Reuniões com resultados nas Associações

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Reuniões com resultados

nas Associações

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Vitória - ES

Brasil

www.escoladeassociativismo.com

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Reuniões com resultados

nas Associações

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Ficha catalográﬁca elaborada pela Escola de Associativismo

Dados Internacionais de Catalogação na publicação (CIP)

19 p. : iL. Inclui bibliograﬁa S792a CDU: 792 Escola de Associativismo www.escoladeassociativismo.com

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Escola de Associativismo Reuniões com resultados

nas Associações. - Vitória : ES, 2020.

1. Diferenças entre reunião de associação e de empreendedores 2. Os principais tipos de reunião numa associação

3. Como ser um líder numa reunião

4. A infraestrutura faz a diferença numa reunião 5. Como mobilizar pessoas para uma reunião? 6. O que é uma reunião bem-sucedida? 7. Resumindo a reunião perfeita

Avenida Américo Buaiz, 501 Edifício Victoria Ofﬁce Tower Torre Leste, Sala 504 CEP 29050-420

Vitória - ES Tel: (27) 3334-5741 www.escoladeassociativismo.com

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Realização Escola de Associativismo Colaboradores de conteúdo Cleto Venturim Deusdedith Dias Léo de Castro

MAR Participação e Empreendimentos Ltda

Apoio para esta edição

Organização, design e diagramação

ebrand - a agência da Inovação IEL - ES Instituto Euvaldo Lodi

Realização

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LÉO DE CASTRO Presidente da Findes

Federação das Indústrias do ES

DEUSDEDITH DIAS Presidente da Associação de Moradores

do Barro Vermelho e Santa Luiza Vitória/ES

CLETO VENTURIM Presidente do Conselho Administrativo

Associação Filantrópica Hospital Padre Máximo Venda Nova do Imigrante/ES

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Sobre o curso

Diferenças entre reunião de associação e reunião empresarial Os principais tipos de reunião numa associação

Como ser um líder numa reunião

A infraestrutura faz a diferença numa reunião Como mobilizar pessoas para uma reunião? O que é uma reunião bem-sucedida?

A reunião bem sucedida Conclusão Referências Bibliográﬁcas 6 7 8 10 12 13 15 16 17 18

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SOBRE O CURSO

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Reuniões produtivas são essenciais para o bom funcionamento de qualquer associação. Uma reunião bem-sucedida propicia o envolvimento dos voluntários e desperta a percepção sobre suas contribuições para uma sociedade melhor, seguindo os princípios do associativismo. De igual modo, reuniões improdutivas e desorganizadas, onde não se consegue resolver as questões propostas em pauta, não estimulam os voluntários a participarem de novas reuniões, enfraquecendo a associação.

Neste curso você irá compreender como funcionam os diversos tipos de reuniões, que acontecem em associações; bem como irá aprimorar seus conhecimentos sobre como tornar suas reuniões em associações mais eﬁcientes, fazendo com que resultem em excelência.

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DIFERENÇAS ENTRE REUNIÃO DE

ASSOCIAÇÃO E REUNIÃO EMPRESARIAL

Diferentemente das reuniões empresariais, cujo enfoque, comumente, refere-se às estratégias, planejamentos, projetos, processos e resultados, dentre outros temas, e sempre guiadas pelo aspecto econômico; tendo como público-alvo, os empresários e suas equipes, contratados em sua maioria; as reuniões de associações discorrem sobre temas variados e de interesse da associação como um todo. Os participantes são voluntários, pessoas com um objetivo em comum que se unem para ter mais forças para resolverem problemas, aumentar oportunidades e melhorar o bem-estar do grupo que sua associação representa.

Os participantes das reuniões das associações têm perﬁs mais heterogêneos em diversos aspectos (idade, escolaridade, opiniões políticas e outros). Por isso, para o bom andamento das ações no âmbito da associação, a relação com estas pessoas deve ser harmônica, o tom moderado, buscando sempre fazer com que todos se sintam pertencentes e impactantes nos projetos que estão sendo deﬁnidos.

Entretanto, semelhantemente às reuniões empresariais, as reuniões de associações visam a assertividade e a resolutividade, buscando a eﬁciência nas questões pautadas.

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8 OS PRINCIPAIS TIPOS DE

REUNIÃO NUMA ASSOCIAÇÃO

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Cada associação possui um estatuto onde estão deﬁnidos os tipos de reuniões que devem ocorrer e que deliberações devem ser tomadas. Os dois tipos de reunião mais comuns são:

Uma reunião de diretoria trata de coisas mais operacionais do dia-a-dia. Seu objetivo é botar em prática as diretrizes que foram deliberadas em uma assembleia ou conselho.

