ANDRÉIA SAVARIS
AUDITORIA INDEPENDENTE: AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL
CRICIÚMA, JULHO DE 2011
ANDRÉIA SAVARIS
AUDITORIA INDEPENDENTE: AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado para obtenção do grau de Bacharel no Curso de Ciências Contábeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC.
Orientador: Prof. Esp. Marcos Danilo Viana
CRICIÚMA, JULHO DE 2011
ANDRÉIA SAVARIS
AUDITORIA INDEPENDENTE: AVALIAÇÃO DE CONTROLE INTERNO DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Trabalho de Conclusão de Curso aprovado pela Banca Examinadora para obtenção do grau de Bacharel no curso de Ciências Contábeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC, com Linha de pesquisa em Auditoria.
Criciúma, 07 de Julho de 2011.
BANCA EXAMINADORA
____________________________________
Prof. Esp. Marcos Danilo Viana, Orientador
____________________________________
Prof. Adilson Pagani, Examinador
____________________________________
Prof. Leonel Pereira, Examinador
Dedico este trabalho à minha família, ao meu noivo e aos meus amigos, pela compreensão nos momentos de ausência e o apoio direto e indireto a favor desta conquista importante na minha vida.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por ter me iluminado durante toda a minha caminhada concedendo-me muita saúde e paz para atingir todos os meus objetivos.
Agradeço à minha família, que direta ou indiretamente contribuíram para minha formação não só acadêmica, mas também para a vida.
A todos os amigos que sempre estiveram e continuam presentes, proporcionando-me força e alegria para a consecução de mais esta conquista.
Ao meu orientador, Professor Marcos Danilo Viana, que me auxiliou na conclusão deste trabalho, acreditando na minha capacidade, e por me instruir a ensinamentos indispensáveis para exercer a profissão contábil.
A todos os professores que de alguma maneira contribuíram para que este sonho se tornasse uma realidade.
E principalmente, ao meu noivo Everton Luiz Ribeiro juntamente com minha filha Laryssa Cesconetto, que estiveram presentes com muita paciência e companheirismo para a realização deste trabalho.
“O que for a profundeza do teu ser, assim será teu desejo, o que for o teu desejo assim será a tua vontade, o que for a tua vontade, assim serão teus atos, o que forem teus atos, assim será teu destino”. Brihada
RESUMO
SAVARIS, Andréia. Auditoria Independente: avaliação de controle interno do departamento de pessoal. 2011. 104 p. Orientador Marcos Danilo Viana. Trabalho de Conclusão do Curso de Ciências Contábeis. Universidade do Extremo Sul Catarinense – UNESC. Criciúma – SC.
A legislação do trabalho regulamenta as relações trabalhistas e promove constante alteração nos procedimentos e nos controles internos. Por este motivo, as empresas estão adaptando-se a essas novas circunstâncias. Surge então, como elemento essencial, o trabalho do auditor à aplicação de procedimentos de auditoria. Diante disto, este estudo mostra o trabalho de avaliação dos controles internos como forma de apurar eventuais inadequações de procedimentos e condutas na área de Pessoal. Como resultado dessa avaliação de controles internos, são apresentadas medidas saneadoras a constantes incoerências. Ao examinar os procedimentos do departamento, o de Pessoal, tem-se como objetivo, auxiliar de forma didática a compreensão das rotinas de trabalho do setor, em especial o funcionário e o acadêmico voltado ao trabalho nessa área de atuação. Os serviços do auditor consistem em verificar o cumprimento das normas trabalhistas, atentando para as possíveis lacunas que propiciam as eventuais ações trabalhistas e, ou, fiscais. O estudo apresentado aludiu a uma sucinta viagem histórica sobre os conceitos de auditoria, características de execução do trabalho do auditor interno ou externo e as normas regulamentadoras para o exercício profissional em auditoria no País. O resultado deste estudo de avaliação dos sistemas operacionais indicou diversas situações que carecem de ajustes. Tanto e de tal forma, que foram diagnosticadas por profissionais independentes a ocorrência de sérias irregularidades. Isto fez com que o autor deste estudo promovesse nova avaliação dos novos controles internos, que passaram a ser desenvolvidos em outras situações que careciam de adequações. A partir disso, foram apresentadas outras medidas regularizadoras e preventivas para reduzir a incidência de erros. Por conseqüência, evidenciou-se a necessidade de manter com maior frequência o trabalho de auditoria na avaliação dos controles internos no departamento de pessoal.
Palavras - chave: auditoria, controles internos e departamento de pessoal.
LISTA ILUSTRAÇÕES
Quadro 1: Diferenças entre Auditoria Interna e Externa ... 43
Quadro 2: Anotações a serem preenchidas na Carteira de Trabalho ... 55
Quadro 3: Anotações Obrigatórias do Exame Médico ... 56
Quadro 4: Prazos dos Contratos Empregatícios ... 57
Quadro 5: Detalhes sobre o Registro de Empregados ... 58
Quadro 6: Aspectos Principais do Vale Transporte ... 59
Quadro 7: Base de Cálculo para Determinação do Benefício - Vale Transporte... 60
Quadro 8: Esclarecimentos sobre o PIS... 63
Quadro 9: Aspectos Relacionados ao Envio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED ... 64
Quadro 10: Procedimentos de Baixa na Ficha de Registro de Empregado ... 67
Quadro 11: Observações Relacionadas as Férias ... 69
Quadro 12: Observações Feitas aos Empregados com menos de 10 anos de Serviço ... 71
Quadro 13: Possibilidades de Desligamentos a partir de 05/10/88, aos Empregados com Mais de 10 Anos de Serviço ... 72
Quadro 14: Listagem dos Proventos e dos Descontos Pertinentes a Folha de Pagamento ... 72
Quadro 15: Documentação para Obter o Direito do Salário Família ... 76
Quadro 16: Parâmetros para Cálculo do Recolhimento ao INSS ... 78
Quadro 17: Valores que Estão Fora de Tributação de Renda ... 79
Quadro 18: Deduções Aceitas do Rendimento Bruto para Fins de Cálculo do IRRF 80 Quadro 19: Faltas e Atrasos sem Prejuízo do Salário ou Repouso Semanal ... 82
Quadro 20: Sinais de Fraudes ... 87
Figura 1: Organograma da Empresa Pesquisada ...91
Quadro 21: Folha de Pagamento da Entidade Analisada 95
Quadro 22: Alterações Identificadas na Folha de Pagamento no Estudo de Caso ... 96
Quadro 23: NITs ... 96
Quadro 24: Detalhamento das NITs ... 97
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Principais Fraudes Ocorridas, Conforme Pesquisa da KPMG... 87
LISTA DE SIGLAS
ANS = Agência Nacional de Saúde ASO = Atestado de Saúde Ocupacional
CAGED = Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CDT = Documento de Cadastramento do Trabalhador
CFC = Conselho Federal de Contabilidade CLT = Código das Leis Trabalhistas
CPF = Cadastro Pessoa Física
