Manual de Sistema AFV

Manual

de

Sistema

Intermídia Comunicação Interativa Ltda

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Indice

1. Introdução

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O sistema de Automação de Força de vendas (AFV-Intermídia) tem por objetivo disponibilizar informações completas

às empresas de representação comercial onde suas

equipes

Este documento visa facilitar a utilização do sistema pelo usuário final, contendo detalhadamente cada tela do sistema e suas funcionalidades.

2. Telas do Sistema

2.1. IDENTIFICAÇÃO

Tela Inicial do sistema permite a identificação do usuário através da identificação do Usuário e da senha. Permite ainda a identificação do cliente que o representante esta visitando. O usuário poderá escolher entre um GRUPO de clientes ou um CLIENTE específico. Ao informar que esta visitando um Grupo ou cliente o sistema irá passar a navegar somente nos dados daquele GRUPO/CLIENTE informados. A opção de GRUPO/CLIENTE somente é apresentada ao ser selecionado o campo “EM VISITA”.

O Sistema contém parâmetros que verificam se o usuário mantém sua máquina atualizada de acordo com a periodicidade pré-definida. Caso esta periodicidade não esteja sendo seguida, o sistema irá apresentar mensagem de sincronização obrigatória e o usuário será remetido para a tela de sincronização. Caso o tempo sem sincronização exceda o parâmetro máximo de dias sem sincronização o sistema irá APAGAR TODO o banco de dados do usuário e todos os dados eventualmente não sincronizados serão PERDIDOS. Informe-se com o responsável na fábrica sobre os parâmetros pré-configurados.

2.2. MENU PRINCIPAL

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As funcionalidades do Menu Principal são :

Catálogo – Aciona a tela do catálogo eletrônico;

Carrinho – Aciona a tela de carrinho de compras. Abaixo do nome do menu aparece a quantidade de pedidos que estão em

digitação;

Negócios – Aciona a tela de consultas onde podem ser encontradas todas as informações sobre a carteira de clientes e

pedidos, Notas Fiscais e Títulos. Este menu é sub-dividido em : Cadastro Pedidos Notas Fiscais Títulos Mapas Análise

Dentro de cada uma das telas correspondente será explicado o funcionamento de cada uma das telas

Pronta Entrega – Aciona a tela onde digita de pedidos de pronta entrega;

Marketing – Aciona a tela de Marketing onde são apresentados as campanhas, MPV, etc.

As funcionalidades do menu secundário são:

1- Trocar de usuário

2- Sincronização

3- Minimizar

4- Maximizar

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2.3. HOME Para chegar nesta, opção clique no logo da marca localizado na parte de cima de tela, no campo esquerdo. Esta tela é apresentada de maneiras diferentes. Caso o usuário tenha selecionado EM VISITA na tela de identificação o sistema irá apresentar dados específicos do GRUPO/CLIENTE que esta sendo visitado. Caso o usuário não tenha informado a opção em visita a tela apresenta um quadro resumo de suas informações conforme abaixo.

2.3.1. Tela NORMAL

Resumo Novidades – Nesta sessão é apresentado às novidades (texto) enviadas aos usuários

Resumo Atalhos – Na tela de abertura do sistema são previstos atalhos para informações relevantes ao usuário. Os atalhos padrão são:

• Pedidos em digitação – Apresenta a quantidade de pedidos que estejam no carrinho e ainda não foram confirmados,

• Pedidos não enviados – Apresenta a quantidade de pedidos confirmados e que ainda não foram sincronizados,

• Pedidos Enviados – Apresenta a quantidade de pedidos enviados,

• Pedidos Criticados – Apresenta a quantidade de pedidos que foram confirmados, enviados e voltaram com alguma crítica a ser revisada pelo usuário,

• Títulos vencidos – Apresenta o total de títulos vencidos da carteira de clientes do usuário apresentando a informação por quantidade de títulos e valor, dividido em 3 intervalos de dias.

