Objectivos

(1)

(2)

Www.formactic.com M ic ro so ft O ffic e - E xc el 20 07 – Fo lh a d e C ál cu lo . N ív el 2 – F OR M AD OR : R ui L ou ra ço

2

A utilização do presente manual deverá ser efectuada como suporte de apoio da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel – Nível 2.

Objectivos

No final da formação da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel ministrada com o apoio do presente manual, o formando será capaz de utilizar correctamente as Ferramentas Base e Intermédias da aplicação Excel 2007:

(3)

3

Nome do Manual _{Manual de Excel}

Autor _{Rui Manuel Louraço}

Nível de Formação _{Nível 3}

Ano de Elaboração ₂₀₁₁

Condições de Utilização _{Para uso exclusivo dos Formandos da NERSAT}

Carga Horária _{50 Horas}

Objectivos Elaborar, editar e imprimir folhas de cálculo; Utilizar fórmulas e funções em folhas de cálculo; Inserir e formatar gráficos em folhas de cálculo;

Efectuar operações com listas de valores em folhas de cálculo.

O presente Manual é para uso exclusivo dos Formandos da Acção de Formação

promovida pela NERSANT.

Este manual têm como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as

funcionalidades básicas da folha de cálculo – Microsoft Office – Excel 2007.

Pretende expor de forma sintética e ilustrativa as principais potencialidades do Excel.

Desde a abertura de ficheiros até às funções lógicas. As figuras mostram aos

formandos os passos necessários para trabalharem com esta ferramenta.

Ficha Técnica

(4)

4 Índice

4 Introdução

6 Visão Geral do Excel

6 Folhas de Cálculo

6 O Ambiente de Trabalho do Office 2007

7 A Janela da Aplicação Excel

8 Elementos da Janela

8 Descrição

8 Folhas de Cálculo e Livros

9 Explorar o Excel

9 Seleccionar Dados

11 Inserir Dados

12 Editar e Eliminar Dados em Células

13 Guardar Livros

15 Obter ajuda

17 Capítulo I - Revisões

18 Objectivos

20 Introdução

20 Alterar tipo e Tamanho da Letra

21 Tipos de Letra

21 Definir Limites e Preenchimento

23 Unir Células

25 Opções de Alinhamento

26 Aplicar Formatos Numéricos

28 Formatos Numéricos

28 Formatar colunas e linhas

29 Ocultar e mostrar Colunas e Linhas

30 Inserir e Eliminar Células, Colunas e Linhas

31 Aplicar Formatações Automáticas

33 Formatação Automática

33 Capítulo II - Revisões

34 Objectivos

36 Inserir e Eliminar Folhas de Cálculo

38 Mover e Copiar Folhas de Cálculo num Livro

39 Ocultar e Mostrar Folhas de Cálculo

40 Capítulo 3 - Revisões

40 Objectivos

41 Copiar e Mover Dados entre Células

41 Preenchimento Automático

43

(5)

5 Localizar, Substituir e Ir para

44 Localizar

44 Ir para

46 Verificação Ortográfica numa Folha de Cálculo

47 Anular e Repetir Acções

48 Capítulo 4 - Revisões

49 Objectivos

50 Introdução

50 Criar Fórmulas Base

50 Fórmulas

51 Ordens de Operação

52 Cálculos com funções Base

53 Funções

54 Copiar Fórmulas e Funções

55 Referências Relativas

56 Utilizar Referências Absolutas

56 Referências absolutas

57 Capítulo 5 - Revisões

58 Objectivos

59 Introdução

60 Configurar área de impressão

60 Configurar a página

60 Pré-visualizar

60 Orientação da página

61 Escala de impressão

61 Opções de margens

62 Centrar os dados na folha

63 Utilizar Quebras de Página

63 Definir Cabeçalho e Rodapé

64 Cabeçalho

65 Rodapé

66 Configurar Títulos de impressão

68 Títulos de Impressão

69 Imprimir Livros

69 Capitulo 6 - Revisões

71

(6)

6

Neste capítulo irá criar uma folha de cálculo com os componentes fundamentais do Excel 2007.

Terá de:

• Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007; • Explorar o ambiente do Excel 2007;

• Seleccionar dados; • Introduzir dados; • Guardar Livros;

• Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel.

O Microsoft

®

Office Excel 2007 não só o auxilia no armazenamento e gestão de dados alfanuméricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de cálculo.

Para utilizar plenamente as funções do Excel é necessário, no entanto, conhecer os seus componentes chave.

Para utilizar o Excel no armazenamento e manipulação de dados, é necessário familiarizar-se com os componentes chave do ambiente de trabalho para que possa reconhecer e utilizar quando necessário.

O objectivo deste tópico é transmitir uma visão geral do Excel e dos seus componentes mais importantes.

Definição: Uma Folha (Sheet) de cálculo é uma forma de armazenar e manipular números, texto e outros símbolos. Todas as folhas de cálculo são constituídas por uma grelha, formada por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando células. As Células (Cells) armazenam os dados introduzidos numa folha de cálculo. As colunas são apresentadas na vertical e são identificadas por letras. As linhas são apresentadas na horizontal e são identificadas por números.

Iniciar a sessão com o Microsoft Office – Excel 2007

Introdução

Visão Geral do Excel

(7)

7 Exemplo:

A Figura 1-1 é um exemplo de uma folha de cálculo electrónica.

Figura 1-1: Folha de cálculo

Quem já utilizou versões anteriores do Office, está habituado a tem um ambiente baseado em menus e barras de ferramentas. Nesta versão da Microsoft

®

Office Excel 2007 esses dois componentes fundiram-se, resultando num Friso de Ferramentas dividido em separadores, associado e agrupando as respectivas funções. Ao clicar no nome de um dos separadores surge a barra de comandos correspondente.

Figura 1-2: Ambiente de Trabalho do Excel 2007

Ambiente de Trabalho do Office 2007

(8)

8

Quando acede ao Excel 2007, aparecem duas janelas, uma dentro da outra. A janela externa é uma janela da aplicação principal, a janela interna é uma janela do livro ou ficheiro. A janela da aplicação normalmente preenche todo o monitor e, dá-lhe espaço para interagir com o Excel. A janela do livro aparece dentro da janela da aplicação e mostra um livro no qual se introduzem e armazenam dados. A Figura 1-3 mostra os componentes do ambiente do Excel e a tabela 1-1 a sua descrição.

Figura 1-3: Janela da Aplicação do Excel e seus componentes chave.

