Gestão da informação escolar num contexto de mudança : estudo de caso numa escola secundária do Grande Porto

MANUEL LUIS COSTA PINTO

GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE

MUDANÇA

:ESTUDO DE CASO NUMA ESCOLA SECUNDÁRIA DO GRANDE PORTO

PORTO

MANUEL LUIS COSTA PINTO

Licenciado em Engenharia Eletrotécnica, em 1983, pela

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE

MUDANÇA

Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação,

orientado pelo Professor Doutor Armando Malheiro Silva

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Rua Roberto Frias, s/n, 4200-465, Porto, Portugal

O Ministério da Educação aprovou em 22 de Abril de 2008 um novo regime de gestão escolar, instituindo a figura de director e um novo órgão, o Conselho Geral, posicionado no topo da hierarquia da organização Escola. Neste órgão foi reforçada a participação dos pais e comunidade envolvente à Instituição de ensino.

Nesta altura, o Governo decide também investir nas escolas implementando um projecto tecnológico que dota todas as escolas de uma rede informática interna, permitindo acesso à Internet em banda Larga, quadros Interactivos, videoprojectores, cartão electrónico do aluno, videovigilância e outras ferramentas tecnológicas ao serviço da escola.

Atravessamos uma época em que os sistemas de Informação e especialmente sistemas baseados na Web, se expandem por todos os ramos de actividade, e tendem a facilitar a vida aos utilizadores.

Neste contexto é notória a falta de um sistema tecnológico de informaçãoespecificamente orientado para a gestão escolar, no qual todos os elementos da comunidade escolar, desde a direcção aos coordenadores, às direcções de turma, aos alunos, professores, encarregados de educação possam usufruir de informações e utilizar o sistema de informação no seu trabalho ou na interacção com os elementos componentes do sistema. Os sistemas tecnológicos de informação que apoiam as organizações escolares, são constituídos por elementos e subsistemas normalmente desconexos, não integrados, que não permitem uma gestão eficaz da informação, armazenamento e acesso, tornando-se num elemento de dificuldade para todos os que trabalham na organização e não num factor de progresso e de evolução da organização.

Pretende este trabalho, diagnosticar, fotografar o estado em termos de Gestão de Informação numa instituição escolar pública, seguramente com alguns pontos fortes, mas também com muitos problemas comuns a outras instituições similares e também seguramente com problemas mais específicos, resultantes do contexto social em que se insere e de outros factores endógenos.

A partir desta fotografia, torna-se natural a construção de um modelo de gestão da informação que incorpore os aspectos identificados como boas práticas em termos de gestão da informação e que também dê respostas a, senão a todos os problemas

instituição.

Este modelo como vai sempre ser pensado no sentido de resolver questões essenciais e comuns à maioria destas instituições, apontará também para o que será o correcto e eficaz funcionamento típico deste tipo de instituições.

Numa antevisão do que seria a aplicação desse modelo na escola, surgirão necessariamente orientações importantes para a respectiva Direcção alertando para as medidas a tomar no sentido de resolver os problemas identificados no âmbito da gestão da informação.

Tentando abrir caminho para a implementação do modelo, serão apontadas concretamente os trabalhos futuros para que ele possa efectivamente ser implementado na escola e assim colmatar os problemas identificados.

1. Introdução ... 6

1.1 Enquadramento Geral ... 6

1.2 Motivações ... 6

1.3 Objetivos e Resultados Esperados ... 7

1.4 Estrutura da Dissertação ... 8

2. Enquadramento Teórico ... 9

2.1 Gestão da Informação ... 9

2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação ... 12

2.3 Modelos e Modelização ... 14

3. Enquadramento da Investigação ... 16

3.1 A Problemática e questão de investigação ... 16

3.2 Plano de Trabalho ... 17

4. Metodologia de Análise ... 18

4.1 Metodologia ... 18

4.2 Definição da Amostra ... 19

4.3 Entrevistas ... 21

5. Escola e Sistema de Informação Escolar ... 23

5.1 A Caracterização da Escola ... 23

5.2 A Escola como uma Organização ... 26

5.3 Fluxos de Informação ... 33

5.4 O Valor da Informação no contexto escolar ... 36

5.5 Sistemas tecnológicos no Sistema de Informação Escolar ... 39

6. Resultados da Análise Orgânico Funcional ... 47

9. Conclusões e Trabalho Futuro ... 73

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 78

ANEXOS ... 82

ANEXO A – Guião de Entrevista Professores ... 84

ANEXO B – Guião de Entrevista Alunos ... 86

ANEXO C – Guião de Entrevista Funcionários ... 88

ANEXO D – Guião de Entrevista Secretaria ... 90

1. Introdução

1.1 Enquadramento Geral

As Organizações que se dedicam ao ensino estão sujeitas cada vez mais a pressões crescentes, quer pela tutela, quer pelos utentes e suas famílias, quer pelos próprios trabalhadores que exigem mais e melhor informação, para poderem desenvolver melhor o seu trabalho.

