Livro redação empresarial

(1)

r

e

d

a

ç

ã

o

e

d

a

ç

ã

o

e

m

p

r

e

s

a

r

i

a

l

m

p

r

e

s

a

r

i

a

l

(2)

(3)

O símbolo de parágrao ( O símbolo de parágrao (§§),),

usado como unidade usado como unidade orga-nizativa de texto escrito, nizativa de texto escrito,

é utilizado nesta obra é utilizado nesta obra para representar o para representar o grupo de disciplinas em grupo de disciplinas em que se estudam que se estudam princí- pios teóricos e práticos pios teóricos e práticos relacionados à linguagem relacionados à linguagem e à produção textual.

(4)

r

_edação

e

(5)

Obra coletiva organi-zada pela Universidade Luterana do Brasil ( Ulbra).

Informamos que é de inteira responsabilidade do autor a emissão de conceitos. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por qualquer meio ou forma sem a pré-via autorização da Ulbra. A violação dos direitos autorais é crime estabe-lecido na Lei nº9.610/98e punido pelo Artigo184do Código Penal.

Ficha técnica Editora Ibpex Diretor-presidente Wilson Picler Editor-chee Lindsay Azambuja Editores-assistentes Adriane Ianzen Jerusa Piccolo Análise de inormação Adriane Beirauti Revisão de texto Alexandre Olsemann Capa

Bruno Palma e Silva Projeto gráfco Raphael Bernadelli Diagramação Mauro Bruno Pinto Iconografa

Danielle Scholtz Conselho editorial

Editora Ibpex Ivo José Both, Dr. (presidente) Elena Godoy, Dr.a

José Raimundo Facion, Dr. Sérgio Roberto Lopes, Dr. Ulf G. Baranow, Dr.

R312

Redação empresarial / [Obra ] organizada pela Universidade Luterana do Brasil (Ulbra). – Curitiba: Ibpex,2008. 127p.

ISBN978-85-99583-92-0

1.Correspondência comercial. 2.Redação

comercial. 3.Correio eletrônico. 4.Língua

portuguesa– Gramática. I. Universidade Luterana do Brasil. II. Título.

CDD651.75 20. ed.

(6)

a

_{presentação}

A escrita não se restringe àqueles que têm o dom para tal, como alguns reconhecidos jornalistas, escritores, poetas e advogados. Todos necessitam, de alguma forma, ter o domínio da língua materna, pois, em lugares como escri-tórios, repartições públicas e escolas, existem pessoas redi-gindo textos para informar, comunicar, orientar, ordenar,

enm, prestar contas. A esse tipo de escrita técnica, deno -minamos de redação empresarial.

(7)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l vi vi

Enquanto na redação literária há a preocupação com

aspectos artísticos da linguagem, com o emprego de guras

e jogos de palavras, a redação empresarial não só tem o obje-tivo comercial, mas também a projeção da organização, con-tribuindo, assim, para a construção da imagem da empresa.

Além disso, possui um padrão de escrita mais exível que a redação ocial, com estilo próprio e visual bem acabado.

Nessa perspectiva, esta obra tem como intuito de expor de modo sucinto aspectos relacionados com o estilo, posto que trata, fundamentalmente, de questões da linguagem, a qual revela fenômenos comunicativos do indivíduo inse-rido em um contexto social.

De posse dessa postura, procurou-se produzir um material que conta com clareza e objetividade na apre-sentação dos conceitos, sem, contudo, torná-lo maçante, ao mesmo tempo em que os fatos da língua pertencem ao dia-a-dia das pessoas, sendo, pois, relacionados com as experiências lingüísticas. Assim, percorrendo os caminhos

da redação empresarial, entre a escrita de documentos o -ciais ou comer-ciais, foram inseridos aspectos da gramática que podem ajudar na elaboração de um texto mais cuidado, eliminando dúvidas que possam pairar sobre as mentes que buscam produzir um texto de forma mais correta.

Redação empresarial , sob esse olhar, é uma obra

sim-ples, que condensa os principais elementos para se

redi-gir um texto de natureza comercial ou ocial e vale-se de

obras de autores que já desenvolveram esse tema, sendo, pois, empregados aqui conceitos desenvolvidos nos livros utilizados como fonte de pesquisa, e todos constam das

referências bibliográcas. É dirigida não apenas ao público especíco da administração, mas, certamente, a todas

as pessoas que buscam aprender ou até mesmo lembrar o modo de escrever sob o prisma atual da comunicação

(8)

A p r e s e n t a ç ã o vii vii imediata e efetiva.

Desejo que o leitor faça bom uso deste incipiente mate-rial que se pretende útil na medida em que possa atingir as pessoas que desejam conhecimento nesse segmento da nossa língua.

(9)

(10)

ss

_umário

(( 11 )) Qualidade do estilo, 11

1.1 Elementos importantes da escrita, 14 1.2 Alguns passos importantes,18

1.3 Os pecados do estilo empresarial, 19 (( 22 )) Documentos administrativos, 25

2.1 Tipos de documentos,28 (( 33 )) Modelos de documentos, 41

(11)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l x x (( 44 )) Relatório, 55

4.1 Como redigir um relatório,59 4.2 Tipos de relatório,59

4.3 Organização do relatório,60 4.4 Composição do relatório,61 (( 55 )) Correspondência eletrônica, 67

5.1 E-mailna empresa,70

5.2 E-mailcomo ferramenta, 71 5.3 Elegância na internet, 72

(( 66 )) Questões de Língua Portuguesa, 77

6.1 Abreviaturas,80

6.2 Acentuação gráca, 86 6.3 Crase,89

6.4 Emprego dos porquês,91 6.5 Pronomes oblíquos,93 6.6 Concordância nominal,96 (( 77 )) Dúvidas de sempre, 105 7.1 Dúvidas de gramática,108 Considerações nais, 115 Reerências numéricas, 117 Reerências, 119 Gabarito, 121

(12)

(( 11 ))

q

(13)

Maria Alice da Silva Braga é ormada em Letras pela Pontiícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS), mestre em Teoria da Literatura e doutora em Crítica Genética, ambas também na PUCRS. É pro- essora de Língua Portuguesa e Literatura Brasileira

na Universidade Luterana do Brasil (Ulbra), campi de Canoas e Guaíba, no Estado do Rio Grande do Sul. Nessa Universidade, trabalha nos cursos a distân-cia no campus de Canoas. Orienta trabalhos de con-clusão de curso, bem como monograas do curso de especialização.

É autora de vários artigos e de capítulos em obras como: “Provinciano e universal”, de Érico Veríssimo; “Ironia, cotidiano e lirismo”, de Mário Quintana e “Narrativa: novos rumos”, todos publicados pela editora da

Ulbra. Também tem autoria na obra “Comunicação e Expressão”, editada e publicada pelo Iesde.

A proessora Maria Alice já trabalhou com acervos lite-rários, oi pesquisadora e participou da organização do acervo do escritor sul-rio-grandense Manoelito de Ornellas, hoje um dos acervos que integra o “Delos: Espaço de Documentação e Memória Cultural”, locali-zado no campus da PUCRS.

