Preservação da informação digital nos arquivos das IFES da Região Sul do Brasil

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(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO A DISTÂNCIA ESPECIALIZAÇÃO LATO SENSU EM GESTÃO EM ARQUIVOS. PRESERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS DAS IFES DA REGIÃO SUL DO BRASIL. MONOGRAFIA DE ESPECIALIZAÇÃO. Murilo Billig Schäfer. Santa Maria, RS, Brasil 2012.

(2) 1. PRESERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS DAS IFES DA REGIÃO SUL DO BRASIL. Murilo Billig Schäfer. Monografia apresentada no Curso de Pós-graduação a distância Lato Sensu em Gestão em Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM, RS), como requisito parcial para obtenção do grau de Especialista em Gestão em Arquivos.. Orientadora: Prof.ª Ms. Sonia Elisabete Constante. Santa Maria, RS, Brasil 2012.

(3) 2. Universidade Federal de Santa Maria Universidade Aberta do Brasil Centro de Ciências Sociais e Humanas Especialização Lato-Sensu Gestão em Arquivos. A Comissão Examinadora, abaixo assinada, aprova a Monografia de Especialização. PRESERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS DAS IFES DA REGIÃO SUL DO BRASIL elaborada por Murilo Billig Schäfer. como requisito parcial para obtenção do grau de Especialista em Gestão em Arquivos. COMISSÃO EXAMINADORA:. Sonia Elisabete Constante, Ms. (UFSM) (Presidente/Orientador) Glaucia Vieira Ramos Konrad, Dra. (UFSM) Fernanda Kieling Pedrazzi, Ms. (UFSM). Santa Maria, RS, 09 de novembro de 2012..

(4) 3. AGRADECIMENTOS. À Prof.ª Sonia Elisabete Constante, pelas orientações, incentivo e motivação para o desenvolvimento desta pesquisa, À Prof.ª Fernanda Kieling Pedrazzi, pelo apoio, sugestões e contribuições a este trabalho, Aos professores, tutores e colegas da Pós-Graduação em Gestão em Arquivos, pelo auxílio e dedicação durante o Curso, Aos arquivistas que atuam nas IFES da Região Sul do Brasil, que tanto contribuem para o desenvolvimento da Arquivologia no País, e sem os quais essa pesquisa não poderia ter sido realizada À Universidade Federal de Santa Maria, pelo ensino de excelência..

(5) 4. RESUMO Monografia de Especialização Curso de Pós-Graduação a Distância Especialização Lato-Sensu em Gestão em Arquivos Universidade Aberta do Brasil Universidade Federal de Santa Maria PRESERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS DAS IFES DA REGIÃO SUL DO BRASIL AUTOR: MURILO BILLIG SCHÄFER ORIENTADOR: SONIA ELISABETE CONSTANTE Data e Local de Defesa: Santa Maria, 09 de novembro de 2012.. Com o uso cada vez mais frequente da tecnologia voltada à produção, compartilhamento e uso da informação, as instituições tornam-se detentoras de significativos acervos em formato digital. Neste sentido, este estudo tem por objetivo verificar a existência e aplicação de estratégias de preservação das informações arquivísticas digitais nos Arquivos das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) na Região Sul do Brasil, averiguando suas implicações na preservação de longo prazo. A partir da coleta de dados nas IFES, foi retratado o cenário da preservação digital na Região Sul do Brasil, apontando os fatores que comprometem o desenvolvimento de ações voltadas à salvaguarda dos objetos digitais. A partir na análise dos dados coletados, constata-se que as Instituições pesquisadas apresentam soluções incipientes frente à gestão e preservação de suas informações arquivísticas, em meio convencional, e consequentemente, no meio digital.. Palavras-chave: Estratégias de Preservação Digital. Instituições Federais de Ensino Superior. Região Sul do Brasil..

(6) 5. ABSTRACT Monograph Specialization Post-graduate Course of the distance Specialization Lato-Sensu in Archives Management Opened University of Brasil Federal University of Santa Maria PRESERVATION OF DIGITAL INFORMATION IN THE ARCHIVES OF IFES IN SOUTHERN BRAZIL AUTHOR: MURILO BILLIG SCHÄFER ADVISER: SONIA ELISABETE CONSTANTE Defense Place and Date: Santa Maria, November, 09th, 2012. With the constantly increasing use of technology focused to production, sharing and use of information, become institutions holding significant collections in digital format. This study aims to verify the existence and implementation of strategies for digital preservation of archival information in the Archives of Federal Institutions of Higher Education (IFES) in Southern Brazil by examining it’s implications for long-term preservation. From the collection of data in the IFES, portrays the landscape of digital preservation in Southern Brazil, highlighting the factors that undermine the development of actions aimed at safeguarding digital objects. From the analysis of data collected, it appears that the institutions surveyed offer solutions incipient front of their management and preservation of archival information, in traditional, and consequently, in the digital environment.. Keywords: Digital Preservation Strategies. Federal Institutions of Higher Education. Southern Brazil..

(7) 6. LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Migração convencional. ..........................................................................................24 Figura 2 – Migração a-pedido. .................................................................................................25 Figura 3 – Pacote de preservação na estratégia de encapsulamento.........................................27 Figura 4 – Ambiente SAAI.......................................................................................................35 Figura 5 – Representação Modelo PREMIS.............................................................................36.

(8) 7. LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Universidades Federais participantes da pesquisa.................................................46.

(9) 8. LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Estratégias de preservação e seus níveis de abstração............................................43 Tabela 2 - Desenvolvimento da gestão de documentos............................................................49 Tabela 3 - Apoio da administração gestora para o desenvolvimento da gestão de documentos ..................................................................................................................................................50 Tabela 4 - Informações digitais integrantes da gestão de documentos.....................................51 Tabela 5 - Gestão da informação digital e garantia das qualidades arquivísticas ....................53 Tabela 6 - Qualidades arquivísticas da informação digital ......................................................54 Tabela 7 - Aplicação de tecnologias de GED para os documentos arquivísticos.....................55 Tabela 8 – Preocupação com a preservação digital na Instituição ...........................................56 Tabela 9 – Conhecimento de diretrizes e orientações voltadas à preservação digital ..............58 Tabela 10 – Atendimento de diretrizes e orientações voltadas à preservação digital ..............59 Tabela 11 - Estabelecimento de diretrizes e/ou orientações para a preservação digital...........60 Tabela 12 - Estratégias de preservação desenvolvidas pelo Setor de Arquivo ........................62 Tabela 13 - Frequência de adoção da (s) estratégia (s) de preservação digital ........................64 Tabela 14 - Aplicação das estratégias de preservação considerando as fases documentais.....65 Tabela 15 – Destinação final da informação digital .................................................................66 Tabela 16 – Garantia de acessibilidade de longo prazo aos documentos digitais ....................68 Tabela 17 - Unidades responsáveis pela efetivação de estratégias de preservação digital.......69 Tabela 18 - Estratégias de preservação desenvolvidas pelas Unidades de Processamento de Dados e Tecnologia da Informação ..........................................................................................71 Tabela 19 - Apoio da administração gestora da Instituição para efetivação das estratégias de preservação digital....................................................................................................................73 Tabela 20 - Recursos destinados para efetivação de estratégias de preservação digital ..........74 Tabela 21 - Fatores insuficientes para efetivação de procedimentos de preservação digital ...75.