Aniversariantes do mês – Esta sessão permite, a partir da escolha do mês, consultar todos os contatos nos clientes que estão de aniversario, mostrando o dia, o nome do contato e o cliente em questão.

2.3.2. Tela EM VISITA

Resumo Pedidos Abertos - Quando o usuário esta em visita é apresentado uma relação de todos os pedidos com o Status em aberto do cliente que esta sendo visitado

Resumo Títulos em aberto – Quando o usuário esta em visita é apresentado uma relação de todos os títulos ainda em aberto no cliente que esta sendo visitado.

Novidades Em visita – São apresentadas todas aquelas novidades que o cliente pode visualizar.

Resumo Atalhos – Na tela de abertura do sistema são previstos atalhos para informações relevantes ao usuário. Os atalhos padrão são:

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• Pedidos em digitação – Apresenta a quantidade de pedidos que estão no carrinho e ainda não foram confirmados,

• Pedidos não enviados – Apresenta a quantidade de pedidos confirmados e que ainda não foram sincronizados,

• Pedidos Enviados – Apresenta a quantidade de pedidos enviados,

• Pedidos Criticados – Apresenta a quantidade de pedidos que foram confirmados, enviados e voltaram com alguma crítica a ser revisada pelo usuário,

• Títulos vencidos – Apresenta o total de títulos vencidos da carteira de clientes do usuário apresentando a informação por quantidade de títulos e valor, dividido em 3 intervalos de dias.

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2.4. Catálogo de produtos

O Catálogo de produto apresenta todas as informações de produtos disponíveis e esta dividida em diversas sessões de informação conforme abaixo:

OBS.: Para visualizar os produtos referentes ao filtro selecionado, clique em Consultar para que seja mostrado na tela

2.4.1. Sessão de filtros – Nesta sessão é possível selecionar os produtos desejados de acordo com a estrutura pré-definida pela fábrica. Os níveis pré-definidos são:

• Marca • Submarca • Coleção • Tipo • Categoria • Linha

Além de filtrar pelas características acima o usuário ainda pode informar:

Na opção Linha – Informando uma linha especifico, vai constar no Catalogo todos os modelos que pertençam à linha informada.

Na opção Modelo – Informando um modelo especifico, vai constar no Catalogo todas as linhas que tiverem o modelo informado.

Descrição – Nesta opção pode ser informada a descrição do produto, por exemplo, Napa, vai constar no Catalogo todas as linhas e modelos que tem no cabedal informado.

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Mídia – O Sistema lista todos os modelos que estão na mídia no momento, em comerciais de TV, Revistas, Jornais, etc...

Sessão de imagens – Nesta sessão é possível visualizar todos os modelos selecionados de acordo com os filtros informados. Para cada modelo

apresentado é possível visualizar todas as combinações disponíveis de materiais ou cores de acordo com as características dos produtos. Juntamente com as imagens do produto são apresentados ícones que permitem identificar rapidamente se determinado produto é:

• Novidade

• Mídia

• Se já foi comprado pelo cliente que está selecionado

Além das informações acima ainda é possível visualizar a descrição do produto, seu código completo, informações de preço conforme o livro de preços selecionado e o zoom das imagens disponíveis em tela cheia.

As informações estão divididas em 3 áreas distintas a Saber:

Esquerda da tela – apresenta as linhas e os modelos disponíveis, com foto quando houver, clicando em um modelo, as combinações disponíveis de cada modelo são apresentadas no lado direito da tela.

Direita da tela – Apresenta as informações das combinações disponíveis para o modelo selecionado, com foto quando houver.

Centro da Tela – apresenta a foto quando houver da combinação selecionada contendo informações completas do produto, para navegar entre as imagens clique em <Anterior> ou <Próximo>. Para visualizar o preço conforme livro de preço selecionado, basta passar o mouse sobre a imagem do cifrão ($), Ao passar o mouse o sistema mostra o preço e ao sair de cima do campo o sistema oculta o preço novamente. Caso o usuário deseje pode ficar com o preço sempre visível, bastante clicar cifrão ($), Ao clicar novamente o sistema volta a ocultar o preço.