CRC = Conselho Regional de Contabilidade CRM = Cadastro Registro Médico
CTPS = Carteira de Trabalho e Previdência Social DIRF = Declaração de Imposto de Renda na Fonte DRT = Delegacia Regional do Trabalho
DSR = Descanso Semanal Remunerado EPI = Equipamento de Proteção Industrial
FGTS = Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GFIP = Guia de recolhimento de FGTS e Informações a Previdência Social GRPS = Guia de Recolhimento da Previdência Social
INSS = Instituto Nacional do Seguro Social IRRF = Imposto de Renda Retido na Fonte
MTPS = Ministério do Trabalho e Previdência Social
NBC = Normas Brasileiras de Contabilidade
NBCT = Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas NIT = Número de Inscrição do Trabalhador
PASEP = Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PCMSO = Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PIS = Programa de Integração Social
SEFIP = Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a previdência Social
SSST = Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho RAIS = Registro Anual
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 13
1.1 Tema e Problema ... 14
1.2 Objetivos da Pesquisa ... 15
1.3 Justificativa ... 15
1.4 Metodologia ... 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 18
2.1 Da Auditoria ... 18
2.1.1Origem e Evolução da Auditoria ... 19
2.1.2 Contratações, Vantagens e Reflexos dos Trabalhos da Auditoria ... 21
2.1.3 Tipos de Auditoria: Funções e Diferenças ... 23
2.1.3.1 Auditoria Interna ... 24
2.1.3.1.1 Definição, Objetivo, Necessidade e Importância da Auditoria Interna 25 2.1.3.1.2 Norma Regulamentar Aplicável ao Auditor Interno ... 27
2.1.3.2 Auditoria Externa ou Independente ... 30
2.1.3.2.1 Conceito, Visão e Objetivo Auditoria Externa ... 30
2.1.3.2.2 Trabalhos da Auditoria Externa ... 31
2.1.3.2.3Normas e Procedimentos Usuais aos Trabalhos da Auditoria Independente ... 33
2.1.3.3 Campo de Trabalhos do Auditor ... 36
2.1.3.4 Planejamento e Papéis de Trabalho ... 38
2.1.4Auditoria Interna Versus Auditoria Externa ... 41
2.2 Dos Controles Internos ... 44
2.2.1 Definição e Objetivos ... 45
2.2.2 Importância e Classificação dos Controles Internos ... 48
2.2.3 Riscos Possíveis nos Controles Internos ... 49
2.3 Departamento de Pessoal ... 51
2.3.1 Dos Métodos Usuais no Departamento de Pessoal ... 52
2.3.1.1 Admissão de Candidatos ... 53
2.3.1.2 Rotinas Trabalhistas ... 62
2.3.1.4 Procedimentos Para o Desligamento e Rescisões de Contrato de
Trabalho ... 64
2.3.1.5 Documentação para a Rescisão de Contrato... 66
2.3.1.6 Rescisões de Contrato - Cálculos ... 68
2.4 Elaboração da Folha de Pagamento ... 72
2.5 Detecções de Principais Riscos: Erros e/ou Fraude ... 83
2.5.1 Definição de Erros e/ou Fraudes... 83
2.5.1.1 Perfil do Fraudador ... 86
2.5.1.2 Principais Métodos de Fraudes Utilizados ... 87
2.5.2 A Prevenção dos Erros e/ou Fraude na Área de Pessoal ... 88
3 DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS ... 89
3.1 Históricos da Empresa ... 90
3.2 Avaliações dos Procedimentos Adotados e Recomendações para Adequação das Falhas Detectadas... 91
3.3 Pontos detectados como Erros e/ou Fraude ... 95
3.4 Considerações para Adequação dos Sistemas Operacionais ... 98
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 99
REFERÊNCIAS ... 101
ANEXOS ... 105
1 INTRODUÇÃO
As organizações estão procurando investir cada vez mais em recursos preventivos, principalmente no que diz respeito aos recursos humanos e tecnológicos. Pois, devido ao aumento da competitividade, é essencial a busca do aperfeiçoamento. A procura pelo conhecimento consiste na atenção voltada às mudanças e tendências do mercado, o que se pode considerar um dos pontos mais importantes para o sucesso dos negócios.
Com as mudanças ocorridas diariamente, para as empresas, os trabalhos de auditoria não são empregados somente para atender os preceitos legais quanto às publicações de balanços, mas funcionam também como ferramenta de gestão.
Este trabalho mostrará as conseqüências que os erros e/ou fraude podem causar na área de Pessoal da empresa e a importância dos trabalhos de auditoria.
Para tanto, é destacado neste estudo, a necessidade de se manterem controles eficientes juntamente com um acompanhamento mais objetivo da movimentação das operações por meio de profissionais, e de que maneira se desenvolve a rotina diária de trabalho. Diante disto, surge a figura do auditor, que com seu trabalho e conhecimento estabelece as regras e as normas de trabalho, para proverem às entidades de sistemas operacionais seguros e eficazes, minimizando os números de eventuais erros e/ou fraudes.
Entende-se por erro, um ato involuntário, causado por falta de conhecimento ou má interpretação das técnicas de trabalho. Quando não se conhece os aspectos legais e os sistemas operacionais de uma organização, são possíveis as ocorrências de erro.
Fraude resulta da vulnerabilidade dos controles internos, onde o operador visualiza a oportunidade de manuseios indevidos.
1.1 Tema e Problema
Com o desenvolvimento da auditoria no País, o trabalho é proporcionado de maneira mais dinâmica nas empresas, enfatizando o Departamento de Pessoal, onde se pode relatar sua importância no que consiste ao desempenho humano para obtenção de recursos na elaboração das atividades.
As rotinas de trabalho do Departamento de Pessoal de uma empresa são de suma importância, visto que, estabelecem a obediência às normas legais, e agregam valores de forma que proporcionam maior segurança e seriedade no desenvolvimento das rotinas de trabalho.
O auditor tem um papel importante na desenvoltura das tarefas de uma empresa. Sua função auxilia na adequação dos procedimentos diários de trabalho, podendo facilitar as decisões, e tendo como objetivo, o de analisar e observar as atividades.
A necessidade de aperfeiçoar os controles internos, fez com que as empresas direcionassem seus investimentos para a auditoria, principalmente na área de pessoal, pois, através da implantação do sistema, pretende-se a diminuição de erros e riscos convencionais, com ênfase aos relacionados às causas trabalhistas.
A auditoria tem como intuito orientar a administração no processo de avaliação dos métodos utilizados e nas demonstrações contábeis, pois a gestão pode usufruir das informações confiáveis e objetivas.
Erros podem ocorrer de muitas formas. A principal é a involuntária, onde o indivíduo não tem a intenção. Ao contrário do erro existe a fraude, que é cometida com dolo. Essas práticas podem ocasionar um detrimento à empresa, e até mesmo levá-la à falência se não detectadas a tempo.
Este trabalho vem mostrar-se como ferramenta para a empresa que busca a adequação correta para o bom funcionamento dos procedimentos adotados no Departamento de Pessoal.