(10) 9. LISTA DE APÊNDICES. Apêndice A – Carta informativa referente à pesquisa..............................................................88 Apêndice B – Termo de consentimento livre e esclarecido .....................................................90 Apêndice C - Questionário .......................................................................................................92.

(11) 10. SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS ......................................................................................... 6 LISTA DE QUADROS ....................................................................................... 7 LISTA DE TABELAS......................................................................................... 8 LISTA DE APÊNDICES .................................................................................... 9 INTRODUÇÃO ................................................................................................. 11 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ..................................................... 11 1.1 Tema ..................................................................................................................................12 1.2 Delimitação do tema .........................................................................................................12 1.3 Problemas da pesquisa .....................................................................................................12 1.4 Objetivo geral....................................................................................................................13 1.5 Objetivos específicos.........................................................................................................13 1.6 Justificativa .......................................................................................................................14. 2 REFERENCIAL TEÓRICO......................................................................... 15 2.1 Os arquivos e a arquivística.............................................................................................15 2.2 Gestão de documentos ......................................................................................................16 2.3 Arquivologia e Tecnologia da Informação (TI) .............................................................18 2.4 Estratégias para preservação da informação digital.....................................................22 2.4.1 Migração/conversão.........................................................................................................23 2.4.2 Emulação .........................................................................................................................26 2.4.3 Encapsulamento...............................................................................................................27 2.5 Preservação da tecnologia................................................................................................28 2.5.1 Pedra de Rossetta Digital/ Rosetta Stone.........................................................................29 2.6 Transferência para meio analógicos ...............................................................................29 2.7 Adoção de padrões............................................................................................................30 2.8 Projetos de pesquisa para a preservação da informação digital ..................................32 2.8.1 International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System /Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos em Sistemas Eletrônicos (Projeto InterPARES )............................................................................................................................33 2.8.2 OAIS (Open Archival Information System).....................................................................34 2.8.3 PREMIS (PREservation Metadata – Implementation Strategies) ..................................36 2.8.4 DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) ....................................37 2.8.5 MOREQ (Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrônicos) .....................38 2.8.6 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) – Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ (Brasil) ...................................................................................................39 2.9 Políticas de gestão e preservação de informações digitais ............................................40. 3 METODOLOGIA .......................................................................................... 45 4 APRESENTAÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS.... 48 4.1 Inserção dos documentos arquivísticos digitais na gestão de documentos e políticas de preservação digital.............................................................................................................48 4.2 Estratégias de preservação digital desenvolvidas nos Setores de Arquivo das IFES e a perspectiva de preservação de longo prazo..........................................................................61 4.3 Estratégias de preservação em outros setores da instituição........................................69 4.4 Fatores que comprometem a efetivação das estratégias de preservação digital.........73. CONCLUSÃO ................................................................................................... 78 REFERÊNCIAS ................................................................................................ 81 APÊNDICES...................................................................................................... 87.

(12) 11. INTRODUÇÃO. A gestão documental justifica-se pela necessidade de rapidez na recuperação das informações arquivísticas que servem às tarefas administrativas, à garantia de direitos e preservação da história da instituição ou pessoa que as produziram. Frente a isso, e considerando a existência cada vez mais frequente de documentos em formato digital, os arquivistas buscam alternativas para melhor gerenciar a informação, preservando-a ao longo do tempo. Neste contexto, apresenta-se o presente estudo, que tem por objetivo verificar a existência de estratégias de preservação da informação digital nos Arquivos das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) da Região Sul do Brasil. Com a premissa de que as IFES desenvolvem estratégias de preservação digital (migração, emulação, encapsulamento, entre outras.) para os seus acervos, busca-se identificá-las, avaliando sua capacidade de garantir a preservação digital de longo prazo. Esta pesquisa constitui-se em um estudo de interesse não apenas à comunidade arquivística, mas também aos demais profissionais da informação e tecnologia, bem como aos governos e gestores de instituições públicas, responsáveis pela produção e gestão de grande parte dos acervos arquivísticos em formato digital.. 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO. A estrutura do trabalho compõe-se inicialmente da apresentação dos objetivos (geral e específicos), os problemas que suscitam a realização desta pesquisa, bem como, a justificativa que remete à relevância de seu desenvolvimento. Na sequência, a fundamentação teórica aborda assuntos pertinentes à gestão de documentos convencionais e digitais, descrevem-se as principais estratégias de preservação digital e as pesquisas desenvolvidas em âmbito nacional e internacional que versam sobre o tema. Ainda, salienta-se a importância do estabelecimento de políticas para a preservação digital, como alternativa para garantir a recuperação e acesso das informações arquivísticas digitais. A metodologia dispõe sobre os critérios e instrumentos utilizados para o desenvolvimento do trabalho. Na sequência, apresentam-se os dados coletados nas IFES,.

(13) 12. concomitantemente a sua análise e discussão. Utilizam-se recursos gráficos e descritivos para representar a situação em que se encontra o desenvolvimento das estratégias para a preservação da informação arquivística em meio digital nas Instituições. Conhecer essa realidade é fundamental para que mudanças e novas iniciativas possam ser propostas e, consequentemente, desenvolvidas. Como parte final do trabalho, apresenta-se a conclusão sobre o tema, elaborada com base nos dados coletados, identificando o atual cenário das IFES na Região Sul do Brasil, frente à preservação digital.. 1.1 Tema. As estratégias de preservação para as informações arquivísticas digitais nas Instituições Federais de Ensino Superior da Região Sul do Brasil.. 1.2 Delimitação do tema. O tema da pesquisa desenvolve-se com foco nos Arquivos das IFES da Região Sul do Brasil, produtoras e custodiadoras de informações arquivísticas em meio digital. O estudo visa analisar o cenário que as IFES apresentam no que tange a aplicação e desenvolvimento de estratégias de preservação digital, destacando-se a migração/conversão, a emulação, a preservação da tecnologia, o encapsulamento e a adoção de padrões como forma de garantir a preservação de longo prazo às informações arquivísticas.. 1.3 Problemas da pesquisa. Apresentam-se como problemas dessa pesquisa, as quatro perguntas elencadas abaixo:.