REUNIÃO DE DIRETORIA

Nessa reunião é onde se estabelecem os objetivos maiores da associação. Nela você precisa lidar com um público maior e mais heterogêneo e colher informações de pessoas com diferentes pontos de vista sobre o assunto debatido. Em função disso a associação pode reproduzir a ideia de um coletivo mais amplo.

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9 REUNIÕES MENOS FREQUENTES:

Reuniões de conselhos Reunião com autoridades

Reunião com outras associações

Uma prática comum e saudável nas associações é uma busca de convergência de objeti-vos com outros associações que têm o mesmo objetivo. A base do associativismo é a união, e quando entidades se unem sua força de resolução é maior. Por isso o ego dos integrantes e líderes de uma associação não pode influenciar as decisões. Não importa quem resolveu o problema, o que importa é que ele seja resolvido.

DICA:

“No nosso caso, dos hospitais ﬁlantrópicos, como nós trabalhamos também com recurso público, nós temos que fazer auditoria, temos que prestar contas a todos os órgãos, mandamos os balanços para o ministério da saúde e para o ministério público. O estatuto não é uma invenção, é um meio para ter uma associação legalizada”

Cleto

Venturim

Presidente do Conselho Administrativo Associação Filantrópica Hospital Padre Máximo

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10 COMO SER UM LÍDER

NUMA REUNIÃO

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A primeiro ponto que um grande líder de associação precisa ter em mente é que ele não está participando de um concurso de simpatia, ele precisa saber que muitas vezes, principalmente em assembleias, suas decisões podem não ser bem vistas por algumas pessoas, mas é preciso tomá-las em prol da associação e seguindo a opinião majoritária. Numa associação você luta para conseguir consenso, mas muitas vezes deve seguir pela maioria.

UM GRANDE LÍDER DEVE

Valorizar as opiniões de todos;

Saber estimular a fala de pessoas tímidas e frear pessoas que falam muito; Preparar uma boa pauta;

Desenvolver, previamente e sucintamente, um pouco de cada item da pauta que será discutido e votado;

Respeitar o horário da reunião.

A LOGÍSTICA DA REUNIÃO

Por que meio as perguntas serão feitas? O microfone vai ser aberto?

Quanto tempo para cada pergunta? Qual o tempo máximo total da reunião?

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Faça um mapeamento prévio das perguntas e junte todas as semelhantes em uma só para otimizar o tempo da reunião.

DICA:

E SE UM ASSUNTO QUE NÃO ESTAVA EM PAUTA SURGIR?

A pauta deve ser sempre respeitada. Se surgir um tema de debate que não estava em pauta, cabe ao líder ter desenvoltura para lidar com a situação, agradecendo a sugestão e dizendo que este assunto, caso seja relevante, estará em pauta na próxima reunião. Por mais que o assunto sugerido seja válido, ele não deve ser debatido naquele momento. Até porque, muitas pessoas que possam ter interesse nele podem não estar presente naquela reunião, já que não viu este assunto na pauta.

“Em toda reunião devemos lembrar aos presentes o porquê de estarem ali. Isso ajuda muito na construção desse sentimento coletivo e dessa vontade de dar o seu melhor naquele momento para que a gente alcance a proposição original da associação.”

Léo de Castro

Presidente da Findes

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Um dos principais fatores de sucesso de uma reunião é sua infraestrutura. Existe toda uma logística para fazer uma reunião onde as pessoas estejam sempre focadas e não exista dispersão. Uma coisa essencial é que ela ocorra num ambiente fechado e climatizado, como um auditório. O local da reunião deve ser de fácil acesso, com estacionamento disponível. Também é importante a disponibilização de equipamento de som, para que todos possam ser ouvidos com facilidade. A utilização de materiais visuais ajuda muito na compreensão dos temas debatidos, então um projetor pode ser utilizado. A impressão e disponibilização da indispensável pauta no local da reunião também ajuda muito. Novas tecnologias surgem todos os dias e devem ser utilizadas para dar dinâmica à reunião, tornando-a mais atrativa para os associados, que começam a ver as reuniões como um local de aprendizado.

