UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
FACULDADE DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
MARISA VIEIRA LEITE DA SILVA
ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE AS LEGISLAÇÕES BRASILEIRA,
CANADENSE E ESPANHOLA APLICADAS À DIGITALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Brasília 2020
SSI586a
Silva, Marisa Vieira Leite da
ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE AS LEGISLAÇÕES BRASILEIRA, CANADENSE E ESPANHOLA APLICADAS À DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS / Marisa Vieira Leite da Silva; orientador Eliane Braga de Oliveira. -- Brasília, 2020. 167 p.
Dissertação (Mestrado - Mestrado em Ciência da Informação) -- Universidade de Brasília, 2020.
1. Arquivologia. 2. Digitalização. 3. Brasil. 4. Canadá. 5. Espanha. I. Braga de Oliveira, Eliane , orient. II. Título.
MARISA VIEIRA LEITE DA SILVA
ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE AS LEGISLAÇÕES BRASILEIRA,
CANADENSE E ESPANHOLA APLICADAS À DIGITALIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília, como requisito parcial à obtenção do título de Mestre em Ciência da Informação.
Brasília, DF, 28/01/2020.
Área de Concentração: Gestão da Informação Linha de Pesquisa: Organização da Informação.
Orientadora: Profª Drª Eliane Braga de Oliveira
Brasília 2020
https://sei.unb.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visualizar&id_documento=5462832&infra_sistema=… 1/2 FOLHA DE APROVAÇÃO
Título: “ Análise compara va entre as legislações brasileira, canadense e espanhola aplicadas à digitalização de documentos arquivís cos ”
Autor (a): Marisa Vieira Leite da Silva
Área de concentração: Gestão da Informação Linha de pesquisa: Organização da Informação
Dissertação subme da à Comissão Examinadora designada pelo Colegiado do Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação da Faculdade em Ciência da Informação da Universidade de Brasília como requisito parcial para obtenção do tulo de MESTRE em Ciência da Informação.
Dissertação aprovada em: 28 de janeiro 2020.
Presidente (UnB/PPGCINF): Eliane Braga de Oliveira
Membro Externo (UFRGS): Thiago Henrique Bragato Barros
Membro Interno (UnB/PPGCINF): Renato Tarciso Barbosa de Sousa Suplente (UnB/PPGCINF): Ana Lúcia Abreu
Em 09/01/2020. Documento assinado eletronicamente por Thiago Henrique Bragato Barros, Usuário Externo, em 28/01/2020, às 15:44, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento na Instrução da Reitoria 0003/2016 da Universidade de Brasília.
Documento assinado eletronicamente por Eliane Braga de Oliveira, Professor(a) de Magistério Superior da Faculdade de Ciência da Informação, em 28/01/2020, às 15:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento na Instrução da Reitoria 0003/2016 da Universidade de Brasília.
Documento assinado eletronicamente por Renato Tarciso Barbosa de Sousa, Professor(a) de Magistério Superior da Faculdade de Ciência da Informação, em 28/01/2020, às 15:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento na Instrução da Reitoria 0003/2016 da Universidade de Brasília.
A auten cidade deste documento pode ser conferida no site h p://sei.unb.br/sei/controlador_externo.php?
acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 4868893 e o código CRC 8566329A.
AGRADECIMENTOS
Agradeço, acima de tudo e todos, a Deus, o Senhor, Adonai, que concedeu o desejo do meu coração em prosseguir nos estudos. Por meio do seu Espírito Santo, com amor, agraciou-me para concluir mais esta conquista.
Ao meu amor, Douglas, Varão valoroso em minha vida, que me ajudou em oração e conforto, companheiro, amigo e incentivador de sonhos. Às minhas filhas, Ester, Dulce e Glória, inspirações para conquistar, agradeço a torcida alegre e cheia de sorrisos, os quais foram fontes de fortalecimento e renovo.
Agradeço à minha orientadora, Eliane Braga de Oliveira, que, com elegância, atenção e sabedoria, me conduziu pelos caminhos do conhecimento. Sua parceria é valiosa.
Agradeço a todos os professores componentes da banca. Aos professores Thiago Barros e Renato Sousa pelas contribuições que enriqueceram esse trabalho. À Concepción Mendo Carmona, Luciana Duranti, Victoria Lemieux e Jesús Robledano Arillo pela gentil atenção e envio do material essencial a esta pesquisa.
Ao Library and Archives Canada e ao Achivos Nacionales de España pela resposta às mensagens.
Agradeço a todos que, de alguma forma, contribuíram para a realização desta pesquisa, deste sonho meu.
O armazenamento em memória digital é uma potencialização, a exibição é uma realização.
RESUMO
A repercussão do emprego das tecnologias digitais também reverbera na Arquivologia, de modo que as teorias e as práticas arquivísticas se conciliam com este sempre novo contexto digital, o que provoca as discussões acadêmicas na área. Esta é uma pesquisa qualitativa que analisa comparativamente as legislações brasileira, canadense e espanhola no que concerne à digitalização de documentos de arquivo. Tem por objetivo geral identificar possíveis lacunas quanto à observância das recomendações arquivísticas para o processo de digitalização de documentos. Assim, para este estudo, pretende-se examinar, por meio de objetivos específicos, a natureza do documento arquivístico digitalizado, a sistematização das recomendações internacionais para a digitalização de documentos de arquivo e identificar, nas leis e nas normas a observância às recomendações arquivísticas. Por meio da análise de conteúdo, pôde-se obter por resultado que, em menor ou maior grau, os dispositivos legais apresentaram lacunas quanto à conformidade indicada nas recomendações.
Palavras-chave: Arquivologia. Digitalização. Legislação arquivística. Brasil. Canadá. Espanha.
ABSTRACT
The repercussion of the use of digital technologies has also reverberated in archival science, so that archival theories and practices are reconciling with this ever-new digital context causing academic discussions in the field. This is a qualitative research that comparatively analyzes the Brazilian, Canadian and Spanish legislation regarding the digitalization of records. Its general objective is to identify possible gaps regarding compliance with archival science recommendations for the record’s digitization process. Thus, for this study, it is intended to examine through specific objectives, the nature of the digitized records, the systematization of international recommendations for the digitization of records and identify, in laws and standards, compliance with archival science recommendations. Through content analysis, it was possible to obtain that, to a lesser or greater extent, the legal provisions presented gaps in the compliance indicated in the recommendations.
LISTA DE SIGLAS
AAB – Associação dos Arquivistas Brasileiros ALA – Asociación Latinoamericana de Archivos AN – Arquivo Nacional
CCA – Canadian Council of Archives CI – Ciência da Informação
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos CGSB – Canadian General Standard Board
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos DASP – Departamento Administrativo do Serviço Público FGV – Fundação Getúlio Vargas
ICA – International Council on Archives
InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems ISO – International Organization for Standardization
LAC – Library and Archives Canada
MIDA – Multi-Institution Disposition Authorizations NTI – Norma Técnica de Interoperabilidade
OEA – Organização dos Estados Americanos OCR – Optical character recognition
PAC – Public Archives of Canada PARES – Portal de Archivos Españoles PL – Projeto de Lei
SEI – Sistema Eletrônico de Informação
SGBD – Sistema de Gerenciamento de Bases de Dados
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SINAR – Sistema Nacional de Arquivos
LISTA DE QUADROS
Quadro 1. Metodologia − Procedimentos e fontes de pesquisa. Quadro 2. Conceito de documento arquivístico digital.
