Perguntas freqüentes sobre a informatização do SBPMM
Pergunta 1 - O que é um software ?
Resposta : é um programa de computador. Mas o que é um programa de computador ? Tendo responder de
uma forma simplificada poderíamos dizer que quando a gente compra um computador para uma biblioteca não podemos já de imediato digitar todos os dados dos livros. Primeiro precisamos instalar um software dentro do computador para depois inserir os dados.
Pergunta 2 - Por que não pudemos ficar com o software Winisis ?
Resposta : porque é um software que não tem módulo de empréstimos e porque não tínhamos e nem estava
previsto para que tivéssemos um analista trabalhando no SBPMM e mesmo se tivéssemos um analista, o Winisis não possui uma equipe responsável, nem no Brasil nem em outro país. Isso significa que quando o sistema apresenta problemas não se tem um lugar certo para recorrer em busca de solução.
Pergunta 3 - Por que o software Sábio foi escolhido para o SBPMM ?
Resposta : durante o ano de 2000 estivemos visitando várias instituições que usavam software para as
bibliotecas e buscamos conhecimento de outros. Dentre os que conseguimos analisar optamos pelo Sábio porque era o que se enquadrava dentro de nossas necessidades X nossas possibilidades:
- o custo do software (era possível de ser adquirido. Há software de 300 mil dólares);
- o custo da manutenção (era um valor possível de arcar mensalmente. Soubemos de bibliotecas que estavam em apuros há meses porque o valor da manutenção era muito alto (cerca de R$ 2.500,00 reais mensais) e como não conseguiram arcar com as despesas de manutenção, a empresa responsável havia parado de dar assistência);
- havia na época, referência da seriedade da empresa responsável pelo Sábio (soubemos de casos em que após a venda de determinados softwares havia empresas que simplesmente abandonavam os clientes); - era um software específico para bibliotecas (um software para bibliotecas tem sua complexidade e isso precisa ser respeitado. Conhecemos bibliotecas que haviam optado por software não específico para biblioteca e depois de muitos transtornos tiveram que optar por um específico para bibliotecas);
- era um software que estava há mais de 10 anos no mercado ( há pessoas da área de informática que substimam a complexidade dos serviços de uma biblioteca e criam software para bibliotecas, mas a visão que têm do acervo é como o de um almoxarifado : entrada e saída dos materiais. Todas as bibliotecas que soubemos que adotaram sistemas feitos pela equipe de informática da própria instituição tiveram problemas e precisaram comprar um software já consolidado no mercado)
- possuia módulo de empréstimo.
Pergunta 4 - Quantos exemplares e títulos já estão inseridos no Sábio ? Resposta :
- 19.600 títulos aproximadamente foram convertidos do Winisis para o Sábio;
- destes, 2.744 exemplares de registros estavam duplicados – houve correção da base de dados do Winisis;
- 20.398 títulos (até outubro de 2004) estavam inseridos, corrigidos ou para serem corrigidos na base de dados do Sábio, correspondendo a 60.892 exemplares :
- destes 2.851 exemplares de livros foram adquiridos por compra ( 2002 e 2003) - 191 exemplares (aproximadamente) de livros adquiridos por doação (letra P da
literatura infanto – juvenil)
Resposta : podemos fazer uma busca por título, por autor, por assunto. Futuramente também poderemos
fazer por série (Ex: Série Vaga-lume)
Pergunta 6 - O que é o formato MARC ?
Resposta : é um formato internacional que estabelece a forma como deverão ser inseridos os dados de
materiais que fazem parte de um acervo ( Ex.: livros, periódicos, CDs, fitas de vídeo, fitas cassete e etc.).Por enquanto estamos usando o formato MARC apenas para livros.
O formato MARC é composto de campos e subcampos, sendo que cada campo tem um número diferente do outro. O campo 250 ( 11- Entrar no campo 250) só poderá ser digitado a edição da obra. No caso da obra não ter edição, o campo 250 ficará vazio, pois não poderá ser utilizado com outra informação. O campo número 245 ( 12 - Fechar o 250 e ir para o campo 245) por exemplo foi determinado pelo formato MARC que só poderá ser usado para digitarmos o título da obra.
Pergunta 7 - O que é uma padronização ?
Resposta : a padronização se dá quando usamos normas já pré-estabelecidas para executar um determinado
serviço. Normas estas a priori, seguidas por todas instituições que têm o mesmo fim. No caso da biblioteca por exemplo, usamos o Forma to MARC recomendado para ser usado em todas as bibliotecas do mundo. Foi estabelecido no formato MARC, como já vimos, que todo título será colocado no campo 245. Isso significa que se eu acessar qualquer biblioteca em qualquer parte do mundo que esteja usando este formato, saberei que o que está escrito no campo 245 corresponde ao título da obra, mesmo que eu não saiba a língua em que o título foi digitado. Isso significa padronização.
