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ESPECIFICAÇÃO DO PROCESSO PROCESSO DE ATENDIMENTO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

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Academic year: 2021

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ATIVIDADE 1. Gerar processo eletrônico

O Atedimento da Agência deverá receber a demanda e gerar no sistema um Processo Administrativo.

Deverá conferir toda a documentação, garantindo sua legitimidade e que esteja completa, que o processo não necessite de mais algum outro documento. Deverá indicar qual o tipo de processo (Denúncia, Restituição, Ressarcimento, Reconhecimento de Crédito, Baixa Cadastral, etc) que deseja abrir e preencher um formulário padrão com os campos específicos de acordo com cada tipo de

processo.

Sempre que permitido ou solicitado, o Atendimento deverá registrar os dados de contato do solicitante do processo para necessidade futura, se for o caso.

Deverá digitalizar toda a documentação e anexar ao processo no sistema. Deverá manter os documentos físicos arquivados para possível consulta futura.

O Atendimento disponibilizará o Número do Processo, para o solicitante poder consultar o seu andamento pela web ou pessoalmente na Agência de Atendimento. O Sistema deverá encaminhar o processo para análise da Supervisão da Agência.

Deverá ser disponibilizado um checklist com a documentação devida para abertura dos Processos Administrativos.

O Contribuinte deverá receber um número de Protocolo para acompanhar o andameto do processo pela web. Também poderá obter essa informação nas Agências de Atendimento.

O Sistema somente deverá permitir a conclusão da abertura do processo quando todos os campos e documentação obrigatória estiverem devidamente preenchidos.

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ATIVIDADE 2. Gerar processo na web

O Solicitante externo a Sefaz, como um Contribuinte cadastrado ou outros órgãos, acessam a página web disponibilizada pela Sefaz para abertura de Processo Administrativo.

Deverá indicar qual o tipo de processo que deseja abrir e preencher um formulário padrão com os campos específicos de acordo com cada tipo de processo.

Sempre que permitido ou solicitado, o Solicitante deverá registrar seus dados de contato para necessidade futura, se for o caso.

Deverá anexar a documentação digital pertinente ao processo.

O Sistema disponibilizará o Número do Processo, para o solicitante poder consultar o seu andamento pela web ou pessoalmente na Agência de Atendimento.

O sistema deverá encaminhar o Processo para triagem após a realização da geração da demanda.

Somente será possível realizar abertura de Processos Administrativos pela internet para o tipo que não necessite de comprovação formal de documentação (com autenticação em cartório, por exemplo). Deverá ser disponibilizado um checklist com a documentação devida para abertura dos Processos Administrativos.

O Contribuinte deverá recceber um número de Protocolo para acompanhar o andameto do processo pela web. Também poderá obter essa informação nas Agências de Atendimento.

O Sistema somente deverá permitir a conclusão da abertura do processo quando todos os campos e documentação obrigatória estiver devidamente preenchidos.

A triagem dos Processos abertos por solicitantes externos via web deverá ser realizada considerando a seguinte regra:

- Para os processos vinculados a um Contribuinte Cadastrado ou de uma região indicada, deverá ser analisado pela Supervisão da Agência Regional vinculada.

- Na impossibilidade de identificação da região, a triagem dos Processos deverá ser realizada por uma função de Triagem Central.

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ATIVIDADE 3. Realizar triagem do Processo

O responsável pela triagem (Supevisão da Agência ou Triagem Central) deverá acessar o sistema e analisar o processo.

Deverá verificar se o processo está completo, se o assunto está classificado de maneira correta, se não há nenhuma informação inválida e se a documentação anexa está legivel.

Caso esteja tudo correto, deverá validar para que o sistema encaminhe para o responsável pela análise. Se o Contribuinte pertencer a uma Carteira, deverá encaminhar o Processo ao responsável por essa Carteira, se não pertencer a nenhuma Carteira, deverá ir para o Gestor Extra Carteira.

Caso ele contenha algum erro, o responsável pela análise deverá corrigir se possível ou retornar a orgiem para correção indicando as alterações necessárias.

O Sistema deverá realizar esses encaminhamentos automaticamente.

Caso o processo retorne ao contribuinte para ajustes, deverá ser encaminhada uma comunicação eletrônica (se foi indicado no momento da abertura do processo).

4. Corrigir Documentação

O Solicitante ou o Atendiemnto da Agência deverá realizar as correções necessárias indicadas na triagem.

O Sistema deverá encaminhar o processo automaticamente para Triagem novamente.

O processo originados na web retornado ao Contribuinte para saneamento deverá ficar em aberto por 30 dias. Caso não haja a correção, deverá ser encerrado automaticamente e encaminhado um aviso ao solicitante caso necessário.

