UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE E SECRETARIADO EXECUTIVO
DEPARTAMENTO DE ADMINSITRAÇÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
JERSONITA GOMES MORENO
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E SEU IMPACTO NA ATUAÇÃO DO GESTOR EM UMA EMPRESA DO SETOR FINANCEIRO
JERSONITA GOMES MORENO
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E SEU IMPACTO NA ATUAÇÃO DO GESTOR EM UMA EMPRESA DO SETOR FINANCEIRO
Monografia apresentada ao curso de Administração do Departamento de Administração da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para a obtenção do Título de Bacharel em Administração.
Orientador: Prof. Mestre José Guilherme Said Pierre Carneiro
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JERSONITA GOMES MORENO
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E SEU IMPACTO NA ATUAÇÃO DO GESTOR EM UMA EMPRESA DO SETOR FINANCEIRO
Monografia apresentada ao curso de Administração do Departamento de Administração da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para a obtenção do Título de Bacharel em Administração.
Aprovada em: ___/___/___
BANCA EXAMINADORA
___________________________________________________ Prof. Mestre José Guilherme Said Pierre Carneiro (Orientador)
Universidade Federal do Ceará (UFC)
____________________________________________ Prof.
Universidade Federal do Ceará (UFC)
____________________________________________ Prof.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus que esteve sempre ao meu lado me dando força e sabedoria na realização deste trabalho.
A meu esposo que me ajudou tendo paciência e compreensão durante o planejamento e execução deste trabalho feito com afinco. A minha mãe que me deu suporte para que eu pudesse me dedicar totalmente a esse projeto.
Agradeço ao meu Orientador, professor Mestre José Guilherme Said Pierre Carneiro, pelo exemplo de ética, respeito e pela oportunidade de aprimorar meus conhecimentos.
“Tudo tem o seu tempo determinado, e
há tempo para todo o propósito debaixo do céu: há tempo de nascer, e tempo de morrer; tempo de plantar, e tempo de arrancar o que se plantou; tempo de matar, e tempo de curar; tempo de derrubar, e tempo de edificar.”
RESUMO
Gestão do tempo é um assunto que desde os primórdios dos tempos é amplamente explorado e para exemplificar temos a história narrada pela bíblia sagrada de José do Egito que precisou administrar sete anos de fartura e sete anos de escassez (BÍBLIA SAGRADA, 1993, p. 48). Na atualidade não é diferente de forma que mundo coorporativo tem dado bastante relevância ao assunto. Por se tratar de uma ferramenta gerencial, a sua aplicação vem sendo amplamente utilizada tanto para o alcance de metas organizacionais quanto pessoais. Nesse sentido procura-se relacionar tal conceito ao cotidiano do gestor que busca, através da identificação e entendimento dos principais empecilhos que possam impactar a utilização eficaz e eficiente do tempo disponível, uma maneira de priorizar as atividades a partir da determinação da sua urgência e importância. Dessa forma o objetivo central é investigar os impactos das ferramentas de gerenciamento do tempo na atuação do gestor. Como referenciais teóricos foram utilizados análises contidas em bibliografias, artigos especializados sobre o tema e autores que abordam temas importantes como o homem, a sociedade e a administração (DRUCKER, 2006), como administrar bem o tempo (KRAUSZ, 1986), desperdiçadores de tempo (BERNHOEFT, 1989) e como estabelecer prioridades (BARBOSA, 2008). Trata-se de uma pesquisa de natureza exploratória e qualitativa viabilizada através da aplicação de um questionário estruturado e uma entrevista com uma amostra de dez profissionais que atuam no setor administrativo de uma empresa privada. A análise buscou apontar como os profissionais fazem a gestão do seu tempo e de como encontram soluções para evitar o seu desperdício. Os resultados coletados revelaram que existem em alguns pontos dificuldade dos gestores em administrar o próprio tempo, mas também revelou a busca permanente dos mesmos por meios e métodos que facilitem o desenvolvimento de suas atividades.
ABSTRACT
Time management is an issue since the earliest of times and is widely exploited to exemplify have the story narrated by the bible of Joseph of Egypt who had to administer seven years of plenty and seven years of scarcity (HOLY BIBLE, 1993, p. 48 .) At the present time is no different so that the corporate world has given enough importance to the subject. Because it is a management tool, its application has been widely used both for achieving organizational and personal goals. Accordingly seeks to relate this concept to the everyday manager that seeks, through the identification and understanding of the main obstacles that may impact the effective and efficient use of the time available, a way to prioritize activities from determining its urgency and importance . Thus the main objective is to investigate the impacts of time management tools in the performance of the manager. Were used as theoretical analyzes contained in bibliographies, specialized articles on the topic and authors who address important issues such as man, society, and administration (Drucker, 2006), how to manage your time well (KRAUSZ, 1986), time wasters (Bernhoeft, 1989) and how to set priorities (BARBOSA, 2008). It is a research and exploratory qualitative ensured by applying a structured questionnaire and an interview with a sample of ten professionals working in the administration of a private company. The analysis sought to point out how the professionals make the management of your time and find solutions on how to avoid the wastage. Our results revealed that there are some points of difficulty managers manage their own time, but also revealed the ongoing search for the same means and methods that facilitate the development of their activities.
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – Demonstração do Sistema ABC ... 26
QUADRO 2 – Quadro informativo para não perder prazos ... 27
QUADRO 3 – Utilização efetiva do tempo ... 27
QUADRO 4 – Demonstração da matriz do tempo ... 34
QUADRO 5 – Quadro demonstrativo Lei de Pareto ... 40
QUADRO 6 – Perfil dos gestores ... 44
QUADRO 7 – Perfil dos auxiliares ... 44
QUADRO 8 – Administração do tempo gestores ... 47
LISTA DE GRÁFICOS
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 11
1.1 Problematização ... 11
1.2 Pergunta de pesquisa ... 12
1.3.1 Objetivo geral... 12
1.3.2 Objetivo específico ... 12
1.4 Justificativa ... 12
1.5 Síntese metodológica ... 14
1.6 Estrutura do trabalho ... 14
2 CONCEITOS INICIAIS SOBRE GESTÃO DO TEMPO ... 16
2.1 Histórico sobre administração do tempo ... 16
2.2 Relevância da administração do tempo ... 17
2.3 Administração do tempo como fator gerencial ... 19
2.4 Aliando a gestão do tempo a gestão empresarial ... 21
3 ABORDANGENS TEÓRICAS DO GERENCIAMENTO DO TEMPO ...25
3.1 Gerenciamento do tempo ... 25
3.2 Benefícios obtidos pela melhor gestão do tempo ... 29
3.3 Razões para administrar o tempo ... 30
3.4 Obstáculos na gestão do tempo ... 31
3.5 Ferramentas que auxiliam na administração do tempo ... 34
3.6 Análise do tempo e produtividade ... 39
4 Gestão e qualidade de vida ... 41
5 Metodologia ... 42
5.1 Tipologia da pesquisa ... 42
5.2 Sujeitos da pesquisa ... 42
5.3 Coleta dos dados ... 42
6 ANÁLISE DA PESQUISA ... 44
6.1 Perfil dos sujeitos da pesquisa ... 44
6.2 Análise da entrevista ... 45
6.3.1 Análise dos resultados dos gestores ... 47
6.3.2 Análise dos resultados do auxiliares ... 52
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 57
REFERÊNCIAS ... 59
APÊNDICE A – PERFIL DOS RESOPONDENTES DO QUESTIONÁRIO ESTRUTURADO ... 63
APÊNDICE B – TRANSCEIÇÃO DAS FALAS DOS ENTREVISTADOS: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ... 64
1 INTRODUÇÃO
1.1 Problematização
Percebe-se nos dias atuais que uma das maiores dificuldades das pessoas
chama-se “falta de tempo”. São muitas tarefas para realizar e muito tempo perdido pela falta de uma programação que evite tanto desperdício de tempo. Segundo Silveira (2013) administrar bem o tempo é uma tarefa tão árdua que é comparado a uma missão impossível. Já Drucker (1967) chegou a alegar, em sua época, que o homem não está preparado e capacitado para controlar seu tempo. Ele já afirmava, há mais de quarenta anos, que a maioria dos indivíduos não concedia a devida importância ao fator tempo.