(14) 13. 1. Há o desenvolvimento de estratégias para a preservação das informações arquivísticas digitais nas IFES da Região Sul do Brasil? 2. Quais as estratégias de preservação digital são desenvolvidas nas IFES? 3. As estratégias de preservação desenvolvidas nas IFES são eficazes para salvaguarda de longo prazo dos documentos arquivísticos em formato digital? 4. Que fatores influenciam a aplicação de estratégias de preservação digital?. 1.4 Objetivo geral. O objetivo geral deste trabalho consiste em: Analisar a aplicação de estratégias de preservação das informações arquivísticas digitais nos Arquivos das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) na Região Sul do Brasil.. 1.5 Objetivos específicos. Os objetivos específicos são os seguintes: •. Averiguar a inserção dos documentos arquivísticos digitais na gestão de documentos das IFES, investigando a existência de políticas arquivísticas voltadas à preservação digital;. •. Identificar as estratégias de preservação das informações arquivísticas digitais que são aplicadas nos Setores de Arquivo das IFES considerando a característica de preservação de longo prazo;. •. Reconhecer outras unidades/setores responsáveis pela efetivação de estratégias de preservação digital nas IFES;. •. Analisar os fatores que comprometem a efetivação de estratégias de preservação digital para as informações arquivísticas das IFES..

(15) 14. 1.6 Justificativa. A grande quantidade de documentos e informações criados em formato digital suscitam sua inserção em programas de gestão de documentos, para que cumpram sua função no desempenho das tarefas administrativas, e posteriormente, estejam à disposição da sociedade pesquisadora. Para tanto, faz-se necessário o desenvolvimento de estudos e pesquisas que proponham soluções para a preservação de longo prazo das informações neste formato. Este trabalho tem como uma de suas finalidades, através da análise das estratégias de preservação, destacar o quão importante estes procedimentos são para a salvaguarda das informações digitais das IFES. Além disso, a área da preservação da informação digital necessita de estudos periódicos para garantir o seu desenvolvimento e aperfeiçoamento, uma vez que os elementos tecnológicos sofrem modificações rápidas e constantes. A escolha das IFES da Região Sul do Brasil como universo da pesquisa justifica-se por se tratar de instituições que têm em seu quadro de pessoal profissionais da informação – especialmente arquivistas –, que trabalham com importantes acervos documentais, detentores de informações que servem para o desenvolvimento das atividades dessas instituições, bem como retratam sua trajetória através das informações históricas que guardam. Preservar os acervos arquivísticos reflete no resguardo não somente de sua própria história, mas também da sociedade em que está inserida. Torna-se fundamental que arquivistas, acadêmicos, pesquisadores e demais profissionais interessados conheçam a realidade brasileira sobre o tratamento, gestão e preservação da informação arquivística digital. Para que isso se efetive, uma das alternativas é o desenvolvimento, aplicação e posteriormente divulgação dos resultados obtidos em pesquisas. Este estudo deve servir de estímulo para outras pesquisas voltadas à gestão e preservação de documentos e informações digitais, pois são indispensáveis para garantir a salvaguarda de acervos arquivísticos, principalmente os produzidos e custodiados por instituições públicas..

(16) 15. 2 REFERENCIAL TEÓRICO. De modo a destacar os preceitos teóricos que envolvem a gestão e preservação da informação arquivística, apresentam-se considerações de diversos autores.. 2.1 Os arquivos e a arquivística. Desde a antiguidade o homem deixou registros de sua existência, do seu tempo e da forma como viveu. Desse modo os documentos que registram a informação apresentam os mais variados suportes e características. Uma conceituação de documento pode ser observada nas palavras de Bellotto (2004).. Documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pela qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário, etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. (BELLOTTO, 2004, p.35).. A arquivística apresenta-se como a disciplina que expõe os fundamentos da Arquivologia. Abrange o estudo dos documentos arquivísticos, bem como as funções e tarefas que a prática arquivística envolve, necessárias para o processo de organização, recuperação e uso da informação arquivística. Rousseau e Couture (1998, p.79) esclarecem que o objetivo da arquivística é “gerir o conjunto das informações geradas por um organismo ou por uma pessoa no âmbito das actividades ligadas à missão, ao mandato e ao funcionamento do dito organismo ou ao funcionamento e à vida da referida pessoa”. Sobre o documento arquivístico, deve-se considerar seu conceito baseado no aspecto de ser criado e/ou recebido para execução das atividades cotidianas de uma pessoa ou instituição, sendo acumulados naturalmente. Lodolini (1993) explica que o arquivo (documento) nasce espontaneamente de uma atividade prática, administrativa e jurídica, pertencendo a um conjunto de documentos que são relacionados uns com os outros. Além da definição de documento de arquivo, faz-se necessário a conceituação do termo “arquivo”, que adquire significados distintos de acordo com o contexto a que se refere..

(17) 16. Dependendo do contexto em que for utilizado pode ser entendido como o conjunto de documentos em si, o prédio do arquivo, ou os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa. (SCHELLENBERG, 2006, p.41).. O desenvolvimento das tarefas arquivísticas permite a eficaz disponibilização das informações contidas nos documentos para seus usuários, que podem ser os produtores dos documentos, que os utilizam na execução das tarefas administrativas, ou a comunidade pesquisadora, que busca as informações que remontam e comprovam a trajetória e as ações de uma organização, pessoa ou sociedade. Dessa forma, as tarefas arquivísticas ganham destaque na sociedade atual, na qual a recuperação das informações precisa ser executada com agilidade e eficácia. Rousseau e Couture (1998, p.62) confirmam essa ideia quando defendem que “torna-se evidente que a organização que dispõe mais rapidamente das melhores informações, pouco importando sua proveniência, ou seu suporte ou tipo (livros, revistas, documentos de arquivos, banco de dados, etc.), é que alcança maior performance e maior competitividade”. Mas para que as instituições alcancem um alto nível de desempenho por meio da informação arquivística que detém, faz-se necessário o desenvolvimento da gestão de documentos, atividade que tem suas características descritas no tópico seguinte.. 2.2 Gestão de documentos. A gestão de documentos, segundo princípios e técnicas da Arquivologia, possibilita às instituições um maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, desde a fase de criação, passando pela tramitação e uso, até alcançar a destinação final, garantindo que os documentos cumpram as funções para as quais foram criados, enquanto de valor primário, e estejam disponíveis para a sociedade pesquisadora quando de valor secundário. Segundo Lopes (1997) a gestão de documentos tem como objetivos: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e.

