INSTRUMENTO NORMATIVO PARA GESTÃO DO SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO - SIC DA CDP

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INSTRUMENTO NORMATIVO

PARA GESTÃO DO SERVIÇO DE

INFORMAÇÃO AO CIDADÃO -

SIC DA CDP

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SUMÁRIO 1. OBJETIVO ... 4 2. ABRANGÊNCIA ... 4 3. DEFINIÇÕES ... 4 3.1. POLÍTICAS ... 6 3.2. DIRETRIZES ... 6 3.3. CONSENSO / APROVAÇÃO... 6 3.4. PONTO DE CONTROLE ... 6

3.4.1. Índice de Reclamações Externas ... 6

3.4.2. Índice de Satisfação do Atendimento ... 7

3.4.3. Índice de Dentro Do Prazo ... 7

3.5. UNIDADE RESPONSÁVEL ... 7 3.6. UNIDADE EXECUTORA ... 8 4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ... 8 4.1. DA UNIDADE RESPONSÁVEL... 8 4.1.1. Gestor do SIC ... 8 4.1.2. Respondente do SIC ... 8 4.1.3. Observador do SIC ... 8

4.2. DAS UNIDADES EXECUTORAS ... 9

4.2.1. Autoridade Superior (Monitoramento) ... 9

4.2.2. Autoridade Máxima (Diretor Presidente) ... 9

4.2.3. Auditoria Interna ... 9

4.2.4. Área Jurídica ...10

4.2.5. Área de Segurança ...10

4.2.6. Área de Recursos Humanos ...10

4.2.7. Área de Finanças ...10

4.2.8. Áreas de Operação Portuária ...10

4.2.9. Área de Engenharia ...11

4.2.10. Área de Meio Ambiente...11

4.2.11. Área de Gestão Estratégica ...11

5. DIRETRIZES ESPECÍFICAS ...11

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5.2. IMPETRAÇÃO DE RECURSOS – 1ª E 2ª INSTÂNCIAS ...12

5.3. PRAZO PARA RESPOSTA DO RECURSO ...12

5.4. PRAZO PARA RECLAMAÇÃO...12

5.5. PRAZO PARA RESPOSTA DA RECLAMAÇÃO ...12

6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ...12

7. NOTAS EXPLICATIVAS ...13

7.1. NÃO SERÃO ATENDIDOS PEDIDOS DE ACESSO À INFORMAÇÃO ...13

7.2. ACESSO AO SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO - SIC...13

7.3. PRAZO DE RETORNO AO REQUERENTE ...14

7.3.1. O Serviço de Informação ao Cidadão e demais setores ...14

8. ANEXOS ...14 9. APROVAÇÃO ...14 ANEXO I ...16 ANEXO II ...18 ANEXO III ...20 ANEXO IV ...22 ANEXO V ...24

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1. OBJETIVO

01- Este Instrumento possui como escopo descrever as atividades relacionadas ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), no recebimento, processamento, gerenciamento e envio da resposta aos pedidos de acesso à informação e pela orientação dos cidadãos, bem como a responsabilidade dos demais setores da Companhia Docas do Pará (CDP) no que se refere à resposta dos pedidos de acesso à informação

2. ABRANGÊNCIA

01- Esta norma se aplica as todas as áreas da CDP.

3. DEFINIÇÕES

Termo Descrição

AUTENTICIDADE

Qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema

COMUNICAÇÃO OFICIAL

Documento oficial utilizado para informar ao requerente sobre o registro do pedido, prorrogação de prazo, resposta, recursos e reclamações, sempre no formato PDF.

DADOS PROCESSADOS

Dados submetidos a qualquer operação ou tratamento por meio de processamento eletrônico ou por meio automatizado com o emprego de tecnologia da informação

DISPONIBILIDADE

Qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados

DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que

seja o suporte ou formato

DOCUMENTO PREPARATÓRIO

Documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas

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Termo Descrição

FORMULÁRIO PADRÃO

Documento elaborado pela Controladoria Geral da União para solicitação de pedido de acesso à informação, impetração de recurso ou registro de reclamação disponibilizado fisicamente no SIC/CDP e eletronicamente no Portal CDP.

