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MANUAL DE CADASTRO DE PROPOSTA DE AÇÃO DE EXTENSÃO NO - SIGAA

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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO E CULTURA

UNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA

PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS

DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL E PESSOAL

MANUAL DE CADASTRO DE

PROPOSTA DE AÇÃO DE EXTENSÃO

NO - SIGAA

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APRESENTAÇÃO

O presente manual apresenta os passos a serem dados para se cadastrar uma proposta de ação de extensão no SIGAA – Módulo Extensão.

O que é SIGAA ?

SIGAA - SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE ATIVIDADES ACADÊMICAS

O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação (stricto e lato sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual. Disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato-sensu, stricto-sensu e de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente).

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SUBMETER PROPOSTA:

Esta funcionalidade permitirá ao usuário cadastrar uma Ação de Extensão do tipo Projeto. Um Projeto é definido como um conjunto de propostas de atuação na realidade social, de natureza acadêmica, com caráter educativo, social, artístico, cultural, científico ou tecnológico, e que cumpram os preceitos da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão, desenvolvidas de forma sistematizada.

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Caso desista da operação, clique em Cancelar. O sistema exibirá uma janela para confirmação. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função.

Para voltar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função. Para voltar para o menu principal do módulo Extensão, clique no link .

Na tela exibida acima, o usuário deverá definir os seguintes parâmetros para cadastrar a proposta de um projeto:

Título: Informe o título da ação de extensão;

Ano: Forneça o ano em que será realizado o projeto;

Período de Realização: Informe o período indicando a data no espaço indicado ou clique no ícone para selecioná-la no calendário;

Área de Conhecimento CNPQ: Selecione a área de conhecimento relacionada a ação;

Abrangência: Informe a abrangência da ação de extensão;

Área Temática de Extensão: Selecione a área em que a temática da ação está vinculada;

Coordenador: Informe o nome do coordenador da ação de extensão. Ao inserir as letras iniciais do nome o sistema exibirá uma lista automática de nomes para facilitar a busca do usuário;

Ação vinculada a Programa Estratégico de Extensão: Selecione SIM ou NÃO;

Projeto Vinculado a ação de formação continuada e permanente: Escolha SIM ou NÃO;

Ação vinculada ao Grupo Permanente de Arte e Cultura: Selecione SIM ou NÃO;

Público Alvo do Projeto

Discriminar Público Alvo Interno: Qualifique o público interno que será atendido com o projeto;

Quantificar Público Alvo Interno: Quantifique o público interno descrito acima;

Discriminar Público Alvo Externo: Qualifique o público externo que será atendido com o projeto;

Quantificar Público Alvo Externo: Quantifique o público externo descrito acima;

Total de participantes estimados: Este parâmetro será atualizado com a soma dos critérios Quantificar Público Alvo Interno e Quantificar Público Alvo Externo listados acima;

Local de Realização

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Município: Escolha o município de realização da ação;

Bairro: Informe em qual bairro será realizada a ação;

Espaço de Realização: Defina o espaço de realização do projeto;

Latitude: Informe a Latitude onde ocorrerá a ação;

Longitude: Informe a Longitude onde ocorrerá a ação;

Formas de Financiamento do Projeto

Auto-financiado: Marque esta opção caso a ação seja financiada com recursos próprios;

Financiado pela UFRN: Selecione este campo se a ação possuir financiamento pela UFRN. Neste caso, será necessário definir os seguintes critérios:

Financiado pela Unidade Proponente: Selecione esta opção caso o financiamento seja pela Unidade Proponente;

Financiamento FAEX/PROEX: Escolhendo esta opção, o usuário deverá definir o Edital de Extensão e o Nº Bolsas Solicitadas;

Financiamento Externo: Selecione este item caso o financiamento da ação seja externo. Neste caso, será preciso informar os seguintes critérios:

Oriundo de Edital: Selecionando esta opção, o usuário deverá definir o Edital Externo, o Financiador e a quantidade de Bolsas Concedidas;

