PDI - Relatório de Progresso

(1)

FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO

PDI - Relatório de Progresso

Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho

Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros 050503200

(2)

Relatório de Progresso

1 Índice

Siglas e Acrónimos ... 3

Legendas ... 4

Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos ... 4

Legenda da Descrição Detalhada dos Processos ... 4

Introdução ... 5

Serviço de Equipamentos e Eletromedicina ... 6

Processos do SEE ... 8

P1. Gestão de Ordens de Trabalho ... 8

Matriz de Responsabilidades ... 9

Atender Requisição ... 10

Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica ... 11

Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica... 12

Encerrar OT e Arquivo ... 13

P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho ... 14

Orçamentar Intervenção ... 16

Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação ... 17

Conferir e Encaminhar Facturas ... 18

P3. Gestão do Inventário ... 19

Adquirir Bem ... 21

Receber e Conferir Bem ... 22

Inventariar e Identificar Bem ... 23

Realizar Controlo Interno ao Inventário ... 24

Elaborar Plano de Abates ... 25

Abater Bem ... 26

P4. Gestão do Parque de Equipamentos ... 27

Transportar Bem ... 29

Receber Bem Cedido por Serviço ... 30

Transferir Bem entre Serviços ... 31

Emprestar Bem a Serviço ... 32

(3)

2

Elaborar Plano de Manutenção Preventiva ... 35

Definir Contratos de Assistência Técnica ... 36

Realizar Manutenção Preventiva Interna ... 37

P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas ... 38

Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT ... 40

Controlar Internamente a Qualidade da Água ... 41

Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC ... 42

Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência ... 43

Realizar Manutenção de Infraestruturas ... 44

(4)

3 Siglas e Acrónimos

CA

Conselho de Administração

CAT

Contrato de Assistência Técnica

CC

Centro de Custo

CHVNG/E

Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia / Espinho

DAI

Departamento de Apoio ao Imobilizado

DCAE

Departamento de Controlo Ambiental e Energético

DEM

Departamento de Eletromedicina e Manutenção

HPQ

Helpdesk, Planeamento e Qualidade

MP

Manutenção Preventiva

OT

Ordem de Trabalho

PAT

Prestador de Assistência Técnica

PMP

Plano de Manutenção Preventiva

RS

Responsável de Serviço

SAL

Serviço de Aprovisionamento e Logística

SC

Serviço Cedente

SEE

Serviço de Equipamentos e Eletromedicina

SFC

Serviços Financeiros e de Contabilidade

SIE

Serviço de Instalações e Equipamentos

SOI

Serviço de Obras e Instalações

SR

Serviço Requisitante

(5)

4 Legendas

Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos

Figura 1 – Legenda da Matriz de Responsabilidades dos Processos

Legenda da Descrição Detalhada dos Processos

(6)

5 Introdução

Este documento tem como objectivo apresentar o trabalho efectuado até ao momento pelo aluno Tiago Barreiros para a disciplina de PDI, mais concretamente o trabalho desenvolvido no local de estágio.

O Serviço de Instalações e Equipamentos (SIE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho está dividido em dois serviços, o Serviço de Obras e Instalações (SOI) e o Serviço de Equipamentos e Eletromedicina (SEE).

É deste último que se focará o âmbito deste trabalho, mais concretamente nos processos de Gestão de Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção.

A análise aos processos efectuada neste documento tomou como base os processos definidos no Manual de Processos e no Manual de Procedimentos do SEE e teve como objectivo a análise de base das actividades do SEE (com relevância aos processos pretendidos).

(7)

6 Serviço de Equipamentos e Eletromedicina

O Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E) está organizado segundo três unidades: o Hospital Eduardo Santos Silva (Unidade I); o Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros (Unidade II) e o Hospital Nossa Senhora da Ajuda (Unidade III).

De forma a facilitar a gestão integrada e a comunicação vertical entre os serviços de prestação de cuidados de saúde e as actividades que os suportam, estes estão divididos em Unidades de Gestão Integrada (UGIs). Estas são definidas de acordo com a natureza dos diferentes serviços médicos, existindo 6 UGIs distintas, que gerem e respondem relativamente ao serviço médico do qual são responsáveis.

Uma destas unidades é a Unidade de Operações e Logística que se centra na gestão de instalações e equipamentos do CHVNG/E. O Serviço de Eletromedicina e Equipamentos (SEE) posiciona-se nesta unidade e tem como missão assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos necessários aos serviços de prestação de cuidados.

O SEE é caracterizado pela estrutura organizacional representada na seguinte figura.