Atualmente a tecnologia avança tentando solucionar problemas de distância, buscando e estreitando relacionamentos, tudo em tempo real. As pessoas buscam respostas instantâneas gerando uma angústia permanente por não conseguir absorver o volume de demanda que lhes é proposto.
Nas empresas não é diferente. Os resultados e respostas na maioria das vezes são fornecidos quase que de imediato sem ao menos os líderes ou gerentes pararem para refletir antes de tomar uma decisão. A pressão vem de todos os lados sendo necessário ser ágil, eficiente e eficaz. Para Drucker (1967, p. 22) “gerentes eficazes sabem como empregar o tempo. Eles trabalham sistematicamente controlando o pouco tempo que pode ficar sob seu controle”. O autor afirma que é preciso registrar o tempo gasto antes que se saiba em que é empregado e antes que se tente controlá-lo.
Em referência a esse novo cenário há evidências de que administrar o tempo virou uma forma de competitividade onde aquele que decide com mais rapidez e qualidade tem maior permanência no mercado. Em um ambiente empresarial, que está em constante mudança e cada vez mais competitivo, a natureza complexa e imprevisível desse cenário vem obrigando as empresas e os líderes a repensarem suas ferramentas administrativas e assim ganharem vantagem competitiva.
A partir dessa visão a administração do tempo faz o indivíduo refletir e levantar questionamentos a respeito do seu modo de vida, hábitos, decisões e prioridades que poderão dar origem a uma boa gestão do tempo.
1.2 Pergunta de pesquisa
De que modo a administração do tempo pode contribuir para que o gestor obtenha bons resultados?
1.3 Objetivos
No intuito de responder essa questão, foram elaborados objetivos para o presente trabalho, os quais estão descritos a seguir.
1.3.1 Objetivo geral
Analisar como a administração do tempo pode impactar na atuação dos gestores, a fim de que possam atingir os seus objetivos e metas exigidos pelas organizações.
1.3.2 Objetivos específicos
a) Compreender as melhores práticas de administração do tempo no mundo organizacional;
b) Identificar os instrumentos e ferramentas que contribuem para uma melhor administração do tempo por parte dos gestores;
c) Analisar as ferramentas de administração do tempo utilizadas pelos gestores na atualidade.
1.4 Justificativa
Esta pesquisa abordará um tema que contribuirá para a sociedade por se tratar de um assunto atual, que faz parte do cotidiano e que será capaz de ajudar no ambiente organizacional melhorando a qualidade de vida dos gestores.
conhecimento, o que demanda a revalidação individual do modo como se utiliza o tempo. Acredita-se que a solução dessa dificuldade passa por uma decisão muito importante e resume-se em planejar, priorizar, executar e controlar, proativamente, as demandas no cotidiano. Segundo Estrada (2011), isso pode ser atingido por meio de uma atitude consciente, produtiva e equilibrada quando se atua por meio da priorização de atividades, realizando primeiro as coisas mais importantes, que trazem resultado positivo e realizações.
Para Drucker (2006) o gestor eficaz conhece seu próprio tempo e dessa forma ele não começa suas atividades pelas tarefas e sim pelo tempo que dispõe. Não iniciam com planejamento. Iniciam sabendo onde o seu tempo é realmente empregado, depois tentam controlar o tempo e cortar demandas improdutivas desse tempo.
Chaves (1992) amplia esse entendimento ao afirmar que não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo - e esse meio é a administração do tempo.
Percebe-se uma certa dificuldade em como administrar e como lidar com o próprio tempo porém, hoje, já existe uma preocupação maior das pessoas no sentido de aprenderem a dominar técnicas e comportamentos para melhor trabalharem o tempo. Para Ortega (2013) a maioria das pessoas é muito inteligente e até mesmo engenhosa no que diz respeito a adiar as coisas apresentando desculpas comuns como: eu não tenho muito tempo. O autor complementa “seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é
para adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes” afirma
(ORTEGA, 2013, p. 01).
Verifica-se cada vez mais a crescente demanda e a relevância em trabalhar com a gestão do tempo, a qual pode melhorar a produtividade e a qualidade de vida das pessoas em geral, desde o indivíduo que desempenha cargo de gerencia até o que administra sua casa.
conhecimentos no meio acadêmico-científico sobre o assunto, com o enfoque para o desenvolvimento de métodos e atitudes que mostrem melhores formas de lidar com as atividades do cotidiano.
1.5 Síntese metodológica
A Pesquisa é de natureza qualitativa, sendo classificada, quanto aos objetivos, como um estudo exploratório. Quanto aos procedimentos, foi realizada uma pesquisa de campo, com a aplicação de uma entrevista estruturada utilizando-se de uma amostra por conveniência com cinco coordenadores e cinco auxiliares que atuam na área administrativa inseridas em uma empresa de grande porte do setor financeiro.
Tais métodos tem a função de garantir, ao pesquisador, o foco e a objetividade necessários na lida com os fatos relativos ao fenômeno investigado, oferecendo normas gerais que se destinam a separar o senso comum dos objetivos científicos (GIL 2002).
1.6 Estrutura do trabalho
O trabalho conta com sete seções abaixo relacionadas:
A Seção 1 apresenta a introdução que abrange a contextualização do tema proposto através da problematização, objetivos, justificativa e estrutura do trabalho. Esse tópico conterá uma síntese do trabalho elaborado que permitirá uma noção a respeito do estudo desenvolvido.
A Seção 2 subdivide-se em quatro segmentos onde são abordados a conceitualização do sentido de tempo, sua importância, como administrá-lo e de como usá-lo como aliado. Esse capítulo dará ao leitor um entendimento maior da importância da administração do tempo no cotidiano.
A Seção 4 aborda a questão da gestão do tempo e a qualidade de vida diante das consequências do dia a dia das pessoas na sociedade atual.
A Seção 5 apresenta inicialmente os aspectos metodológicos da pesquisa. Logo em seguida a tipologia da pesquisa, os sujeitos da pesquisa, a coleta e o tratamento dos dados. Essa seção também contém uma entrevista realizada através da aplicação de um questionário estruturado com cinco coordenadores e cinco auxiliares de uma empresa de grande porte da área financeira.
A Seção 6 traz a análise da pesquisa contendo o perfil dos sujeitos, a análise da entrevista e seus resultados.
2. Conceitos iniciais sobre gestão do tempo
Nesta seção, discute-se a relevância da administração do tempo. O tema é desenvolvido em quatro subseções, onde na primeira apresenta um breve histórico da palavra tempo, na segunda aborda a importância de como aproveitar bem o tempo e no terceiro discute-se como utilizar o tempo como apoio gerencial e no quarto tópico a forma de como aliar o gerenciamento do tempo à gestão.
2.1 Histórico sobre administração do tempo
O conceito de tempo no Dicionário Silveira Bueno (1989, p. 654) significa a
“duração calculável dos seres e das coisas, sucessão de dias, horas, momentos; período;
época”.
Dourado (2013) explica que desde os primórdios o tempo é uma questão fundamental para a existência da raça humana. No início, os primeiros homens a habitarem a terra observavam os fenômenos naturais como dia e a noite, as fases da lua, a aparição de outros astros e a variação das marés para verificar quanto tempo já havia decorrido. No entanto, existiam outras formas de perceber e metrificar o tempo.
