EAD SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GESTÃO DO CONHECIMENTO. Prof. Sérgio Luiz de Oliveira Assis

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Prof. Sérgio Luiz de Oliveira Assis sergioassis@usp.br EAD - 5736 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GESTÃO DO CONHECIMENTO 05 H3

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Agenda

1. Gestão do Conhecimento 2. Base de Conhecimentos 3. Organização de uma Base 4. Exemplo: Acervo Digital

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Alguns Conceitos em GC (1)

 O conhecimento é definido como um conjunto de informações pertinentes a um dado contexto, ao qual se adiciona o domínio de suas causas e efeitos e que conduz à execução de ações destinadas a atingir um ou mais objetivos (

Nonaka –

Hitotsubashi University

)

 Esta definição traz à luz algumas características básicas do conhecimento

 Refere-se a uma situação, perspectiva ou intenção particular  Pressupõe ação, sendo sempre voltado a algum objetivo

 Refere-se a um significado, sendo específico de um contexto a ele relacionado

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Alguns Conceitos em GC (2)  O conhecimento é sempre criado por

indivíduos, ou seja uma organização é incapaz de criar conhecimento próprio sem a participação individual

 A criação do conhecimento organizacional é um processo

orgânico que amplifica o conhecimento criado por indivíduos e o cristaliza, a nível de grupo, através de diálogo, troca de experiências ou práticas

comunitárias, disponibilizando-o para a organização e para a sociedade

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Condições organizacionais para criação de conhecimento (1)

 Para que uma organização possa desempenhar seu papel no processo orgânico de criação e amplificação do conhecimento, algumas condições devem estar presentes

 Intenção – a organização deve demonstrar aspiração quanto ao atendimento de seus objetivos estratégicos

 Autonomia – todos os membros da organização devem ser estimulados a atuar de forma autônoma, no limite em que as circunstâncias permitirem

 Ambiente dinâmico e criativo – deve ser estimulada a

interação entre a organização e o ambiente externo, com ruptura de rotinas e hábitos que conduza a quebra de

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Condições organizacionais para criação de conhecimento (2)

 Para que uma organização possa desempenhar ...  Redundância - a organização deve estimular o

compartilhamento de informações, mesmo que redundantes, entre indivíduos através da adoção de estruturas matriciais  Diversidade e democracia – os conhecimentos de uma

organização devem se equiparar à complexidade do

ambiente externo e todos seus integrantes devem ter igual acesso ao acervo de conhecimentos

 Gestão – a organização deve dispor de instrumentos para gerenciar eficazmente o conhecimento nela existente com o auxílio de uma Base de Conhecimentos

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Classificação do Conhecimento

 O conhecimento é classificado em duas grandes categorias – tácito e explícito

CONHECIMENTO TÁCITO CONHECIMENTO EXPLÍCITO

 Intrínseco ao indivíduo

 Pessoal e de difícil formalização  Decorrente de experiência

 Criado em um contexto específico – profissão, tecnologia, mercado

 Derivado da prática, por uma atividade com características provenientes da experiência pessoal

 Consiste de habilidades, modelos mentais, crenças e perspectivas altamente pessoais

 Formal e sistemático

 Racional, obtido por algoritmos replicáveis  Conhecimento sobre eventos e objetos do

passado

 Criado sequencialmente por uma atividade com características derivadas de inferências teóricas

 Pode ser comunicado e compartilhado

 É a matéria-prima principal para a formação de bases de conhecimento

 A gestão do conhecimento tem como foco o conhecimento explícito da organização

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Agenda

1. Gestão do Conhecimento

2. Base de Conhecimentos 3. Organização de uma Base 4. Exemplo: Acervo Digital

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O que é uma Base de Conhecimentos  Uma Base de Conhecimentos é um ambiente,

preferencialmente informatizado, que possibilite a captura, classificação, armazenamento e disponibilização de

informações e conteúdos a uma comunidade de pessoas com alçadas adequadas para sua administração e utilização

 Quando informatizado, são atores deste ambiente  Administrador Técnico

 Administrador de Conteúdo

 Atualizadores ou modificadores  Aprovadores

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Requisitos de uma Base de Conhecimentos  Uma Base de Conhecimentos informatizada deve

preencher a diversos requisitos

 Residir em um ambiente estável, seguro, escalável utilizando tecnologia de domínio público

 Ter facilidades para seu gerenciamento, carga e aprovação de conteúdos

 Aceitar conteúdos em diferentes formatos

 Contar com um esquema flexível e seguro de permissões

 Dispor de algorítimos avançados de pesquisa

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Ambiente para a Base de Conhecimento

 São integrantes básicos do ambiente para uma Base de Conhecimentos:

 Sistema operacional eg. Windows Server

 Ambiente de colaboração eg. Sharepoint Server

 Base de dados eg. SQL Server – Database Engine, Integration & Reporting Services

 Motor para pesquisa de conteúdo eg. FastSearch Server (componente do Sharepoint)

 Navegadores – Internet Explorer, Google Chrome e Firefox

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Requisitos Funcionais e Não Funcionais (1)

 Uma base de conhecimentos deve atender a um variado conjunto de requisitos funcionais e não funcionais

 Facilidades para inclusão de conteúdo eletrônico em diversos formatos

 Metadados para classificação de informações

 Definição de papéis diferenciados entre usuários – de administrador a leitor

 Vinculação de usuários a papéis, com alçadas comuns a seus integrantes

 Taxonomias baseadas em diversas dimensões – negócios, processos, naturezas

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Requisitos Funcionais e Não Funcionais (2)  Uma base de conhecimentos deve ...

