UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
JANAÍNA VANESSA SOARES KOENEMANN
AUDITORIA OPERACIONAL DE PROCESSOS E DE CUSTOS NO
RECEBIMENTO E BENEFICIAMENTO DE GRÃOS
IJUÍ (RS)
2017
JANAÍNA VANESSA SOARES KOENEMANN
AUDITORIA OPERACIONAL DE PROCESSOS E DE CUSTOS NO
RECEBIMENTO E BENEFICIAMENTO DE GRÃOS
Relatório de trabalho de conclusão do curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito para obtenção do título de Bacharelado em Ciências Contábeis.
Profª. Orientadora: EUSÉLIA PAVEGLIO VIEIRA
AGRADECIMENTOS
Inicialmente agradeço à Deus, por ser meu porto seguro e meu guia, me dando forças em todos os momentos, iluminando os meus caminhos e derramando as suas bênçãos divinas.
À toda minha família, que não medem esforços para que consiga realizar meus sonhos, por todo o incentivo, paciência, compreensão, confiança e amor. Por ser minha base e meu bem mais precioso.
Agradeço também a todos os colegas de graduação, os quais viraram amigos que levarei para sempre em minha vida e coração.
À todos os professores do curso de Ciências Contábeis, pelos conhecimentos compartilhados com muito zelo e dedicação, os quais são exemplos de profissionais que demostram amor por aquilo que fazem.
Agradeço em especial a minha orientadora Eusélia Paveglio Vieira, pelo apoio, paciência, acompanhamento, empenho e dedicação no desenvolvimento deste trabalho, por estar sempre disposta a ajudar e resolver os questionamentos, indicando o melhor caminho a ser seguido.
Enfim, à todos que direta ou indiretamente fizeram parte da minha formação. Muito obrigada!
RESUMO
Mediante ao crescimento e desenvolvimento econômico das organizações, o mercado atual tornou-se um campo muito competitivo, exigindo que os gestores busquem o diferencial em seus produtos e serviços, fazendo jus ao principio de continuidade de seus negócios. Estas organizações necessitam a eficiência e eficácia nos desenvolvimentos de seus processos operacionais, por este motivo, a auditoria vem se tornando uma ferramenta fundamental para análise e verificação destes procedimentos, da qual permite o alcance de informações pertinentes e precisas para a prevenção de erros e fraudes, identificando autenticidade dos fatos ocorridos. O estudo tem como objetivo identificar como a realização de uma auditoria operacional nos processos e nos custos do recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos pode certificar o cumprimento dos controles internos e qualificar a gestão na sua tomada de decisão. Utilizou-se a metodologia de pesquisa descritiva, qualitativa e aplicada com análise documental e entrevistas despadronizadas. Os resultados expressaram que a cooperativa esta em conformidade em seus controles internos existentes, no entanto, necessita avaliar a aplicação dos métodos de custos operacionais em algumas de suas atividades, garantindo a ênfase na qualificação da gestão.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Fluxograma do recebimento - amostragem ... 39
Figura 2 - Fluxograma do recebimento - balança ... 41
Figura 3 – Fluxograma do recebimento – beneficiamento e armazenamento ... 42
Figura 4 – Fluxograma transferências ... 43
Figura 5 – Fluxograma comercialização ... 44
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Principais diferenças entre auditoria externa e interna ... 17
Quadro 2 – Processo de recebimento: amostragem/ balança/ beneficiamento /armazenagem 45 Quadro 3 – Processo de transferência de grãos para indústrias ... 47
Quadro 4 – Processo de comercialização do grão ... 48
Quadro 5 – Planejamento e programa de auditoria ... 49
Quadro 6 – Papéis de trabalho – recebimento – amostragem de grão ... 52
Quadro 7 – Papéis de trabalho: recebimento - balança ... 54
Quadro 8 – Papéis de trabalho: recebimento – armazém ... 56
Quadro 9 - Papéis de trabalho: transferência para as indústrias ... 57
Quadro 10 – Papéis de trabalho: comercialização ... 59
Quadro 11 – Recebimentos de grãos ... 63
Quadro 12 – Estoque grãos filial ... 64
Quadro 13 – Transferências para indústrias ... 64
Quadro 14 – Custos operacionais ... 65
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CDA Cadastro do Armazém
CFC Conselho Federal de Contabilidade
CONAB Companhia Nacional de Abastecimento
MAPA Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
NBC Normas Brasileiras de Contabilidade
PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
SIC Sistemas Integrados da Cooperativa
NFP Nota Fiscal de Produtor
SUMÁRIO
AGRADECIMENTOS ... 2
RESUMO ... 3
LISTA DE FIGURAS ... 4
LISTA DE QUADROS ... 5
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ... 6
SUMÁRIO ... 7
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO ... 11
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 11 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 12 1.4 OBJETIVOS ... 14 1.4.1 Objetivo geral ... 14 1.4.2 Objetivos específicos ... 14 1.5 J USTIFICATIVA ... 14 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 16 2.1 CONTABILIDADE ... 16 2.2 AUDITORIA ... 16 2.2.1 Auditoria interna ... 18 2.2.2 Auditoria operacional ... 19
2.2.3 Procedimentos e técnicas de auditoria ... 21
2.2.4 Controle interno ... 22 2.2.5 Programa de auditoria ... 22 2.2.6 Papéis de trabalho ... 23 2.2.7 Relatório de auditoria ... 24 2.3 AUDITORIA DE PROCESSOS ... 25 2.3.1 Auditoria de custos ... 26
2.4 LEGISLAÇÃO APLICADA A ÁREA CONTEMPLADA ... 27
2.4.1 Localização e infraestrutura ... 29
2.4.2 Sistema de pesagem e amostragem ... 29
2.4.4 Sistema de armazenagem ... 30
2.4.5 Documentação ... 31
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 33
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 33
3.1.2 Quanto a forma de abordagem do problema ... 34
3.1.3 Quanto aos objetivos ... 35
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 35
3.2 COLETA DE DADOS ... 36
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados ... 37
3.3 ANALISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 38
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 39
4.1 DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS INTERNOS ... 39
4.1.1 Recebimento - amostragem ... 39
4.1.2 Recebimento - balança ... 40
4.1.3 Recebimento – armazém beneficiamento e armazenagem ... 41
4.1.4 Transferências ... 43
4.1.5 Comercialização... 43
4.2 CONTROLES INTERNOS EXISTENTES ... 44
4.2.1 Recebimento ... 45
4.2.2 Transferência ... 47
4.2.3 Comercialização... 48
4.3 PLANEJAMENTO E PROGRAMA DE AUDITORIA ... 49
4.4 APLICAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO ... 51
4.4.1 Papéis de trabalho: recebimento e amostragem do grão ... 52
4.4.2 Papéis de trabalho: recebimento – balança ... 53
4.4.3 Papéis de trabalho: recebimento – armazém ... 56
4.4.4 Papéis de trabalho: transferência para as indústrias ... 57
4.4.5 Papéis de trabalho: comercialização ... 59
4.5 AUDITORIA DOS CUSTOS DE TRANSFERÊNCIA DO GRÃO PARA A COMERCIALIZAÇÃO OU PRODUÇÃO... 62
4.5.1 Estoque de grãos ... 62
4.5.2 Transferência para as indústrias ... 64
4.5.3 Custos operacionais ... 65
4.6 RELATÓRIO DE AUDITORIA DE PROCESSOS E CUSTOS ... 67
5 CONCLUSÃO ... 79
REFERÊNCIAS ... 81
1 INTRODUÇÃO
Devido ao crescimento constante das empresas e consequentemente da competitividade entre elas, exige-se que os gestores tenham em sua disposição diversas alternativas inovadoras para manter-se no mercado atual. Com isso, surge à necessidade da contribuição do profissional Contábil o qual auxilia os gestores fornecendo o aprimoramento das ferramentas gerenciais e de controle interno sobre o patrimônio, gerando informações essenciais para o processo de tomada de decisões e alcance dos resultados desejados.
