13º Prêmio Revelação em Finanças IBEF-SP / KPMG
Pricing Snap!
BRUNO ZATZ, DANIEL PICCOLI E GUSTAVO JORGE
IBM América Latina
Projeto com o objetivo de contribuir para o 13º Prêmio Revelação em Finanças IBEF-SP / KPMG.
“Inovação é o instrumento específico do empreendedorismo. O ato que dota os recursos com uma nova capacidade de criar riqueza.”
Introdução
De acordo com a CEO da IBM, Ginny Rometty, a IBM está passando por uma grande transformação global, tornando-se uma empresa de soluções cognitivas em uma plataforma
cloud, e tudo que fazemos é baseado nisso. Dados estão disponíveis em todos os lugares, mas
o que faz a diferença é a capacidade de entendê-los, ou seja, dados que eram invisíveis até então se tornam visíveis. Para isso, utilizamos o Watson Analytics, da IBM, como a solução analítica baseada em cloud, para criar o Pricing Snap! a fim de transformar a área de preços de uma forma ágil e segura, a partir de uma ferramenta que nos permitisse compartilhar informações com membros da equipe de preços, vendedores e executivos, capaz de ser acessado de qualquer lugar utilizando um tablet ou smartphone.
O principal desafio da área de preços na IBM América Latina era transformar o sistema gerencial da empresa e auxiliar na tomada de decisões para que sejam mais rápidas e eficazes, sem deixar de serem analíticas, utilizando os vastos dados disponíveis na área de preços de modo a influenciar nos resultados da companhia.
A inovação consiste em criar dashboards interativos para análise dos dados financeiros de diferentes oportunidades em tempo real, a partir da análise dos dados disponíveis na área de preços, utilizando o que há de mais moderno em tecnologia na IBM (Watson Analytics) além dos mais recentes imperativos estratégicos em termos de tecnologia da informação, tais como,
Agile, Analytics, Social, Mobile, Security e Cloud, aumentando a capacidade analítica em
finanças, gerando insights que permitam influenciar nas decisões executivas e, com isso, melhorar os resultados da IBM, sendo replicável para outras unidades de negócios da IBM e para outras empresas.
Descrição do Projeto
O projeto Pricing Snap! tem por objetivo transformar a área de finanças da IBM de modo a modificar a maneira como analistas financeiros e pricers realizam análises e geram insights aos executivos da empresa, transformando a maneira de pensar e agir, auxiliando na tomada de decisões para que sejam mais rápidas e eficazes sem deixar de serem analíticas, analisando dados financeiros de diferentes oportunidades em tempo real, utilizando a vasta quantidade de dados disponíveis na área de preços, influenciando os resultados da empresa.
Em um panorama onde os dados são considerados a nova matéria prima, a área de preços, dentro da organização de finanças, possui uma vasta quantidade de informações relevantes que, no entanto, estavam sendo muito pouco utilizadas até então, de modo que o grande volume de informação não estava organizado em um formato que pudesse ser analisado facilmente, tornando as análises demoradas e inviáveis em um ambiente de trabalho dinâmico. Além disso, a limitação de sistemas para armazenamento e uso da informação de maneira rápida e fácil, tanto para atualizar a informação de maneira constante, quanto para sua utilização por parte de analistas financeiros e executivos, restringiam a capacidade de gerar insights por parte da área de finanças e, com isso, auxiliar os executivos nas tomadas de decisões. Com este pano de fundo, utilizando o que há de mais avançado em tecnologia disponível na IBM, o Watson Analytics, criamos o Pricing Snap!.
O Pricing Snap! é uma ferramenta prática, fácil de acessar, utilizar, analisar e compartilhar as informações de modo totalmente interativo, tanto por analistas financeiros,
pricers, CFO’s, vendedores e executivos. Em um ambiente de trabalho dinâmico onde as
mudanças ocorrem rapidamente, a visualização da informação de forma simples através de gráficos interativos se torna um fator essencial. Dessa forma, o Pricing Snap! consiste em
dashboards que facilitam a análise e visualização da informação de forma gráfica, ou seja,
dados que eram invisíveis até então tornam-se visíveis, utilizando o que há de mais moderno na IBM, além dos mais recentes imperativos estratégicos em termos de tecnologia da informação, tais como:
Watson Analytics: Plataforma em cloud utilizada para armazenar as informações, criar os
dashboards, prover a segurança necessária para manuseio e compartilhamento da informação
de uma forma simples de utilizar, atualizar e interpretar, ou seja, não é preciso ser um expert em tecnologia da informação para utilizá-lo, podendo ser acessado de qualquer lugar através de um Tablet ou Smartphone.