Quadro 3. Recomendações de habilidades e atividades − AS/NZS ISO 13028:2012. Quadro 4. Requisitos arquivísticos para a digitalização de documentos no Canadá. Quadro 5. Regramento Espanhol que envolve digitalização de documentos arquivísticos. Quadro 6. Requisitos arquivísticos para digitalização de documentos na Espanha.
Quadro 7. Publicações do CONARQ sobre digitalização de documentos arquivísticos. Quadro 8. Regramento brasileiro que envolve a digitalização de documentos arquivísticos. Quadro 9. Requisitos arquivísticos para digitalização no Brasil.
Quadro 10. Comparativo de conceitos: documento digitalizado e digitalização.
Quadro 11. Comparativo de identificação dos requisitos recomendados para digitalização de documentos.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Categorias de digitalização. Figura 2. Escopo da ISO 13028/2010. Figura 3. Vínculo da ISO 13028:2010.
Figura 4. Estrutura de relações do SINAR com os arquivos institucionais. Figura 5. Objetivos e ações da captura.
SUMÁRIO INTRODUÇÃO ... 13 1.1 PROBLEMA ... 16 1.2 OBJETIVO GERAL ... 16 1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 16 1.4 JUSTIFICATIVA ... 17 1.5 METODOLOGIA ... 20 1.5.1 Etapas da pesquisa ... 23 2. REVISÃO DE LITERATURA ... 25
2.1 CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 28
2.2 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ... 33
2.3 A NATUREZA DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITALIZADO ... 50
2.4 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS NO BRASIL ... 58
3. SISTEMATIZAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ... 61
4. ASPECTOS HISTÓRICOS DA ARQUIVOLOGIA NA ESPANHA, NO CANADÁ E NO BRASIL ... 74
5. A PROPOSTA CANADENSE ... 77
6. O CONTEXTO ESPANHOL ... 91
7. A REALIDADE BRASILEIRA ... 108
8. ANÁLISE COMPARATIVA DAS LEIS E NORMAS BRASILEIRA, CANADENSE E ESPANHOLA ... 134
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 144
INTRODUÇÃO
Falar em organização da informação associada à tecnologia da informação implica tratar de informação fluida, disponível, acessível e ubíqua. Para que isso prossiga de maneira consistente e padronizada, percebe-se ser necessário o amparo legal ou normativo no nível da informação administrativa. Os regramentos podem conduzir ao melhor alinhamento dos entendimentos e dos procedimentos a fim de atingir seu principal objetivo que é permitir acesso e gerar conhecimento coletivo.
A digitalização foi inicialmente empregada nos arquivos principalmente sob a abordagem da preservação e do acesso, uma tendência, como era vista nos anos de 1980, nos Estados Unidos e na Europa, no Brasil, a digitalização foi utilizada por uma questão de acesso e substituição, para fins de diminuição de espaço físico. Adveio como uma consequência da ascensão tecnológica e das redes de computadores entre arquivos, bibliotecas e museus e mais tarde, a partir da rede mundial de computadores. Devido à grande aderência, esse artifício de preservação foi sendo explorado pela comunidade científica e considerado, então, uma abordagem de processo, instrumento estratégico que merece a atenção e o exame, pois não é mais um simples procedimento de captura de imagem, envolve toda uma hermenêutica para torná-lo ferramenta de precisão, apurada para atingir seus objetivos.
Na década de 1990, o Brasil experimentou mais uma inovação tecnológica e seus desafios no tocante à gestão de documentos arquivísticos, principalmente quanto ao uso do computador para criação e tramitação desses documentos no âmbito administrativo. Timidamente, no início dos anos 1990, a digitalização de acervos bibliográficos e arquivísticos de valor permanente foram se implantando para fins de preservação e acesso. Já nos anos 2000, essa ação tomou espaço na administração pública, que, por meio de normativos, estendeu o procedimento de digitalização para os documentos de valor primário, assim apresentou aos arquivistas o desafio da gestão de documentos digitalizados e de uma administração capaz de lidar com documentos híbridos, o papel e sua representação digital1.
Pode-se perceber que a comunidade arquivísticas, nos últimos anos, tem manifestado interesse em desenvolver sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos em
1 Representante digital − (digital surrogate): representação em formato de arquivo digital de um documento
originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital (born digital).
ambiente digital. Para tanto, as leis e normas são substanciais, pois têm por finalidade definir critérios e diretrizes de forma a garantir a integridade e a autenticidade do documento digitalizado e seu devido acesso.
No ano de 2012, foi publicada a Lei nº 12.682 que “dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos” (BRASIL, 2012), a “lei da digitalização”. Essa lei, no Brasil, deu início a várias discussões quanto à promoção de sistemas que pudessem garantir a autenticidade, a integridade e a fidedignidade dos documentos digitalizados.
A digitalização de documentos arquivísticos exige ações conjuntas, ou seja, diálogos entre a arquivologia e o âmbito legislativo para melhor direcionar as trilhas de decisões, viabilidade e orientações voltadas à preservação de suas características inerentes e à recuperação do documento digitalizado. Diante disso, a Arquivologia, em seu escopo teórico-metodológico, deve acompanhar as ações da Tecnologia da Informação e Comunicação e, dessa forma, posicionar-se e estar alerta quanto à gestão de documentos arquivísticos em ambiente digital. Assim impulsionará os profissionais de arquivos, especialmente os arquivistas, a desempenharem o seu papel de gestores da informação e de documentos nesse novo contexto.
A temática da digitalização possibilita uma gama de articulações nos limites da arquivologia, e olhar os contextos internacionais pode auxiliar no entendimento de condução do assunto. Observar as condutas de procedimento, conceitos, produção literária e compreensão de realidades pode trazer à luz novas soluções. No entanto, será que no âmbito Legislativo leis e normas em vigor têm contemplado a diversidade de aspectos envolvidos nas questões relacionadas ao uso da digitalização? E, mais especificamente, na adoção desse recurso tecnológico, será se foram observados preceitos arquivísticos para o tratamento desses documentos?
Canadá e Espanha têm-se destacado por seus estudos no que diz respeito à gestão de documentos de arquivo em meio eletrônico. O Canadá elaborou e tem aperfeiçoado um manual intitulado Electronic records as documentary evidence. Paralelamente a isso, o projeto de pesquisa InterPARES2 desenvolveu ações em outros países, inclusive no Brasil e
2 O Projeto InterPARES − International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
(Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), coordenado pela Universidade de British Columbia, no Canadá, tem desenvolvido conhecimento teórico-metodológico essencial para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos.
na Espanha, para criar e/ou aprimorar políticas, normas e recomendações que visam à padronização de procedimentos quanto ao tratamento de documentos de arquivo no contexto digital.
Na Espanha, inicialmente, a digitalização de documentos parece ter sido desenvolvida não somente para permitir o acesso e a preservação do documento físico, no caso de documentos de caráter permanente, mas essencialmente para oferecer agilidade, transparência e comodidade ao cidadão no momento de interação com a administração pública. A exemplo disso, o Ministerio de Hacienda e Ministerio de Política Territorial y Función Pública, em julho de 2019, elaboraram um guia de aplicação de digitalização de documento. Esse guia faz parte dos instrumentos de Políticas de Gestão de documento eletrônico. Essa ação tem como fundamentação a Resolução de 19 de julho de 2011 que aprova a Norma de Interoperabilidade Técnica de Digitalização de Documentos.
O Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Brasil, publicou a Resolução nº 31, de 2010, um manual intitulado Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. No artigo 1º, orienta-se a adoção das recomendações pelos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Atenta-se que as orientações se direcionam a documentos de valor permanente, ou seja, as recomendações abordadas nessa Resolução não se referem a documentos de valor primário, embora possam nortear decisões no processo de digitalização de documentos desse valor.
Esta pesquisa, em seus achados, pode contribuir para a concepção de guia para digitalização, apontar os caminhos para elaboração de leis como também repercutir quanto ao emprego dos conceitos arquivísticos em dispositivos legais. Este estudo também tem a intenção de motivar as reflexões sobre os diversos contextos com os quais a arquivologia tem se defrontado. Dessa forma, este estudo pretende contribuir com as discussões acadêmicas sobre o tema ao desenvolver uma análise comparativa entre as ações normativas do Brasil, do Canadá e da Espanha, visar a identificar, em cada contexto, critérios e diretrizes recomendadas que possam promover uma adequada gestão de documentos digitalizados. Realizar análise comparativa não é tarefa simples, mas o desafio faz-se válido pela oportunidade de visualizar outros horizontes.
1.1 PROBLEMA
A narrativa da digitalização é mais abrangente do que se pode presumir. As questões geradas pelo processo de digitalização têm implicado em estudos em diversas áreas, sobre apropriação de abordagens diferentes, como humanidades e digitalização, ética e digitalização, digitalização de patrimônio cultural, digitalização de documentos administrativos, em arquivos, biblioteca, museus, galerias de arte e até mesmo em estratégias bélicas. Todavia todos esses segmentos têm em comum a necessidade de tornar a digitalização confiável, um instrumento que garanta a autenticidade e a integridade dos documentos para fortalecer a tomada de decisão.
No que se refere aos arquivos, a proposta da análise comparativa das normas pode evidenciar as possíveis omissões ou não quanto à observância das recomendações arquivísticas no processo de digitalização de documentos. Dessa forma, o problema desta pesquisa pode ser assim formulado:
Há lacunas nas leis e nas normas brasileira, canadense e espanhola quanto à observância das recomendações técnicas da arquivologia no contexto da digitalização de documentos arquivísticos?
1.2 OBJETIVO GERAL
O estudo tem como objetivo identificar possíveis lacunas quanto à observância das recomendações arquivísticas no contexto da digitalização de documentos arquivísticos entre as leis e as normas brasileira, canadense e espanhola, por meio de uma análise comparativa. Esta pesquisa tende a fomentar as discussões quanto ao emprego das recomendações arquivísticas em dispositivos legais que versam sobre digitalização de documentos.
1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
➢ Examinar a natureza do documento arquivístico digitalizado.
➢ Sistematizar as recomendações internacionais para a digitalização de documentos de arquivo.
➢ Identificar, nas leis e nas normas analisadas, a observância às recomendações arquivísticas.
1.4 JUSTIFICATIVA
No contexto arquivístico atual, persistem discussões sobre digitalização de documentos de arquivos que versam sobre autenticidade, fidedignidade, respeito ao princípio da proveniência e territorialidade, a assinatura digital − que somente garante a autoria, entre outros pontos que podem apontar a fragilidade do processo de digitalização, caso não sejam observados os preceitos arquivísticos (SCHÄFER, 2016).
À vista disso, estudar a digitalização de documentos, por meio da análise comparativa entre normas e legislações de diferentes contextos, pode contribuir com as discussões acadêmicas, levantar e/ou estimular outras questões, evidenciar ou não lacunas nas normas quanto à devida observância dos postulados arquivísticos.
Como exemplo, pode-se citar o que ocorre na Secretaria de Gestão do Ministério da Economia. A Coordenação Administrativa da Secretaria possui um scanner3 para digitalizar todos os documentos recebidos pelo correio ou recebidos presencialmente. O aparato utilizado somente reconhece documentos em suporte papel, haja vista haver digitalizadoras que possuem dispositivo para leitura, além do suporte papel, de mídias, como CD, DVD e pen drives. A unidade administrativa também recebe documentos gravados nessas outras mídias, os quais são inseridos no computador e dirigidos para a realização do registro em sistema.
A rotina de trabalho consiste em um técnico inserir o documento físico no escâner – que possui leitor de caracteres – Optical character recognition (OCR) −, verificar a legibilidade do documento, devolvê-lo nos casos presenciais ou quando recebidos via Correios, digitalizá-los e guardá-los para posterior devolução ao interessado. Feito isso, os documentos estão aptos ao registro eletrônico no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), sistema implantado, em abril de 2015, no extinto Ministério do Planejamento, integrante do SINAR.
Observa-se que a questão em torno desse documento digitalizado envolve variáveis relevantes para a manutenção das características inerentes ao documento de arquivo,
3 Descrição: modelo: i2600l. Tecnologia de digitalização ccd duplo; profundidade da saída em tons de cinza
de 256 níveis (8 bits); profundidade da captura em cores de 48 bits (16 x 3); profundidade de bit de saída de cores de 24 bits (8 x 3), resolução ótica 600 dpi, iluminação led duplo indireto resolução de saída 75/ 100/ 150/ 200/ 240/ 250/ 300/ 400/ 600 / 1200 dpi, detecção de alimentação múltipla com tecnologia ultrassônica conectividade usb 2.0 (cabo incluído), formatos de arquivos de saída tiff, jpeg, rtf, bmp, pdf e pdf pesquisável de uma ou várias folhas, requisitos elétricos 100- 240 v (internacional); 50-60 hz, scanners com qualificação energy star. marca: kodak - serie: 48833544 1.
características que podem ser comprometidas na operação de digitalização, na máquina utilizada, na competência do operador e na migração para o sistema, como também do próprio sistema que guarda o documento digitalizado.
Em entrevista ao Centro de Apoio à Educação a Distância (CAED), unidade acadêmica da Universidade Federal de Minas Gerais, Flores (2017) afirma que, hoje em dia, a representação digital de documentos, ou digitalização, prescinde de escâneres. A representação é realizada em telefones móveis, por meio de aplicativos, como no exemplo dado por Flores (2017): um servidor, com seu celular, pode fotografar um atestado médico e enviar para o setor responsável,em que o documento é inserido num sistema eletrônico de informações, como o SEI.Nesse sentido, Flores ressalta que o aparato para o processo de digitalização é o menor dos males. Assevera, ainda, que num processo de digitalização o maior problema está na ausência de gestão arquivística e de política de preservação dos documentos digitalizados. Flores (2017) também afirma que o documento digitalizado não tem o mesmo valor que um documento original, o representante tem valor de cópia autenticada, de forma que não pode ser atribuído a ele o valor de autêntico.
Por ser tema de interesse para a Arquivologia no Brasil, entende-se ser válida a análise comparativa das legislações, sob as lentes da Ciência da Informação e da Arquivologia, pois norteiam orientações e ações para o tratamento dos documentos digitalizados, bem como são fontes para a identificação do universo conceitual, no que diz respeito ao documento arquivístico digitalizado.