Perante este contexto, surge o problema da pesquisa: Que métodos podem ser adotados pelo Departamento de Pessoal, visando à manutenção adequada dos sistemas de controles internos, para que previnam futuras
ocorrências de erros e/ou fraudes?
1.2 Objetivos da Pesquisa
O objetivo geral deste estudo consiste em apresentar a avaliação dos controles internos na área de pessoal promovida pelos trabalhos de auditoria na detecção de erros e/ou fraudes, e propor ações corretivas que visam a sua adequação.
Como objetivos específicos elencam-se os seguintes:
Estudar os aspectos relativos à auditoria e seus trabalhos, com ênfase na avaliação dos procedimentos adotados pelo departamento de pessoal, bem como dos controles internos;
Mostrar por meio de estudo de caso, as prováveis falhas, erros e/ou fraudes que possam ocorrer no departamento de pessoal em uma empresa do Sul do estado de Santa Catarina;
Propor, se for o caso, medidas para a adequação de procedimentos suficientes para a não incidência da fraude detectada.
1.3 Justificativa
Diante das inúmeras oportunidades que podem facilitar a ocorrência de erros e/ou fraude, surge a necessidade de se desenvolver um estudo detalhado sobre as rotinas de trabalho e obediência às normas trabalhistas.
Neste contexto, é importante fazer o estudo para apontar o foco do problema e identificar a causa dos erros e/ou fraudes, em específico no departamento de pessoal.
Para isso, é necessário obter informações a respeito da eventual causa que levou um colaborador a cometer um ato doloso. Deste modo, esta pesquisa é
relevante e merece um estudo de caso.
O que indica também sua importância acadêmica é a possibilidade de relacionar a teoria aprendida com a prática do estudo de caso, caracterizando aspectos fundamentais para averiguação dos fatos estudados e suas perspectivas soluções, ou avaliações, atendendo a linha de pesquisa conforme a universidade, especificamente na área de Ciências Contábeis.
Em observância aos fatos que possam ocorrer, cuja suspeita recaia na corrupção ativa dentro da organização, em especial no departamento de pessoal, para protagonizar este estudo, percebe-se nitidamente a necessidade imediata de criação de mecanismos que, por sua vez, possam regulamentar as rotinas de trabalho.
Os profissionais são igualmente bem conceituados na sociedade que interagem e em relação à empresa que lhes credita confiança, a ponto de lesarem seu patrimônio em detrimento do próprio caráter e idoneidade.
A constatação dos fatos proporcionará a empresa pesquisada uma maior segurança após a identificação das falhas, podendo-se corrigi-las para que se tornem mais seguras para as decisões dos gestores, sendo que a expectativa são os resultados mais próximos à realidade.
1.4 Metodologia
Este tópico aborda os procedimentos metodológicos adotados no desenvolvimento deste estudo. São tratados aspectos como a classificação da pesquisa e os métodos utilizados para o seu desenvolvimento.
Para Ruiz (2002) a pesquisa científica é o método de abordagem de um problema em específico que caracteriza a pesquisa, pois é uma investigação planejada, desenvolvida e redigida de acordo com as normas da metodologia.
Quanto à abordagem do problema, este estudo tem como objetivo investigar eventuais falhas nos sistemas operacionais do departamento de pessoal e
se for o caso, oferecer medidas saneadoras para os problemas encontrados na avaliação dos procedimentos adotados pela empresa pesquisada.
Este trabalho vale-se da pesquisa bibliográfica, documental e do estudo de caso na avaliação das rotinas de trabalho utilizada pela empresa. A pesquisa bibliográfica é constituída basicamente de livros, abrangendo aspectos com relação ao tema de estudo.
Para Marconi e Lakatos (2006) a pesquisa bibliográfica abrange todo o material que aborda o tema de estudo, proporcionando desta forma, uma revisão sobre a literatura pertinente ao assunto. Já, para Santos (2004, p. 92) “a pesquisa bibliográfica tem como instrumento essencial a habilidade de leitura, isto é, a capacidade de extrair informações a partir de textos escritos.”
A pesquisa documental auxilia os dados de materiais que não receberam um tratamento analítico e podem ser examinados para receber uma destinação de acordo com os objetivos propostos.
De acordo com Marconi e Lakatos (1996, p. 57)
a característica da pesquisa documental é que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos, escritos ou não, constituindo o que se denomina de fontes primárias. Estas podem ser feitas no momento em que o fato ou fenômeno ocorre, ou depois.
A pesquisa também é exploratória, pois aplicada na empresa em questão, visa proporcionar maior familiaridade com o problema, com o objetivo de torná-lo explícito. Assume em geral, formas de pesquisas e estudos de caso por meio de levantamentos bibliográficos; entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo, abordam-se os principais aspectos conceituais da auditoria, dos controles internos e das atividades do Departamento de Pessoal, relacionando a importância destes na gestão da entidade.
Perante o referencial teórico apresentado, destaca-se a conceituação e os objetivos dos trabalhos de auditoria, relatando o funcionamento e algumas vantagens deste serviço.
Relata-se também neste estudo, a definição de Departamento de Pessoal e como são realizados os controles internos, e de que forma contribuem para a prevenção de erros e/ou fraudes, principalmente este que é o objeto de estudo.
Assim sendo, passa-se a seguir e a comentar sobre os aspectos essenciais da auditoria, os controles internos e a rotina de trabalho no Departamento de Pessoal.
2.1 Da Auditoria
O trabalho da auditoria consiste em atestar a veracidade de documentos, proporcionando maior segurança para a gestão nas decisões, podendo assim, confiar nos relatórios operacionais.
Segundo Crepaldi (2000) a auditoria faz-se uma ferramenta de gestão para a empresa e por meio dos exames e das demonstrações vem confirmar a posição patrimonial e financeira da entidade.
Pode-se avaliar a auditoria como um utensílio para a administração da empresa, proporcionando aos administradores maior credibilidade nas informações.
Conseqüentemente, propicia menor índice de erros em suas atividades.
Conforme Hoog e Carlin (2008, p. 53) a auditoria
[...] é a certificação dos elementos da contabilidade com exercício da sociedade empresaria, assegurando a credibilidade das informações das peças contábeis e a integridade do patrimônio, visando a minimização dos
riscos operacionais, fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários, sistêmicos do mercado e outros, através de técnicas específicas.
Portanto, a finalidade é assegurar se as informações examinadas no decorrer do período são verídicas. Cabe destacar os métodos utilizados para a apuração dos fatos expostos anteriormente.
De acordo com Crepaldi (2000) pode-se definir auditoria como uma técnica que analisa os procedimentos da empresa, verificando se os elementos são verídicos, sendo que os registros devem estar de acordo com os princípios da contabilidade e demonstrações contábeis, refletindo a situação econômica da mesma.
A auditoria operacional ou de gestão, segundo Dias (2006, p. 32)
assessora a alta administração, no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se as áreas, as atividades, os sistemas, as funções e as operações estão atingindo os objetivos organizacionais e gerenciais com eficácia, [...].