 Pesquisas por índices primários e alternativos  Pesquisa avançada com operadores léxicos  Consultas e

downloads

de documentos

 Exibição de documentos consultados em seu formato nativo – Powerpoints, Visios, Words, MP4, JPEG´s etc...  Uso de tecnologia avançada em seu ambiente –

arquitetura, base de dados e artefatos de pesquisa

 Hospedagem de documentos eletrônicos e referência à localização física de documentos de suporte legal

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Agenda

2. Base de Conhecimentos

3. Organização de uma Base 4. Exemplo: Acervo Digital

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Organização da Base de Conhecimento

As listas destinam-se a ordenar a disposição do conteúdo na Base, sendo transparentes para os usuários de consulta

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Define quais os usuários estão autorizados a utilizarem a Base de Conhecimentos , executando funções de gestão dos parâmetros desta Base, de inclusão e aprovação de conteúdo e de acesso a documentos existentes em determinadas Taxonomias de nível 2

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Taxonomias

Contém a classificação dos assuntos que serão armazenados na base de conhecimentos

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Exemplo de Taxonomia

Primeiro Nível Segundo Nível Descrição Sumária

Institucionais Empresas Mais Metodologia para apuração de índices Econômico Financeiros e de Governança e resultados obtidos

Corporativos Capital Humano Assuntos pertinentes ás atividades de gestão de pessoas Governança _{Material referente às melhores práticas de governança}

corporativa

Mercado Assuntos relacionados á marketing e comportamento do mercado

Jurisprudência Legislação, Pareceres, Acordãos e sentenças de natureza jurídica

Processos Metodologias para modelagem e otimização de processos

Operacionais Atestados de Capacidade Atestados de Capacidade Técnica recebidos em decorrência da execução de projetos de consultoria e treinamento

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Naturezas

Registra os diferentes tipos de documentos que poderão ser armazenados na base – Memorandos, Relatórios de Acompanhamento, Ficha de

Acompanhamento, Relatórios de Visita, Notas Técnicas, Objetos de Aprendizado, entre outros

Naturezas carregadas: • Apostilas; • Apresentações; • Atas de reunião; • Audiovisuais; • Cadernos de Exercícios; • Cartelas; • Contratos; • Estudos de Casos;

• FAQ (Perguntas frequentes);

• Fichas (de Especificação da Ação Educacional); • Formulários;

• Jogos; • Livros;

• Matrizes (Design Instrucional para Ações Educacionais); • Memorandos;

• Relatórios;

• TCC - Trabalhos de Conclusão de Curso; • Templates;

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Procedimentos

Registra aqueles processos de negócio dos usuários aos quais os documentos da base podem prover suporte através do conteúdo contido na mesma.

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Define o critério de agrupamento de documentos que possuam afinidade em termos de conteúdo incluindo textos, gráficos e informações diversas que sejam relevantes aos procedimentos de uma taxonomia

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 Administrador Técnico da Base

 Responsável pela integridade e disponibilidade do ambiente Esta função será

usualmente exercida pela área de informática

 Administrador da Base de Conhecimentos

 Cria e mantém os grupos de usuários e respectivos perfis de acesso  Realiza a carga e manutenção das listas de apoio (parâmetros)

 Modificador ou Atualizador

 Executa a carga de novos documentos na Base e a atualização de

documentos já carregados, disponibilizando-os para aprovação

 Aprovador

 Aprova ou rejeita documentos disponibilizados pelo Modificador

 Leitor – usuários com alçada de acesso

 Acessa documentos aprovados presentes na Base

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Workflow de Aprovação

 Para assegurar a confiabilidade do conteúdo da Base apenas os usuários Modificadores possuem permissão para efetuarem a carga de documentos  Os documentos carregados são submetidos à análise de um Aprovador,

para liberação de sua consulta pelos usuários da Base

Aprovador Email solicitando Análise Login Aprovador Modificador Dcto a aprovar Dcto rejeitado Base Conteúdo Dcto aprovado Aprovador Modificador Usuário autorizado Rascunhos e Rejeitados Todos os Dctos Aprovados Carga de Dctos Modificador Analise de Dctos Aprovador Base Rascunhos

Rascunho Emails informando Aprovação ou

Reprovação

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Agenda

2. Base de Conhecimentos

3. Organização de uma Base 4. Exemplo: Acervo Digital

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Uso da Base de Conhecimentos

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Prof. Sérgio Luiz de Oliveira Assis sergioassis@usp.br