Agile: Uma ferramenta ágil, simples e prática de utilizar e atualizar, direcionando o
usuário aos insights mais relevantes. Não é preciso ser um expert em tecnologia da informação para utilizar essa ferramenta.
Analytics: A utilização do Pricing Snap! aumenta a capacidade de análises por parte dos
analistas financeiros e pricers, gerando mais insights que influenciam as tomadas de decisões por parte dos executivos, melhorando os resultados da IBM.
Social: As informações podem ser compartilhadas a qualquer instante a partir da própria
ferramenta, otimizando o tempo gasto copiando e colando informações de outras plataformas em um email ou apresentação, antes de compartilhar com outros stakeholders. Os usuários podem acessar as informações disponíveis a qualquer instante, sem a necessidade de instalar nenhum software em seus computadores ou tablets.
Mobile: O Pricing Snap! pode ser acessado de qualquer lugar com acesso à internet,
inclusive em tablets e smartphones sem a necessidade de instalar nenhum software ou aplicativo para sua utilização.
Security (Segurança): As informações disponíveis no Pricing Snap! estão completamente
seguras. O acesso se dá através de identificação do usuário por senha, e somente aqueles com autorização prévia conseguem entrar na ferramenta, visualizar os dashboards e analisar as informações.
Cloud: Todas as informações ficam armazenadas na nuvem, não ocupando espaço na
Inovação e Aplicabilidade
A inovação consiste em criar dashboards interativos para analisar a vasta quantidade de informação disponível na área de preços a fim de transformar o sistema gerencial da IBM, de um sistema costumado a analisar as informações após o término do período contábil, para um sistema que analise as informações em tempo real, de forma ágil, simples, visual, interativa e disponível em qualquer lugar, sempre que necessário. Com isso, a inovação permite o entendimento dos dados que antes estavam desestruturados e não eram completamente analisados, ou seja, torna visíveis os dados que antes eram invisíveis.
O acesso à ferramenta se dá de forma simples, rápida e segura, a partir da identificação do usuário através de login e senha, registrados e aprovados previamente pelos administradores do Pricing Snap! e gerentes.
Em seguida, a primeira página do Pricing Snap! será exibida. Nessa página é possível observar uma breve descrição das informações que poderão ser encontradas com mais detalhes nos próximos dashboards, o período corrente das transações, no caso, terceiro trimestre de 2016, além de um resumo das principais métricas financeiras, tais como, receita total, lucro bruto, PTI (Pre Tax Income), além da quantidade de oportunidades. A partir da visualização gráfica dos dados é possível extrair insights valiosos que não seriam possíveis ao analisar a informação por um método mais tradicional. Além de economizar tempo e esforços necessários para atualizar as informações, a análise dos dados utilizando o Watson Analytics permite a total interatividade entre os usuários e a ferramenta.
Na parte superior é possível navegar entre os outros dashbaords disponíveis. Cada
dashboard possui um enfoque específico. A aba “Financial Summary” possui informações
relevantes às métricas financeiras, como receita, lucro bruto, entre outras. A aba
“Opportunities” é destinada a análises ao menor nível em termos de negociações com o
cliente, ou seja, o número de registro de cada oportunidade. Como pode existir mais de uma oportunidade para o mesmo cliente, esse relatório se mostra relevante para identificar em quais oportunidades devemos priorizar os esforços. A aba “Efforts Summary” é relevante
para o gerente de preços, possibilitando analisar as informações de esforços para melhor alocar os recursos de preços em cada oportunidade, ou seja, permite ao gerente de preços alocar pricers mais experientes em casos mais complexos, por exemplo, ou então definir delegações. A aba “Trends” permite analisar os casos históricos a fim de identificar a evolução de cada transação. No futuro, quando mais dados históricos estiverem dispostos, será possível identificar correlações e até mesmo fazer previsões utilizando o Watson
Analytics.
Também é possível aplicar filtros para analisar a informação em detalhe, como por exemplo, receita total por pais da América Latina, quais oportunidades ainda estão em andamento, quais oportunidades já foram vencidas, ou perdidas, qual o lucro bruto por setor, mas principalmente, é possível verificar os casos em andamento onde o PTI está negativo. Dessa forma, podemos tomar ações para evitar o prejuízo à empresa e, dessa forma, influenciar nos resultados do trimestre.
