Aquisição. Manual APC

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Aquisição

Manual

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Manual PER-MAN-006

Aquisição

Sumário

1. ORÇAMENTO... 1

1.1 CADASTRODAS VERBAS...3

1.2 UNIDADE ORGANIZACIONAL...4

1.1.1 Orçamento...6

2. SUGESTÕES DE COMPRA... 1

1.3 ITENS...3

2.1.1 VISUALIZAÇÃO...7

1.4 CONSULTAGERALEGERAÇÃODELICITAÇÃO...11

1.5 SOLICITANTES...13 3. LICITAÇÃO... 1 1.6 INFORMAÇÕES...2 1.7 ITENS...3 1.8 FORNECEDORES/ITEM...4 1.9 PROCEDIMENTOS GERAIS...7 1.10 DISTRIBUIÇÃO...20 1.11 SOLICITANTES...24 1.12 CONSULTA GERAL...25 1.13 COPIARITENS...26 4. RECEBIMENTO... 1 1.14 PEDIDOS...3 4.1.1 Informações...3 4.1.2 Itens...5 4.1.3 Recebimento...10 4.1.4 Solicitante...22 4.1.5 Consulta...23 4.1.6 Visualizar...24 4.1.7 Impressão...25 1.15 PEDIDOS PENDENTES...27 1.16 ORÇAMENTOS PENDENTES...28 5. FORNECEDOR / EDITORA... 1 1.17 CADASTRO...2 5.1.1 Histórico...3 5.1.2 Vínculos...4 1.18 CONSULTA...7 5.1.3 Área de Conhecimento...8 5.1.4 Editoras / Fornecedor...9 1.19 PADRÃOLICITAÇÃO...10 6. CONSULTAS... 1

1.20 SUGESTÃO / LICITAÇÃO / PEDIDO...2

6.1.1 Unidade Organizacional...3

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Manual PER-MAN-006

Aquisição

6.1.9 Agenda por período...13

1.22 PERMUTAS...14 1.23 DUPLICATAS...39 1.24 CIRCULAÇÃODE PERIÓDICOS...41 7. PERIÓDICOS... 1 1.25 ADICIONAR COLEÇÃO...4 7.1.1 Vínculos...30 1.26 ASSINATURAS...32 7.1.2 Formação do Pedido...34 7.1.3 Histórico...35 1.27 PREVISÃO...36 1.28 PERMUTAS...41 7.1.4 InstituiçÕES...42 1.29 DUPLICATAS...45 1.30 ENCADERNAÇÃO...50 7.1.5 Cadastro...51 7.1.6 Consulta...53 1.31 GERAR COLEÇÃO...55

1.32 LISTA PARA CIRCULAÇÃO...59

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Manual PER-MAN-006

Aquisição

APRESENTAÇÃO

Esta atividade controla o processo de seleção e aquisição de materiais bibliográficos (livros, periódicos) e especiais (filmes, fitas de vídeo, slides, mapas, etc.).

Figura: Aquisição

O processo de aquisição resulta de estudos que revelam os interesses e as necessidades dos usuários, se constitui na base de toda e qualquer biblioteca ou serviço informativo, não podendo, no entanto, ser considerado isoladamente das demais funções.

Os procedimentos para efetuar a aquisição variam de biblioteca a biblioteca, sendo muitos os fatores que influenciam a tomada de decisão, como a política da Instituição, os instrumentos disponíveis, etc. O Módulo de Aquisição do Sistema Pergamum oferece, justamente, um eficiente instrumento para a realização dessa importante atividade biblioteconômica. O programa estabelece prioridades e procedimentos para aquisição de materiais bibliográficos e multimeios incluindo desde sugestões de compras (pré-catalogação), pedidos, registros das informações referentes a preços, prazos, controle dos fornecedores, controle orçamentário até a chegada dos pedidos com a criação dos acervos e exemplares.

A principal qualidade do Sistema consiste no gerenciamento dos processos da biblioteca por um único sistema, interligados entre si, apresentando ainda, muitas outras vantagens:

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Manual PER-MAN-006

Aquisição

• Permite a exportação e importação de dados com vistas a minimizar esforços, possibilitando o compartilhamento de serviços;

• Coloca o universo de registros informacionais disponíveis no fechamento do pedido;

• Identifica o usuário que solicitou o título a ser adquirido;

• Controla assinatura, renovações e recebimento dos periódicos;

• Identifica os dados do processo de licitação;

• Permite gerar estatísticas de todos os processos;

• Controla a posição do material (esgotado, aguardando chegada do pedido, etc.), proporcionando a informação imediata da situação de todo o processo.

A seguir será ilustrado o processo da aquisição como um todo.

• Todo o processo funciona da seguinte forma:

• Cadastro das verbas destinadas a cada departamento

• Solicitação do usuário com o cadastro no Sistema dos itens desejados

• Emissão de planilhas de itens a serem cotados para cada fornecedor

• Inserção no Sistema dos preços e prazos estipulados pelos fornecedores

• Emissão de planilhas de cotação com os melhores preços (material escolhido)

• Formação de pedidos diferenciados para cada fornecedor.

CONFIGURAÇÕES INICIAIS

• Módulo Parâmetros/Instituição/Parâmetros/Geral /Aquisição marcar as opções desejadas Carta licitação – para bibliotecas que necessitam encaminhar junto com a licitação uma carta;

Pedidos/Itens seqüenciais – para bibliotecas que desejam trabalhar no pedido com o número dos itens seqüenciais;

Usa pré-sugestão – para bibliotecas que trabalham com pré-sugestão, onde o departamento poderá autorizar ou não a compra de um item;

Verba sugestão – esta opção libera a visualização e escolha das verbas na sugestão; Disciplina sugestão – esta opção libera a visualização e escolha das disciplinas na sugestão

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Manual PER-MAN-006

Aquisição

• Configurações Regionais no Windows

Para que os dados da licitação não fiquem arredondados, é necessário que o Nº de casas decimais esteja marcado com <2>

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

A pasta Orçamento controla as verbas destinadas a cada Unidade organizacional e/ou Curso dentro da Instituição.

Figura: Orçamento

É necessário cadastrar as tabelas Cadastro das verbas e Unidade Organizacional no

Módulo Aquisição/Orçamento, antes de iniciar o pedido de aquisição.

1. ORÇAMENTO

Departamentos ou cursos

Valor disponível para compra para esta UO

Valor atualizado pelo sistema sempre

que uma nova aquisição for realizada. Total comprometido no momento do pedido

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

CADASTRO DA UNIDADE

UNIDADE ORGANIZACIONAL (UO) – São os Departamentos ou Cursos que compõem a Instituição; UNIDADE PRINCIPAL (PAI)–É a Unidade maior na qual a UO está inserida. Ex: Centro Universitário. RESPONSÁVEL, RAMAL, SIGLA – Dados referentes ao responsável relacionado à Unidade

Organizacional.