Dessa forma, um dos campos de atuação do profissional Contábil é a auditoria, que é uma das técnicas contábeis que visa examinar com profundidade os fatos, documentos, registros e processos de controles, certificando-se por meio de procedimentos próprios à confiabilidade das informações patrimoniais geradas aos diferentes tipos de usuários. Basso (2005, p. 92) afirma que estes exames têm “o objetivo de comprovar se os registros contábeis foram executados de acordo com os princípios fundamentais de Contabilidade”.
No entanto, existem vários tipos de auditorias, dentre elas a auditoria operacional e de custos, que tem como função revisar e avaliar o desempenho administrativo de vários ambientes de uma organização, apresentando sugestões de melhorias dando ênfase a economia, eficiência e eficácia, (ARAÚJO, 2001).
Já a auditoria de custos tem como objetivo gerar informações sobre o controle e a avaliação de desempenho, buscando a redução de custos operacionais, contribuindo no planejamento estratégico das organizações. De acordo com Leone (2008, p. 21) “a contabilidade de custos é uma atividade que se assemelha a um centro processador de informações, que recebe dados, acumula-os de forma organizada, analisa-os e interpreta-os, produzindo informações de custos para diversos níveis gerenciais”.
Contudo, levando em consideração a importância das técnicas de auditoria e dos procedimentos de controles internos realizados na organização, o objetivo do estudo foi realizar uma auditoria operacional nos processos e nos custos de recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos que certifique o cumprimento dos controles internos e qualifique a gestão diante dos processos decisórios. Buscando por meio da literatura a base conceitual e com as ferramentas de auditoria a identificação dos controles internos, elaboração do programa de auditoria, aplicação dos papéis de trabalho e elaboração do relatório final da auditoria realizada.
Alguns estudos relacionados ao assunto foram desenvolvidos por Vieira (2016) em que teve como objetivo a realização de uma auditoria dos processos operacionais e do
sistema no recebimento, beneficiamento, armazenagem e comercialização de grãos da cooperativa, contribuindo na certificação de que os controles internos estão sendo cumpridos, qualificando o gerenciamento das atividades. E este concluiu que os controles internos existentes e o sistema operacional cumpriam as normativas internas e buscavam zelar pelo andamento das atividades, de forma correta, ética e responsável, que facilitaram no alcance das informações de acordo com as necessidades e na tomada de decisões.
Outro estudo relacionado à auditoria foi realizado por Girardi e Casagrande (2011) que destacaram a importância dos procedimentos de auditoria interna e dos controles internos, para a inibição de fraudes e erros, ou aperfeiçoamento dos procedimentos para tornar-se mais competitivo no mercado, tendo como objetivo realizar uma Auditoria interna em uma empresa X. Os autores concluíram que a partir da auditoria realizada, foi possível perceber que a empresa era eficaz em alguns controles e em outros não, assim, sugeriram que a empresa providenciasse a implantação de controle eficiente da área mais afetada e procedimentos de Auditoria interna de forma permanente, analisando todas as informações da empresa.
Diante disso, o desenvolvimento deste trabalho efetuou-se da seguinte maneira: no primeiro capítulo abordou-se a definição do tema em estudo, a caracterização da organização, a problematização do tema, os objetivos traçados, e a justificativa da realização deste estudo. No segundo capítulo foi desenvolvida a fundamentação teórica de acordo com o tema objeto deste estudo, sendo apresentadas definições de auditoria, auditoria operacional e auditoria processos e de custos, e demais definições relacionadas ao tema. Já no terceiro capítulo foram apresentados os procedimentos metodológicos utilizados na realização do estudo.
A análise dos resultados está apresentada no quarto capítulo deste estudo, onde que esta foi baseada nos procedimentos de controles internos realizados no recebimento, beneficiamento, armazenamento, transferências e comercialização de grãos de uma organização cooperativa, sendo descrito todas as etapas de controles internos, a elaboração de um programa de auditoria, a aplicação de papéis de trabalho e finalizando com o relatório de auditoria que contém todas as constatações e recomendações necessárias.
Por fim, o relatório apresenta a conclusão e as referências utilizadas durante toda a construção do estudo.
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO
A Contabilidade é uma ciência social que estuda e controla o patrimônio da entidade, fornecendo informações acerca de sua composição e suas variações qualitativas e quantitativas, (BRAGA, 2012).
A auditoria é uma das técnicas contábeis de atribuição dos profissionais de contabilidade, segundo Basso (2005, p. 91) “a auditoria compreende o exame de documentos, registros e livros, inspeções e obtenção de informações internas e externas relacionadas com o patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros”.
São vários os tipos de auditoria, sendo que a auditoria operacional é um deles, de acordo com Araújo (2001, p. 20) ela tem como objetivo “avaliar o desempenho e a eficácia das operações, os sistemas de informação e de organização, e os métodos de administração”.
A auditoria de custos vem ao encontro da contabilidade de custos, onde Padoveze (2003, p. 4) define custos “como sendo a mensuração econômica dos recursos (produtos, serviços e direitos) adquiridos para a obtenção e a venda dos produtos e serviços da empresa. Em palavras mais simples, custo é o valor pago por alguma coisa”.
Neste sentido, o presente trabalho de conclusão de curso aborda o estudo referente à auditoria operacional de processos e de custos no recebimento e beneficiamento e armazenamento de grãos.
1.2CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A organização em estudo é uma cooperativa localizada na região noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, que teve inicio de suas atividades devido à união de um pequeno grupo de produtores que exigiam uma política agrícola clara para o setor onde os mesmos enfrentavam diversos desafios políticos e econômicos em meados da década de 1950.
O pequeno grupo de associados cresceu, bem como a extensão da cooperativa que começou a atuar em diversas localidades do Estado do Rio Grande do Sul. A organização possui hoje em dia cerca de 18 (dezoito) mil associados, destes em torno de 5 (cinco) mil são atuantes, ou seja, aqueles que participam de alguma atividade da mesma, assim como conta com a ajuda de 1.200 (mil e duzentos) colaboradores para manter todas as atividades em pleno funcionamento e atender melhor os associados e clientes.
No último período ela recebeu em torno de 4.356.000 (quatro milhões, trezentos e cinquenta e seis mil) toneladas de diferentes tipos de grãos, em especial à soja que significou
um montante em torno 44%, em segundo o arroz que representou 27%, em terceiro o milho com 14%, em quarto o trigo com 12% e por fim o grão de aveia que representou 3% do total de toneladas de grãos recebidos.