(18) 17. secundário; e, contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente. Pode-se considerar que a gestão de documentos, quando executada, assegura o tratamento da informação arquivística durante todo o seu ciclo de vida, trazendo benefícios indispensáveis as instituições. A informação arquivística, dentre outras finalidades, serve para,. Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; [...] proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvendo a inovação, bem como a pesquisa histórica; manter a memória corporativa e coletiva. (CONARQ, 2011, p. 17).. Segundo a Lei Federal N° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, considera-se gestão de documentos, conforme Art. 3°, o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Aprofundando-se no tema, de acordo com o Conarq (2011)1, um programa de gestão de documentos possibilita a garantia de qualidades que são indispensáveis a um documento arquivístico, a saber: •. Organicidade - os documentos refletem as funções e atividades do órgão ou entidade que os criou, não sendo coletados artificialmente, e sim, ligam-se uns aos outros;. •. Unicidade - o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence;. •. Confiabilidade - um documento arquivístico confiável é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta e apresenta veracidade em seu conteúdo;. •. Autenticidade - um documento arquivístico autêntico é aquele que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção;. •. Acessibilidade - um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.. 1. Disponível em: < http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/earqbrasil2011.pdf> Acesso em: 15 jun. 2012..

(19) 18. Dessa forma, evidência-se a importância da adoção da gestão documental em uma instituição que utiliza a informação arquivística para desenvolvimento das atividades. Acrescenta-se que a gestão configura-se como um pressuposto para a eficácia no fluxo de documentos e informações de forma orgânica, confiável e ágil. Como princípio para o desenvolvimento da gestão de documentos, pode-se citar a teoria das três idades.. Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.160).. Os arquivos correntes servem ao órgão ou instituição que os produziu sendo utilizados frequentemente. Depois de concluído esse período, os documentos são transferidos ao arquivo intermediário, fase em que a instituição ou produtor dos documentos podem requisitá-los para usos eventuais que se fizerem necessários. A destinação final dos documentos arquivísticos segue por dois caminhos: a eliminação e/ou guarda permanente. Uma vez definido como de valor histórico e probatório, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo permanente, onde serão colocados à disposição da comunidade pesquisadora servindo como fonte de informações e desenvolvimento de conhecimento. Assim, reitera-se que a gestão de documentos permite a disponibilização das informações com presteza e integridade, garantindo a eliminação de documentos desnecessários, - o que evita o seu acúmulo irracional - contribuindo para o acesso e preservação dos documentos de valor secundário detentores de informações arquivísticas fundamentais à sociedade.. 2.3 Arquivologia e Tecnologia da Informação (TI). Com o surgimento e adoção de novas tecnologias para o tratamento da informação, o trabalho dos arquivistas sofreu, ao longo do tempo, significativas mudanças. Os documentos arquivísticos antes produzidos predominantemente em suportes físicos, passaram a ser criados.

(20) 19. e tramitados em ambientes eletrônicos, sendo armazenados em mídias magnéticas, ópticas e eletrônicas, ou mais recentemente em banco de dados e repositórios virtuais. Esse contexto de adoção de tecnologias frente aos documentos de arquivo é destacado por Negreiros e Dias (2002). Estes autores defendem que,. As novas tecnologias da informação trouxeram grandes desafios para os arquivos, especialmente a utilização dos computadores que agilizou o processo de produção de documentos e tornou mais dinâmicos o acesso e o uso dos mesmos. Por outro lado, intensificou-se a reprodução e a produção indevida de documentos e o armazenamento e a preservação tornaram-se preocupações constantes na pauta da arquivologia. A automação dos arquivos, ou seja, a implementação de computadores à prática arquivística, tornou o trabalho na área mais ágil, porém, mais complexo. (NEGREIROS e DIAS, 2007, p. 39).. Atualmente, busca-se a integração dos preceitos arquivísticos frente às funcionalidades da tecnologia, visando à gestão dos acervos documentais que se apresentam em meio digital. Assim, a TI ganha espaço junto aos profissionais arquivistas, bem como a um dos seus principais elementos de trabalho, a informação. De acordo com esse contexto, Balloni (2003) apresenta uma conceituação para TI.. Recurso tecnológico e computacional para geração e uso da informação utilizada para criar, armazenar, difundir dados e informação na criação do conhecimento [...] pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados ou informações. (BALLONI, 2003, p.10).. Considerando que a tecnologia modifica as formas de trabalho, torna-se imprescindível que os arquivistas se adequem ao novo contexto. Arellano e Andrade (2006) preveem que o campo de ação dos arquivistas envolve cada vez mais novas tecnologias. Estes profissionais deverão conhecer conceitos e técnicas da tecnologia, para que as informações em meio digital sejam preservadas. Santos (2002, p.111) comenta que com esse novo contexto tecnológico, “os arquivistas precisam reformular-se, adequar-se e, talvez, modificar as antigas práticas e teorias. A arquivística encontra-se em um momento de transição em que as experiências existentes são analisadas e se busca definir os melhores caminhos a seguir”. Corroborando com as ideias apresentadas, Rondinelli (2004) argumenta que,. No mundo do trabalho, por exemplo, os profissionais da informação foram profundamente atingidos e, entre eles, os arquivistas. Tal informação se fundamenta no fato de que o avanço tecnológico mudou radicalmente os mecanismos de registro e de comunicação de informação nas instituições e, consequentemente, seus.

