A 11/08/2006 Emissão para Aprovação CQ, APR Comitê da Qualidade
Sumário
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ... 2
1. INTRODUÇÃO ... 2
2. OBJETIVO DO PROCESSO ... 2
3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROCESSO ... 2
3.1. Relação Anual de SP´s ... 2
3.2. Orçamento e Cronogramas das Sp´s ... 3
3.3. Montagem da Carteira de SP´s ... 3
3.4. Aprovação da Carteira de SP’s ... 4
3.5. Relatórios e Programações Iniciais ... 4
3.6. Atualiza os Cronogramas da Carteira de SP’s – Atividade 7 ... 4
3.7. Relatórios de Evolução – Atividade 8 ... 5
3.8. Replanejamento do Cronograma da Carteira de SP’s ... 5
3.9. Reprogramação dos Trabalhos Atrasados da Carteira de SP’s ... 6
3.10. Processa Modificações de Escopo da Carteira – Atividade 15 ... 6
3.11. Programação de Serviços – Atividade 17 ... 7
3.12. Relatórios Finais – Atividade 18 ... 7
3.13. Close-Out da Carteira – Atividade 19 ... 7
4. ANEXO I – MACRO FLUXO DO PROCESSO DE GESTÂO DA CARTEIRA DE SP’S ... 8
Prefácio
Este documento faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento de propriedade da Guimar Engenharia S.A., e estabelece as diretrizes para a execução dos serviços objetos do acordo celebrado entre a Copesul S.A. e a
Guimar Engenharia S.A. e serve de orientação aos membros da equipe envolvida com o mesmo, sendo peça
essencial no sucesso da condução do seu gerenciamento.
0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
O objetivo deste documento é estabelecer as atividades da GUIMAR ENGENHARIA S.A. na instalação industrial da Companhia Petroquímica do Sul – Copesul e adequar o Sistema de Gestão da Qualidade “SGQ” – Guimar, com as peculiaridades do Contrato Nº 422/06 celebrado entre ambos em 03/04/06, definindo assim a utilização de metodologias específicas, normas e procedimentos internos e externos, quando aplicáveis.
O documento aborda o escopo de fornecimento contratual, a estrutura organizacional implantada e suas interfaces, as responsabilidades funcionais, e os produtos da equipe da Guimar, conforme listados nas normas e procedimentos.
1. INTRODUÇÃO
Este documento pretende modelar o processo de gestão da carteira anual de Solicitações de Projetos (SP’s), previstas para execução no âmbito da Cia. Petroquímica do Sul – COPESUL, e sob a gerência do Time de Projetos.
2. OBJETIVO DO PROCESSO
O processo objetiva o planejamento e acompanhamento dos trabalhos de execução da carteira anual de SP’s, de forma a garantir que estes sejam executados dentro do tempo e do orçamento previstos, e com o nível de qualidade exigido pela Copesul. O processo objetiva ainda a geração de dados e informações gerenciais e técnicas de forma rápida e simplificada.
3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROCESSO
3.1. Relação Anual de SP´s
Descrição: Esta relação é fornecida pelo Time de Projetos , após negociação com os clientes das diversas
características da SP (confiabilidade operacional, resseguradora, objetivos, dez +, etc.).
Execução: Após a definição da previsão orçamentária para o exercício o Time de Projetos reúne-se com os
clientes das diversas Unidades, para determinar as SP´s que eles consideram prioritárias e que deveriam ter atividade no ano. De posse desta informação e das variáveis: criticidade, retorno e se a SP de é de confiabilidade ou resseguradora é gerada a lista das SP´s para o ano em curso.
Dados de saída: Realizadas as rodadas de negociação o Time de Projetos emite a lista das SP´s para o ano.
3.2. Orçamento e Cronogramas das Sp´s
Descrição: O orçamento é a estimativa de custo para a execução total de uma SP. Esta estimativa é
acompanhada de um cronograma.