A cooperativa em estudo pertence ao enquadramento fiscal do Lucro Real e atua em diferentes atividades do mercado, mas o presente estudo foi realizado na área de recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A contabilidade pode ser entendida, de acordo com Basso (2011, p. 26), como um “conjunto ordenado de conhecimentos próprios, leis cientificas, princípios e métodos de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) ”.
A contabilidade é uma das áreas proporcionam muitas oportunidades profissionais, sendo a auditoria um dos campos de sua atuação, onde que a auditoria consiste no exame e verificação da exatidão dos documentos, procedimentos e demonstrações contábeis, certificando a legalidade e fidedignidade das informações encontradas, (MARION, 2012).
A auditoria é conferência, verificação, análise e avaliação, comunicando os resultados dentro dos objetivos que a auditoria se propôs, (LINS, 2012).
A auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando a apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer ocorridos quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados, (SÁ, 2000, p.25).
A auditoria operacional visa à avaliação dos sistemas de controles envolvidos e verifica os procedimentos e normas alocados na atividade desenvolvida, atentando para o desempenho operacional e para a eficácia obtida por suas áreas produtivas, considerando as metas e objetivos definidos pela organização, (DIAS, 2011, p. 1). Ela necessita analisar e identificar as fraquezas, os indícios, causas e consequências na realização dos processos de acordo com informações do passado e presente buscando a existência futura das organizações. Os objetivos da atuação da auditoria operacional são:
- avaliar o nível de operacionalização das unidades consoante os normativos vigentes;
- contribuir para otimização da dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva, baseada na aplicação de checklist, cobrindo produtos, serviços e infraestrutura;
-verificar a adequacidade das normas operacionais das unidades em função da evolução da tecnologia da cada organização;
-estimular a qualidade organizacional, (GIL, 2000, p.25).
Araújo (2001, p. 34) diz que “a auditoria operacional é o exame objetivo e sistemático da gestão operativa de uma organização, programa, atividade ou função e está voltada para a identificação das oportunidades para se alcançar maior economia, eficiência e eficácia”.
Para melhorar o desempenho na gestão econômica das organizações, a auditoria de custos busca melhorar o aproveitamento dos custos a partir dos preços de vendas praticados nos produtos e serviços oferecidos pelas organizações.
O ferramental de custos é utilizado para controle dos custos em cima de padrões, metas ou orçamentos, avaliação dos gestores responsáveis pelos custos de suas atividades, departamentos e divisões, técnicas e conceitos para formar preços de venda, modelos e conceitos para processo de tomada de decisão envolvendo rentabilidade dos produtos e serviços, manutenção de processos internos ou aquisição de terceiros etc, (PADOVEZE, 2003, p. 10).
Neste sentido a organização em estudo tem como uma das principais atividades o recebimento de grãos, no qual podem ser beneficiados posteriormente armazenados, envolvendo diversos processos que possuem controles internos a serem cumpridos. Outro processo é o destino dos mesmos para a fábrica, logo após o recebimento. Nesta linha os diferentes tipos de grãos têm especificidades no seu custo, assim como no seu aproveitamento para os diferentes destinos, entre eles, a comercialização, a fabricação de alimentos ou a fabricação de rações.
Desta forma, a organização necessita saber se os controles internos estão sendo cumpridos em cada etapa do processo operacional, assim como, a certificação de que os
custos incorridos estão sendo contabilizados .
Diante do exposto, questiona-se: Como a realização de uma auditoria nos processos operacionais e de custos do recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos pode contribuir no cumprimento dos controles internos e assegurar a eficácia dos processos para uma qualificação da gestão?
1.4 OBJETIVOS
Considerando o tema proposto, tendo como requisito responder a questão problema deste estudo, na sequência apresenta-se o objetivo geral e os objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Identificar como a realização de uma auditoria operacional nos processos e nos custos do recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos pode certificar o cumprimento dos controles internos e qualificar a gestão na sua tomada de decisão.
1.4.2 Objetivos específicos
Buscar na literatura a base conceitual referente a auditoria, auditoria operacional e auditoria de custos;
Mapear os processos e os custos no recebimento, beneficiamento e armazenamento de grãos; Identificar os controles internos existentes;
Elaborar um programa de auditoria operacional dos processos e custos; Aplicar os papéis de trabalho;
Apresentar o relatório final da auditoria realizada.
1.5 JUSTIFICATIVA
A decisão do tema referente à auditoria operacional e de custos visa contribuir para o aprofundamento de aprendizagem no ramo de auditoria interna, sendo esta uma das formas de garantir a confiabilidade e segurança das informações geradas sobre determinado objeto de estudo, verificando ainda se os procedimentos praticados estão de acordo com as normas de contabilidade e demais legislações vigentes.
Para a organização, o estudo realizado pode servir como base de verificação se os processos e de custos operacionais, estão sendo efetuados e apurados de forma adequada e, se estes buscam eficiência e eficácia, garantindo a fidedignidade das informações geradas nos diferentes tipos de usuários.
Para a acadêmica, a escolha do tema em estudo possibilitou o aprofundamento dos conhecimentos teóricos e práticos na área de auditoria e de custos obtidos durante a graduação
do Curso de Ciências Contábeis, e também pela possibilidade de atuação neste mercado após a conquista do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis.
Para a Universidade, em especial ao Curso de Ciências Contábeis o estudo fica a disposição, podendo servir como fonte de pesquisa para os alunos e comunidade em geral que possam se interessar pelo tema proposto.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo aborda-se ao referencial teórico que possui o intuito de buscar na teoria o embasamento necessário por meio da realização da pesquisa em livros, artigos, revistas e materiais disponíveis na internet, para compreender e aprofundar os conhecimentos do estudo aplicado.
2.1 CONTABILIDADE
A Contabilidade é um instrumento que fornece o máximo de informações para a tomada de decisões dentro e fora da empresa, nela são registradas todas as movimentações possíveis de mensuração monetárias, e se resume os dados em relatórios que são entregues aos usuários interessados pela situação da empresa, (MARION, 2012).
Segundo Crepaldi (2003, p. 16), a “Contabilidade é uma ciência, uma disciplina, um ramo de conhecimento humano, uma profissão que tem por objeto o estudo dos fenômenos patrimoniais”.
Silva (2008, p. 3), enfatiza que:
A contabilidade é uma ciência que registra, verifica e analisa os fatos financeiros e econômicos que decorrem da situação patrimonial de uma pessoa física ou jurídica, mostrando ao usuário que tem interesse de avaliar a situação da entidade mediante as demonstrações contábeis e os relatórios gerenciais. A contabilidade é uma ciência social que estuda e pratica as funções de controle e de registro relativos ao atos e fatos de administração e de economia.
De acordo com Basso (2011, p. 27), “O objeto de estudo da Contabilidade é o patrimônio, geralmente constituído por um conjunto de bens, direitos e obrigações pertencentes a uma determinada entidade”.
Contudo, a contabilidade é uma ciência social que identifica, avalia, registra, acumula e apresenta eventos econômicos do patrimônio, com finalidade de gerar informações nos aspectos qualitativos e quantitativos auxiliando no processo decisório.