O trabalho da auditoria operacional tem por objetivo verificar se as operações estão sendo executadas de forma correta. Assim sendo, os procedimentos devem ser efetuados conforme as regras da empresa pelos seus colaboradores, que se executarem as tarefas de maneira errada, o auxílio da auditoria torna mais simples a localização das falhas.
A auditoria examina as operações da sociedade auditada, analisando se as mesmas estão de acordo com as normas legais e contábeis, para melhor compreensão devem-se seguir determinadas regras, tornando assim, o trabalho mais seguro.
2.1.1 Origem e Evolução da Auditoria
Nota-se que a auditoria surgiu pelo crescimento da economia e, conseqüentemente, pela necessidade de se efetuarem os registros de uma forma segura. Assim, as empresas vêm tornando-se cada vez mais potentes.
A auditoria surgiu da necessidade de confirmação dos registros contábeis, em virtude do aparecimento das grandes empresas e da taxação do imposto de renda, baseado no lucro expresso nas demonstrações contábeis (WIKIPEDIA, 2011).
Em virtude do crescimento da auditoria no Brasil, as empresas tiveram a necessidade da contratação de profissionais da área, pela expansão das organizações de capitais abertas que aumentaram conforme a demanda.
Hoog e Carlin (2004) afirmam que com o crescimento do mercado acionário americano, o balanço e o resultado tornaram-se peças principais de análise de investimentos, e assim, a auditoria surge com o papel de verificar a confiabilidade e a veracidade das informações contábeis.
A evolução da auditoria contábil, segundo Franco e Marra (2001), ocorreu em paralelo ao desenvolvimento econômico e com as grandes empresas formadas por capital de muitas pessoas, que têm na confirmação dos registros contábeis a proteção do seu patrimônio. Os autores afirmam ainda, que o aumento da complexidade administrativa e o envolvimento do interesse da economia popular nos grandes empreendimentos, também contribuíram para a evolução da auditoria.
Porém, de acordo com Jund (2001), atualmente, a função do auditor mudou, passando da busca de erros e confirmação da exatidão do balanço, para o exame do sistema e testes de evidências até a emissão do parecer sobre a fidedignidade das demonstrações contábeis.
Portanto, os trabalhos de auditoria estão evoluindo; tornando-se ferramenta de gestão. Com sua percepção na apuração dos procedimentos, conservam-se a exatidão dos resultados.
De acordo com Franco e Marra (2001, p. 28)
a auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes.
A auditoria contábil, de acordo com Hoog e Carlin (2004) é a certificação dos elementos da contabilidade, assegurando a credibilidade das informações e a integridade do patrimônio, visando à minimização dos riscos operacionais, fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários e outros.
A auditoria pode identificar os problemas e resolvê-los antes mesmo que proporcionem conseqüências desagradáveis. Desta forma, analisam-se os dados com relação à prática correta da remuneração devida, os descontos feitos e repassados aos órgãos arrecadadores, os procedimentos e documentos devidos para efetivação dos colaboradores.
Assim sendo, pode-se inferir que o início da auditoria foi um grande elo entre as potências mundiais. Sobre este assunto, Franco e Marra (2001, p. 39) esclarecem que “a auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, que, como dominadora dos mares e controladora do comércio mundial [...].”
A auditoria no Brasil vem crescendo de forma significativa, devido o país estar em fase de desenvolvimento, proporcionando o surgimento de grandes empresas e junto com esse crescimento houve uma evolução de forma surpreendente.
Para Franco e Marra (2001, p. 44) o progresso foi em todos os setores:
[...] nas comunicações, na informática, nos transportes, na construção civil, nas finanças e em vários outros campos da atividade econômica, propiciou, por um lado, a complexidade a interligação de negócios e transações, e, por outro lado, a necessidade e a evolução dos controles [...].
Isso define a evolução rápida da auditoria, dominando o mercado e se tornando uma ferramenta de gestão segura. Portanto, os administradores usam as informações apuradas para adequar-se ao seu trabalho perante a empresa, tendo maior confiabilidade nos resultados.
2.1.2 Contratações, Vantagens e Reflexos dos Trabalhos da Auditoria
A determinação da contratação dos trabalhos de auditoria, inicialmente, destina-se a avaliação de propriedade dos registros realizados pela contabilidade.
No entanto, os trabalhos abrangem também os controles internos da empresa. Para isso, estabelecem técnicas a serem utilizadas pela empresa para o funcionamento
eficiente das rotinas de trabalhos, além de oferecer maior segurança aos sistemas operacionais.
Os usuários desta área da Ciência Contábil são observados nos dizeres de Crepaldi (2000, p. 99) ao os elencarem, a seguir:
● executivos de empresas, que não podem fiscalizar todos os atos de seus subordinados;
● investidores que não tomam parte ativa na administração de ima Sociedade ( é o caso dos acionistas em sociedades abertas);
● financiadores e fornecedores que desejam ver confirmada a possibilidade de liquidação de seus créditos;
● o Fisco, que tem na auditoria idônea uma colaboração útil para orientação dos contribuintes e para evitar sonegação de impostos; e
● o poder público, quando se trata de empresas ou entidades de interesse coletivo que devem sofrer controles e fiscalização do Estado.
Seguindo essa linha de raciocínio, vale elucidar que estes motivos são de grande relevância, pois oferecem aos usuários dos serviços maior aptidão para o desenvolvimento dos procedimentos usuais a cada setor auditado, além de corrigir os eventuais erros.
A auditoria tornou-se instrumento de gestão para as empresas, oferecendo maior segurança e confiabilidade na apresentação dos resultados. Para o fisco é uma ferramenta confiável e insuspeita, e para os investidores é um meio indispensável de relatar os controles da empresa.
Sendo assim, os trabalhos de auditoria podem ser considerados como instrumentos que previnem e ao mesmo tempo podem sanar as irregularidades nos controles internos com aperfeiçoamento das rotinas diárias de trabalho oferecendo vantagens a empresa, investidores e fisco.
Como vantagens da auditoria, Franco e Marra (2001, p. 34-35) elencam as seguintes:
a) fiscaliza a eficiência dos controles internos; b) assegura a maior correção dos registros contábeis; c) opina sobre a adequação das demonstrações contábeis; d) dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas; e) possibilita apuração de omissões no registro das receitas, na realização oportuna de créditos ou na liquidação oportuna de débitos; f) contribui para obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; g) apontam falhas na organização administrativa da empresa e nos controles internos.
Para os investidores (titulares do capital), a auditoria oferece as seguintes vantagens: contribui para maior exatidão das demonstrações contábeis;
possibilita melhores informações sobre a real situação econômica,
patrimonial e financeira das empresas; eassegura maior exatidão dos resultados apurados.
Para o fisco, a auditoria oferece as seguintes vantagens: permite maior exatidão das demonstrações contábeis; assegura maior exatidão dos resultados apurados; contribui para maior observância das leis fiscais.
