Relatório de Gestão 30 dias 2015

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COMPANHIA RIO-GRANDENSE DE ARTES GRÁFICAS – CORAG

Relatório de Gestão – 30 dias

2015

O mês de março marca um novo ciclo de transformação na Corag, com a verificação

de que temos potencial para ampliar nosso relacionamento com os clientes, fornecedores e

colaboradores.

Acreditamos na capacidade humana e tecnológica da Companhia, para expandir

nossos negócios, melhorar os processos internos e nos preparar para o futuro. Para isso,

propomos, nestes 30 dias de gestão, um reposicionamento da Companhia no mercado, em

busca de sustentabilidade financeira. Também analisamos formas de aprimorar o fluxo de

informações dentro da empresa e envolver e capacitar os colaboradores para essas melhorias.

A gestão da Corag precisa falar por nós e isso somente se dará com respostas rápidas

e eficientes. Iniciamos um processo de gestão compartilhada para provar ao estado que é

possível uma empresa pública ser exemplo e referência.

O objetivo é que a comunidade gaúcha ganhe com o trabalho dos colaboradores da

Corag. Para isso, todas as ações foram traçadas com base no que é o melhor para a empresa,

valorizando o que acreditamos ser o nosso maior patrimônio: as pessoas.

Dados da gestão 2015-2018

Diretor-Presidente: Vinicius De Tomasi Ribeiro

Diretora Administrativa, Financeira e Comercial: Eloá Cristine Nespolo Benedetti

Diretor Industrial: Sérgio Luiz Valmorbida

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Planejamento Estratégico

MISSÃO

Ser referência de gestão pública na execução de serviços de forma eficiente e sustentável,

para atender as necessidades do mercado e possibilitar a satisfação e a confiança do Cliente.

VISÃO

Ser economicamente sustentável, através do reposicionamento enquanto prestadora de

ser-viços gráficos, abrangendo as tendências digitais do mercado e ampliando o nível de

quali-dade das certificações e dos processos de qualiquali-dade, com prospecção de novos mercados e

clientes, sem a dependência financeira de apenas um produto.

VALORES

Sustentabilidade - inserir como cultura empresarial a responsabilidade e a conscientização

em relação ao meio ambiente, minimizando todo e qualquer impacto nessa área, seja

atra-vés do consumo interno, como na produção de resíduos, respeitando e cumprindo normas e

legislações específicas.

Tecnologia Digital - aperfeiçoamento dos sistemas e equipamentos para atender às

necessida-des dos clientes, assim como para garantir a operacionalização e a segurança dos processos

internos, visando o desenvolvimento de novos produtos e a redução de prazos e custos.

Compromisso com o Estado do Rio Grande do Sul – sendo o Estado o subscritor da maioria

das ações da Companhia, tem ela, de forma pública e escrita na Lei que a constituiu, o

com-promisso de bem cumprir com os seus objetivos.

Gestão de Qualidade – proporcionar o crescimento contínuo da empresa, elevando seus

índi-ces de produtividade, de receita e de satisfação de seus clientes e colaboradores. Reduzir os

custos e a aperfeiçoar os processos internos.

Humanização nas Relações de Trabalho – construindo um relacionamento capaz de

con-quistar e envolver as pessoas no processo de trabalho, entendendo as suas necessidades e

envolvendo-as num ambiente de satisfação que impulsionam a produtividade e a criatividade.

Ética e Transparência pública – contribuir para o fortalecimento da democracia e o

desenvol-vimento da cidadania.

Compromisso Social – contribuir com a sociedade, preservando os recursos ambientais e

culturais para as futuras gerações, respeitando a diversidade e promovendo a redução das

desigualdades sociais.

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Diagnóstico - Despesa elevada com pessoal

Os gastos de pessoal da companhia e terceirizados representam 45% do total de despesas

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Desligamento dos Cargos em

Comissão que ainda estavam providos pela Gestão anterior.