A triagem dos Processos abertos por solicitantes externos via web deverá ser realizada considerando a seguinte regra:

- Para os processos vinculados a um Contribuinte Cadastrado ou de uma região indicada, deverá ser analisado pela Supervisão da Agência Regional vinculada.

- Na impossibilidade de identificação da região, a triagem dos Processos deverá ser realizada por uma função de Triagem Central.

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ATIVIDADE

5. Analisar o Processo O Auditor de Carteira deverá acessar sua Caixa de Expediente, selecionar o Roteiro referente ao Processo que deve ser analisado. Deverá analisar o Processo, a fim de atender a demanda por ele representada. Deverá realizar todos os testes

necessário para isso, registrando sua execução nos Papeis de Trabalho vinculados aos testes dos roteiros.

Se for necessário, deverá solicitar o encaminhamento de documentação complementar para alguma análise.

Quando o Auditor solicitar mais documentação, o Contribuinte deverá encaminhar eletronicamente ou, se necessário, entregar a documentação em uma Agência de Atendimento. O Atendmento ficará responsável pela recepção e conferência da documentação, digitalização, anexá-la ao processo e arquivar o documento com as demais documentações do processo (se o processo foi aberto em outra Agência, deverá encaminhar a documentação para arquivo junto ao processo).

6. Encaminhar Auditoria no Sistema

Caso o Aduitor de Carteira entenda que não seja possível tirar a conclusão da demanda, pois os testes realizados não foram conclusivos e há a necessidade de um aprofundamento, deverá inciar uma Auditoria no sistema, incluindo-a no sistema para aprovação, conforme Processo de Auditoria.

7. Emitir Parecer ou prestar informações

Quando o Auditor julgar que seus testes são conlcusivos em relação a demanda do Processo, concluindo alguma Ação Fiscal paralela para isso (quando necessária), deverá acessar a rotina de emissão de parecer no sistema. Deverá redigir seu parcere sobre o Processo e finalizar a ação. Caso o auditor acredite que seja necessário a realização de outra Ação Fiscal no Contribuinte, deverá indicar no sistema, durante a elaboração do parcer, com as evidências que apontam esse necessidade.

O Sistema deverá encaminhar o processo para a análise do Parecer pelo Gestor do Grupo de Monitoramento.

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ATIVIDADE

8. Analisar Parecer O Gestor do Grupo de Monitoramento analisa o parecer do Auditor no sistema para verificar a clareza do parecer e a consistência com o solicitado no processo, sua fundamentação legal, etc.

9. Solicitar melhorias Caso tenha alguma sugestão de melhoria no parcere, o Gestor do Grupo de Monitoramento deverá indicar no sistema e encaminhar o processo para o Auditor. O Sistema deverá encaminhar o Processo para o Auditor analizar sugestões de melhorias.

10. Aprovar o Processo O Gestor do Grupo de Monitoramento aprova o parecer no sistema.

Sistema disponibiliza o status do processo e parecer ou informação para consulta pelo contribuinte (na web e agencia) e encaminha via DTE (para os Contribuintes credenciados demandantes do Processo analisado).

Se a demanda for de algum Órgão externo e necessite de uma resposta formal, o Gestor do Grupo de Monitoramento deverá encaminhar para o Gestor de Auditor realizar emitir essa resposta.

11. Encaminhar Ofício ao Órgão demandante

O Gestor de Auditoria analisa o processo e o Parcerer gerado sobre a demanda e emite um Ofício respondendo ao Órgão solicitante.

12. Priorizar Demanda O Gestor Extra Carteira deverá analisar o Processo recebido e indicar no sistema em qual posição ele deve ficar na fila de atendimento.

O Sistema deverá manter registro do estoque de processos priorizados.

A priorização dos Processos deverá ser realizada com base na estimativa de horas para realização da análise, prazo de

atendimento, tipo do processo e o estoque atual de processos a serem analisados.

13. Encaminhar processo ao Grupo

O Gestor Extra Carteira deverá encaminhar o processo para um de seus Grupos de execução.

O Sistema deverá encaminhar o Processo para o Gestor do Grupo Extra Carteira realizar sua distribuinção.

O encaminhamento do Processo deverá levar em consideração a fila priorizada de processos e as horas disponíveis nos grupos destinadas a atendimento.

14. Gerar Auditoria no Sistema

Caso o Gestor Extra Carteira identifique na análise do processo que para realizar seu atendimento faz-se necessária a realização de uma Auditoria, deverá

encaminhar a auditoria (Processo de Auditoria) juntamente com a distribuição do Processo Administrativo, para que as duas ações sejam realizadas simultaneamente pelo mesmo Auditor.