Um grande desaﬁo é capturar a atenção dos participantes da reunião durante todo o tempo, principalmente com todas essas novas tecnologias atuais, onde a pessoa está o tempo todo ligada ao celular. Então é importante que se consiga pactuar com os associados para que eles se desconectem por um período, e manter a reunião sempre dinâmica e interessante, pois ao primeiro sinal de desorganização, a pessoa vai pegar o celular e então será muito difícil conseguir sua atenção novamente.

A INFRAESTRUTURA FAZ A

DIFERENÇA NUMA REUNIÃO

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Um dos primeiros passos na organização de uma reunião é sua convocação. Na reunião de diretoria, como são poucas pessoas, é mais fácil. Mas para uma assembleia geral é preciso um cuidado maior. É importante informar a todos os interessados sem se prender a apenas um único meio de comunicação. Envie e-mails, telefone para as pessoas que você considera importantes, envie no WhatsApp. Use todas as ferramentas à sua disposição para que a mensagem chegue até o máximo de pessoas possíveis. É importante que nesse momento seja enviada a pauta detalhada do que será debatido nesta reunião, para que os associados já cheguem mais embasados no dia. A mobilização se torna um pouco mais fácil em dois casos: quando existe uma oportunidade ou quando existe um problema que precisa ser resolvido. O horário de início e ﬁm da reunião tem que ser enviado junto com a pauta por ocasião da convocação. Começar e terminar no horário marcado é fundamental para que futuras convocações tenham um maior número de associados.

COMO MOBILIZAR PESSOAS

PARA UMA REUNIÃO?

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14 E COMO FUNCIONA A MOBILIZAÇÃO EM

UMA ASSOCIAÇÃO DE MORADORES?

“É muito importante que os moradores recebam a pauta, o que vai ser discutido, e previamente informações sobre o projeto. Numa construção de um parque, numa interferência numa avenida que vai interromper o trânsito, que vai diﬁcultar o acesso dos moradores, é preciso que os moradores daquela rua estejam conscientes da importância dele.”

Deusdedith

Dias

Presidente da Associação de Moradores do Barro Vermelho e Santa Luiza - Vitória/ES

Para a organização de uma assembleia de associação de moradores você deve convocar por meio de um edital com no mínimo 10 dias de antecedência. Este edital deve ser amplamente divulgado e ﬁxado em alguns pontos de interesse da comunidade, como padarias, feiras, hospitais, etc. e passado para pessoas que são líderes dentro da comunidade. Convocação para reunião de moradores é um pouco mais complexa, ela pode ser solicitada pelos próprios moradores de uma região ou pela diretoria da associação. Neste caso o trabalho é mais minucioso, tem que ser feito de porta em porta. Num bairro com uma grande concentração de prédios, é muito importante que a associação tenha um bom cadastro de síndicos para que a divulgação seja feita nos elevadores e murais. Deixar os impressos com o porteiro não tem a mesma eﬁciência que conversar diretamente com o síndico. A mobilização numa associação de moradores possui mais necessidade de ser presencial, você precisa conversar com líderes da comunidade, que vão repassar para um grande número de pessoas. Utilize carros ou bicicletas de som anunciando a reunião, quando estiver chegando o dia. Assim você evita a perda de representatividade na assembleia.

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15 O QUE É UMA REUNIÃO

BEM-SUCEDIDA?

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Uma reunião bem-sucedida é aquela que consegue ser resolutiva com as questões que estavam em pauta. É frustrante acabar a reunião precisando marcar outra para resolver os temas, assim como é gratiﬁcante sair da reunião com a sensação de dever cumprido e a certeza de que aquela reunião rendeu boas deliberações que vão ao encontro das necessidades da associação. Isso faz com que os associados percebam que aquele tempo que eles estão dedicando está realmente alcançando resultados concretos que vão melhorar a vida de um coletivo. Uma reunião bem-sucedida além de resolver os problemas momentâneos, fortalece a associação como um todo, aumentando seu potencial para resolver as questões futuras com cada vez mais eﬁciência e credibilidade.

O associado voluntário não está sendo pago para estar ali, ele está abrindo mão de seu tempo livre porque acredita que pode fazer a diferença para melhorar determinado aspecto que é interesse de um grupo ao qual se sente pertencente. Por isso as reuniões têm que ser sempre objetivas, respeitando o limite estipulado de tempo, pois ao menor sinal de que aquilo não vai chegar a lugar nenhum, o associado perde o interesse em fazer parte. Ao mesmo tempo, é importante saber que não é porque é voluntário que pode qualquer coisa, cabe ao líder ter tato para lidar com situações em que acontece um exagero por parte do associado, se ele passar a atrapalhar mais do que ajudar, estará sendo prejudicial aos interesses da associação.