CONTROLE DE VERBAS (Pasta Orçamento)

DATAS DE LIBERAÇÃO E ENCERRAMENTO – São as datas referentes ao intervalo de validade da

Verba. Estes dados serão baixados a cada compra relacionada à Unidade Organizacional.

VALOR DA VERBA – É a verba destinada a cada UO, a ser utilizada entre as datas especificadas. VERBA – È a descrição da verba a ser utilizada.

FINALIZADO – Esta opção permite que a verba da UO seja bloqueada quando necessário. OBSERVAÇÃO – Campo liberado para dados adicionais.

VALOR GASTO – São os totais gastos para a verba indicada.

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

1.1 Cadastro das Verbas

É o cadastro das descrições que serão utilizadas para identificar uma determinada verba.

Figura: Cadastro das verbas

Para inserir uma nova verba

Procedimentos:

• Clicar em Código <Novo>;

• Digitar, no campo Descrição, o tipo da verba (anual, mensal, etc.);

• Clicar em Gravar.

Para excluir uma verba

Procedimentos:

• Clicar na Descrição do Código a ser excluído;

• Clicar em Apagar.

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

1.2 Unidade Organizacional

Esta pasta possibilita o cadastro de todos os Departamentos da Instituição. Departamentos são entendidos, dentro do Pergamum, como todo o local onde as pessoas podem ser alocadas. Exemplos de departamentos são cursos, centro de custos, departamentos propriamente ditos, centros, etc. É possível criar uma hierarquia entre os mesmos, de forma que um curso possa estar subordinado a um departamento que, por sua vez, pode estar subordinado a um centro.

O cadastro poderá ser controlado pela própria Biblioteca ou através da importação de arquivo gerado por outros sistemas.

Caso a Biblioteca opte por utilizar o controle de orçamento, o cadastro das UOs

torna-se obrigatório.

Figura: Unidade Organizacional

A estrutura da UO se divide em unidade maior - Unidade Principal (pai) e uma

unidade menor - Unidade Organizacional, dependendo da Instituição. Ex.: Centro

(principal) e Departamento (subordinada) ou Departamento (principal) e Curso

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

Cadastro da Unidade Principal (pai)

Procedimentos:

• Digitar o número da Unidade Organizacional;

• Digitar o nome da Unidade Organizacional;

• Digitar o mesmo número (acima) na Unidade Principal;

• Pesquisar o nome do Responsável pela UO;

• Preencher os campos: Responsável, Ramal e Sigla;

Cadastro da Unidade Organizacional (subordinada)

Procedimentos:

• Digitar o número da Unidade Organizacional;

• Digitar o nome da Unidade Organizacional, no seu campo;

• Informar o código da Unidade principal (pai);

• Pesquisar o nome do Responsável pela UO;

• Preencher os campos: Responsável, Ramal e Sigla relacionados à Unidade Organizacional;

Clicando no botão Mostrar, é possível visualizar as Unidades e suas hierarquias.

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

Nesta tela são cadastrados os Orçamentos de cada Unidade, possibilitando a verificação dos valores empenhados, valores gastos e valores disponíveis.

Figura: Orçamento

Procedimentos:

• Digitar a Data liberação (data em que a verba foi disponibilizada)

• Digitar a Data encerramento (data em que a verba deverá ser encerrada);

• Especificar o Valor da verba;

• Selecionar o tipo de Verba a ser utilizada, previamente cadastrado (anual, semestral, etc);

• Preencher o campo Observação, se necessário;

Esta opção permite que a verba da Unidade Organizacional seja bloqueada a qualquer momento.

Figura: Informação do sistema

Mensagem exibida no momento da Seleção do menor preço, na Distribuição por unidade e no

1.1.1 ORÇAMENTO

Valor comprometido para a compra de materiais Total gasto do momento

do orçamento

Valor atualizado pelo Sistema sempre que uma nova aquisição for realizada

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Manual PER-MAN-006

Orçamento

O controle do orçamento para cada UO deve ser realizado através de datas de

liberação.

Para cada recebimento de material que houver referência a uma determinada

Verba, será atualizado o Valor Gasto. Assim, periodicamente, o processo poderá

ser acompanhado.

Somente após o cadastro de verbas para cada UO, será possível a impressão de

relatórios por gastos/unidade/curso.

No quadro, o campo Valor Gasto estará sendo mostrado o total já gasto para a

verba indicada e, no Campo Disponível, o total que ainda está disponível para

utilização

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Antes de iniciar o processo de aquisição pelo Sistema, deve-se definir a forma de trabalhar. No Sistema Pergamum há duas formas de usar a listagem de sugestão de compras: Pré-sugestão de

compra e a Sugestão direta.

Pré-Sugestão: possibilita trabalhar com listagens de pré-sugestão de aquisição. Para liberar esta

opção no Módulo Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Geral e marcar a opção Usa

pré-sugestão. Todo o processo de pré-sugestão será realizado na Internet e só será recuperado após a

confirmação pela pessoa responsável por este procedimento. Após esta confirmação os itens serão recuperados no Módulo de Aquisição.

Sugestão direta: A inclusão de itens na lista de sugestões é feita via Internet, aos usuários

previamente autorizados, ou no próprio Módulo de Aquisição, pelas Unidades Organizacionais: funcionários, professores, alunos, etc. Esta pasta permite o cadastro de sugestões para utilização em futuras aquisições.

Com o cadastro das solicitações já se inicia o processo de pré-catalogação (Autor, título, editora) dos itens a serem utilizados mais tarde no processamento técnico.

Figura: Consulta geral e geração de licitação

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

PRIORIDADE – Preferência (urgência) na compra determinada pelo solicitante para cada item.

(Cadastrar em Parâmetros / Aquisição / Prioridade)

BIBLIOTECA – Filtro por biblioteca.

PENDENTES – Filtro para mostrar apenas os itens pendentes.

COM LICITAÇÃO FORMADA – Filtro para mostrar apenas os itens com licitação formada. SOLICITANTE – Pessoa que cadastrou o item na sugestão de compras.

UO RESPONSÁVEL – Unidade Organizacional que solicitou o material.

UO RESP. PRINCIPAL – Unidade Organizacional a qual a unidade responsável, solicitante, está

subordinada.

ÁREA – É o código de classificação interna da biblioteca dada a cada item;

BIBLIOGRAFIA – Identifica se o item é uma bibliografia específica ou complementar relacionada à

Unidade Organizacional a que se destina o material. (Cadastrar em Parâmetros / Aquisição / Bibliografia)

TIPO OBRA – Identifica qual o tipo de material.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

1.3 ITENS

Nesta tela são visualizados todos os itens sugeridos pela Internet ou cadastrado neste mesmo módulo. Os itens sugeridos pela Internet poderão ser conferidos e alterados conforme procedimentos do setor de aquisição.

