Tudo que você
precisa saber sobre
acervo acadêmico
Para quem este e-book é indicado?
Profissionais da área da Educação Superior
Profissionais de T.I atuantes na área Educacional
Estamos aqui para ajudar sua IES na transformação digital, por isso, aproveite este ebook que tem por objetivo esclarecer todas as suas dúvidas a respeito do tema conte sempre com a Stoque.
Com a transformação digital, não é só o mundo corporativo que vem precisando rever velhas práticas: o setor
educacional também. A educação do futuro é disruptiva,
interativa e ágil – e a administração de uma instituição de ensino precisa estar alinhada a esse novo modelo.
Por isto este livro é indicado para:
O que é o Diploma Digital?
Como é o formato do Diploma Digital?
Quais são os benefícios do Diploma Digital?
Como funciona a segurança do Diploma Digital?
Quais IES devem atender essa nova legislação? ..
Como escolher uma solução no mercado que
atenda todas essas legislações do MEC? ...
Sumário
Introdução ...
O que é o acervo acadêmico? ...
Decreto 9.235/17 ...
Portaria 315/18 ...
Acervo Acadêmico Digital ...
O que é o Acervo Acadêmico Digital
Vantagens do Acervo Acadêmico Digital...
Vantagens da SeAD
Vantagens para o aluno
Como implementar o acervo acadêmico
Introdução
Este material nasce para que algumas perguntas frequentes em nossas reuniões junto a nossos clientes sejam compartilhadas com todo o setor educacional.
Esperamos assim, dar a nossa pequena contribuição ao meio educacional neste momento de grandes desafios e mudanças.
Desde 1990 com a publicação da Portaria SESU/SENESU nº 255, em 20 de dezembro, o Ministério da Educação apontou caminhos que foram confirmados ao longo dos anos.
A virtualização do acervo acadêmico, algo inimaginável em 1990, foi um desses apontamentos para a solução de um problema ainda submerso, mas que logo descobriríamos ser um grande desafio para todas as Instituições de Ensino.
Introdução
A virtualização do acervo acadêmico visa auxiliar não somente a velocidade na busca da informação, mas a manutenção da mesma de forma permanente. Além disso, muitas Instituições possuem dificuldades na gestão do espaço físico por estarem em campus verticais, muitas vezes localizadas em grandes centros, onde o metro quadrado é extremamente caro.
Frente a Pandemia COVID-19, a virtualização não somente do acervo acadêmico, mas dos processos e procedimentos das IES, se mostrou com toda a sua urgência. Algumas mudanças permanecerão por um bom tempo, mesmo após o fim do isolamento social.
Boa leitura!
O acervo acadêmico é composto por documentos de alunos, de professores, do controle e registro acadêmico, das coordenações de curso, dos próprios cursos, da mantida e da mantenedora. A maior parte do acervo é constituída por documentação dos alunos. Assim, em um projeto de virtualização, normalmente este será o primeiro trabalho realizado.
Outro ponto que se destaca é que a Secretaria Acadêmica tem a prerrogativa de autenticar os documentos que irão compor o seu acervo. Isso significa que não se faz necessário o uso de cartórios. Os documentos deverão ser autenticados pela própria Secretaria Acadêmica que fará a checagem com os originais apresentados pelos alunos.
Mas é importante entendermos que cada projeto deverá ser pensado de forma a atender os processos e procedimentos de cada Instituição de Ensino.
Sua própria Secretaria Acadêmica deverá autenticar os documentos apresentados pelos alunos.
O que é o acervo acadêmico?
O Decreto 9.235, de 15 de dezembro de 2017, vem para consolidar indicadores que visualizamos na Portaria nº 255, publicada em 20 de dezembro de 1990.
Para nós que acompanhamos a legislação da educação superior brasileira não houve surpresa, foi uma consolidação daquilo que vínhamos aplicando nas IES desde 2002.
A obrigatoriedade de entrega de um projeto de acervo acadêmico digital, embebido ao PDI da IES, descarta qualquer receio que algumas IES mantinham em relação a se trabalhar exclusivamente em meio digital, o acervo físico “subiu no telhado”.
Decreto 9.235/17
Decreto 9.235/17 obriga a entrega de um projeto de acervo acadêmico digital.
Portaria 315/18
A Portaria 315, de 04 de abril de 2018, traz prazos, indica responsabilidades, dá direcionamentos, cuida da sucessão, sempre se preocupando com a segurança jurídica que temos quando adequada a manutenção do acervo acadêmico.
Pontos importantes da portaria 315/18:
#01
Art. 39 que coloca de maneira muita clara a responsabilidade civil e penal atribuída aos representantes da mantenedora e dirigentes da mantida, sobre a manutenção de forma incorreta do acervo acadêmico.#03
Outro ponto importante é a criação do comitê gestor que deverá acompanhar o projeto de transposição do acervo físico para o meio digital.Mas de forma geral, não houve algo diferente daquilo que já estava sendo realizado pelas Instituições de Ensino.
#02
Outro ponto interessante do referido art. é que o acervo (físico ou eletrônico) deverá estar disponível no endereço de credenciamento da Instituição o que resulta em um impacto grande no procedimento de algumas IES que utilizam empresas de guarda para os dos documentos físicos.Teoricamente isso sempre foi uma prática que margeava a legislação vigente desde a Portaria nº 255 de 20 de dezembro de 1990. Esta terceirização da guarda sempre foi algo estranho ao setor, mas agora veio a confirmação do nosso entendimento na CONSAE.
O que é o Acervo Acadêmico Digital?
