Confirmação de Consultas por SMS

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Como confirmar as mensagens automaticamente?

Com o intuito de auxiliar nossos clientes EMED com as confirmações de agendamento, foi feita uma melhoria na funcionalidade de Envio SMS, possibilitando que o próprio sistema faça a confirmação dos agendamentos de forma AUTOMÁTICA! Sim, não precisará mais que fique uma pessoa em específico abrindo as mensagens de resposta dos pacientes uma por uma e então confirmando agendamento por agendamento. Agora ficou muito mais simples!

A confirmação via SMS é feita em DOIS passos:

1) Os pacientes devem responder a mensagem com um SIM (Pode ser tanto em minúsculo quanto em maiúsculo).

2) O funcionário da clínica deve fazer o recebimento das mensagens no EMED. Para facilitar este processo, foi criado uma opção na tela da agenda profissional, chamada Verificar Confirmação SMS, no menu Agenda ao lado esquerdo. Após clicar nesta opção, caso tiver respostas de pacientes que comecem com “SIM”, o sistema de fato irá confirmar os agendamentos em todas as agendas do sistema.

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Ao clicarmos nesta opção, o sistema fará o recebimento das mensagens de resposta enviadas pelos pacientes para então alterar o status do agendamento para confirmado.

Aparecerá logo abaixo a quantidade de mensagens de confirmação de agendamentos recebidas (que começam com “sim”), e também aparecerá a quantidade de mensagens que não são de confirmação de agendamento (que não começam com “sim”).

Configurando o SMS: MODELOS

1) Primeiramente devemos criar um modelo de mensagem para ser enviado aos pacientes. Temos que criar um modelo de mensagem que instrua o paciente a responder com SIM. Vamos em Pacientes > Envio SMS.

2) No menu ao lado esquerdo, clique em Edição Modelos.

3) Em Identificação do Modelo, selecione as seguintes informações: Em Tipo: selecione Agenda.

Em Modelo: selecionamos Mensagem – Agendamentos Marcados

Ao selecionar os dois campos acima, os outros dois campos abaixo Nome do Modelo e Relatório serão preenchidos automaticamente, ficando da seguinte forma:

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4) Agora, logo abaixo em Edição da Mensagem criaremos o texto da mensagem que será enviada aos pacientes. Nesta mensagem, temos de instruir o paciente para que ele responda a mensagem com um SIM, pois como dito no início do tutorial, somente mensagens que começam com SIM irão confirmar agendamentos.

Exemplos de resposta de pacientes que confirmarão o agendamento:

1) SIM

2) sim eu confirmo 3) Sim, tudo certo 4) SIM CONFIRMADO

Exemplos de resposta de pacientes que NÃO confirmarão o agendamento:

1) confirmo sim 2) S

3) claro 4) confirmado

OBS: O necessário é que a resposta comece com um sim. Não fará diferença se depois do “sim” tiver mais coisas escritas.

Baseado nesses detalhes, vamos então criar esta mensagem no campo TEXTO destacando na mensagem que ela deve ser respondida com um SIM.

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Para compor a mensagem que cada paciente irá receber, temos TAGS numerais que nos ajudarão na criação desta mensagem, que servirão para puxar os dados variáveis dos agendamentos. As TAGS para os modelos de mensagem de agendamentos são as seguintes:

[1] -> Puxa o ID do paciente [2] -> Puxa o nome do paciente

[3] -> Puxa o cód. do país do nº cel. do paciente [4] -> Puxa o cód. de área do nº cel. do paciente [5] -> Puxa o nº celular do paciente

[6] -> Puxa o ID do agendamento [7] -> Puxa a DATA do agendamento [8] -> Puxa o HORÁRIO do agendamento

[9] -> Puxa o TIPO DE COMPROMISSO do agendamento

5) Use essas tags para criar uma mensagem adequada para seu paciente. Abaixo temos o exemplo de uma que acreditamos que funcionaria muito bem:

OBS: Você pode criar o modelo de mensagem que quiser utilizando as tags que quiser, porém tem de ter em mente que as mensagens de SMS são limitadas a um tamanho máximo de 150 caracteres pelas operadoras de celular. Não faça uma mensagem muito grande, pois ela pode não ser enviada por exceder o limite de caracteres!

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Configurando o SMS: ENVIO

Após criar o modelo, o próximo passo é programar o envio das mensagens. O envio é feito por lotes que leem as agendas do EMED e disparam os SMS no dia e hora que você desejar! Clicamos agora em Seleção Candidatos no menu ao lado esquerdo, que é onde selecionaremos os pacientes que enviaremos as mensagens.

Na tela seguinte, selecionamos: Tipo envio: Agenda

Nome Modelo: Mensagem – Agendamentos Marcados

Abrirá logo abaixo os Critérios de Seleção, que é onde informaremos a agenda e a data em que iremos buscar pacientes agendados para enviar as mensagens de confirmação de agendamento.

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Depois de informar os dados, clique em Pesquisar. Abaixo aparecerão os pacientes que tem agendamentos na agenda e na data informada nos critérios de seleção, conforme imagem abaixo.

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Atenção: Para que o paciente apareça nesta busca, no cadastro do paciente o número de celular do paciente deve estar informado no campo Celular, e a caixinha Permite msg. SMS deve estar marcada. Caso contrário, o paciente não aparecerá na lista da imagem acima!

Arrastando a barra de rolagem horizontal pode se ver também outras informações, como horário da agendamento, etc.

Deixe marcados os pacientes que deseja enviar o SMS e então na parte inferior da tela onde diz Preparação do Envio informaremos a data/hora em que o lote de mensagens será programado para ser enviado, selecionaremos o modelo de mensagem que criamos no passo 4 e então geraremos o lote, como mostra abaixo:

No campo Data/Hora envio: Colocamos a data e hora que o lote será programado para ser enviado. As mensagens ficarão em posse das operadoras de celular até que chegue na data e hora informados neste campo, e aí então as mensagens serão de fato enviadas ao pacientes.

Em Unidade Atend.: Selecionamos a unidade onde estão marcados os agendamentos. No campo Gerado Em: Selecionamos o modelo de mensagem que criamos anteriormente. Lembre-se que o modelo é identificado pela data/hora em que ele foi criado.

No campo Texto: Este campo será automaticamente preenchido após a seleção do modelo.

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Na tela seguinte aparecerá um “resumo” do lote a ser enviado na parte superior da tela, com as informações selecionadas anteriormente, como a data/hora para o lote ser enviado.

Abaixo, aparecerão os Candidatos Aprovados, que são os pacientes que tem um número de celular válido no seu cadastro e que tem a caixinha Permite msg. SMS marcada.

Clique agora em enviar lote para que o lote seja de fato enviado às operadoras, para então ser enviado na data/hora que foi programado.

A partir de agora basta aguardar as respostas sempre clicando na opção de Verificar Mensagens na tela de agenda (Agenda > Agenda Profissional) ou então na opção Recepção que está dentro de Pacientes > Envio SMS!

Esta funcionalidade poderá ser ainda melhorada no futuro, por isso, se tiver alguma sugestão ou dica sobre como podemos incrementá-la, entre em contato conosco!

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Referências

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