Em cada uma das áreas é possível dar zoom nas fotos. Na área central basta clicar sobre a foto para ver a imagem em tela cheia, nas áreas esquerda e direita o usuário tem a opção de LUPA para visualizar os produtos apresentados em uma tela maior permitindo uma melhor comparação de produtos.

Tanto na área esquerda quanto na área direita existe ainda a opção de paginação onde são apresentados a quantidade de produtos encontrados e a quantidade de páginas de produtos, basta clicar nos botões de paginação <Anterior> ou <Próximo> para navegar entre as páginas e fotos.

Existe ainda a opção de Lista na área esquerda onde é possível visualizar a lista das combinações disponíveis ao invés de visualizar a foto das combinações, esta informação é muito útil quando existem muitas combinações ou quando ainda não foram

disponibilizadas as fotos de cada combinação. A opção de lista tem as mesmas funcionalidades da opção de fotos.

2.4.2. Sessão de Grade ou Digitação –. Esta sessão é customizada de acordo com as necessidades do usuário e permite digitar as principais informações para colocar o produto selecionado no carrinho de compras. É possível informar:

• Cliente – Deve ser selecionado o cliente desejado informando o código ou a razão social.

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• Loja – deve ser informada a loja do cliente, selecionando o CNPJ

• Livro – Deve ser informado o livro de preços desejado

• Condição de pagamento – deve ser selecionada a condição de pagamento desejada

• Embalagem – deve ser selecionada a embalagem desejada

• Espécie – Manter Importação e somente alterar quando for emitir pedidos em feira, neste caso selecionar Feira

• Desconto – Pode ser digitado o desconto negociado, sendo que o sistema valida se este desconto esta de acordo com as políticas comerciais vigentes

• Desc.(Prom.) - Pode ser digitado o desconto promocional vigente, sendo que o sistema valida se este desconto esta de acordo com as políticas comerciais vigentes.

• Desc.Pont – Este desconto ira constar conforme pré-acordo feito entre empresa e cliente, possibilitando desconto adicional como política comercial, sendo que o sistema valida se estes descontos estão de acordo com o acertado entre as partes.

• Faturamento – Selecione a data prevista de faturamento acertada com o cliente, esta poderá sofrer alterações conforme capacidade de produção da linha selecionada

• Corrugado – Nesta opção vai constar os corrugados disponíveis para o modelo selecionado, escolha o corrugado conforme a quantidade que ira digitar no item,

• Grade – Nesta opção vai constar as grades disponíveis para o modelo e corrugado selecionado, escolha a grade se a mesma for padrão, não poderá ser alterado, se selecionar a grade 99, poderá digitar as quantidades nos tamanhos

• Pino Anel – informa se deverá ser usado pino anel (Somente Cliente pré-acordados com a empresa poderão ter Pino Anel nos produtos.

• Qtd Caixas – Informe a quantidade de caixas que deseja incluir para o item selecionado, esta quantidade de caixas informadas ira somar o total de pares informados nos tamanhos

• Total – Apresenta o total de pares calculado pelo sistema de acordo com as quantidades de caixas e grade informadas

• Grade – Mostra a composição da grade selecionada. A quantidade informada deve ser múltipla do corrugado selecionado

• Para completar clique me Incluir.

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2.5. Carrinho de compras

2.5.1. Sessão de filtros – Nesta sessão é possível selecionar os pedidos que existem no carrinho de compras, desta forma é possível que o usuário faça diversos pedidos independente do cliente ou de outras características desejadas, permitindo selecionar apenas os desejados para fazer a confirmação do(s) pedido(s).