Para a sociedade como um todo, compreendendo os trabalhadores e toda a população, direta ou indiretamente relacionada com as empresas que atuam no país, a auditoria oferece as seguintes vantagens: dá credibilidade às demonstrações contábeis dessas empresas; assegura a veracidade das informações, das quais dependerá a tranqüilidade quanto à sanidade das empresas e à garantia de empregos; e informa, através das demonstrações contábeis do conjunto das empresas, o grau de evolução e solidez da economia nacional.
Além de propiciar maior credibilidade aos sistemas de controle, os serviços de auditoria oferecem aos gestores o alcance das metas de maneira segura e destacam-se como fiéis intérpretes das demonstrações contábeis.
É necessário mencionar que, quando evidenciados, os erros e/ou fraudes são prontamente destacados, para que assim, a administração da empresa possa averiguar e corrigir o problema imediatamente.
Conforme Sá (2002, p. 31),
a corrupção assusta a Contabilidade não pode sonegar sua contribuição na descoberta da desonestidade contra o patrimônio público e particular.
Escândalos sucessivos ocorrem requerendo o trabalho sério e competente dos auditores para a apuração das responsabilidades.
É possível observar que as empresas, em sua maioria, contratam os serviços de auditoria pela garantia dos resultados apurados. Cabe salientar que os trabalhos dos auditores são considerados verdadeiros, servindo de referência nas organizações.
2.1.3 Tipos de Auditoria: Funções e Diferenças
Os trabalhos de auditoria podem ser aplicados de diversas maneiras.
Porém, o escopo é o mesmo. Cabe ao porte da empresa a contratação dos serviços de auditoria.
A auditoria interna tem suas avaliações elaboradas dentro da organização por um profissional apto a verificar e moldar os controles conforme necessário. Tem a função de proporcionar à administração as adequações quando cabíveis, e manter o sistema operacional eficiente.
A auditoria externa ou independente é contratada pelas empresas de capital aberto e entidades que necessitam publicar seus demonstrativos. Além da avaliação dos procedimentos, deverá fornecer um parecer sobre todas as avaliações realizadas.
As diferenças entre a auditoria interna e externa são observadas em suas normas. Estas, seguem diretrizes diferentes.
2.1.3.1 Auditoria Interna
Pode-se considerar um conjunto de preceitos que têm por objetivo analisar e moldar os controles internos da empresa, para melhor evolução do trabalho.
Nas empresas que usufruem da auditoria interna é comum constatar a existência de um departamento próprio para a realização dos trabalhos do auditor, sendo sempre funcionário da própria, ou em outros casos, empresas de auditoria externa são contratadas para execução de trabalhos específicos e áreas também especificadas.
Conforme Pierucci (1977, p. 19)
o auditor interno é uma pessoa de confiança dos dirigentes; está vinculado à empresa por contrato trabalhista continuado e sua intervenção é permanente. Sua área de atuação envolve todas as atividades da empresa;
predominam a verificação constante dos controles internos, a manipulação de valores e a execução de rotinas administrativas.
O auditor interno tende a desenvolver seu trabalho na empresa com muita responsabilidade e deve executar todas as rotinas sem maiores envolvimentos com os colaboradores, sendo que é necessário conhecer todos os departamentos para a elaboração dos exames com eficiência.
2.1.3.1.1 Definição, Objetivo, Necessidade e Importância da Auditoria Interna
É opção da empresa a implantação da auditoria interna. Os trabalhos são feitos internamente proporcionando a vantagem de criar um departamento exclusivo para os controles.
O auditor interno surgiu devido aos trabalhos externos. A entidade não pode efetuar lançamentos que ele venha a examinar.
De acordo com Crepaldi (2002, p. 90) o auditor interno,
[...] é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado aqueles cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar (como por exemplo, elaborar lançamentos contábeis), para que não interfira em sua independência.
Os trabalhos são realizados por funcionários de confiança, pois visam a integridade dos lançamentos, onde se procura avaliar todo o sistema operacional.
Segundo Crepaldi (2000, p. 41),
a auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio de análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial.
O auditor interno é considerado de grande valia dentro da organização. A verificação e avaliação de todas as áreas dependem de seu trabalho, que tem por objetivo corrigir as falhas e atuar de forma mais segura nas decisões. Seus afazeres também implicam na confiabilidade e fidelidade com a empresa, pois o auditor não deve ter vínculo com os demais colegas de trabalho para facilitar o prosseguimento das análises.
Assim, pode-se esclarecer que a auditoria interna auxilia na administração da empresa e proporciona aos trabalhos desenvolvidos uma melhor condição, evidenciando os planos e metas estabelecidas pela administração.
Observa-se que o contato com a administração é direto, adequando-se ao desempenho da gestão para eliminação de alguns inconvenientes possíveis, trazendo dessa maneira, um maior resultado no desenvolvimento e na aplicação dos controles internos.
A necessidade da auditoria interna surgiu conforme o desenvolvimento das empresas, que visam defender seu patrimônio. Perante esse fato, é cabível um planejamento eficaz para determinar uma boa evolução do trabalho.
A auditoria interna é vista como um método seguro de avaliação, tendo adequações nas informações. Assim sendo, os gestores têm maior segurança nas tomadas de decisões.
Para Crepaldi (2000, p. 41) as informações periódicas do auditor interno são:
● à aplicabilidade e adequação de controles internos, financeiros e operacionais; revisando e avaliando a correção, adequando e aplicando os controles contábeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles eficazes a um custo razoável;
● à extensão do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos;
determinando o grau de atendimento;
● à salvaguarda dos ativos quanto à escrituração, guarda e perdas de todas as espécies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto á proteção contra perdas de qualquer tipo;
● à avaliação da qualidade e desempenho na execução das responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos originados na empresa; e
● recomendação de melhorias operacionais.
Por meio dessas informações, a administração da entidade poderá fazer sua análise, evidenciando a auditoria interna como ferramenta de gestão. Assim, será possível tomar decisões mais próximas à realidade, alcançando melhores resultados.
Conforme Hoog e Carlin (2008) a auditoria para as empresas é uma forma de demonstrar confiabilidade nas informações repassadas. O fisco considera a auditoria como uma aliada, pois a mesma, guia seus clientes para decisões seguras.
Com confiança nas informações, a empresa repassa como forma de demonstração ao fisco, que vivencia a realidade dos controles internos.
Segundo Paula (1999, p. 40) a importância da auditoria interna:
● é parte essencial do sistema global de controle interno;
● leva ao conhecimento da alta administração o retrato fiel do desempenho da empresa, seus problemas, pontos críticos e necessidades de providencias, sugerindo soluções;
● mostra os desvios organizacionais existentes no processo decisório e no planejamento;
● é uma atividade abrangente, cobrindo todas as áreas da empresa;
● apresenta sugestões para a melhoria dos controles implantados ou em estudos de viabilização;
● recomenda redução de custos, eliminação de desperdícios, melhoria da qualidade e aumento da produtividade;
● assegura que os controles e as rotinas estejam sendo corretamente executados, que os dados contábeis merecem confiança e refletem a realidade da organização e que as diretrizes traçadas estão sendo observadas;
● estimula o funcionamento regular do sistema de custos, controle interno e o cumprimento da legislação;
● ajuda a administração na busca de eficiência e do melhor desempenho, nas funções operacionais e na gestão dos negócios da companhia.