Pergunta 8 - Por que devemos usar a padronização das normas de biblioteconomia numa biblioteca pública?
Resposta : primeiro : porque trata-se de uma biblioteca, portanto deve-se seguir as normas da
biblioteconomia. Se fosse uma fábrica de portas, deveria igualmente seguir as normas de padronização para fabricação de portas. Seria o caos cada biblioteca criar suas regras e cada fabricante fabricar portas sem levar em consideração normas já pré -estabelecidas.
Segundo : é mais inteligente usar uma norma já feita, testada e aprovada do que ter que criar uma nova. Seria fazer de novo o que já existe feito.
Terceiro : num mundo cheio de novas tecnologias não haverá espaço para as bibliotecas que não se adaptaram às exigências para sua utilização.
Pergunta 9 - Qual a importância de padronizar a colocação dos dados no comp utador numa biblioteca ? Resposta : só a padronização da colocação dos dados permite que a informação seja recuperada da forma
desejada. Além disso, não podemos ter uma visão limitada quando pensamos em informatização do acervo de uma biblioteca. Temos que pensar em nossas bibliotecas como possíveis participantes de intercâmbios com outras bibliotecas ou centros de informação regionais, estaduais, nacionais e internacionais, e todo intercâmbio só é possível se seguirmos regras de padronização comuns a todas as bibliotecas.
Pergunta 10 - A partir do momento que o computador chegou na biblioteca, os serviços que são executados de forma manual serão substituídos de imediato pelos automatizados?
Resposta : não. Um computador é igual uma geladeira ou uma microondas. Só poderá ser utilizado depois que
a gente colocar os alimentos dentro deles.
Precisamos igualmente colocar todos os dados dos materiais bibliográficos, dos cadastros de usuários e outras informações dentro das bases de dados no computador, para d epois utilizá-los de forma automatizada.
Resposta : não. Nenhum computador faz isso. As pessoas que trabalham na biblioteca irão utilizar o
computador como uma ferramenta, para agilizar os serviços.
Pergunta 12 - Depois que colocarmos todos os dados no computador, poderemos prestar um atendimento de melhor qualidade?
Resposta : sim, se os dados que forem colocados estiverem corretos. Caso não estejam, a informa tização dos
serviços pode se tornar o maior inimigo da biblioteca. No atendimento manual os erros são percebidos só no momento que estamos com o material em mãos, já os erros no computador são percebidos de imediato, pois ficam visíveis na tela. O computador é uma máquina e máquina não corrige falhas. Quem corrige é o ser humano.
Pergunta 13 - Por que precisaremos corrigir e/ou acrescentar dados complementares dos livros do SBPMM, já catalogados, antes de colocar na base de dados do Sábio?
Resposta : porque os dados feitos de forma manual nas fichas catalográficas de nossas bibliotecas não estão
totalmente dentro dos padrões de normalização da biblioteconomia. Para entendermos porque não estão, precisamos levar em consideração a forma de tratamento recebida pelo acervo ao longo de sua existência :
1º durante 20 anos (1963 – 1983) o nosso acervo recebeu tratamento feito por leigos;
2º durante 18 anos ( 1984 – 2001) contou com apenas um profissional bibliotecário para o Setor de
Processos Técnicos, sendo todo trabalho feito de forma manual, o que dificultava a correção do tratamento técnico do acervo existente;
3º somente no ano de 2000 houve a aquisição de tabelas e ferramentas atuais de biblioteconomia, para
o tratamento correto do acervo;
4º no final do ano de 2001 o Setor de Processos Técnicos adquiriu seu primeiro computador, o que
permitiu o início da correção do tratamento do acervo e agilizou o tratamento das novas aquisições.
Pergunta 14 - Quais os dados que deverão ser corrigidos? Resposta :
- Busca de entradas corretas e incorretas para padronização da entrada de autoridades (autoria), com a utilização dos catálogos da Fundação Getúlio Vargas e da Biblioteca Nacional;
- Análise, correção e inserção de dados em todo o acervo de livros de acordo com o formato MARC 21, da 21ª edição do CDD e do 1º nível e acréscimos do 2º nível do AACR2;
- Padronização de assuntos com o uso da lista de Cabeçalho de Assuntos da LC, FGV e BNinserção de remissivas VER e VER TAMBÉM, correção da terminologia do assunto já inseridos na base de dados e correção de notação de assuntos;
- Padronização de termos livres; - Padronização de entradas de editoras; - Correção de locais de publicação;
- Substituição da classificação manual (tabela Pha) para a classificação com o uso de CD-ROM (tabela Cutter);
- Verificação e correção quando necessário da diferenciação de título; - Correção de registros duplicados;
- Preparo físico dos livros ( carimbagem e colagem de etiquetas, bolsos e papeletas), e sinalização por cores, de acordo com o Manual de Preparo Físico de Livros e Sinalização por Cores do SBPMM.