Figura: Itens

A pasta Itens é composta pelas seguintes informações:

Número da obra a ser solicitada (este número será fornecido automaticamente pelo sistema).

Pré-Catalogação de itens não existentes Este botão abre a tela de catalogação para um pré-cadastro da obra solicitada (autor, título, editora, etc).

Identifica o tipo de obra do item.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

trabalham com a Pré-sugestão).

Quantidade solicitada informa a quantidade de itens solicitada pelo Funcionário e/ou professor. Situação em que o ítem se encontra.

Indica o tipo de classificação adotada pela Biblioteca. Para as bibliotecas que utilizam classificações distintas é necessário marcar em Parâmetros / Instituição /Parâmetros / Catalogação / classificação distinta.

As sugestões de compra podem ser agrupadas posteriormente por Prioridade ou Obra estrangeira para a geração de licitação.

Possibilita especificar se a compra será para Bibliografia Básica (Texto) ou Complementar. Permite identificar as obras estrangeiras.

Pesquisa os títulos somente no Módulo de Aquisição (Este botão não possui nenhum vínculo com o Módulo de Catalogação)

Grava os dados desta tela.

Tem a finalidade de alterar a quantidade solicitada e distribuições (UO, Biblioteca e Fornecedor) dinamicamente.

O botão Alterar quantidade tem a finalidade de alterar a quantidade solicitada e distribuições (UO, Biblioteca e Fornecedor)

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Pesquisar as obras no módulo de Consulta, para verificar a existência ou não do material na Biblioteca.

Procedimentos:

• Clicar em Item para fornecer o próximo número a ser utilizado para cadastrar um novo título;

• Clicar <OK> na mensagem que será acionada.

Figura 1: Informação do sistema

• Digitar o número do acervo, já pesquisado, em Cód. do acervo;

• Clicar em Transportar.

Neste caso, não há necessidade de preencher os dados na Pré-Catalogação, pois

esta catalogação já está pronta.

Preencher os campos:

• Selecionar o Tipo obra (livro, CD-ROM, etc.);

• Digitar a Quantidade (quantos exemplares solicitados);

• Preencher o campo Valor estimado (não obrigatório);

• Selecionar a Situação da obra;

• Preencher o campo Observação, se necessário;

• Selecionar a Prioridade (grau de urgência da obra para aquisição);

• Selecionar a UO resp. (Setor que solicitou a obra, obrigatório);

• Marcar se a Obra é estrangeira (não obrigatório);

• Selecionar a Área do conhecimento (não obrigatório);

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Para títulos não existentes na Biblioteca

Pesquisar as obras no módulo Consulta para verificar a existência ou não do material na Biblioteca. Procedimentos:

• Clicar em Item, para fornecer o próximo número a ser utilizado para cadastrar um novo título;

• Clicar em OK;

• Clicar em Pré Catalogação/Cadastro;

• Preencher os campos estabelecidos como pré-catalogação, Exemplo: autoria (100, 110, 111), título (245), editora (260).

Figura: Cadastro

Os campos 100, 110, 111, 130 e 260 $b possuem vínculos com as tabelas

autoridade e fornecedor. Ao digitar os referidos campos e teclar TAB abrirá a tela de

pesquisa (tela amarela) para inclusão na pré-catalogação. Para as autoridades não

encontradas, digitar corretamente e clicar em gravar.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Figura: Para títulos não existentes na Biblioteca

• Clicar em Sair;

• Preencher os campos:

• Selecionar o Tipo obra (livro, CD-ROM, etc.);

• Digitar a Quantidade (quantos exemplares solicitados);

• Preencher o campo Valor estimado (não obrigatório);

• Selecionar a Situação da obra;

• Preencher o campo Observação, se necessário;

• Selecionar a Prioridade (grau de urgência da obra para aquisição);

• Selecionar a UO resp. (Setor que solicitou a obra, obrigatório);

• Marcar se a Obra é estrangeira (não obrigatório);

• Selecionar a Área do conhecimento (não obrigatório);

O próximo passo é vincular o solicitante à obra cadastrada. Este processo pode ser feito também pela pasta Solicitantes.

2.1.1 VISUALIZAÇÃO

Digitar o nome da autoridade e dar um espaço

Para cadastrar uma autoridade não existente digitar o nome corretamente e clicar em gravar

Para transportar a autoridade clique duas vezes na linha.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

A guia visualização permite distribuir os itens por Biblioteca, UO, Solicitante e Disciplina.

Para as instituições que fazem o processo de aquisição pela internet, todos os dados desta tela serão preenchidos automaticamente.

Figura: Distribuição de materiais

Biblioteca

Figura: Biblioteca

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

• Selecionar o Título;

• Clicar em na pasta Biblioteca;

• Selecionar a Biblioteca;

• Digitar a Quantidade;

• Digitar Dados compl. se necessário;

Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados

Unidade Organizacional (UO)

Figura: UO Procedimentos: • Pesquisar a Unidade; • Digitar a Quantidade; • Selecionar a Verba; • Clicar em Gravar.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Figura: Solicitante

Procedimentos:

• Selecionar o Solicitante;

• Clicar em Gravar.

Repetir a operação quantas vezes forem os títulos solicitados

.

Disciplina

Figura: Disciplina

• Selecionar a UO (Curso);

• Selecionar a Disciplina;

• Selecionar a Bibliografia (Texto ou Complementar);

• Clicar em Gravar.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

1.4 Consulta geral e geração de licitação

Nesta tela é possível realizar consultas de sugestões de aquisição para formação da licitação. Esta consulta pode ser realizada utilizando alguns filtros: Prioridade, solicitante, UO responsável ou Área de Conhecimento.

O botão Imprimir permite agrupar por UO ou Biblioteca

A data de criação do item é padrão a data atual (segue o calendário da máquina

onde esta logado o sistema). Não esquecer de verificar a data de criação do item ao

montar uma licitação.

Mostra todos os títulos de acordo com a(s) opções filtros desejados(s) Gera um item em uma licitação formada, mas sem formação de pedido. Tabela de resultados

Cria uma nova licitação para iniciar o processo de compra

de materiais _{Pesquisa dos}

títulos sugeridos para compra

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

Procedimentos:

• Entrar na tela Sugestões de compra;

• Selecionar a pasta Consulta geral e geração de licitação;

• Especificar a Data de criação Inicial e Final da sugestão;

• Clicar no botão Mostrar;

• Selecionar a Prioridade;

• Selecionar um Filtro (é possível preencher somente um ou todos os filtros);

• Selecionar a opção licitação, clicar OK;

• Anotar o Número fornecido;

• Entrar na tela Licitação.

Figura: Informação do sistema

Para incluir itens em uma licitação já existente:

Procedimentos:

• Clicar no botão Mostrar;

• Clicar no botão Todos ou selecionar os itens a serem incluídos;

• Digitar o número da licitação existente;

• Clicar OK.

• Entrar na tela Licitação.

