A Influência dos Estágios Evolutivos Organizacionais na Implantação de Sistemas ERP
Rafaela Mantovani Fontana (PUCPR) rafaelafontana@onda.com.br Alfredo Iarozinski Neto (PUCPR) alfredo.neto@pucpr.br
Resumo
Desde a década de 90, os sistemas ERP (Enterprise Resource Systems) têm sido utilizados como soluções para integração das informações organizacionais e suporte a todas as operações da empresa. Entre as vantagens apresentadas pela adoção deste tipo de sistema está o maior potencial para competitividade no atual contexto de mercado. Entretanto, os problemas relacionados à implantação de sistemas ERP têm se tornado críticos devido aos grandes impactos que o sistema causa na estrutura e processos da empresa, além de gastos não esperados. Estudando os modelos evolutivos organizacionais, vê-se que, dependendo do estágio evolutivo da organização, esta pode assumir características que proporcionem melhor adaptação na implantação de um sistema ERP. Por isso, o objetivo deste estudo é destacar como o conhecimento dos estágios evolutivos pode ajudar no momento da adoção de um ERP. Chegou-se à conclusão que um estágio evolutivo mais avançado pode minimizar os efeitos das grandes mudanças ocasionadas pela implantação.
Palavras chave: Implantação de ERP, Evolução Organizacional, Estágios Evolutivos.
1. Introdução
Os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), no Brasil chamados de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, passaram a ser largamente utilizados a partir da década de 90 (MENDES & FILHO, 2002). São sistemas que controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. Por serem integrados, possibilitam o uso de uma única base de dados para todo o negócio, com fluxo único de informação (PADILHA & COSTA, 2004).
Os motivos para implantação de um sistema ERP são, entre outros, frustrações com sistemas incompatíveis e sem integração, não consolidação de questões mercadológicas mundiais e outros que influenciam diretamente na obtenção de maior competitividade (PADILHA &
COSTA, 2004). Outros autores apontam vantagens em tê-los como instrumentos estratégicos para melhora dos serviços e maior competitividade (CAVALCANTI NETTO, 2000), uma maior integração e melhor gerenciamento da informação e mais adaptabilidade dos negócios (NOGUEIRA NETO, 2000).
No entanto, a implantação de sistemas ERP tem sido considerada um processo crítico, por apresentar uma série de impactos na estrutura e processos da empresa, além de gastos não previstos (MENDES & FILHO, 2002). Leitch (2003) cita uma implantação estimada em 10 mil libras que subiu para um custo de 120 mil libras, devido a problemas na instalação e no armazenamento de dados. Em Adshead (2003), vê-se uma implantação estimada em 8 mil libras que, sem ter terminado, estava custando 25 mil libras. Custos atribuídos a problemas de restrições culturais e falta de uma solução específica para o setor.
Verificando que para Kiriri (2004), o conhecimento dos modelos evolutivos proporciona aos
empreendedores “um framework empírico válido que ajuda a determinar o estágio de
encontram em cada estágio”, e que para Churchill & Lewis (1983), quando a gerência conhece as questões, desafios (atuais e futuros) e problemas em cada estágio, planos e estratégias são revistos para se preparar para o futuro, pode-se pensar que o estágio evolutivo da empresa contribui de alguma forma com algumas das questões consideradas críticas na implantação de sistemas ERP.
Assim, relacionando a visão de problemas na implantação ERP com a necessidade de conhecimento do estágio evolutivo da empresa, supõe-se que seja possível identificar em quais estágios evolutivos a empresa estaria mais preparada para enfrentar as dificuldades da implantação. Com esta consideração, o objetivo deste trabalho é apresentar um estudo dos principais modelos de evolução organizacional e destacar como o conhecimento desses modelos pode contribuir para melhorar o processo de implantação de sistemas ERP.
