os seus contratos recorrentes para aproveitar as mudanças nas condições e pagar menos, não mais, do que um novo cliente.

Acão sugerida:

1. Faça uma lista das despesas recorrentes (imóveis, equipamentos, serviços de telefonia etc.) com mais de 12 meses de contrato e classifiqueas em ordem de valor anual.

2. Começando pelo de maior valor, pesquise se existem ofertas mais convenientes do mesmo produto/serviço e, com base nessas ofertas, negocie com o seu fornecedor uma redução no custo (ou considere a mudança para outro fornecedor).

3. Repita a operação com o ítem seguinte da lista e proceda dessa forma até ter negociado todos os contratos a partir de certo valor.

4 Estabeleça um calendário de “renegociação” no mínimo anual para garantir que esteja pagando sempre o menor valor possível para aquele serviço.

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15. Estabeleça metas de redução

Uma metodologia muito usada para reduzir o desperdício é o "Just in Time". De acordo com dicionário APICS (American Production and Inventory Control Society), Just in Time é uma filosofia de manufatura que se baseia na “eliminação planejada de todo desperdício” e na “melhoria contínua da produtividade”.

Os elementos do justintime são a manutenção de estoques mínimos necessários; a melhoria dos processos até atingir um nível zero de defeitos; a redução de tempos de preparação e a redução do custo ao mínimo possível para manter a qualidade planejada.

Não é simples aplicar os conceitos de justintime, mas os resultados são motivadores e envolvem maior giro de estoque, melhor qualidade dos produtos e redução de custos. A ideologia fundamental do JIT é a eliminação de desperdício de todos os tipos. Para atingir as metas de qualidade, o JIT busca obter: 1. Zero defeito 2. Zero tempo de preparação 3. Zero estoque 4. Zero movimentação 5. Zero quebra

Essas metas são utópicas porque na maioria dos casos é praticamente impossível atingir 100% desses objetivos, mas a ideia é que as empresas busquem melhorias contínuas para chegar o mais próximo possível das metas.

Mesmo em empresas onde há resistência dos colaboradores e uma cultura já viciada em processos errados, as metas de eliminar desperdícios podem trazer efeitos visíveis num curto espaço de tempo.

Lembrese: pequenos aumentos na produtividade geram enormes incrementos no lucro.

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16. Plano de Ação

1. Identifique os principais focos de desperdício da sua empresa

2. Quantifique cada um, indicando (ou calculando) o valor gasto em cada ítem

3. Selecione os três (máximo quatro) itens mais relevantes deste relatório (ou outros que você identifique no seu negócio e considere mais relevantes) e estabeleça METAS DE REDUÇÃO PARA 30 DIAS, indicando marcos semanais.

4. Para cada meta, indique as AÇÕES necessárias e seus respectivos responsáveis e resultados esperados para atingir os marcos propostos.

5. A cada semana faça uma avaliação dos resultados e coloque na planilha, visível a todos os envolvidos.

6. No final do mês avalie os resultados (economia prevista/realizada, projeção para um ano) e defina novas METAS, repetindo o processo.