2.2 AUDITORIA
A auditoria teve um grande avanço quando ocorreu a Revolução Industrial na metade do século XVIII até XIX, trazendo novas diretrizes para as suas técnicas e também das de
contabilidade, buscando atender as necessidades das grandes corporações industriais e comerciais. Os auditores conquistaram a confiança de grandes empresários por trazer maior confiança e seriedade sobre as demonstrações das empresas. No Brasil, este movimento começou no século XX, onde foi amadurecendo com o tempo, e tornando obrigatória em muitas organizações. E com o intuito de proteger a organização profissional de auditoria, foram criados associações e conselhos que controlavam e regulamentavam o exercício da mesma em diversos países, (SÁ, 2000).
Diante de seu reconhecimento a auditoria tornou-se um elemento essencial para medir o desempenho e gerar informações ao prestar contas aos gestores ajudando-os na tomada decisão. Attie (1993, p. 35), diz que “o objetivo principal da auditoria pode ser descrito, em linhas gerais, como sendo o processo pelo qual o auditor certifica da veracidade das demonstrações financeiras preparada pela companhia auditada”. Ou seja, a auditoria faz uma retrospecção dos fatos já ocorridos, examinando-os e fazendo uma análise de modo minucioso e analítico estando atenta a qualquer irregularidade.
A auditoria é a técnica pela qual é verificada a qualidade da informação prestada, ou não, se os demonstrativos apresentados representam com fidelidade a situação patrimonial. Na auditoria, examinam-se os documentos geradores da transformação patrimonial e a estrutura dos demonstrativos contábeis, elaborando-se parecer conclusivo sobre a correta utilização dos procedimentos e princípios contábeis, inclusive a fidedignidade da informação, (CREPALDI, 2003, p. 27).
A auditoria divide-se em dois grandes grupos como auditoria interna e auditoria externa, e Crepaldi (2002, p. 48), resumiu como:
Quadro 1 – Principais diferenças entre auditoria externa e interna
ELEMENTOS AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA
Sujeito Profissional Independente Auditor Interno (funcionário da empresa) Ação e Objetivo Exame das demonstrações
financeiras Exame dos controles operacionais Finalidade Opinar sobre as demonstrações
financeiras
Promover melhorias nos controles operacionais
Relatório Principal Parecer Recomendações de controle interno e eficiência administrativa
Grau de independência Mais amplo Menos amplo Interessados no trabalho A empresa e o público em geral A empresa Responsabilidade Profissional, civil e criminal Trabalhista Número de áreas cobertas
pelo exame durante um período
Maior Menor
Intensidade dos trabalhos
em cada área Menor Maior
Continuidade do trabalho Periódico Contínuo Fonte: Crepaldi (2002, p. 48)
A Auditoria Externa de acordo com Basso (2005, p. 108) é “aquela realizada por profissional autônomo ou por empresa de auditoria independente, sem vínculo de emprego, contratada para prestar um serviço especializado de auditoria permanente ou eventual”. Já a Auditoria Interna para Crepaldi (2002, p. 39), “é executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial”.
As principais vantagens dos serviços prestados pelos auditores aos administradores são resumidas em conforme Basso (2005, p. 95):
- Fiscalizam a eficiência dos controles internos; - Asseguram maior correção dos registros contábeis; - Opinam sobre a adequação das demonstrações contábeis;
- Dificultam desvios de bens patrimoniais e o pagamento indevido de despesas; - Possibilitam a apuração de omissões no registro de receitas e na sua realização; - Contribuem para a obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas;
- Apontam falhas na organização administrativa da empresa e nos seus controles internos.
Segundo Machado (2015, p. 80), “O auditor que realiza auditoria de acordo com as normas de auditoria é responsável por obter segurança razoável de que as demonstrações contábeis como um todo, não contém distorções relevantes, causadas por erro ou fraude”. Portanto, é de suma importância às responsabilidades assumidas pela auditoria, bem como pelos auditores, por mais que a auditoria seja planejada e realizada de acordo com suas normas, o auditor deve estar atento aos riscos que corre quanto às informações recebidas, principalmente aquelas que são relevantes e podem não ser detectadas.
Baseado nos conceitos dos autores, a auditoria possui técnicas próprias que servem como uma ferramenta que revisa, avalia e emite uma opinião sobre os eventos econômicos de uma organização, proporcionando um alto grau de segurança sobre veracidade e fidedignidade das informações encontradas nas demonstrações contábeis e nos métodos de controles internos.
2.2.1 Auditoria interna
Buscando resguardar e salvaguardar os interesses das organizações, a auditoria interna fornece informações que auxilie aos administradores sobre o controle das atividades e operações. Segundo Attie (2012, p. 19), “a auditoria deve abranger o estudo dos controles
internos aplicáveis às operações e atividade departamentais e à confirmação da fidedignidade dos valores expressos nas demonstrações financeiras”.
De acordo com Crepaldi (2002, p. 39), a auditoria interna auxilia os gestores, pois “constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação de outros controles [...] fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes as atividade examinadas”.
Conforme Lins (2012, p. 4), a auditoria interna:
É conduzida e por funcionário da própria empresa na qual a auditoria é executada e em geral envolve a avaliação de desempenho, controles internos, sistema de computação/informação, qualidade de serviços e produtos, etc. Busca a identificação de não conformidades, prevenção e/ou detecção de falhas de operação, discrepâncias nas atividades administrativas, possibilitando maior confiabilidade das informações geradas, bem como garantindo a salvaguarda dos ativos da empresa.
Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 33), afirmam que a auditoria interna “tem como objetivo ajudar a administração da organização a cumprir eficazmente suas responsabilidades”. De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade a NBC TI 01(2003, p. 3), a “Auditoria Interna deve assessorar a administração da entidade no trabalho de prevenção de fraudes e erros, obrigando-se a informá-la, sempre por escrito, de maneira reservada, sobre quaisquer indícios ou confirmações de irregularidades detectadas no decorrer de seu trabalho”.
Diante das definições dos autores pode-se dizer que a auditoria interna é uma atividade realizada por auditores que são colaboradores da organização, sendo estes profissionais altamente qualificados e competentes para tal função, principalmente nos conhecimentos de contabilidade e das técnicas de auditoria. Esta atividade exige auditores estejam sempre atentos a qualquer situação que propicie em alguma fraude ou erro, possuindo total liberdade na sua investigação garantindo-se assim, o mais alto grau de independência e confiabilidade no seu trabalho, que no final será reportado aos administradores da empresa para o auxilio das decisões.
2.2.2 Auditoria operacional
As organizações precisam fornecer bens e serviços com excelente qualidade para aumentar o crescimento econômico de suas atividades, mantendo e conquistando clientes. Para isso a auditoria operacional vem servindo como ferramenta que busca conforme Attie
(2012, p. 4), “convencer a alta administração e seus executivos de que pode auxiliá-los na melhoria dos seus negócios, identificando áreas problemáticas, sistemas, controles, métodos, etc., e sugerir correção”.
Para Dias (2011, p. 32), a auditoria operacional:
Assessora a alta administração, no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidade, avaliando se as áreas, as atividades, os sistemas, as funções e as operações estão atingindo os objetivos organizacionais e gerenciais com eficácia, atentando para os recursos (financeiros, materiais, humanos e tecnológicos), bem como para a observância às leis e aos regulamentos aplicáveis e para manutenção da devida segurança.