INFORMAÇÃO

Dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato

INFORMAÇÃO ATUALIZADA

Informação que reúne os dados mais recentes sobre o tema, de acordo com sua natureza, com os prazos previstos em normas específicas ou conforme a periodicidade estabelecida nos sistemas informatizados que a organizam

INFORMAÇÃO PESSOAL

Informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem

INFORMAÇÃO SIGILOSA

Informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo

INTEGRIDADE Qualidade da informação não modificada, inclusive

quanto à origem, trânsito e destino

NÚMERO DE PROTOCOLO (NUP)

Número de registro do pedido de acesso à informação no Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC).

PEDIDO DE ACESSO A INFORMAÇÃO

Meio pelo qual o requerente terá acesso às informações públicas

PRIMARIEDADE Qualidade da informação coletada na fonte, com o

máximo de detalhamento possível, sem modificações

REQUERENTE Qualquer cidadão (pessoa natural) ou empresa

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Termo Descrição SISTEMA ELETRÔNICO DO SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO (E-SIC)

Sistema eletrônico padronizado responsável pelo registro dos pedidos de acesso à informação, recursos e reclamações.

3.1. POLÍTICAS

a. Constituição da República Federativa do Brasil

b. Lei nº 12.527 de 18/11/2011 que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal.

c. Lei Federal 12.815, de 05 de junho de 2013. d. Regimento Interno de Transição da CDP.

3.2. DIRETRIZES

# Diretrizes

1 Atender o público com presteza.

2 Observar as regras de estabelecidas em regulamentos próprios, bem como as contidos neste normativo.

3 Observar o fluxo do processo

3.3. CONSENSO / APROVAÇÃO

01- Este Instrumento Normativo foi elaborado pela SURISC, que validado pela GEGEST.

3.4. PONTO DE CONTROLE

3.4.1. Índice de Reclamações Externas

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b. Periodicidade: Anual c. Cálculo:

𝑥

= Soma de Processos acionados via órgãos reguladores

3.4.2. Índice de Satisfação do Atendimento

a. Objetivo: Acompanhamento anual dos pedidos de revisão de políticas, normas e procedimentos.

b. Periodicidade: anual c. Cálculo:

𝑥

= Classificação Total de Atendimentos

3.4.3. Índice de Dentro Do Prazo

a. Objetivo: mede o índice de satisfação conforme classificação: não atendeu as expectativas; atendeu as expectativas; superou as expectativas.

b. Periodicidade: anual c. Cálculo:

𝑥

= Proporção de atendimentos no prazo ...

_Total de atendimento, em período determinado (mensal/anual)

3.5. UNIDADE RESPONSÁVEL

01- Neste processo, a Unidade Responsável é o Gestor do SIC, que fica responsável pelo fiel cumprimento dos processos referente ao Serviço de Informação ao Cidadão, bem como pela integridade das informações.

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3.6. UNIDADE EXECUTORA

01- Neste processo, as unidades executoras são todas as áreas da Companhia responsáveis por elaborarem respostas aos questionamentos dos interessados, externos à Companhia.

4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

4.1. DA UNIDADE RESPONSÁVEL

4.1.1. Gestor do SIC

a. Pode realizar ações para o seu órgão ou entidades a ele vinculadas; b. É responsável pela atualização dos dados do SIC;

c. Pode consultar os pedidos, encaminhá-los, prorrogá-los, exportá-los para diferentes formatos e respondê-los;

d. Responsável pelo cadastramento de usuários no sistema com perfis de Respondente, Observador SIC ou Solicitante.

4.1.2. Respondente do SIC

a. Gerenciar pedidos no sistema;

b. Pode consultar os pedidos, encaminhá-los, prorrogá-los, exportá-los para diferentes formatos e respondê-los;

c. Pode cadastrar solicitantes no sistema (presencial)

4.1.3. Observador do SIC

01- Perfil que apenas possibilita visualizar dados, não permite que nenhuma ação seja realizada no sistema.

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4.2. DAS UNIDADES EXECUTORAS

4.2.1. Autoridade Superior (Monitoramento)

a. Assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de forma eficiente e adequada objetivos da Lei nº 12.527/2011;

b. Avaliar e monitorar a implementação do disposto no Decreto nº 7.724/12 e apresentar ao dirigente máximo do órgão ou entidade relatório anual sobre o seu cumprimento, encaminhando-o à Controladoria Geral da União-CGU; c. Recomendar medidas para aperfeiçoar as normas e procedimentos

necessários à implementação do Decreto;

d. Orientar as unidades no que se refere ao cumprimento do Decreto;

e. Manifestar-se sobre reclamação apresentada contra omissão de autoridade competente, observado o disposto no art. 22; e

f. Receber e manifestar-se sobre Recursos de 1ª Instância

4.2.2. Autoridade Máxima (Diretor Presidente)

a. Designar autoridade responsável, diretamente subordinada a Presidencia, para assegurar o cumprimento disposto na Lei de Acesso à Informação; b. Receber e manifestar-se sobre Recursos de 2ª Instância.