2.5.2. Sessão de pedidos – De acordo com as regras de negócio os produtos inseridos no carrinho de compras são divididos automaticamente em pedidos menores, de acordo com as características de produção da fábrica. Para cada pedido contido no carrinho sempre são apresentadas informações gerais do pedido, como quantidades totais, valores e outras informações. Ao selecionar determinado pedido são apresentados todos os itens que fazem parte deste pedido.

2.5.3. Sessão Itens – Nesta sessão são apresentados todos os itens do pedido selecionado mostrando informações completas sobre quantidades solicitadas, grade, combinações e a imagem quando houver em tamanho reduzido para fins de conferência. Nos itens é possível alterar na grade suas quantidades quando o item for da grade 99, pode alterar a quantidade de caixas, permitindo ainda a exclusão ou adição de mais produtos a qualquer momento.

2.5.3.1. Cancelar Itens – Esta função permite excluir o item selecionado do pedido.

2.5.3.2. Desmembrar – Esta função permite desmembrar os itens selecionados em um novo pedido

2.5.4. Sessão de fechamento – Nesta sessão serão mostrados os dados informados no momento da inclusão dos itens, antes de confirmar o pedido o usuário deverá verificar se esta de acordo com o negociado. As opções de fechamento são:

• Livro de preço, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá selecionar outro livro de preço

• Condição de pagamento, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá selecionar outra condição de pagamento

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• Desconto, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes

• Desc.(Prom.), Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes

• Desc.Pont, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes

• Usa Valor Liquido, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá usar esta opção para aplicar o(s) desconto(s) informado(s) em preço final liquido, aplicando esta opção não vai constar na NF o percentual de desconto, o preço unitário será líquido baseado no(s) desconto(s) informado(s)

• Pedido da empresa de representação, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá digitar algum informação neste campo, sendo a mesma somente para uso da empresa de representação

• Pedido do cliente, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá ser incluso a ordem de compra do cliente que ira constar na NF

• Observação, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá se digitado algum observação referente a descontos ou prazos que não sejam possíveis incluir diretamente nos pedidos, que foram autorizados anteriormente pela empresa, também pode citar para não antecipar o faturamento do pedido

•

2.5.4.2. Confirmar Pedidos - Confirma o(s) pedido(s) selecionado(s) e serão enviados para a empresa na próxima sincronização.

2.5.4.3. Cancelar Pedidos – Exclui do carrinho o(s) pedido(s) selecionado(s)

2.5.4.4. Imprimir Pedidos – Permite emitir um relatório para ser impresso do(s) pedido(s) selecionado(s). A impressão sempre apresenta uma tela prévia onde o usuário pode conferir o pedido e escolher a opção de impressão, aonde é possível imprimir diretamente para a impressora, ou salvar em outro formato e enviar via e_mail.

2.5.5. MAPA - Esta sessão permite ao usuário visualizar como esta a composição do carrinho de compras ou dos pedidos do cliente que esta sendo trabalhado. O sistema apresenta graficamente quanto o cliente comprou de cada produto consolidando as informações de acordo com as características do produto.

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2.6. Pronta Entrega

Esta tela permite ao usuário digitar pedidos de pronta entrega. Aqui é apresentado uma lista de produtos disponíveis na pronta entrega onde o usuário deverá informar a quantidade de caixas na coluna Caixas Secionadas que desejada de cada produto, preencher os campos que são iguais as da digitação no Catalogo e incluir o pedido no carrinho de compras, após completar a digitação de pronta entrega, vai no Carrinho e seguindo os procedimento do pedido normal

2.6.1. Sessão de filtros – Nesta sessão é possível selecionar todos os produtos que estão disponíveis na pronta entrega de uma marca, de uma linha, de um modelo e descrição, como Napa, por exemplo, e clicar em Consultar

2.6.2. Produtos disponíveis – A na lista serão mostrados todos os produtos disponíveis, citando linha, modelo, cabedal, cor e a quantidade deste item.

2.6.3. Para digitar pedidos PP, informe a quantidade de caixas que deseja incluir no pedido na coluna caixas selecionadas.

