PDCA
O Ciclo PDCA foi criado pelo “pai do controle estatístico de qualidade”, Walter Shewhart, em 1930. Mais tarde, foi popularizado pelo consultor de gerenciamento Dr. W. Deming, cujo trabalho influen-ciou diretamente o movimento da qualidade da indústria japonesa no século XX.
Mais recentemente, já no século XXI, foi atualizado e recebeu o nome de Ciclo PDCA, mas algumas pessoas ainda o conhecem como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming.
PDCA: O QUE É?
É uma ferramenta prática de gestão para identificar por que alguns produtos ou processos não funcionam como esperado, formular teorias sobre o que precisa ser mudado e, então, testá-las em um “ciclo de feedback contínuo”.
Imagine que o seu NPS - Net Promoter Score, um índice de satisfação e fidelização de clientes - está caindo constantemente. Ao analisar as reclamações dos clientes, você percebe que os maiores motivos de queixa são os atrasos na entrega e danos nos produtos causados durante o transporte. Para tentar resolver esses problemas, você decide executar um pequeno projeto piloto por um curto período de tempo, usando um novo fornecedor para entregar seus produtos a um grupo de clientes. O feedback é positivo. Como resultado, você decide substituir o primeiro fornecedor pelo segundo. O que você acabou de fazer é um Ciclo PDCA: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Avaliar) e Act (Agir).
PLAN
QUANDO USAR O CICLO PDCA?
A metodologia PDCA funciona bem em todos os tipos de organização, independentemente de setor e tamanho, e pode ser usada para melhorar qualquer processo ou produto, dividindo-os em etapas ou estágios de desenvolvimento menores e explorando maneiras de melhorar cada um deles. É particularmente útil para implementar iniciativas de Gerenciamento de Qualidade Total e para melhorar os processos de negócios em geral.
No entanto, passar pelo ciclo PDCA pode ser muito mais lento do que uma implementação direta. Portanto, pode não ser a abordagem adequada para lidar com um problema urgente - em caso de urgência, recomendamos a Metodologia 8D.
AS QUATRO FASES DO CICLO PDCA
Com o ciclo PDCA você pode resolver problemas e implementar soluções de forma metódica e rigorosa seguindo quatro etapas sequenciais:
PLAN - PLANEJAR
Nesta primeira etapa, você deve identificar e entender seu problema ou oportunidade. Talvez um produto não tenha qualidade suficiente ou algum processo de seu time de marketing possa ser aprimorado.
Explore as informações disponíveis, gere e filtre ideias e desenvolva um plano de implementação robusto.
Certifique-se de que seus critérios de sucesso estão bem definidos e são o mais mensuráveis possível. Você retornará a eles mais tarde, no estágio de verificação.
DO - FAZER
Depois de identificar uma possível solução, teste-a com segurança com um projeto piloto de pequena escala. Isso mostrará se as alterações propostas alcançam o resultado desejado - com o mínimo de interrupção para o resto da operação se não o fizerem. Por exemplo, você pode organizar um teste em uma área geográfica limitada ou em um grupo demográfico específico.
Ao executar o projeto piloto, reúna dados para mostrar se a mudança funcionou ou não. Você usará isso na próxima etapa.
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CHECK - AVALIAR
Em seguida, analise os resultados do seu projeto piloto em relação às expectativas definidas na Etapa 1.
Considere os seguintes pontos:
• De quais recursos você precisa para implementar a solução em escala total?
• Qual treinamento é necessário para uma implementação e adoção bem-sucedidas?
• Como você pode medir e monitorar o desempenho da solução?
• Que oportunidades existem para melhorias?
• O que foi aprendido e pode ser aplicado a outros projetos?
ATENÇÃO: CASO A SUA TEORIA NÃO TENHA TIDO SUCESSO NOS CRITÉRIOS PRÉ- DEFINIDOS, VOLTE PARA A ETAPA 1. VOCÊ PODERÁ EXPERIMENTAR MAIS MUDANÇAS E REPETIR AS FASES INICIAIS DO CICLO.
ACT - AGIR
Este é o momento em que você implementa a sua solução. Mas lembre-se de que PDCA é um ciclo, não um processo com começo e fim. Seu processo ou produto aprimorado se torna a nova linha de base, e você continua procurando maneiras de torná-lo ainda melhor.
P
LAN - PLANEJAR (A MUDANÇA)D
O - FAZER (IMPLEMENTAR MUDANÇA)C
HECK - AVALIAR (RESULTADOS DA MUDANÇA)A
CT - AGIR (ESTABELECERO NOVO NORMAL)
PDCA
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CICLO PDCA: BENEFÍCIOS E PONTOS FRACOS
Para cada situação que você enfrentar na sua empresa, você deverá saber qual é a ferramenta prática de gestão mais oportuna. Todas as ferramentas possuem pontos fortes e fracos.
BENEFÍCIOS DO CICLO PDCA
VERSATILIDADE: o PDCA pode ser usado em uma variedade de ambientes de negócios. Os potenciais casos de uso incluem gerenciamento de projetos, gerenciamento de mudanças, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de recursos.
SIMPLES E PODEROSO: o modelo PDCA é simples e fácil de entender, mas é um poderoso impulsio-nador de mudanças e melhorias significativas, minimizando o desperdício e aumentando a eficiência. PONTOS FRACOS DO PDCA
NÃO É INDICADO PARA PROJETOS URGENTES: embora o modelo seja simples, o trabalho não é fácil. Como o PDCA divide as melhorias do processo em etapas menores, pode ser lento e não é a solução indicada para problemas urgentes.
REQUER COMPROMISSO: PDCA não é um evento único. É um processo contínuo e, portanto, requer comprometimento e aceitação de todo o time, sem exceções. Sem liderança comprometida, o ciclo PDCA não funciona de forma eficaz a longo prazo.
PLAN
(PLANEJAR)
DO
(FAZER)
CHECK
(AVALIAR)
ACT
(AGIR)
• APLICAR AÇÕES CORRETIVAS NO INSUCESSO • PADRONIZAR E TREINAR NO SUCESSO
• LOCALIZAR PROBLEMAS
• ESTABELECER PLANOS DE AÇÃO
• VERIFICAR ATINGIMENTO DE META • ACOMPANHAR INDICADORES
• TESTAR SOLUÇÕES