Caixa de Nome – (Name Box) Surge por cima da coluna A e mostra o nome

da célula actual ou activa. Permite também atribuir nomes e movimentar o cursor para uma célula específica

Barra de Fórmulas – (Formula bar) Surge do lado da caixa de nome e apresenta

os conteúdos da célula activa

Célula activa – (Active Cell) Célula actualmente seleccionada

Separadores de Folhas – (Sheet tabs) Localizam-se no canto inferior esquerdo e

permitem o acesso às diferentes folhas. Botões de Deslocamento dos Separadores

(Sheet Tabs Scroll Buttons) Situam-se à esquerda dos separadores das folhas de cálculo e permitem o deslocamento entre folhas e o acesso à primeira ou última folha do livro

Tabela 1-1: Elementos da Janela do Excel

A Janela da Aplicação Excel 2007

Caixa de Nome Barra de Fórmulas Célula activa

Botões de Deslocamento Separadores de folhas

(9)

9

Uma Folha de Cálculo (WorkSheet) de Excel 2007 é um conjunto de células, representadas pela intersecção de colunas e linhas. Por definição, o Excel designa as colunas ao longo do topo da folha com letras.

As Colunas (Columns) começam na letra A e continuam até á letra Z. Depois da 26ª coluna (Coluna Z), os títulos começam a duplicar as letras, desde AA até XFD (num total de 16.384). Os títulos de Linhas (Rows) são representados por números, começam no número e terminam no número 1.048.576, como mostra a Figura 1-4.

Um Livro (Book) de Excel é um conjunto de folhas de cálculo. O livro predefinido do Excel contém três folhas de cálculo designadas por Folha1 (Sheet1), Folha2 (Sheet2) e Folha3 (Sheet3). Um ficheiro de Excel tem capacidade para conter mais de 255 folhas de cálculo individuais. Como mostra a Figura 1-4, os nomes das folhas aparecem nos separadores no fundo do Livro.

Quando abre um novo livro, a célula que é seleccionada é uma Célula Activa (Active Cell). As células têm o nome, denominado também por referência ou endereço, da respectiva coluna e linha, como por exemplo célula A1. Esse endereço surge na caixa de nome.

Figura 1-4: Títulos de colunas e linhas.

Neste momento está familiarizado com as características das folhas de cálculo e com os componentes do ambiente do Excel. Neste tópico irá explorar esses componentes.

Folhas de cálculo e livros

Títulos de Colunas

Última célula da Folha Títulos de Linhas

(10)

10

Existem várias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma célula ou conjunto de células, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilização do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentação em Excel.

Mover a folha de cálculo para baixo ou para

cima para visualizar uma linha de cada vez. Clique sobre a seta da barra de deslocamento vertical ou use o scroll do rato (roda entre o botão direito e esquerdo).

Mover a folha de cálculo para a esquerda ou

para a direita apenas uma coluna. Clique sobre a seta da respectiva barra de deslocamento. Mover continuamente a folha de cálculo na

horizontal ou na vertical. Clique continuamente com o botão esquerdo do rato na seta de deslocamento vertical ou horizontal.

Mover a folha de cálculo de ecrã em ecrã. Clique entre a barra de deslocamento e a seta de deslocamento vertical ou horizontal. Mover rapidamente, na vertical ou na

horizontal através da área da folha de

cálculo. Arraste as caixas de deslocamento.

Mover até á célula específica na referência da

célula, Clique na caixa Nome, escreva a referência da célula (E5, como exemplo) e prima a tecla (Enter).

Tabela 1-2: Movimentação em Excel através do rato.

Uma célula de cada vez para a esquerda,

para a direita, para cima ou para baixo. Prima as teclas direccionais – Setas. Para uma célula da coluna A, mantendo-se na

linha actual. Prima a tecla (Home).

Um ecrã para baixo ou para cima. Prima as teclas (Page Down) ou (Page Up).

Para a direita, uma célula de cada vez. Prima a tecla (Tab).

Para a esquerda, uma célula de cada vez. Prima as teclas (Shift) + (Tab). Para aceder à célula A1 da folha actual. Prima as teclas (Ctrl) + (Home).

Um ecrã para a esquerda ou para a direita Prima as teclas (Alt) + (Page Up) para mover para a esquerda e as teclas (Alt) + (Page Down) para ir para a direita.

Tabela 1-3: Movimentação em Excel através do Teclado.

Objectivo

Acção

(11)

11

Neste momento já está familiarizado com o ambiente do Excel e já está preparado para trabalhar com dados. O primeiro procedimento base é a selecção de células. Neste tópico irá aprender como seleccionar dados numa folha de cálculo Excel.

A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o conteúdo da célula A2 para a célula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado já alterado.

Figura 1-5: Folha de cálculo antes dos dados serem movidos.

Figura 1-6: Folha de cálculo depois dos dados serem movidos.

Para mover os dados da célula A2 (Figura 1-5) para a célula B2 (Figura 1-6) é necessário, em primeiro lugar, seleccionar a célula A2. Antes de manipular quaisquer dados já existentes numa folha de cálculo, é fundamental saber como seleccionar.

Existem variadas maneiras de seleccionar dados numa folha de cálculo de Excel. A Tabela 1-4 ilustra os métodos mais comuns.

(12)

12

Uma única célula. Clique sobre a célula

Conteúdos de uma célula. Utilize uma das seguintes opções:

• Faça duplo clique na célula para

colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo;

• Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido.

Conteúdos de uma célula. Use uma das seguintes opções:

• Faça duplo clique na célula para

colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo;

• Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido.

Um conjunto contínuo de células. Utilize uma das seguintes opções:

• Clique e arraste da primeira célula à última;

• Seleccione a primeira célula do

conjunto de células, mantendo premida a tecla (Shift) e clique sobre a última célula para seleccionar todo o conjunto.

Uma coluna. Clique sobre o título da coluna que pretende

seleccionar.

Uma linha. Clique sobre o título da linha que pretende

seleccionar.

Várias linhas ou colunas. Clique sobre o título da primeira coluna ou

linha de intervalo e arraste até à pretendida. Todas as células da folha de cálculo. Clique sobre o quadrado por cima dos títulos

de linhas e à esquerda dos títulos das colunas.

Tabela 1-4: Selecção de Dados.

Já trabalho com dados existentes numa folha de dados. Neste tópico irá inserir os seus próprios dados numa folha de cálculo.

Saber como inserir dados numa folha de cálculo é fundamental, na medida em que sem este procedimento a aplicação Excel torna-se inútil. É essencial inserir dados para posteriormente

Para seleccionar

Procedimento

(13)

13

os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa análise para efectuar decisões profissionais importantes.

Figura 1-7: Exemplo de uma folha de cálculo com dados.

