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Disciplina: Introdução à Auditoria
Profª. Ana Cristina Pereira
TEMA DA AULA: TIPOS DE AUDITORIA (Sistemas e Governamental)
Auditoria de SistemasAtualmente as movimentações financeiras das empresas são processadas através de sistemas eletrônicos de processamento de dados, comumente chamados de softwares, através dos quais, se tornou possível integrar automaticamente todas as operações relacionadas com a atividade empresarial, tais como compras, estocagem, pagamentos eletrônicos, apuração de custos, margens, vendas, tributos, etc.
Como a automatização dos controles internos da empresa a ser auditada interfere na forma de trabalho do auditor, facilitando no sentido de ganhar tempo em busca de dados e informações, ou também, em alguns casos, dificultando a execução dos trabalhos pela complexidade de registro dos fatos, estes deverão levar em conta a estrutura sistêmica a ser auditada.
A rapidez conseguida através do avanço da tecnologia trouxe também muitos questionamentos quanto à segurança que estes sistemas operacionais oferecem para os negócios, haja vista que todas as informações legais e gerenciais são obtidas através dos dados processados pelos sistemas integrados.
Neste sentido, alguns cuidados necessariamente devem ser observados, quando do planejamento de auditoria, dentre os quais:
Definição das áreas que serão auditadas;
Quais sistemas e subsistemas (neste caso seriam outras formas de se processar dados, com outros sistemas paralelos vinculados ao sistema principal, ou até mesmo planilhas eletrônicas e editores de textos) são utilizados;
Quais departamentos são geradores de informações e quais informações são integradas;
Qual é a forma de alimentação (input), forma de processamento de dados, dependência manual e rotatividade de pessoas;
Quantas pessoas estão envolvidas e quais atividades “chaves” as mesmas exercem;
Quais informações são guardadas sob a forma de listagem (papéis) e quais são armazenadas eletronicamente (fitas, banco de dados, etc.);
Como são tratadas as diversas necessidades de novas formas de informações, prazos, custos, etc.;
Qual a confiabilidade que o sistema oferece para a tomada de decisões, envolvendo os departamentos financeiros, recursos humanos, produtivo e comercial;
Quais são os relatórios e como os mesmos são gerados; Como os backups são realizados.
Segundo o Conselho Regional de Contabilidade/SP1
Auditoria de sistemas é uma atividade voltada à avaliação dos procedimentos de controle e segurança vinculados ao processamento eletrônico das informações. Tem como funções: documentar, avaliar e monitorar sistemas de controles legais, gerenciais de aplicação e operacionais. Os instrumentos para desempenhar tais funções podem variar o uso da auditoria: de software ao uso habilidoso de técnicas de entrevista.
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CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DE SÃO PAULO. Auditoria por meios eletrônicos. São Paulo : Atlas, 1999, p. 92-93.
2 A auditoria de sistemas objetiva certificar-se de que:
As informações são corretas e oportunas;
Existe um processamento adequado de operações; As informações estão protegidas contra fraudes; Existe a proteção das instalações e equipamentos;
Existe a proteção contra situações de emergência (paralisação de processamento, perda de arquivos, inundações, incêndios, etc.).
Auditoria Governamental
Finalidades da Auditoria Governamental2
Comprovar a legalidade e legitimidade e avaliar os resultados, quanto à economicidade, eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nas unidades da administração direta e entidades supervisionadas da administração federal, bem como a aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado.
Dar suporte ao exercício pleno da supervisão ministerial, através das seguintes atividades básicas: 1. Examinar a observância da legislação federal específica e normas correlatas;
2. Avaliar a execução dos programas de governo, dos contratos, convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres;
3. Observar o cumprimento, pelos órgãos e entidades, dos princípios fundamentais de planejamento, coordenação, descentralização, delegação de competência e controle;
4. Avaliar o desempenho administrativo e operacional das unidades da administração direta e entidades supervisionadas;
5. Verificar o controle e a utilização dos bens e valores sob uso e guarda dos administradores ou gestores; 6. Examinar e avaliar as transferências e a aplicação dos recursos orçamentários e financeiros das
unidades da administração direta e entidades supervisionadas; e
7. Verificar e avaliar os sistemas de informações e a utilização dos recursos computacionais das unidades da administração direta e entidades supervisionadas.
Objetivos Operacionais da Auditoria Governamental
Examinar a regularidade e avaliar a eficiência da gestão administrativa e dos resultados alcançados. Apresentar subsídios para o aperfeiçoamento dos procedimentos administrativos e controles internos das
unidades da administração direta e entidades supervisionadas. Constituem objeto do exame de auditoria:
1. Os sistemas administrativo e operacional de controle interno utilizados na gestão orçamentária, financeira e patrimonial;
2. A execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam recursos públicos; 3. A aplicação dos recursos transferidos pelo Tesouro Nacional a entidades públicas ou privadas;
4. Os contratos firmados por gestores públicos com entidades privadas para prestação de serviços, execução de obras e fornecimento de materiais;
5. Os processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;
6. Os instrumentos e sistemas de guarda e conservação dos bens e do patrimônio sob responsabilidade das unidades da administração direta e entidades supervisionadas;
7. Os atos administrativos que resultem direitos e obrigações para o Poder Público, em especial os relacionados com a contratação de empréstimos internos ou externos e com a concessão de avais; 8. A arrecadação e a restituição de receitas de tributos federais; e
9. Os sistemas eletrônicos de processamento de dados, suas entradas (inputs) e informações de saída (outputs), objetivando constatar:
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3 1. segurança física do ambiente e das instalações do Centro de Processamento de Dados (CPD); 2. segurança lógica e a confidencialidade nos sistemas (SOFTWARE) desenvolvidos em
computadores de diversos portes;
3. eficácia dos serviços prestados pela área de informática;
4. eficiência na utilização dos diversos computadores (HARDWARE) existentes na entidade; e 5. verificação do cumprimento da legislação pertinente.