Para mostrar todos os itens pendentes (que ainda não foram licitados):

Procedimentos:

• Clicar em Pendentes;

• Pressionar o botão Mostrar.

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Manual PER-MAN-006

Sugestões de Compra

1.5 Solicitantes

Indica quem solicitou determinado título.

Figura: Solicitantes

Procedimentos:

• Pesquisar o Solicitante;

• Dar duplo clique ou <OK>;

• Selecionar o título pedido, clicando em Não na coluna Solicitante até aparecer Sim;

• Clicar em Gravar;

• Selecionar o Título para visualizar todos os solicitantes.

Para vincular todos os títulos ao solicitante, clicar em Sim para todos e Gravar.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

É o procedimento que seleciona, entre várias propostas de cotação, a que melhor atende ao interesse da instituição.

A licitação pode ser gerada a partir do processo de Sugestão de Compras ou Licitação. Com o número da licitação, inicia-se o processo de envio de listagens aos fornecedores.

Figura: Licitação

DATA PREVISTA PARA DEVOLUÇÃO DA COTAÇÃO/PROFORMA: Data prevista para entrega

da cotação pelo fornecedor;

DATA FECHAMENTO: Data de entrega efetiva da cotação pelo fornecedor;

RELAÇÃO DE PEDIDOS FORMADOS PELA LICITAÇÃO - Relação de códigos de pedidos

formados através do fechamento da licitação;

OBSERVAÇÃO – Observações adicionais da licitação;

INDIQUE AS OPERAÇÕES JÁ REALIZADAS – Indicação de relatórios já emitidos;

CABEÇALHO - Indicação de cabeçalho que deverá ser impresso nos relatórios para auxílio na

identificação de um pedido.

RODAPÉ DOS RELATÓRIOS - Informações no rodapé do pedido.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

1.6 INFORMAÇÕES

Nesta pasta são cadastradas todas as informações que serão visualizadas nos relatórios dos Procedimentos gerais.

Figura: Informações

Indicar a data em que o fornecedor deverá entregar a cotação.

Título da licitação (curso)

Informações de interesse interno estarão disponíveis na impressão do pedido.

São recomendações para os fornecedores. Para baixar em default, cadastrar em Parâmetros/Biblioteca/Mensagem -21

Os campos Cabeçalho e Rodapé dos Relatórios são utilizados para emissão dos relatórios da pasta Procedimentos Gerais.

O Campo Rodapé dos Relatórios é preenchido automaticamente com os dados da Instituição (Parâmetros/Instituição) e o login do operador.

Estes campos podem ser preenchidos ao término de cada processo para o controle interno da licitação.

Para Excluir uma licitação que ainda não tenha sido fechada, informar o número da Licitação e clicar no botão Excluir.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

1.7 ITENS

Relaciona os itens gerados na Sugestão de Compras.

A Biblioteca que não optou por Sugestões de Compra, o processo de formação de listagens para licitação terá início nesta pasta.

Figura: Itens

Figura: Distribuição de Materiais

Insere um novo item na licitação informada

Gera uma nova licitação sem passar pelo processo de sugestão

Permite vincular a obra a uma biblioteca, uma unidade, uma pessoa solicitante ou disciplina.

Permite alterar a quantidade dos itens solicitados

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Manual PER-MAN-006

Licitação

1.8 FORNECEDORES/ITEM

Esta pasta possibilita vincular um ou mais Fornecedores para o envio de listas dos materiais a serem cotados.

Figura: Fornecedores / Item

Procedimentos:

• Pesquisar/Selecionar o(s) Fornecedor (es);

• Selecionar os itens a serem cotados (marcando-o com um (X)) ou;

• Clicar Todos para selecionar todos os itens;

Seleciona todos os itens para formação da cotação.

Opções para ordenar as listagens de formação para a cotação.

Clicar neste botão somente após o envio das cotações pelos fornecedores

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Análise da cotação

Figura: Análise da cotação

Procedimentos:

• Escolher as Opções de visualização;

• Escolher a Opção de análise;

Na planilha o valor em destaque na cor verde indica que este foi escolhido.

Para escolher um outro valor que não tenha sido escolhido basta clicar duas

vezes sobre o valor desejado.

O botão Exportar possibilita gravar um arquivo em formato TXT o qual pode

ser aberto via planilha eletrônica, por exemplo, Excel.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Mostra o grupo de fornecedores definidos como padrão para as licitações. Possibilita associar todos ou selecionar apenas os Desejados.

Conecta-se a home page do fornecedor selecionado, se o campo estiver preenchido no cadastro do fornecedor.

Se preenchido pelo fornecedor na WEB os dados serão visualizados nesta tela. Para as instituições que não trabalham com a WEB estes dados deverão ser preenchidos nesta tela.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

1.9 PROCEDIMENTOS GERAIS

Esta pasta permite a impressão de relatórios sobre o processo de licitação e envio de licitações ou mensagens, aos fornecedores, via e-mail.

A pasta Procedimentos Gerais – Opções de Impressão será utilizada cada vez que for necessária à impressão de um relatório.

Figura: Procedimentos Gerais

Para exportar Sistema Financeiro (BENER)

Figura: Exportar para o Bener

Procedimentos:

• Criar Arquivo;

• Clicar em Exportar.

Para Instituições que utilizam o Edital

Para demais Instituições, com ou sem exportação para o Sistema

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Para envio de e-mail aos fornecedores

IMPORTANTE:

• Verificar em Parâmetros/Biblioteca/E-mail, o Mail host da Instituição;

• Em Parâmetros / Instituição/ geral / Aquisição, se estiver marcado a opção

carta licitação deverá ter um arquivo com o nome carta_licitação.doc no

diretório c:;

• Em Fornecedor/editora, deverá estar cadastrado o e-mail do fornecedor;

• Em Usuários, estar cadastrado o e-mail do usuário que logou na máquina.

OPÇÕES DE IMPRESSÃO Edital

Este procedimento gera uma relação dos itens a serem cotados. Usado para as Instituições Públicas que necessitam deste processo para realizar aquisições.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Etiqueta com endereçamento dos fornecedores

A etiqueta é utilizada para Licitações enviadas pelo correio. Gera uma relação de etiquetas com endereço dos fornecedores.

Figura: Etiqueta com endereçamento dos fornecedores

IMPORTANTE:

Para que o processo de aquisição seja concluído com sucesso, é indispensável

preencher todas as informações referentes aos fornecedores no momento de seu

cadastro, no Módulo Aquisição/Fornecedor/Editora.

Emissão para os Fornecedores

É a relação de todos os materiais que serão enviados para os fornecedores escolhidos. Podendo ser automático aviso de liberação na internet (se o fornecedor tiver login e senha para acesso a licitação na internet) ou envio da planilha.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Aviso de liberação na Internet

Este procedimento é usado para avisar, via e-mail, que a licitação encontra-se disponível na Internet.