O objetivo da auditoria interna é auxiliar a administração, verificando o desempenho dos procedimentos. E, como ferramenta de gestão, proporciona à empresa maior segurança para os administradores, evidenciando os possíveis riscos e possibilitando a correção dos mesmos antes que causem maior prejuízo. Nesse sentido, é perceptível o valor da auditoria para o sistema funcional da empresa.
2.1.3.1.2 Norma Regulamentar Aplicável ao Auditor Interno
Assim como outros profissionais, o auditor interno deve seguir normas para a execução de seu trabalho, podendo desenvolvê-lo com maior segurança, e, não causando prejuízo a nenhum envolvido.
As Normas Profissionais do Auditor Interno (NBC PI 01) estão na Resolução n. 1.329/11, elaborada pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que determina alguns itens que compõem o requisito do auditor interno. São eles:
1. COMPETENCIA TECNICO-PROFISSIONAL.
O contador, na função de auditor interno, deve manter o seu nível de competência profissional pelo conhecimento atualizado das Normas Brasileiras de Contabilidade, das técnicas contábeis, especialmente na área de auditoria, da legislação inerente à profissão, dos conceitos e técnicas administrativas e da legislação aplicável à Entidade.
2. AUTONOMIA PROFISSIONAL
O auditor interno, não obstante sua posição funcional deve preservar sua autonomia profissional.
3. RESPONSABILIDADE DO AUDITOR INTERNO NA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS.
a) O auditor interno deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e zelo na realização dos trabalhos e na exposição das conclusões;
b) A amplitude do trabalho do auditor interno e sua responsabilidade estão limitadas à sua área de atuação;
c) A utilização da equipe técnica supõe razoável segurança de que o trabalho venha a ser executado por pessoas com capacitação profissional e treinamento, requeridas nas circunstancias;
d) Cabe também ao auditor interno, quando solicitado, prestar assessoria ao Conselho Fiscal ou órgãos equivalentes.
4. RELACIONAMENTO COM PROFISSIONAIS DE OUTRAS ÁREAS.
O auditor interno pode realizar trabalhos de forma compartilhada com profissionais de outras áreas, situação em que a equipe fará a divisão de tarefas, segundo a habitação técnica e legal dos seus participantes.
5. SIGILO
O auditor interno deve respeitar o sigilo relativamente às informações obtidas durante o seu trabalho, não as divulgando para terceiros, sob nenhuma circunstância, sem autorização expressa da Entidade em que atua.
O dever de manter o sigilo continua depois de terminado o vinculo empregatício ou contratual.
6. COOPERAÇÃO COM AUDITOR INDEPENDENTE.
O auditor interno, quando previamente estabelecido com a administração da entidade em que atua, e no âmbito de planejamento conjunto do trabalho a realizar, deve apresentar os seus papeis de trabalho ao auditor independente e entrega-lhe copias, quando este entender necessário.
As normas da NBC P3 servem como instrumento de trabalho para o auditor, colaborando na execução de suas tarefas, sendo uma forma mais competente e adequada. Para que possam permanecer de forma correta no mercado de trabalho, além de seguirem as normas, tem-se a necessidade de que multipliquem seus conhecimentos.
Segundo Crepaldi (2000, p. 48) é imprescindível a aquisição de qualidades para facilitar o desenvolvimento de seu trabalho. A saber:
● flexibilidade, que significa estar aberto para novas idéias sem preconceitos;
● versatilidade: o futuro terá lugar para profissionais versáteis, compreendendo os ambientes endógenos empresarial;
● liderança, freqüente para atender às mudanças que virão;
● princípios morais: sensíveis aos padrões éticos e morais;
● orientação global, conhecendo os avanços em todas as áreas de atividades das empresas;
● poder de decisão, para propiciar trabalhar em clima de incertezas e de mudanças rápidas;
● comunicação: deverá expressar com clareza;
● habilidade para discernir assuntos que causam impactos diretos e exigem respostas imediatas;
● equilíbrio físico e emocional, eliminando o estresse; e
● busca do crescimento permanente: o auditor requisitado hoje deve ter pós-graduação ou mestrado em alguma especialidade, domínio de inglês e/ou espanhol, noções de informática e ser usuário da mesma; deve ainda estar atualizado e/ou praticando trabalhos de Auditoria com uso de tecnologia de informação, administração da auditoria através de indicadores, executarem auditoria Tributaria, com vistas à elisão fiscal, de controles internos, administrativa, de gestão, prevenção a fraudes, avaliação de desempenho empresarial, além de estar familiarizado com os temas do mundo globalizado como reengenharia, qualidade total, novas tecnologias, impacto da informática nos controles internos.
Analisando esses procedimentos, o auditor interno deve estar sempre disposto às mudanças. Hoje, a tecnologia evolui rapidamente e este profissional deve se adequar a essas variações. Os procedimentos utilizados pela auditoria interna constituem-se de testes e investigações. Desta forma, é possível levantar dados cabíveis para fundamentar suas conclusões e poder fornecer recomendações satisfatórias para a administração da entidade.
Conforme a NBC TI 01 da Resolução n. 1.329/11, os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os controles internos estabelecidos estão em efetivo funcionamento. Na sua aplicação, devem ser observados os seguintes procedimentos:
a) inspeção – verificação de registros, documentos e ativos tangíveis;
b) observação – acompanhamento de processo ou procedimento quando de sua execução; e
c) investigação e confirmação – obtenção de informações perante pessoas fisicas ou jurídicas conhecedoras das transações e das operações, dentro da entidade.
Contudo, espera-se que o profissional busque sempre um alto nível de conhecimento para manter-se atualizado em relação às Leis e às Normas Brasileiras de Contabilidade.
O auditor interno deve estar interligado com todas as áreas da empresa, tendo acesso a todas as informações. No entanto, é necessário mantê-las em sigilo absoluto para o bom desenvolvimento do seu trabalho, ressaltando a ética profissional mesmo após o seu desligamento da empresa.
2.1.3.2 Auditoria Externa ou Independente
A auditoria externa ou independente é concretizada por um profissional liberal, sem vínculo empregatício. Possui como característica a emissão de pareceres que emitem a opinião e conclusão após a averiguação das demonstrações contábeis ou dos controles internos da entidade.
Segundo Franco e Marra (2001, p. 218) “uma das características que distingue a auditoria externa é justamente o grau de independência que o auditor pode e deve manter em relação à entidade auditada [...].”.
Com o intuito de averiguar os lançamentos contábeis, a auditoria externa faz-se como ferramenta de gestão, onde, por meio de seus trabalhos, pode-se avaliar a eficiência e confiabilidade do sistema operacional em questão.
O auditor externo tem a possibilidade de realizar seus trabalhos como melhor lhe convém por meio de técnicas e métodos, desde que obedeçam as normas de auditoria para a execução do parecer. (FRANCO; MARRA, 2001).