Pergunta 15 - Quais os serviços que se tornam necessários para o processo de informatização e sinalização? Por quê ?
Resposta :
- análise e levantamento das obras existentes, descartadas ou não encontradas; - Higienização de livros;
- Restauração / encadernação / substituição de livros, antes de passarem pelo processo de inserção da base, (houve cursos e orientações para habilitar funcionários e estagiários para realizar e sses serviços);
- Análise e levantamento de assuntos de livros de literatura infanto-juvenil, segundo o Projeto de Literatura Infanto-Juvenil;
- Elaboração de um catálogo de autoridades para o Sistema de Bibliotecas Públicas Municipais de Maringá; - Registro e carimbagem de obras que estejam com registro provisório;
- Identificação de Histórias Continuadas / Sagas / Trilogias; - Tratamento já dentro das normas dos livros novos;
- Elaboração e atualização de arquivo de nomes de séries e coleções;
- Elaboração e atualização de arquivo de títulos de Histórias continuadas / Sagas / Trilogias; - Elaboração e atualização do arquivo de entradas de autorias com o número da Cutter - Elaboração e atualização do arquivo de diferenciação de títulos;
- Criação do Arquivo Ruth Rocha (específico para literatura infanto – Juvenil); - Elaboração de relatório de políticas de decisões do SBPMM;
- Elaboração de manuais :
- Manual de Serviços do Sistema de Bibliotecas Públicas Municipais de Maringá – Serviços de circulação e atendimento;
- Manual de Preparo Físico de Livros e Sinalização por Cores; - Manual de Identificação de Entrada de Título;
- Manual de Identificação de Entrada de Autoria;
- Manual de identificação de Edição, Ano de Publicação e Volume;
- Manual de Instruções para Procedimentos em Situações Previstas e não Previstas na obra; - Manual de Identificação e Procedimentos para Histórias Continuadas;
- Manual de Instruções para Classsificação de Entradas com o Uso da Tabela Cutter e para Diferenciação de Entradas Semelhantes;
- Manual de Identificação de Artigos / Preposição / Numeral da Inicial do Título e Diferenciação de Títulos; - Tradução e organização da Lista de Códigos MARC para Idiomas;
- Tradução, atualização e organização da Lista de Códigos MARC para Países; - Tradução; atualização e organização da Lista de Códigos MARC de Área Geográfica;
- Pintura de estantes e bibliotecas de acordo com as cores pré -estabelecidas para os prédios, estantes, arquivos, bibliocantos e caixas bibliográficas pertencentes ao SBPMM;
Pergunta 16 – Com se formou a equipe de trabalho para o desenvolvimento do projeto de informatização? Resposta :
- houve a elaboração da seguintes propostas para viabilizar o projeto de informatização, mas não foram aprovadas pelo executivo:
- Contratação de bibliotecários e reposição das vagas do cargo para formar a equipe técnica para executar o projeto de informatização;
- Orçamento para terceirização do trabalho de informatização (a pedido do então prefeito João Ivo Caleffi)
- Fechamento total (a exemplo de Curitiba) ou parcial das bibliotecas durante um período de tempo determinado, para possibilitar a formação de uma equipe técnica e auxiliares para executar o projeto de informatização;
- Planejamento da campanha de informação ao público sobre o fechamento das bibliotecas para formação de uma equipe de trabalho para executar o projeto de informatização;
- Os profissionais bibliotecários do SBPMM passam a trabalhar em forma de mutirão, uma vez que não seria possível arcar com os altos custos para a terceirização dos serviços, não haveria contratação nem reposição das vagas de bibliotecários e as bibliotecas não seriam fechadas; - Alguns funcionários e vários estagiários fazem parte da equipe de auxílio no serviço de informatização, sob a orientação dos profissionais bibliotecários;
- Os serviços são divididos em 8 grupos de trabalho.
Resposta :
- Houve uma constatação de que, dentro da nossa realidade, na impossibilidade de se pensar na informatização imediata de todo o acervo, deveríamos dividir o trabalho por classes de assuntos e com os exemplares de todas as bibliotecas do SBPMM (daquele determinado assunto), uma vez que seria mais lógico preparar todos os exemplares iguais de uma só vez .