Não preenchimento de 40% dos Cargos em Comissão, gerando economia de R$ 23.500,00/mês. Ordem de Serviço Interna Nº 003/2015 SPI: 119-2488/15-3 SPI: 120-2488/15-0 SPI: 121-2488/15-3 SPI: 122-2488/15-6 SPI: 123-2488/15-9 Redução da quantidade de horas

extras pagas. Solicitações de horas extras passam por análise criteriosa da diretoria. Além disso, funcionários estão sendo redistribuídos, conforme a demanda em diferentes setores.

Estima-se a redução significativa das horas extras. O objetivo é conceder hora extra em casos comprovadamente necessários.

Ação administrativa iniciada e

permanente

Devolução dos adidos para locais de origem, no total de seis colaboradores.

Aproveitamento dos profissionais efetivos da Companhia, inclusive em posições de gestão, por meio de critérios técnicos. Economia com a saída dos adidos é de cerca de R$ 50 mil/mês.

Ofício 019/2015 Ofício 021/2015

Solicitação de recisão do contrato de terceirização do setor de Contabilidade. Atualmente, a companhia dispõe de dois Analistas-Contadores oriundos do último concurso, além de outros profissionais auxiliares.

Esta ação irá economizar aproximadamente R$ 23 mil/mês.

SPI: 138-2488/15-4

Revisão das Funções Gratificadas existentes e a adequação conforme a necessidade da Companhia.

Racionalização das posições hierarquicas e a organização para o melhor gerenciamento das equipes de trabalho, buscando com que apenas quem exerce o cargo de chefia receba Função Gratificada. Diminuição de 68 para 48 Funções Gratificadas, gerando economia de aproximadamente 20 mil/mês.

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AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Foi constituída uma comissão técni-ca, com profissionais de diferentes formações e setores, para levanta-mento dos custos sobre cada produ-to oferecido pela CORAG.

Após o levantamento dos custos atre-lados aos produtos será possível iden-tificar oportunidades de ganhos em racionalização e gestão dos recursos produtivos

SPI: 140-2488/15-4

Diagnóstico - Levantamento de custos sobre produtos

A CORAG não possui planilha de custos de seus produtos. Existe uma tabela de referência elaborada há 16 anos e que considerou somente os custos da área industrial.

Diagnóstico - Problemas na infraestrutura física

A CORAG possui problemas em sua infraestrutura que exigem resolução imediata. A CORAG não possui PPCI e a precária estrutura do telhado causa sérios transtornos e riscos às pessoas e equipamentos da Companhia, além de outros problemas de infraestrutura predial.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Foi iniciado o processo de

contratação de empresa especializada para a elaboração do PPCI (Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndio).

O PPCI buscará identificar e minimizar os riscos de incêndio e implementar formas de preveni-los.

SPI: 1280-2488/13-0 SPI: 0130-2488/15-2

Está sendo elaborado um projeto para conserto do telhado da área gráfica.

O projeto buscará eliminar os problemas trazidos pelas condições do telhado atual. SPI: 0219-2488/14-3 SPI: 0312-2488/14-2 SPI: 0743-2488/14-3 SPI: 0775-2488/14-4 SPI: 0020-2488/15-2 (Todos os processos serão agrupados em um único SPI) Foram definidas algumas prioridades

dentro de um conjunto de correções e adequações pendentes no ambiente de trabalho, tais como reforma de banheiros, redeaquação de espaços comuns e paisagismo.

Espera-se melhorar os ambientes de trabalho e o aspecto visual das áreas internas e externas.

Está sendo elaborado o memorial descritivo para o projeto executivo de balanceamento elétrico.

O objetivo é realizar um estudo de adequação da distribuição elétrica da companhia, haja visto que atualmente o consumo de energia elétrica não ser equilibrado.

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AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

A Diretoria estabeleceu novo regramento com critérios e normas de controle. Também será instaurada uma sindicância para apurar os bens não localizados em 2014. Será feita uma reorganização dos softwares, atualmente utilizados na Companhia e em bibliotecas virtuais para o controle da Gerência de TI.