1. Crie um novo livro (Book) ou abra um já existente: 2. Seleccione a célula na qual pretende inserir dados; 3. Escreva os dados que pretende que a célula contenha; 4. Mova o cursor para a nova célula:

• Prima a tecla (Enter) para movimentar uma célula para baixo: • Prima a tecla (Tab) para movimentar uma célula para a direita.

Já inseriu dados numa folha de cálculo. Agora é necessário alterar os conteúdos existentes de células específicas. Neste tópico irá editar e eliminar dados de células.

Inseriu a palavra ‘Geestão’ na sua folha de dados como mostra a Figura 1-8. Mas, apercebeu-se da incorrecção e, pretende alterar para ‘Gestão’, de acordo com a Figura 1-9.

Para inserir dados numa folha de cálculo de Excel, siga os seguintes passos.

(14)

14

Figura 1-8: Célula com dados incorrectos.

Figura 1-9: Célula com dados correctos.

Ao editar dados quando necessário, garante a integridade dos mesmos. Para além disso, quando edita dados de células, é desnecessário recriar uma folha de cálculo inteiramente nova com dados correctos.

1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende alterar; 2. Active o curso de edição;

• Efectue duplo clique sobre a respectiva célula; • Clique na barra de fórmulas;

• Prima a tecla (F2); 3. Efectue a alteração pretendida; 4. Pressione a tecla (Enter).

1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende eliminar; Para Editar dados de uma célula, siga os seguintes passos.

(15)

15

2. Prima a tecla (Delete);

Inseriu dados numa folha de cálculo e agora é necessário armazená-los para que possa aceder a eles mais tarde. Neste tópico irá guardar um Livro.

Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se não guardar o seu Livro, quando desligar o seu computador perderá toda a informação e trabalho realizado. Se guardar o seu trabalho regularmente, este fica acessível mesmo depois de terminar a sessão de trabalho.

Tanto o comando Guardar (Save) como o comando Guardar Como (Save As) podem ser utilizados para guardar um ficheiro. No entanto, estes comandos são utilizados em diferentes situações.

Utilize o comando Guardar (Save) quando pretende: • Guardar um ficheiro pela primeira vez;

• Guardar um Livro Excel que só irá ser utilizado na versão 2007;

• Guardar as alterações a um ficheiro já existente, sem alterar o nome, tipo ou localização.

Utilize o comando Guardar Como (Save As) quando pretende efectuar uma cópia de um documento já existente:

• Com um novo nome;

• Com um novo tipo de ficheiro;

• Em modo de compatibilidade para versões anteriores do Excel; • Numa nova localização;

Quando usa o comando Guardar (Save) para gravar um ficheiro pela primeira vez, surge a caixa de diálogo Guardar Como (Save As), como mostra a Figura 1-10.

Guardar Livros

(16)

16

Figura 1-10: Caixa de diálogo Guardar Como (Save as).

1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save);

É possível que o botão Guardar (Save) - esteja disponível na Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar). Se for o caso é desnecessário

aceder ao Botão do Office, bastando clicar no respectivo botão.

2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro;

3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro; 4. Clique sobre o botão Guardar (Save).

• Com o livro aberto no Excel, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save).

Para guardar um livro, siga os seguintes passos:

(17)

17

• Clique sobre o botão Guardar (Save) - na Barra de Ferramentas de Acesso

Rápido (Quick Access Toolbar).

• Prima a combinação de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S).

Já executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, irá ser necessário descobrir ou relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicação. Neste tópico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel.

Quando acede à ajuda ficam disponíveis vários tópicos que lhe permitem aceder e/ou

aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponíveis.

Figura 1-11: Janela de Ajuda do Excel.

1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) - localizado perto do botão Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito do ecrã.

2. Aceda à ajuda pretendida:

• Clique no tópico que pretende visualizar;

Obter ajuda

(18)

18

• Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e

prima (Enter).

3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tópico que pretende visualizar.

Neste capítulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua área de trabalho e interagindo com alguns dos seus componentes. No próximo capítulo iremos modificar os dados e a folha de cálculo de forma a melhor atingir os seus objectivos.

Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo:

1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder o número indicado na tabela à área correcta.

2. Complete as frases seguintes utilizando as palavras da tabela da direita (podem existir palavras desnecessárias e outras que se repitam.

3. Abra um novo Livro (Book) de Excel e insira os seguintes dados:

Célula Activa 1 Separadores de Folhas 2 Barra de Fórmulas 3 Caixa de Nome 4 Botões de Deslocamento 5 Títulos de Colunas 6 Títulos de Linhas 7

A) Um livro é um conjunto de __________________. Folha

B) Uma ________________é uma intersecção entre uma _________e uma_________ Célula

C) Uma ________________é um conjunto de páginas. Linha

D) Várias células constituem uma _________________ Coluna

E) As ____________são representadas por letras em Excel. Página

Capítulo I - Revisões

(19)

19

4. Elimine 5. o dado da célula 6B. Altere 6.

a célula A1 para “Habitantes das Freguesias de Almeirim”. A palavra (Almeirim já se encontra escrita, é desnecessário voltar a escrevê-la.

Realize a.

os seguintes procedimentos (o objectivo é treinar os diferentes métodos de selecção):

Seleccione b.

as células que contêm o dado “Fazendas”; Seleccione

c.

todos os nomes das Freguesias de Almeirim; Seleccione d. a célula 4B; Seleccione e. o intervalo de células 3B a 5B; Seleccione f.

as células com os dados “Almeirim” e “Raposa”; Seleccione g. as células A1 e C1; Seleccione h. a coluna B; Seleccione i. as colunas A e B;

Seleccione todas as células da folha.

7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exercício Um, dentro da Pasta “Os meus Documentos”.

8. Feche o Microsoft Office Excel 2007.

(20)

20

Neste capítulo irá formatar uma folha de cálculo.

Terá de:

• Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra;

• Adicionar Limites e Preenchimento às células; • Unir células;

• Alinhas conteúdos de células;

• Aplicar Formatos de Números a células;

• Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas; • Ocultar Colunas e Linhas;

• Inserir Linhas e Colunas;

• Aplicar Formatações Automáticas

Criou uma folha de cálculo simples que inclui dados e cálculos. Agora pretende definir áreas específicas da folha de cálculo para facilitar a localização de dados. Pode fazê-lo com várias formatações na sua folha de cálculo.

Qual das duas folhas de cálculo seguintes torna mais fácil a análise dos dados contidos na folha de cálculo?

Figura 2-1: Folha de cálculo sem formatações.

Formatar Folhas de Cálculo – Excel 2007

Objectivos

(21)

21

Figura 2-2: Folha de cálculo com formatações.