Todos sabemos que a informação, a sua partilha adequada, a sua segurança, a solidez e funcionalidade do modelo de Informação da Organização, são factores de eficiência e eficácia na acção educativa.

Apesar do actual desenvolvimento existente na análise e na implementação dos sistemas de informação, e por variadíssimas razões, existem ainda alguns constrangimentos, mais numas Organizações do que noutras, que implicam consequências nos processos e nos resultados, contribuindo para que a resposta da instituição no seu global seja desadequada em relação ao contexto onde se insere.

No âmbito das Ciências de Informação, é proposto um trabalho científico que visa efectuar uma abordagem de forma integrada ao problema da gestão de informação numa Organização de ensino público, uma escola secundária.

O foco deste trabalho será sobre a informação, o acesso, o seu tratamento, as origens, os destinos, as plataformas utilizadas, as necessidades dos utilizadores e as formas de disponibilização da informação.

O grande objectivo deste trabalho é conceber um modelo de gestão da informação, aceite por todos os que necessitam da informação dentro da organização e no exterior e que permita fazer uma gestão eficaz, no sentido de melhorar o funcionamento da instituição. 1.2 Motivações

A motivação para a realização deste trabalho advém do facto de o proponente ser professor do quadro de uma escola secundária, e que em virtude de desempenhar cargos relacionados com a temática em análise, conhecer alguns dos problemas de gestão de informação existentes, e modestamente achar que pode contribuir de alguma forma para a sua resolução, primeiro identificando-os, e depois apontando formas de os ultrapassar.

1.3 Objetivos e Resultados Esperados

Esta dissertação prevê uma investigação aplicada. São objectivos específicos deste trabalho:

o Identificar os diferentes tipos de informação: legal, pedagógica, financeira, administrativa que é utilizada na instituição. Identificar produtores e destinatários da informação.

o Identificar e caracterizar as plataformas que são utilizadas para armazenar, tratar e gerar nova informação.

o Identificar constrangimentos no acesso, no tratamento, na produção e na disponibilização de informação.

o Identificar necessidades de informação.

o Comparar os métodos e ferramentas utilizadas com algumas outras instituições do género.

o Conceber um modelo global e integrado de informação disponível para todos os intervenientes, que os satisfaça nos seus aspectos mais críticos e fundamentais de trabalho.

Para além da apresentação deste estudo e da sistematização inerente, espera-se obter como resultado do trabalho, uma proposta concreta de alterações, em algumas áreas, em relação à forma como é feito o tratamento, o armazenamento, a produção de nova informação, a partilha e a disponibilização da informação.

1.4 Estrutura da Dissertação

Este documento é constituído por 9 capítulos.

O primeiro é um capítulo Introdutório com o enquadramento geral do tema em análise, as motivações, resultados esperados e estrutura deste documento.

No segundo é feito um enquadramento teórico, sobre concepções da Gestão da informação, o conceito de Sistema de Informação e sobre o conceito e construção de Modelos.

O terceiro capítulo, é aquele em que se enquadra a investigação desenvolvida. Detalham-se aí a problemática, a questão central ou norteadora da investigação e o Plano de Trabalho.

O quarto capítulo faz o enquadramento da instituição alvo deste estudo. Estrutura organizacional, caracterização e o funcionamento de alguns subsistemas do Sistema de Informação actual, são os subtemas aqui abordados.

O quinto capítulo é dedicado á Metodologia de Análise na investigação. Qual a metodologia utilizada, a definição da amostra e o tratamento das entrevistas como meio de recolha de dados para a investigação.

No sexto capítulo são apresentados os resultados e a forma como foram extraídos a partir da sua principal fonte, os textos transcritos das entrevistas.

O sétimo capítulo é dedicado à apresentação do modelo de gestão da informação escolar. Procurou-se aqui fazer uma correspondência entre possíveis soluções e problemas identificados na recolha dos dados.

No oitavo capítulo, apresentam-se uma série de medidas em concreto para melhoria do sistema de informação escolar.

O nono capítulo é o das conclusões, onde é feita uma reflexão sobre os problemas encontrados, as causas gerais desses problemas e onde se tenta apontar uma linha de rumo relativa à área da gestão da informação escolar no contexto do nosso país.

2. Enquadramento Teórico

2.1 Gestão da Informação

A Gestão da informação é uma vasta área dentro das Ciências da Informação e que por definição abarca todo um conjunto de atividades que vão desde a Produção da Informação, o registo e armazenamento, a distribuição e o uso da mesma. Esta área tem sido objeto de estudo ao longo destes últimos anos por variadíssimos autores.