(21) 20. arquivos também mudaram. Ora considerando que os arquivos se constituem no principal objeto da arquivologia, fica evidente o impacto da informática sobre esse campo do conhecimento. (RONDINELLI, 2004, p.24).. Reconhecida a necessidade de novas formas de gerenciar os documentos e informações, houve o surgimento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que se constitui em uma ou mais tecnologias aplicadas na gestão de documentos, abrangendo tarefas para a sua criação, acesso, tramitação e/ou destinação. Tais tecnologias direcionam-se tanto a documentos convencionais quanto a eletrônicos e digitais. Quanto à abordagem do documento eletrônico, torna-se necessário analisar a definição deste frente ao documento digital. Segundo o Arquivo Nacional (2005, p.75) documento digital é o “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”, enquanto documento eletrônico configura-se como “gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” Uma segunda definição é apresentada pelo Conarq (2011) através da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), definindo que o documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador, videocassete), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Dessa forma, entende-se que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Mesmo considerando essas definições, não há um consenso definitivo que seja adotado por toda a comunidade arquivística, sendo que os termos assumem na maioria das vezes significados ambíguos. Para Bodê (2007) a terminologia mais adequada deve ser documento eletrônico e digital já que não há documentos eletrônicos que não utilizam tecnologia digital (como as fitas magnéticas, em gravações analógicas) e há, inclusive, documentos com codificação digital (legíveis por máquinas eletrônicas), mas gravados em papel, como é o caso dos cartões perfurados. Conceituações à parte, nesta pesquisa, ambos os termos são mencionados, mas o foco principal do estudo restringe-se aos documentos digitais (formados por bits, 0 e 1), por representarem de modo crescente os acervos arquivísticos produzidos nas organizações, em especial nas IFES da Região Sul do Brasil, foco deste trabalho..

(22) 21. Voltando a caracterização do GED, de acordo com o Conarq (2011, p.10) Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser descrito como “conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.” De forma breve, Barreiros e Paletta (2002, p.04) definem GED como “um sistema que usa a tecnologia de informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações”. Na citação de Macedo (2003), apresenta-se uma segunda definição.. O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com hardwares e softwares específicos e usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos. (MACEDO, 2003, p.26).. Destaca-se que, por vezes, o GED é conceituado como um sistema estruturado, capaz de gerenciar os documentos desde sua criação, passando pela tramitação até a destinação final. Em contraposição, baseando-se em distintas referências, levanta-se a questão de que a maioria das funcionalidades do GED não são integradas, impossibilitando a gestão integral do ciclo de vida dos documentos. O Conarq distingue o GED, que na maioria das vezes trabalha de forma compartimentada, de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad), que abrange todo o ciclo de vida de um documento.. Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos. (Conarq, 2011, p.11).. Flores (1998) acrescenta o conceito de Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE) no qual “é através de um sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE) que estabelecemos políticas de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos.” No mesmo sentido, Santos (2002, p.18) afirma que “a presença cada vez mais constante de arquivistas na concepção de um GED poderá resultar no desaparecimento desta distinção entre GED e GDE.” Isto se torna possível, pois os.

(23) 22. conhecimentos dos arquivistas possibilitam a integração das tecnologias às funções arquivísticas, indispensáveis à gestão informacional. Por apresentar um desenvolvimento incessante, a tecnologia demanda dos profissionais da informação o acompanhamento permanente de seus usos e aplicações. Boeres e Arellano (2005, p.07) comentam que “a informação digital tem um lado frágil e fugaz, necessitando de gerenciamento cuidadoso desde o momento de sua criação, e merece uma abordagem política e estratégica, por parte da unidade de informação”. Neste sentido, Rondinelli (2004) acrescenta que. O gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos se constitui hoje no maior desafio da comunidade arquivística em todo o mundo. As peculiaridades dos documentos em suportes magnéticos têm suscitado uma série de questionamentos sobre as práticas arquivísticas adotadas até o advento desse tipo de informação, bem como sobre os fundamentos teóricos que as permeiam. (RONDINELLI, 2004, p.75).. Com o seu elemento de trabalho em meio digital, o arquivista necessita ampliar seus conhecimentos frente às novas tecnologias para se adequar à forma e contexto que a informação arquivística se apresenta. Os desdobramentos que a tecnologia suscita à gestão arquivística são inúmeros e o seu aperfeiçoamento constitui-se num desafio para a sociedade, inevitavelmente, cada vez mais tecnológica.. 2.4 Estratégias para preservação da informação digital. Considerando que as instituições utilizam também a informação arquivística digital para consecução de suas atividades, é necessário o desenvolvimento de procedimentos que garantam a gestão dos documentos, garantindo a sua preservação e acesso ao longo do tempo. Neste contexto, destaca-se a preservação digital, que segundo Hedstrom (1996 apud BOERES e ARRELLANO, 2005, p. 01) “é um processo distribuído que envolve o planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável”. No mesmo sentido, Borba e Lima (2008) descrevem a preservação digital como o conjunto de estratégias através das quais se definem diretrizes, modelos conceituais e práticos.

(24) 23. a fim de minimizar os efeitos da obsolescência tecnológica, bem como a vida útil dos suportes físicos, garantindo a perenidade da informação e tornando-as acessíveis em longo prazo. Dentre os procedimentos que compõem a manutenção da informação em meio digital, destacam-se as estratégias de preservação digital que se constituem em um conjunto de ações visando a preservação, manutenção e recuperação da informação. Segundo Lee (2002, apud FERREIRA, 2006, p.31), as estratégias podem ser agrupadas em três classes fundamentais: migração, emulação e encapsulamento. Para compreensão sobre cada uma das estratégias, apresentam-se, a seguir, suas principais características.. 2.4.1 Migração/conversão. A migração é descrita como um procedimento de transferência do objeto digital para um suporte/plataforma (podendo abranger hardware, software e formatos) de geração tecnológica subsequente, permitindo que as informações estejam acessíveis ao longo do tempo. Apresenta-se como um procedimento muito utilizado por diversas instituições, pois é considerada, por vezes, uma estratégia de preservação simples de ser desenvolvida, mas conforme salienta Innarelli (2007, p.51) “os suportes e os formatos não duram para sempre, ficando assim suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de confiabilidade”. Entretanto, algumas considerações desvantajosas também podem ser apontadas para esta estratégia, dentre as quais se destacam: possibilidade de perda de conteúdo e estruturas no momento da transferência dos objetos, incompatibilidade do formato de origem com o de destino, e necessidade de novas migrações para acompanhar o acelerado desenvolvimento tecnológico. Frente a isso, a migração não pode ser considerada uma estratégia de aplicação definitiva. Aprofundando-se nas características desta estratégia, toma-se por referência a obra de Ferreira (2006) destacando as variações que apresenta: a) Migração para suportes analógicos: baseia-se na conversão do objeto digital para um suporte analógico como o papel, microfilme ou outro que apresente a característica de longa duração..

