INTRODUÇÃO. HowTO: How To: Litigation Hold: Recuperar s de uma mailbox do Office 365

HowTO:

INTRODUÇÃO

Num ambiente empresarial a preservação dos dados é sempre uma das principais preocupações do departamento de informática e em alguns casos até uma obrigação jurídica.

No caso do email, pode ser necessário preservar uma mailbox indefinidamente, seja por questões de operacionalidade, seja por im-posições legais, mesmo após a saída de um colaborador.

É para esses casos que existe uma funcionalidade em certos planos empresariais do Office 365 chamada Litigation Hold, que per-mite guardar indefinidamente ou durante um determinado período de tempo todo o conteúdo de uma mailbox. Isso evita que emails sejam apagados indevidamente, ou pode inclusive preservar os dados mesmo após a conta de utilizador ser eliminada.

De notar que como referimos anteriormente esta funcionalidade apenas está disponível em planos empresariais do Office 365, neste caso no E3 ou E5.

HowTO:

Vamos ver então como ativar esta funcionalidade numa mailbox e como recuperar emails dessa mesma mailbox.

1 – Aceder ao portal do Office 365

2 – Aceder ao portal do Exchange, clicando em Admin centers e de seguida em

HowTO:

3 – No Exchange Admin Center, clicar em recipients e

HowTO:

5 – De seguida clicar em mailbox features e em Enable, por

baixo de Litigation hold: 6 – cionalidade (deixar em branco para ficar indefinidamente), No ecrã seguinte podemos escolher a duração desta fun-colocar uma mensagem para informar o utilizador da mailbox (opcional) e um url para direcionar o utilizador para um site com informação sobre esta funcionalidade (opcional).

A partir deste momento

qualquer item eliminado desta mailbox será guardado na pas-ta dos recoverable items, não podendo nada ser eliminado definitivamente pelo utilizador. Podemos inclusive eliminar a conta do utilizador que a sua mailbox é preservada enquan-to a litigation hold estiver ativa.

HowTO:

7 – Caso haja necessidade de se recuperar um determinado email dessa mailbox, podemos efetuar uma eDiscovery search da mailbox, indo a compliance management e no separador

in-place eDiscovery & hold clicar em nova pesquisa:

8 – Preencher os campos e clicar em Next. Neste caso vamos pesquisar por emails com a palavra “mobility”:

HowTO:

9 – De seguida selecionar a mailbox a ser pesquisada, e clicar

em Next: 10 – palavra a ser pesquisada. Também é possível filtrar a pesquisa Selecionar a opção Filter based on criteria e colocar a por data ou por email de envio ou destino, embora neste caso deixemos esses campos em branco.

HowTO:

11 – No menu seguinte, podemos escolher se queremos colocar o resultado da nossa pesquisa em hold, para prevenir a sua eliminação. Como no nosso caso já temos a litigation

hold ativa, não é necessário selecionar este campo. Clicamos

apenas em Finish.

12 – A partir deste momento podemos exportar o resultado da pesquisa para a discovery search mailbox, clicando na lupa e em Copy search results:

Ou até exportar para PST clicando na seta e utilizando o

HowTO:

13 – Caso se queira exportar todo o conteúdo de uma mailbox, no passo 9 deve-se escolher a opção Include all content. Assim temos acesso a todo o conteúdo da referida mailbox, mesmo que o utilizador já tenha tido a sua conta apagada, uma vez que temos o litigation hold ativo.

HowTO:

Como demonstrámos neste how-to, é possível ativar esta poderosa funcionalidade do Office 365 com relativa facilidade, sendo inclusive possível delegar esta função a utilizadores de outros departamentos (como por exemplo compliance officers), atribuin-do-lhes o role de Discovery Management. Isto acaba por permitir libertar o departamento de informática para outras tarefas, sem, no entanto, comprometer as obrigações jurídicas de preservação de dados.