Existem várias formas de entender a gestão da Informação.

Uma primeira forma de ver a Gestão de Informação, e talvez aquela que mais tem sido usada como definição desta área científica, entende que “a gestão de informação devia abarcar toda a cadeia de valor da informação, começando pela identificação das necessidades de informação, passando pela aquisição, organização e armazenamento, produtos e serviços, distribuição de informação e fechando o ciclo com a utilização da informação.” (Choo, 2003).

Outra forma de olhar para a Gestão de informação é ligar a gestão de informação à noção de Sistema de Informação concebido dentro de uma organização com uma determinada estrutura orgânico-funcional.

Carlos Zorrinho considera a “GI como uma função que interliga e conjuga a concepção dos sistemas de informação com a concepção dinâmica da organização. É uma função de nível estratégico, que deve ser desempenhada ao mais alto nível da estrutura da organização (vice-presidência ou assessoria directa do presidente ou diretor-geral) ” (Zorrinho, 1998).

Poderemos ainda considerar a gestão de informação, como uma atividade associada à gestão do conhecimento, e nessa perspectiva poderia ser entendida “um conjunto de actividades com a finalidade desenvolver e controlar todo o tipo de conhecimento numa organização, visando à utilização na consecução dos seus objetivos.”

Esta visão da Gestão da Informação considera de uma forma muito clara que esta área deverá funcionar como suporte à decisão numa organização. Nesse sentido, um completo sistema de informação, que permitisse adquirir, distribuir e utilizar conhecimento, seria o elemento chave dessa organização. A partilha e utilização desse conhecimento deveria ser um motor na mudança e na adaptação do comportamento da organização.

Segundo Armando Malheiro da Silva, estas três grandes conceções de Gestão da Informação, são complementares entre si (SILVA, 2009).

Parece de facto, existir uma complementaridade entre estas visões da Gestão da Informação. Na realidade, todas elas se aproximam da realidade efetiva que essa área representa, mas talvez no seu conjunto consigam dar uma expressão mais exata do que é a Gestão da Informação e principalmente do seu papel no seio das Organizações.

A visão que melhor se aplica às organizações escola é que prevê os seis processos fundamentais de informação:

- Identificação das necessidades; - Aquisição;

- Organização e armazenamento;

- Desenvolvimento de produtos e serviços; - Distribuição e partilha;

- Utilização.

Todos estes processos ocorrem num sistema escola, e todos eles são importantes e fortemente interligados, formando uma cadeia que culmina com a utilização da informação no sentido de dotar a organização com capacidade de responder a solicitações, das mais variadas, e às quais se encontra sujeita, e a proceder a adaptações como resposta às alterações do meio em que se insere.

As necessidades de informação estão intrinsecamente ligadas com as funções que as pessoas assumem, ou que lhes são atribuídas dentro de uma organização, “entender as necessidades de informação, há que compreender acima de tudo o que é que as pessoas fazem na organização.” (ROQUE, 2005: pág. 5).

A aquisição da informação faz-se de muitas e variadas formas, através da receção documentos recebidos, na organização, por vários canais, através da consulta de registos internos de factos e ocorrências normais e extraordinários, decorrentes da atividade da organização. Enfim através de comunicações, escritas, orais e até eletrónicas.

A organização e o armazenamento são feitos através de duas vertentes fundamentais, utilização de arquivos físicos e sistemas tecnológicos. Na primeira vertente, há a necessidade de arquivar documentos no formato papel, atas de reuniões (embora estas

possam também existir no formato eletrónico), dossiers com a informação mais variada, legislação diversa, materiais dos cursos, registos de projetos, de visitas de estudo, etc… No formato eletrónico, existem registada e convenientemente organizada, pela definição de acesso incluído no desenho do software, a informação que é necessário tratar mais rapidamente: informação dos alunos, de pessoal docente e não docente, das aulas, das avaliações, das turmas, etc…

O desenvolvimento de produtos e serviços assumem, no caso das organizações escolares formas muito particulares. O produto de uma organização escolar é fundamentalmente a progressão realizada na aprendizagem e medida pela avaliação final anual dos seus alunos.

No entanto uma organização escolar produz também muita informação, informação até importante para a avaliação da própria organização enquanto instituição que pretende atingir metas e objetivos.

O serviço principal (entre vários) é a formação ministrada em horas aos seus alunos, nas disciplinas que constam dos currículos. Nos cursos apoiados pelo POPH – Programa Operacional de Potencial Humano, há um indicador importante que mede e quantifica esse serviço, o volume de formação. Um outro serviço importante e que também já é possível medir é o valor acrescentado, em termos de componentes de atitudes e valores e de conhecimentos adquiridos, que a escola proporciona aos seus alunos.