(14)

( )

n

_{a linguagem falada}

_{, dispomos de vários}

recursos que não temos na escrita, como o timbre da voz, a

entonação, os gestos, os movimentos sionômicos e o con -texto que une o falante e o ouvinte. Como a escrita não possui tais componentes para ajudar na comunicação efe-tiva, devemos compensar com um discurso claro, objetivo e elegante. Isso é possível por meio da disposição de

pala-vras, frases, espaços, margens, parágrafos, enm, da esté -tica do texto.

(15)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l 14 14

Nessa perspectiva, a apresentação escrita é de suma importância na redação empresarial, sendo, pois, respon-sável, muitas vezes, pela criação de atitudes favoráveis em relação ao que se deseja comunicar.

Neste capítulo, vamos tratar dos pontos importantes para uma boa escrita, que são: harmonia, clareza, coerên-cia e concisão, os quais, como já referido, conferem ao texto maior leveza, objetividade e compreensão imediata.

Do mesmo modo, destacaremos os passos a serem seguidos para o procedimento de uma boa escrita e, ao

nal, abordaremos aspectos que chamamos de pecados do estilo empresarial.

(1.1

1.1)

e

_{lementos importantes}

da escrita

Aqui estão descritas a harmonia, a clareza, a coerência e a concisão, tidas como fundamentais em uma redação empresarial.

Harmonia

Mensagem harmoniosa é elegante e soa bem aos ouvidos. Muitos fatores interferem negativamente na harmonia, tais como:

Aliteração

Consiste na repetição do mesmo fonema. É um recurso de

efeito nos textos literários, mas possui o mesmo efeito em uma redação formal.

(16)

Q u a l i d a d e d o e s t i l o 15 15 Exemplo: Certo de seu sucesso, o sucessor ez a seguinte assertiva...

(aliteração do fonema /s/)

Hiatismo

Constitui-se na emenda de vogais, sendo uma prática que produz som pouco claro, em especial, no que se refere à escrita técnica ou empresarial.

Exemplo: Obedeço à autora da minha vida. Cacoonia

Consiste no resultado de sons grotescos ou até mesmo

con-fusos pela seqüência de palavras, cujas letras nais (vogais

ou consoantes), mal distribuídas na frase, provocam tal sonoridade.

Exemplo: O ingresso custa R$50,00 por cada. Rima

Consiste na musicalidade produzida pela repetição de letras ou palavras no texto. A rima é inaceitável em uma redação empresarial, embora seja um excelente recurso literário.

Exemplo: O diretorchamou o assessor , para falar da cordo motor que será mostrado na exposição.

Repetição de palavras

Constitui-se na repetição exagerada de termos em um texto. Em uma redação empresarial, a repetição inadver-tida de termos é deselegante.

Exemplo: O presidenteda Cia. Geral de Seguros é parente do presi-dente da empresa na qual trabalho; ele é um presidentemuito ativo.

(17)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l 16 16 Excesso de “que”

Consiste no uso excessivo de “que”, conferindo ao período certa deselegância. Segundo Santos “[...] demonstra que o autor não domina o idioma quanto à substituição das ora-ções desenvolvidas por expressões equivalentes”1_.

Exemplo: Solicitei-lhe que remetesse as notas que altam a m de que eu possa arquivar os documentos que altam.

Clareza

É necessário pensar no que se deseja dizer e procurar ser

direto na construção das sentenças, valendo-se de uma linguagem simples e sem excesso de palavras. Do mesmo modo, os termos estrangeiros, assim como os jargões, devem ser empregados com muita parcimônia. Ainda,

deve-se ter cuidado com o abuso de termos técnicos, a m

de não tornar o texto incompreensível.

Não se pode esquecer os advérbios, sendo que estes não

devem ser exagerados. Advérbio é um termo que modica o verbo, o adjetivo ou o próprio advérbio. É invariável, isto é, não exiona como o adjetivo.

Exemplo: A secretária mostrou-se meio cansada ao ler a Ata de encerramento da reunião.

(observe que a palavra meio funciona como um advérbio, modica o adjetivo “cansada” e permanece invariável)

Cuidado com as conjunçõesentretanto , no entanto , porém , como , pois podem estar fora do contexto, sendo, assim,

dis-pensáveis. Do mesmo modo, a forma nominal do gerún-dio deve ser evitada porque empobrece o texto. Gerúngerún-dio é uma forma do verbo que denota continuidade da ação em determinado tempo.

(18)

Q u a l i d a d e d o e s t i l o 17 17 Vamos ver alguns princípios que ajudam a clareza:

Evitar períodos longos.

▪

Evitar palavras desnecessárias.

▪

Escolher verbos com maior força signicativa (que seja ▪

direto, objetivo).

Usar palavras de fácil compreensão ao leitor.

▪

Coerência

A redação empresarial deve acatar o princípio de que cada frase ou parágrafo deve contribuir para o objetivo do texto,

a partir de um formato predenido. Isso signica liga -ção de idéias, palavras, orações e parágrafos, assim como uniformidade de tratamento às argumentações. Os textos devem organizar-se de forma ordenada, com início, meio e

m. Quanto maior o conhecimento do vocabulário técnico,

melhor será a redação empresarial.

Para que um texto seja coerente, isto é, harmônico e coeso, é necessário que as idéias sejam expostas de modo claro e lógico, pois coerência e clareza formam um todo. Para tanto, observe os passos:

Seguir uma ordem cronológica dos fatos.

▪

Seguir uma ordem espacial, que apresenta os

elemen-▪

tos mais próximos e, depois, os mais distantes.

Seguir uma ordem lógica, isto é, escrever com

coerên-▪

cia de raciocínio e de idéias.

Concisão

Concisão consiste em informar ao máximo com economia

de palavras, eliminando termos supéruos, a adjetivação

exagerada. Deve-se evitar períodos extensos. A concisão confere clareza à frase.

(19)

Observe a seguir algumas regras práticas de concisão: Planejar o que se escreve.

▪

Evitar comentários demasiados.

▪

Economizar palavras e frases.

▪

Retirar idéias excessivas.

▪

(1.2

1.2)

a

_{lguns passos importantes}

Todos podem escrever bons textos. Com técnica, método e prática você é capaz de melhorar sua redação, basta ter

coragem para escrever, ler e simplicar. Leia o seu texto em voz alta, acrescente, modique e corte o que não serve.

Dentro da perspectiva da redação empresarial, escre-vemos para informar, providenciar, solucionar, negociar com o cliente ou futuro cliente, fornecedor, parceiro etc.

Assim, quem dene o modo (como), a hora (quando) e o

motivo (por que) de escrever é o cliente.

Para que um documento seja redigido de modo claro, há perguntas que devem ser feitas, como:

O que comunicar? ▪ Como fazer? ▪ Para quem? ▪

Na linguagem jornalística, o parágrafo inicial deve conter resumidamente as principais informações a serem tratadas e deve procurar responder às seguintes questões: O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê? Os demais pará-grafos são organizados de acordo com o interesse da notí-cia ou da reportagem. Na comunicação escrita empresarial,

(20)

Q u a l i d a d e d o e s t i l o 19 19 acontece o mesmo processo. Desse modo, o leitor não pode

ter qualquer dúvida em relação ao documento escrito.