ABRANGÊNCIA DE ATUAÇÃO
A abrangência de atuação da auditoria inclui as atividades de gestão das unidades da administração direta, entidades supervisionadas, programas de trabalho, recursos e sistemas de controles administrativo, operacional e contábil.
Estão sujeitos à auditoria:
1. Pessoas, nos diferentes níveis de responsabilidade; 2. Mediante tomada de contas:
1. Os ordenadores de despesas das unidades da administração direta;
2. Aqueles que arrecadarem, gerirem ou guardarem dinheiros, valores e bens da União, ou que por eles respondam; e
3. Aqueles que, estipendiados (remunerados) ou não pelos cofres públicos, e que, por ação ou omissão, derem causa a perda, subtração, extravio ou estrago de valores, bens e materiais da União pelos quais sejam responsáveis.
3. Mediante prestação de contas:
1. Os dirigentes das entidades supervisionadas da administração indireta;
2. Os responsáveis por entidades ou organizações, de direito público ou privado, que se utilizem de contribuições para fins sociais, recebam subvenções ou transferências à conta do Tesouro. 3. Unidades da administração direta;
4. Entidades supervisionadas da administração indireta: 1. Autarquias;
2. Empresas públicas;
3. Sociedades de economia mista; 4. Fundações públicas;
5. Serviços sociais autônomos;
6. Conselhos federais de fiscalização das profissões liberais; 7. Fundos especiais e fundos setoriais de investimentos;
8. Empresas subsidiárias, controladas, coligadas ou quaisquer outras de cujo capital o poder público tenha o controle direto ou indireto; e
9. Empresas supranacionais de cujo capital social a União participe de forma direta ou indireta, nos termos de seus tratados constitutivos, inclusive em virtude de incorporação ao patrimônio público.
10. Recursos
4. Todos os recursos originários da lei orçamentária anual, de créditos adicionais, de operações de crédito da União, assim como as receitas próprias e as aplicações da administração federal direta ou indireta, inclusive fundos especiais.
FORMAS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL
1. Diretas - quando realizadas com a utilização de Analistas de Finanças e Controle - Auditor, com atribuição de auditoria, em exercício nos órgãos seccionais, regionais ou setoriais do sistema.
2. Integradas - quando realizadas por mais de uma unidade de auditoria do Sistema de Controle Interno - SCI.
4 3. Compartilhadas - quando realizadas com a utilização de auditores de uma entidade para, em conjunto com Auditor do órgão seccional, regional ou setorial, sob a coordenação do órgão seccional, desenvolverem trabalhos específicos na própria entidade auditada ou numa terceira.
4. Subsidiárias - quando realizadas pelas respectivas unidades de auditoria interna das entidades em exame, sob a orientação do órgão seccional, regional ou setorial do Sistema.
5. Indiretas - quando realizadas por firmas ou empresas privadas de auditoria, contratadas em caráter supletivo, devido a situações excepcionais, para, sob a supervisão do órgão seccional, regional ou setorial do Sistema, efetuarem trabalhos em entidades ou projetos.
TIPOS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL
1. Auditoria de Gestão - objetiva emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, a probidade na aplicação dos dinheiros públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens da União ou a ela confiados, compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos:
1. Exame das peças que instruem os processos de tomada ou prestação de contas; 2. Exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; 3. Verificação da existência física de bens e outros valores;
4. Verificação da eficiência dos sistemas de controles administrativo e contábil; e 5. Verificação do cumprimento da legislação pertinente.
2. Auditoria de Programas - objetiva acompanhar, examinar e avaliar a execução de programas e projetos governamentais específicos, bem como a aplicação de recursos descentralizados, compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos:
1. Análise da realização físico-financeira em face dos objetivos e metas estabelecidos;
2. Análise dos demonstrativos e dos relatórios de acompanhamento produzidos com vistas à avaliação dos resultados alcançados e a eficiência gerencial;
3. Verificação da documentação instrutiva e comprobatória, quanto à propriedade dos gastos realizados; e
4. Análise da adequação dos instrumentos de gestão de contratos, convênios, acordos, ajustes e outros congêneres, para consecução dos planos, programas, projetos e atividades desenvolvidas pelo gestor, inclusive quanto à legalidade e diretrizes estabelecidas.
3. Auditoria Operacional - atua nas áreas inter-relacionadas do órgão/entidade, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos. Sua filosofia de abordagem dos fatos é de apoio, pela avaliação do atendimento às diretrizes e normas, bem como pela apresentação de sugestões para seu aprimoramento.
4. Auditoria Contábil - é a técnica que, utilizada no exame dos registros e documentos e na coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle do patrimônio de um órgão ou entidade, objetiva obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem, adequadamente, a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas.
5. Auditoria de Sistema - objetiva assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações oriundas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados, observando as diretrizes estabelecidas e a legislação específica.
5 6. Auditoria Especial - objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizados para atender determinação do Presidente da República, Ministros de Estado ou por solicitação de outras autoridades.
EXERCÍCIOS Responda:
01. Qual a finalidade da Auditoria Governamental? 02. Qual o conceito de Auditoria de Sistemas? 03. Quais as formas de Auditoria Governamental?