4.2.3. Auditoria Interna

a. Responder pelas demandas que estejam vinculadas ao resumo das ações Operacionais e administrativas, de natureza contábil, financeira, orçamentária, administrativo, patrimonial, operacional, ambiental e de engenharia, no âmbito de suas atribuições;

b. Deverá receber, dar tratamento e responder, em linguagem cidadã, sobre os pedidos de acesso à informação.

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4.2.4. Área Jurídica

a. Responder pelas demandas Jurídicas de natureza contenciosa, consultiva e contratual, em atos relativos à aquisição, alienação, cessão, arrendamento e outras iniciativas referentes aos imóveis do patrimônio da Companhia, assim como relativos elaboração e analisar normas sobre pessoal, acordos, contratos e convenções de trabalho;

4.2.5. Área de Segurança

a. Responder pelas atividades de Gestão de informações, investigações e apoio relativos à preservação da ordem, guarda e segurança do patrimônio e de mercadorias sob responsabilidade da Companhia;

4.2.6. Área de Recursos Humanos

a. Responder pelo gerenciamento das políticas de gestão de pessoas e de saúde e segurança do trabalho da Companhia,

4.2.7. Área de Finanças

a. Responder pelo gerenciamento e acompanhamento de processos relacionados a elaboração e execução orçamentária, programação e execução financeira, apropriação e apuração de custos, controle de crédito e cobrança, pagamentos, estudos tarifários dos arrendamentos e aluguéis; b. Deverá receber, dar tratamento e responder, em linguagem cidadã, sobre os

pedidos de acesso à informação.

4.2.8. Áreas de Operação Portuária

a. Responder pelo gerenciamento e administração dos processos operacionais portuários, arrendamentos, concessões, infraestrutura portuária, fiscalização e desenvolvimento portuário, inclusive gerenciamento das unidades organizacionais diretamente subordinadas,

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4.2.9. Área de Engenharia

a. Responder pelo gerenciamento das atividades relativas à execução e fiscalização de obras, coordenar as atividades de manutenção/conservação, civil, mecânica e elétrica das instalações e equipamentos da Companhia, dentro da área do porto organizado

4.2.10. Área de Meio Ambiente

a. Responder pelas demandas da Gestão de Meio Ambiente e atividades de defesa e proteção do meio ambiente dos portos organizados da CDP;

b. Deverá receber, dar tratamento e responder, em linguagem cidadã, os pedidos de acesso à informação.

4.2.11. Área de Gestão Estratégica

a. Responder pelas demandas da Gestão Estratégica relacionados a projetos e processos de Riscos, assim como de Controles Internos no âmbito da CDP; b. Deverá receber, dar tratamento e responder, em linguagem cidadã, sobre os

pedidos de acesso à informação.

5. DIRETRIZES ESPECÍFICAS

01- O Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) da CDP exerce as suas atribuições próprias, estando subordinado à Presidência, e adota em suas ações as seguintes diretrizes:

a. Encaminhar para as áreas correspondentes os pedidos de acesso à informações recebidas para que sejam analisados e adotadas as providências pertinentes

b. Interagir com as áreas pertinentes com o objetivo de aprofundar e promover o tratamento das demandas recebidas.

c. Manter informados os públicos de interesse em todas as etapas do tratamento de suas demandas, desde a fase de registro até a sua conclusão, através do e-SIC.

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d. Atender as solicitações encaminhadas no prazo de 20 dias, prorrogado excepcionalmente por mais 10 dias.

e. Prestar contas de suas atividades junto à Autoridade Máxima e ao público, através de relatórios mensais.

5.1. PRAZO PARA RESPOSTA DO PEDIDO

a. 20 (vinte) dias, prorrogáveis por mais 10 (dez) dias.