Outros: Selecionando esta opção, o usuário deverá fornecer o Financiador e a quantidade de Bolsas Concedidas;

Unidades Envolvidas na Execução

Unidade Proponente: Este critério será atualizado de acordo com o Coordenador selecionado;

Executor Financeiro: Selecione o executor financeiro da ação de extensão;

Unidade Co-Executoras Externa: Forneça uma unidade co-executora externa;

Unidade(s) Co-Executoras: Selecione as unidades que deseja adicionar ao projeto e clique no ícone . A unidade será listada na Lista de Outras Unidades Envolvidas/Parceiras, assim como mostra a tela acima. Para remover a unidade adicionada, clique no ícone .

Para adicionar um Local de Realização, o usuário deverá clicar em Adicionar Local de Realização. O usuário poderá clicar no ícone para remover o local adicionado;

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Ao posicionar o cursor do mouse sobre o ícone , o sistema exibirá informações sobre a operação. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função.

Para dar prosseguimento a operação, clique em Avançar. Exemplificaremos a operação definindo os seguintes parâmetros:

Título: PROJETO DE PESQUISA;

Ano: 2013;

Período de Realização: 25/03/2013 a 29/03/2013;

Área de Conhecimento CNPQ: Ciências Humanas;

Abrangência: Local;

Área Temática de Extensão: COMUNICAÇÃO;

Coordenador: NOME DO COORDENADOR;

Ação vinculada a Programa Estratégico de Extensão: NÃO;

Projeto Vinculado a ação de formação continuada e permanente: NÃO;

Ação vinculada ao Grupo Permanente de Arte e Cultura: NÃO;

Público Alvo do Projeto

Discriminar Público Alvo Interno: DISCENTES;

Quantificar Público Alvo Interno: 10;

Total de participantes estimados: 10;

Local de Realização

Estado: Rio Grande do Norte;

Município: NATAL;

Formas de Financiamento do Projeto

Selecionando a opçãoAuto-financiado;

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Executor Financeiro: FUNPEC;

Unidade(s) Co-Executoras: CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES;

A seguinte tela será apresentada:

O usuário deverá selecionar o Grupo de Pesquisa do projeto e fornecer as seguintes designações:

Resumo: Forneça o resumo do projeto;

Justificativa: Justifique os benefícios esperados no processo ensino-aprendizagem vinculados ao projeto;

Fundamentação Teórica: Insira a fundamentação teórica do projeto;

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Referências: Insira as referências bibliográficas utilizadas na ação de extensão;

Objetivos Gerais: Forneça os objetivos gerais do projeto;

Resultados Esperados: Informe os resultados esperados para o projeto.

Para inserir cada um dos parâmetros listados acima, o usuário deverá clicar nas abas referentes a essas funções. Para dar prosseguimento a operação, clique em Avançar. O sistema exibirá a seguinte tela:

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Discente e Participante Externo. Sendo as três primeiras semelhantes a tela apresentada acima. Nela o usuário deverá definir os seguintes critérios:

Docente: Informe o nome do docente, servidor ou discente, de acordo com a aba selecionada. Ao inserir as letras iniciais do nome, o sistema exibirá uma lista automática de nomes para facilitar a busca do usuário;

Função: Selecione a função do membro na equipe. É necessário que tenha pelo menos um coordenador da ação;

Permitir Gerenciar Participantes: O usuário deverá optar por Sim ou Não;

Remuneração: Informe se o membro tem alguma remuneração na Instituição.

Para adicionar o membro, clique em Adicionar Membro. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função. Exemplificaremos a operação com os seguintes parâmetros:

Docente: NOME DO DOCENTE;

Função: AUXILIAR TÉCNICO;

Permitir Gerenciar Participantes: Não;

Remuneração: Não.