Figura 3 – Estrutura Organizacional do SEE

O serviço é composto por três departamentos de áreas de actuação distintas:

 DAI – Responsável pela gestão ao imobilizado, realizando a inventariação dos Bens, a reparação do equipamento não médico, o acompanhamento de mudanças e a gestão do parque de equipamentos, aquisições, recepções e abates.

 DCAE – Responsável pelo controlo ambiental e energético, gerindo as áreas técnicas associadas como centrais térmicas, gases medicinais, AVAC, gestão de consumos e fiscalização de obras.

 DEM – Responsável pela manutenção preventiva e correctiva dos equipamentos de eletromedicina do centro hospitalar.

Os três departamentos são liderados por um Responsável pelo Serviço, que gere todo o serviço relacionado com o SEE, e são apoiados pelo HPQ, que tem como responsabilidades o atendimento de clientes, a gestão de ordens de trabalho, o apoio à administração e o planeamento operacional do serviço.

(8)

7

O HPQ recebe os pedidos de intervenção, através de requisição interna via software ou via telefónica, de seguida trata da triagem e priorização destes e finalmente abre Ordens de Trabalho (OT) que serão encaminhadas para o departamento responsável pela execução do serviço.

Com o objectivo de poupança de recursos internos, o Helpdesk serve de apoio não só aos serviços do SEE como também aos serviços do SOI. Embora as actividades de Planeamento e Qualidade sejam internas ao SEE, a abertura e encerramento de OTs é realizada pelo Helpdesk em relação a ambos os serviços.

Assim sendo o trabalho do SEE pode ser resumido nas seguintes fases:

 Atendimento de pedidos de intervenção e abertura de OT;

 Triagem e priorização das OT e encaminhamento para o departamento responsável (SOI, DAI, DCAE, DEM ou Empresa Externa);

 Realização da intervenção necessária com responsabilidade do DAI, DCAE ou DEM;

(9)

8 Processos do SEE

Esta abordagem toma como base os processos de trabalho do SEE, focando-se nas actividades de Gestão de Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção, e actividades inerentes a estas.

P1. Gestão de Ordens de Trabalho

Descrição:

 Atendimento dos pedidos de intervenção por parte dos serviços ou dos departamentos do SEE. Triagem, priorização, encaminhamento e encerramento destas destas.

Entradas:

 Pedidos de Intervenção via telefone

 Pedidos de Intervenção via software

 Pedido de Emissão de Ordem de Trabalho

 Emissão de Ordem de Trabalho Programada Objectivo:

 Resposta eficiente e eficaz às intervenções requisitadas, mantendo o estado das OT em permanente actualização.

Saídas:

 Ordens de Trabalho encerradas no software

 Ordens de Trabalho arquivadas

 Pedidos de Abate

 Pedidos de Aquisição Gestor do Processo:

 Helpdesk, Planeamento e Qualidade

Actividades: Intervenientes do SEE Atender Requisição Processar OT com CAT Processar OT sem CAT Encerrar OT e Arquivo RS

HPQ Executa Executa Executa Executa

DAI Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona

DCAE Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona

(10)

Matriz de Responsabilidades

(11)

Atender Requisição

Objectivo: Definir a sequência de etapas necessárias ao atendimento de um pedido de um serviço requisitante, com abertura da respectiva ordem de trabalho.

(12)

11 Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos com Contracto de Assistência Técnica.

(13)

12 Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos com realização interna ou por empresa externa sem CAT.

(14)

13 Encerrar OT e Arquivo

Objectivo: Definir o procedimento de encerramento e verificação de conformidade de Ordens de Trabalho para conclusão do processo e respectivo arquivo.

(15)

14 P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho

Descrição:

 Actividades auxiliares realizadas durante a execução das ordens de trabalho, com enfoque nas análises do custo associado às intervenções.

Entradas:

 Pedidos de Orçamentação

 Histórico de Manutenção

 Facturas para Conferência Objectivo:

 Resposta eficiente e eficaz aos procedimentos de orçamentação de intervenções, da análise da possibilidade de retoma de um equipamento por reparação e da conferência da facturação inerente ao SEE, procurando a minimização dos custos da intervenção para a instituição e a correcta facturação de todo o processo.

Saídas:

 Pedido de Retoma por Reparação

 Pedido de Aquisição

 Facturas Conferidas

 Facturas Não Conferidas Gestor do Processo:

 Helpdesk, Planeamento e Qualidade

Actividades: Intervenientes do SEE Orçamentar Intervenção Analisar a Possibilidade de Retoma por Reparação

Conferir e Encaminhar Facturas

RS Supervisiona/Aprova Supervisiona/Aprova Consulta

HPQ Executa Executa Executa

DAI Consulta Consulta/Executa Consulta/Executa

DCAE Consulta Consulta Consulta

(16)

Matriz de Responsabilidades

(17)

Orçamentar Intervenção

Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a orçamentação das intervenções cuja realização necessite reparação/aquisição com o custo inerente não presente em CAT.