5.2. IMPETRAÇÃO DE RECURSOS – 1ª E 2ª INSTÂNCIAS

Existem 4 (quatro) instâncias às quais o solicitante pode apresentar recursos, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias corridos, contados a partir do momento em que a resposta do órgão ou entidade foi inserida no e-SIC:

a. Autoridade superior à que emitiu a decisão (1ª Instância) b. Autoridade máxima do órgão ou entidade (2ª Instância) c. Controladoria Geral da União - CGU

d. Comissão Mista de Reavaliação de Informações - CMRI

5.3. PRAZO PARA RESPOSTA DO RECURSO

a. 05 (cinco) dias corridos.

5.4. PRAZO PARA RECLAMAÇÃO

a. 10 (dez) dias, começando após 30 (trinta) dias do registro do pedido

5.5. PRAZO PARA RESPOSTA DA RECLAMAÇÃO

a. 05 (cinco) dias corridos

6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

a. Código de Ética da CDP, aprovado pela Resolução DIREX no 08/2011 de 26 de julho de 2011.

b. Resolução nº 131/2012, publicado em DOU nº 87, seção 1, instituindo o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC/CDP).

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Almeida autoridade responsável, diretamente subordinada à Presidência, para assegurar o cumprimento da Lei nº 12.527/2011.

d. Decreto nº 7.724 de 16/05/2012 – Regulamenta a Lei Nº 12.527/2011. e. Portaria Interministerial Nº 1.254 - institui o Sistema Eletrônico do

Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC) como sistema centralizado para o tratamento de pedidos de acesso à informação amparada pela Lei de Acesso (Lei 12.527/2011), no âmbito do Poder Executivo Federal. f. Guias e Manuais de Orientações relacionados a LAI, emitidas pela CGU

7. NOTAS EXPLICATIVAS

7.1. NÃO SERÃO ATENDIDOS PEDIDOS DE ACESSO À INFORMAÇÃO

01- O Serviço de Informação ao Cidadão não atenderá pedidos: a. Genéricos;

b. Desproporcionais ou Desarrazoados;

c. Que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade;

7.2. ACESSO AO SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO - SIC

01- Pode ser realizado pelos seguintes canais:

a. Portal da CDP – www.cdp.com.br/acesso-a-informacao

b. Sistema e-SIC: www.acessoainformacao.gov.br/sistema

c. Telefone: +55 91 3182-9097 d. Ligação gratuita: 0800-091-2372 e. Correio eletrônico: sic@cdp.com.br

f. Carta ou pessoalmente no seguinte endereço: Av. Presidente Vargas, 41 – 2º andar - Centro – CEP: 66010-000 – Belém-PA

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7.3. PRAZO DE RETORNO AO REQUERENTE

01- O SIC responderá os pedidos de acesso à informação no prazo de 20 dias corridos, por mais 10 prorrogáveis, de acordo com o Decreto 7.724/2012.

7.3.1. O Serviço de Informação ao Cidadão e demais setores

01- O Serviço de Informação ao Cidadão não pode ser entendido como: a. Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC);

b. Órgão Assistencialista; c. Órgão Paternalista; d. Auditoria;

e. Órgão Emissor de Opinião;

f. Órgão que tem poderes coercitivos para modificar, anular ou revogar atos.

8. ANEXOS

a ANEXO I - Fluxo de Gestão de Serviço de Informação ao Cidadão

b ANEXO II – Fluxograma - Gerir Serviço de Informação ao Cidadão Orçamento - Fonte: Deloitte Touche Tohmatsu;

c ANEXO III - Formulário Pedido de Acesso à Informação (PN) d ANEXO IV - Formulário Pedido de Acesso à Informação (PJ)

e ANEXO V - Sistema Eletrônico de Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC)

9. APROVAÇÃO

Este Instrumento Normativo foi aprovado pela Deliberação n° 31/2016 da Diretoria Executiva da CDP - DIREXE, em sua 1142ª Reunião Ordinária, realizada em 22/06/2016, e entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Parsifal de Jesus Pontes

Diretor Presidente

Marcos Rodrigues de Matos

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Raimundo Rodrigues do Espírito Santo Junior

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ANEXO I

Fluxo de Gestão de Serviço de

Informação ao Cidadão

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ANEXO II

Fluxograma - Gerir Serviço de

Informação ao Cidadão Orçamento

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ANEXO III

Formulário de Pedido de Acesso à

Informação (PN)

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ANEXO IV

Formulário de Pedido de Acesso à

Informação (PJ)

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ANEXO V

Sistema Eletrônico de Serviço de

Informação ao Cidadão (e-SIC)

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