O sistema listará os membros adicionados na seção Membros da Equipe da Ação de Extensão, assim como mostra a tela acima. Na aba Participante Externo, o sistema exibirá a seguinte tela:

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Nome: Informe o nome do participante externo. Ao inserir as letras iniciais do nome, o sistema exibirá uma lista automática de nomes para facilitar a busca do usuário;

CPF: Forneça o número do CPF do participante. Caso o participante seja estrangeiro, clique na opção Estrangeiro (sem CPF);

E-mail: Caso deseje, informe o e-mail do participante;

Função: Selecione a função do membro na equipe;

Sexo: Selecione MASCULINO ou FEMININO;

Formação: Forneça a formação do participante;

Instituição: Informe a Instituição de origem do participante;

Remuneração: Informe se o membro tem alguma remuneração na Instituição.

Para excluir algum membro adicionado, clique no ícone . O sistema exibirá a seguinte caixa de diálogo:

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Para dar prosseguimento, clique em Avançar. A seguinte tela será apresentada:

Na tela apresentada acima, o usuário deverá adicionar um objetivo ao projeto clicando no ícone . A seguinte tela será exibida:

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Na tela apresentada acima, o usuário poderá adicionar os objetivos do projeto. Para isso, forneça os critérios a seguir:

Objetivos do Projeto: Descreva os objetivos do projeto;

Descrição das Atividades: Forneça a descrição das atividades desenvolvidas no projeto;

Carga Horária: Defina a carga horária da atividade vinculada ao projeto;

Período: Forneça as datas do período das atividades no espaço indicado ou clique no ícone para selecionar as datas no calendário;

Membro: Selecione o nome do membro da atividade dentre os membros do projeto;

Carga Horária Membro: Defina a carga horária do membro da atividade.

Para adicionar um membro a atividade, clique em Adicionar Membro. Caso deseje removê-lo, clique no ícone . Para adicionar a atividade, clique em Adicionar Atividade. Exemplificaremos a operação com os seguintes parâmetros:

Objetivos do Projeto: Observar se é possível promover a interdisciplinaridade em uma Instituição através dos projetos de extensão e pesquisa;

Descrição das Atividades: Atividade de pesquisa;

Carga Horária: 2h;

Período: 26/03/2013 a 26/03/2013;

Membro: NOME DO COORDENADOR;

Carga Horária Membro: 2h.

O sistema listará a atividade na seção Atividades Cadastradas. Caso deseje alterar a atividade, clique no ícone . O sistema recarregará a tela da mesma maneira apresentada acima. Caso deseje remover a atividade, clique no ícone . A atividade será removida automaticamente.

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É necessário cadastrar ao menos uma atividade ao projeto. Clique em Voltar para retornar à Lista de Objetivos e Resultados Esperados Cadastrados. O sistema recarregará esta tela da seguinte maneira:

Caso deseje alterar a atividade, clique no ícone . O sistema exibirá a tela de cadastro de atividade, explicada acima. Caso deseje remover a atividade, clique no ícone . O sistema exibirá a seguinte caixa de confirmação:

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Clique em Avançar para do prosseguimento a operação. O sistema exibirá a seguinte tela:

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Selecione o Elemento de Despesa: Selecione o elemento de despesa que desejar, podendo escolher entre Diárias, Material de Consumo, Passagens, Pessoa Física, Pessoa Jurídica e Equipamentos;

Discriminação: Forneça a discriminação dos itens a serem financiados;

Quantidade: Expresse a quantidade de elementos de despesa;

Valor Unitário: Especifique o valor de cada elemento de despesa.

O usuário poderá selecionar a opção Este material está licitado. para definir que o material está licitado. Clique no link Clique aqui para consultar para consultar se o material está licitado.

Clique em Adicionar Despesa para adicionar o elemento de despesa. O sistema exibirá as despesas listadas, assim como exemplificamos na tela acima, selecionando os seguintes parâmetros:

Selecione o Elemento de Despesa Material de Consumo;

Discriminação Livro;

Quantidade 1;

Valor Unitário R$ 90,00.