O profissional independente tem como responsabilidade adequar os controles internos para que possam transmitir dados corretos, auxiliando na agilidade do trabalho diário da empresa.
A seguir, serão repassados alguns tópicos referentes à execução dos trabalhos de auditoria externa, que proporcionam maior entendimento ao assunto destacado, verificando os pontos esclarecedores e agregando-os ao conhecimento.
2.1.3.2.1 Conceito, Visão e Objetivo Auditoria Externa
A auditoria externa tem como característica examinar as demonstrações contábeis, assim como os controles internos da empresa, avaliando se essas informações são confiáveis e verídicas.
Para Franco e Marra (2001, p. 218) “auditoria externa é realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual.”.
Conforme Oliveira (2006, p. 11) a contratação desse profissional exige uma postura ética, na qual deve prevalecer:
a) a confiabilidade, diante das inúmeras informações a que terá acesso no decorrer do trabalho. O auditor não poderá divulgar essas informações nem delas tirar proveito próprio ou de terceiros; e,
b) a independência, em que não poderá ter qualquer tipo de vinculo com a empresa que o contratou.
A responsabilidade do auditor externo consiste em estabelecer seus objetivos de trabalho ao Código de Ética Profissional do Contabilista e ao Conselho Federal de Contabilidade (CFC), órgãos que asseguram o bom desenvolvimento das tarefas de auditoria.
Um dos objetivos da auditoria externa baseia-se em expressar uma opinião independente sobre as demonstrações contábeis da empresa solicitante do trabalho. Para Jund (2002, p. 26) “a auditoria externa é uma das técnicas utilizadas pela contabilidade, ou seja, aquela destinada a examinar a escrituração e demonstrações contábeis, a fim de confirmar sua adequação.” Portanto, o exercício profissional do auditor é de averiguar os controles internos, verificando o funcionamento dos mesmos, e, por meio disso, pode-se avaliar a confiabilidade das informações.
2.1.3.2.2 Trabalhos da Auditoria Externa
A auditoria externa pode abranger empresas de sociedades limitadas e companhias fechadas, onde é possível a aplicabilidade dos procedimentos. Porém,
poucas empresas se preocupam com a transparência das informações, justamente por não existir uma obrigatoriedade legal.
Segundo Santos, Schmidt e Gomes (2006, p. 15),
por esse motivo, a Lei das Sociedades por Ações determinou que as demonstrações contábeis das companhias abertas fossem auditadas por auditores independentes registrados na Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Além disso, normas específicas exigem que as instruções subordinadas ao Banco Central do Brasil, Superintendência de Seguros Privados e outras também tenham suas demonstrações contábeis aditadas.
Sendo assim, são poucas as empresas que se atentam em contratar o serviço de auditoria, com excessão às que obrigatoriamente demonstram seus balanços oficiais.
Para Santos, Schimidt e Gomes (2006, p.15) “o Brasil ainda é considerado um dos países menos auditados no mundo dos negócios.” Tal fato foi comprovado em relação ao número de profissionais existentes no mundo e a demanda de cada país em relação a esse trabalho.
Cabe elucidar que a auditoria externa, além de cumprir suas obrigações, deve também atingir metas para a realização dos exames das demonstrações contábeis. E dessa forma, aprimorar-se para maior segurança de seus clientes.
Segundo Almeida (1996, p. 21),
[...] servindo como medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade técnica.
Por meio dessa exigência, torna-se difícil a alteração dos resultados, vindo a ser uma requisição dos investidores que têm confiança nas informações repassadas pelos auditores independentes.
De acordo Jund (2001, p. 225) o planejamento deve levar em consideração os seguintes fatores:
a) o conhecimento detalhado das práticas contábeis adotadas pela entidade e as alterações procedidas, em relação ao exercício anterios;
b) o conhecimento detalhado do sistema contábil e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade;
c) os riscos de auditoria e identificação das áreas importantes da entidade querem pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas atividades;
d) a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados;
e) a existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas;
f) o uso dos trabalhos de outros auditores independentes, especialistas e auditores internos;
g) a natureza, o conteúdo e a oportunidade dos pareceres, relatórios e outros informes, a ser entregue a entidade;
h) a necessidade de atender a prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou fiscalizadoras e para a entidade prestar informações aos usuários externos.
Perante o exposto, pode-se dizer que estes fatores são consistentes para a avaliação da necessidade da entidade diante do serviço do auditor, verificando os pontos importantes e colocando de maneira ordenada as fases para a execução do trabalho.
Conforme a NBC TA 200, a Resolução CFC nº. 1.203/09 indica os objetivos principais para que o auditor independente siga na interpretação das demonstrações contábeis. São eles:
a) obter segurança razoável de que as demonstrações contábeis como um todo estão livres de distorção relevante, independentemente se causadas por fraude ou erro, possibilitando assim que o auditor expresse sua opinião sobre se as demonstrações contábeis foram elaboradas em todos os aspectos relevantes, em conformidade com a estrutura de relatório financeiro aplicável; e b) apresentar relatório sobre as demonstrações contábeis e comunicar-se como exigido pelas NBC TAs, em conformidade com as constatações do auditor.
Para o profissional que mantém atenção às normas regulamentares, é possível formar um parecer sobre as demonstrações contábeis com maior habilidade e confiabilidade apresentando a quem possa interessar o melhor resultado.
2.1.3.2.3 Normas e Procedimentos Usuais aos Trabalhos da Auditoria Independente
Para toda profissão existe uma norma que a rege. Perante este fato, o auditor independente visa manter o seu profissionalismo regulamentado, onde, é necessária a sua adequação às diretrizes.
As normas profissionais estabelecem os métodos de trabalho do auditor externo, que por sua vez, necessita cumpri-las para a boa execução de seu objetivo.
Dentre essas normas, existem algumas exigências indispensáveis para o profissional com formação no Curso Superior em Ciências Contábeis; o exame de suficiência; o registro no Conselho Regional de Contabilidade; o exame de qualificação técnica; a educação profissional continuada obrigatória; e outras.
O profissional independente deve conservar o conhecimento e buscar sempre atualizar-se, pois como regra do CFC, a educação continuada proporciona qualidade nos resultados do trabalho aplicado.
Segundo a Resolução CFC nº 1.146/08, os contadores com registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) devem seguir a educação continuada. E com eles seguem:
[...] os inscritos no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI);
aqueles com cadastro na Comissão de Valores Mobiliários (CVM); aqueles que exercem atividades de auditoria nas instituições financeiras, nas sociedades seguradoras e de capitalização e em entidades abertas de previdência complementar; aqui denominados auditores independentes e os demais contadores que compõem o seu quadro funcional técnico.
Portanto, com esse requisito, será possível manter o controle dos contadores que devem dar continuidade a educação, aplicando técnicas necessárias para o cumprimento dos trabalhos.
Conforme a Resolução do CFC nº 1.311/10, os auditores independentes devem seguir conceitos relevantes para sua profissão como: “a) identificar ameaças à independência; b) avaliar a importância das ameaças identificadas; e c) aplicar salvaguardas, quando necessário, para eliminar as ameaças ou reduzi-las a um nível aceitável.”.