Nesse caso, é importante ressaltar que todas as informações dispostas no dashboard são interativas. Ao selecionar os casos com PTI negativo, podemos observar que ocorrem 7 negociações onde a solução ofertada se mostra prejudicial à IBM, gerando uma perda de PTI no valor de 1.2 milhões de dólares. Além disso, é possível identificar o país que a maioria dos
casos ocorre, além do setor e da unidade de negócios. Nas próximas páginas do Pricing Snap! será possível identificar mais detalhes acerca desses casos.
Na aba “Financial Summary” é possível identificar as principais métricas financeiras de todas as oportunidades que passaram pelo time de preços da IBM América Latina, além das representações gráficas, da esquerda para a direita, conforme imagem abaixo temos as dispersões do volume de receitas e PTI separados por país, setor e linha de negócio (LoB), onde a área do quadrado representa o volume de receitas, e a tonalidade do azul representa o volume de PTI para cada país, setor, ou linha de negócio. Os gráficos no centro representam a quantidade de receita separada por tipo de negociação (aditivos novos negócios ou renegociações). Ao centro, é possível identificar a quantidade de receitas que ainda está em processo de negociação com o cliente (On going), ou já foram assinadas (Won), ou perdidas
(Lost). O gráfico à direita representa o volume marginal de PTI em relação às receitas.
Abaixo, à esquerda, é possível observar a quantidade de receitas que serão geradas por contratos compostos por termos e condições padrões, ou não padrões, ao centro a dispersão de receitas por intervalos, onde é possível observar onde estão concentradas as maiores negociações, e por fim, o gráfico da direita representa o volume de lucro bruto por intervalo de receita. Também é possível identificar o valor do contrato que está sendo negociado com cada cliente, a partir do gráfico que se encontra à extrema direita do dashboard, ou pelo filtro de clientes disponível na parte superior.
Para analisar os casos com PTI negativo, basta selecionar “<0%” no gráfico PTI Rrange e “On Going” no gráfico de status. Dessa forma, todos os outros gráficos no dashboard serão modificados para atender esse critério. É possível observar os mesmos 7 casos e os mesmos 1.2 milhões de dólares em prejuízo à companhia, no entanto, nessa página, outros detalhes podem ser analisados, ou seja, é possível observar que os maiores casos correspondem a negociações novas (new business), com termos e condições contratuais em um formato não tradicional, além de serem casos com receitas maiores de 5 milhões de dólares, em sua maioria. A partir desses insights, os executivos podem focalizar seus esforços nesses casos específicos, a fim de buscar uma solução que não traga prejuízos à empresa. Nesse caso, é possível observar a relevância da unidade de finanças como consultores de negócios trabalhando próximos aos executivos, influenciando os resultados da companhia.
Além disso, também é possível verificar qual cliente possui o menor valor de PTI. A partir do gráfico Revenue & PTI by Client, é possível observar que apesar de não ser uma oportunidade relevante em termos de receitas, o a solução oferecida ao cliente “Fake 57” possui o menor PTI, ou o PTI mais negativo, dentre os 7 casos apresentados. Com base nessas informações, podemos selecionar este cliente no gráfico e analisar as condições financeiras da solução ofertada a fim de identificar oportunidades de melhorias para essa oportunidade antes da assinatura do contrato, influenciando, dessa forma, nos resultados da IBM.
A página “Opportunities” permite filtrar até o menor nível em termos de oportunidades, ou seja, é possível filtrar o número de registro da oportunidade e analisar suas métricas financeiras, além de identificar os clientes que possuem mais oportunidades sendo negociadas. Conforme exemplo abaixo, é possível observar que o maior cliente possui 15 oportunidades diferentes em negociação, dispostas em sua maioria no Brasil em forma de aditivos a contratos existentes.
Na busca por mitigar os riscos de assinar um contrato que traga prejuízo a IBM, é possível filtrar o cliente “Fake 57” e identificar o registro de cada oportunidade que a IBM possui com este cliente a fim de monitorá-las e melhorá-las durante as próximas rodadas de negociação com o cliente.
A aba “Efforts Summary” é essencial para o gerente de preços, pois, essa parte demonstra a quantidade de interações executadas por cada pricer em média, ou seja, quantas vezes os
pricers interagem, modificam e atuam em cada oportunidade. Esse coeficiente de esforço se
dá pela divisão da quantidade de interações com a quantidade de oportunidades. Podemos observar que a média total de esforço, conforme exemplo abaixo é de 2.309, ou seja, cada
Com isso, também é possível observar que os novos negócios ainda em andamento exigem um esforço maior do time de preços. Além disso, oportunidades maiores em termos de receita também geram um esforço acima da média. Ao aplicar os filtros sobre esses critérios (novos negócios e receitas acima de 5 milhões de dólares), é possível observar que o esforço médio subiu para 10.333, ou seja, para cada oportunidade o pricer deve retrabalhar 10 vezes, em média. De posse dessas informações, o gerente de preços pode alocar pricers mais experientes para tratar de casos mais complexos, além de definir os processos de delegações para casos mais simples, direcionando os esforços dos pricers para as negociações mais relevantes à IBM, influenciando os resultados ao longo do trimestre.