Importante ressaltar que a norma canadense Electronic records as documentary evidence, objeto da análise comparativa, foi criada para orientar instituições que produzem e recebem documentos, da esfera pública e privada. A norma foi elaborada em padrões estabelecidos para normatizar documentos com valor de prova e assim serem enquadrados em requisitos de autenticidade e integridade. A norma faz referência às recomendações ISO4 15489:2006, 30300:2011, 30301:2011 e 13028:2012 13028:2010, que estabelecem parâmetros para a gestãodocumental e digitalização de documentos.
A Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, que será analisada, é resultado das ações governamentais para implementação do Esquema Nacional de Interoperabilidade dos serviços públicos. Sobre eficácia de
4 ISO − International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, em
amplitude nacional, é uma norma que estabelece requisitos mínimos para a gestão dos documentos digitalizados (GIMÉNEZ-CHORNET, 2017).
A legislação brasileira, a Lei nº 12.682, publicada em 10 de julho de 2012, trata da produção, da digitalização e do arquivamento de documentos públicos e particulares, em meio óptico, eletrônico e digital. A lei preconiza que o processo de digitalização alcance os padrões de autenticidade recomendados, e para isso exige a certificação digital como garantia. A Resolução do CONARQ nº 37, de 2012, que aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais, elucida que somente a certificação digital não é instrumento eficiente para assegurar, por tempo indeterminado, a autenticidade dos representantes digitais principalmente em casos de “atualização e ou substituição de hardware, software ou formatos” (LIMA; FLORES, 2016, p. 88). Não há referência às Normas ISO no texto da Lei nº 12.682, mas as Recomendações para Digitalização de Documentos Permanentes elaboradas pelo CONARQ contemplam as seguintes ISO: ISO/IEC 15943:2003, 15444:2000, 3200:2008, 19005-1:2005 que estão relacionadas à gestão documental.
Há que se mencionar que, até o momento, somente a norma canadense contemplou a Norma ISO/TR 13028:2010 que trata especificamente sobre digitalização de documentos. Essa norma foi criada conjuntamente por Austrália e Nova Zelândia e tem como escopo estabelecer guias para a criação e a manutenção de documentos em formato digital por meio da digitalização.
Outras questões que também podem justificar este estudo apresentam-se pelo fato de que, durante a coleta de dados, por meio de bases dados e pesquisa pela web, poucos temas acadêmicos têm versado sobre a digitalização, principalmente no campo da arquivologia. A discussão da digitalização tem orbitado no universo das redes sociais, dos blogs, dos sites e dos grupos informais. O senso comum é de que a era do papel está acabando e a digitalização, além de mera técnica, também não encontrará pouso. Mas o cenário tem mostrado que a digitalização ainda se configura como solução para preservação e agilidade nos processos de negócios. Também encontra ocasião na literatura, para se explorar as retóricas, as interpretações, as impressões e as implicações sociais que podem causar.
Espera-se, com esta pesquisa, incentivar ainda mais a comunidade acadêmica no desencadeamento de reflexões que a digitalização tem proposto, pois é um campo vasto para indagações, litígios, debates, controvérsias, como apontado por Soledade (2018), na literatura brasileira e no Dicionário de Terminologia Arquivística, o conceito de
digitalização somente esclarece o ato de digitalizar e não o vê como um processo que envolve etapas, um conceito que poderia ser explorado, embora se possa perceber que o conceito mais aceito advém de experiências internacionais.
Assim também ocorre com o conceito de documento arquivístico após a sua digitalização, os conceitos atribuídos no solo brasileiro advêm da contribuição da literatura estrangeira. Sob a esteira cultural, patrimonial, diversidade de artefatos, a digitalização também é um horizonte a ser contemplado, as questões voltadas às competências interpessoais para compor o processo, como fonte digital em humanidades e entre outros segmentos e vertentes. Esta não é uma pesquisa exaustiva e esses supracitados assuntos não serão o seu escopo, mas servem de substrato para justificá-la.
1.5 METODOLOGIA
Schneider e Schimitt (1998) observam que a utilização do método da comparação para fins de interpretação de um fenômeno social favorece descobertas “[...] identificando continuidades e descontinuidades, semelhanças e diferenças”, o que contribui para visualizar os contextos e as forças sociais atuantes, assim também “[...] remetendo a um debate acerca dos próprios fundamentos da construção do conhecimento em Ciências Sociais” (SCHNEIDER; SCHIMITT, 1998, p. 1).
Esses autores relatam o trabalho realizado por Skocpol e Somers (1980), “The use of comparative history in macro-social inquiry”, no qual descrevem três categorias de análise comparativa: a primeira se refere à análise comparativa como um “Demonstrativo paralelo de teorias”, outro tipo como “Análise macro-causal” e outra categoria denominada “Contraste de Contextos” que consiste na comparação de dois ou mais casos, ao buscar, por meio de evidências, suas diferenças recíprocas. Sobre essa última categoria, lançam-se as bases para justificar a análise comparativa desta pesquisa.
Conforme lembrado por Jardim (2011, p. 201), o método comparativo é um recurso frequentemente utilizado pelas ciências sociais: “Sociologia, Antropologia, Ciência Política, Direito, História, Linguística, Psicologia Social etc.”. O autor também esclarece que “O método comparativo supõe a construção de unidades de comparação a serem observadas, situação que implica recortes sobre uma dada realidade”.
Ketellar (1997), em sua proposta para uma Arquivologia comparada, alega que a “Arquivologia é desafiada a descrever cada domínio local cuidadosamente, e no idioma apropriado, antes que estratégias ou metodologias possam ser separadas da pura teoria arquivística e depois comparadas com o que é encontrado em outro lugar” (KETELAAR, 1997, p. 147, tradução nossa). O autor conclui que, por mais importante que seja o resultado prático, o principal benefício do método comparativo é o aprimoramento da profissão arquivística e o fomento ao entendimento internacional.
A escolha dos países Canadá e Espanha neste trabalho, acompanha o entendimento de Barros (2014), Tognoli (2007) e Marques (2019) quanto à contribuição dessas escolas para a arquivologia brasileira.
O Canadá como contexto de análise se deve ao seu histórico de contribuição nas esferas técnica e científica enquanto estudos arquivísticos e diplomáticos, à ampla produção acadêmica e por ser o celeiro do projeto anteriormente mencionado, o InterPARES (TOGNOLI, 2013). O objetivo desse projeto é voltado ao tratamento de documentos eletrônicos, inclusive o documento digitalizado.
A inclusão da Espanha justifica-se por seu contexto histórico em relação aos movimentos político-ideológicos que interferiram na institucionalização dos arquivos e na constituição da disciplina acadêmica, como também por frente às novas tecnologias rever “a condição de existência dos arquivos” (BARROS, 2014, p. 100). A Espanha também está alinhada aos estudos e aos parâmetros do InterPARES e utiliza legislação e manuais governamentais para amparar seus trabalhos. Essas normas têm por finalidade ajudar a desenvolver ferramentas e recursos para proporcionar a adequada interoperabilidade técnica, semântica e organizacional aplicada a sistemas que podem ser empregados de maneira a cumprir os requisitos para a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos digitalizados.
Por se tratar de uma análise comparativa entre legislações de distintos países, valer-se-ão de documentos públicos, “documentos qualitativos” como definido por Creswell (2010, p. 214), usados pelo pesquisador como fonte para coleta de dados. Este estudo se configura em uma pesquisa qualitativa, que utiliza como estratégia de investigação a análise de conteúdo, uma vez que “a análise de conteúdo provê novos insights, aumenta o entendimento do pesquisador sobre um particular fenômeno, ou informações práticas.