Sousa (2013) acrescenta que a forma como o homem contava o tempo também era influenciada pela maneira como a vida era compreendida e não só apenas através da percepção da realidade material como a movimentação dos astros. Com isso, vê-se a naturalidade com a qual o homem adapta-se ao tempo graças ao relógio biológico, ou melhor, o relógio circadiano que é responsável pela adaptação do organismo aos períodos de luz e escuridão e regula as funções biológicas.
Mesquita (2005) aprofunda esse entendimento ao expor que o homem é um indivíduo histórico que possui sua referencia no tempo e é orientado em um meio cultural. Ao se inserir essa temporalidade histórica, o homem incorpora a noção de tempo vivido, das experiências passadas, do tempo sentido no presente e do que será vivenciado no futuro.
Para Ponce (2009) “discutir o tempo é algo muito complicado, pois ele parece ser algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém, tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão” (PONCE, 2009, p. 01). O autor acredita que discutir o tema Administração do Tempo, de certa forma, é correr riscos de estar se discutindo o óbvio por se tratar de um assunto que é do conhecimento de todos e por outro lado, ao tentar fugir desse óbvio, esbarrar em conceitos confusos.
2.2 Relevância da administração do tempo
O mundo vai se transformando e o ser humano passa uma boa parte da vida correndo contra o tempo que é tão precioso. Muitas vezes esquece que a vida é uma passagem e na correria não encontra tempo nem para olhar um belo poente. O melhor presente é o tempo presente, por isso é preciso aproveitá-lo bem. Há uma ciência para utilizar o tempo. Não se trata de fazer as coisas correndo, mas de não desperdiçá-lo com coisas sem sentido.
Acredita-se que para viver bem é preciso saber usar o tempo; é nele que se constrói a vida. Cada momento de existência tem consequências nesta vida e na eternidade. Por isso, não se pode ficar “perdendo o tempo”; pois seria o mesmo que estar matando aos poucos a própria vida.
Barbosa (2007) afirma que gerir o tempo é uma questão de assumir uma nova postura diante da vida que implica em sair da comodidade, fazer escolhas certas e tomar decisões importantes. Para isso é preciso agir corretamente colocando em prática aquilo que precisa ser feito para se alcançar os resultados desejados.
O presidente do Conselho Regional de Administração do Rio de Janeiro, Adm. Wagner Siqueira (2013) aborda a importância da gestão do tempo ao comparar os aspectos negativos entre o pensamento criativo e excesso de tarefas rotineiras.
Siqueira (2013) afirma que uma das grandes dificuldades do Administrador é fugir da rotina e estimular o pensamento criativo. Para ele “Aproveitar bem o tempo exige organização, no entanto, uma rigidez excessiva nas atividades de rotina pode expulsar o pensamento criativo e a possibilidade real de se considerar a inovação”
O autor reforça essa ideia ao afirmar que uma boa forma de ganhar tempo é delegar as atividades de rotina. Ele entende que a rotina é a repetição de decisões previamente tomadas e, por isso, devem ser transferidas. Dessa forma, “A essência das funções do executivo é pensar o novo, fazer diferente, fazer o que não ‘está no gibi’, aprimorar o que já é bem feito, descobrir novas alternativas” conclui Siqueira (2013, p 01).
Outro ponto relevante na administração do tempo é a execução otimizada de atividades importantes (que agregam valor) e a redução de urgências e de desperdício de tempo que se configuram em exigências nesta era do conhecimento, o que demanda a reavaliação individual do modo como se utiliza o tempo.
Veloso Júnior (2006) amplia esse entendimento sugerindo evitar que o imediatismo do mundo moderno afete a administração satisfatória das escolhas ao longo do tempo. “É preciso não esquecer a noção de que as escolhas erradas do presente serão refletidas no porvir” (VELOSO JÚNIOR, 2013, p 01). Para complementar, o autor exemplifica com o processo de feitura da "Katana" (espada japonesa) que possui qualidade incomparável (considerada a melhor do mundo). Ela necessita de um processo de dois meses a dois anos, que requer anos de estudos para a sua confecção e envolve, no geral. diversos tipos de artistas como o forjador e seus assistentes (até seis assistentes podem trabalhar em uma única espada), se isso já não fosse o bastante, uma boa espada pode levar até 150 mãos de laca em um processo de meses de laqueamento.
Para o autor, esse exemplo revela que não se pode perder de vista as metas que se deseja alcançar, mas ter maturidade suficiente para alcançar os resultados almejados.
“Se uma ‘simples’ espada requer um longo e maduro processo para alcançar o resultado esperado, o que dizer de um profissional que deve atuar diante do mercado dentro de uma realidade extremamente mutante como a atual”, afirma Veloso Júnior (2013, p 01).
2.3 Administração do tempo como apoio gerencial
Frequentemente ouvem-se reclamações acerca da falta de tempo parecendo que o dia encurtou não possuindo mais 24 horas. Ou então, que essas 24 horas já não são mais suficientes. Atualmente percebe-se que homem moderno vive com tanta pressa que não pode se sentar tornando-se incapaz de descansar. E, quando se é incapaz de descansar, provavelmente também o será para fazer tudo que é valioso e/ou aumentará as chances de cometer falhas. É importante organizar o tempo e incluir nele os momentos de descanso para que os resultados apareçam.
Nessa perspectiva, Drucker (2006, p. 102) afirma que “o executivo que registra e analisa seu tempo e procura administrá-lo pode determinar de quanto tempo dispõe para suas tarefas importantes”. Percebe-se que o planejamento do tempo é fundamental para se obter bons resultados. Drucker (2006) salienta que todo gestor eficaz controla seu tempo sabendo que tem várias tarefas a realizar e todas elas trarão resultados mais produtivos no dia de amanhã.
Mattos Junior (2005) complementa ao afirmar que diariamente se tem uma tarefa essencial que é cuidar da carreira e da vida pessoal. Para o autor é fundamental cuidar desse bem tão precioso e que, por muitas vezes, é valorizado apenas quando se está sem ele. Por essa razão a organização do tempo e a sua priorização é um excelente meio de se evitar que se desperdice o tempo ou que se torne escravo dele.
Para isso Ribeiro Neto (2013) cita algumas informações gerais que podem ajudar a utilizar melhor o tempo e verificar se está sendo bem empregado:
- Priorizar as decisões sobre assuntos importantes;
- Evitar conversas telefônicas que se estendem demasiadamente; - Períodos de interrupções constantes;
- Concentração em assuntos poucos importantes;
- Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem
importância;
- Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
- Períodos de grandes atividades, consertando ou refazendo atividades anteriores;
Os pontos anteriormente citados são de grande valia, sendo necessário encará-los com seriedade e é provável que existirão momentos em que haverá maior dificuldade em segui-los. No entanto, nesses momentos de dificuldade será necessário ser mais enfático nas atitudes e tomar decisões que envolvam mais comprometimento, dedicação e mudança de hábito. Percebe-se que para se obter resultados, tão importante quanto saber utilizar bem o tempo, é ter atitude e disposição para por em prática os objetivos traçados.
Tais ações, segundo Chaves (1992, p 10), não podem ser procrastinadas, já que
“poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que confrontadas
com uma tarefa ou um problema” afirma. É imprescindível que seja deixado de lado a tendência de que as coisas se resolverão por si próprias.
Krausz (1986), explica que existem casos de pessoas que utilizam a imagem do tempo como sendo próprio senhor e atribui a ele uma força externa sobre sua vida. Para o autor essa visão antropomórfica na qual o tempo adquire qualidades, capacidades e limitações semelhantes as dos seres humanos são de pessoas que se consideram escravas do tempo, ou seja, elas deixam de fazer algo porque o “tempo não permite”
colocando-se na situação de vítimas e assim limitando o número de atividades que poderiam ser realizadas.