Dados de entrada:
• Para estimativa orçamentária e cronograma preliminar FEL 2, a declaração de escopo feita pelo coordenador e a lista de riscos.
• Para orçamento e cronograma FEL 3, a Engenharia Básica. • Para orçamento e cronograma FEL 4, o projeto detalhado.
Execução: É executado uma estimativa orçamentária e um cronograma preliminar para a fase de FEL 2 que
será complementado nas demais fases da SP.
Dados de Saída: Orçamentos e cronogramas com precisão compatível ao momento da SP. (FEL 2,FEL 3 ou
FEL 4).
3.3. Montagem da Carteira de SP´s
Descrição: A carteira é composta pelas totalidades das SP´s que terão atividade durante o exercício.
Dados de Entrada:
• Relação das SP’s aprovadas para execução,
• Estimativas orçamentárias e Cronogramas preliminares em FEL 2, • Orçamentos e cronogramas existentes,
• Escopo da SP durante o ano (Execução total ou parcial).
Execução: Os cronogramas das SP’s (subprojetos) serão consolidados em um arquivo principal, chamado
‘Master’, utilizando os campos personalizados do MS Project, o que permite visões diferenciadas da carteira (por coordenador, disciplina, áreas, categoria, etc.).
3.4. Aprovação da Carteira de SP’s
Descrição: Nesta atividade o Time de Projetos dá a aprovação formal ao Cronograma da Carteira de SP’s, e
estabelece como válido o escopo da mesma. Toda e qualquer modificação subseqüente deverá ser objeto de análise e aprovação. Equivale ao ‘Go’ do projeto.
Dados de Entrada: Cronograma Master da Carteira Anual de SP’s e relatórios de apoio (curvas S, estimativas
de tempo e custo por agregações, etc.)
Execução: é executada pelo Time de Projetos, com o suporte do planejamento.
Dados de saída: Cronograma da Carteira Anual de SP’s aprovada.
3.5. Relatórios e Programações Iniciais
Descrição: São a primeiras programações e relatórios desenvolvidos após a Lista de SP´s autorizada.
Dados de entrada: Cronograma Master da Carteira Anual de SP’s
Execução: de posse do Cronograma Master, aplicam-se as ferramentas de filtro e agrupamentos, de forma a
emitir a relação de tarefas previstas para o primeiro ciclo de controle. Estas relações deverão ser ordenadas por fiscal (para facilitar o acompanhamento em campo), e por coordenador. Outras formas de agrupamento poderão ser geradas, dependendo da necessidade.
Dados de Saída: Programações de serviços para projeto, suprimento e obra preliminares.
3.6. Atualiza os Cronogramas da Carteira de SP’s – Atividade 7
Descrição da Atividade: Esta atividade é a responsável por realimentar a evolução dos trabalhos ao processo.
É, do ponto de vista do planejamento, uma das mais importantes tarefas do processo, já que realimenta o cronograma com os dados de campo. É de responsabilidade dos técnicos de planejamento.
Dados de entrada: o principal dado de entrada é o Relatório de Execução, preenchido pelos fiscais de obra
(ou de engenharia), gerado a partir do cronograma da Carteira, devidamente ordenado por Fiscal de Obra, Nº da SP e disciplina.
Execução: O fiscal deverá informar na programação quais os avanços obtidos em cada uma das atividades
previstas para execução no cronograma, no intervalo de tempo considerado. Este avanço será informado como um percentual de execução física, preferencialmente 0% ou 100% (executado ou não executado), evitando-se avanços percentuais ‘quebrados’, de difícil avaliação. Por ora serão admitidos avanços de 25% e 75%, levando-se em consideração o nível de detalhamento do cronograma em questão. Quando tratar-se de início ou fim de uma atividade, deverão ser informados também as datas reais de início e término, respectivamente.
devidamente assinados pelos fiscais, ao planejamento, que fará a atualização do cronograma da Carteira.