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Confirme a operação clicando em OK. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

Para prosseguir com a operação, clique em Avançar. a seguinte tela será carregada:

O usuário deverá definir como será consolidado o orçamento da ação, se pela Fundação (Funpec) ou Outros (Externo). Exemplificaremos a operação com a Fundação (Funpec) R$ 90,00. Para dar prosseguimento a operação, clique em Avançar. O sistema exibirá a seguinte tela:

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Na tela exibida acima, caso deseje anexar um arquivo a ação, o usuário deverá informar a Descrição do arquivo e anexá-lo a proposta clicando em Selecionar Arquivo. Para confirmar a operação, clique em Anexar Arquivo. Exemplificaremos a operação selecionando o Arquivo e fornecendo a Descrição DADOS DO RELATÓRIO. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

O sistema exibirá o arquivo na seção Lista de Arquivos Anexados com Sucesso. Para visualizar o arquivo anexado, clique no ícone . Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta operação. O sistema exibirá a seguinte janela de download:

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O usuário poderá abrir ou fazer o download do arquivo. Clique em OK para prosseguir com a operação.

Caso deseje excluir o arquivo anexado, clique no ícone . O sistema exibirá a seguinte janela de confirmação:

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Para prosseguir com a operação, clique em Avançar. O sistema exibirá a seguinte tela:

O usuário poderá anexar fotos a proposta de ação de extensão. Para realizar esta operação, forneça a Descrição e anexe o Arquivo de Foto clicando em Selecionar Arquivo. Para confirmar a operação, clique em Anexar Foto. O sistema carregará o arquivo

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na tela de uma maneira semelhante a apresentada na tela Informe os Dados do Arquivo, exibida acima.

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Caso deseje gravar a proposta e submeter posteriormente, clique em Gravar (Rascunho). A seguinte mensagem será exibida:

Para submeter a proposta do projeto criado, clique em Submeter à Aprovação. O sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso:

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Esta funcionalidade permite a realização do gerenciamento das Ações de Extensão, possibilitando a visualização e alteração das mesmas. Poderão ser realizadas também as operações de modificação dos membros da equipe, alterações relacionadas ao orçamento, situação e remoção das Ações.

Para realizar o gerenciamento das ações de extensão, acesse o SIGAA → Módulos → Extensão → Informações Gerais → Ações de Extensão → Gerenciar Proposta de Ação.

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Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.

Esta tela permite a busca das Ações de Extensão, utilize um ou mais campos para refinar a busca, quanto mais campos forem preenchidos, mais filtrada será a busca.

O usuário poderá realizar a busca através dos campos:

Título da Ação: Busque pelo título específico de uma Ação de Extensão;

Ano: Selecione o Ano de realização da Ação;

Código: O código de uma ação de extensão é composto por no mínimo dez caracteres. Os dois primeiros dígitos identificam o tipo da ação. Os números seguintes e que antecedem o caractere “-” representam o número “sequência” da ação. Por fim, os últimos quatro dígitos representam o ano da ação. Por exemplo, o código da ação PD002-2009 informa que a ação é um produto(PD) e que foi a segunda ação do tipo produto(002) criada no ano de 2009. Existem códigos ainda onde a sequência é representada três caracteres: xxx. Por exemplo, PJxxx-2008. Neste caso, o código da ação não foi gerado completamente e ele poderá não ser único. Uma busca para este código retornaria todos os projetos(PJ) de 2008;

Período de Execução: Informe a data inicial e a data final da execução da ação;

Período de Conclusão: Informe a data inicial e a data final da conclusão;

Período de Início: Forneça o período de início da ação;

Edital: Busque por projetos de acordo com o edital no qual a Ação foi cadastrada;

Tipo da Ação: Busque selecionando entre os tipos de Ação Curso, Evento, Prestação de Serviços, Produto Programa ou Projetos;

Área CNPq: Filtre a busca de acordo com a Área do Cnpq do projeto, selecionando entre as opções Ciências Agrárias, Ciências Biológicas, Ciências Exatas e da Terra, Ciências Humanas, Ciências Sociais Aplicadas, Ciências da Saúde, Engenharias, Linguística, Letras e Artes, Outra;