Por isso, devemos utilizar palavras, datas e valores pre-cisos, bem como conhecer as expressões técnicas próprias do mundo dos negócios. Também devemos ler, pesquisar, perguntar para ampliar o vocabulário comercial e, assim, facilitar a escrita, pois o conhecimento é a base para a cria-tividade e para a boa escrita.

A leitura, sem distinção, enriquece o vocabulário, acrescenta informações e desenvolve o juízo crítico, além de auxiliar a apreensão do conhecimento gramatical.

(1.3

1.3)

o

_{s pecados do}

estilo empresarial

Para que a escrita de um texto empresarial moderno e ade-quado se faça, a primeira atitude é eliminar os vícios de linguagem, os quais tornam o texto monótono, pesado e ultrapassado.

Quais são os vícios que prejudicam o bom texto? Vamos observar a seguir exemplos de frases feitas ou clichês, que são palavras, imagens ou construções que se desgastam pela repetição excessiva, perdendo a força original.

A toque de caixa ▪

Agradar a gregos e troianos ▪

Agradável surpresa ▪

Alto e bom som ▪

Aparar as arestas ▪

(21)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l 20 20 Calorosa recepção ▪ Cartada decisiva ▪ Crítica construtiva ▪

Dar a volta por cima ▪ Inserido no contexto ▪ Leque de opções ▪ Parcos conhecimentos ▪ Perda irreparável ▪ Pôr a casa em ordem ▪ Pôr a mão na massa ▪ Silêncio mortal ▪

Subir os degraus da glória ▪

Há, ainda, os chavões, que são vícios já incorporados como linguagem do texto empresarial. Geralmente são expressões antiquadas que os redatores insistem em utili-zar. Vejamos alguns exemplos:

Quadro 1 – Chavões mais usados

No lugar de: É preerível: Acusamos o recebimento de... Recebemos... Anexo a presente... Anexamos...

Levamos ao seu conhecimento...

Entrar direto no assunto. Esclarecemos, outrossim... No lugar de outrossim: ainda,

também. Sem mais/ Sem mais para o

momento.

Atenciosamente. Vimos pela presente/ vimos

por meio desta.

(22)

Q u a l i d a d e d o e s t i l o 21 21 Outra situação que devemos evitar refere-se a algumas

construções com artigos e pronomes possessivos e demons-trativos que se transformam em verdadeiros empecilhos para uma boa escrita. Essas más-formações ou, ainda, sons repetitivos (ão, mente, cia, ia etc) podem levar à ambigüi-dade, que é provocada pela má ordenação dos termos na frase. São exemplos de ambigüidade:

Temos roupas para mulheres pretas e ternos para homens. ▪

(“pretas” reere-se a roupas, mas parece reerir-se a mulheres.) O diretor discutiu com a secretária e estragou seu dia.

▪

(quem cou com dia estragado?)

A secretária, gentilmente, pediu que o cliente se dirigisse ▪

rapidamente à sala em rente.

O senhor João reclamou a perda do seu cartão de crédito na ▪

seção de inormação ao consumidor.

Outro vício de linguagem é a tautologia, que

con-siste em dizer a mesma coisa de diversas maneiras. É um

aspecto prejudicial ao bom entendimento do texto. Veja a seguir alguns exemplos de tautologia:

Conviver junto ▪ Destaque excepcional ▪ Detalhes minuciosos ▪ Exceder em muito ▪ Fato real ▪

Há dois anos atrás ▪

Inteiramente à disposição ▪

Interromper de uma vez só ▪ Passatempo passageiro ▪ Retornar de novo ▪ Repetir novamente ▪ Surpresa inesperada ▪

(23)

Como você pôde ver, tautologia é o processo de repe-tição, isto é, dizer duas ou mais vezes a mesma coisa, já o circunlóquio ou a perífrase consiste em dizer em muitas palavras o que se poderia dizer em poucas.

Vamos observar os exemplos:

Quadro 2 – Circunlóquios

Circunlóquio Forma adequada Chegar a uma conclusão Concluir

Com o intuito de/com o propósito de Para

Constata-se que estão de acordo com Concordam Durante o tempo em que Enquanto Levar a efeito um estudo Estudar Um grande número de muitos

Para complementar a lista dos pecados do estilo empre-sarial, vamos acrescentar mais dois pecados: as frases lon-gas e, como já vimos, o emprego do verbo no gerúndio.

As primeiras dicultam a compreensão do assunto,

além de cansar o leitor. A frase ideal para a comunica-ção deve ser breve, incisiva, direta e elegante e, para isso, é importante, ao terminar de escrever, que haja uma boa revisão do texto, com cortes, se necessário.

Exemplo de frase longa:

A sugestão da mesa oi enviada àquela reunião, por se constituir um pedido de longa data daquela gente que esperava há tanto tempo por medidas decisivas para o início das obras.

(24)

Q u a l i d a d e d o e s t i l o 23 23 Como já mencionado anteriormente, o emprego do

verbo no gerúndio é muito comum atualmente, no entanto isso confere ao discurso pouca credibilidade. Esse vício foi agregado à linguagem por meio de traduções de manuais de atendimento por telemarketing. Um exemplo: We’ll be sen-ding it tomorrow , sentença traduzida como Nós vamos estar mandando isso amanhã 2_.

O gerúndio constitui-se em uma forma nominal do verbo, empregada para expressar uma ação em curso ou

uma ação simultânea a outra ou, ainda, para expressar idéia de progressão. O gerúndio é acompanhado de um

innitivo ou particípio.

Desse modo, podemos empregar o gerúndio com a idéia de continuidade.

Exemplo:

A redação empresarial

▪ continua despertando o interesse dos alunos.

Paulo

▪ andava buscando novas alternativas de trabalho. Eu

▪ estava lendo um romance histórico.

Evite, no entanto, construções desgastadas que contêm o gerúndio, como mostram os exemplos a seguir:

Estou enviando

▪ os documentos solicitados pelo correio. Amanhã

▪ vamos estar almoçando... Você pode

▪ estar marcando a reunião para o nal do dia. Assim que eu chegar ao escritório

(25)

( .. )

p

_{onto nal}

Neste capítulo, aprendemos que escrever não é privilégio de alguns, mas uma possibilidade para todos.

Em uma empresa, os documentos escritos são de grande importância. Com os cuidados que estudamos, poderemos redigir documentos mais claros e concisos. Dessa maneira,

cará muito mais fácil transmitir as informações para fun -cionários e clientes, assim como para qualquer leitor do nosso texto.

Indicação cultural

CAPANEMA, P. Redação empresarial. Disponível em: <www.

redacaoempresarial.com.br>. Acesso em: 30 nov. 2007.

a

_tividade

Reformule os seguintes trechos, tendo em vista a clareza, a

1.

harmonia e a concisão.

A sugestão da mesa foi enviada àquela reunião, por

a.

se constituir numa solicitação de longa data daquela população.

A diretora atrasou-se na vez passada.

b.

O contador, ao colocar o computador sobre a mesa,

dei-c.

xou cair.

O empresário chamou a atenção da secretária e do

d.

gerente que cou muito constrangido.

A secretária digitava a carta preocupada para o diretor

e.