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2.7. Negócios – Cadastro

Nesta sessão é possível consultar a ficha cadastral do cliente. Contém uma sub-sessão de endereço, uma sub-sessão de contatos e uma sub-sessão de referências comerciais. Nesta área é possível consultar todos os dados sobre o cliente, suas pessoas de contatos e suas referências.

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2.8. Negócios – Pedidos

Nesta sessão é possível consultar todos os pedidos da carteira de pedidos do usuário conforme carga de dados disponibilizada.

Contém uma sessão de filtros onde é possível informar:

• Período de emissão • Período de faturamento • Situação • Tipo • Pedido • Pedido do cliente • PEDIDO afv

São apresentados todos os pedidos de acordo com os filtros informados. Para cada pedido selecionado são apresentados seus itens com todas as suas características e a imagem do produto quando houver. O pedido selecionado pode ser copiado para o carrinho de compras e ser alterado (de acordo com sua situação) ou copiado para gerar um novo pedido.

2.8.1. Impressão de pedido – O sistema permite a impressão do pedido a qualquer momento, seja na tela de consulta de pedidos ou na tela de carrinho de compras, onde é possível gerar uma cópia impressa de cada um dos pedidos selecionados.

2.8.2. Copia de pedidos – Para copiar pedidos, em negócios selecione o pedido e clique em Copiar pedido, ira abrir a tela conforme abaixo:

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Salvar, os pedidos copiados serão enviados para a tela do Carrinho, onde deverão ser analisados e confirmados.

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2.9. Negócios – notas fiscais

Nesta sessão é possível a consulta de todas as notas fiscais da carteira do usuário conforme carga de dados disponibilizada.

Contém uma sessão de filtros onde é possível informar:

• Período de emissão

• Situação

• Número do título

• Pedido

A partir da nota fiscal selecionada ainda é possível visualizar o pedido que gerou a nota fiscal e os títulos gerados a partir deste faturamento.

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2.10. Negócios – Títulos

Nesta sessão é possível a consulta de todos os títulos da carteira do usuário conforme carga de dados disponibilizada.

Contém uma sessão de filtros onde é possível informar:

• Período de vencimento

• Período de emissão

• Situação

• Número

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2.11. Negócios – Análises

Ferramenta de BI que permite ao representante estudar a situação de sua carteira de clientes e pedidos. Através de consultas consolidadas é possível analisar a situação de toda a sua venda, agrupada em diversas visões ou comparando valores e quantidade de um período e outro.

As principais visões utilizadas são:

• Marca • SubMarca • Coleção • Tipo • Categoria • Linha • Modelo • Produto • Pais • Município

• Empresa de representação comercial

• Vendedor

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2.12. Negócios Mapas

Nesta sessão é possível consultar rapidamente quais clientes compraram ou não compraram determinados produtos. Na sessão de filtros é possível informar os filtros a seguir:

• Período de emissão • Período de faturamento • Situação • Tipo • Pedido • Pedido do cliente

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2.13. Marketing

Esta sessão permite divulgar todo o seu material de marketing, Campanhas, Revistas, Editais de moda, etc... Permite ainda que as informações sejam agrupadas de acordo com a característica de cada uma.

As divisões utilizadas são:

• Institucional

• Mídia

• Materiais de PDV

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2.14. Sincronização – Transferência de Dados

Esta sessão permite ao usuário sincronizar as informações enviando para a empresa os pedidos digitados e recebendo os dados do servidor para atualizar o AFV, devendo manter sempre o sistema atualizado, de preferência com sincronizações diárias e também sempre antes de digitar, pois constantemente são disponibilizados atualizações para o AFV. A função de sincronização será realizada através de WebServices com o Banco de Dados SQL Server. Nesta sessão ainda é possível fazer backups de segurança do banco de dados ou de imagens na maquina do usuário podendo ser restaurado caso for necessário, para isso entre em contato com o administrador do sistema na empresa