Análise de conteúdo é uma ferramenta científica”5 (KRIPPERNDORFF, 2003, p.18,
tradução nossa).
Foram adotadas categorias específicas para a análise de conteúdo (Bardin, 2016) à medida que a análise dos conteúdos permitiu visualizar a relação com os dados coletados. Tendo em vista a reunião de documentos que versam sobre o tema digitalização, conceito de documento e documento arquivístico, legislações que tratam de digitalização de documentos de arquivo e recomendações arquivísticas foi possível estabelecer as seguintes categorias baseadas na ISO/TR 13028:2010:
➢ Gestão de documentos arquivísticos; ➢ Análise do processo de digitalização;
➢ Análise o sistema informático de gestão de documentos de arquivo; e ➢ Operação de equipamentos.
Essas categorias possibilitam visualizar o processo de digitalização. Não se configuram em etapas do processo, mas se constituem em parâmetros para analisar os dados referentes aos requisitos arquivísticos extraídos das recomendações sob exame, amparo para identificar o cumprimento, e permitir comparar em que os dispositivos legais podem refinar os entendimentos.
A seleção da literatura para identificação dos conceitos de documento, documento arquivístico, documento digital e digitalizado, das recomendações arquivísticas para digitalização de documentos de arquivo foi realizada por meio de bases de dados nacionais e internacionais e portais de periódicos como, BDTD – Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações, BRAPCI – Base de Dados Referencial de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação, Portal de Periódicos da CAPES, Repositório Institucional do IBICT – Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, LISA – Library Information Science Abstract, ISTA – Information Science & Tecnology Abstracts. Os portais de periódicos visitados foram: Archivaria, Tesis Doctorals en Xarxa, Scielo e Google Scholar. Utilizaram-se, como filtro de busca, os descritores: documento arquivístico e digitalização de documentos arquivísticos com também os cognatos correspondentes em inglês: record e records digitization e em espanhol: documento, documento de archivo e digitalización de documentos archivisticos encontrados no título e no corpo dos artigos.
5“[…] content analysis provides new insights, increases a researcher's understanding of particular
phenomena, or informs practical actions. Content analysis is a scientific tool.” (KRIPPERNDORFF, 2003, p. 18).
A busca pelo teor da lei brasileira, Lei nº 12.682/2012, foi realizada por meio da página web do Planalto. A consulta quanto aos regramentos espanhóis foi feita, também, por meio do sítio eletrônico do governo espanhol. A norma canadense foi disponibilizada pelas professoras Luciana Duranti e Victória L. Lemieux, por correspondência eletrônica. As informações sobre o contexto e o estado da arte ao que se refere à digitalização nos três países foram coletadas por meio de websites institucionais do governo, dos arquivos e das bibliotecas.
O Quadro 1 indica os procedimentos adotados e as fontes de pesquisa que foram utilizadas para o melhor entendimento a partir dos objetivos específicos:
Quadro 1 – Metodologia: Procedimentos e fontes de pesquisa Objetivos específicos Procedimentos Fonte Examinar a natureza do
documento arquivístico digitalizado.
Análise de conteúdo/ análise conceitual.
• Literatura analisada por meio de pesquisa em bases de dados da arquivologia e ciência da informação, nacionais e internacionais. Sistematizar as recomendações internacionais para a digitalização de documentos arquivístico. Análise de conteúdo/critério temático. • - UNESCO/ ICA • - ISO/TR 13028:2010 • - AS/NZS ISO 13028:2012
• - Encyclopedia of Archival Science
Identificar, nas leis e nas normas analisadas, a observância às recomendações arquivísticas. Análise comparada/critério contextual e critério temático. • - Lei nº 12.682/2012
• - National Standards of Canada Electronic records as documentary evidence – 2018
• - Norma Técnica de Interoperabilidad – Digitalización (NTI)
Fonte: Elaboração própria
1.5.1 Etapas da pesquisa
No desenvolvimento desta pesquisa, foram realizadas as seguintes etapas, com vistas ao alcance dos objetivos propostos.
a) Examinar a natureza do documento arquivístico digitalizado
Esta etapa consistiu no estudo do conceito de documento arquivístico na literatura dos três contextos que serão analisados: Brasil, Canadá e Espanha. Para esse fim, foi
realizada pesquisa em bases de dados da CI, nacionais e internacionais, ao reunir e selecionar textos sob os descritores apontados.
b) Sistematizar as recomendações arquivísticas para a digitalização de documentos presentes na literatura da área
Foi realizada pesquisa em sites de instituições arquivísticas e governamentais a fim de reunir manuais, guias e resoluções do Brasil, Canadá e Espanha que contemplassem o tema da digitalização de documentos arquivísticos. Foram considerados documentos produzidos por instituições internacionais, como o ICA e UNESCO, CONARQ e ISO.
c) Identificar, nas leis e nas normas analisadas, a observância às recomendações arquivísticas
Cumpriu-se, nesta etapa, a análise para identificar o implemento às recomendações arquivísticas. Foram analisadas, em cada normativo, a menção ou a indicação da aplicação das recomendações estabelecidas. Como resultado da análise, elaborou-se um panorama de critérios presentes nas recomendações arquivísticas. Os dados obtidos foram sistematizados em quadro comparativo.
2. REVISÃO DE LITERATURA
A forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo [...]. (BELLOTTO, 2006, p. 36).
A arquivologia será o campo científico de base para examinar a natureza e o comportamento do documento digitalizado, pois é um dos campos que possui o documento como objeto e objetivo de estudo e pode intermediar e conciliar os diálogos conceituais com as especificidades das técnicas arquivísticas, uma vez que tem o propósito de organizar o crescente conteúdo informacional nos registros custodiados pelos arquivos.
O conceito de documento digitalizado tem sido um tema recente e passível de discussão relacionado ao tratamento diplomático dado aos documentos no que se refere à integridade, à autenticidade e à preservação. Ademais, a análise desse documento requer aplicação dos preceitos científicos da arquivologia e das técnicas arquivísticas para aprimorar seu tratamento.
Sobre o aspecto da materialidade da informação, o filósofo e cientista da informação Frohmann (2006) afirma que “o conceito de materialidade traz um entendimento muito mais rico do caráter público e social da informação em nosso tempo” (FROHMANN, 2006, p. 3). Compreende-se pela fala do autor que informação é o registro materializado para atender ao fim social. E isso faz sentido pelo fato de que a informação materializada, e por materialidade, entende-se ser o registro em um suporte, e essa informação registrada pode ser mais facilmente operável de forma a possibilitar a recuperação dela, ou seja, promover o acesso. A essa materialização, o autor evoca o documento ao afirmar:
Mas se ‘documento’ nomeia a materialidade da informação, e se a materialidade é importante para o entendimento dos aspectos públicos e sociais da informação, então os estudos da documentação tornam-se importantes para os estudos da informação. (FROHMANN, 2006, p. 3)
Nessa abordagem de materialidade da informação, Buckland (2011) tratava a questão de objetos e impressos sobre guarda de outras áreas que não a Biblioteconomia, ao compreender o conceito de documento “como um termo técnico geral para todos os tipos de objetos informativos: livros, conjuntos de dados, manuscritos, gravações musicais, e, sim, uma coleção de aves mortas!” (BUCKLAND, 2011, p. 235). O autor afirma que:
Utilizar a visão do universo centrada em documentos fornece uma boa base para tornar a Ciência da Informação mais realista e mais completa através de uma exploração tridimensional que abrange as características físicas de informação, o papel semântico e intelectual da informação e o amplo papel social de registros [...]. (BUCKLAND, 2011, p. 235).