Figura:Aviso de liberação na Internet

Envio da Planilha

Este procedimento é usado pelas Instituições que não realizam todo o processo de aquisição pela Internet.

As informações referentes a nome, e-mail e mensagem podem ser alteradas antes de clicar em Enviar.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

O envio ou impressão dos itens possibilitará uma mensagem padrão para o envio. Para isto é necessário cadastrar em Parâmetros/ Biblioteca/ Mensagens a mensagem 20.

Figura: Relação de material para cotação

Os dados que não foram preenchidos no cadastro de fornecedores aparecem em branco.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Próximo passo: retornar para a pasta Informações.

• Marcar com (X) a opção Emissão para os fornecedores

Após a resposta dos fornecedores retornar à pasta Fornecedor/Item.

• Na entrega das cotações preenchidas pelos fornecedores, acrescentar em

Fornecedores/item seus respectivos preços e a quantidade.

• Para as Instituições que realizam todo o processo de Aquisição pela Internet

estes dados virão preenchidos.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

A licitação pode ser Ordenada por Item, por Editora ou Título.

Figura3: Fornecedores / Item

Mensagem exibida quando o valor da verba for menor do que o valor empenhado. Esta mensagem aparecerá neste momento se a distribuição foi feita antes da opção Selecionar o menor preço.

Procedimentos:

• Selecionar o Fornecedor;

• Digitar a Data de entrega da cotação (data em que a cotação foi entregue pelo fornecedor);

• Digitar a Data de vencimento (estipulada pelo fornecedor);

• Informar Condição de pagamento, Taxa, Desconto (não obrigatório);

• Digitar o Prazo de entrega (estipulada pelo fornecedor), clicar na seta vermelha para transferi-lo para todos os títutransferi-los;

• Digitar a Quant., Preço, Observação;

Quantidade indicada pelo fornecedor

Este botão possibilita Selecionar o menor preço, ou outra forma de análise dentre todos os fornecedores escolhidos para a mesma licitação.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

IMPORTANTE:

Após realizar o procedimento acima para todos os fornecedores da licitação

informada, clicar no botão Análise da cotação.

Voltar à pasta de Procedimentos Gerais Planilha de Concorrência

É a relação de materiais descritos por fornecedor, é utilizada para conferência dos Preços com

Prazo e Quantidade indicados na cotação.

Esta planilha pode ser ordena de duas maneiras:

Ordenar pelo fornecedor

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Ordenar pelo menor preço

Figura: Ordenar pelo menor preço

Na pasta Informações , marcar a opção Planilha de concorrência e clicar em

Gravar.

Voltar na pasta Procedimentos Gerais

Valor Estimado

É a relação de gastos estimados de uma determinada licitação.

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Manual PER-MAN-006

Licitação

Para que este relatório seja gerado corretamente é necessário preencher o valor

estimado na sugestão de compras.

Previsão de gastos na licitação

É a previsão de gastos para uma determinada licitação, podendo ser ordenada por Fornecedor ou

Área de Conhecimento. Por Área de Conhecimento

Figura: Por Área de Conhecimento

Para que este relatório seja gerado corretamente é necessário preencher a área

de conhecimento na sugestão de compras.

(43)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Autorização prévia para o pedido

É a relação dos itens indicados para compra, caso seja necessária autorização prévia, para se efetuar o pedido de uma determinada licitação.

Figura: Autorização prévia para o pedido

IMPORTANTE:

•

Antes de formar o pedido é necessário preencher a Distribuição e

Solicitantes.

• Após o fechamento do pedido não será mais possível fazer alterações na

licitação

Após a verificação de todos os relatórios, clicar no botão Formação do pedido.

Será gerada uma autorização para cada fornecedor

(44)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Formação do pedido

É o encerramento da licitação relacionando os materiais indicados para aquisição, gerando pedidos a serem repassados aos fornecedores.

Figura: Formação do pedido

• Será gerado um número de pedido para cada fornecedor escolhido.

•

Os pedidos gerados deverão ser enviados aos fornecedores por E-mail ou

Fax.

(45)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Após o encerramento da Licitação (formação do pedido), é possível visualizar os pedidos gerados na pasta Informações/Relação de pedidos formados pela licitação.

Figura: Informações/Relação de pedidos formados pela licitação Número do pedido. Cada fornecedor receberá um número individual.

(46)

Manual PER-MAN-006

Licitação

1.10 Distribuição

Esta pasta possibilita vincular um título a uma Biblioteca e a uma Unidade Organizacional.

Figura: Distribuição

Por biblioteca

Figura: Por biblioteca

Distribuir todos os itens para a mesma Biblioteca significa que todos os itens serão gravados

(47)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Procedimentos:

• Selecionar o item Cadastrado;

• Selecionar a Biblioteca ou clicar em Distribuir todos os itens para a mesma biblioteca, se for o caso;

Se a distribuição tiver sido realizada durante o processo de sugestão este

procedimento será gerado automaticamente pelo sistema.

(48)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Unidade Organizacional Responsável

Figura: Unidade Organizacional Responsável

Distribuir todos os itens para a mesma UO significa que todos os itens serão gravados para

uma UO especificada, não necessitando a entrada item por item.

IMPORTANTE:

As Instituições que trabalham com verbas por UO sempre terão que realizar este

procedimento.

Procedimentos:

• Selecionar o departamento ou clicar em Distribuir todos os itens para o mesmo

departamento, se for o caso; • Digitar a Quantidade;

• Selecionar a Verba;

Selecionar a verba e usar a opção Distribuir todos para a mesma UO.

(49)

Manual PER-MAN-006

Licitação

Mensagem exibida quando o valor da verba for menor do que o valor empenhado. Esta mensagem aparecerá neste momento se a distribuição foi feita depois da opção Selecionar o

menor preço na pasta Fornecedor Item.

IMPORTANTE:

Aparecendo a mensagem acima é necessário voltar à tela Orçamento e corrigir o

valor da verba.

•

Quando a licitação for gerada a partir de uma Sugestão de Compra, os dados

de UO já virão preenchidos.

•

Se houver verba associada à Unidade responsável, selecioná-la no campo

Verba.

•

Se o campo Vincular ao Exemplar for marcado, no momento da geração dos

exemplares o mesmo será vinculado a uma UO.

(50)

Manual PER-MAN-006

Licitação

1.11 Solicitantes

Para as instituições que utilizam a Sugestão de Compra, os Solicitantes na Licitação já virão cadastrados.

Figura4: Solicitantes

Procedimentos:

• Dar duplo clique ou <OK>;

Para vincular todos os títulos ao solicitante, clicar em Sim

(51)

Manual PER-MAN-006

Licitação

1.12 Consulta Geral

Esta pasta permite visualizar a relação das obras de uma determinada licitação.

(52)

Manual PER-MAN-006

Licitação

1.13 Copiar itens

Esta pasta permite realizar cópias de itens para gerar novas licitações.

