Jo s é Ro d r i g u e s d e Se n n a
II
ANÁLISE DA SEQÜÊNCIA DO TRABALHO
CO M O C O LETA R DADOS SÔBRE A SEQ Ü ÊN C IA DO TRABALHO
A
fase 1 produz o QDT, que é uma fotografia da divisão do trabalho entreos executores; a /ase 2 produz o Gráfico de Seqüência, que é um a fotografia do fluxo do trabalho, ou seja, dos diversos passos do processamento ou anda m ento dos papéis, de um executor para outro. O Q D T dá um a visão sintética do conjunto de atividades e tarefas; o Gráfico de Seqüência dá um a visão por m enorizada sôbre a maneira pela qual cada atividade é executada (ro tin a ).
Seleção das rotinas a analisar Chefe:
a) Assinalar no Q D T as tarefas que estejam numa mesma seqüência
ou rotina de execução, embora a cargo de diferentes executores.
b ) Escolher preferencialm ente as rotinas em que haja maior concen
tração de tempo. (E m geral existe em cada setor um a rotina principal e outras rotinas ou seqüências secundárias) .
Exem plo — No Q D T da Fig. 3, o chefe assinalou a principal rotina da Seção (revisão de comprovantes de assistência patronal), representada pelas seguintes tarefas:
— registro de API, A PH e APA (D e G = 23 hs.); — conferência de R A PP (D e G = 23 hs.);
— conferência da classificação de despesas (D e G = 4 hs.); — controle de verbas ( F = 26 hs.);
— correspondência de regularização (A, B, D e G = 31 hs.) . (Note-se que essas cinco tarefas consomem 103 horas por se mana, do total de 270 de tôdas as tarefas.)
Observação direta da rotina C hefe:
a ) Acom panhar diretam ente o processamento de casos da rotina, ano
tando, passo a passo, tudo quanto acontece.
N ota — Não é desejável descrever a rotina sim plesm ente à base de memória ou de informações dos executores. É preciso ver realm ente o que, por que, quem, onde, quando e como se faz.
b ) Coletar exemplares de modelos ou de registros utilizados em cada passo da rotina.
c) Anotar sugestões e críticas dos executores, para consideração poste
rior, ao analisar o Gráfico de Seqüência. C h e fe :
a ) Discriminar na coluna ‘‘Passo”, em seqüência natural, tôdas as ações
ou ocorrências do processamento (ver Gráficos de Seqüência nas páginas se guintes) .
h ) N um erar seguidamente os passes a partir de 1.
c ) Descrever os passos de forma sucinta de modo a utilizar somente
um a Jinha do Gráfico para cada passo.
d ) R egistrar antes da descrição de cada passo a letra correspondente
ao respectivo executante, e constante do QDT.
e ) Preencher o símbolo correspondente a cada passo, de acôrdo com
as seguintes convenções:
Círculo maior — indica operação, isto é, quando alguma coisa é
alterada ou quando se adiciona alguma coisa; ;
Círculo menor — indica transporte, ou seja, alguma coisa é tra n s ferida de um lugar para outro;
Triângulo — representa aguarda, ou seja, alguma coisa fica parada aguardando algum a ação (vale tam bém para arquivam ento);
Retângulo — indica conferência, isto é, verificação, inspeção, exame.
f ) Unir os símbolos assinalados com um a linha.
g ) Totalizar os símbolos no pé do Gráfico (quantas operações, quantos
transportes etc.).
h ) Indicar na coluna “M IN .” (com o triângulo), os minutos correspon
dentes às paradas (se fôr o caso, usar unidades diferentes: hora, dia etc.).
i) Indicar na coluna “M T S ” (com o círculo pequeno) as distâncias em
m etros correspondentes aos transportes.
C O M O AN ALISAR O GRÁ FICO DE SEQ Ü ÊN CIA
O Gráfico de Seqüência é apenas um instrum ento de ordenação dos fatos, p a ra facilitar a descoberta dos pontos suscetíveis de simplificação. P a ra desco brir êsses pontos é necessário analisar cada passo de forma meticulosa e siste mática.
Existem seis perguntas clássicas que nos ajudam a fazer essa análise de cada passo: O que? Por que? Onde? Quando? Quem? Como?