Acervo acadêmico digital é o escaneamento dos arquivos físicos das IES. O objetivo é automatizar os processos acadêmicos, tornando-os mais eficientes, agilizando as demandas e proporcionando maior segurança e controle dos documentos dos alunos.
Vantagens do Acervo Acadêmico Digital
As inúmeras vantagens da automação e digitalização de processos é vista não só para a instituição, mas também para alunos e funcionários que irão lidar diretamente com o sistema digital.
Acervo Acadêmico Digital
Matrícula digital, agilidade nos processos de matrícula;
Secretaria Acadêmica Digital:
Aluno:
Menos papel, redução no arquivamento de documentos;
Busca personalizada, busca indexada por padrões pré definidos pela IES;
Agilidade, acesso rápido aos documentos ativos e arquivados;
Emissão rápida, agilidade na emissão dos documentos;
Certificação digital; assinatura eletrônica de documentos acadêmicos.
Facilidade no acesso a documentos; Consultar documentos e informações on-line;
Diminuição de custos com impressão de documentos;
Redução no tempo de espera por docu-mentação e certificados.
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Não existe caminho de volta. Agora com as novas normas, aquelas que resistiam a virtualização dos acervos terão de caminhar neste sentido. Podemos garantir que é um bom caminho e que se bem trilhado trará muitos benefícios. Temos desde a pronta recuperação da informação para entregar ao aluno até a gestão inteligente da informação que muitas vezes está perdida dentro da pasta do nosso aluno.
É importante caminhar com o acervo digital para depois pensar na gestão inteligente da informação dentro do controle e registro acadêmico das Instituições de Ensino Superior. Devemos ter sempre no campo de visão que estamos em um mercado altamente competitivo onde ter acesso rápido e correto a informação fará muita diferença.
Não distante é preciso observar que o Diploma Digital trará muitos documentos dos alunos que compõem o acervo acadêmico, tudo está interligado.
Tendo boas ferramentas e uma correta consultoria o caminho será facilitado.
“Particularmente já estive em mais de 450 implantações em diversos tipos de instituições por todo o país. Tive o privilégio de levar este projeto e conhecer projetos semelhantes em outros países o que demonstra um caminho globalizado. Devemos lembrar que a virtualização de procedimentos, processos e documentos devem sempre seguir padrões e recomendações internacionais, pois não temos fronteiras em meio digital.”
Tiago Muriel, Diretor de Negócios da CONSAE.
Como implementar o acervo acadêmico
digital na minha IES?
O que é o Diploma Digital?
Instituído pela Portaria 330/2018, o Diploma Digital é um caminho sem volta. Isso não significa abandonar o Diploma Físico, até porque a legislação prevê a utilização de uma representação visual do Diploma Digital que será entregue ao aluno.
Não materializar em um documento físico tudo aquilo que o aluno viveu conosco durante muito tempo é algo complexo. O Diploma Digital será uma realidade, disso não temos dúvidas, mas é preciso que as Instituições desenvolvam bons projetos para que isso aconteça.
Com a chegada da Portaria nº 554/2019, da Nota Técnica nº 13/2019, da Instrução Normativa nº 1/2020 e da Portaria nº 117/2021 o Diploma Digital é uma realidade. O prazo para implementação é dezembro de 2021.
Diploma Digital
O Diploma Digital é uma realidade.
O prazo para implementação é
até dezembro de 2021.
Vantagens do
Diploma Digital
Segurança das informações. Baixo custo para as IES.
Redução de emissão e arquivamento de documentos físicos.
Facilidade para o aluno consultar e apresentar o diploma.
Como é o formato do
Diploma Digital?
O Diploma digital é seguro?
O Diploma Digital chega
com a incumbência de
eliminar todo e qualquer
tipo de falsificação
existente, garantindo muita
segurança para o seu titular,
a instituição expedidora, a
instituição registradora e
toda a sociedade.
Quer saber como o processo dentro da Secretaria Acadêmica Digital? Assista o vídeo aqui!
Basicamente serão dois
arquivos XML que serão
assinados digitalmente pelas
Instituições de Ensino com o
uso da certificação digital
padrão ICP-Brasil associada a
carimbos de tempo,
publicações no DOU e no sítio
eletrônico da IES.
Todas as IES vinculadas ao Ministério da Educação
pertencentes ao Sistema Federal de Educação precisam se
adequar.
Aquelas que respondem aos sistemas estaduais, aos Conselhos Estaduais de Educação, precisam também se acostumarem com a ideia, pois trabalhamos em regime de cooperação e a tendência é que os Conselhos Estaduais de Educação absorvam e apliquem a Legislação Federal em suas Instituições.
Sendo assim, todas as Instituições de Ensino Superiores devem se atentar para as normas e pontos tratados neste ebook.
Quais IES devem atender
essa nova legislação?
Como escolher uma solução no mercado que
atenda todas essas legislações do MEC?
A primeira coisa é pensar em uma solução que lhe permita trabalhar exclusivamente em meio digital. Não existe a necessidade de se viver em dois mundos, sendo um eletrônico e outro físico.
Busque desenhar o seu projeto de forma interoperável, pois não sabemos o que acontecerá amanhã. Poder migrar de uma plataforma para outra é sempre muito importante.
A solução precisa lhe permitir a utilização de uma correta indexação com o uso do Código SIGA aprovado por Portaria do Arquivo Nacional nº 92/11 e trazida nas normas do Ministério da Educação. Os prazos de guarda documental devem ir além dos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade aprovada pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011. O acompanhamento legal de todo o projeto é fundamental para que tenhamos a certeza de que as normas estão sendo atendidas.
Não faça o trabalho desacompanhado de uma boa orientação ou consultoria.