(18)

17 Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação

Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a análise, juntos dos fornecedores, da possibilidade de obter retoma do equipamento em reparação.

(19)

18 Conferir e Encaminhar Facturas

Objectivo: Definir o procedimento a executar para a conferência de facturas associadas ao SEE e o respectivo circuito que estas percorrem na instituição.

(20)

19 P3. Gestão do Inventário

Descrição:

 Aquisição, Inventariação e Controlo Interno ao Inventário dos Equipamentos pelos quais o SEE é responsável assim como elaborar e executar o Plano de Abates de Equipamentos não necessários pelo SEE.

Entradas:

 Necessidade de Aquisição

 Plano de Aquisições Programadas

 Registo de Entrada de Bem

 Necessidade de Abate Objectivo:

 Realização das actividades de entrada e saída de bens do CHVNG/E. Expressa a realidade patrimonial do CHVNG/E permitindo manter o estado, valor, afectação e localização dos bens em permanente actualização.

Saídas:

 Novo Bem Inventariado

 Inventário Actualizado

 Relatório de Controlo ao Inventário

 Plano de Abates

 Auto de Abate

 Cedência de Bem Gestor do Processo:

 Departamento de Apoio ao Imobilizado

Actividades: Intervenientes do SEE Adquirir Bem Receber e Conferir Bem Inventariar e Identificar Bem Realizar Controlo Interno ao Inventário Elaborar Plano de Abates Abater Bem RS Consulta/ Executa Aprova/ Consulta

Supervisiona Supervisiona Supervisiona/ Consulta

HPQ Executa Executa Executa Executa

DAI Executa Executa Executa Executa Executa Executa

DCAE DEM

(21)

Matriz de Responsabilidades

(22)

Adquirir Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a análise da necessidade de aquisição de novo bem para instituição.

(23)

22 Receber e Conferir Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar na recepção de um bem, após a sua aquisição, e respectiva conferência.

(24)

23 Inventariar e Identificar Bem

Objectivo: Descrever o procedimento a realizar para a inventariação do bem para controlo e supervisão do mesmo. Identificação física do bem através da atribuição de um código identificativo.

(25)

24 Realizar Controlo Interno ao Inventário

Objectivo: Definir o procedimento adoptado na conferência de todos os bens de um serviço para a actualização de inventário.

(26)

25 Elaborar Plano de Abates

Objectivo: Definição do Plano Anual de Abate de Bens para o Ano subsequente.

(27)

26 Abater Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a realização do abate de bens da instituição.

(28)

27 P4. Gestão do Parque de Equipamentos

Descrição:

 Transporte, Transferência, Cedência e Empréstimo de Bens entre os serviços pelos quais o SEE é responsável.

Entradas:

 Pedido de Transporte

 Pedido de Transferência de Bens

 Pedido/Devolução de Empréstimo de Bem

 Pedido de Cedência de Bem Objectivo:

 Realização das actividades de movimentação de bens do CHVNG/E, garantindo a disponibilização dos recursos necessários à actividade da instituição.

Saídas:

 OT de Transporte

 Ficha de Transferência de Bens

 Inventário Actualizado

 Empréstimo/Cedência Definitiva de Bens

 Listagem de Bens para Empréstimo

 Auto de Abate

 Cedência de Bem Gestor do Processo:

 Departamento de Apoio ao Imobilizado

Actividades:

Intervenientes do SEE

Transportar Bem Receber o Bem Cedido por Serviço Transferir Bens Entre Serviços Emprestar Bem a Serviço

RS Aprova Aprova Consulta

HPQ Executa Executa Executa Aprova

DAI Executa/Supervisiona Executa Executa Executa

DCAE Executa

(29)

Matriz de Responsabilidades

(30)

Transportar Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para o transporte de um bem no interior da instituição.

(31)

30 Receber Bem Cedido por Serviço

Objectivo: Definir o procedimento a executar aquando a cedência para empréstimo de um bem não necessário a um serviço.

(32)

31 Transferir Bem entre Serviços

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar quando existe transferência de bens entre serviços da instituição.

(33)

32 Emprestar Bem a Serviço

Objectivo: Definir o procedimento a realizar aquando o empréstimo de um bem a um serviço que dele necessite.

(34)

33 P5. Gestão da Manutenção

Descrição:

 Elaborar e definir as necessidades do plano de manutenção preventiva anual para os bens da instituição. Definição dos contratos de assistência técnica para os bens com necessidade de intervenção externa. Realizar a manutenção preventiva interna ao SEE, dos bens sem cobertura de CAT.