(25) 24. b) Atualização de versões: seu objetivo é permitir que objetos digitais produzidos por determinado software, seja acessível pelo software de geração mais atual. Por exemplo, um documento produzido através de um software-1 do ano A (versão antiga), deve ser acessado pelo software-1 do ano B (versão atual). c) Conversão para formatos concorrentes: deve levar em consideração a retrocompatibilidade oferecida pelo novo formato, para garantir que a recepção das informações transferidas efetive-se. Segundo Ferreira (2006), os riscos desta estratégia podem ser minimizados com a escolha de formatos adequados. Existem, no entanto, formatos que não são dependentes de qualquer aplicação de software. Tal, acontece com grande parte dos formatos de imagem (e.g. JPEG, TIFF, PNG). Isto possibilita que os objectos sejam convertidos entre formatos análogos, independentemente da aplicação utilizada na sua criação. (FERREIRA, 2006, p.38).. d) Normalização: visa diminuir o número de formatos distintos em que estão inseridos no repositório de objetos digitais. Com isso, facilita-se a adoção de uma mesma estratégia de preservação para um número maior de objetos digitais. A literatura esclarece que preferencialmente, deverão ser escolhidos formatos abertos referenciados em normas internacionais e conhecidos pela comunidade de interesse. e) Migração a-pedido: neste modelo de preservação, as conversões são aplicadas sempre no objeto original. Pretende-se com isso, evitar distorções e perda de informações proporcionado por sucessivas migrações, que partem do princípio de migrar o objeto subsequente. Igualmente, caso o resultado de uma migração resulte em um objeto diferente do original, em uma próxima conversão, o problema poderá ser solucionado ou minimizado. Pode-se observar a diferença entre a migração convencional frente à migração apedido, na Figura 1 e Figura 2, segundo Ferreira (2006). Figura 1 – Migração convencional.. Fonte: Ferreira (2006).

(26) 25. Figura 2 – Migração a-pedido.. Fonte: Ferreira (2006).. f) Migração distribuída: segundo Ferreira (2006, p.41) “neste tipo de migração, existe um conjunto de serviços de conversão que se encontram acessíveis através da Internet e que poderão ser invocados remotamente recorrendo a uma pequena aplicação-cliente”. Nesta estratégia apresentam-se algumas vantagens, como: possibilidade de esconder as especificidades de cada conversor e da plataforma que o suporta, compatibilidade com uma série de variantes de migração, criação de uma rede global de conversores que permite a redução dos custos de preservação. Considera-se que essa migração pode não ser adequada a diversos contextos de informação, como explica Ferreira (2006).. Um repositório de informação digital pode facilmente conter milhares de itens, atingindo níveis de armazenamento na ordem de armazenamento na ordem dos múltiplos Terabytes. Transferir através da internet um volume de informações desta natureza acarreta custos que poderão ser impeditivos para muitas organizações (…) requisitos em termos de largura de banda, segurança dos dados e tempo de transferência poderão ser factores determinantes no sucesso deste tipo de estratégias. (FERREIRA, 2006, p.41).. g) Refrescamento/refreshing: considerado uma espécie de migração, o refrescamento (ou rejuvenescimento) baseia-se na transferência dos objetos digitais de um suporte físico de armazenamento para outro mais atual. Dessa forma, este procedimento tem seu foco principal os suportes dos documentos. O acompanhamento da vida útil e usabilidade dos suportes torna-se necessário juntamente com os demais elementos que interfiram na preservação de um objeto digital. Conforme Innarelli (2007) a partir do momento em que for identificado que o suporte ou formato está ficando obsoleto é necessário voltar à seleção de novos suportes e formatos..

(27) 26. 2.4.2 Emulação. A estratégia de emulação baseia-se na utilização de um software (denominado emulador) que tem a função de reproduzir o comportamento de um determinado hardware e/ou software em uma plataforma com a qual não era compatível. Ferreira (2006) distingue os emuladores em dois tipos: emuladores de sistemas operativos, com objetivo na reprodução de um sistema operativo por completo, e emuladores de hardware, possibilitando que vários sistemas operativos e correspondentes aplicações possam ser executados no contexto de um único emulador. Cunha e Lima (2007) definem a emulação como uma estratégia capaz de superar a obsolescência de software e hardware através de tecnologia que imita sistemas obsoletos em gerações futuras de computador. A estratégia de emulação possibilita preservar com um alto grau de fidedignidade as características e funcionalidades do objeto digital, mas ao mesmo tempo, à medida que é realizada sucessivas vezes, esse procedimento aumenta a probabilidade de perda de informações. Lopes (2008, p.10) destaca que “outro problema da emulação, é o facto dos emuladores se tornarem também obsoletos, fazendo com que se deixe de conseguir reproduzir as aplicações, perdendo-se toda a informação por elas gerada por se encontrar inacessível.”. Outro fator relevante é descrever detalhadamente a tecnologia utilizada para recriar o ambiente, evitando a perda de detalhes técnicos que, por vezes, serão necessários para manutenção da tecnologia que dão acesso aos objetos digitais. Rothenberg (1995 apud ARELLANO, 2008, p.68) sugere que sejam anexadas anotações de metadados na superfície de cada encapsulação com a finalidade de permitir a decodificação dos dados obsoletos contidos, e prover qualquer informação desejada sobre esses registros. Acrescenta-se que a emulação precisa do desenvolvimento de técnicas de encapsulamento de documentos, seus metadados, softwares e especificações de emulador de forma a assegurar sua coesão e prevenir a corrupção. Considerando as características das estratégias, observa-se a distinção entre os preceitos da migração e da emulação na citação, de Rothenberg. As estratégias derivadas da migração, assume-se que os objectos digitais irão sofrer modificações ao longo do tempo. Determinadas migrações poderão mesmo originar perdas substanciais de informação. Para os defensores da emulação, assumir de antemão que se procura preservar será sistematicamente adulterada ao longo do tempo viola os pressupostos mais elementares da preservação. (ROTHENBERG, 1999 apud FERREIRA, 2006, p.64)..