A aba “Trends” dispõe uma visão consolidada dos dados históricos para fins de monitoramento de cada negociação ao longo do tempo, pois, como geralmente uma negociação demora mais de um trimestre para ser concluída, o acompanhamento dessas oportunidades se torna essencial. Além disso, o acumulo de dados históricos permitirão análises estatísticas mais profundas, buscando encontrar correlações e, futuramente, realizar previsões com base nos dados históricos acumulados.
A ferramenta Watson Analytics também permite compartilhar as informações instantaneamente a partir da própria ferramenta, sem a necessidade de copiar as imagens dos dashboards em um email, ou apresentação, ou então salvar as imagens no próprio computador. A partir da própria ferramenta, é possível compartilhar as análises feitas no Pricing Snap! como um arquivo PDF ou JPEG e enviar instantaneamente por email. Outra alternativa é salvar as análises como um PDF em seu próprio computador, ou então enviar o link para que a pessoa que irá receber o link possa realizar suas próprias análises interativamente. Além disso, é possível enviar as informações por Tweeter, no entanto, devido ao caráter confidencial das informações contidas no Pricing Snap! essa opção não é utilizada.
Benefícios e Resultados
Após a implementação do Pricing Snap! no primeiro trimestre de 2016 a lucratividade do produto mais rentável do portfólio triplicou. Observamos um crescimento de 14% no PTI do primeiro trimestre de 2016, em relação ao quarto trimestre de 2015 e 7% no segundo trimestre de 2016 em relação ao primeiro trimestre desse mesmo ano, além de um aumento de 10 pontos percentuais na taxa de oportunidades ganhas no segundo trimestre, em comparação com o primeiro trimestre de 2016, e crescimento de 8% em valor de contratos assinados no segundo trimestre de 2016 em comparação com o mesmo período do ano anterior.
Os benefícios ocorrem a partir da visualização de dados, relatórios, análises de oportunidades e portfólio em tempo real, permitindo melhores orientações aos executivos e, consequentemente, melhor tomada de decisões de negócio, influenciando nos resultados da IBM. Por exemplo, ao identificar uma oportunidade na qual o PTI está negativo, é possível analisar em detalhe para que em uma próxima rodada de negociação com o cliente seja apresentada outra solução capaz de atender às expectativas com relação à lucratividade da IBM. Além disso, a interatividade e mobilidade permitem que qualquer usuário faça suas próprias análises de onde estiver, a qualquer hora. Dessa forma, o Pricing Snap! foi capaz de unir as tecnologias antes disponíveis apenas a profissionais da área de Tecnologia da Informação com a área de Finanças, tornando possível análises rápidas, em tempo real, sem a necessidade de que o analista seja um expert em tecnologia da informação para operar a ferramenta.
A organização dos dados de uma maneira eficiente, disponibilizados no Watson Analytics em formato de dashboards interativos permite maior capacidade de análise em tempo real por parte de analistas financeiros e pricers, fornecendo mais insights aos líderes e executivos da companhia, permitindo ações mais acuradas baseadas em dados antes da assinatura do contrato, melhor gerenciamento dos profissionais, acesso por diversas plataformas, tais como
tablets e smartphone, facilitando o compartilhamento da informação entre os diversos stakeholders, influenciando a performance da IBM, ou seja, dados que antes eram invisíveis à
garantindo melhores resultados ao final do trimestre. Além disso, o Pricing Snap! é totalmente replicável e pode ser facilmente implementado em outras unidades de negócios da IBM e outras empresas.
É notável a maneira como o Pricing Snap! vêm auxiliando na transformação da IBM, agilizando processos, melhorando o modelo de negócios, utilizando as novas tecnologias disponíveis, e principalmente, transformando a maneira de pensar e agir, auxiliando às tomadas de decisões, tornando-as mais rápidas e eficazes ao analisar as informações em tempo real, influenciando nos resultados da unidade de negócio. Além disso, o uso do Watson
Analytics e dos modelos aplicados no Pricing Snap! são totalmente replicáveis para outras
unidades de negócios e outras regiões da IBM, além de ser replicável também para outras empresas.