Zanini (2010) amplia essa ideia alegando que alguns indivíduos ficam a espera de um método salvador ou mágico que possa organizar todas as tarefas do dia a dia, que os novos recursos da tecnologia trarão todas as soluções ou, o que pode ser ainda pior, se conformam com excesso de trabalho. Para ele o tempo não se administra e sim as tarefas é que são administradas.
Nesse sentido, acredita-se que para se obter um bom uso do tempo, sem tornar-se obcecado pela execução de tarefas ou estressado por não ter atingido os resultados esperados, deve-se estar atento as necessidades organizacionais e as pessoais. Verificar quantas atividades o corpo suporta realizar ou quantas decisões a mente pode tomar sem haver prejuízo da saúde ou das pessoas envolvidas.
que perceberam quais são as tarefas prioritárias, sendo que tais pessoas podem ser chamadas de felizes, não viciadas ou escravas em trabalho.
Nesse viés, Chaves (1992) afirma que a expressão “quem administra o tempo
torna-se escravo do relógio” não passa de um mito. Ele acredita que quem administra o tempo, na realidade, o controla tornando-se o seu senhor. Por outro lado quem não o administra é dominado por ele realizando as tarefas segundo as pressões do momento e não na ordem e no momento em que desejaria.
Assim, para Mattos Junior (2005, p. 01) a forma mais correta de refletir sobre o tempo é pensando nele como um bem que se torna a cada instante mais escasso e complementa afirmando “precioso e veloz, o tempo passa muitas vezes ao largo se não lhe damos a devida atenção”.
Entende-se que aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negócios e na vida conquistando assim seus objetivos.
Dessa forma, acredita-se que aprender a administrar o tempo torna-se um forte apoio para o gestor que deseja que suas metas sejam alcançadas. Através de atitudes corretas e do uso de recursos certos é possível realizar as tarefas principais e obter resultados satisfatórios sem perder os prazos.
2.4 Aliando a gestão do tempo à gestão empresarial
Aproveitar bem o tempo não significa realizar diversas atividades em um período curto, nem chegar ao fim do dia com a agenda repleta de compromissos cumpridos. Significa fazer aquilo que deve ser feito com qualidade. Estabelecer prioridades, saber lidar com imprevistos e utilizar recursos, como Palm, tablet e celular, que facilitam a execução de tarefas. Esses são os itens básicos para quem quer aproveitar melhor o tempo.
percebem que não construíram nada no âmbito pessoal. Para o autor tais pessoas tem uma carreia profissional espetacular, mas na área familiar são um fracasso.
Covey (2007) é um dos maiores especialistas no assunto e afirma que para equilibrar a balança das prioridades, o ideal é estabelecer uma escala de valores para elas, pois ajuda a minimizar e até acabar os conflitos. Dessa forma Kretly (2009) complementa explicando que é possível equilibrar vida familiar com o trabalho, mesmo sendo esse um dos pontos mais preocupantes da atualidade para os executivos, se forem eliminadas as atividades extras que desperdiçam o tempo e estabelecidas prioridades.
Ortega (2008), palestrante internacional, especialista em Vendas, Negociação e Liderança de Equipes Comerciais, também se especializou no tema. Ele afirma que os fatores mais importantes para que se consiga administrar bem tempo produtivo são dois:
a) Foco – é preciso definir aonde se quer chegar, ter metas diárias e
b) Definir uma agenda que tenha o conceito de classificação das tarefas: urgente, crítico, normal e ASAP (As soon as possible - “quando possível”) logo a baixo:
- Urgente: é tudo aquilo que é preciso fazer no mesmo dia.
- Crítico: é tudo aquilo que precisa ser acompanhado de perto, podendo ser até uma pendência que está sendo tratada por você já há alguns dias.
- Normal: é tudo aquilo que normalmente faz parte da agenda convencional.
- ASAP ou “Quando Possível”: é aquilo que normalmente serve para definir
imprevistos e estes serão concluídos no menor tempo possível.
Ortega (2008, p. 01) afirma que “quando levamos pendências para o dia seguinte, o sentimento de frustração e estresse é grande”. Segundo o autor, a solução para estar livre dos males e da preocupação que isso gera, tanto no campo profissional como no pessoal, é organizar bem o trabalho com certa antecedência.
desorganizada, tornam-se os principais ralos por onde escoam minutos e até horas inteiras do dia. Além dos e-mails e dos sites de conversação, contam-se: o telefone, o celular, as reuniões de última hora, as conversas informais entre colegas e as pausas
para o “cafezinho” que muitas vezes ocorrem várias vezes durante o dia de trabalho. Deve-se entender que uma pausa para descanso é algo indispensável, mas deve ser utilizada para benefício visando restabelecer as forças e contribuir para o ganho no trabalho ao invés de trazer prejuízo a produção.
No entanto, Alvarães (2003) esclarece que é necessário utilizar e enxergar os recursos citados anteriormente como aliados e não como inimigos. Alguns recursos como a agenda, a secretária eletrônica, o telefone e o e-mail são meios que auxiliam muito na administração do tempo, porém se mal utilizados, podem se tornar grandes vilões. É necessário saber qual o melhor tipo de agenda, qual a melhor secretária eletrônica, quando e por quanto tempo utilizar o telefone, o tempo gasto lendo e-mail e assim ganhar tempo.
Nesse mesmo sentido, buscando relacionar a administração do tempo à gestão, Chaves (1992) recomenda a eliminação ou a delegação de tarefas. Por mais que o gestor racionalize as atividades e delegue tarefas, será sempre necessário reduzir o número de atividades a serem feitas, eliminando tarefas. Elimina-se, primeiro, aquelas que não são nem importantes nem urgentes; depois, na medida do possível, as que parecem urgentes, mas não são importantes. Ao término percebe-se que o maior número de atividades que são realizadas são feitas simplesmente por hábito, sem jamais serem questionadas.
O aspecto da delegação é algo que toda pessoa em posição de direção, chefia, supervisão ou coordenação precisa aprender a fazer, pois além de evitar que haja uma sobrecarga por parte do delegante, o mesmo poderá passar a seu subordinado uma tarefa estimulante e que além de trazer satisfação otimiza o trabalho do gestor.
Kroehnert (2001) reforça mostrando alguns motivos que justificam a delegação de atividades: 1) Porque aumenta os resultados, indo do que pode ser feito e do que se pode controlar; 2) Porque libera tempo para atividades mais importantes e 3) Porque desenvolve a iniciativa, a habilidade, os conhecimentos e a competência dos subordinados.
tem como compreender a tarefa. Segundo, deve-se questionar sobre quem pode realizar a tarefa ou quem tem habilidade para fazê-la; recomenda-se, nesse caso, que seja delegada para alguém com experiência comprovada. Porém, se a atividade não for urgente, o ideal é passa-la para alguém com habilidade, fazendo com que ela aprenda com o tempo aumentando assim o número de pessoas com experiência comprovada. Por último o autor indica que é preciso aprender a lidar com qualquer barreira pessoal ou organizacional como, por exemplo, tradição ou recusa em admitir erros, pois sabe-se que as pessoas erram e por isso aconselha permitir que errem, mas apenas uma vez, alegando que algumas áreas comportam erros, mas algumas não podem ter falhas.
Percebe-se que o tempo é algo muito necessário, difícil de ser bem utilizado e
impossível de ser retido. Entretanto, é um “bem” acessível e democrático: qualquer
3. Abordagens teóricas do gerenciamento do tempo
O objetivo dessa seção é apresentar os conceitos relativos à administração do tempo e alguns métodos que irão auxiliar o gestor em suas atividades. Essa seção subdivide-se em seis. A primeira trata do gerenciamento do tempo e de como ele ajuda a alcançar os resultados propostos. Na segunda aponta os benefícios trazidos pela melhor administração do tempo. Na terceira aborda as razões pela qual é necessário gerenciar o tempo. No quarto tópico analisam-se os obstáculos na gestão do tempo. O quinto tópico traz as ferramentas que auxiliam na administração do tempo. O ultimo faz uma análise comparativa entre tempo e a produtividade.