Rabello (2011, p. 180) faz uma interpretação do conceito de documento, ao identificar, além de sua materialidade, a existência de uma intencionalidade, “ou seja, um traço de uma expressão, instituído por um ponto de vista intencional”. Outra alusão característica que Rabello (2011) aduz ao documento, por meio da sua intencionalidade de existir, é sua função de prova como representação da realidade, assim:
O documento probatório, quando utilizado como tijolo para a tal edificação de verdades, se constitui a partir da forma documental, da sua coisificação/fisicalidade e do valor de fidedignidade outorgado institucionalmente, p. ex., sob uma “racionalidade burocrática”. (RABELLO, 2016, p.18).
Rondinelli (2011) aponta que “a questão da materialidade aparece como um ponto de convergência entre a Ciência da Informação e a Arquivologia também quanto à relação entre informação e documento” (RONDINELLI, 2011, p. 100). A partir dessa afirmativa, pode-se inferir que, para as duas áreas, documento é a informação capturada num tipo de estrutura e tem a capacidade de produzir algum efeito, seja particular, seja social.
Tognoli (2007) apresenta a contribuição da diplomática contemporânea canadense para a arquivologia, uma vez que o objetivo dos novos usos da diplomática é “identificar a natureza dos documentos e as características que os fazem confiáveis dentro do contexto em que foram criados” (TOGNOLI, 2007, p. 20).
Nesta revisão, são abordados o conceito de documento arquivístico, documento arquivístico digital, e digitalização de documentos de arquivos encontrados no âmbito da Ciência da Informação e na Arquivologia, bem como as políticas arquivísticas voltadas para a produção e a preservação dos documentos digitais.
De acordo com Duranti (1994), documento arquivístico é o registro documental produzido em decorrência das atividades desenvolvidas por pessoas ou instituições, registros esses imbuídos de testemunho. Seguindo essa linha de raciocínio, Bellotto (2006) define documento arquivístico pela sua origem e função, e porque “[...] justificam sua existência,
guardando relações orgânicas entre si. Surgem por motivos funcionais administrativos e legais [...] e sua apresentação independe de suporte” (BELLOTTO, 2006, p. 37).
Campillos (1996) e Rodríguez Bravo (2002) também trazem conceitos alinhados quando definem documento arquivístico em função de sua origem e intencionalidade. As autoras destacam a sua relação com o princípio da proveniência, um legado dos teóricos holandeses. Campillos (1996) define documento arquivístico como uma produção orgânica institucional ou particular, instrumento de testemunho e um dos elementos que possibilita a aplicação do princípio da Proveniência. Para Rodríguez Bravo (2002), o documento arquivístico é produzido no exercício de suas funções e deve ter vínculo orgânico com os demais fundos.
Quanto ao conceito de documento arquivístico, observa-se a convergência entre as definições apresentadas pelas autoras, convergência acompanhada nesta pesquisa.
Para abordar o conceito de documento digital, serão utilizados os autores: Rodríguez Bravo (2002), Duranti (2002) e Cruz Mundet (2009). Rodríguez Bravo (2002) afirma que documento digital é aquele que necessita de um aparato computacional para ser acessado. Assim também se equiparam os conceitos de Duranti (2002) e Cruz Mundet (2009) quanto ao documento digital. O documento arquivístico digital, conforme Cruz Mundet (2009), é o documento arquivístico produzido em código binário, ou seja, em linguagem computacional.
Quanto à digitalização de documentos arquivísticos, serão utilizados os conceitos trazidos pela UNESCO (2002), Schäffer (2013), Innarelli (2015) e Flores e Lima (2016). Constata-se que o conceito de digitalização é unívoco para os autores, por ser entendido como um procedimento técnico. O processo de digitalização de documentos arquivísticos é definido por eles como a captura da imagem do documento físico por um dispositivo eletrônico. Essa imagem é convertida em linguagem de computador e deve ser tratada como um documento arquivístico passível de autenticação.
2.1 CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
[...] reafirmamos nossa posição de que o material de arquivo, representado no documento de arquivo, é o objeto que atribui identidade à Arquivologia e que, frente ao progresso da tecnologia documental, necessita ampliar sua definição. (SCHMIDT, 2012, p. 287).
O enunciado por Schmidt (2012, p. 293) apresenta uma reflexão quanto às “transformações no objeto de trabalho de arquivistas, decorrentes do progresso da tecnologia” e seus impactos na arquivologia. A autora compreende que a ressignificação dos suportes dos documentos não altera “os elementos e atributos que o caracterizam enquanto documento de arquivo” [...] (SCHMIDT, 2012, p. 293).
Na arquivologia, também se admite o conceito de documento seguindo a “conceituação clássica e genérica” (BELLOTTO, 2006, p. 35): a informação sobre suporte. No entanto, para que o documento seja considerado documento de arquivo, são necessárias outras especificidades. Um desses atributos é a função de servir como prova.
Bellotto (2006) também propõe uma definição para diferenciar o documento de arquivo dos documentos de biblioteca, como também dos centros de documentação. A autora define documento de biblioteca e museus como materiais advindos da compra, da doação ou da permuta e apresentam características culturais, científicas e técnicas. As acumulações de documentos pelos centros de documentação são de origem de fontes primárias, ou seja, os centros são detentores de produções de caráter social, científico ou jurídico de outras instituições.
Bellotto (2006) apresenta a definição de documentos de arquivo como sendo “produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si”. Também por sua função, “tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa”. Por sua forma e suporte, “pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte” (BELLOTTO, 2006, p. 37).
Rondinelli (2011), em sua pesquisa denominada o Conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revisitação necessária, realizou uma análise histórica contextual que perpassou por conceitos modernos a contemporâneos, ou seja, uma evolução no conceito de documento arquivístico. Partiu de um conceito amplo ou um conceito simples que contempla a informação gravada no suporte em decorrência da
atividade institucional ou pessoal, baseada no crivo da materialidade até o documento com elementos que o distingue e o legitima como documento arquivístico, participante de um sistema social e que gera efeitos sociais.
Sob o prisma canadense, Duranti (1994) lança mão de postulados diplomáticos para definir documento de arquivo sobre características, como a imparcialidade, um atributo que o documento oferece ao usuário por ser desprendido de tendências pessoais evocadas por interesses sem um propósito fidedigno. Outra característica indicada por Duranti (1994) é quanto à autenticidade, o documento possui elementos de legitimidade que o confirmam como valor de prova. A terceira característica apontada é a naturalidade, a produção documental acontece por refletir as estruturas produtoras. A quarta característica, o inter-relacionamento, ou como se pode inferir, uma relação intelectual para compreender o contexto das ações. A última característica apresentada é a unicidade, embora possa haver cópias, o documento sobre o fato é único na estrutura e no contexto que foi criado.
Assim, Duranti (1994) propõe um conceito de documento de arquivo:
[...] registros documentais que representam um tipo de conhecimento único: gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. (DURANTI, 1994, p. 50).