Claramente a formatação facilita a transmissão de dados e informação de forma imediata e clara.

Neste momento já está familiarizado com a área de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de cálculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual dos dados numa folha de cálculo. Uma das maneiras de o conseguir é através da alteração do tipo de letra e tamanho de dados.

Qual das folhas de cálculo é mais clara na transmissão dos respectivos dados? Tabela da Figura 2-3 ou da Figura 2-4?

Figura 2-3: Folha de cálculo com tipo de letra pouco legível (Brush Script Std) .

Figura 2-4: Folha de cálculo com tipo de letra legível (Arial) .

Alterar tipo e tamanho da letra

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22

Definição:

• Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra é o design de um determinado conjunto de caracteres;

Um tipo de letra (Font) é um conjunto de caracteres que partilham:

• Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra é medido em pontos, medindo cada ponto cerca de 0,035 cm.

A Figura 2-5 mostra exemplo de tipos de letra.

Figura 2-5: Exemplos de Tipos e tamanhos de letra.

1. Seleccione a(s) célula(s) que contêm o tipo de letra que pretende alterar;

2. Aceda, no Separador Base (Home), à lista de Tipo de Letra (Fonte), “consultar a Figura 2.6”, e clique sobre o Tipo de Letra desejado (pode pré-visualizar automaticamente cada um dos tipos de letra e o seu efeito na(s) célula(s) seleccionadas).

Também pode formatar o tipo de letra utilizando a Mini-Barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada

3. Para alterar o tamanho da letra clique, no mesmo separador, no botão Tamanho do

Tipo de Letra (Fonte Size) e depois sobre a medida pretendida.

Tipos de Letra

Exemplo -Tipos de Letra

(23)

23

Figura 2-6: Lista de tipos de letra e sua pré-visualização automática.

Já alterou o tamanho de letra e o tipo de letra dos dados. Outra maneira de facilitar a visualização de dados é através do realce das células. Neste tópico irá adicionar limites e cor às células.

Qual das duas folhas de cálculo torna mais fácil a localização das células que indicam os totais, a Figura 2-7 ou a seguinte?

Figura 2-7: Folha de cálculo com limites e sem preenchimento.

Definir Limites e Preenchimentos

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24

Figura 2-8: Folha de cálculo com limites e preenchimento.

É visível que a tabela com limites (contornos) torna a leitura dos dados mais imediata.

O limite pode ser formatado com uma cor e estilo de linha e pode ser definido a todos ou apenas a alguns dos dados de uma célula ou conjunto de células.

1. Seleccionar a(s) célula(s) que pretende formatar;

2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Limite (Border) e escolha uma das opções.

• Se o limite que pretende aplicar estiver disponível na lista basta clicar sobre o mesmo para ser aplicado à selecção.

• Caso pretenda personalizar o seu limite, clique no botão Mais Limites (More Border). A sequência é a seguinte: escolher o Estilo (Style) da linha que pretende, em seguida a Cor (Colour) e, por fim, aplicar os respectivos limites utilizando os botões Contornos (Outline) e Interior (Inside) ou individualmente, utilizando os botões respectivos (pode também clicar directamente na caixa) Para terminar basta clicar em OK.

Figura 2-9: Caixa de Diálogo Formatar células, separador limite. Para aplicar limite a células, siga os seguintes passos:

(25)

25

1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar;

2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Cor de

Preenchimento (Fill Colour) - e escolha uma das seguintes opções: • Clique sobre uma das cores apresentadas;

• Clique em mais Cores (More Colours) para aceder a mais cores ou personalizar o tom.

Pode formatar os limites e preenchimento das células utilizando a Mini-barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada

Já formatou células e redimensionou-as. Surgirão situações em que será necessário manter dados que se alongam a várias células numa só célula. Neste tópico irá unir células.

O título da tabela da Figura 2-10 aparece numa só célula, mas o texto é tão extenso que para ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha terão de ser muito aumentadas.

É, no entanto, possível unir as células para melhorar a aparência da folha de cálculo e visualizar o título da tabela ao longo de várias células, como se verifica na Figura 2-11.

Figura 2-10: Título visualizado numa só célula.

Figura 2-11:O mesmo Título visualizado num bloco de células unidas numa única. Para aplicar preenchimento a células, siga os seguintes passos:

(26)

26

1. Seleccione o conjunto de células adjacentes que pretende unir;

2. Se pretende o conteúdo das células unidas, clique no Botão Unir e Centrar (Merge & Center) - situado no separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment).

3. Se pretende unir apenas as células seleccionadas, clique na seta ao lado do botão anteriormente referido e escolha a opção Unir Células (Merge Cells).

Um dos formatos que aplicou aos conteúdos de células foi o tamanho e o tipo de letra. Também pode utilizar as opções de formatação para definir o local onde o conteúdo de uma célula aparece dentro da mesma. Neste tópico irá alinhar conteúdos de células.

A Figura 2-12 mostra dados desalinhados. Alinhar os dados das células facilita a sua leitura e melhora a sua apresentação, como se pode verificar na Figura 2-13.

Figura 2-12: Conteúdo de células desalinhadas.

Figura 2-13: Conteúdo de células alinhadas.

Pode alinhar os conteúdos de uma célula horizontal ou verticalmente. Para unir células, siga os seguintes passos:

Alinhar Conteúdos das Células

(27)

27

Existem três tipos de alinhamento horizontal: Esquerda (Left), ao Centro (Center) e à Direita (Right), como é visível na Figura 2-14.

Figura 2-14: Tipos de alinhamento horizontal.

Verticalmente o conteúdo de uma célula também pode ser apresentado de três maneiras diferentes Superior (Top), Meio (Middle) e Inferior (Bottom), consultar figura 2-15.

Figura 2-15: Tipos de alinhamento vertical.

Existe ainda uma terceira opção muito utilizada em alinhamentos de células para além do alinhamento vertical e horizontal, a opção Moldar Texto (Wrap Text).

Esta opção permite dispor texto em várias linhas de forma a melhorar significativamente a apresentação dos dados.

Figura 2-16: Opção Moldar texto.

1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende alinhar.

2. No separador Base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão correspondente ao do alinhamento pretendido. Para a esquerda (Left), Centro (Center) ou para a direita (Right).

1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende moldar;

2. No separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão Moldar

Texto (Wrap Text).

Para alterar o alinhamento horizontal das células, siga os seguintes passos:

(28)

28

.

Já aprendeu formatação elementar de dados numa folha de cálculo. Existem várias opções para formatação de dados numéricos. Neste tópico irá aplicar formatos numéricos.

Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 são os valores melhor compreendidos? No primeiro ou no segundo Trimestre?

Figura 2-17: Folha de cálculo com e sem formatação numérica.

A aplicação de formatação numérica contextualizada os dados numéricos, facilitando a identificação do tipo de informação contida nas células.

Definição: Um formato numérico é uma formatação que faz com que os dados numéricos sejam apresentados numa célula com um determinado esquema. Pode aplicar uma formatação numérica a uma célula ou a um conjunto de células antes ou depois de introduzir os dados. As formatações numéricas pré configuradas do Excel são constituídas por uma variedade de categorias, conforme pode observar na Figura 2-18.

• Número (Number) • Moeda (Currency)

• Contabilidade (Accounting) • Data Abreviada (Short Date) • Data por Extenso (Long Date) • Hora (Time) • Percentagem (Percentage) • Fracção (Fraction) • Cientifico (Scientific) • Texto (Text)

Aplicar Formatos

Formatos Numéricos

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29

Figura 2-18: Exemplos de formatos numéricos.

1. Seleccione a(s) célula8s) que pretende formatar; 2. Escolha umas seguintes opções:

• Se o formato desejado for Contabilidade ou percentagem, pode clicar directamente no botão correspondente, situado no separador Base (Home), grupo Número (Number);

• Para aceder aos outros formatos basta aceder à seta do botão Formato do

Número (Format Number) e clicar sobre o desejado;

• Se pretender aumentar o grau de personalização é necessário clicar na opção

Mais Formatos Numéricos (More Formats), escolher a categoria (Category)

desejada no Tipo (Type) pretendido e, por fim, em OK.

1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar; 2. Escolha uma das seguintes opções:

• Clique no botão Aumentar Casa Decimais (Increase Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Numérico (Number) para aumentar as casa decimais ou;

• Clique no botão Diminuir casas decimais (Decrease Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Número (Number) para diminuir.

Já modificou a formatação de tipos de letra e de células. Agora precisa de alterar a largura das colunas e a altura das linhas de modo a que os dados se ajustem às respectivas células. Neste tópico irá alterar a largura das colunas e a altura das linhas.

Como mostra a Figura 2-19, existem colunas em que os dados não estão visíveis na tabela de Excel (E10; F10; G10). Se a largura destas colunas for alterada os dados serão mostrados correctamente (como é visível nas restantes colunas).

Para aplicar um formato numérico, siga os seguintes passos:

Para alterar as casas decimais de dados, siga os seguintes passos:

(30)

30

Figura 2-19: Folha de Cálculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura inadequada.

1. Coloque o ponteiro do rato sobre os títulos de colunas, no limite à direita do nome da coluna que pretende redimensionar até surgir um ponteiro em forma de cruz;

2. Escolha uma das seguintes opções:

• Clique duas vezes para ajustar a largura da coluna aos dados nela contidos; • Clique e, sem largar o rato, arraste o limite da coluna para a esquerda para

aumentar a sua largura, ou para a direita para diminuir.

1. Seleccione a(s) coluna(s) que pretende alterar;

2. No separador base (Home), Grupo Células (Cells), clique em formatar (Format) e depois em Largura da Coluna (Column Width);

Pode também clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna que pretende alterar.

3. Digite a medida pretendida;

4. Clique sobre OK para terminar ou prima (Enter).

O comando Ocultar (Hide) permite-lhe esconder colunas ou linhas numa folha de cálculo. Estas continuam a existir na folha mas são invisíveis ao utilizador, até serem mostradas novamente. O comando Mostrar (Unhide) é utilizado para tornar visíveis quaisquer colunas ou linhas ocultadas anteriormente.

1. Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar;

Para alterar a largura da coluna através de arrastamento, siga os seguintes passos:

Para alterar a largura da coluna utilizando uma medida específica, siga os seguintes passos:

Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas

(31)

31

2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e

depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide); 3. Clique sobre a opção pretendida.

Pode também clicar directamente com o botão direito do rato sobre a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar e escolher a opção Ocultar (Hide).

1. Seleccione uma linha directamente acima e a linha abaixo da linha oculta, ou a coluna directamente à esquerda e a à direita da coluna oculta;

2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);

3. Clique na opção pretendida.

Pode também clicar seleccionar as linhas ou colunas, clicar com o botão direito do rato e escolher a opção Mostrar (Unhide).

Com a inserção e formatação de dados rapidamente chegará à conclusão que é necessário realizar alterações na estrutura da folha de forma a melhor conseguir transmitir a informação que pretende.

A próxima ilustração (Figura 2-20) mostra a estrutura de um livro de despesas, referente a um colaborador.

Figura 2-20: Estrutura inicial de um livro de despesas.

A próxima figura (Figura 2-21) mostra as alterações realizadas à estrutura inicial. Para mostrar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:

(32)

32

Figura 2-21: Estrutura Final do livro de despesas.

Ao inserir e eliminar células, colunas e linhas poderá modificar o esquema de um único livro em vez de criar um novo livro sempre que há alterações de dados.

1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Linha (Row) “As linhas são inseridas por cima da selecção”;

2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Linhas nas Folhas (Insert Sheet Rows);

Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da linha e escolher a opção Inserir (Insert).

1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Coluna (Column) “As colunas são inseridas à esquerda da selecção”;

2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Colunas na Folha (Insert Sheet Columns);

Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna e escolher a opção Inserir (Insert).

1. Seleccione a célula onde pretende inserir uma nova;

2. Clique, no separador Base (Home); na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Células (Insert Cells);

Para inserir linhas, siga os seguintes passos:

Para inserir colunas, siga os seguintes passos:

(33)

33

3. Das opções que se seguem, disponíveis na caixa de diálogo Inserir (Insert), seleccione a

opção apropriada e clique sobre OK para inserir a nova célula:

• Mover células para a direita (Shift cells right) – move células existentes para a direita.

• Mover células para baixo (Shift cells down) – move as células existentes para baixo.

• Linha inteira (Entire Row) – insere uma nova linha. • Coluna Inteira (Entire column) – insere uma nova coluna.

1. Seleccione a célula, linha ou coluna que pretende eliminar (Ver tabela 1-4, sobre técnicas de selecção).

2. Clique, no separador Base (Home), no botão Eliminar (Delete).

Pode optar, também por clicar com o botão direito do rato sobre a selecção e escolher a opção Eliminar (Delete).

As colunas e as linhas são eliminadas automaticamente e todo o seu conteúdo desaparece. Ao eliminar uma célula, é activada a caixa de diálogo Eliminar (Delete), onde é necessário escolher a opção pretendida.