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ATIVIDADE 15. Distribuir processo a seu auditor

O Gestão do Grupo Extra Carteira deverá identificar no seu grupo de auditores qual Auditor tem horas disponíveis para atendimento de processos.

Para distribuir, deverá incluir no sistema uma Ação Fiscal, definir o Roteiro que será aplicado e as Has referentes a essa execução.

Com a inclusão, o sistema deverá gerar a Ação na Caixa de Expediente do Auditor e deverá encaminhar o Processo para a análise.

16. Analisar o Processo O Auditor designado deverá acessar sua Caixa de Expediente e selecionar o Roteiro referente ao Processo que deve ser analisado. Deverá analisar o Processo a fim de atender a demanda por ele representada. Deverá realizar todos os testes

necessário para isso, registrando sua execução nos Papeis de Trabalho vinculados aos testes dos roteiros.

Se for necessário, deverá solicitar o encaminhamento de documentação complementar para alguma análise.

Quando o Auditor solicitar mais documentação, o Contribuinte deverá encaminhar eletronicamente ou, se necessário, entregar a documentação em uma Agência de Atendimento. O Atendmento ficará responsável pela recepção e conferência da documentação, digitalização, anexá-la ao processo e arquivar o documento com as demais documentações do processo (se o processo foi aberto em outra Agência, deverá encaminhar a documentação para arquivo junto ao processo).

Somente há necessidade de recebimento de documentação física na agência se for um documento com carcater formal, com assinatura ou reconhecimento de firma em cartório, por exemplo.

17. Solicitar Auditoria Caso o Auditor entenda que não seja possível tirar a conclusão da demanda, pois os testes realizados não foram conclusivos e há a necessidade de um

aprofundamento, deverá indicar no sistema a necessidade de realização de uma Auditoria e encaminhar o processo com os registros de sua análise até o momento para seu Gestor analisar a demanda.

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ATIVIDADE 18. Analisar da solicitação

O Gestor do Grupo Extra Carteira analisa a solicitação de auditoria do Auditor para confirmar sua necessidade.

19. Aprovar Solicitação Caso o Gestor do Grupo Extra acredite que seja necessáira a realização da

Auditoria, aprova no sistema, que encaminhará automaticamente o processo para análise e priorização do Gestor Extra Carteira.

20. Indicar

complementação de testes

Caso o Gestor do Grupo Extra julgue não ser necessária a execução de Auditoria para atendimento da demanda, deverá indicar no sistema uma complementação dos testes para atingir o objetivo.

O Sistema deverá encaminhar o Processo ao Auditor. 21. Complementar

análise do Processo

Com a indicação de complemento na analise do Auditor ou alguma sugestão de correção indicada pelo Gestor, o Auditor realiza roteiros e testes para chegar a conclusão sobre a demanda em análise.

22. Emitir Parecer ou prestar informações

Quando o Auditor julgar que seus testes são conlcusivos em relação a demanda do Processo, deverá acessar a rotina de emissão de parecer no sistema. Deverá redigir seu parecer sobre o Processo e finalizar a ação. Caso o auditor acredite que seja necessário a realização de outra Ação Fiscal no Contribuinte, deverá indicar no sistema, durante a elaboração do parcer, com as evidências que apontam essa necessidade.

O Sistema deverá encaminhar o processo para a análise do Parecer pelo Gestor do Grupo Extra Carteira.

23. Analisar Parecer O Gestor do Grupo Extra Carteira analisa o parecer do Auditor no sistema para verificar a clareza do parecer e a consistência com o solicitado no processo, sua fundamentação legal, etc.

24. Solicitar melhorias Caso tenha alguma sugestão de melhoria no parecer, o Gestor do Grupo Extra Carteira deverá indicar no sistema e encaminhar o processo para o Auditor. O Sistema deverá encaminhar o Processo para o Auditor.

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ATIVIDADE

25. Aprovar o Processo O Gestor do Grupo Extra Carteira aprova o parecer no sistema.

Sistema disponibiliza o status do processo e parecer ou informação para consulta pelo contribuinte (na web e agencia) e encaminha via DTE (para os Contribuintes credenciados demandantes do Processo analisado).

Se a demanda for de algum Órgão externo e necessite de uma resposta formal, o Gestor do Grupo Extra Carteira deverá encaminhar para o Gestor Extra Carteira emitir essa resposta.

26. Encaminhar Ofício ao Órgão demandante

O Gestor Extra Carteira analisa o processo e o Parcerer gerado sobre a demanda e emite um Ofício respondendo ao Órgão solicitante.

Referências

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