SÍMBOLOS P A S S O ANTES -X ►J 2 ,1 o H tS o»
a
S
c o o oJ rA vo £ o Q o X - J < CD « H +> 4> cs
•o w2I
3 * < o * t> >ÜC ! « [ O 1 icskH BICIII BIH I IOTII <1*1. I 2*1. TIH) u Si c i i t u u H CO IFIH BLH I IOTII. QUIITO U I I T llC I * * lt 101 " 3 H RIIIITI* 10 00*1)10 O IIU I I I T I I M flW
f o m c i m n « T O i f i m m c u m h8i i. m m » i I n o i CMIMI I» IOTII íl» l. V t .ll
I ,1 • I ::í II s » f ■< iji«; _8_ J __ A m * 01 n n i o i c i oiiipi no» Bm J. _a—8oiaLia4.-iu_ELíi_fy-E3.22^uiijim_ Ü ; f§ r:“ ; r-vi E II P m c m 2». III BLM I < 0111 01 H ’ ■ 13 » m m i l io tii (2*i. m i T ; m i m e i i i r u m
14 D COlIFICI 01 ITI1II III IQTII UM COPUO 18 D R P i n i II 2*1. m l BU1 i i o t i i *0 Olff H R l t l l l l*«. T llt BU1 I MT*» II 81.22 AlQUIT* 1*1. Tl*l Büi IH f*IT*l f lO f lU I
f>IT«l H IM . y u i H BLfl f l l 01 IIMIIUI M l* o nin 2Í . _£ __ Rt* tT i t n m**» 8 IC H T IIII r u i «m m * p w J t t _ H _ R U 1 I H L H IS * ! A J 5 1 1 J S _ 5 Í< . » Í 5 _23_ I ’ AI B U L « U 4 l » C M c m c m L i n m i i i w . t i i i » m I I O T I I h h . ?l ç . 6- V' 5 K * * . w . M 29 H R i e m L i n n m H m m m i n o i . _K_ J __ I m n u m c i h m i i t» n m m m n ’ OKI 81 I RIMITI L U T K III H r i l lT H I I I « o t. H M C _C __ « m u L i i i i i m M i i i l i i i l t fio » , i l H
.31 _fi__ M n i i IIIT U IM i i m i i t i t i icomi fio m o iu
31 t l i g v m i « l ! ' M # - f « 5 > n . « ' i
35 C g e a y | T g e IP HIT IH H j j H
• • . . . 1 .
H 8tfII* *1 3 II*» 1*1 UIIIICII 31 _H__ t i a 111 II l*«. I 2*1. I ll l 111 U IT IU IL <5_ _B__ HHITI MIMO H fU IIM > , TU *0 OL (Rm)
.*.! 1 t r II. -i í lit > i 4; U __ RISHI M|W I 3*. I I I I I SlCHTHII ^ '■;j 11 - I _ >• I r 45 H «PilTI MIMO I 3*. t u * C llfl* M 091 '■ _c. w _c m c« n ecw w CQlflH »CM c » M Bm (I*. fl» )h_______ 81 c R wm *i 3 m i >0 831 f m k M cm II ) I I » » BCff II C C1IIMII. Ml 3 ll t» . H * I ■ tH H T lltU ' I Slfil* *l 3 n u w BCM Bata » f. <■ ai *»» ã b<*_____
hlMT* MIMO IIWTIWO 3*. TI* BCH *0 d 57 H BtnÜTl m iu t i l 3». TU 8CH i i l l i m m
H RICIU M{MO I U. TI* 10 8CW M 8ICICTMU 88 H RtTIII COf I I 10 MIMO
_ k : _ >' _ •• V I M ç
64 H RIMtTt OIL fll» t
±
C\J ro p o S° adàu <<W < / O MT S A MI N c fMBOLOS P A S S O - D E P O I S - -o  I H R ic ts t BLM c sotas ( l« s . t 2»e. v i m) Dá Si c m u m i - tf A g ? H R H Ü T M *0 fijL»o«? K M L o A g § H F o ss tct iicneRTos r/H tc itH á ç õ c t ot f a i n m t Im o s 0 \ 4 H C M in iâ AS SOTAS (1*5, V IM ) é o A □ 5 H S l P t i i t t v i a s
o n 6 H ASQUIVA A3 1 as. V l| ) 0AS HO T» 3 o □ 7 H Anotaosr°i. ot o « t i " «os BLh O □ 8 H RlMCTí |a. v i a 8LM f/OO-63.22 O o 9 11
A n 19 H RETIFICA AS f ALMAS o A p l l H C0 01FICA OS ITtSS sen C00ICO
A □ 12 H RCMfTC 2«S. VIAS 6LM ( H0TAS AO 0V1 c>s H Rtccsc |AS. VIAS B IT . 01 00-53.22
A n H H ASOU IVA AS l* S , VIAS 00 BLfl O A □ 15 C AFASNA AS FASTAS 0( 1*3. VIAS St BLH
o n 16 ç FAZ OS n m " A t FASA 0 PAU .0 ^ A ; 1 1 c RlnCTC OS fSOVEniS AO 0AM