3.7. Relatórios de Evolução – Atividade 8
Descrição da Atividade: esta atividade envolve os trabalhos de confecção dos relatórios que mostram o
andamento dos trabalhos. Estes relatórios são obtidos após a atualização do cronograma (item 7), e objetivam divulgar a situação atual dos trabalhos da Carteira.
Dados de Entrada: Cronograma atualizado da Carteira de SP’s, templates de relatórios e resultados anteriores
de evolução.
Execução: de posse do cronograma atualizado, e utilizando-se das facilidades de agrupamento do MS Project,
exportam-se os dados de evolução da Carteira para planilhas numéricas (para facilidade de cálculo), que gerarão os gráficos.
Dados de Saída: Curva S atualizada da Carteira (previsto x realizado) para o período, relação de tarefas com
sinalizador vermelho, ou seja, com desvio percentual > 5% entre o previsto e o realizado. Emite-se ainda um demonstrativo previsto x realizado por área, coordenador, disciplina e para os casos especiais ‘Dez +’, ‘Objetivos’ e ‘Seguradora’. A partir da inclusão dos dados de orçamento e de medições nos cronogramas poderão ainda ser gerados relatórios de acompanhamento de Valor Agregado (Earned Value Management - EVM)
3.8. Replanejamento do Cronograma da Carteira de SP’s
Descrição da Atividade: o replanejamento da Carteira de SP’s consiste principalmente em redistribuir as
durações das atividades restantes e/ou modificar os relacionamentos entre as tarefas, de maneira que o projeto possa ser concluído no espaço de tempo restante. Também será necessário um replanejamento da Carteira no caso de modificações de escopo (supressão ou acréscimo de SP’s), de orçamento (acréscimo ou supressão de recursos financeiros), de prazo (antecipação ou postergação dos prazos das SP’s), ou ainda uma combinação dos fatores. O replanejamento deverá, obrigatoriamente, ser aprovado pelo Time de Projetos, antes que passe a vigorar.
Dados de Entrada: Cronograma atualizado da Carteira de SP’s, Pedidos de alteração de escopo, orçamento e
prazos.
Execução: de posse do cronograma atualizado, e utilizando-se das ferramentas de planejamento (fast track,
análise top-down, etc.), efetuam-se as modificações necessárias para que o projeto seja exeqüível em prazo, qualidade e orçamento. A carteira modificada receberá um novo número de revisão, terá sua linha de base gravada (mantendo-se em arquivo a anterior, de forma a preservar a história do projeto), e submetida à aprovação do Time de Projeto, e só então, passará a vigorar para efeitos de avaliação do avanço e da emissão de programações de serviços.
Dados de Saída: Cronograma atualizado, com novo número de revisão, que passará a vigorar para todos os efeitos de planejamento e controle; relatório consolidado das mudanças havidas.
3.9. Reprogramação dos Trabalhos Atrasados da Carteira de SP’s
Descrição da Atividade: A reprogramação objetiva a adequação do cronograma da Carteira, de maneira a não
permitir inconsistências temporais em relação à data de status do projeto, ou seja, atividades não executadas no passado e/ou atividades realizadas no futuro. É importante citar que a reprogramação das atividades não envolve gravação de linhas de base ou geração de novas revisões no planejamento da Carteira. Ela simplesmente reposiciona as atividades em relação à data de status.
Dados de Entrada: Cronograma atualizado da Carteira de SP’s.
Execução: Uma vez atualizado o Cronograma da Carteira, a reprogramação deverá colocar no futuro as
atividades atrasadas e trazer aquelas que estavam previstas para o futuro mas foram antecipadas. Cabe salientar que a reprogramação poderá levar a necessidade de um replanejamento, no caso da impossibilidade de simplesmente deslocar as tarefas para mais tarde sem comprometer o prazo final das SP’s. Como as linhas de base não serão modificadas, as bases para avaliação da evolução do projeto mantém-se constantes, assim como os eventuais desvios observados.
Dados de Saída: Cronograma atualizado (reprogramado) da Carteira.