Ainda sobre o documento arquivístico, a autora aduz que o documento arquivístico é decorrente de uma relação entre os documentos e a atividade da qual eles resultam e que essa relação pode ser completamente analisada tanto sobre o aspecto teórico da diplomática como por leis. A autora também afirma que os
[...] registros documentais atestam ações e transações, e que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação [...]. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, [...]. (DURANTI, 1994, p. 51).
Heredia Herrera (1991) caracteriza documento de arquivo como um documento único. Não são produzidos para edições múltiplas, nem fazem parte de coleções, assim diferenciam-se dos exemplares das bibliotecas. Aponta seu caráter de testemunho, prova e componente de pesquisa e que não gera direitos autorais e reunidos. Fazem parte de um fundo identificado, ordenados e organizados para facilitar sua recuperação.
Cruz Mundet (1999, p. 99), no Manual de archivística, endossa o apresentado por Heredia Herrera (1991) e elenca elementos que distinguem os documentos de arquivo: “o caráter seriado, a gênesis”, “a exclusividade e a inter-relação”. Além de possuírem características internas e externas, atribuídas pelo exame diplomático dos documentos, também são passíveis de atribuição de valor, primário, ou de valor administrativo, e valor secundário, ou histórico. O autor afirma que os valores atribuídos aos documentos de arquivos estão intrinsecamente associados ao ciclo de vida dos documentos, alinhando à visão estadunidense.
Seguindo esse entendimento, a documentalista espanhola Rodríguez Bravo (2012) declara que:
A precisão do conceito de documento de arquivo está em descobrir sua alma orgânica, seu vínculo com os demais de um fundo, uma série ou um expediente, por ser recebido ou expedido no exercício de funções legais ou transações de negócios. (RODRÍGUEZ BRAVO, 2012, p.142, tradução nossa).
Complementando o conceito de documento arquivístico, Martín-Pozuelo Campillos (1996, p. 7) afirma que, segundo os “teóricos holandeses”, o documento de arquivo é “o elemento fundamental do princípio da proveniência”, ou seja, a origem da sua existência em determinado lugar e momento, que deve ser definido primeiramente e logo tratado, mas não como uma acumulação incoerente, e sim utilizando as normas e as técnicas arquivísticas para garantir o contexto e o acesso.
Assim, entendido o conceito de documento arquivístico tradicional − documento conceituado sob o aspecto material ou analógico − deve-se, então, percorrer os caminhos para compreender o conceito de documento arquivístico eletrônico.
Freitas (1991), no Dicionário de termos arquivísticos: subsídios para uma terminologia arquivística brasileira, a ausência do termo “documento digital”, apresentou um conceito semelhante para “arquivos computadorizados”: documentos ou “arquivos formados por conjuntos de dados gravados em fitas magnéticas, discos magnéticos, cartões perfurados ou similares, cujo conteúdo é acessível apenas pelo computador, organizado de acordo com o princípio da proveniência” (FREITAS, 1991, p. 20).
Augustin Lacruz e Muñoz Escolá (1997) valem-se da perspectiva do contexto tecnológico para refletir sobre os impactos da tecnologia na transição do documento analógico ao digital. Apontam a constante evolução do documento, como um processo que traz novos desafios, utiliza como exemplo o avanço tecnológico que proporciona uma
desenfreada produção documental. Aspectos como esse incitam o arquivista na busca de soluções para a melhor gestão, já que, todavia, não detém o controle racional de produção de documentos, seja ele tradicional, seja digital.
Como ressalta Rodríguez Bravo (2012), os arquivos, ainda em formato físico, principalmente em papel, buscam atuar no ambiente digital, e o desafio está justamente em atender a essa demanda da sociedade quanto ao rápido acesso à informação. A problemática está em planejar a gestão e levar em consideração a definição de papéis, a parceria entre arquivistas e profissionais da computação, entre outros que possam contribuir, como também considerar, que no contexto digital a documentação arquivística deve obedecer aos critérios arquivísticos, mas devido às peculiaridades computacionais, esse ambiente desconstrói a aplicação das tradicionais ferramentas de gestão de documentos no que tange ao ciclo de vida dos documentos de arquivo. A autora faz alusão ao fluxo contínuo, ou records continuum, como objeto de estudo e trabalho dos arquivistas, pois, no ambiente digital, a guarda do documento não sofrerá os mesmos preceitos que a guarda física, embora obedeça a critérios arquivísticos para os prazos de guarda.
Para Rodríguez Bravo (2002), o conceito de documento digital apresenta-se como uma espécie do documento eletrônico. O documento eletrônico necessita de um instrumento elétrico para ser visualizado, como, por exemplo, uma fita de vídeo. O documento digital é “um documento eletrônico em base de codificação binária e precisa de um computador para ser lido” (RODRÍGUEZ BRAVO, 2002, p. 166, tradução nossa).
Ao elaborar um quadro comparativo entre as características dos documentos analógicos e digitais, relata que “um documento analógico representa a realidade por analogia física”, por isso apresentam limitada interação social, afirma Rodríguez Bravo (2002, p.168). O documento digital “representa a realidade mediante códigos binários”, apresenta dependência tecnológica, o computador, ou outros instrumentos capazes de promover a leitura de um documento digital (RODRÍGUEZ BRAVO, 2002, p.168).
Conforme Rodríguez Bravo (2002), embora alguns estudiosos possam conceber a ideia de dissociação do conteúdo ao suporte, o documento digital necessita da tela do monitor de computador para ser lido, ademais, afirma que, devido à plasticidade ou à facilidade de se manipular, o documento digital poderá, em algum momento, se encontrar em suporte papel.
Cruz Mundet (2009, p. 31) refere-se ao conceito de documento eletrônico sob o ponto de vista arquivístico, de forma semelhante ao documento arquivístico tradicional. Embora o
documento eletrônico prescinda do suporte papel, também recebe a definição de documento arquivístico em função da sua finalidade, da evidência ou da prova.
Alinhando o entendimento, o CONARQ, pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônico (CTDE), avança no Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais (2016, p. 21) que define documento arquivístico digital como um “documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”, e documento digital como “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”. Portanto, o conceito de documento arquivístico digital recebe o adjetivo arquivístico em decorrência da sua função arquivística.
No campo da Diplomática, o documento eletrônico, assim como o interpreta Duranti (1994), deve ser tratado de maneira similar ao documento tradicional, pois ele possui suporte, forma, pessoas ou entidades que agem por meio do documento, ação ou o que dá sentido à existência do documento, contexto, vínculo arquivístico e conteúdo.
Conforme Duranti e Macneil (2002), “o âmago da Diplomática reside na ideia de que todos os documentos podem ser analisados, compreendidos e avaliados por sistema de elementos formais [...]. ” (DURANTI; MACNEIL, 2002, p. 49). Então, infere-se que os mesmos parâmetros utilizados para identificar e conceituar o documento arquivístico tradicional podem ser empregados para documento arquivístico digital, tendo em vista que a sua função não foi alterada, mas sim o ambiente de produção, criação e tratamento.
Sobre essas reflexões, pode-se analisar a natureza do documento digitalizado em ambiência arquivística, posto que outros entendimentos possibilitarão situar esse tipo de documento em dois universos confluentes, o digital e o arquivístico. Neste estudo serão exploradas, não exaustivamente, as abordagens e as vertentes em que a digitalização se tornou realidade e fonte de estudo na arquivística e em outras áreas científicas. Os aspectos que serão apresentados trarão a trajetória da digitalização em escala nacional e internacional.