Já efectuou várias alterações de formatação a uma folha de cálculo. Agora pretende tornar mais rápido o processo de formatar tabelas. Neste tópico irá aplicar Formatações Automáticas.

Definição

EXEMPLO: Formatações Automáticas.

: As formatações automáticas constituem um grupo predefinido de formatos que pode aplicar a um conjunto de células, nomeadamente: Tipo de letra, padrões, limite, alinhamentos e medidas de coluna/linha.

Para eliminar células, linhas ou colunas, siga os seguintes passos:

Aplicar formatações Automáticas

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34

1. Seleccione o conjunto de células que pretende formatar;

2. Clique, no separador Base (Home), Grupo Estilos (Styles), na opção Formatar como

Tabela (Format as Table);

3. Clique sobre a formatação que pretende utilizar para aplicar sobre a selecção;

4. Na caixa de diálogo que surgiu active, se pretende, a opção A minha tabela tem

cabeçalhos (My table hás headers);

5. Prima OK para terminar.

Irá surgir a indicação de Filtro Automático (AutoFilter), junto das células do cabeçalho. Iremos abordar a sua utilização no Excel Nível 3.

Neste capítulo formatou folhas de cálculo e respectivos dados e realizou alterações às linhas e colunas existentes. Antes de iniciarmos a próximo capítulo é vantajoso treinarmos as técnicas abordadas no capítulo actual:

1. Abra 2.

o Ficheiro “Exercícios Excel”, que se encontra nos meus Documentos. Altere

3.

o Tipo de Letra (Font) da célula A1 para Berlin sans FB Demi, tamanho 12. Seleccione o intervalo de células A2 a B5 a aplique um limite Vermelho, Cor 2, mais

Escuro 50% (Red, accent 2, Darker 50%), mais espesso no exterior que no interior.

Para aplicar uma formatação automática, siga os seguintes passos:

(35)

35

4. Aplique 5.

um preenchimento Vermelho, Cor 2 Mais claro 60% (Red, Accent 2, Lighter 60%) às células que contêm os nomes.

Alinhe 6.

o intervalo de células A1 a A5 ao centro horizontal e verticalmente. Una

7.

as células A1 e B1. Altere

8.

o conteúdo da célula A1 para Prémios de Equipa. Formate

9.

o conteúdo das Células B2 a B5 Contabilidade (Accounting), com uma só casa decimal.

Altere 10.

a largura das Colunas A e B para 9 Altere

11.

a altura de linha 1 para 36 Molde

12.

o texto da célula A1

Altere a altura das linhas 2 a 5 para 21. 13. Insira

14.

uma nova linha por baixo da linha 4 e escreva Cartaxo na célula A5. A tabela

15.

resultante será semelhante à que se apresenta na ilustração “Prémios de equipa” seguinte:

Grave as alterações e feche o Microsoft Excel 2007

Ilustração: Prémios de Equipa.

(36)

36

Neste capítulo irá formatar Folhas de Cálculo.

Terá de:

• Renomear folhas de cálculo

• Formatar a cor dos separadores de folhas de cálculo; • Inserir e eliminar folhas de cálculo;

• Mover e copiar folhas de cálculo num livro; • Ocultar e mostrar folhas de cálculo;

Neste momento já sabe como criar folhas de cálculo. Agora é necessário guardar dados relacionados entre si num ficheiro de Excel. É possível fazê-lo organizando várias folhas de cálculo num único livro.

Imagine que os dados das suas vendas trimestrais do ano fiscal anterior estão guardados em ficheiros diferentes. É desnecessário abrir vários ficheiros para trabalhar com dados relacionados entre si. Pode guardar várias folhas num único ficheiro, facilitando a gestão dos dados, como mostra a Figura 3-1.

Figura 3-1: Livro com várias folhas de cálculo.

Já está familiarizado com as folhas de cálculo e com a aparência geral no ambiente Excel. Agora pretende tornar mais fácil a localização visual de uma folha de cálculo dentro de um Livro. Neste tópico irá formatar separadores de folhas de cálculo.

Formatar Folhas de Cálculo com Microsoft Office – Excel 2007

Introdução

Objectivos

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37

A Figura seguinte, Figura 3-2 mostra um livro que contém informação sobre diferentes departamentos de uma empresa.

Figura 3-2: Livro com várias folhas de cálculo sem formatação.

Figura 3-3: Livro com várias folhas de cálculo com formatação.

Alterar o nome e a cor dos separadores da folha de cálculo permite-lhe realçar a legibilidade do livro porque organiza a informação em conjuntos lógicos.

1. Abra a folha de cálculo que pretende alterar; 2. Escolha uma das seguintes opções;

• Faça duplo clique no separador da folha, digite o nome pretendido e pressione a tecla (Enter).

• Clique com o botão direito do rato sobre o separador que pretende renomear e escolha a opção Mudar o Nome (Rename).

• No separador Base (Home), clique no botão Formatar (Format), no Grupo

Células (Cells) e escolha a opção Mudar o Nome da Folha (Rename Sheet).

1. Seleccione a folha de cálculo que pretende alterar; 2. Escolha uma das seguintes opções;

Para renomear um separador de uma folha de cálculo, siga os seguintes passos:

(38)

38

• Clique com o botão direito do rato sobre o nome do separador e escolha a Cor

do Separador (tab color).

• No separador Base (Home); clique no botão Format (Format), no grupo Células (Cells) e escolha a opção Cor do Separador (Tab Color);

3. Clique sobre a cor desejada;

Já trabalho com um número fixo de folhas de cálculo. Agora pretende alterar o número de folhas dentro de um livro. Neste tópico irá inserir e eliminar folhas de cálculo.

Inserir e eliminar folhas de cálculo ajuda-o a organizar dados relacionados entre si e a remover informação que não se refere ao livro no qual está inserido.

1. Clique com o botão direito do rato sobre o separador da folha que pretende eliminar e escolha a opção Eliminar (Delete);

2. Quando clicar para eliminar a folha, irá eliminar dados, pelo que irá surgir uma mensagem a alertar para esse facto. Para terminar o processo, basta clicar no botão

Eliminar (Delete).

1. Clique na opção localizada na parte inferior da janela, junto dos separadores das folhas criadas. Consulte a ilustração “Inserir Folha de Cálculo”.

Ilustração: Inserir Folha de Cálculo.