Busca-se otimizar os recursos patrimoniais disponíveis, melhorar o controle e selecionar os bens que ainda têm utilidade à Companhia. Após os resultados das sindicâncias serão tomadas as devidas

providências.

SPI: 1139-2488/14-6 Resolução 003

Diagnóstico - Problemas no controle de bens patrimoniais

A Companhia apresenta fragilidades no controle de patrimônio, o que resulta em valor elevado de bens não localizados. Na apuração até o final do exercício 2013 houve o registro de mais de R$ 3 milhões em bens não localizados, o que resultou em uma sindicância, a qual está em andamento. Na apuração de 2014 há a cons-tatação de mais de R$ 300 mil em bens não localizados.

Diagnóstico - Despesas administrativas elevadas

A CORAG possui um nível de despesas com ampla possibilidade de melhoria, por meio de ações de otimiza-ção dos recursos dispendidos.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Restaurante – Renegociação dos contratos do restaurante, com meta de economia de R$ 50 mil/mês.

Já foi alcançada economia de R$ 15 mil/mês.

OS 004

Revisão dos gastos com contas telefônicas dos celulares corporativos.

Busca-se a racionalização da utilização dos serviços de

telecomunicações a fim de reduzir custos.

SPI: 139-2488/15-7

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Estudo de readequação de estoque Estima-se reduzir os custos de SPI: 145-2488/15-8

Diagnóstico - Estoque elevado

Atualmente a Companhia dispõe de alto volume de armazenamento de insumos, os quais, por vezes, apre-sentam avarias e perdas.

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AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Todos os contratos de prestação de serviços na área industrial estão sendo analisados e já resultou em uma suspensão e em uma notificação. Também será criada a modalidade de aquisição por registro de preço na área industrial.

Economia na prestação de serviços e diminuição de ineficiências.

SPI 1050-2488/14-7 SPI 0230-2488/12-6

Diagnóstico - PLR/PPR

A CORAG, atualmente, distribui participação de seus resultados apenas com o critério de lucro, sem outros mecanismos de meritocracia entre o corpo funcional.

Diagnóstico - Despesas de Pronto Pagamento

As pequenas despesas estavam sendo efetivadas por meio de pronto pagamento sem o devido planejamen-to e controle.

Diagnóstico - Avaliação dos contratos vigentes

Alguns contratos necessitam de maior controle em sua operação e de uma redimensão do seu escopo.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Estudo de implantação de medidas de meritocracia para pagamento de Participação nos Resultados a partir de indicadores de desempenho.

Busca-se criar mais um estímulo para obtenção de resultados na empresa.

Será aberto processo administrativo interno e esse tema está inserido no seminário de planejamento estratégico.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Regramento para maior controle para despesas de pronto pagamento, por meio da readequação da Ordem de Serviço existente, exigindo a assinatura dos Diretores e entrega nos primeiros 10 dias do mês. Iniciou-se também a prática de agrupar compras semelhantes para realização de licitações.

Estima-se redução das despesas de pronto pagamento e redução de valores por aquisições em maior quantidade, conforme a necessidade.

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Diagnóstico - Reposicionamento da área comercial

Devem ser implantados esforços para maior captação de clientes e de serviços prestados pela CORAG.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Foram definidas metas de vendas, individuais e gerais, em conjunto com os colaboradores da área comercial.

Espera-se que as metas sejam um instrumento de aumento de captação de clientes e negócios. Previsão de aumento de 10% para abril, com plano de aumento gradativo.

Será definido de forma clara um portfólio de produtos e serviços prestados pela CORAG, bem como diretrizes para publicações técnicas e utilização do Armazém Literário.

Espera-se uma maior organização no processo produtivo e maior aproveitamento das potencialidades da companhia.

Diagnóstico - Ações de Gestão de Pessoas

A CORAG quer implantar várias formas de maximização da capacidade do corpo de funcionários, por meio de um seminário sobre planejamento estratégico, treinamentos especializados e ações de capacitação e integração.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Será realizado no dia 11/04 um seminário sobre planejamento estratégico, buscando integrar os colaboradores e engajá-los para proporem ideias e sugestões em projetos organizacionais.