3.1 Gerenciamento do tempo
O número de horas durante o dia é limitado, logo é necessário aprender a administrar o tempo de forma a colocar em prática aquilo que precisa ser feito nesse espaço de tempo. Quando esse desafio é superado em geral diminui-se a tensão, aumenta-se a confiança e gerando satisfação e sensação de dever cumprido.
Embasando esse entendimento, Rizzi (2013) afirma que a preocupação com o tempo tornou-se tanto uma necessidade quanto um vício da vida contemporânea, que exige cada vez mais agilidade dos indivíduos em tomar decisões. "Tempo bem administrado é aquele que nos leva aos resultados propostos, isso nos dá a sensação de realização. O oposto, por sua vez, faz com que nossos dias terminem com sensação de frustração", defende Rizzi (2013, p. 01).
Assim, sabiamente, o Apóstolo Paulo no primeiro século já advertia levar uma vida com prudência e com sabedoria remindo o tempo, pois os dias eram maus (BÍBLIA SAGRADA, 1993. p. 1490 e 1154.). A palavra remir "tirar do cativeiro ou do poder alheio" (BUENO, 1989, p. 580). Dessa forma, é preciso entender se o tempo é administrado com sabedoria ou se o indivíduo está "cativo" de algo ou alguém.
Fica evidente que o tempo é questão de prioridade e de preferência. Sob esta ótica, precisa-se aplicar o tempo disponível de forma sábia, inteligente, desprendida.
profissional, entendendo que a segunda é parcela da primeira, pois, na prática, são indivisíveis.
Na vida pessoal, o líder necessita de tempo para descanso, para estudo, para lazer, para a educação dos filhos, ouvir, falar, abraçar, sorrir, chorar, ou seja, para viver. Do planejamento das férias em família, a prática de hobbies, precisa-se fazer escolhas, dar preferências ao que é verdadeiramente necessário e importante.
Na vida profissional não é diferente. Assim, a boa administração de tempo começa em saber administrar bem a própria vida. Conseguir planejar as coisas e realizá-las com os recursos de que se dispõe e no tempo oportuno é uma virtude.
Algumas atitudes para a organização das tarefas podem parecer simples e corriqueiras, e realmente são, porém não se sabe se estão sendo utilizadas com sabedoria e nos momentos certos. Dessa forma, ser capaz de administrar o tempo não é uma questão de aprender estratégias e técnicas e sim de aplicá-las na prática.
O sistema ABC é uma técnica apresentada por Kroehnert (2001) muito simples e muito eficaz para o estabelecimento de prioridades e que pode ser utilizada por qualquer pessoa consistindo na classificação das tarefas diárias.
Quadro 1 – Demonstração do Sistema ABC
A É aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, ou seja, crítica e imediata;
B É aquela tarefa importante, mas não precisa ser feita imediatamente, ou seja, importante e menos sensível ao prazo;
C É aquela tarefa que não existe urgência no cumprimento, mas que deverá ser feita;
D É aquela tarefa que pode ser descartada. Este tipo de tarefa será eleminada do seu dia, por isso, chama-se o método de Sistema ABC, já a tarefa do tipo D será descartada.
Fonte: Elaborado pelo autor
O autor recomenda que a lista de tarefas seja seguida à risca, focando primeiramente nas tarefas do tipo A, depois B e depois C. Sugere também que todas as manhãs sejam revisadas as “pastas” A, B e C promovendo para A os itens B que forem
necessários e para B os itens C, agindo assim de forma preventiva, para que não ocorram falhas ou que atividades fiquem sem serem executadas.
Quadro 2 – Quadro informativo para não perder prazos
Ter equilíbrio como palavra de ordem: Evitar esticar as horas trabalhadas acreditando que aumentará a produção suprimindo os momentos que seriam para lazer e descanso; Não enganar o cérebro: Ter um planejamento considerando os imprevistos e não mentir para si mesmo usando um prazo anterior ao prazo real;
Não negligenciar a realidade: Se comprometer apenas com as tarefas que podem ser cumpridas. “Não dá para negligenciar a realidade e assumir mais do que é possível em
tempo hábil” (Meira, 2012, p. 01);
Fazer um planejamento semanal: Segundo o especialista, planejar a semana com antecedência não é comum entre as pessoas, no entanto, é muito importante, pois a falta de planejamento pode levar ao acúmulo de tarefas;
Não procrastinar: Algumas tarefas por sua complexidade podem desanimar, mas Meira sugere escolher uma ação e por menor que ela seja deve-se realiza-la, pois os primeiros passos servem de estímulos para dar novos passos.
Fonte: Elaborado pelo autor
Drucker (2006, p. 109) contribui para o entendimento do terceiro tópico ao afirmar que o “executivo eficaz não se compromete verdadeiramente além de uma tarefa em que se concentra no exato momento”. O autor defende que pessoas eficazes não tomam várias decisões, mas se concentram nas questões realmente importantes e dessa forma o profissional tem capacidade de reavaliar a situação e dar o próximo passo.
Mesmo sendo o gerenciamento do tempo um tema bastante relevante e a pressão exercida pela “falta de tempo” seja generalizada, Junqueira (1992) afirma que nem todos se preocupam com o grau de eficiência no uso do tempo acreditando, inclusive,
ser “razoável” o atual esquema de sua utilização.
Diante desse fato Junqueira (1992) propõe um roteiro de sete passos a baixo relacionados, para que se possa avaliar efetivamente a utilização do tempo. “É
necessário questionar o efetivo uso do mesmo, procurando analisar a performance
temporal com isenção” (JUNQUEIRA, 1992, p. 97).
Quadro 3 – Quadro utilização efetiva do tempo
PASSOS ATITUDES AÇÕES
1º Preparar uma tabela do tempo
Preparar uma agenda. Anotar de 30 em 30 minutos as principais atividades desempenhadas no período imediatamente anterior e tempo alocado a cada uma.
2º Analisar a tabela do tempo
PASSOS ATITUDES AÇÕES
3º Refletir
Questionar-se se realmente o tempo está sendo aplicado de acordo com os objetivos pessoais e profissionais. Então, chegar-se-á a conclusão que o tempo não foi utilizado da maneira que deveria ser. Isso se deve na maioria dos casos a interrupções constantes que ocorrem durante o dia. O autor chama de “Pontos de Estrangulamento” que em grande
parte domina o dia. São eles:
Documentações para leitura ou assinatura;
Reuniões programadas ou não; Entrevistas com subordinados, colegas, superiores ou terceiros;
Telefonemas.
4º
Perguntar-se se realmente precisa ver toda a documentação
Verificar se todos necessitam de atenção, classificá-los em grupos de prioridades A, B e C do mais importante para o menos importante, utilizar os recursos de delegar, eliminar e condensar.
5º
Disciplinar as reuniões para se obterem resultados mais eficazes em menos tempo
Estabeleça objetivos para reunião, elabore um roteiro e verifique se realmente ela é necessária. Procure evitar participar de reuniões que não apresentam hora certa de início e término.
6º
Determinar quanto tempo dispõe para entrevistas com subordinados, colegas, superiores e terceiros: daí, alocar o tempo de acordo.
Não é necessário atender ou receber todas as pessoas. Elas poderão ser atendidas por secretárias ou assistentes que inclusive podem ajudar na organização da agenda. O autor sugere que o interlocutor fique ciente do horário do início e
“término” de qualquer entrevista e
assim ajudar a lembrar os horários de cada compromisso.
7º Estabelecer um “código” de conduta telefônica.