(26)

(( 22 ))

d

(27)

(28)

( )

a

_{comunicação administrativa}

_escrita

interna é realizada por meio de memorandos, circulares, cartazes e avisos; já ofícios, cartas, requerimentos, declara-ções e publicadeclara-ções em jornais fazem parte da comunicação externa. Sob tal perspectiva, a rede de comunicação orga-nizacional é um processo de intercâmbio verbal, escrito e visual, o qual permite uma comunicação efetiva e direta-mente direcionada com o comportamento dos indivíduos.

Assim, a partir dessas comunicações, temos as

corres-pondências comercial e ocial.

(29)

(2.1

2.1)

t

_{ipos de documentos}

A correspondência comercial é aquela através da qual as empresas privadas se comunicam, tendo em vista as mais

diversas nalidades. A correspondência ocial é realizada

entre órgãos da administração direta ou indireta do ser-viço público, nas esferas municipal, estadual ou federal.

Este livro propõe-se a estudar os documentos mais

usu-ais da correspondência comercial e ocial, os quusu-ais são:

Ata ▪ Atestado ▪ Carta comercial ▪ Carta circular ▪ Declaração ▪

Memorando ou comunicação interna (CI)

▪ Memorando ocial ▪ Ofício ▪ Procuração ▪ Recibo ▪

Relatório (este terá um capítulo à parte)

▪

Ata

Ata é um documento de valor jurídico, no qual são registra-dos, de modo sucinto, fatos, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião. Seu registro manuscrito é feito em livro adequado, conforme determina a lei. Na pri-meira página (todas as páginas são numeradas), consta o

Termo de Abertura , no qual é indicada a nalidade do livro, autorizada pelo órgão competente; ao nal, faz-se o Termo

(30)

D o c u m e n t o s a d m i n i s t r a t i v o s 29 29

de Encerramento , datado e assinado por pessoa autorizada.

Para a lavratura da ata, devem-se obedecer às seguin-tes normas:

deve ser lavrada de modo que inviabilize alterações;

▪

na ata do dia podem ser realizadas reticações da ata ▪

anterior;

pode ser digitada ou manuscrita, sem rasuras;

▪

escrita sem parágrafos e sem tópicos;

▪

em caso de erro, emprega-se o termo corretivo

▪ digo;

os números são grafados por extenso;

▪

é redigida por um secretário efetivo; na sua ausência,

▪

nomeia-se outro secretário (ad hoc) para a ocasião;

em caso de erro notado após a redação de todo o

docu-▪

mento, recorre-se à expressão em tempo , acrescida ao nal do texto, emendada ao próprio texto. Exemplo: Em tempo: na linha onde se lê “face”, leia-se “fase”.

Na ata, devem constar:

dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);

▪

local da reunião;

▪

pessoas presentes e suas respectivas qualicações; ▪

ordem do dia;

▪

declaração do presidente e do secretário;

▪

fecho;

▪

assinaturas do presidente, do secretário e dos

▪

participantes.

A ata pode, ainda, ser digitada e impressa em folhas

soltas, tamanho ofício, para publicação no Diário Ocial do

Estado, devendo ser, antes, autenticada pelo órgão compe-tente. Em caso de empresa privada, o registro e a autentica-ção da ata ocorrem na Associaautentica-ção Comercial do Estado.

(31)

Atestado

O Atestado é o documento ocial com que se certica, arma, assegura, demonstra a verdade a respeito de um

determinado fato, referindo-se a situações transitórias. As repartições públicas, por sua natureza, fornecem atestados e não declarações3_.

Os elementos que constituem um atestado são: timbre da empresa que fornece o atestado;

▪

título (ATESTADO) em letras maiúsculas;

▪

texto;

▪

identicação do emissor; ▪

identicação do interessado (nome, número de identi

-▪

dade, prossão);

exposição do fato que se atesta;

▪

local e data;

▪

assinatura (nome e cargo da autoridade que emite o

▪

documento).

No atestado, deve-se evitar expressões do tipo:

“é pessoa do meu conhecimento” (entre direto no

▪

assunto);

“nada consta que desabone sua conduta” (só atesta

▪

quem conhece a pessoa);

“para os devidos ns” (referir o m a que se destina o ▪

documento).

Carta comercial

A carta comercial é a correspondência tradicionalmente

utilizada pela indústria e pelo comércio com a nalidade

de solicitar providências, encaminhar propostas, infor-mar etc. é importante lembrar que os requisitos de clareza,

(32)

D o c u m e n t o s a d m i n i s t r a t i v o s 31 31 objetividade e coerência são fundamentais para qualquer

documento4_.

Dos documentos empresariais, foi a carta que recebeu

mais inuência dos modelos norte-americanos. São partes

fundamentais da carta: timbre da empresa;

▪

número de controle (é o controle numérico da

corres-▪

pondência enviada. O destinatário fará referência a este número quando responder à carta.);

local e data (se o papel é timbrado com o endereço da

▪

empresa, não é necessário mencionar o local. Ainda,

se a empresa possui várias liais, é importante acres

-centar o endereço para o destinatário identicar a ori

-gem da correspondência. É importante escrever a data

completa. No ano, não há ponto nem espaço depois do milhar. Exemplo: 2007 e não 2.007 ou 2 007; após a data,

insere-se ponto nal: Porto Alegre, 22 de abril de 2007.);

destinatário (na carta moderna, ou seja, a que

uti-▪

lizamos atualmente, não se coloca o endereço do destinatário.);

vocativo (constitui-se na introdução escrita. Depois do

▪

vocativo, pode-se colocar o sinal de dois pontos ou vír-gula. Os dois pontos são aceitáveis porque a carta pode ser considerada uma enumeração de fatos, e a vírgula

se justica porque separa um vocativo. Adotaremos a

vírgula nos nossos modelos de carta.);

assunto/referência (o assunto é a síntese do conteúdo da

▪

carta ou de qualquer outro documento; facilita o regis-tro para quem recebe. A descrição do assunto pode ser grafada em letras maiúsculas ou em negrito. A refe-rência registra o número do documento. Exemplo: Assunto: Curso de Redação Empresarial. Referência:

(33)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l 32 32 Proposta 83/egn de 28.04.07);

corpo da carta (o corpo da carta é disposto no centro da

▪

página e é desenvolvido em, mais ou menos, três pará-grafos, como vemos a seguir: apresentação do tema; desenvolvimento do tema; conclusão. Modernamente, há um espaçamento maior entre os parágrafos, em torno de 6 a 12 pontos. – formatação do Word.);

despedida ou fecho (a despedida, ou fecho é realizada

▪

com um dos seguintes advérbios: atenciosamente; cor-dialmente ou atentamente, seguido de vírgula.);

assinatura;

▪

nome e cargo/função (não se coloca linha de

anteposi-▪

ção para assinatura, sendo assim: Maria Lúcia Morales Cortez, Gerente de Recursos Humanos. Após o nome há vírgula e após o cargo ou função, ponto.)

Carta-circular

A carta-circular possui a mesma diagramação visual da carta de rotina, o que a diferencia são os destinatários. O con-teúdo, cujo interesse é geral, é direcionado a várias pessoas simultaneamente. A carta-circular serve para comunicar:

abertura de agências bancárias;

▪

abertura de liais; ▪

aumento de preços;

▪

mudança de endereço e/ou telefone;

▪

lançamento de novos produtos;

▪

lançamento de nova coleção;

▪

promoções sazonais.