Figura5: Copiar itens

Gerar nova licitação a partir de itens não encontrados

Procedimentos

• Informar o número da licitação antiga;

• Marcar os filtros desejados;

• Selecionar com (X) o(s) item s) desejados;

• Clicar no botão Gerar nova licitação;

(53)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Controle do recebimento do material. É neste módulo que será executada a criação de acervos e exemplares que serão importados da aquisição para a catalogação.

Para iniciar o Recebimento, é necessário preencher o campo Número do Pedido, digitando o número correspondente.

Figura: Recebimentos

PEDIDOS PENDENTES – Relaciona as pendências em determinado período;

ORÇAMENTOS PENDENTES – Relaciona os pedidos com orçamentos pendentes, aqueles que

não foram baixados no orçamento;

PREGÃO - Realiza consultas de todos os pregões realizados; DATA DO PEDIDO – Data de criação do Pedido;

DATA DO VENCIMENTO – Data do vencimento do Pedido;

DATA PREVISTA DA ENTREGA – Data prevista de recebimento do material; LICITAÇÃO – Número da licitação que originou o pedido;

SITUAÇÃO – Situação em que o pedido se encontra;

DATA DE FECHAMENTO DO PEDIDO – Data em que o último item do pedido foi recebido (o

sistema fecha automaticamente);

PAGAMENTO – Forma de pagamento do pedido: Boleto bancário, Cartão de crédito, etc.

(Cadastrado em Parâmetros / Aquisição / Tipo de pagamento);

CONDIÇÃO DE PAGAMENTO – Informações sobre prazos e condições de pagamento do pedido; CARTÃO – Cartão de crédito que será usado para efetuar o pagamento (se necessário);

(54)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

TRANSPORTE - Despesas adicionais com o transporte; FRETE – Taxa cobrada pelo transporte do pedido; TAXA – Taxas adicionais ao pedido;

DESPESA ADICIONAL – Despesas adicionais com o pedido; DESCONTO – Valor recebido como desconto no pedido;

DESCONTO % - Taxa percentual recebida como desconto no pedido;

MEIO DE TRANSPORTE – Meio de transporte do pedido: aéreo, terrestre, etc.; CABEÇALHO – Mensagem que será impressa no topo do pedido;

OBSERVAÇÃO INTERNA – Observação que será visualizada apenas pelos operadores; OBSERVAÇÃO DO PEDIDO – Observação do pedido que será visualizada pelo fornecedor; INFORMAÇÕES ADICIONAIS AO FORNECEDOR – Observações adicionais sobre o pedido ao

fornecedor;

RODAPÉ DO PEDIDO – Informações no rodapé do pedido.

IMPORTANTE:

(55)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

1.14 PEDIDOS

Nesta pasta encontram-se os dados do pedido realizado.

Existem dois processos que podem ser realizados na formação de um pedido, são eles: 1. Processo de formação do Pedido pela Licitação.

2. Processo de formação do Pedido pela COMPRA DIRETA

Pedidos realizados passando pelo processo de Licitação

Procedimentos:

• Digitar o Número do Pedido ou utilizar a Tela de Pesquisa;

• Selecionar a forma de Pagamento;

• Selecionar o Cartão, para efetuar o pagamento;

• Preencher os campos necessários Taxa, Desconto, etc..

4.1.1 INFORMAÇÕES

Permite desativar o pedido a qualquer momento.

Estas informações virão preenchidas da tela de Licitação

(56)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Os campos Cabeçalho e Rodapé do Pedido são utilizados para emissão dos relatórios da pasta

Procedimentos Gerais.

O campo Rodapé do Pedido é preenchido automaticamente com os dados da Instituição (Módulo Parâmetros – Item I) e o Login do operador.

Pedidos realizados através de Compra Direta

Esta pasta permite fazer uma compra direta, sem passar pelo processo de Sugestão de Compras ou Licitação.

Figura: Pedidos realizados através de Compra Direta

Procedimentos:

• Entrar no Módulo Aquisição;

• Clicar no botão Recebimento do Material;

• Clicar no botão Novo.

(57)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Relação de títulos esperados de determinado fornecedor (Dados preenchidos na licitação ou pelo processo de COMPRA DIRETA).

Existem duas maneiras de efetuarmos o processo de inclusão de dados para cada item. 1. Itens: vindos da Licitação.

2. Itens vindos da COMPRA DIRETA.

Itens vindos da Licitação

Para facilitar o cadastro, os itens poderão ser ordenados pelo código, pelo título ou pela editora.

Figura: Itens vindos da Licitação

ITEM – Número que o item recebe na licitação (este número pode ser seqüencial ou pode-se

manter o mesmo código que ele recebeu na sugestão);

MOSTRAR SOMENTE ITENS PENDENTES – Mostra somente os itens que ainda não foram

recebidos;

SOLICITADO - Quantidade de material solicitado para cada item; VALOR UNITÁRIO – Valor unitário de cada item;

MOEDA – Descrição da moeda a ser utilizada no pagamento; SITUAÇÃO – Indica o status do atendimento do item;

OBSERVAÇÃO – Informações adicionais sobre o item;

ACERVO – Indicação se o material possui um cadastro identificado na biblioteca; TOTAL DE ITENS SOLICITADOS – Mostra a soma total dos itens solicitados;

4.1.2 ITENS

Os itens pendentes aparecerão em destaque.

(58)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

SOMA DOS ITENS SOLICITADOS – Total monetário dos itens solicitados; GRAVAR – Grava as informações dos itens que estão na tela;

Ao chegar o material, é necessário pesquisar no acervo da Biblioteca para

verificar se o mesmo foi incorporado ao acervo.

Para preencher a Situação

Procedimentos:

• Duplo clique na coluna Situação;

• Escolher a opção desejada;

• Repetir o procedimento para todos os itens;

• Clicar em Gravar

Para vincular um título a um acervo já existente: • Selecionar a linha do título desejado;

• Digitar no campo Acervo o número atual do acervo, já pesquisado;

• Clicar no botão

Mudança de acervo:

• Selecionar a linha do título desejado; o número do acervo irá para o campo Acervo;

• Trocar o número;

Para excluir um acervo:

• Selecionar a linha do título desejado;

• Clicar no campo Acervo;

Para fazer a catalogação de um acervo: • Selecionar a linha do título desejado;

(59)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Pré-catalogação

Pesquisa as tabelas para catalogação (cutter, PHA, idioma etc.)

Terminada as alterações ou inclusões, clicar em Sair.

IMPORTANTE:

Após realizar todos os procedimentos acima é indispensável clicar no botão

Gravar na tela itens

.

(60)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Itens vindos da Compra Direta

Relação de títulos que serão enviados ao fornecedor.