Assim, para esses profissionais, os conceitos são aplicados de modo que seus objetivos sejam alcançados, não permitindo influências e fazendo jus à sua independência. Em relação à documentação, tem-se por necessidade mantê-la por cinco anos como demonstração e comprovação de seus trabalhos. Por sua vez, o sigilo é fundamental, pois no que se refere ao auditor, usa-se como referência na execução de seus serviços. Dessa forma, as informações da empresa estão ao seu alcance, e para que haja melhor desenvoltura das tarefas, devem-se cumprir as normas fazendo com que não transpareça nenhum relato à entidade.
A Resolução do CFC nº. 1.100/07 diz que o sigilo do auditor independente deve seguir:
a) na relação entre auditor independente e a entidade auditada; b) na relação entre os auditores independentes; c) na relação entre o auditor independente e os organismos reguladores fiscalizadores; e d) na relação entre o auditor independente e demais terceiros.
A responsabilidade do auditor avança conforme a elaboração de seu trabalho, onde, obtém todos os elementos da entidade com o intuito de elencar as demonstrações. Sendo assim, existe a obrigatoriedade do sigilo, de maneira que não se pode revelar nenhum tipo de resultado a não ser que seja solicitado por escrito pelos órgãos de referência, tais como: Conselho Federal de Contabilidade - CFC e Conselho Regional de Contabilidade - CRC, estes devem ser feitos com base nas normas de auditoria independente.
Em referência aos honorários, precisam ser calculados conforme a análise do volume de trabalho. No transcorrer do texto, serão expostos alguns desses fatores, como:
- a relevância, o vulto, a complexidade dos serviços a executar;
- o tempo para a realização do trabalho;
- a peculiaridade de tratar-se de cliente eventual, habitual ou permanente;
- a qualificação profissional do pessoal técnico que irá participar da execução dos serviços;
- o lugar em que os serviços serão prestados, fixando, se for o caso, como serão cobrados os custos de viagens, estadias e documentações;
- as tabelas de honorários mínimos fixados pelas entidades de classes.
(RESOLUÇÃO CFC nº. 976/03).
Conforme o exposto, os auditores necessitam seguir fielmente a tabela de honorários, pois o não cumprimento desta caracteriza-se como falta de ética prevista como infração perante o Código de Ética Profissional do Contabilista.
2.1.3.3 Campo de Trabalho do Auditor
No que se refere à auditoria externa, temos um campo extenso sendo de total segurança os trabalhos elaborados pelos profissionais dessa área. A seguir, serão citados alguns exemplos:
a) Auditoria das demonstrações contábeis
Neste campo, são relacionadas às conferências das demonstrações dentro da empresa, de maneira que se verifique se os procedimentos estão sendo aplicados de maneira correta. De acordo com Jund (2002, p.108),
a auditoria das demonstrações contábeis destina-se ao exame e avaliação dos componentes dessas demonstrações no que concerne à adequação dos registros e procedimentos contábeis, sistemática dos controles internos, observância de normas, regulamentos e padrões aplicáveis, bem como a aplicação dos Princípios Fundamentais de Contabilidade
Portanto, é importante destacar, que os serviços contábeis aplicados por um profissional que efetue os lançamentos, podem ser considerados monitorados por meio da auditoria.
b) Auditoria dos controles internos
Abrange toda a empresa na gestão direta. É aplicado de maneira funcional através dos controles internos que são considerados laborais, o que podemos dizer que seja a chave para o bom funcionamento do sistema. Para Santos, Schmidt e Gomes (2006, p. 65),
tem como objetivo de assessorar a administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se a organização, departamento, sistemas, funções, operações e programas auditados estão atingindo os objetivos propostos, com identificação de falhas e irregularidades no sistema operacional.
Dessa forma, as falhas detectadas podem ser sanadas antes mesmo de se concretizarem em erro e/ou fraude.
c) Auditoria Tributária
Nessa relação, o auditor além de fiscalizar, proporciona vantagens para a empresa em relação à carga tributária, que por meio de análises verificam e diminuem os valores dos impostos quando necessário.
Conforme Jund (2002, p. 108)
a auditoria tributaria objetiva o exame e a avaliação de planejamento tributário e a eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados para a operação, pagamento e recuperação de impostos, taxas e quaisquer outros ônus de natureza fisco-tributário que incidam nas operações, bens e documentos da empresa.
Fundamentado nessas análises, a auditoria busca evidenciar perante a Lei, todas e quaisquer vantagens sobre a apuração e pagamento dos impostos com referência a economia fiscal.
d) Auditoria em Sistema Informatizado
Com o passar dos anos, a informatização dominou o mercado. A tecnologia avançada fez com que os profissionais se habituassem aos novos sistemas. Assim, tornou-se praticamente inviável a não utilização destes serviços.
Conforme Jund (2002, p. 111) “a auditoria de sistemas informatizados compreende o exame e avaliação dos processos de planejamento, desenvolvimento, teste e sistemas aplicativos.”.
Com isso, faz-se necessário verificar se os auditores têm conhecimento sobre o ambiente informatizado, para assim, poderem elaborar seus trabalhos. O objetivo da auditoria dos sistemas é desenvolver de maneira mais clara seu processo metodológico para um manuseio eficaz.
Para a auditoria em sistemas é indispensável definir os ciclos a serem trabalhados. Como: auditoria de levantamento, planejamento, revisão, análise e negociação com os gestores.
Assim, o auditor pode definir suas tarefas para considerar o planejamento, execução e análise, proporcionando à empresa uma compreensão adequada dos sistemas instalados.
e) Auditoria Especial
Essa auditoria é solicitada quando a empresa tem alguma desconfiança em determinado setor. A mesma não faz parte da programação normal dos trabalhos. Segundo Jund (2002, p. 111)
abrange a realização de trabalhos especiais de auditoria, não compreendidos na programação normativa da área, solicitados pelos membros dos Conselhos Administrativos, Fiscal, Diretoria ou determinados em legislação especifica.
A auditoria especial não necessita de denominação para se concretizar.
Porém, deve ser objeto de relatório específico elaborado em caráter confidencial.
Verificam-se nesse sistema os exames de fraude, irregularidade, aquisição, desmobilização, fusão, cisão, incorporação de empresas, contratos especiais e outros.
2.1.3.4 Planejamento e Papéis de Trabalho
O planejamento é propício ao auditor que estabelece um rumo a ser tomado. Visto que, para a elaboração dos trabalhos de auditoria são necessários vários procedimentos relacionados com as técnicas a serem utilizadas.
Conforme Araújo, Arruda e Barretto (2008, p. 75), são:
- exame de registros e documental: verificam e analisam a adequação dos registros contábeis e auxiliares, também dos documentos comprobatórios dos fatos auditados, como: notas fiscais, duplicatas, contratos...;
- conferência de cálculos: se destina a revisão dos cálculos realizados pela empresa auditada com o objetivo de verificar sua exatidão, como:
conferência de somas, juros, impostos...;