▪

É importante que a carta-circular seja escrita de modo

(34)

Declaração

Declaração é um documento que se assemelha ao atestado e que não pode ser expedido por órgãos públicos. Nele se manifestam opinião, conceito, resolução ou observação.

Os principais tópicos que devem constar da declara-ção são:

título (

▪ declaração) em letra maiúscula;

dados do declarante (nome, RG, CPF, residência,

▪

naturalidade);

ato da declaração em si (fato a ser declarado);

▪

data, local, dia, mês e ano;

▪

assinatura (nome do declarante).

▪

Memorando

Memorando, ou comunicação interna (CI), é a correspon-dência informal e interna de uma organização. Possui a função de lembrete e registro do que foi combinado ou solicitado a alguém ou área. Tal tipo de documento pode ser utilizado entre setores de uma empresa ou servir de

comunicação entre matriz e liais. O memorando geral -mente convoca, pergunta, responde, providencia, ordena, informa, encaminha ou estabelece normas.

Hoje, o memorando vem sendo substituído pelas men-sagens via correio eletrônico, os e-mails. Ao redigir esse tipo

de correspondência, deve-se empregar a linguagem própria da organização, de modo claro, direto, conciso e elegante.

Existem três questões que auxiliam na elaboração de um memorando:

o que é preciso dizer?

▪

a quem?

▪

com que objetivo?

(35)

As partes que constituem o memorando são: timbre;

▪

código (iniciais do departamento);

▪

número do memorando, seguido do ano (geralmente);

▪

localidade;

▪

ementa (referência) ou assunto;

▪

nome do receptor;

▪

texto;

▪

cópias para outros interessados;

▪

assinatura;

▪

anexos.

▪

Uma observação: a data pode ser por extenso ou abre-viada; não há rigidez; depende da empresa.

Memorando ocial

O memorando de correspondência ocial é muito diferente

do memorando ou comunicação interna (CI) empregado nas empresas privadas.

A correspondência ocial constitui-se na correspon -dência interna entre diretores, chefes de seção e autori-dades de um mesmo órgão ou entre órgãos, para tratar de assuntos de ordem administrativa, como solicitações, comunicações e determinações.

As mensagens devem ser rápidas, simples, claras e objetivas visto que esse tipo de documento é informal.

As partes que constituem o memorando ocial são:

timbre;

▪

índice e número (iniciais do setor ou departamento

▪

que expede o documento);

local e data (à direita, no mesmo alinhamento do índice);

▪

destinatário (logo abaixo do índice e do número; o

(36)

D o c u m e n t o s a d m i n i s t r a t i v o s 35 35 destinatário é mencionado pelo cargo que ocupa);

assunto (súmula do conteúdo, digitado em espaço

▪

simples);

texto (exposição do assunto. Em textos longos,

costu-▪

ma-se numerar os parágrafos, à exceção do primeiro e do fecho; digitado em espaço duplo);

fecho;

▪

assinatura (nome do emitente, cargo, função ou

atri-▪

buição; quatro espaços duplos após o fecho).

Observe que as fórmulas para o fecho devem ser bre-ves: atenciosamente (de superior para subordinado ou entre

iguais); respeitosamente (de subordinado para superior).

Oício

Ofício é um tipo de correspondência utilizada entre autori-dades públicas para tratar de assuntos entre subalternos e superiores nos órgãos da administração pública. Os desti-natários também podem ser particulares, os quais desejam

tratar de assuntos de cunho ocial.

Utiliza-se a impessoalidade nesse tipo de documento, com linguagem de nível culto6_.

O ofício pode, dependendo de suas características, ser

classicado em:

Externo: quando destinado a outras repartições ou a

▪

particulares.

Interno: quando dirigido a dependências da mesma

▪

repartição (assuntos administrativos ou técnicos). Comum: para assuntos de conhecimento geral.

▪

Sigiloso: quando o assunto não deve ser divulgado.

▪

Reservado: sigilo limitado.

▪

Condencial: informação exclusivamente ocial. ▪

(37)

Secreto: sigilo absoluto.

▪

A estrutura do ofício constitui-se das seguintes partes: timbre ou cabeçalho (símbolo e nome do órgão, da

▪

unidade);

número de ordem (numeração que o ofício recebe a

▪

cada ano, em ordem cronológica, seguida da sigla do órgão emitente à esquerda. Ex.: Ofício nº 348/SS-RS); local e data (dia, mês e ano à direita, a 6,5 cm ou 7

espa-▪

ços duplos da borda superior);

vocativo (deve ser empregado o tratamento adequado

▪

ao destinatário, a 10 cm ou 10 espaços duplos da borda superior, na linha do parágrafo, a 10 espaços ou 2,5 cm da margem); observe:

para os chefes de Poder, emprega-se Excelentíssimo

▪

Senhor, seguido do respectivo cargo. Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;

para as demais autoridades, utilizamos:

▪ Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhor Prefeito.

texto (para texto longo, os parágrafos serão numerados

▪

a partir do segundo, não sendo numerado o fecho. Se houver mudança de folha, o endereçamento é colocado na primeira folha, sendo que a segunda inicia com a repetição do número de ordem, acrescentando-se, à direita, o número da folha);

fecho (alinhado à direita e seguido de vírgula, a 1 cm

▪

(38)

Procuração

Procuração, na linguagem jurídica, signica instrumento de mandato , que é um documento pelo qual alguém

dante, constituinte ou outorgante) confere a outrem (man-datário, procurador ou outorgado) poderes para a prática de ações em seu nome e por sua conta7_.

A procuração pode ser particular ou pública, as quais estão descritas a seguir:

Particular

▪ , se passada de próprio punho pelo

indiví-duo que outorga com um determinado m. É impor -tante destacar a necessidade de reconhecimento de

rma daquele que concede a procuração; muitas vezes

é necessário testemunhas.

Pública,

▪ se lavrada em cartório.

As partes constitutivas da procuração são: timbre (se for pública);

▪

título (cabeçalho);

▪

identicação do outorgante (nome, nacionalidade, ▪

estado civil, prossão, residência, cidade, estado, RG,

CPF ou outro tipo de documentação);

identicação do outorgado (nome, nacionalidade, ▪

estado civil, prossão, residência, cidade, estado, RG,

CPF ou outro tipo de documentação);

texto (no qual é denida a função a ser desempenhada ▪

pelo procurador); fecho;

▪

local e data (local, dia, mês e ano);

▪

assinatura com rma reconhecida. ▪

(39)

Recibo

O recibo é um documento que serve para comprovação de execução e/ou venda de algum serviço ou comercializa-ção de um produto. Esse tipo de documento possui caráter

contábil e scal para comprovação de gastos de um cliente, prossional ou estabelecimento comercial8_.