O o P ia H H tC IS t L1ITASC» 01^l« lT IV A C 2*3, VIAS 0A| SOTAS A □ 10 H RCOISTSA StCCSmtVTO >0 OU * 0*0 CISAI O D H RC*CT« I I S T A « « 1 SOTAS (2*1. V | âS) FAVA Ç o o □ 21 c R lC t lf ilSTASCft 1 SOIAS (2*3 . V IA t ) Ot H o o A ' 22 ■ COSFtM LI3TASÍM CO« BLH t A0TA3
£ \ □ 23 C Re t if i c a a iiS T M t n . w a so o ie c e s s a r io O □ 24 ç RtHITC 2AS. VIAS f/os OL (sota») o A □ 2- C R lKfTC U l T í S t n {3 v | A l) Fa m H 0 o □ 26 H R K C IK L IIT A S tn (3 v»A|) ot C
A □ 27 H CAII-SA "OL" l "COMFITÍSCIA* SAS 3 VIAS # ° A □ H S I M H AS 3 V IM BA L 1 STACt*
õ g 30 H EsCAflISMA 3a. VIA U S TA C t" 1 StCMTASIA F /tX F t DIS 01 ü * g 31 H R lC lS t BCH t « 3 VIAS. oo DAn
• d A O 32 H fltflS T A A ÍVTAAÇ* "0 OHAOAO SESAl O o h COSFCSt 0 BOI CO* 0 SALDO OOS BLH
f — □ 34 H CABIHSA. SA3 3 V IAS. *01" t "COMMTISCIA" o A 0 J 5 H SCFASA A| 3 VIA» po 8CM o A n 36 H A lO M lT i A l 1 A I, t 2*1. V1 A| 99 fCM o P 37 ’\ RtHCTt 3*. VIA BCf« â StCIETASIA t J 11*1191 OL - 0 n 38 H S C -n 39 M R ttIS TS A 10 OIIDflO «FftJL n 40 K 0 o A □ o o À □ o o □ ò o A n o o A n o o A n o o □ o o A n o o A □ õ o A □ o O s p o o n o 0 A □ o □ O o A □ o 0 □ o o A □ o o □ o o □ ò o A p O o A p o o A □ 0 o A Q o o A n õ o A n 0 o A n o o A □ O o A n o o A n o o A n o o p o o p o o X p r» o A p o o p 0 0 A p -o o o ó 0 A p o o À o o o A p o o A p o o A p 3 o õ q o o kS <VJ H 1 1 A P 1 ^ P R O G R A M A D C S IM P L IF IC A Ç Ã O D O T R A B A L H O | O G |
1. O que se faz? Quais são os passos? N enhum ioi esquecido? O que faz cada passo?
— O Gráfico de Seqüência deve ser um retrato fiel do processa m ento do trabalho. A finalidade dêste quesito é precisam ente a de verificar se todos os fatos estão registrados e se correspondem à rea lidade.
2. Por que o passo é necessário? Seria possível obter os mesmos resul tados se o passo fôsse eliminado? É o passo absolutamente necessário?
— O objetivo dêste quesito é encontrar a razão de ser de cada passo, e não um a simples justificativa ou desculpa da sua existência.
Exem plo — No Gráfico da Fig. 5 (ver passos 20 a 29) foi feita a seguinte indagação: por que é necessária a “listagem provisória”? seria possível obter os mesm os resultados utilizando somente a “lis tagem definitiva”? A conclusão foi que era suficiente a “listagem de finitiva” para a conferência da perfuração dos cartões. Com isto foram eliminados os passos 21 a 28 (ver Gráfico da Fig. 6, passos 17 e 1 8 ).
3. Onde deve o passo ser executado? Pode êle ser executado mais íàcil- m ente em menos tem po e com menos transporte, se fôr mudada a localização de funcionários ou de equipamentos?
— E sta indagação tem em vista descobrir se o local em que o passo está sendo executado é o mais adequado. Às vêzes, um papel transita vários m etros para receber um a pequena informação pelo encarregado de determ inado fichário ou registro, quando essa movi mentação poderia ser eliminada com um a simples troca de posição do fichário ou das mesas dos funcionários. É preciso dispor os meios e os executores em função do processo produtivo.
4. Quando deve o passo ser executado? Está êle sendo executado na seqüência mais adequada? Seria preferível movê-lo para a frente ou para trás, na seqüência de passos?