3.10. Processa Modificações de Escopo da Carteira – Atividade 15
Descrição: esta atividade tem por objetivo modificar o escopo da carteira de SP’s. Esta modificação pode
ocorrer de três maneiras: (a) Adicionando a SP na carteira e aditando-se o seu Custo ao Orçamento da Carteira; (b) Inserindo a SP na Carteira e retirando outra SP que represente o mesmo custo;ou (c) inserindo a SP na Carteira e retirando outras SP’s, ou partes de uma ou mais SP’s que representem o mesmo custo da SP inserida.
Dados de Entrada: Atas de Reuniões do Grupo de Confiabilidade (GC) e Autorização formal do MB.
Execução: as modificações serão processadas de acordo com as práticas usuais de inclusão e/ou alterações
no cronograma master da Carteira, de forma a contemplar os acréscimos e/ou decréscimos de escopo autorizados, de forma a manter invariável o orçamento global das SP’s. É importante citar que toda mudança de escopo da Carteira gera um replanejamento global da mesma, já que ocorrem mudanças na linha de base (referência para cálculos de avanços físicos e desvios). É impossível proceder a uma mudança de escopo sem o conseqüente replanejamento.
Dados de Saída: Relatório com a modificação de escopo da Carteira de SP’s e Carteira contemplando o novo
Descrição: Esta atividade tem por objetivo gerar a programação de serviços para o próximo período.
Dados de Entrada: Relatórios de Evolução da Carteira de SP’s, cronograma atualizado (reprogramado e/ou
replanejado) e relação de prioridades de execução.
Execução: de posse do cronograma atualizado, aplica-se filtros e agrupamentos que permitam a emissão dos
relatórios desejados, que serão distribuídos entre os interessados e que servirão de base para o próximo ciclo de controle.
Dados de Saída: Relatório com a programação de serviços para o próximo período, ordenado por fiscais,
coordenadores, áreas, etc.
3.12. Relatórios Finais – Atividade 18
Descrição: Esta atividade tem por objetivo apresentar os resultados obtidos na conclusão dos trabalhos da
Carteira de SP’s anual.
Dados de Entrada: Relatórios de Evolução da Carteira de SP’s e Cronograma atualizado da Carteira de SP’s.
Execução: através da aplicação de filtros e funções de agregação do MS Project, obtém-se as curvas de
execução previstas x realizadas, a relação de SP’s concluídas, e eventuais trabalhos previstos e não executados (que serão considerados no orçamento do ano seguinte). Além dos relatórios obtidos através do software de planejamento, deverão acompanhar este relatório algumas observações do equipe de planejamento, tais como dificuldades encontradas, grau de otimização dos recursos, atendimento ao prazo proposto, desempenho das parceiras, etc., de forma a subsidiar as decisões gerenciais para o próximo ano. Este relatório será uma descrição sucinta dos acontecimentos do ano durante a execução da Carteira de SP’s.
Dados de Saída: Relatórios finais da Carteira de SP’s.
3.13. Close-Out da Carteira – Atividade 19
Descrição : Este documento tem por objetivo encerrar formalmente as atividades da Carteira de SP’s do ano
corrente.
Dados de Entrada : Relatórios Finais da Carteira de SP’s.
Execução : a cargo do Time de Projetos.
Início Relação Anual de SP's Orçamento e Cronogramas das SP's Cronogr. e Orçamentos Montagem da Carteira de SP's Project Charter da Carteira Aprov. ? N Relatórios e Programações Iniciais S Executa Programações Escopo Complet o? Atualiza Carteira de SP's Relatórios de Evolução Exist em Desvios ? É possí vel Recuperar? S Reprogramar Trabalhos Atrasados Replanejar a Carteira N S Aprov. ? N S N Programação de Serviços Close-Out da Carteira Término Relatórios Finais Processa Modificações de Escopo da Carteira M udança de Escopo? S S N A A B B N 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 a 5a
Coord .
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