(28) 27. Embora as concepções das estratégias gerem controvérsias entre os especialistas da área, a sua aplicação mostra-se uma alternativa para a preservação da informação digital. Avaliar as características de cada estratégia de acordo com o contexto informacional que se almeja preservar possibilita escolher a(s) que apresentam maiores chances de manter a integridade e o acesso às informações ao longo do tempo.. 2.4.3 Encapsulamento. Esta estratégia visa a preservação conjunta do objeto digital, com as informações necessárias ao futuro desenvolvimento de funcionalidades para sua conversão e visualização. Pode ser considerada uma descrição formal e detalhada de um objeto a ser preservado ou também um conjunto de instruções que permite interpretar o formato do objeto digital. Ferreira (2009, p.03) explica que “consiste em preservar juntamente com o objecto digital toda a informação necessária e suficiente para suportar o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores e emuladores.” A preservação dos requisitos associados ao objeto digital é denominado pacote de informação, o qual é representado na Figura 3.. Figura 3 – Pacote de preservação na estratégia de encapsulamento. Fonte: Elaboração própria.. Cunha e Lima (2007) acrescentam que o encapsulamento visa reunir em conjunto com o recurso digital, todos os elementos que sejam necessários para manter o acesso a ele. Isto.

(29) 28. pode incluir metadados, softwares visualizadores e arquivos específicos constituintes do recurso digital. A proposta dessa estratégia destaca-se por considerar os elementos associativos que constituem o objeto digital. Sem esses elementos o conjunto de bits que forma a informação torna-se inoperante e inacessível.. 2.5 Preservação da tecnologia. Essa estratégia tem como foco preservar o contexto tecnológico utilizado originalmente na criação e uso dos objetos digitais que visam ser preservados. Significa que o hardware e software necessários para o acesso e apresentação do objeto digital devem ser conservados, recebendo manutenção constante. A preservação da tecnologia trata-se em suma, da criação de um museu tecnológico que preserve o objeto digital na sua forma original. Entretanto, algumas considerações são levantadas nesta estratégia, dentre as quais se pode citar dificuldades quanto ao espaço físico, custos de manutenção dos equipamentos, acesso da informação restrito a alguns locais físicos e dificuldade de integração com outros sistemas computacionais. O Conarq (2011, p.82) afirma sobre a preservação da tecnologia que “essa alternativa não é exequível em longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversível, ficando completamente indisponível.” No sentido da conservação do hardware e software, Arellano (2008) destaca as ações necessárias para execução desta estratégia: o armazenamento das cadeias de bits em uma mídia digital estável e a preservação desta mídia; copiar ou atualizar os dados para uma nova mídia e preservar; preservar a aplicação original, os programas e as plataformas para processar essas aplicações. Em conclusão, a aplicação desta metodologia tem sentido quanto o objeto foi criado em formato proprietário ou em um software obsoleto. Acrescenta-se que esta estratégia está sendo considerada em uso cada vez menos frequente..

(30) 29. 2.5.1 Pedra de Rossetta Digital/ Rosetta Stone. O termo usado para denominar essa estratégia perfaz uma similaridade com a Pedra de Rosetta, encontrada no Egito em 1799, que permitiu ao paleógrafo francês Jean-François Champollion e Thomas Young decifrarem os hieróglifos egípcios. Nesta estratégia, reúnem-se amostras de objetos que sejam representativos do formato que se pretende recuperar. Thibodeau (2002) comenta que Um exemplo de aplicação desta estratégia consiste em imprimir em papel um conjunto representativo de documentos de texto juntamente com a sua representação binária. No futuro, as regras necessárias para interpretar e migrar os objectos para um novo formato poderiam se inferidas, comparando os documentos impressos com a sua representação binária. (THIBODEAU, 2002 apud FERREIRA, 2006, p.45).. Aponta-se tal estratégia como um último recurso a ser usado para preservação digital, pois a mesma é considerada, sobretudo, uma ferramenta de arqueologia digital. Cunha e Lima (2007) comentam que a arqueologia digital visa resgatar recursos digitais que se tornaram inacessíveis pelo resultado da obsolescência tecnológica e/ou degradação da mídia, não sendo uma estratégia em si, mas uma auxiliar para quando materiais digitais ficarem fora de um programa de preservação sistemática. A arqueologia digital aplica-se apenas em situações excepcionais quando não atendidas pelas demais estratégias. Entretanto, não é raro encontrar acervos arquivísticos digitais desprovidos de qualquer ação visando a sua preservação. Consequentemente, em um futuro próximo ou até mesmo no presente, a arqueologia digital pode ser uma alternativa para se recuperar informações que, ao longo do tempo, não foram abrangidas por qualquer ação de preservação.. 2.6 Transferência para meio analógicos. A transferência para meios analógicos (por alguns autores, considerada uma estratégia de migração) requer uma análise criteriosa, afinal, trata-se de um recurso para situações específicas, na qual as demais estratégias não foram capazes de alcançar o objetivo de preservar os objetos digitais. Cunha e Lima (2007, p.06) definem a estratégia como migração.

(31) 30. para suportes analógicos visando a “reprodução de um objeto digital em suportes analógicos tais como papel, microfilme ou qualquer outro suporte analógico de longa duração.” Ao se adotar essa estratégia os suportes analógicos terão de receber cuidados frente à deterioração ao longo do tempo, uma vez que cada suporte demanda condições específicas de acondicionamento e armazenamento. Além disso, há limitações na preservação de determinados acervos (principalmente os especiais) que apresentam informações multimídia que contêm som, movimento, fórmulas, estruturas de informação, entre outros. Acrescenta-se que com o desenvolvimento da microfilmagem eletrônica (a partir de arquivos digitais os documentos são gravados em uma mídia micrográfica por meio de equipamento específico), muitos acervos acabam tomando esta estratégia como alternativa para preservação, na qual se mantêm os documentos em meio digital (imagem digitalizada) e analógico (no microfilme). Bullock (1999 apud THOMAZ e SOARES, 2004) afirma que produzir uma cópia impressa de um arquivo digital pode resultar em um produto com uma expectativa de vida de centenas de anos. Entretanto, a impressão em papel para documentos hipertexto acarreta grande perda de funcionalidade e, para o caso dos documentos multimídia torna-se impraticável. Como possível solução o autor cita a estratégia híbrida, na qual a cópia digital melhora o acesso e a funcionalidade, enquanto a versão em microfilme serve como um substituto arquivístico.. 2.7 Adoção de padrões. Esta estratégia é associada à técnica de normalização (incluída entre o procedimento de migração), uma vez que visa à adoção de hardwares, softwares e formatos reconhecidamente aceitos e adotados para a criação e gerenciamento da informação digital. Cunha e Lima (2007) comentam que esta estratégia resguarda por algum tempo o recurso digital da obsolescência tecnológica. Isso decorre, pois com a adesão a padrões abertos, estáveis e largamente utilizados, não os associam funcionalmente às plataformas específicas de hardwares e softwares..