Unidade Proponente: Selecione uma das unidades do sistema;

Centro da Ação: Selecione a unidade-centro da Ação;

Área Temática: Filtre de acordo com a área do projeto, selecionando entre Comunicação, Cultura, Direitos Humanos e Justiça, Educação, Meio Ambiente, Saúde, Tecnologia e Produção ou Trabalho;

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Servidor: Utilize o nome de um servidor associado ao projeto de Ação. Digitando os três primeiros números, o sistema mostra uma lista com os nomes cadastrados;

Situação da Ação: Selecione no menu a situação atual do projeto;

Tipo de Registro: Informe se o projeto está registrado como Registro Simplificado de Ação Anterior ou Proposta Completa de Ação de Extensão;

Solicitação de Renovação: Informe se é Solicitação de Renovação ou Projeto Novo;

Financiamentos & Convênios: Selecione entre as opções Financiamento Interno, Financiamento Externo, Auto Financiamento, Convênio Funpec;

Para os campos Período de Execução, Período de Conclusão e Período de Início, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em .

Exemplificamos com o campo Unidade Proponente, buscando por Ações do Departamento de Geografia.

Após o devido preenchimento dos campos, clique em Buscar, para confirmar a operação. O sistema exibirá uma listagem das ações encontradas, como demonstrada no exemplo abaixo:

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Clicando nos ícones, ao lado direito, o usuário terá acesso às funcionalidades: Visualizar Ação, Alterar Bolsas Concedidas, Alterar Orçamento, Vincular Unidade Orçamentária, Alterar Situação, Alterar Equipe, Devolver para Coordenador(a), Reativar Ação, Remover Ação e Alterar Ação. Veja como realizar cada uma destas operações nos tópicos a seguir.

0.1 Visualizar Ação

Para visualizar os dados gerais de uma ação de extensão, clique no ícone . O sistema exibirá uma página semelhante à figura abaixo: '

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Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.

Ao posicionar o cursor sobre o ícone , serão exibidas informações adicionais relacionadas ao campo em que o ícone estiver presente.

Se houver Ações Vinculadas, utilize o ícone para visualizar a Ação em uma tela semelhante à apresentada acima. Caso a Ação tenha Arquivos e/ou Fotos em anexo, clique no ícone para visualizar o arquivo em uma nova janela.

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Perguntas mais Frequentes – Extensão

1. Depois que cadastro uma ação, qual o fluxo que a mesma segue até entrar em execução?

 Depois que o docente cadastra a ação, ele é submetido para o chefe do departamento, que escolhe os avaliadores da ação. Durante esse período a ação entra em “Aguardando avaliação”. Os avaliadores avaliam, e o chefe do Comitê de Extensão decide se a ação vai ser, ou não, aprovada. Assim, ação pode definitivamente entrar em execução.*

2. Participei de um programa nos anos anteriores como coordenadora local. Quem deve registrar essa atividade de extensão? eu mesma? a Pró-reitoria de Extensão na qualidade de organizadora?

 Em caso de a senhora ter sido a coordenadora, e pelo fato de ser um projeto antigo, siga tal caminho: Ações Acadêmicas – > Extensão –> Ações de Extensão –> Submeter proposta –> Registrar Ação Anterior.

3. Cadastrei um evento e não aparece ele na listagem para enviar o relatório.

 Quando cadastra-se um projeto de extensão, primeiro vai para o departamento para eles avaliarem, depois vai para a PROEX para aprovarem, então ele aparecerá na listagem para enviar o relatório. Para poder enviar o relatório é preciso que o status do projeto esteja “em execução”.

4. Não consigo cadastrar um projeto de extensão pois o sistema não aceita que técnicos administrativo sejam coordenadores de projetos.

 Para que um servidor de categoria técnico administrativo seja coordenador de projeto de extensão, é preciso que sua formação seja de nível superior.

5. Estou tentando cadastrar meu projeto, mas não passo da primeira tela pois o sistema acusa que o campo “Edital” é obrigatório, no entanto não existe esse campo para que eu possa preencher.