Por fim o autor recomenda focar nas atividades que mais podem contribuir para que possa atingir os objetivos globais previstos, uma vez que se vive em um mundo altamente dinâmico e complexo necessitando, assim, de um meio de filtragem no sentido de assegurar o emprego do tempo que está sendo gasto.
3.2 Benefícios obtidos pela melhor gestão do tempo
Rizzi (2013) esclarece o quanto é importante a gestão do tempo ao afirmar que
“Conscientes do desequilíbrio entre vida pessoal e profissional e do alto preço que
estamos sujeitos a pagar devemos agir de imediato, senão a bola de neve poderá nos engolir.” (RIZZI, 2013, p. 01). Para a autora agir no sentido de procurar uma forma de administrar o tempo é imprescindível.
Segundo Chaves (1992, p. 2) “administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a
sua vida, não é ficar escravo do relógio”. É uma guerra a ser travada constantemente onde se tem que decidir dentre as tarefas que serão realizadas ou não. Escolhas como, por exemplo, trocar de emprego para poder passar mais tempo com a família é algo realmente difícil e que muitos gostariam de fazer. No entanto essa não é a realidade da maioria da população.
Chaves (1992) aborda que administrar o tempo é planejar estrategicamente a vida e para isso é preciso saber aonde se quer chegar, ou seja, definir objetivos. Ele levanta o seguinte questionamento: onde deseja estar, o que quer ser daqui a 5, 10, 25, 50 anos? Em seguida sugere que é necessário “estrategiar” transformando objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. Outro passo seria criar planos táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para chegar aonde se quer chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Por último fazer o que tem que ser feito, ou seja, colocar em prática. Durante todo o processo, precisa estar constantemente avaliando os meios que está usando, para verificar se está chegando mais perto de onde quer estar ao final do processo. Não sendo assim, o melhor é trocar os meios (procurar outro emprego, por exemplo).
da vida não é algo sobre o qual se tem muito controle. Aumentar a vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos bastando para isso um pouco de esforço e determinação.
Por outro lado, Chaves (1992) defende o quanto é essencial administrar o tempo para a saúde, e que o seu bom uso está diretamente ligado a redução de stress.
3.3 Razões para administrar o tempo
Administrar o tempo na atualidade tornou-se algo literalmente indispensável, necessário e que deveria vir como matéria básica nas escolas, para que fossem criados bons hábitos de produtividade logo na infância. Quando cada minuto é gasto enfrentando a frustação de uma tarefa que parece insuportável é um minuto subtraído do tempo de que se dispõe para aproveitar a vida.
Percebe-se que a falta de organização e de determinação das prioridades corretas
faz com que se perca a maior parte do tempo “apagando incêndios”, ou seja, fazendo as
coisas urgentes. No entanto, estas coisas urgentes, nem sempre o foram. Muitas vezes é a negligência de alguém, que, na maioria das vezes, faz com que alguma coisa seja postergada até que sua resolução se torne urgente.
Mesmo que se tenha tudo planejado e teoricamente todas as tarefas organizadas ao seu tempo, é preciso estar preparado para perder uma grande quantidade de tempo em coisas que não contribuem, mas que precisam ser feitas, alerta Druker (2006). Para ilustrar, o autor cita como exemplo um caso bastante comum nas empresas que ocorre quando o principal cliente chega à organização. O gerente não pode simplesmente dizer
“estou ocupado” ele terá que ouvir tudo que o cliente queira falar mesmo que seja sobre
o jogo de futebol no sábado passado com os amigos, diz o autor.
Para Lucas (2008) O ponto crucial da gestão de stress gira em torno do controle dos pensamentos e emoções, da agenda, do cotidiano, e da maneira de como as dificuldades são encaradas. A finalidade maior do controle é visar o equilíbrio da vida em relação tempo gasto no trabalho, relacionamentos, descanso e entretenimento, juntamente com obstinação e persistência para enfrentar situações de pressão trazidas pelo cotidiano.
Em referência a esse cenário, Chaves (1992) afirma que quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo. O mesmo se revela como bem ou mal utilizado apenas para a pessoa que tem objetivos na vida ou que realizar algo. Por isso dependendo do que se deseja alcançar é que será revelado o bom ou mau uso do tempo. Dessa forma se mal utilizado o tempo pode ser a causa de stress justamente porque ele será usado para realizar atividades que não são consideradas significativas e prioritárias, ou até mesmo apropriadas. “Usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a fazer mau uso do tempo, mas é necessário ficar atento”, afirma (CHAVES, 1992, p. 8).
Para se obter um bom uso do tempo o indivíduo deve estar atento às necessidades da vida. Boas conversas mesmo que informais, um passeio com a família, um laser, não impedem a boa utilização desse tempo e a busca por prioridades e objetivos para a vida, não deixando que o stress seja maior que a vontade de viver e de vencer.
3.4 Obstáculos na gestão do tempo
Segundo Persona (2007, p. 01), “as pessoas não estão com falta de tempo, mas com excesso de opções e com dificuldades de decidir e escolher as prioridades”. Ele exemplifica que antes as famílias possuíam algumas dezenas de discos de vinil e que os mesmos continham no máximo umas quatorze músicas. Atualmente CD’s em formato
MP3 contém dez vezes mais que isso ou muito mais nas memórias de computadores, iPods e dispositivos equivalentes.
telefone, caso tivesse próximo a um aparelho.” Com as mudanças tecnológicas “as pessoas podem comunicar-se a qualquer momento de qualquer lugar do planeta através aparelhos de celulares, e-mails, messenger sem maiores dificuldades.” Afirma o
consultor (PERSONA, 2007, p.01).
No entanto, toda essa tecnologia muitas vezes não é bem aproveitada ou utilizada, pois evoluem mais rápido que muitos possam dominá-la ou são armadilhas para roubar o tempo. Atualmente é essencial saber utilizar as novas ferramentas tecnológicas para a otimização do trabalho e não transformá-las em empecilhos. Mas administrar o tempo não é apenas fazer as coisas de forma mais rápida, e sim simplificar seus processos, reduzir o número de opções disponíveis e trabalhar com mais qualidade obtendo melhores resultados.
Segundo Barbosa (2007), a administração do tempo está se apresentando como algo cada vez mais coletivo e não apenas individual. Os resultados colhidos são maiores se o empenho coletivo foi direcionado no mesmo sentido. Para o autor “é inviável nos tempos atuais acharmos que nosso tempo depende exclusivamente de nós” (BARBOSA, 2007, p. 01).
Cada vez mais a sociedade se torna colaborativa, onde a dependência de terceiros é primordial para executar tarefas, concluir projetos, tomar decisões, ajudando encontrar melhores soluções e a superar as dificuldades. A tecnologia através da Internet e de redes colaborativas se conectam, mas na maioria das vezes esses recursos não são bem utilizados e o tempo gasto com eles acaba por impedir a execução de outras tarefas. O e-mail é um bom exemplo, pois sendo a revolução mais presente torna-se quatorna-se impossível imaginar o trabalho hoje torna-sem ele. Mas, apesar de estorna-sencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje menos da metade dos e-mails enviados no mundo são úteis, o restante é classificado como SPAMS.
Para Chaves (1992), o excesso de tarefas é o mais famoso, pois faz com que o profissional não saiba por onde começar estacionando e a cada instante se excede mais. Por sua vez o excesso de tarefas geralmente leva a um excesso de papéis. O motivo é que muitas pessoas e empresas enviam papéis não solicitados e que não tem relação com as tarefas como, por exemplo, as malas diretas que são descartadas assim que verificadas, ou o que é pior, podem ser guardadas para uma eventual necessidade.
Em se tratando do excesso de interrupções esse é causado, muitas vezes, pela falta de controle do acesso dos profissionais de trabalho ou terceiros ao superior, exceto se esse puder contar com a ajuda de uma secretária que organize o acesso a sala. Já excesso de telefonemas é semelhante ao de interrupções, mas pode ser agravado principalmente se o profissional tiver que atender seu próprio telefone. Um telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia.