O recibo, geralmente, é assim estruturado: título (

▪ recibo) em letras maiúsculas, centralizado na folha;

número (em caso de empresa);

▪

valor (à direita na folha);

▪

texto (declaração do que se recebeu, identicação de ▪

quem pagou, nome; endereço, CPF ou CNPJ, valor por extenso, motivo do recebimento);

local e data;

▪

assinatura (abaixo do nome pode constar endereço,

▪

CPF ou CNPJ);

testemunha (se necessário, com identicação). ▪

(40)

( .. )

p

_{onto nal}

Neste capítulo, estudamos a comunicação administrativa escrita, modalidade que integra a vida de quem trabalha dentro de uma empresa.

Indicações culturais

PORTAL dos contratos. Disponível em: < http://www.por-taldoscontratos.com.br/trabalhista.shtml>. Acesso em: 30 nov. 2007.

PORTAL Exame. Disponível em: <www.portalexame.abril. com.br>. Acesso em: 30 nov. 2007.

a

_tividade

Elabore uma carta comercial tradicional sobre o

não-rece-1.

(41)

(42)

(( 33 ))

m

(43)

(44)

( )

Maria Alice da Silva Braga

o

_{objetivo da apresentação}

_dos

mode-los a seguir é simplesmente servir de exemplo para que o leitor possa criar seus próprios modelos de acordo com a

losoa e os objetivos de sua organização. Não esqueça,

(45)

Modelo de ata

ATA da 52ª Sessão Ordinária de 2005

Aos quatorze dias do mês de maio do ano de dois mil e cinco, às treze horas e trinta minutos, no Conselho de Furnas da União, quinto andar, sala duzentos e trinta e três, do Ediício do Ministério da Fazenda, na cidade de , reuniu-se o Conselho, em Sessão Ordinária, presidido pelo Senhor Conselheiro-Presidente, Dr. , presentes os senhores Conselheiros, Doutores: ; presente, também o sr. Procurador-Representante da Fazenda Nacional, Dr. Iniciados os trabalhos, o Sr. Procurador-Representante da Fazenda remeteu ao Relator-Conselheiro, Dr. o processo nº 923.123-04, do inte-resse de e outros, do qual tivera vista. A seguir, o Senhor Conselheiro, Dr. ,

deu início à discussão do processo nº 23.456-04 do inte-resse de e outros, ocasião em que o Sr. Conselheiro-Relator lembrou a implantação do projeto e suas conseqüências na área do Poder Judiciário. O Senhor Presidente encerrou a reunião com a leitura da pauta para a próxima reu-nião, da qual, para constar, eu, , lavrei esta Ata. Sala das Sessões, em 14 de maio de 2005.

(46)

M o d e l o s d e d o c u m e n t o s 45 45

Modelo de atestado

TIMBRE ATESTADO

Eu, Maria Clara Nascimento, brasileira, casada, residente na rua da Conceição, nº 203, nesta capital, atesto que o senhor João Ribamar Vieira dos Santos, RG 0145985-RS, cursou neste esta-belecimento de ensino, todo o curso de ensino médio, no turno da noite.

Curitiba, 13 de agosto de 2004. Proª Drª. Maria Clara Nascimento

(47)

Modelo de carta comercial

TIMBRE IOB – 260/04

Porto Alegre, 22 de abril de 2007.

FTEC Consultoria e Treinamento Ltda. At.: Proª Paula Moreira Salles

Prezados Senhores,

Curso de Redação Empresarial

Reerência: Sua Proposta 83/egn de 28.04.07

Foi analisada sua proposta orçamentária e decidida sua contrata-ção para o treinamento de nossos uncionários, em agosto.

Queira, por gentileza, entrar em contato com nossa Gerente de Cursos para agendar datas e horários.

Atenciosamente,

Maria Lúcia Morales Cortez, Gerente de Recursos Humanos. Endereçamento

(48)

M o d e l o s d e d o c u m e n t o s 47 47 Vamos frisar alguns pontos da carta comercial:

Data – no corpo da carta é escrita de modo

redu-▪

zido. Exemplo: Respondendo sua carta do dia 11.06.05 ou 11/06/05.

Mês – sempre grafado com letra minúscula. Exemplo:

▪

São Paulo, 10 de agosto de 2006.

Destinatário – basta escrever o nome do destinatário,

▪

pessoa ou empresa a quem a carta se destina, somente com a inicial maiúscula. Observe o quadro:

Quadro 3 – Módulo de destinatário

Antes Agora A

COMIL Ônibus e Carrocerias

Rua...

At.: Dr. João Sabao São Paulo - SP

COMIL Ônibus e Carrocerias

At.: Dr. João Sabao COMIL Ônibus e Carrocerias

At. ou A. – empregar a abreviatura At., seguida de ▪

dois pontos (At.:) quando a correspondência for diri-gida a uma pessoa representante da organização. A abreviatura advém do termo inglês aention , que é abreviadoan. – o que signica um equívoco. Também

pode-se empregar a palavra atenção por extenso. Exemplo: À atenção do Dr. João Sabao.

At. ou A/C – esta abreviatura reserva-se apenas para o

▪

(49)

Modelo de carta-circular

TIMBRE IOB-266/03

São Paulo, 24 de setembro de 2006. Sra. Maria Augusta Meirelles

Prezados senhores,

Lançamento de nova coleção

No dia 5.10.06, às 21horas, haverá um desle de lançamento da coleção primavera-verão nas instalações da nossa loja, situada na rua Pamplona, nº. 348, Jardim Paulista.

Contamos com sua presença. Cordialmente,

Carmela Antunes Salaviera Gerente de Vendas

(50)

Modelo de declaração

DECLARAÇÃO

Declaro que o senhor JOSÉ HUGO SILVEIRA PAES, RG 6000634759, CPF 802.000.000 -15, residente na rua das Flores, nº 117, bairro Jardim, São Paulo, pertence ao quadro de uncio-nários da minha empresa desde 24 de novembro de 2005, perce-bendo mensalmente cinco salários mínimos.

São Paulo, 11 de outubro de 2006. Ana Carolina Medeiros Santiago

(51)

Modelo de memorando

Timbre

De: Gerência de Recursos Humanos

Reinaldo Pinto Soares

Nº 532/03

Para: Adriana Lemes

Gerência Comercial

16/09/06

Assunto: Escala de érias

A m de organizar a escala de érias do quadro de uncionários da empresa, solicito-lhe a relação de érias do setor comercial o mais breve possível.

Grato,

(52)

Modelo de memorando ocial

TIMBRE

MEMORANDO nº 25/DJ Em 12 de abril de 2006. Ao Sr. Gerente do Departamento de Recursos Humanos

Assunto: Desligamento de uncionário

Em cumprimento à determinação da Presidência, comunicamos que oi desligado, hoje, deste Departamento, o técnico em compu-tação Mário Augusto Barbosa, posto à disposição do DRH.

Devemos mencionar, ainda, que a vaga do uncionário será preen-chida somente após rigorosa seleção para o cargo.

Atenciosamente,

Roberto Oliveira Diretor

(53)

Modelo de oício

TIMBRE Nº 348/SS-RS

Porto Alegre, 29 de setembro de 2004. Senhor Secretário,

Temos a satisação de comunicar V. Exª que este centro comuni-tário realizará, no período de 20 de outubro a 15 de novembro do corrente ano, a Campanha de Educação no Trânsito.