2. Já foi criada uma folha de cálculo nova onde é possível inserir novos dados.

Inserir e Eliminar Folhas de Cálculo

Para eliminar uma folha de cálculo de um livro, o procedimento é o seguinte:

(39)

39

Já formatou separadores em folhas de cálculo para melhorar a identificação dos conteúdos de cada folha. Pode, no entanto, acontecer que pretenda alterar a ordem com que as folhas surgem dentro do livro ou realizar uma cópia das mesmas para o mesmo livro.

1. Posicione o rato sobre o nome da folha que pretende mover;

2. Clique com o botão esquerdo no nome da folha e mantenha-o premido até surgir o indicador do lado esquerdo; “Ilustração – Mover a Folha”

3. Arraste, mantendo o lado esquerdo do rato premido, até que o indicador esteja localizado no local certo/pretendido;

4. Solte o botão do rato para terminar a operação.

Para realizar uma cópia da folha dentro do mesmo livro basta realizar este procedimento com a tecla (Ctrl) premida.

Ilustração:Ilustração – Mover a Folha.

1. Clique com o botão direito do rato sobre o nome da folha que pretende mover; 2. Clique sobre a opção Mover ou copiar (Mover or Copy);

3. Da lista Livro de destino (To Book), escolha uma das opções:

• Se pretende mover a folha dentro do mesmo livro, pode passar para o próximo passo;

• Se o objectivo é mover para outro livro, é necessário escolher na lista qual o livro de destino (é necessário que o livro de destino esteja também aberto; • Se pretende criar um novo livro com a folha movida, basta optar pela opção

Novo Livro (New Book).

4. Da lista Antes da Folha (Before Sheet), clique sobre o nome da folha que ficará depois da que será movida;

5. Clique sobre OK.

Mover e Copiar Folhas de Cálculo num Livro

Para mover folhas através da opção arrastar, siga os seguintes passos:

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40

Para realizar uma cópia da folha basta activar a opção Criar uma Cópia (Create a Copy).

Ocultar folhas de cálculo permite esconder alguns dados do livro, como por exemplo dados auxiliares para cálculos de outras folhas. Após ocultar uma folha de cálculo, utiliza-se o comando Mostrar para o seu nome ser novamente visualizado no separador de folhas.

1. Clique com o botão direito do rato sobre o nome da folha que pretende ocultar; 2. Clique sobre Ocultar (Hide).

1. Clique com o botão direito do rato sobre o nome de uma qualquer folha de livro; 2. Escolha a opção Mostrar (Unhide);

3. Clique sobre a folha que pretende mostrar 4. Prima OK.

Este capítulo assentou essencialmente na modificação da estrutura de um livro de Excel e a constituição das suas folhas. No próximo capítulo iremos abordar procedimentos adicionais que permitirão uma melhor utilização do Excel e consequente melhoria nas suas folhas de cálculo.

Até lá, é fundamental praticarmos as técnicas abordadas no capítulo III. 1. Abra

2. O seu livro tem três folhas, mas apenas uma tem a tabela criada nos exercícios anteriores. Mude o nome das folhas que contêm a tabela prémios.

o Ficheiro “Exercícios Excel”, que se encontra nos meus Documentos.

3. Elimine a Folha 2 (Sheet2) e a Folha 3 (Sheet3).

4. Mude a cor do separador da folha “Prémios” para amarelo; 5. Insira uma nova Folha no Livro;

6. Mude o nome da nova Folha para Análise Trimestral; 7. Mova a nova folha para antes da Folha “Prémios”;

8. Faça dentro do mesmo Livro, uma cópia da folha “Prémios” de forma a ficar no inicio; 9. Mude a cor da Folha “Análise Trimestral” para laranja;

10. Elimine a folha “Prémios 2” que acabou de criar; 11. Grave as alterações e feche o Microsoft Excel 2007. Para ocultar folhas de cálculo, siga o seguinte processo:

Para mostrar folhas de cálculo, siga o seguinte processo:

Capítulo III - Revisões

As correcções dos exercícios deste capítulo encontram-se nos anexos.

Ocultar e Mostrar Folhas de Cálculo

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41

Neste capítulo irá melhorar significativamente folhas de cálculo.

Irá:

• Mover e copiar dados entre células; • Preencher células com séries de dados; • Localizar e substituir dados de células; • Verificar a ortografia numa folha de cálculo; • Anular e repetir acções.

Neste momento está familiarizado com a área de trabalho do Excel. Depois de criada uma folha de cálculo, existem operações necessárias para atingir o estado final da sua folha de cálculo.

Já introduziu dados e alterou as suas formatações. Agora pretende começar a manipular os dados que introduziu. Neste tópico irá mover e copiar dados entre células.

Neste momento está num processo de actualização de uma folha de cálculo que contém as despesas mais recentes de uma dos comerciais da empresa. Já introduziu na célula B7 “Hotel Califórnia”, como mostra a Figura 4-1.

Figura 4-1: Folha de Cálculo de despesas com dados reutilizáveis.

Aperfeiçoar Folhas de Cálculo com Microsoft Office – Excel 2007

Objectivos

Introdução

(42)

42

Agora pretende que as palavras “Hotel Califórnia” sejam também inseridas nas células B10 e B12, como mostra a Figura 4-2. Pode escrevê-las novamente, mas poupa tempo se as copiar.

Figura 4-2: Folha de Cálculo de despesas com dados que foram copiados para novas células.

1. Seleccione a célula que contém os dados que pretende copiar; 2. Copie o conteúdo da célula:

• No separador Base (Home), clique no botão Copiar (Copy). • Prima a combinação de teclas [Ctrl] + [C].

3. Seleccione a célula para onde pretende copiar os dados; 4. Cole o conteúdo da célula copiada:

• No separador Base (Home), clique no botão Colar (Paste). • Prima as teclas [Ctrl] + [V].

Pode também realizar este procedimento arrastando: Quando posiciona o ponteiro nos limites da célula surge o ponteiro que lhe permite arrastar a célula para outra localização. Se mantiver a tecla [Ctrl] premida enquanto arrasta será efectuada uma cópia.

1. Seleccione a célula (ou células) que contém os dados que pretende mover; 2. Corte o conteúdo da célula:

• No separador Base (Home), clique no botão Cortar (Cut), • Prima as teclas [Ctrl] + [X].

3. Seleccione a célula de destino, para onde pretende mover os dados; 4. Cole o conteúdo da célula de origem:

• No separador Base (Home), clique no botão Colar (Paste). • Prima as teclas [Ctrl] + [V].

Pode também arrastar a célula, posicionando o ponteiro do rato em qualquer um dos limites da célula e, quando surgir o ponteiro arrastar para o destino.

Para copiar dados entre células, siga os passos seguintes:

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43

Já inseriu anteriormente dados em células. Existe, no entanto, uma técnica em Excel que lhe permite criar séries de dados. Neste tópico irá preencher células com series de dados.