Após a realização do seminário espera-se que as contribuições dos colaboradores subsidiem a tomada de decisões quanto aos projetos e ações para atingir os objetivos organizacionais.

SPI: 208-2488/15-7 SPI: 209-2488/15-0

Serão realizadas várias ações de integração e de aumento de qualidade no trabalho, como um projeto de ginástica laboral, dia do sombra, carona solidária, homenagens aos funcionários, pesquisa de clima organizacional, projeto ConheSER, entre outras.

Busca-se um aumento da satisfação e da motivação, levando a aumentos de produtividade e qualidade de vida no trabalho.

Está sendo elaborada e desenvolvida a matriz de capacitação dos

colaboradores da companhia, o que envolve a realização de treinamentos internos e externos para as diferentes

Desenvolvimento do capital humano da empresa, buscando aumentar a eficiência e a produtividade.

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Diagnóstico - TI

A área de TI da empresa possui hoje problemas de infraestrutura e de carência de pessoal, necessitando uma reestruturação do setor.

Diagnóstico - Maquinário desativado

Existem algumas máquinas que não estão sendo utilizadas por falta de peças e sistemas necessários ao funcionamento, tais como duas Impressoras EPSONque deveriam ser utilizadas para impressão de provas/ amostras.

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Iniciou-se um processo de revisão das aquisições das máquinas, incluindo análise de necessidade e custo-benefício. Também será aberto processo para a contratação e aquisição de peças e serviços necessários.

Espera-se a utilização do potencial oferecido pelas máquinas até então inutilizadas.

SPI: 717-2488/12-2 SPI: 166-2488/15-4

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Está em processo de estudo um contrato de manutenção do servidor da companhia, que hoje está

com problemas de localização e conservação.

O contrato buscará garantir o bom funcionamento do servidor.

O software de backup será trocado, devido a sua descontinuidade de suporte. No momento, diferentes propostas estão em análise.

A ação busca manter o bom funcionamento dos backups dos sistemas da CORAG.

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Diagnóstico - Comunicação com potencial de melhoria

A CORAG não possui uma estratégia de comunicação clara com a sociedade, diminuindo oportunidades de negócios

AÇÕES RESULTADOS NORMA/ PROCESSO ADMINISTRATIVO

Será realizado um reposicionamento do Portal da Transparência no layout do site da CORAG, bem como a inclusão de resoluções e relatórios patrimoniais neste espaço.

Após as alterações haverá maior divulgação de informações sobre a CORAG ao contribuinte gaúcho.

Ação construída com a Secretaria de Comunicação do Governo.

Haverá uma revisão da ordem de serviço de regulação de publicidade institucional, tornando-a mais transparente e menos burocrática.

Após a medida espera-se uma melhora na publicidade institucional da CORAG, tornando-a mais

conhecida para a população.

Resolução 002

Participações em Feiras do Livro Ampliação de participações em Feiras do Livro, anteriormente restringidas a três municípios

OS 005

Será feito o redesign da marca. A nova identidade visual buscará complementar o reposicionamento da companhia no mercado.

Elaboração do plano de comunicação. Busca-se definição de projetos e metas para a comunicação interna da empresa.

Construção de mailing e de relacionamento com a imprensa.

O objetivo é criar estratégias para mídia espontânea, divulgando ações da Companhia ligadas à Cultura e Gestão.

Serão criados perfis da CORAG nas redes sociais Facebook e Twitter.

Busca-se divulgar a Companhia e os produtos que oferece, bem como buscar a aproximação da comunidade.

Serão melhorados os meios de comu-nicação interna, como a TV Corredor. Também será ativada a intranet.

Comunicação interna mais afinada, com o objetivo de valorizar os colabo-radores e mantê-los informados sobre as atividades na Companhia.

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Referências

temas relacionados :