Solicitamos, pois, a V. Exª a gentileza de indicar dois técnicos dessa Secretaria para participarem do evento, o qual contará, inclusive, com a colaboração de agentes de órgãos não-governa-mentais, que atuam em toda a América.

respeitosamente, Manuel Javier Lock

Diretor-Geral

Excelentíssimo Senhor Eugênio Becker Terra

Secretário dos Transportes do Estado do Rio Grande do Sul N/Capital

(54)

Modelo de procuração

PROCURAÇÃO

Eu, Eneida Pereira de Araújo Viana, brasileira, advogada, inscrita na OAB/SC e no CPF , com residência na Rua Senador Feijó, 48, bairro Boa Vista, Florianópolis, Estado de Santa Catarina, CEP , nomeio o senhor Raael Moreira Leite, brasileiro, economista, portador do RG e do CPF , residente na rua Senhor dos Passos, 138, ap. 201, bairro Jardim Europa, Florianópolis, Estado de Santa Catarina, CEP para proceder à matrícula no semestre , do Curso de Doutorado em Direito Tributário Internacional, na Faculdade de Direito, da Pontiícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS), realizando todos os atos necessários para esse m.

Florianópolis, 12 de dezembro de 2004. (Assinatura)

(55)

Modelo de recibo

RECIBO Nº 13.254 Valor R$ 14.500,00 Recebi(emos) de Maria Antonieta Canabarro, rua São Carlos, 291, casa 12, Canoas, Rio Grande do Sul, portadora do CPF 612456258-23 a importância de R$ 14,500,00 (quatorze mil e qui-nhentos reais) reerente a serviço de marcenaria, realizado em sua empresa, no período de 10 de setembro a 15 de outubro deste ano. Porto Alegre, 16 de outubro de 2004. André Fernando Giulianni

RG 010 258 344 24 CPF 802 120 156 60

(56)

(( 44 ))

r

(57)

(58)

( )

Maria Alice da Silva Braga

r

_{eservamos um capítulo}

_{especíco para o}

relatório, por ser um tipo de documento que suscita

mui-tas dúvidas. Não há prossional ou universitário que não

tenha, pelo menos uma vez, deparado-se com a difícil tarefa de elaborar um relatório.

Para que possamos melhor compreender o signicado

desse documento que está presente na vida de quase todas as pessoas que trabalham e/ou estudam, vamos iniciar pelo conceito.

(59)

Relatório 1. Conclusões às quais chegaram os membros de

uma comissão (ou uma pessoa) encarregada de eetuar uma pesquisa ou de estudar um problema particular ou projeto qualquer 2. Exposição pela qual uma pessoa apresenta o

essencial de sua própria atividade ou de um grupo ao qual pertence 3. INF. documento de saída, preparado por um

sis-tema de processamento de dados 4. JUR. parte da decisão

judicial em se expõem os atos e questões debatidos no pro-cesso. ETIM relato+ório ; sinonímia de exposição.9

Pela denição, podemos perceber que a abordagem e a

estrutura do relato dependem do seu objetivo10_.

Assim, podemos ter documentos:

que descrevem algo, narram fatos ou acontecimentos a

▪

favor de decisão ou medida administrativa. Para tanto, apresentam parecer ou opinião. São os relatórios de auditoria.

que descrevem e/ou narram fatos ou situações

pas-▪

síveis de análise para mudança no planejamento da organização ou da instituição.

que atendem a uma solicitação da organização ou

ins-▪

tituição; são os relatos de viagem, estágio etc.

Sob essa perspectiva, a elaboração de um relatório serve para registrar fatos, controlar ações, estabelecer elos entre os indivíduos que trabalham de modo independente.

O relatório esclarece, informa, conrma, nega, comu -nica decisões importantes sobre políticas, mudanças, tomadas de decisões, formação de conceito sobre empresa e seus produtos e serviços – todas são atividades baseadas nos relatórios.

(60)

R e l a t ó r i o 59 59

(4.1

4.1)

c

_{omo redigir um relatório}

Para que um relatório cumpra com sua nalidade e pro -duza efeitos desejados, é importante que o relator

estabe-leça, em primeiro lugar, os objetivos gerais e especícos do

documento, com clareza e objetividade. As perguntas que seguem servem de orientação para o redator deste texto.

O que é um relatório?

a.

Por que fazer um relatório?

b.

Qual é o objetivo geral do relatório?

c.

Quais são os objetivos especícos?

d.

O que se pretende com o relatório?

e.

Qual o nível das informações?

f.

Como redigir? (apenas narrar ou descrever ou opinar,

g.

criticar, sugerir?)

A quem se destina o documento?

h.

Quem vai ler?

i.

De onde partir? (de uma premissa?)

j.

Quais são as informações mais relevantes?

k.

(4.2

4.2)

t

_{ipos de relatório}

O relatório pode ser interno ou externo, visto como11:

Rotineiro

▪ : para atender às exigências do serviço; pode ter formulário impresso próprio com espaços para preenchimento. Exemplo: relatório de viagem, relató-rio de produção.

(61)

R e d a ç ã o e m p r e s a r i a l 60 60 Não-rotineiro

▪ : no geral, é informativo e possui o m de provocar reações que determinem ações especícas.

Exemplo: relatos de trabalhos em andamento.

Formal

▪ : relata, de modo formal, resultados obtidos em investigações de pesquisa e desenvolvimento. Via de regra possui formato preestabelecido. Exemplo: disser-tação de mestrado.

Inormal

▪ : é muito empregado nas empresas, e o relator anota tudo em tópicos.

(4.3

4.3)

o

_{rganização do relatório}

Existem relatórios que exigem meses de trabalho e outros são concluídos em horas. Qualquer que seja o caso, o pro-cesso de elaboração requer observância de algumas etapas, as quais podem ser observadas a seguir:

Defnição dos objetivos

a. . Ver item 4.1.

Plano de texto e roteiro do trabalho

b. – Aqui é preciso

considerar se o trabalho está adequado aos objetivos, estabelecer seqüência do assunto, incluir tópicos, se preciso, e analisar o detalhe de cada tópico. Esse plano pode ser diminuído, acrescido ou também alterado, de acordo com as informações mais recentes. Essa parte funciona como o roteiro do trabalho.

Pesquisa

c. – Conforme o tipo de trabalho, a pesquisa é a

base para um relatório eciente. As informações podem

ser coletadas por meio de leituras de livros, artigos, relatórios e circulares, entrevistas, contatos virtuais, noticiários, pesquisas na internet, acervos e museus.

(62)

R e l a t ó r i o 61 61 Para que as informações não se acumulem e se percam,

convém separá-las e classicá-las dentro de parâme -tros preestabelecidos, anotando a fonte de cada uma.

Organização das inormações

d. – Nesta etapa,

aprovei-ta-se o plano de texto e o roteiro de trabalho. Aqui, já se conhecendo melhor o assunto, por meio da pesquisa, é o momento de rever o plano de texto e fazer os acrésci-mos, as supressões e/ou as substituições necessárias.

Seleção das inormações

e. – Após a organização das

informações, é recomendável retornar às fontes para

vericar a veracidade ou a relevância dos fatos e com

-pletar o que se zer necessário.