— M uitas vêzes, antecipando-se ou protelando-se a execução de um passo, pode-se economizar bastante esforço.
Exem plo — No Gráfico da Fig. 7 (passo 3 0), o chefe indagou: quando devem os requerimentos ser encaminhados para a Seção do Arquivo do Pessoal? E sta indagação foi examinada juntam ente com esta outra, relativa ao passo 25: por que se registram os requerimen tos nas fichas individuais? A conclusão foi a seguinte:
a ) os dados dos requerim entos eram transcritos nas fichas indi
viduais para efeito de conferência das Relações de Assistência P atro nal (R A P P e R A M P ), posteriorm ente recebidos dos Órgãos Locais
b ) não havia necessidade de encam inhar logo os requerim en tos para a Seção de Arquivo, pois a finalidade era somente arquivar;
c ) se os requerim entos permanecessem na Seção, até à chega
da das Relações, não seria preciso fazer transcrições nas fichas, utili zando êles próprios para a conferência (ver passo 52 do Gráfico da Fig. 8 ) .
Com isto foram economizadas 17 horas por sem ana e eliminado um modêlo de ficha.
5. Quem deve executar o passo? Está sendo executado pela pessoa mais apropriada para fazê-lo? Poderia ser transferido com vantagem para outro executor? N o caso de ser executado pelo chefe, não é o caso de ser delegada a execução a um funcionário?
— São m uito comuns os casos em que a simples transferência de executante de um passo traz economia. Isto acontece principal m ente quando certo funcionário dispõe de meios que lhe perm item m elhor execução. Êste quesito tam bém envolve o problem a de dele gação. É m uito freqüente a ocorrência de retenção do trabalho na mesa do chefe quando êste acha que deve conferir e rubricar tudo, e até mesmo executar pessoalmente. O trabalho correria m uito mais fàcilm ente se o chefe resolvesse correr um mínimo de risco e apren der a delegar aos subordinados, reservando seu tem po para instruí- los, planejar, organizar, coordenar, controlar, supervisionar, enfim.
E xem plo — No Gráfico da Fig. 7 (passo 10), o Chefe indagou quem deve minutar a correspondência de irregularidades? A conclu
são foi que não era necessário utilizar B (Oficial A dm inistrativo) e seria mais rápido que a correspondência fôsse m inutada por D e G, que anotam as irregularidades (ver passos 7 e 8 ). Com isso foram liberadas 10 horas por sem ana do Oficial Administrativo, e ficou praticam ente sem aum ento o tem po de D e G, em face da m udança de m étodo na confecção da correspondência (com parar passos 7 e 8 da Fig. 7 com passos 7 e 8 da Fig. 8 ) .
6. Como está sendo executado o passo? Existe uma maneira de executá- lo com menos esforço e em menor tempo?
— Existe sem pre a possibilidade de encontrarm os um m elhor m étodo de execução do trabalho. O progresso hum ano repousa nesse princípio. A ausência de busca continuada de melhores m étodos con duz à estagnação e à ineficiência. Existem possibilidades quase infi nitas de pequenos aperfeiçoamentos nos métodos de execução do trabalho. A combinação de formulários com dados comuns; a estan- dardização de um registro repetitivo; o uso de um equipam ento ou recurso mecânico; a elaboração de padrões para reduzir erros; o uso de símbolos e códigos para reduzir o trabalho de escrita, são exem plos típicos de recursos para simplificar o trabalho.
E xem plo — No Gráfico da Fig. 7 (passos 7 a 23 ) o chefe for m ulou a pergunta: como devem ser executados os passos da prepa
ração da correspondência sôbre irregularidades? A conclusão foi que para êsse tipo de correspondência seria muito mais fácil e econômico adotar um método já experimentado durante vários anos pelo D epar tam ento de Benefícios, ou seja, um modêlo próprio para correspon dência a mão ( “Solicitação de Providências” ). Além disso, tratando- se de um tipo de correspondência repetitivo, foram estudados padrões, para abreviar o trabalho de escrita. E sta conclusão foi a precursora da “Comunicação de Serviço”, atualm ente generalizada no I.A.P.I.. Em conseqüência da adoção do novo método foram economizadas
16 horas por semana do escriturário-datilógrafo ( H ) e eliminados 7 passos da rotina anterior (ver Fig. 8, passos 7 a 12).
T al como se mencionou em relação à análise do Quadro de Distribuição do Trabalho, não deve o chefe tentar fazer desde logo alterações no trabalho, ao concluir a análise do Gráfico de Seqüência. Essa análise deve ser comple
tada com a do volume, objeto da fase 3.