- A opção de início do processo de informatização foi pela classe 808.89928 – literatura infanto-juvenil, por ser a classe mais solicitada para empréstimo pelos usuários. Para organizar o processo, foi decidido que as obras seriam recebidas sucessivamente d e acordo com a inicial do sobrenome de cada autor ( Observação : o trabalho foi iniciado com a letra P e agora estão sendo preparados os livros da letra A ) :
- letra A = 2084 exemplares - letra B = 2147 exemplares - letra C = 1855 exemplares - letra D = 801 exemplares - letra E = 128 exemplares - letra F = 1240 exemplares - letra G = 1622 exemplares - letra H = 449 exemplares - letra I = 181 exemplares - letra J = 470 exemplares - letra K = 295 exemplares - letra L = 1088 exemplares - letra M = 779 exemplares - letra N = 706 exemplares - letra O = 684 exemplares - letra P = 558 exemplares - letra Q = 176 exemplares - letra R = 1529 exemplares - letra S = 1008 exemplares - letra T = 561 exemplares - letra U = 15 exemplares - letra V = 544 exemplares - letra W = 285 exemplares - letra X = 17 exemplares - letra Y = 48 exemplares - letra Z = 400 exemplares TOTAL = 17.586 EXEMPLARES
Pergunta 18 - Quais os serviços que já foram feitos ?
Resposta : serviços realizados por bibliotecárias no período de fevereiro a outubro de 2004:
Serviços Total
Correção de planilha (exemplares) 3.206
Classificação de assunto (títulos livros-compra) 162 *
Cadastro 121
Determinação de assuntos 397
Remissiva VER 192
Remissiva VER TAMBÉM 115
Tabela de número de classificação de assunto e descrição de assunto
240
Acréscimo de assunto na planilha 700
Correção de terminologia de assunto na planilha 428
* Em novembro/2004, faltam 298 títulos (315 exemplares) dos livros novos adquiridos.
Serviços realizados por estagiários e bibliotecárias no período de 2002 a outubro de 2004:
- 977 locais - correção do Cadastro de Locais de Publicação;
- 4.553 entradas corretas de autores a serem inseridas no Cadastro de Autoridades do SBPMM (atualmente está em arquivo no excel);
- 8.666 diferenciações de títulos, a serem inseridas no Cadastro de Diferenciação de Títulos (atualmente está em arquivo no excel);
- 2.851 exemplares - colocação de dados de aquisição (compra 2002 e 2003); - 2.851 exemplares - carimbagem de livros adquiridos por compra (2002 e 2003); - 2.851 exemplares - registro de livros adquiridos por compra (2002 e 2003); - 2.851 exemplares - classificação da Cutter e diferenciação de título;
- 2.536 exemplares classificados (assunto), de livros adquiridos por compra (2002 e 2003); - 3.094 exemplares - Preparo físico e sinalização por cores das obras inseridas na base de dados; - 1041 exemplares (651 exemplares da biblioteca do Mandacaru mais estimativa de 10% para as bibliotecas de bairro e mais 20% para a Sala Infanto-Juvenil)– restauração/ encadernação de literatura infanto-juvenil.
Em processo de correção os cadastros do Sábio :
- 1.628 entradas de editoras - correção do Cadastro de Editoras (atualmente na letra L);
- 18.050 entradas corretas e incorretas de autoridades – Correção do Cadastro de Autor – autor pessoal, autor entidade, autor evento e título uniforme (corrigidos quase a totalid ade);
- 10.885 assuntos – Correção do Cadastro de Assuntos (corrigidos 428 assuntos, acrescidos 700 assuntos, inserção de 192 remissivas VER e 115 remissivas VER TAMBÉM )
- 2.557 notação de assuntos – Correção do Cadastro de Notação de Assuntos (corrigidos 240)
Pergunta 19 – Para quando está previsto o término do processo de informatização?
Resposta : a agilização do processo está diretamente ligada à contratação de mais funcionários, em especial o
profissional bibliotecário. Quanto mais bibliotecários, maior a produção do serviço técnico necessário para o tratamento adequado da obra. Dentro de nossa realidade, considerando o acervo de literatura infanto -juvenil, contando com a volta de mais um profissional bibliotecário a partir de abril de 2005 e contando ainda que não haverá nenhum imprevisto que interfira na produtividade, previmos que o acervo de literatura infanto-juvenil estará corrigido e/ou inserido na base e já feito o preparo físico com sinalização por cores, até outubro de 2005.