Figura: Itens vindos da Compra Direta

Para títulos não existentes

Procedimentos:

• Clicar em Item

• Selecionar o Tipo de obra;

• Clicar em Pré-catalogação - Cadastro

• Digitar o Autor, Título da obra e Editora;

• Clicar em sair (na tela pré-catalogação);

• Especificar a Quantidade;

• Digitar o Valor Unitário;

• Selecionar a Moeda;

• Selecionar o campo Bibliografia;

• Selecionar a Situação;

• Clicar em Criar acervo;

(61)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Para títulos existentes

Procedimentos:

• Clicar em Item

• Selecionar o Tipo de obra;

• Digitar o Acervo;

• Clicar no botão Transportar;

• Especificar a Quantidade;

• Digitar o Valor Unitário;

• Selecionar a Moeda;

• Selecionar o campo Bibliografia;

• Selecionar a Situação;

• Clicar em Criar acervo;

(62)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

A pasta recebimento é usada para controlar o processo administrativo de recebimento e distribuição do material adquirido.

Controle e cadastro do número e valor das notas fiscais referentes ao pedido.

Figura: Notas fiscais

Procedimentos:

• Informar o Nº da Nota fiscal;

• Informar o Valor total da Nota fiscal;

• Informar a Data da nota fiscal;

• Informar as Taxas e Descontos se necessário;

• Clicar no botão Incluir.

Utilizar esta opção somente se as Taxas e/ou Descontos forem

4.1.3 RECEBIMENTO

(63)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Baixa do orçamento

Figura: Baixa do orçamento

Procedimentos:

• Pesquisar a UO;

• Digitar o valor da taxa para baixar;

• Dividir o valor caso existam mais de uma UO;

• Clicar em Baixar no orçamento;

(64)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Na pasta Item, selecionar o título desejado e clicar no botão Recebimento. É a relação de títulos recebidos de determinado fornecedor.

O mesmo pedido pode ser atendido em datas diferentes, fazendo com que o campo Data

entregue seja sempre verificado. A visualização do pedido pode ser feita conforme o campo Ordenar por.

Figura: Itens

Procedimentos:

• Preencher a Qtd. Recebida (pode ser diferente da quantidade solicitada);

• Dar duplo click no campo Número da NF;

• Selecionar NF referente ao item recebido;

• Duplo click no campo Valor da NF; (selecionar a NF)

• Selecionar a Data da NF;

• Clicar no botão Gravar.

4.1.3.2 ITENS

Qtd. Solicitada, informação automática da licitação.

Preenchendo a primeira linha do Valor da Moeda, Número da NF e Valor da NF, Data da NF basta dar um duplo clique nestes campos para que o restante seja gerado automaticamente.

(65)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

A visualização dos títulos pode ser ordenada por:

Item, Título ou Editora.

É válido lembrar que, caso seja escolhida “Editora”, a pré-catalogação deve estar

com o campo 260 $b preenchido.

Para itens com situação Parcialmente atendida, o sistema abrirá a caixa para selecionar a data desejada para o recebimento.

Marcando esta opção o sistema mostrará apenas os itens que se encontram pendente.

IMPORTANTE:

• Na coluna Valor da NF, é digitado o valor total da Nota Fiscal e não o valor

unitário da obra.

• A coluna Valor da Moeda é preenchida somente quando o valor for outra

moeda que não Real. Digitar o valor da moeda no campo correspondente. Ex.:.

1 dólar = 2,90.

(66)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Permite a visualização dos itens que são volumes com seus valores correspondentes.

Figura: Volumes

Procedimentos:

• Preencher a Volume;

• Digitar a Valor Unitário;

• Clicar Incluir.

4.1.3.3 VOLUMES

Para excluir: Selecionar a linha desejada e clicar em excluir.

(67)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Esta pasta possibilita vincular título(s) a Biblioteca(s).

Figura: Distribuição por biblioteca

IMPORTANTE:

Após realizar a distribuição ou redistribuição é indispensável clicar no botão

Gravar.

4.1.3.4 DISTRIBUIÇÃO POR BIBLIOTECA

Visualiza somente os itens com distribuição pendente. Utilizado quando a quantidade entregue for igual à solicitada. Repete a distribuição realizada no processo de licitação.

Utilizado para consultar um título específico.

Utilizado quando existe a necessidade de redistribuir todos os itens para outra Biblioteca ou a quantidade recebida for diferente da licitada.

(68)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Esta pasta possibilita vincular título(s) a Unidade Organizacional.

Figura: Distribuição por UO

Visualiza somente itens com distribuição pendente e baixa no orçamento pendente. Atalho para tela de cadastro de orçamentos

Vincula a unidade organizacional ao exemplar.

Utilizado quando a quantidade entregue for igual à solicitada. Repete a distribuição realizada no processo de licitação. Clicando neste botão o sistema irá distribuir todos os itens para a mesma UO da licitação.

Utilizado quando existe a necessidade de redistribuir todos os itens para outra UO ou a quantidade recebida for diferente da licitada.

Procedimentos:

• Selecionar o UO;

4.1.3.5 DISTRIBUIÇÃO POR UNIDADE ORGANIZACIONAL

A baixa do orçamento poderá ser feita item a item ou todos de uma vez

(69)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Mensagem do sistema

Mensagem exibida se não for vinculada uma verba a uma UO.

•

Quando a licitação for gerada a partir de uma Sugestão de Compra, os dados

de UO já virão preenchidos. Se houver verba associada à Unidade responsável

selecioná-la no campo Verba.

•

Se o campo Vincular ao Exemplar for marcado, no momento da geração dos

exemplares o mesmo será vinculado a uma UO.

Figura: Baixa do orçamento

Mensagem exibida quando o valor da verba disponível for menor que o valor gasto. Esta mensagem aparecerá neste momento se não foi feita à correção de verba na licitação.

Para cada título selecionado é necessário dar Baixa no Orçamento, para que o

mesmo não fique pendente.

(70)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

.

Na pasta Orçamento é possível visualizar o Valor empenhado e valor disponível.

(71)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Esta tela permite cadastrar o Patrimônio, não necessitando cadastrar um a um depois no módulo Catalogação / Cadastro / Exemplar.

Para as instituições que utilizam a entrada manual de código de exemplar, nesta tela é possível vincular os códigos dos exemplares.

Figura: Patrimônio

Procedimentos:

• Clicar na linha do título;

• Digitar o Patrimônio, ou,

• Clicar em Repetir patrimônio, para bibliotecas que utilizam o mesmo patrimônio por acervo.

Para preencher o código de exemplar manual

Procedimentos:

• Clicar na linha do título;

• Digitar o cód. exemplar

• Clicar em sequencial, para código seqüenciais;

(72)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Relação das novas aquisições por Biblioteca, constando nela a Biblioteca e o número do acervo de cada material.

Figura: Escolha de itens para impressão

A planilha impressa irá para o Processamento Técnico juntamente com o material para facilitar a localização dos Códigos de acervo.

(73)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Cadastro Exemplar

Tela para importação dos dados dos exemplares da aquisição para a Catalogação.