(32) 31. O Projeto InterPARES2 (2010) define a existência de duas categorias dos padrões voltados à informação digital. A primeira denomina-se padrão de direito, utilizado por órgãos oficiais de âmbito nacional (por exemplo, Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT), e internacionais (por exemplo, Organização Internacional para Padronização – ISO). Para padrão de arquivos de computador, destacam-se o PDF/A3 (padrão PDF para arquivamento) e ODF4 (OASIS Formato de documento aberto). A segunda categoria é a de padrão de fato, que embora não tenha sido adotado por nenhum órgão oficial de padronização, é amplamente usado e reconhecido pelos usuários como tal. Formatos dessa categoria amplamente utilizados são o PDF5, TIFF6, DOC7 e ZIP8. Atualmente a adoção de padrões merece cada vez mais destaque nos acervos produzidos e gerenciados em meio digital. Sua característica de favorecer a preservação de longo prazo incita as organizações produtoras e custodiadoras de documentos arquivísticos a relacionarem seus acervos a esta estratégia. Bullock (1999 apud THOMAZ e SOARES, 2004, p. 05), baseado no manual na National Library of Australia (NLA), destaca que a estratégia de padrões consiste numa abordagem de quatro partes: •. Definição de um conjunto limitado de formatos para armazenar os dados;. •. Uso de padrões atuais para criar objetos digitais;. •. Monitoramento dos padrões à medida que se modificam;. •. Migração para os novos padrões uma vez estabelecidos. Como destacado pelo autor, a adoção de padrões necessita de acompanhamento. permanente para as mudanças tecnológicas, e principalmente da evolução dos formatos que são criados e adotados ao longo do tempo. Embora não haja uma definição consensual de qual estratégia deve ser desenvolvida (pois cada contexto de produção informacional favorece a aplicação de determinada estratégia), seu estudo representa a perspectiva de ações voltadas para a salvaguarda ao longo do tempo da informação arquivística em meio digital. Além disso, deve-se levar em consideração a disponibilidade de recursos (financeiros, humanos e 2. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), coordenado pela Universidade de British Columbia, no Canadá, tem desenvolvido conhecimento teórico-metodológico essencial para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos. 3 Do inglês Portable Document Format Archive. 4 Do inglês Open Document Format for Office Applications. 5 Do inglês Portable Document Format. 6 Do inglês Tagged Image File Format. 7 Do inglês Document. 8 Extensão de formato para compactação de arquivos..

(33) 32. tecnológicos), e o acompanhamento por profissionais da área da gestão e preservação da informação digital e tecnologia da informação. O Conarq (2011, p. 82) salienta que “as estratégias e os procedimentos de preservação devem ser bem definidos, documentados e periodicamente revisados. É importante destacar que as ações de preservação são contínuas e devem ser implementadas desde a produção dos documentos até a sua destinação final”, ou seja, as estratégias devem fazer parte da gestão documental. Ferreira (2006, p.63) complementa que “apesar do número elevado de alternativas de preservação digital apresentadas, continuam a não existir provas conclusivas quanto à eficácia de cada uma delas. Para muitas, só o tempo dirá.” Considerando a indefinição de uma estratégia única e efetiva para a preservação digital (muitas ainda em fase de desenvolvimento) a questão da preservação dos documentos digitais volta-se também na preservação do conhecimento das técnicas utilizadas. As experiências da aplicação das estratégias precisam ser documentadas, analisadas e por vezes redefinidas, permitindo o seu contínuo desenvolvimento. Neste sentido, destacam-se os projetos que buscam o desenvolvimento de alternativas para a preservação de documentos e informações em meio digital, apresentados com mais detalhes no tópico seguinte.. 2.8 Projetos de pesquisa para a preservação da informação digital. O desenvolvimento de pesquisas voltadas para a preservação de objetos digitais avança devido à necessidade de se encontrar soluções para a crescente produção de documentos em ambientes eletrônicos. É de suma importância que os profissionais da informação, dando destaque para os arquivistas, estejam a par dos projetos que são desenvolvidos para a preservação da informação digital. Rondinelli (2004, p.77) aponta que “a partir da década de 1990, a comunidade arquivística internacional voltou-se para a busca do conhecimento necessário ao bom gerenciamento arquivístico dos documentos gerados pela tecnologia da informação.” Diante disso, apresentam-se alguns dos principais projetos que visam à preservação de objetos digitais..

(34) 33. 2.8.1 International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System /Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos em Sistemas Eletrônicos9 (Projeto InterPARES ). As atividades deste projeto tiveram início no ano de 1999, coordenado pela University of British Columbia, Canadá, com direção da pesquisadora Luciana Duranti. O objetivo do projeto é desenvolver conhecimento teórico-metodológico essencial para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos. Com a participação de pesquisadores da Europa, Ásia, África e Américas, de diferentes áreas como tecnologia da informação, arquivologia, biblioteconomia, direito e história, teve suas atividades divididas em três fases. A primeira fase – InterPARES 1 teve como objetivo identificar os requisitos conceituais para avaliar e manter a autenticidade dos documentos digitais “tradicionais” produzidos e recebidos no curso das atividades administrativas e legais. A segunda fase – InterPARES 2 teve como foco documentos arquivísticos digitais gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais, em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. No ano de 2007, dessa vez contando com a participação do Brasil, iniciou-se a terceira fase do projeto – InterPARES 3, com término previsto para 2012, tendo como objetivo capacitar programas e organizações (públicas e privadas), responsáveis pela produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais, desenvolvendo estratégias de preservação e acesso de longo prazo a esses documentos. Para tanto, aplica-se o conhecimento teóricometodológico desenvolvidos nas duas primeiras fases. O Arquivo Nacional (AN) é o representante do Brasil no projeto, contando com a participação de instituições que atuam como parceiras de teste, além de pesquisadores, acadêmicos, profissionais e colaboradores. Caberá às instituições parceiras selecionar objetos de estudo nos quais será aplicado o conhecimento teórico-metodológico desenvolvido pelo InterPARES. A partir dos resultados, espera-se a elaboração de um conjunto de módulos orientados tanto para o treinamento de pessoal em instituições arquivísticas, como para cursos de graduação em Arquivologia. 9. Disponível em: < www.interpares.org>. Acesso em: 24 ago. 2012..