2. Método de Análise
A análise dos modelos de evolução em relação aos problemas com a implantação de ERP será realizada através da abordagem sistêmica, ou sistemografia. Esta, segundo Donnadieu (2005), é uma aliança entre um saber e uma prática. Na área do saber, aborda os conceitos de sistema e complexidade. Na forma de prática, é um método para se entrar na complexidade cuja linguagem compreende a utilização de modelos gráficos.
Le Moigne (LE MOIGNE, 1990) define sistemografia como a representação de fenômenos complexos. O resultado da observação científica depende essencialmente do observador, que vê a realidade através de uma “lente” e é identificada através de um fenômeno. A lente é um modelo geral adequado às intenções do observador. A partir das observações criam-se modelos que representem a realidade.
A intenção deste estudo é, portanto, utilizar os conceitos de abordagem sistêmica para identificar modelos de referência de evolução de sistemas empresariais, o que seria a “lente”, para, então, confrontá-los com os problemas relacionados à implantação de ERPs apresentados por Mendes & Filho (2002) – a realidade – e, a partir daí, desenvolver um modelo de relacionamento entre eles, que seria o modelo de representação da realidade.
3. Problemas relacionados à implantação de Sistemas ERP
Mendes & Filho (2002) , em um estudo focado em pequenas e média empresas, traçaram uma análise detalhada das características dos sistemas ERP, dos aspectos relevantes aos sucesso de sua adoção e das barreiras e dificuldades encontradas pelas empresas na implantação de ERPs. Os autores apresentam um quadro com as características identificadas como barreira na implantação de ERP. A Tabela 1 mostra um dos resultados desta pesquisa.
Barreiras para Implantação de Sistemas ERP Análises dos processos
*Atualização constante do sistema Muitos benefícios não são atendidos
*Complexidade na customização Dificuldade na comunicação
Equipe experiente para conduzir a implantação
*Dependência de um único fornecedor
*Interface do sistema não amigável
Os itens marcados com ‘*’ não são aspectos da empresa em si, mas sim relacionados à empresa fornecedora o sistema ERP e/ou ao pacote escolhido e, por isso, não serão levados em consideração no modelo. Os demais itens serão considerados aspectos da realidade a serem confrontados com os modelos evolutivos pesquisados.
4. Modelos Evolutivos Organizacionais
Os modelos de evolução organizacional localizam as empresas em estágios, de acordo com certas características consideradas relevantes na mensuração de sua maturidade. Rocha (2002) diz que o “desenvolvimento organizacional é um processo lento e gradual, sendo obtido por via de um processo de mudanças políticas, estratégias e práticas das organizações”. Um dos modelos clássicos de evolução organizacional é o modelo de Greiner (1994). Greiner dividiu a curva de crescimento das organizações em cinco estágios, definidos pelos fatores: foco na gestão, estrutura organizacional, estilo da gestão, sistema de controle e gestão de recompensa.
A Figura 1 apresenta o modelo de crescimento de Greiner.
Figura 1 - Os 5 Estágios de Crescimento segundo Greiner (adaptado de Greiner (1994))
Para Greiner (1994), cada estágio é caracterizado por um período de evolução, ou crescimento, e termina com um período de revolução, ou crise. Quando enfrentada, esta crise leva ao próximo estágio, quando novas práticas organizacionais devem ser adotadas para adaptação à nova fase.
Churchill & Lewis (1983) especializam o modelo de Greiner para as pequenas organizações.
Salientando que outros aspectos, além do tamanho do negócio e da maturidade da companhia, sejam avaliados, propõem um framework com cinco estágios. Cada estágio é descrito por cinco fatores: estilo de gerenciamento, estrutura organizacional, amplitude dos sistemas formais, estratégia principal e relação negócio-proprietário (Figura 2).
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Pequena
Direção Liderança
Autonomia Delegação
Controle Coordenação
Burocracia Colaboração
Estágio I Estágio II Estágio III Estágio IV Estágio V
Tamanho da Organização