O excesso de reuniões atrapalha as agendas tanto na sua duração quanto na sua quantidade. Muitas vezes por causa do seu atraso inesperado ou sua longa duração pode gerar improdutividade e falta de objetividade deixando sem clareza a ideia desenvolvida.
Para o autor a tendência à procrastinação pode ser uma característica comum dos seres humanos que se dá quando é preciso tomar uma decisão imediata, porém poucas são as pessoas que agem com tal presteza. Para o profissional que protela fica a esperança que esse problema será resolvido por si só não resolve a situação deixando acumular as tarefas.
O que se tem percebido também é que muitas empresas estão buscando alternativas para evitar que os colaboradores se excedam no uso da tecnologia colocando limites ou até restringindo o uso de equipamentos eletrônicos no período de trabalho, além bloquear o acesso a e-mail e páginas de som, imagem e vídeo.
ela é valorizada pelo que sabe fazer com a informação que consegue filtrar desse número absurdo de fontes de informação.
3.5 Ferramentas que auxiliam na administração de tempo
Para Yager (2009), o estabelecimento de metas e planejamento caminham lado a lado para uma ótima administração do tempo, mesmo sabendo que apesar do esforço, algo sempre pode sair do controle. No entanto, a probabilidade de atingir as metas são maiores quando se tem uma estratégia em mente. Saber usar essas ferramentas tornará a vida mais simplificada, mostrando a clareza de uma tarefa bem realizada e seus resultados. Para a autora a administração do tempo é um pouco vista como uma tarefa diária e por isso é deixada quase sempre em segundo plano.
Segundo Chaves (1992), listar os problemas não é complicado. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração do tempo. Difícil, porém, é encontrar soluções para essas barreiras. As soluções, em regra, não passam de bom senso. Mas, o mais difícil de tudo é seguir o bom senso. Dar limites a vida e conduzir o trabalho na melhor maneira possível sendo uma forma de melhoria na redução do stress, atribuindo para a melhora na vida pessoal, afirma o autor.
Covey (2007) modificou e desenvolveu a Matriz do Tempo atribuindo as atividades em quatro quadrantes, conforme os critérios de importância e de urgência. De acordo com a matriz, uma atividade pode ser: Urgente e Importante; Não Urgente e Importante; Urgente e Não Importante e Não Urgente e Não Importante. O conceito da matriz do tempo foi muito difundido nas últimas décadas e utilizado por diversos teóricos e cursos de administração de tempo.
Quadro 4 – Demonstração da Matriz do Tempo
Urgente e Importante Urgente e Não Importante Não Urgente e Importante Não Urgente e Não Importante Fonte: Elaborado pelo autor
A gestão do tempo consiste em fazer uma série de escolhas e requer a definição de prioridades. Ao priorizar tarefas, para melhor gerir o dia, ocorre uma redução da tensão e da ansiedade e um aumento da confiança e da autoestima. Assim, lidar com as diversas tarefas do dia, no trabalho e na vida pessoal, exige escolher o que fazer primeiro e o que fazer depois. Refere-se à determinação da ordem na qual as tarefas diárias serão planejadas e executadas.
As tarefas, para serem priorizadas a contento, precisam estar relacionadas entre si e fazer parte de um mesmo contexto temporal. Devem estar conectadas à missão pessoal e contemplar o paradigma da importância e o equilíbrio dos diversos papéis e dimensões da vida. Com esta abordagem, entende-se que priorizar consiste em um exercício de escolha das tarefas a serem realizadas em um determinado período de tempo e de definição da ordem em que elas devem ser executadas no dia. Entende-se, aqui, que a priorização de tarefas propriamente ditas devam ter ênfase no contexto diário.
Segundo Barbosa (2007), é muito comum ouvir reclamações de pessoas com dificuldades em utilizar seus equipamentos eletrônicos, como o iPod ou iPhone, por exemplo, e desistirem depois de algum tempo pela falta de praticidade ou de eficiência adequada a suas necessidades. Provavelmente não servia a seu estilo ou investiu pouco tempo para aprender a operacionalizar a ferramenta .
Estrada (2011) amplia esse entendimento ao propor um modelo de gerenciamento de tempo com ações contendo duas fases: uma de execução e a outra de controle. Tal divisão tem intuito de contribuir com a implantação de um planejamento estratégico pessoal, por meio da superação de obstáculos e do melhor aproveitamento do tempo, para atingir resultados positivos e aumento da produtividade.
1. Execução
Execução diária é reconhecer e enfrentar os obstáculos comuns do gerenciamento do tempo. Resume-se em saber lidar com os desperdiçadores de tempo que são: desorganização, interrupções, reuniões e viagens improdutivas ou desnecessárias, procrastinação além do uso inadequado da tecnologia.
a) Erros técnicos: o autor enfatiza a falta de objetivos e de prioridades bem definidos; a execução de uma tarefa na hora errada; o tempo mal calculado para execução de uma tarefa; uma tarefa muito complexa que não foi dividida; e a desorganização e mau uso dos recursos tecnológicos (email, telefone, internet etc.);
b) Realidades externas que afetam a energia: interrupções, reuniões improdutivas, parceiros desorganizados e carga de tarefas não realista;
c) Obstáculos psicológicos: o autor menciona pensamento negativo, medo da inatividade, medo do fracasso ou do sucesso, procrastinação, indisciplina, irresponsabilidade e perfeccionismo.
Para Estrada (2011), aprender a lidar com esses obstáculos e com o excesso de tarefas, é essencial no gerenciamento de atividades, para melhor aproveitar o tempo, o que exige maior dedicação ao que é realmente importante.
Para gerenciamento de tempo do presente Modelo, o autor sugere o domínio e o emprego dos seguintes aspectos técnicos e comportamentais: organização de ambientes e informações; delegação de tarefas e compromissos; negação de atividades; outras técnicas e atitudes para superar obstáculos como: urgências, interrupções, reuniões ou viagens improdutivas e desnecessárias; falta de método e uso inadequado de e-mails, internet e televisão; além aspectos comportamentais, como a procrastinação e o perfeccionismo.
Organização:
É proposto pelo autor que neste modelo o processo de organização deva considerar os seguintes passos:
a) um planejamento de um local para cada coisa;
b) selecionar o material, descartar tudo o que for desnecessário e colocar no lixo;
c) classificar o material que será guardado;
e) estar sempre aperfeiçoando e fazendo adaptações para melhoraria da organização.
Delegação:
Para se delegar corretamente é necessário identificar e transmitir corretamente aquilo que deve e o que não deve ser delegado, pois o sucesso ou o fracasso dessa tarefa será sempre de quem a delegou. Dentre as tarefas que podem ser delegadas estão trabalhos de rotina, procedimentos operacionais e atividades ligadas à aptidão específica de outra pessoa. Dentre as atividades que não devem ser delegadas estão o desenvolvimento de metas específicas, tarefas relacionadas à individualidade da pessoa e tarefas de alto risco.
Negação de atividades
A maior parte das pessoas perde tempo realizando tarefas sem utilidades pela
dificuldade em não saber dizer “não”. Dessa forma é necessário saber recusar as
atividades que não são prioritárias para aproveitar melhor o tempo. Tarefas que comprometem prazos, qualidade e saúde física e mental precisam ser recusadas até pelo fato de que muitas atividades não são importantes nem produzem resultados positivos.