De acordo com Lins (2012, p. 8), a auditoria interna operacional e/ou de desempenho tem como “objetivo a análise das atividades operacionais visando avaliar, e se necessário corrigir, a relação custo-benefício, entres os recursos demandados pela empresa e a sua aplicação de maneira eficiente/eficaz de acordo com os objetivos operacionais, táticos e estratégicos”.
A auditoria operacional consiste em revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais. Resumindo, a auditoria operacional é um processo de avaliação do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva inevitavelmente, à apresentação e recomendações destinadas a melhorar o desempenho e aumentar o êxito da organização. Haller (1985, apud., ARAÚJO, 2001, p. 29).
Gil (2000, p. 29) acrescenta ainda que “a auditoria operacional poderá atuar em termos preventivos, consoante o plano anual de auditoria, ou corretivos, quando, via denúncia configurada, ou indícios identificados, inclusive em trabalho/projetos de auditoria, possam ocorrer situações de dolo”.
Portanto, a auditoria operacional é análise do cumprimento dos controles internos de todas as atividades operacionais realizadas pela organização, atuando como meio preventivo, analisando e avaliando todos os processos, confrontando o real com o esperado, garantindo com êxito o alcance de todos os objetivos da organização.
2.2.3 Procedimentos e técnicas de auditoria
Para comprovar a exatidão das informações obtidas, o auditor necessita de vários métodos para chegar ao seu objetivo, para isso os procedimentos e técnicas de auditorias são os meios que ele utiliza para obter o material das evidências, (BASSO, 2005).
De acordo com Attie (2012, p. 157), “A aplicação dos procedimentos de auditoria precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir. O Objetivo é a meta a ser alcançada. Os procedimentos são os caminhos que levam à consecução do objetivo”.
Os procedimentos técnicos de auditoria são o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas e abrangem testes de observância e testes substantivos.
Os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento.
Os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade, dividindo-se em: a) testes de transações e saldos; e
b) procedimentos de revisão analítica, (NBC T 11, 2003, p. 3).
Conforme Almeida (2003, p. 55), “Os procedimentos de auditoria representa um conjunto de técnicas que o auditor utiliza para colher as evidências sobre as informações das demonstrações financeiras”.
Segundo Crepaldi (2002, p. 158), “as técnicas de auditoria mais usuais são as seguintes: exame e contagem física; circularização; conferência de cálculos; inspeção dos documentos; averiguação; e correlação”.
Para Basso (2005, p. 140), ao utilizar os testes de observância e substantivos, sendo estes umas das aplicações dos procedimentos de auditoria, o auditor deve considerar os procedimentos básicos a seguir:
a) inspeção – exame de registro, documento e ativos tangíveis;
b) observação – acompanhamento de processo ou procedimento quando de sua execução;
c) investigação e confirmação – obtenção de informações junto a pessoas ou entidades conhecedoras da transação, dentro ou fora da entidade;
d) cálculo – conferência da exatidão aritmética de documentos comprobatórios, registros e demonstrações contábeis e outras circunstâncias; e
e) revisão analítica – verificação do comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas a identificação de situação ou tendências atípicas.
Diante disso, entende-se que os procedimentos e técnicas de auditoria servem como meio de obtenção das provas ou evidências necessárias para fundamentação do trabalho de auditoria.
2.2.4 Controle interno
Para aumentar a exatidão e fidelidade dos dados administrativos e operacionais, assim como as informações dos relatórios contábeis, busca-se um controle interno com métodos e procedimentos com intuito de proteger o patrimônio das organizações. Dias (2012, p. 3), afirma que “o sistema de controles internos adotado em uma organização representa o conjunto de procedimentos ou atos que possibilitem segurança quanto aos aspectos lógicos e técnicos do processo”.
Conforme Machado (2015, p. 79):
O termo “controle interno” abrange uma vasta gama de atividades, que correspondem ao ambiente de controle, ao processo de avaliação de riscos da entidade, ao sistema de informação, incluindo os respectivos processos de negócios relevantes para a elaboração e divulgação de demonstrações contábeis; atividades de controle e monitoramento de controle.
Os controles internos fornecem segurança razoável ao atingir os objetivos de acordo com Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 320), de “confiabilidade de informações financeiras; obediência às leis e regulamento aplicáveis; e eficácia e eficiência de operações”.
Crepaldi (2002, p. 213), acrescenta ainda a respeito do controle interno que ele “representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”.
Portanto, os controles internos é um procedimento que auxilia a obtenção de informações seguras e confiáveis, garantindo a eficácia e eficiência das operações realizadas.
2.2.5 Programa de auditoria
O programa de auditoria é um dos tipos mais comuns de papéis de trabalho, pois de acordo com Basso (2005, p. 148), “todo o trabalho de auditoria deve ser precedido de um plano de trabalho, que se consistirá no primeiro papel de trabalho de auditoria, contendo os elementos orientadores das ações a serem implementadas na busca das provas auditoriais”.
Segundo Crepaldi (2002, p. 326), “O programa de auditoria consiste em plano de trabalho para exame de área específica. Ele prevê os procedimentos que deverão ser aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado”.
Para Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 216), “O programa de auditoria registra os procedimentos que o auditor acredita serem necessários à consecução dos objetivos de auditoria. A forma do programa varia com a circunstância e com as práticas e políticas da empresa de auditoria”.
Basso (2005, p. 245), acrescenta que os o programa de auditoria precisa levar três pontos essenciais no planejamento das suas atividades, sendo eles:
a) determinar o que se quer – ou seja, quais os objetivos específicos buscados ao examinar o elemento em questão, tendo em vista os objetivos gerais do trabalho; b) determinar os procedimentos de auditoria necessários para que os objetivos gerais e específicos estejam atingidos; e
c) determinar os elementos mínimos de controle para o setor/objeto e sua funcionalidade.
Os programas de auditoria buscam dar um roteiro, uma direção para os procedimentos mínimos que o responsável pela auditoria espera que sejam executados, (LINS, 2012).
Diante do exposto, entende-se que o programa de auditoria é um instrumento com procedimentos de verificação que devem ser aplicados para alcance dos objetivos do trabalho.
2.2.6 Papéis de trabalho
Os papéis de trabalho da auditoria são elaborados pelos auditores que servem para registrar os dados e informações coletadas durante a realização dos exames, e depois estes papéis serão tomados como evidências de auditorias, servindo também como base para fundamentar sua opinião no relatório final, (BASSO, 2005).
Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e fundamento de sua opinião, (ATTIE, 2012, p. 170).
De acordo com Crepaldi (2002, p. 260), “Os papéis de trabalhos são completos quando refletem claramente todas as informações referentes à composição dos dados significativos dos registros, juntamente com os métodos e técnicas de verificação empregados e outras evidências necessárias à preparação do relatório”.
Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam, (NBC T 11.3, 2005, p. 3).
Os papéis de trabalho para Sá (2000, p. 162), significam ser “os papéis utilizados para transcrever dados, fazer anotações, analisar contas, demonstrar cálculos, relatar situações, espelhar levantamento”. Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 220), acrescentam ainda que os “papéis de trabalho devem ser desenhados de forma a atender às necessidades de cada contrato de auditoria específico”.
Baseado nas afirmações dos autores entende-se que os papéis de trabalho reúnem diversos documentos que compõe as evidências coletadas, assim como o relatório final de constatações e recomendações, servindo como base consistente na comprovação das análises realizadas do trabalho de auditoria executado.