2.2 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
[...] a digitalização não é mais e apenas um meio para criar reproduções digitais de objetos físicos, facilitando o acesso e preservando o original em suporte "analógico" ou resolvendo problemas de falta de espaço de armazenamento. Dela decorre a produção de informação digital que como qualquer informação nato-digital deverá ser eficaz e eficientemente produzida, gerida, armazenada, difundida, usada e preservada. (PINTO, 2011, n. p.).
Sobre a epígrafe citada, faz-se interessante para iniciar a trajetória da digitalização, recorrer a uma distinção entre digitização e digitalização. Brennen e Kreiss (2014) explicam que são termos próximos em conceito e frequentemente usados como sinônimos, mas as diferenças são notáveis. O termo em língua inglesa digitization, apresentado pelos autores, extraído do The Oxford English Dictionary, significa “conversão de dado analógico em formato digital”. O termo digitalization refere-se à “adoção ou implementação no uso de tecnologia digital ou tecnologia de computador pela organização, indústria, país etc.” (BRENNEN; KREISS, 2014, n. p., tradução nossa).
Nessa mesma linha, segue o entendimento de Calixto (2016), digitização “é a consequência imediata da Internet das Coisas, convertendo na virtualização de muitos dos serviços e das atividades providas atualmente em meio físico” (CALIXTO, 2016, n. p.). O autor considera que a automação em massa sob o potencial da internet das coisas e a digitização são escopos da revolução industrial 4.0.
Belluzo (2019) também discorre sobre os distintos conceitos de digitização e digitalização e transformação digital. Por digitização, Belluzo (2019) entende por “procedimento de converter processos organizacionais, sociais e pessoais em digitais [...] transformando sua atuação na sociedade e tornando os procedimentos mais inteligentes” E “digitalização é o momento em que documentos antes físicos passam a ser digitalizados e transferidos para o meio digital, além de facilitar os processos realizando a assinatura digital” (BELLUZO, 2019, p. 9-10).
Diante das diferenças entre digitização e digitalização, faz-se imperioso prosseguir com as fontes teóricas advindas do cerne da arquivística e das ciências documentárias para explorar a trajetória e o conceito de digitalização aplicado aos documentos produzidos, recebidos ou mantidos como fruto das atividades institucionais e particulares.
Indícios do início da digitalização de documentos de arquivos foram encontrados por meio de uma série de estudos realizados por Terras (2015) sob a tônica da digitalização, na
década de 1970. À época, catálogos de informações sobre acervos, em arquivos e bibliotecas, eram digitalizados para facilitar o trabalho de recuperação dos documentos (TERRAS, 2015). Mas o primeiro projeto de digitalização a ser estruturado foi o Optical Digital Image Storage System (ODISS), criado pelo National Archives and Records Administration (NARA), em 1984, “[...] para testar a utilidade da imagem digital e tecnologias de disco óptico para reprodução, armazenamento e recuperação de documentos de arquivo” (TERRAS, 2015, p. 2, tradução nossa).
Outro projeto ocorrido no prelúdio da digitalização aconteceu em 1986, na Espanha. Um acervo valioso e de considerável proporção de 200 anos de história. Documentos do império espanhol nas Américas e nas Filipinas foram digitalizados, conforme Terras (2011). Esse projeto foi considerado pioneiro na digitalização de documentos de valor patrimonial. Elaborado em cooperação entre três instituições: o Ministério da Cultura espanhol, o IBM Espanha e a Fundação Ramón Areces, uma fundação em prol da ciência espanhola. Em 1998, 11 milhões de páginas desse acervo foram digitalizadas, e até 2011 dez milhões de páginas digitalizadas e disponíveis para o acesso.
Terras (2011) esclarece que nesse período bibliotecas e museus, galerias de arte norte-americanas e europeus irromperam nessa tecnologia que proporcionava um acesso mais produtivo que o microfilme diante da propagação dos computadores em redes. Ao final dos anos de 1980, agências federais começaram a se interessar no uso dessa tecnologia para armazenar informações economicamente eficientes. “Programas foram desenvolvidos para disponibilizar informações federais aos cidadãos, redução da criação de papel e a implementação da entrega de serviço” (TERRAS, 2011, p. 4, tradução nossa).
Terras (2011) observa que nesse período, em todas essas instituições, não havia o emprego de instrumentos de boas práticas aplicadas ao processo de digitalização, até, então, os projetos pioneiros acreditavam que somente o OCR era capaz de suprir ao que se refere à otimização da recuperação dos documentos. Inicialmente a digitalização era utilizada para uma vasta proporção de documentos e esse recurso era majoritariamente por países líderes que detinham o financiamento e as tecnologias. Entretanto outras instituições foram corajosas em prosseguir com a digitalização ao entenderem que um processo a longo prazo requer investimentos, principalmente pelos riscos da obsolescência tecnológica (TERRAS, 2011).
Na década de 1990, foi o auge dos investimentos em processos de digitalização. Terras (2011), ao afirmar essa questão, elucida que essa iniciativa se deve à globalização, à
criação do world wide web, ao grande volume de documentos a serem digitalizados e a diversos países aderirem à tecnologia. Embora os custos fossem exorbitantes, os empreendimentos prosseguiram. Conforme Terras (2011), o envolvimento com áreas desenvolvedoras de hardware e software foram primordiais para o avanço em infraestrutura e conceitos, como o primeiro conceito de biblioteca digital.
Coutts (2017) relata que, desde 1990, o Reino Unido vem se empenhando em ser uma das nações mais desenvolvidas no tocante ao avanço digital. Suster e fortalecer essa posição é vista como a chave para o sucesso econômico futuro e para ampliar o desenvolvimento social e educacional do país. Diante disso, a autora critica a postura das instituições governamentais que estabelecem extravagantes objetivos (como, por exemplo, a maciça digitalização do acervo British Library), “mas parecem não se comprometer em apoiar a digitalização como alicerce da estratégia geral” (COUTTS, 2017, p. 13, tradução nossa).
Conforme Coutts (2017), The British Library iniciou sua estratégia de digitalização em 1993, com a promessa de ser o maior centro para armazenagem e acesso a textos digitais para pesquisa, até o ano 2000. Mas somente em 2008, afirma Coutts (2017), a biblioteca implementou uma estratégia de digitalização como prioridade, pois até então não era vista como um processo auxiliar e não era prioridade no programa estratégico de implementação. Serra i Serra et al. (1997) diante da máxima: “digitalização, a solução para os problemas do seu arquivo” (SERRA I SERRA et al., 1997, p. 181), percebem a digitalização como uma oportunidade comercial interpretada por empresas que distorcem conceitos da área documental e potencialmente impedem a atuação factual de arquivistas para delinear sistemas de gestão e o planejamento para o processo de digitalização de documentos administrativos.
A exemplo disso, Serra i Serra et al. (1997) relatam duas situações em que se empregam desvio de visões, como divulgar que qualquer aplicativo de computador capaz de proceder o gerenciamento de documentos é suficiente para um sistema de gestão de documentos. Outro desvio é em relação ao tratamento dispensado aos tipos e aos formatos de documentos, ao desconsiderar as características específicas e suas peculiaridades, assim compromete a integridade.
A digitalização como solução para os problemas da administração pública espanhola nos anos de 1990, conforme os autores, começou a ser regulamentada pela Lei nº 30 de 1992 (revogada pela Lei nº 39/2015), a qual estabelecia exigências para garantias de autenticidade,