Suponha que é necessário criar um calendário numa folha de cálculo de Excel 2007. Para não digitar todos os meses, pode utilizar a criação de uma serie de meses. Já inseriu na célula A1, como mostra a figura 4-3. É possível preencher as células B1 até à L1 sem necessitar de escrever as palavras, o Excel insere os meses seguintes desde Fevereiro até Dezembro, como mostra a Figura 4-4.

Figura 4-3: Folha de Cálculo antes do preenchimento automático.

Figura 4-4: Folha de Cálculo depois do preenchimento automático.

A opção Preenchimento Automático permite preencher um conjunto de células com serie de dados. Inserem-se dados numa ou mais células e arrasta-se a alça de arrastamento (Quadrado situado no canto inferior direito da selecção) para as células imediatamente em coluna ou em linha, como pode verificar na Figura 4-5.

O Excel efectua deduções quando insere os valores iniciais de série com os quais pretende preencher as células. Dependendo do tipo de dados que insere (Texto ou numérico), será apenas necessário inserir dados numa célula de modo a que o Excel consiga interpretar o tipo de séries que pretende preencher.

Preencher Células com Séries de Dados

Preenchimento automático

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44

Figura 4-5: Criação da série dos dias da semana.

1. Seleccione a célula que vai conter o valor inicial da série; 2. Insira o valor inicial ou valores iniciais;

3. Seleccione a célula (ou células) que contém o valor inicial da série; 4. Posicione-se no canto inferior direito da célula até surgir o ponteiro; 5. Clique e arraste até ao último dado pretendido para a série.

Neste tópico irá localizar e substituir os dados inseridos em células.

Acabou de verificar que uma parte dos dados da sua folha de cálculo está incorrecta. Poderia procurar os dados, examinado visualmente cada célula desde o inicio da folha de cálculo, o que lhe levaria muito tempo. Para isso, pode recorrer à opção Localizar e Substituir (Find and Replace) para pesquisar e corrigir os dados incorrectos ou outras informações que estejam na folha.

Em folhas de cálculo de grandes dimensões, o comando Localizar e Substituir (Find and Replace) é muito mais rápido que pesquisar manualmente os dados que pretende. Para além disso, se existirem outras ocorrências com o mesmo erro das quais não se deu conta, elas serão imediatamente eliminadas.

O comando localizar (Find) procura dados específicos numa folha de cálculo e é muito utilizado quando se pretende aceder a um dado específico.

Arrastar até ao dado Pretendido

Resultado Final

Para criar uma série de dados, siga os passos seguintes:

Localizar, Substituir e Ir Para

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45

1. Active a caixa de diálogo Localizar e Substituir (Find and Replace):

• No separador Base (Home), grupo Edição (Editing), clique no botão Localizar e

Seleccionar (Find & Select) e depois em Localizar (Find).

• Prima a teclas (Ctrl) + (L) + (Ctrl) + (F).

2. No campo localizar (Find what) escreva o dado que pretende encontrar e inicie a pesquisa:

• Clique sobre Localizar seguinte (Find next) para visualizar, uma por uma, as células que contêm o dado que localizou (Ver Figura 4-6).

Figura 4-6: Caixa de diálogo Localizar e Substituir, opção Localizar seguinte.

• Clique sobre Localizar tudo (Find All) para aceder a uma lista de todas as células que contêm o dado que localizou, o número total de células que contêm e a possibilidade de aceder a cada uma delas individualmente (Ver Figura 4-7).

Figura 4-7: Caixa de diálogo Localizar e Substituir, opção Localizar Tudo. 3 - Clique sobre Fechar (Close) para terminar

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46

O comando Substituir (Replace) substitui, automaticamente, dados existentes por novos dados.

1. Active a caixa de diálogo correspondente:

• No separador Base (Home), grupo Editar (Editing), clique no botão Localizar e

Seleccionar (Find & Select), opção Substituir (Replace);

• Primas as teclas (Ctrl) + (U) + (H).

2. No campo Localizar (Find) escreva o dado que pretende que seja substituído;

3. Clique em Localizar seguinte (Find Next) ou localizar tudo (Find All) para aceder aos dados que irão ser substituídos;

4. No campo Substituir (Replace with) escreva o novo valor e inicie a substituição: • Clique sobre Substituir (Replace) para substituir um dado de cada vez;

• Clique sobre Substituir todas (Replace All) para substituir todos os dados de uma só vez;

Figura 4-8: Caixa de diálogo Localizar e Substituir, separador Substituir.

5. Surgirá, no caso do Substituir todas (Replace all), uma caixa de diálogo a indicar quantas substituições foram efectuadas. Prima OK para passar para o passo seguinte; 6. Clique sobre Fechar (Close) para terminar.

O comando Ir Para (Go To) permite a movimentação até uma célula específica, seja pela sua referência (P2, por exemplo), seja por um nome específico.

1. Active a caixa de diálogo correspondente:

Para criar uma série de dados, siga os passos seguintes:

Substituir

Para substituir dados de uma célula, siga os passos seguintes:

Ir Para

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47

• No separador Base (Home), grupo Editar (Editing), aceda ao botão Localizar e

Seleccionar (Find & Select) e clique em Ir para (Go TO);

• Prima a tecla (T5).

2. A partir da lista Ir para (Go To What) seleccione o nome da célula para onde pretende ir ou escreva a referencia da célula no campo Referencia (Reference).

3. Clique sobre OK ou prima a tecla (Enter) para aceder à célula desejada e fechar a caixa de diálogo Ir Para (Go To).

É possível alcançar o mesmo objectivo utilizando a Caixa de Nome, quer escrevendo a referência da célula directamente quer acedendo à seta de opção correspondente e clicar sobre um nome específico.

Figura 4-9: Caixa de diálogo Ir Para.

Procedeu à revisão dos dados na sua folha de cálculo. Agora pretende certificar-se de que todo o texto está escrito correctamente. Neste tópico irá verificar a ortografia de uma folha de cálculo.

1. Aceda à respectiva caixa de diálogo:

• No separador Rever (Review), clique sobre o botão Ortografia (Spelling); • Prima a tecla (F7).

2. A Ferramenta irá seleccionar automaticamente a primeira palavra que não reconhece (Ver Figura 4-10);

3. Para corrigir as incorrecções, siga os seguintes passos:

• Se a palavra correcta estiver na lista de Sugestões (Suggestions), seleccione a palavra correcta a partir da lista e clique no botão Alterar (Change) ou Alterar

todas (Change All), para substituir todas as palavras pela correcta;