2.2.7 Relatório de auditoria
O relatório de auditoria é a etapa final do trabalho de auditoria, onde contêm as comprovações, conclusões e, se necessário, as recomendações para melhorar o desempenho das atividades. Este relatório deve ser elaborado de forma clara e objetiva para levar ao conhecimento dos administradores da organização ou autoridade competente, (ARAÚJO, 2001).
De acordo com Attie (2012, p. 253), “O relatório de auditoria constitui a forma pela qual o auditor leva à administração o produto do seu trabalho. É através dele que a auditoria evidencia o serviço realizado mostrando à organização suas ideias, pontos de vista e sugestões”. No relatório de auditoria, o auditor encontra a oportunidade de chamar atenção da administração para melhorar o desenvolvimento da organização.
O relatório de auditoria no dos papéis e documentos que compõe o dossiê auditorial, ele deve ser redigido de forma clara e concisa, objetiva e imparcial, sem erros ortográficos e de digitação que possam macular o trabalho realizado e o conceito do auditor, Ressalte-se que o documento deve relatar com fidelidade os trabalhos executados e os fatos observados, tomando-se necessário cuidado para não omitir fatos relevantes, o que poderia trazer prejuízos a terceiros e pelos quais o auditor possa vir a ser responsabilizado, (BASSO, 2005, p. 332).
Araújo (2001, p. 107), afirma que “O relatório de auditoria é a fase final do processo auditorial e consiste numa narração ou descrição ordenada e minuciosa dos fatos que foram constatados, com base em evidência concreta, durante os exames de auditoria operacional”.
Com base nas definições dos autores, o relatório de auditoria é a fase final do trabalho de auditoria, onde constam todos os resultados encontrados, as opiniões, conclusões e recomendações, bem como evidências encontradas pelo auditor durante a realização da auditoria.
2.3 AUDITORIA DE PROCESSOS
Na auditoria de processos é preciso elaborar um desenho que mostre o fluxo operacional referente às atividades desempenhadas e quais os procedimentos e controles adotados daquele objeto de exame, e que este fluxo seja claro e objetivo para que o auditor consiga documentar e avaliar eficazmente todas as atividades envolvidas no processo, (DIAS, 2011).
Uma atividade de avaliação independente de assessoramento à alta gestão da empresa, que visa à avaliação dos sistemas de controles envolvidos e verificação dos procedimentos e das normas alocados no desenvolvimento do negócio exercido, atentando para o desempenho operacional e para a eficácia obtida por suas áreas produtivas, considerando planos de metas, macro-objetivos e políticas definidas pela organização, (DIAS, 2011, p.1).
Para Ferreira et al. (2008), a auditoria de processo procura identificação de falhas no processo, através de análise de parâmetros operacionais e do conhecimento técnico dos auditores, normalmente são auditorias internas focadas na identificação de não-conformidades de diversos fatores que envolvem o processo produtivo, focando na prevenção e correção das falhas.
Portanto, entende-se que auditoria de processos precisa compreender em seu trabalho tudo o que acontece em uma determinada atividade, mapeando todos os processos que são efetuados, fazendo com muita precisão e zelo para que nenhum fato relevante seja omitido, buscando identificar e prevenir as falhas dos processos produtivos, verificando se estes estão de acordo com os procedimentos e normas estabelecidos para o alcance efetivo das metas definidas.
2.3.1 Auditoria de custos
Primeiramente para compreender o que é uma auditoria de custos, precisa-se entender seus principais componentes, gastos, custos e despesas. Os gastos são os valores monetários desembolsados ou compromissos assumidos para o desempenho das atividades operacionais de produção de bens e serviços, bem como as de venda e pós-vendas. Já o custo, são todos os gastos relacionados diretamente com a produção de algum bem ou serviço, destinado para comercialização. Quanto às despesas, são os demais gastos da empresa, decorrente das atividades de vendas, pós-vendas e das administrativas, (PASSARELLI; BOMFIM, 2004).
Existem dois tipos de custos, os custos diretos e os custos indiretos. Para Leone (2008, p. 58-59), os custos diretos “são todos os custos que se consegue identificar com as obras, de modo mais econômico e lógico”, já os custos indiretos “são todos os outros custos que dependem do emprego de recurso, de taxas de rateio, de parâmetros para débito às obras”. Ou seja, os custos diretos são aqueles necessários para a fabricação dos produtos, enquanto que os indiretos são os outros custos que precisam de um rateio, sendo estes relacionados ao funcionamento do departamento.
De acordo com Almeida (2003, p. 433), “o custo dos produtos vendidos ou das vendas representa valores transferidos do estoque”. O autor ainda acrescenta que “as entradas e os saldos inicial e final dos estoques são testados diretamente para superavaliação e indiretamente para subavaliação”. Se estes três elementos estão corretos, o custo dos produtos vendidos também estará correto.
Sá (2000, p. 419 - 420) acrescenta que os pontos a ser verificados em uma auditoria dos custos e que precisam ser rigorosamente verificados, são o pagamento dos custos e despesas de acordo com a validade da documentação apresentada, o exame e classificação das despesas conforme a utilidade delas e a verificação os cálculos da mão-de-obra. Nos custos é uma das áreas em que mais podem ocorrer as fraudes, pois é onde muda a situação do patrimônio líquido das empresas, podendo beneficiar ou não as mesmas de acordo com a avaliação dos mesmos.
Segundo Leone (2008, p. 47) “A contabilidade de Custos projeta e opera sistemas de custos, determina os custos por departamento, por função, por centro de responsabilidades, por atividades, por produtos, por territórios, por períodos e por outros segmentos”. O autor ainda acrescenta que “a Contabilidade de Custos é um conjunto de procedimentos empregado para a determinação do custo de um produto e das atividades relacionadas a sua fabricação e venda”. Dessa forma, a contabilidade auxilia diretamente a auditoria para saber quais os
custos e de que forma eles estão sendo aplicados para cada produto, atividade ou seguimento, tornando possível a aplicabilidade dos procedimentos de auditoria no confronto e verificação dos dados reais com o esperado.
Para facilitar os trabalhos de auditoria de processos nos custos, Sá (2000, p. 427- 428) disponibilizou um modelo de procedimentos de auditoria de custos, permitindo ao auditor uma melhor avaliação de acordo com a atividade operacional, sendo eles:
1. Assegurar-se de que os resultados que aparecem nas demonstrações correspondem a transações efetivamente realizadas e não incluem partidas fictícias. 2. Observar se dentro do alcance da auditoria, todos os gastos ocorridos e todas as perdas sofridas no exercício estão incluídos na conta de lucros e perdas e que, portando, não foram diferidos para exercícios futuros, nem se deixou registrar resultados correspondentes a serviços já recebidos durante o período.
3. Observar se a conta de Lucros e Perdas mostras os resultados provenientes da operação normal do negócio, separando aqueles que reflitam operações extraordinárias, especiais ou eventuais. Quando uma parte importante dos resultados refletir operações com empresas subsidiárias ou filiadas, que este fato conste na conta de lucros e perdas ou seja destacada em notas complementares à mesma. 4. Observar se as avaliações nas apropriações de custos e despesas são adequadas. 5. Observar se os ajustes monetários praticados seguem critérios condizentes com a realidade.