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16 A REUNIÃO

BEM SUCEDIDA

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Uma pauta atrativa, de acordo com as necessidades mais urgentes e desenvolvendo um pouco do assunto que será tratado.

Convocação por diversos meios, usando novas tecnologias e também conversando pessoalmente com os interessados.

ELABORAÇÃO DA PAUTA

CONVOCAÇÃO

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Boa localização, com fácil acesso e aparato tecnológico necessário para transmitir a mensagem com eﬁciência.

INFRAESTRUTURA

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Evitar desvios e repetições. Ter disciplina para ser objetivo e acabar a reunião no tempo estipulado.

TEMPO

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Cumprir a pauta e chegar a deliberações que vão impactar, de maneira positiva, o segmento, a comunidade que a associação representa.

SER RESOLUTIVO

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Cumpridos os passos acima, a reunião será um sucesso.

REUNIÃO DE SUCESSO

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17 CONCLUSÃO

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O curso “Reuniões com resultados nas Associações” teve como objetivo explicar as particularidades dos diversos tipos de reuniões que acontecem nas associações, trazendo exemplos de pessoas experientes, que vivenciam isso de perto, e que contribuíram com várias técnicas que vão potencializar o resultado das reuniões, desde a momento inicial na elaboração da pauta até seu encerramento. A reunião é uma engrenagem importantíssima para o funcionamento de uma associação e por isso é fundamental que ela alcance resultados.

Este curso, “Reuniões com resultados nas Associações”, faz parte da Série 2 de módulos didáticos produzidos pela Escola de Associativismo para a disseminação da cultura do associativismo no Brasil e no mundo.

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18 REFERÊNCIAS

BIBLIOGRÁFICAS

BARBOSA, Christian. Dicas para ter mais resultados nas reuniões. 2015. (05m57s).

Disponível em:

<https://www.youtube.com/watch?v=DX-S0UnO4B0>. Acesso em: fev. de 2020.

FERREIRA, Getúlio Apolinário. Reuniões e resultados. Folha Vitória, 2011.

Disponível em:

<https://www.folhavitoria.com.br/economia/blogs/gest aoeresultados/2011/07/25/reunioes-e-resultados/>. Acesso em: fev. 2020.

MARIA, Gabriela. 5 dicas para fazer reuniões com resultado. 8idea, 2017.

Disponível em:

<http://www.8idea.com.br/blog/2017/08/01/>. Acesso em: fev. 2020.

CASTRO, Sergio Rogério de. Pílulas de Associativismo para os temas dos cursos 1 a 13 da Escola de Associativismo. Vitória, Espírito Santo, 2015 - 2019. CASTRO, Léo de. Entrevista concedida à Escola

de Associativismo. Vitória - ES, 29 de janeiro. de 2020. DIAS, Deusdedith. Entrevista concedida à Escola de Associativismo. Vitória - ES, 14 de janeiro. de 2020.

VENTURIM, Cleto. Entrevista concedida à Escola de Associativismo. Vitória - ES, 13 de janeiro de 2020.

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A Escola de Associativismo utiliza uma licença Creative Commons - Atribuição-NãoComercial-CompartilhaIgual que permite que adaptem e criem a partir do seu trabalho para ﬁns não comerciais, desde que atribuam à Escola o devido crédito e que licenciem as novas criações sob termos idênticos.

A Escola de Associativismo tem como proposta fomentar o associativismo de alto nível, com atuação independente, com respeito à ética, a fortes princípios de honestidade, transparência, renovação dentre outros atributos virtuosos através dos cursos, palestras e conteúdo online, que produzem informação e instrução àqueles que buscam aperfeiçoar suas associações, melhorar os serviços prestados e o retorno aos seus associados. Um projeto já apoiado pela Federação das Indústrias do Estado do Espírito Santo (Findes), o Instituto Euvaldo Lodi (IEL/ES), Serviço

Social da Indústria (SESI/ES), Serviço Nacional de Aprendizagem

Industrial (SENAI/ES), Sindicato do Comércio Atacadista e Distribuidor do Espírito Santo (SINCADES), Associação Capixaba de Supermercados (ACAPS), Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) e pelas empresas ArcelorMittal, ebrand, Fibrasa, Mar, Suzano, Vale, pela Fundação Jônice Tristão e Sicoob.

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