 Isto acontece porque o campo “Financiamento” está marcado como interno, porém não há editais internos submetidos. Neste caso deve-se desmarcar o campo “Financiamento” uma vez que não tem editais internos aberto.

6. Já enviei meu relatório final do meu projeto de extensão, mas o projeto ainda consta como Em Execução, por isso ocorre?

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 Quando o relatório final de uma ação de extensão é enviado, este é submetido para a PROEX e para o departamento para validação. Após este relatório for validado, o projeto automaticamente passará para o status Concluído.

7. Gostaria de saber como tenho acesso ao relatório de inscritos no meu projeto.

 Para ter acesso ao relatório dos escritos seguindo o caminho: Ações Acadêmicas → Extensão → Ações de Extensão → Inscrições On-Line → Abrir/Alterar Inscrições On-line → Relatório de Inscritos.

8. Quando aceito as inscrições eu percebo que continua zerado o campo nº inscritos. Por quê ?

 A alteração no campo número de inscritos só vai acontecer quando o usuário confirmar o e-mail recebido após realizar a inscrição na ação.

9. Quando o aluno estiver na página para fazer a inscrição ele consegue visualizar quantas vagas ainda estão disponíveis para o evento?

 Sim. Na medida que as vagas forem diminuindo, o usuário poderá ver na página pública (http://sig.unila.edu.br/sigaa/public/home.jsf) o número de vagas que resta.

10. Gostaria de aumentar o número de vagas da minha ação. Como faço?

 Para isso, siga: Ações Acadêmicas –> Extensão –> Ações de Extensão –> Inscriões On-Line –> Abrir/Alterar Inscrições On-line –> Gerenciar Inscrições –> Alterar.

11. Gostaria de saber quais são os tipos de ações de extensão que podem fazer o cadastro do relatório parcial?

 Atualmente o sistema só está permitindo o cadastro do relatório parcial para ações de extensão do tipo Projeto, Evento e Curso.

12. Gostaria de Enviar o relatório final de um projeto de extensão ao qual sou coord. porem ele não aparece na minha tela, o que devo fazer?

 O relatório final dos projetos de extensão só podem ser enviados após a data determinada no projeto para o termino da ação , caso a ação tenha sido terminada antes do previsto o coord. da ação deve contatar a PROEX para que eles façam os ajustes na data e ele possa enviar o relatório.

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13. Gostaria de modificar os participantes em um projeto (Ações acadcêmicas associadas). Como fazer isso?

 A alteração dos participantes da ação é feita seguindo o seguinte caminho: Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar participantes.

14. Estou tentando enviar o relatório parcial e/ou final de uma ação porém aparece a mensagem “Relatório ainda não definido para o tipo de ação selecionada”. O que pode estar ocorrendo?

 Essa mensagem aparece quando os tipos de ação não tem relatório definido, isso ocorre com ações do tipo “PRODUTO” ou “PROGRAMA”. Nesse caso é necessário que o usuário entre em contato com a PROEX, seguir as orientações (mandar algum documento que prove que a ação foi realizada) e só assim a ação poderá ser finalizada.

15. Estou com uma ação de extensão em execução e a mesma não aparece no portal público para a inscrição On-line. O que está ocorrendo?

 As ações de extensão que ficam disponíveis no portal público para inscrição On-line são apenas as do tipo curso e evento. 16. Solicito orientação de como proceder para encerrar minhas ações que no SIGAA ainda estão como 'EM

EXECUÇÃO'.

Para que uma ação seja finalizada, é preciso que o coordenador dela cadastre o relatório final da ação em: Portal do Docente → Extensão → Relatórios → Relatórios de Ação de Extensão.

17. O coordenador da ação já enviou o relatório de extensão e agora precisa dar continuidade. O que fazer para alterar participantes, uma vez que já foi submetido o relatório?

 O coordenador da ação terá que entrar em contato com a PROEX para reabrir o relatório e assim poderá alterar os participantes.

Referências

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