Diante do exposto, entende-se que a auditoria de custos, visa revisar e avaliar o sistema de controle interno aplicado aos custos, com base nas documentações e mapeamento dos controles de custos fixos e variáveis de acordo com cada atividade desempenhada, assegurando maior eficiência e eficácia do desempenho organizacional facilitando o alcance dos objetivos desejados.
2.4 LEGISLAÇÃO APLICADA A ÁREA CONTEMPLADA
O crescimento da produção de grãos geram riquezas que movimentam todos os segmentos de economia de uma região ou de um país, criando diversas oportunidades de emprego em várias atividades do meio urbano. Ao passar dos anos, a agricultura moderna fez com que uma boa parte da população rural diminuísse devido ao avanço tecnológico dos processos de cultivo e colheita dos grãos, que são cada vez mais produtivos e eficazes, (WEBER, 2005).
A evolução da produção dos grãos de soja, milho, trigo, entre outros, vem aumentando nos últimos tempos de acordo com cada safra recebida no país, o clima é um dos principais fatores que favoreceram este crescimento. E para armazenar todo o grão colhido muitos produtores vendem seu grão para cooperativas em que são associados ou em outras
organizações que possuem estrutura e capacidade de receber, tratar e comercializar o grão recebido. Os grãos normalmente chegam às unidades armazenadoras de beneficiamento com elevados índices de impureza e umidade, os quais precisam passar por um rigoroso processo de limpeza e secagem para ter uma excelente conservação dos grãos armazenados em silos ou armazéns graneleiros que podem estar disponível a qualquer momento para a sua comercialização na destinação de alimentação humana e alguns casos animal. E para isso o beneficiamento com a limpeza correta e a correta utilização do sistema de secagem, favorece a qualidade final do grão que será comercializado no mercado interno e externo, (WEBER, 2001).
Dessa forma, surge a necessidade das organizações possuir esta estrutura de armazéns, pessoal capacitado e todos os métodos necessários de cuidado do grão, os quais servem para consumo e sobrevivência de diversas espécies. Mas para que todas as empresas sejam capazes de desempenhar essa atividade existem leis que regularizam e normatizam o recebimento, armazenamento, beneficiamento e comercialização dos grãos, a legislação e normas aplicadas a este setor é de acordo com a Lei do Sistema Nacional de Certificação de Unidades Armazenadoras, segundo a Instrução Normativa 29/2011, vigorada em 09/06/2011, do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA).
A Instrução Normativa 29/2011 regulamentadora das atividades armazenadoras de produtos agropecuários e seus subprodutos criaram normas de licenciamento para essas estruturas de modo que modernize o setor de armazenamento, obrigando a certificação de toda e qualquer pessoa jurídica que seja prestadora de serviços remunerados de armazenagens a terceiros, (MAPA, 2011).
São vários os requisitos técnicos de certificação para o exercício de tal atividade, sendo que a unidade coletora do grão precisa possuir de acordo com MAPA (2011, p. 3), “características operacionais próprias, dotada de equipamentos para processamento de limpeza, secagem e armazenagem com capacidade operacional compatível com a demanda local”. São unidades que recebem produtos diretamente das lavouras prestando seus serviços para vários produtores.
Para ter o certificado é preciso ser feito um cadastramento que é efetuado pela Companhia Nacional de Abastecimento (CONAB), que objetiva apurar todas as informações da unidade armazenadora, contendo desde a identificação e localização, como a capacidade e qualificação técnica, fazendo um mapeamento de unidade armazenadora, e a comprovação do cadastrado é por meio do número do Cadastro de Armazém (CDA), (MAPA, 2011).
2.4.1 Localização e infraestrutura
A localização da construção da unidade armazenadora precisa do licenciamento de funcionamento dos órgãos competentes como a prefeitura e órgãos de segurança ambiental, pois é necessária a realização de um levantamento de toda área a ser construída, levando em consideração todas as normas ambientais, pois precisa ter um sistema de drenagem adequado para não prejudicar o meio ambiente e evitar todo e qualquer problema futuro, (MAPA, 2011).
Para a infraestrutura, no recinto do armazém deve-se permitir o trânsito permanente, tendo neste ambiente sinalização de trânsito, a pavimentação é obrigatória dentro do pátio, onde os veículos de carga fazem sua transição, sendo estes locais dotados de energia elétrica e com sistema de comunicação com usuários externos e o local precisa ser isolado, possuindo cercas ou similares num todo, tendo acesso às instalações pelos portões. Já para o ambiente de atendimento ao público, precisa ter estacionamento para seus usuários e cliente, precisando ter instalações sanitárias para os funcionários quanto ao público em geral, atendendo toda a legislação vigente. No escritório, deve constar o arquivo físico e digital da unidade armazenadora, bem como toda a estrutura com equipamentos de informática e softwares capazes de emitir relatórios de todas as entradas e saídas, bem como o saldo de estoque e custos aplicados por cada produto em depósito, (MAPA, 2011).
2.4.2 Sistema de pesagem e amostragem
Quanto ao sistema de pesagem, conforme o (MAPA, 2011, p. 8) “é obrigatória a existência de balança de plataforma móvel nas unidades armazenadoras convencionais. Entretanto, recomenda-se que as armazenadoras convencionais disponham também de balança de plataforma rodoviária”. Para o sistema de amostragem, de acordo com o (MAPA, 2011, p. 9) “compreende um conjunto de equipamentos e normas operacionais que visam à obtenção de amostra representativa da carga ou do lote da mercadoria que está sendo avaliada”. Tanto a balança quanto a amostragem, possuem sistemas e equipamentos próprios que seguem as normas vigentes para a unidade armazenadora.
2.4.3 Sistema de limpeza e secagem
O sistema de limpeza objetiva reduzir o teor das impurezas existentes na massa de grãos, que depois disso permite uma adequada aeração e boa conservação do mesmo, (MAPA, 2011). Para Weber (2001, p. 80) “as máquinas de limpeza são equipadas com um dispositivo de separação e coleta das impurezas leves, retiradas através da ventilação das máquinas”, o autor ainda acrescenta que existem diferentes tipos de máquinas de pré-limpeza e de limpeza, umas com mais eficientes que outras. Mas o ideal é que o grão úmido passe pela maquina de pré-limpeza antes de passar pelo secador, depois passe na maquina de limpeza, e em seguida poderá ser armazenado, já o grão seco passa direto para a máquina de limpeza e é armazenado, estando pronto para expedição a qualquer momento em perfeitas condições, prezando sempre a qualidade do produto.
Na secagem dos grãos, o processo busca ajustar a umidade do grão, com níveis adequados do grão, ficando de uma ou mais horas dependendo do grau da umidade. De acordo com o (MAPA, 2011, p. 13), “O sistema de secagem é o processo de redução de água da massa de grãos, objetivando a armazenagem segura dos produtos agrícolas”.
Weber (2005, p. 158), afirma que “a secagem correta dos grãos até o rebaixamento a uma umidade adequada, ainda mais do que a limpeza, é responsável pela qualidade dos grãos armazenados”, sendo que não é possível o armazenamento sem o rebaixamento da umidade original do grão colhido, o teor de umidade é que vai definir mais ou menos tempo de secagem, mas o ideal é o teor de 14%, tem grãos que pode chegar a 12%, variando de acordo com os controles de aeração e termometria dos silos.