Outras técnicas e atitudes para superar obstáculos
Além das informações acima que ajudam bastante a gerir o próprio tempo é necessário combater os principais desperdiçadores ou ladrões de tempo que são:
a) urgências;
b) viagens e reuniões improdutivas, desnecessárias ou mal preparadas;
c) uso inadequado de e-mail;
d) falta de método para gerenciar tarefas;
e) interrupções;
f) uso inapropriado da internet e;
Aspectos comportamentais
Um dos pontos mais importantes para o autor é a mudança comportamental, que também, é o mais crítico para implantação do planejamento estratégico pessoal na vida diária. Por se tratar de uma nova mudança de hábitos e necessitar de uma profunda transformação interior torna-se uma tarefa de difícil superação, mas que traz importantes resultados os quais são gratificantes e compensatórios quando conquistados.
É fundamental para o indivíduo que deseja conquistar mudanças significativas, obter resultados positivos além alcançar bem-estar, que rejeite os mecanismos de fuga tais como as distrações, a procrastinação e assim assuma o controle da sua vida e das suas vontades com foco nas prioridades.
Vale ressaltar que o perfeccionismo configura-se como outra forma de procrastinação, pois à medida que o indivíduo tenta alcançar a perfeição acaba atrasando a conclusão das tarefas, além de gastar tempo, dinheiro e esforço, que comprometem as atividades. O tempo é mais importante do que a desejável e inalcançável perfeição.
2. Controle
O controle é imprescindível para a realização de atividades diárias e para a manutenção da sintonia dessas ações cotidianas com os objetivos e as estratégias profissionais e pessoais a serem alcançadas.
Também conhecido como avaliação de desempenho, o controle é um processo contínuo de aprendizagem além de ser fundamental para a realização de qualquer atividade. Este processo que requer uma permanente mobilização, com revisões de estratégias e correções na direção a ser seguida, tem o objetivo de economizar tempo ao reduzir a probabilidade minimizando incertezas e fracassos.
Por isso é importante conhecer seu próprio estilo de vida e as ferramentas adequadas e com base nisso escolher o tipo de ferramenta que irá harmonizar cada estilo pessoal sem precisar recorrer a outras ferramentas.
3.6 Análise comparativa do tempo e produtividade
Para Chaves (1992, p. 26) “Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade” e por sua vez produtividade é a relação entra eficácia e eficiência. Segundo o autor a eficácia é alcançada quando se escolhe fazer a coisa certa, ou seja, fazer o que é importante e prioritário. Já ser eficiente é fazer a coisa certa, mas utilizando a menor quantidade de recursos possível. Chaves (1992, p. 07) entende que
“ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível” sendo o tempo é um recurso fundamental e nada pode ser feito sem ele.
Chaves (1992) alerta para um ponto bastante importante onde aborda casos de indivíduos que são eficazes, porém ineficientes ou até mesmo ineficientes e ineficazes. Ambos irão comprometer seu tempo e sua produtividade. O primeiro irá realizar tarefas desnecessárias com extrema eficiência e o segundo e mais comum trata-se de um indivíduo que parece ocupado por fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas na verdade é improdutivo, pois apesar de estar ocupado não está realizando as tarefas que devem ser feitas ou não está realizando-as corretamente.
Covey (2007) defende que, se a vida diária é feita de escolhas, é imprescindível tomar atitudes que tragam sabedoria para decisões eficazes. Para o autor, a obtenção de orientação, para realizar escolhas e estabelecer prioridades acertadamente, advém da concentração nos princípios corretos e em manter o foco na missão pessoal. Dessa forma o indivíduo terá uma vontade independente e suficiente para saber a hora de dizer
“não” para tudo aquilo que for menos importante.
receita de uma empresa provém de 20% dos clientes. Tais percentagens podem variar entre 85/15 ou 75/25, dependo dos problemas analisados. No entanto dificilmente fogem a esta proporção.
Verifica-se que, se for feita uma análise do tempo perdido diariamente, ver-se-á que em 20% das atividades são gastas 80% do tempo. Contudo, se houver o desejo de melhorar a produtividade durante o seu dia, é necessário analisar os outros fatores que fazem com que o tempo se esgote causando prejuízos irreparáveis.
A Curva de experiência ABC como também é conhecida esse método recebeu este nome em decorrência da metodologia utilizada como pode se vista na explicação detalhada abaixo:
Quadro 5 – Quadro demonstrativo Lei de Pareto
CLASSE GRAU DE IMPORTÂNCIA
A De maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total;
B Com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total;
C De menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total. Fonte: Elaborado pelo autor
É necessário deixar claro que os parâmetros descritos acima não devem ser vistos como uma regra matematicamente imutável e exata. Estes itens podem variar de percentuais. Dessa forma, é preciso muita atenção na hora de realizar a análise.
4. Gestão do tempo e qualidade de vida
Freire (2006), consultor no assunto, afirma que dentre tantos outros assuntos sobre Gestão do Tempo que é por ele abordado, o tema Tempo e qualidade de vida foi tratado como sendo um fator crucial.
Para ilustrar melhor o assunto, Freire (2006) relata a história de um homem chamado de Eduardo que, segundo ele, era muito dedicado ao trabalho. Ele levada uma vida sedentária e, além disso, ainda fumava e bebia um pouco. No entanto, o que ele gostava mesmo era de trabalhar. Com um ritmo de trabalho bastante acelerado começava o expediente cedo e terminava tarde e quando não trabalhava aos sábado levava para casa algumas pendências da semana. Era uma pessoa que não tinha tempo para nada, pois o trabalho consumia a maior parte de seu dia, sendo o resto do tempo gasto com necessidades físicas como comer, beber e, às vezes, dormir.
Freire (2006) relata que, certa vez, Eduardo decidiu melhorar seus hábitos então começou a jogar bola aos domingos, pois os sábados já estavam comprometidos com o trabalho. “Em um destes domingos de futebol, passaram a bola para o Eduardo, e ele, como se fosse um menino, avançou com ela em direção ao gol, até que subitamente, sentiu uma dor profunda no peito, caiu, e jamais acordou outra vez.” Esta é uma história real, e que para Freire, é semelhante também à história de muitos profissionais da atualidade.
Para Freire (2006) pessoas como o Eduardo acreditam que qualidade de vida significa apenas separar algumas horas no fim de semana para realizar alguns exercícios e se divertirem. Essa atitude, quando esporádica, é o mesmo que encher um balão soprando cinco vezes com muito esforço e dando uma pausa para adquirir novo fôlego. No final, após soprar ininterruptamente, o balão estoura, mesmo com as pausas de descanso.
5. Metodologia
Nesta seção serão desenvolvidos os tópicos da metodologia, os quais se subdividem em três subseções que são: tipologia da pesquisa, sujeitos da pesquisa e coleta de dados.
O objetivo dessa seção é apresentar um questionário baseado no assunto administração do tempo e suas conclusões.
5.1 Tipo de pesquisa
Este trabalho trata de uma pesquisa de natureza qualitativa, sendo classificada quanto aos objetivos como um estudo exploratório com o intuito de abordar da melhor maneira o problema determinado.
A natureza qualitativa segundo Triviños (1987) é uma fonte de coleta de dados que serve para elaborar princípios e significados. Já o caráter exploratório permite que o investigador amplie suas experiências sobre determinado problema.
Neste caso o intuito dessa pesquisa é entender melhor a forma que os gestores estão lidando com as dificuldades de administração do tempo e como conseguem superar os obstáculos.
5.2 Sujeitos da pesquisa
Para a pesquisa proposta a amostragem se deu de forma orientada e não aleatória. Fazendo parte da entrevista cinco coordenadores e cinco auxiliares de uma empresa de grande porte, que atuam no setor financeiro e administrativo. Essa intencionalidade na seleção caracteriza a amostragem como não probabilística.
5.3 Coleta de dados
Segundo Triviños (1987) a coleta e a análise de dados são vitais na pesquisa qualitativa e, diante de diversos instrumentos de coleta de dados, a busca de informações depende do contexto da pesquisa.
proporciona liberdade para obter as informações enriquecendo a investigação. O autor também ressalta a participação do sujeito da pesquisa, o que requer uma atenção especial ao informante.