Figura: Importar dados dos exemplares da aquisição

Após completar a catalogação do Acervo. Clicar aqui para inserir os exemplares.

(74)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Relaciona todas as obras com seus respectivos solicitantes.

Figura: Solicitante

Procedimentos:

• Dar duplo clique ou <OK>;

Figura: Pesquisando o solicitante

4.1.4 SOLICITANTE

(75)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Relaciona todos os itens de um determinado pedido.

Figura: Consulta

4.1.5 CONSULTA

(76)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Indica os itens pedidos e a distribuição por Biblioteca

Figura: Visualizar

4.1.6 VISUALIZAR

Mostra a sigla da biblioteca com a quantidade de itens solicitada

(77)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Permite uma segunda (2) via de impressão dos pedidos.

Figura: Impressão

4.1.7 IMPRESSÃO

(78)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Impressão do Pedido

Figura: Relação dos Itens Espaço para observação interna

Escolher a situação do pedido

(79)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Resultado da relação de itens

1.15 Pedidos Pendentes

Relaciona todos os pedidos pendentes com situação: Aguardando entrega, Parcialmente atendido e Não atendido em uma data determinada.

(80)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Pedidos pendentes

Procedimentos:

• Selecionar a Biblioteca, se necessário;

• Selecionar a UO, se necessário;

• Selecionar o Pregão, se necessário;

• Digitar a Data entrega prevista inicial e final;

• Marcar a(s) Situação (ões);

(81)

Manual PER-MAN-006

Recebimento

Figura: Orçamento Pendente

Procedimentos:

• Selecionar a Biblioteca, se necessário;

• Selecionar a UO, se necessário;

• Clicar em Mostrar;

(82)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Neste processo, são informados os dados referentes às Editoras e Fornecedores.

Figura: Fornecedor / Editora

Os campos, Sigla, Razão Social, Usuário, E-mail são utilizados nos processos de

Aquisição.

• Sigla – Utilizado no relatório Planilha de Concorrência;

• Razão Social - Utilizado no relatório Emissão para os Fornecedores;

• Usuário - Utilizado no Pedido de Compras pela internet;

•

E-mail - Utilizado nos Procedimentos Gerais, para enviar e-mail das licitações

.

Procedimentos:

• Digitar os dados referentes ao Fornecedor/Editor;

5. FORNECEDOR / EDITORA

Pesquisa o fornecedor pela descrição Identifica qual é a categoria – Fornecedor ou Editora Código atribuído ao fornecedor para acesso ao Módulo de Aquisição pela Internet

(83)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

1.17 Cadastro

Neste processo são informados os dados referentes às Editoras e aos Fornecedores. Os Campos: sigla, razão social e e-mail são utilizados nos processos de Aquisição.

Figura: Cadastro

Procedimentos:

• Digitar os dados referentes ao Fornecedor/editora;

• Clicar em Inserir, surgindo o Código do Fornecedor;

• Clicar em Vínculos para relacionar áreas de conhecimento ao Editor/Fornecedor.

Para alteração de dados: • Pesquisar o Fornecedor;

• Realizar as alterações necessárias;

• Clicar em Alterar.

Se houver duas Editoras / Fornecedores iguais, realizar a transferência e nunca

substituir por outra descrição, pois a troca é feita em todo o Bibliográfico. Nunca

substituir um fornecedor por outro, pois todos os fornecedores do campo 260 $b

serão trocados também.

(84)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Fornece um histórico de todas as alterações efetuadas no cadastro Fornecedor, mostrando a data do movimento, a pessoa e o tipo de atualização realizada.

Figura: Histórico

5.1.1 HISTÓRICO

(85)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Esta tela possibilita montar relações de equivalência entre o Fornecedor e as áreas de conhecimento (classes) que estes abrangem; e as relações entre Fornecedores e Editoras que trabalham.

Figura: Vínculos

5.1.2 VÍNCULOS

(86)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Esta pasta é usada para cadastramento de todas as áreas do conhecimento (classes) em que o Fornecedor atua.

Para as Instituições que possuem classificações distintas a tela será acrescentada o Tipo, para a escolha da classificação utilizada.

Figura: Área de conhecimento

Procedimentos:

• Selecionar o Tipo de classificação adotada;

• Clicar em Pesquisar (para pesquisar pela descrição) ou digitar o Código da área;

• Clicar em Inserir.

(87)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Nesta tela é possível vincular Editoras (fornecedores) para um Fornecedor (livraria).

Figura: Editora / Fornecedor

Procedimentos:

• Digitar o Código ou Pesquisar pela descrição do fornecedor (Editora);

• Clicar em Inserir.

(88)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

1.18 Consulta

Esta pasta permite consultar as áreas de conhecimento e as editoras vinculadas a um fornecedor.

(89)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Possibilita a consulta de todos os Fornecedores que foram vinculados a uma determinada área de conhecimento.

Para as Instituições que possuem classificações distintas, será acrescentado o Tipo, para a escolha da classificação utilizada.

Figura: Área de conhecimento

Procedimentos:

• Clicar em Pesquisar (para pesquisar pela descrição) ou digitar o Código da área;

• Selecionar o Tipo de classificação adotada;

• Clicar Sobre o fornecedor.

(90)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

Possibilita a consulta de todas as Editoras (fornecedoras) que foram vinculados a um determinado Fornecedor (livraria).

Figura: Editoras / Fornecedor

Procedimentos:

• Pesquisar o Fornecedor ou digitar o Código;

• Clicar OK;

• Clicar em Mostrar, para visualizar todas as Editoras relacionadas ao Fornecedor.

(91)

Manual PER-MAN-006

Fornecedor / Editora

1.19 Padrão licitação

Esta pasta permite criar uma lista padrão de fornecedores. Esta lista será usada na licitação.

Figura: Padrão licitação

Procedimentos:

• Informar o código do fornecedor;

• Acionar a tecla Tab;

• Clicar no botão Inserir.

(92)

Manual PER-MAN-006

Consulta

Esta tela possibilita consultas e emissão de relatórios referentes ao processo de aquisição; utilizados para conferência nos processos de renovações de periódicos, periódicos pendentes e pró-formas atrasados.

Figura: Consultas

(93)

Manual PER-MAN-006

Consulta

1.20 Sugestão / Licitação / Pedido

Esta pasta permite realizar consultas de Sugestões, Licitações e Pedidos.

(94)

Manual PER-MAN-006

Consulta

Relaciona todos os materiais pedidos por determinada UO, mostrando a situação do processo.

Figura: Unidade Organizacional

Procedimentos:

• Pesquisar o código da UO;

• Digitar a Data Inicial e Data Final;

• Selecionar o Tipo de Obra;

• Selecionar a Biblioteca;

• Marcar a Situação;

• Escolher a Ordem (tipo de ordenação do relatório)

• Escolher o Tipo de relatório;

• Clicar em Imprimir.