2.4.4 Sistema de armazenagem
No sistema de armazenagem, existem inúmeros procedimentos e métodos a ser seguidos para manter o produto em local adequado e seguro, considerando cada tipo de produto e suas especificidades. O armazenamento segundo Weber (2001, p. 189) passa por um “sistema de conservação de grãos através da aeração, da termometria e do tratamento fitossanitário dos produtos armazenados”. De acordo com (MAPA, 2011, p. 14), “as unidades armazenadoras devem ser dotadas de sistema de proteção e comando, instalações elétricas, iluminação e força, de acordo com as normas vigentes”.
As unidades armazenadoras para produtos a granel devem ser dotadas de sistema de termometria e aeração, em condições operacionais adequadas. Recomenda-se que, para produtos armazenados a granel, sejam dotadas de espalhador de grãos. Higienização (e controle sanitário) nas unidades armazenadoras, instalações físicas, equipamentos e pátio. Todas as unidades armazenadoras devem ter um sistema descrito e documentado de limpeza e higienização da estrutura armazenadora. Todas as unidades armazenadoras devem ser dotadas de equipamentos e acessórios (lonas, cobras de areia, pulverizadores, porta iscas para roedores etc.) para controle de pragas e/ou manter contrato com empresas habilitadas por órgão competente, Todas as unidades armazenadoras convencionais devem ser dotadas de estrados. Sempre que o piso da unidade armazenadora for de concreto impermeabilizado ou de asfalto, este dispositivo é recomendado. As unidades armazenadoras que operam com produto a granel, devem ser dotadas, no mínimo, de um sistema de medição de condições psicrométricas do ar, (MAPA, 2011, p. 14–15).
Os procedimentos adotados para comprovar a metodologia adotada na termometria é que este sistema permita fazer a leitura dos sensores instalados. Já os procedimentos de comprovação da metodologia aplicada na aeração é que este deve operar de acordo com as recomendações do Responsável Técnico. Quanto aos procedimentos de controles de pragas e roedores a unidade armazenadora precisa dispor de normas ou manuais operacionais sobre esses procedimentos bem como só podem utilizar de agrotóxicos registrados pelos órgãos oficiais e com receituário agronômico. E quanto aos procedimentos para acompanhamento psicrométricos do ar, as unidades armazenadoras precisam dispor de manuais sobre estes procedimentos tendo acompanhamento destas condições, (MAPA, 2011, p. 15-16).
O sistema de segurança de capitação de material particulado exige que todas as unidades armazenadoras sejam dotadas deste sistema, mediante aprovação por meio de licença de funcionamento expedida pelo órgão competente. Enquanto que o sistema de segurança de ventilação para ambientes confinados e semiconfinados exige quem todas as unidades armazenadoras para produtos a granel sejam dotadas de sistema de ventilação para remoção de gases tóxicos dos ambientes confinados e semiconfinados. Todas as unidades precisam ser dotadas do sistema de combate a incêndio que atendendo as normas vigentes do Corpo de Bombeiros do Estado e/ou Município e deve dispor do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), conforme as exigências legais, (MAPA, 2011, p. 16-17).
2.4.5 Documentação
As unidades armazenadoras precisam efetuar o registro e o controle de operações, e para isso elas utilizam alguns documentos que são indispensáveis no procedimento de registro operacional e fiscal, sendo elencados da seguinte forma:
Romaneios - ou controles de recepção: onde devem constar informações, no mínimo, sobre a identificação do proprietário da carga e do produto, a pesagem (tara e bruto) e a qualidade do produto apurada no recebimento.
Controle da operação de secagem: onde devem constar informações sobre o produto, a identificação do operador, a data de realização, o período de operação de secagem com o monitoramento da temperatura do ar de secagem, umidade inicial e final, a temperatura e umidade relativa do ambiente (este último ponto apenas para secagem de baixa temperatura).
Controle das operações fitossanitárias: onde devem constar informações sobre a identificação do produto, a quantidade do produto tratado, a data de realização, o fumigante ou inseticida aplicado, a dosagem utilizada e o Responsável pela operação.
Controle de temperatura: por meio de Planilha de registro das leituras, no mínimo semanal, do sistema de termometria.
Controle de aeração: onde devem constar informações sobre o produto, o responsável pela operação (exceto sistemas automatizados), a data de realização, o horário inicial e final, a temperatura e a umidade relativa do ar ambiente.
Relatórios de acompanhamento: no mínimo trimestrais, das supervisões realizadas pelo Responsável Técnico, para controle das condições quantitativas e qualitativas dos produtos armazenados.
Esses registros devem ser mantidos em arquivo enquanto durarem os estoques, acrescido de um ano.
Documentos para controle fiscal: Notas Fiscais de Entrada, Notas Fiscais de Saída Notas Fiscais de Serviços.
Esses documentos devem ser mantidos em arquivo pelo período definido na legislação pertinente, (MAPA, 2011, p. 20).
Diante do exposto, entende-se que as unidades armazenadoras estejam certificadas e que realizem suas atividades de acordo com normas e procedimentos padrões, proporcionando excelente qualidade dos produtos que estão em armazenamento, para posterior comercialização e/ou industrialização dos mesmos. Caso não haver conformidade de atendimento aos requisitos técnicos obrigatórios, a organização poderá sofrer penalidades como suspensão temporária ou exclusão da licença de certificação.
3 METODOLOGIA DO ESTUDO
A metodologia é a compreensão de vários procedimentos e técnicas empregados na realização da pesquisa, onde são relacionados os objetivos e finalidades do estudo. De acordo com Kerlinger (1980, apud BEUREN et al., 2004, p. 53-54) “a metodologia é um termo geral, que significa maneiras diferentes de fazer as coisas para propósitos diferentes”.
Segundo Andrade (2003, p. 129) a metodologia “é o conjunto de métodos ou caminhos que são percorridos na busca pelo conhecimento”. Assim sendo, a partir dos procedimentos e técnicas elencados na pesquisa, é que se fez a prova das evidências conforme os caminhos traçados na metodologia de estudo. Neste contexto, apresenta-se a classificação da pesquisa.
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA
A pesquisa pode ser classificada de diferentes formas, de acordo com Zamberlan et al. (2014, p. 93) a classificação de pesquisa pode “assumir diferentes possibilidades, que geralmente variam de acordo com o enfoque proposto pelos próprios estudiosos e pesquisadores e/ou pretensões a que se orientam e necessitam para compreender uma realidade”.
Conforme Gil (2010, p.25):
A medida que se dispõe de um sistema de classificação, torna-se possível reconhecer as semelhanças e diferenças entre as modalidades de pesquisa. Dessa forma, o pesquisador passa a dispor de mais elementos para decidir acerca de sua aplicabilidade na solução dos problemas propostos para investigação.
Andrade (2003, p. 121) enfatiza que “pesquisa é o conjunto de procedimentos sistemáticos, baseado no raciocínio lógico, que tem por objetivo encontrar soluções para problemas propostos, mediantes a utilização de métodos científicos”.
Dessa forma, a classificação da pesquisa deste estudo está relacionada de quatro formas, quanto a sua natureza, quanto a forma de abordagem do problema, quanto aos seus objetivos e quanto aos procedimentos técnicos.