Redação – Todo relatório deve ter uma linguagem clara,

f.

objetiva, concisa, coesa, coerente e elegante.

Revisão – Esta é a etapa nal, momento de burilar o

g.

texto.

(4.4

4.4)

c

_{omposição do relatório}

Uma vez coletados todos os elementos (dados a serem refe-ridos no relatório), tendo-se em mente as respostas às pro-postas sobre os objetivos do relatório, o autor do relatório

lançará mão de outra fórmula a m de racionalizar seu traba -lho, montando o esquema do que irá redigir. Isso envolverá desde o título até o fecho, obedecendo a uma ordem lógica, o que facilitará muito o desenvolvimento do trabalho.

Desse modo, o relatório será dividido em partes distin-tas, nas quais estarão todos os dados necessários à análise de quem o ler.

(63)

A estrutura básica de um relatório constitui-se das seguintes partes:

Capa

▪ :deve conter o nome da organização, o título do

trabalho, o setor que o elaborou, a data e o nome do autor.

Folha de rosto

▪ : repete o que contém a capa.

Sumário

▪ : apresenta três colunas; a da esquerda possui as divisões e as subdivisões do relatório; a da direita refere-se aos números das páginas, e a coluna central mostra os itens do trabalho.

Introdução

▪ : assemelha-se a um prefácio, espaço no

qual se justica o trabalho e ocorrem os rumos dele.

Considerando-se o leitor, o redator-relator, escreve de

forma clara, simples e objetiva a nalidade do relatório.

Desenvolvimento

▪ : após a denição do tipo de relatório, o redator-relator classica e seleciona as informações.

Ele descreve, narra ou disserta, levando em considera-ção os seguintes aspectos:

apresentação e demonstração dos fatos;

▪

apreciação e/ou explicação;

▪ justicativa; ▪ análise de problemas; ▪ enumeração de dados; ▪ informações gerais. ▪ Conclusão

▪ : ao nal, o autor sugere formas de resolução

para os problemas (se possível), apresenta alternativas, resultados e constatações. No caso de relatórios analíti-cos, o autor pode fazer recomendações, desde que estas sejam oportunas.

Anexos

▪ : são documentos que enriquecem o trabalho

como: organogramas, mapas, grácos, fotograas, tabe -las etc.

(64)

R e l a t ó r i o 63 63

Modelo de relatório

Relatório de estágio Parte I – Identicação

Nome: Catarina de Angelis ▪

Local de estágio: Escola de Educação Inantil Nossos ▪

Amigos

Período do estágio: 18/07/2006 a 18/12/2006 ▪

Parte II – Atividades gerais realizadas Descrição das atividades

▪

As atividades desenvolvidas na escola oram previamente organizadas juntamente com a direção da escola, assim como o serviço de psicologia e supervisão na universidade. As mes-mas oram distribuídas em dias da semana. (aqui não vamos descrever cada dia para que o texto não se torne extenso) Análise e conclusão das realizações e das diculdades ▪

De maneira geral, não houve diculdades. O espaço dado para a realização do estágio oi bastante adequado,

obede-cendo à rotina de atividades já existente na escola, principalmente pelo setor de psicologia. A psicóloga da escola oi

extremamente receptiva e avoreceu em grande parte o traba-lho eito na escola. A direção também avoreceu nesse sentido, integrando as atividades do estágio e a estagiária à rotina da escola. Em todo momento houve um reconhecimento do tra-balho e valorização dele.

Sugestões para novos estagiários ▪

A sugestão para novos estagiários é de continuidade nos gru- pos com as crianças e acompanhamento das turmas e proes-soras. O apoio dado à direção e, principalmente, à psicóloga da escola oram muito graticantes, provavelmente para

(65)

ambos os lados. Outra sugestão reere-se a um trabalho mais direto e individual para as crianças com necessidades espe-ciais, acompanhando as atividades já realizadas pelos outros prossionais na escola.

Catarina de Angelis Regina Sordi Pós-graduanda Supervisora

(66)

R e l a t ó r i o 65 65

( .. )

p

_{onto nal}

Neste capítulo, estudamos o relatório, focalizando

manei-ras ecazes de escrevê-lo. Como complemento de estudo,

recomendamos a leitura de jornais, revistas e livros, os quais são importantes para o desenvolvimento da criati-vidade na escrita, assim como a ampliação do vocabulário. Como nem só de documentos dessa natureza as pessoas necessitam, até para haver maior interesse e dedicação à atividade dentro da empresa, o indivíduo precisa de momentos de lazer e descontração.

Indicação cultural

ONZE homens e um segredo. Direção: Steven Soderbergh. Produção: Jerry Weintraub Productions. Intérpretes: Joshua Jackson; Don Cheadle; Andy Garcia; George Clooney;

Bernie Mac; Brad Pi; Ma Damon; Julia Roberts e outros.

Roteiro: George Clayton Johnson; Jack Golden Russell. Estados Unidos: Waner Brothers, 2001. (116 min)

Trouxemos a indicação deste lme, pois trata de temas como

estratégia, planejamento, lideranças, recursos humanos (seleção e treinamento), motivação e comunicação, propor-cionando ao expectador uma larga visão administrativa.

a

_tividade

Reda um relatório sobre uma visita a uma fábrica de balas.

(67)

(68)

(( 55 ))

c

(69)

(70)

( )

a

_{velocidade vertiginosa}

_{na trajetória da}

tecnologia e a emergência de novos gêneros textuais cons-tituem-se em parte da realidade com a qual nos depara-mos, criada em um espaço de pouco mais de um quarto de século, na área da comunicação eletrônica, expandin-do-se para a universalização. Mais do que uma revolução no âmbito da comunicação, temos atualmente uma revo-lução generalizada, com inserções no campo da ética, do direito, da economia e nas formas de relação interpes-soal, alterando o modus vivendi do homem do século XXI, Maria Alice da Silva Braga

(71)

preocupado muito mais com a comunicação rápida e e -ciente para atingir o maior número possível de relações nessa rede mundial de comunicações.

Dessa fascinante busca pela excelência no que tange ao modo de escrita e comunicação, nasceram outros tipos de correspondência, em especial, o e-mail. Esse fugaz e

despo- jado jeito de escrever virtualmente não chegou para tirar o lugar de documentos tradicionais, como a carta em papel, mas talvez seja apenas um desmembramento da antiga e sempre presente carta.

Os novos gêneros textuais surgem e se desenvolvem historicamente como novas alternativas, como novos for-matos e estratégias dentro de um universo em constante mutação, em especial na área da comunicação.

Neste capítulo, vamos estudar um pouco a estrutura do texto do e-mail a m de incluí-lo no nosso rol de docu

-mentos comunicacionais empresariais, visto que essa forma textual integra o universo moderno e dinâmico das comunicações on-line. Assim, nas seções que seguem, vere-mos as diversas nalidades e características desse modelo

de texto virtual.

(5.1

5.1)

e

-mail

na empresa

A comunicação escrita via correio eletrônico tem como característica principal a rapidez. O redator diante da tela do computador digita o assunto simultaneamente à criação mental. Para tanto é necessário: agilidade, poder de síntese e excelente capacidade para ler e reler o texto, o qual deve