Entradas:

 Necessidade de Manutenção

 Plano de Manutenção Preventiva

 Pedido de Manutenção Objectivo:

 Definir as necessidades de manutenção dos bens da instituição, bem como elaborar os contratos de assistência técnica para os bens que o necessitem e também planear e realizar a manutenção preventiva dos restantes, tentando garantir a operacionalidade e bom funcionamento de todos os bens da instituição.

Saídas:

 Contratos de Assistência Técnica

 Plano de Manutenção Preventiva

 Manutenção Preventiva de Bens Gestor do Processo:

 Departamento de Eletromedicina e Manutenção

Actividades:

Intervenientes do SEE Elaborar Plano de Manutenção Preventiva Definir Contratos de Assistência Técnica Realizar Manutenção Preventiva Interna

RS Executa/Aprova Executa Supervisiona

HPQ Executa Executa Executa

DAI DCAE

(35)

Matriz de Responsabilidades

(36)

Elaborar Plano de Manutenção Preventiva

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado no planeamento da manutenção preventiva anual da instituição.

(37)

36 Definir Contratos de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento adoptado na contratação de empresas externas para manutenção específica de bens.

Figura 27 – Definir CAT

(38)

37 Realizar Manutenção Preventiva Interna

Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção preventiva aos bens da instituição por parte dos técnicos de eletromedicina.

(39)

38 P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas

Descrição:

 Monitorizar as condições ambientais, energéticas e de infraestruturas, bem como as centrais térmicas, AVAC e qualidade da água, garantindo o bom funcionamento e a segurança de todas as áreas da instituição.

Entradas:

 Condições Ambientais a Monitorizar

 Inspecções Periódicas Obrigatórias

 Plano de Manutenção de Condições Ambientais e Energéticas

 Infraestruturas Existentes

 Condições de Ambiente de Trabalho Objectivo:

 Definir as necessidades de monitorização de condições ambientais e energéticas da instituição, bem como descrever a interacção com as empresas de assistência técnica em permanência e realizar a manutenção de infraestruturas e áreas técnicas, tentando garantir a operacionalidade e bom funcionamento de todos os áreas de funcionamento da instituição. Saídas:

 Monitorização de Condições Ambientais e Energéticas

 Relatórios de Intervenções de AT

 Manutenção de Infraestruturas

 Proposta de Melhoria de Instalações Técnicas

 OT avaria Gestor do Processo:

 Departamento de Controlo Ambiental e Energético

Actividades: Intervenientes do SEE Monitorizar Condições Ambientais com CAT Controlar Internamente a Qualidade da Água Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC Realizar Manutenção de Infraestruturas Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência RS Aprova Executa/ Supervisiona

HPQ Executa Executa Executa Executa/

Supervisona

Executa

DAI

DCAE Executa/ Supervisiona

Executa Executa Executa/

Supervisiona

(40)

Matriz de Responsabilidades

(41)

Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na coordenação da monitorização das condições ambientais realizadas pelas empresas prestadores de assistência técnica.

(42)

41 Controlar Internamente a Qualidade da Água

Objectivo: Descrever a metodologia utilizada para controlo do nível de qualidade da água nas instalações da instituição.

(43)

42 Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC

Objectivo: Descrever a metodologia de manutenção das centrais térmicas e ar condicionado, de modo a assegurar o seu bom funcionamento na instituição.

(44)

43 Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na interacção com as empresas de assistência técnica localizadas em permanência no interior das instalações da instituição.

(45)

44 Realizar Manutenção de Infraestruturas

Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção das infraestruturas da instituição.

(46)

45 Aplicação de Gestão de Ordens de Trabalho

Algumas sugestões de melhoria à actual aplicação informática de gestão de OT:

 Deveria incluir não só o serviço responsável pela execução da OT mas também os restantes serviços que nela actuarem;

 Documentação inerente à OT deveria estar em suporte informático associada a esta;

 Melhor distinção entre o estado dos bens (livre, em uso, abatido, etc);

 Permissões restritas a quem deve inserir dados (actualmente qualquer utilizador com acesso à OT pode modificar qualquer campo, como por exemplo o valor de imobilizado);

 Suporte Estatístico acentuado e de fácil utilização;

 Suporte para dispositivos móveis (PDAs, etc);

 Gestão de utilizadores com registo de quem altera e o que altera no sistema;

 Verificar no sistema o estado de conclusão da OT e quem é o responsável pela execução, a todos os momentos;

 Existir apenas uma OT original e todas as seguintes impressões estarem bem sinalizadas como cópias.