A distribuição e partilha das informações é normalmente um processo crítico nas organizações escolares. É aqui que falham muitas vezes os sistemas de informação implementados. A comunicação de atividades, projetos, os seus resultados, a própria informação necessária para algumas atividades importantes, por vezes, não chega atempadamente aos seus destinatários.

A utilização da informação pode ser boa, se a informação obtida for adequada para a função em causa e completa, e pode não resultar tão bem se essa informação padecer de rigor, de boa organização, podendo inclusive atrasar grandemente processos internos de produção de nova e importante informação. Por exemplo, os processos de avaliação interna, raramente têm ao seu dispor informação bem formatada e organizada para conseguirem chegar com rapidez aos indicadores que dão informação importante sobre o funcionamento da organização ano após ano.

2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação

A gestão de informação está sempre intimamente ligada ao estudo do contexto orgânico- funcional da Organização objecto da análise, e por conseguinte, ao estudo do Sistema Informacional que é parte integrante dessa Organização, e nas formas de tornar esse sistema eficaz no seu funcionamento.

Convém talvez esclarecer o conceito de Sistema de Informação com o qual iremos lidar. Segundo o Dicionário Electrónico de Terminologia em Ciências da informação - DeltCI, existe uma diferença grande entre Sistema de Informação e Sistema Tecnológico de Informação.

“Um Sistema de Informação é uma totalidade formada pela interacção dinâmica das partes, ou seja, possui uma estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo. Assim sendo, um Sistema da Informação é constituído pelos diferentes tipos de INFORMAÇÃO registada ou não externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em sua memória é informação do sistema), não importa qual o SUPORTE (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada pela acção na linha do tempo.” (Deltci, Nov 2010).

Um Sistema Tecnológico de Informação “ consiste na combinação de todos os meios de recolha, processamento e transmissão de INFORMAÇÃO de uma aplicação, utilizando um ou mais computadores (MORVAN, 1988: 312). Trata-se de uma infra-estrutura tecnológica muito versátil e poderosa que está a revolucionar, não só mas também, as atitudes e as tarefas relacionadas com o fluxo informacional humano e social. Em CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO ganha o qualificativo de suporte tecnológico especial, cuja informação processada, recolhida, acumulada e transmissível constitui parte integrante e dinâmica do Sistema de Informação propriamente dito.” (Deltci, Nov 2010).

O Sistema de Informação, e analisando as definições terminológicas acima, corresponde a uma interacção dinâmica das estruturas que compõem a organização, em termos de trocas de informação que podem ter um padrão regular de trocas entre determinadas estruturas e podem mesmo ser esporádicas, variando assim no tempo.

O sistema tecnológico é um sistema de suporte, que conforme o seu desenho pode trazer maior velocidade e facilidade, nas trocas de informação, apoiando a gestão da informação em todas as suas vertentes, e faz parte integrante do Sistema de Informação.

Na maior parte dos casos de análise de Gestão da Informação estamos perante um Sistema de Informação já existente, e consequentemente de um sistema tecnológico de suporte que também já existe e foi sendo desenvolvido ao longo do tempo.

Esse é o caso das instituições de ensino secundárias em Portugal, pois na sua grande maioria são instituições que funcionam à vários anos e por conseguinte, mal ou bem, têm um sistema de informação a funcionar, caso contrário, a própria organização não conseguiria executar as suas funções primárias.

Nos sistemas de informação, o problema que mais frequentemente se quer resolver é o da análise de funcionamento do sistema de informação, no sentido de verificar, se satisfaz em termos da disponibilização de informação necessária para os diferentes atores desempenharem o seu papel de uma forma eficaz.

Na verdade, todos os atores na escola, são de facto gestores de informação, com necessidades de informação específicas, e desenvolvem essa atividade tendo por base o sistema de informação existente.

Desde o aluno, passando pelo auxiliar de ação educativa, o professor, o diretor de turma, o coordenador de departamento, o diretor, todos gerem informação, consomem a partir das respetivas fontes, processam a partir de procedimentos na sua maioria já previamente definidos, armazenam e geram nova informação, que divulgam pelos canais apropriados e pré-estabelecidos.

Consequentemente, o sistema de informação escolar abrange as bases de dados do sistema tecnológico que suporta parte do seu funcionamento, os documentos de vária ordem que são recebidos, produzidos e arquivados na organização, as atividades comunicacionais entre os diferentes atores, os saberes desses atores e as normas e procedimentos de funcionamento, de processamento da informação nos mais variados setores e funções orgânicas, incluindo os processos de autoavaliação e controle.

Poder-se-á dizer que em certa medida, o sistema de informação, é a inteligência da própria organização, uma vez que todo o processo da mesma está inscrito nessa espinha dorsal do funcionamento da organização.

Uma organização inteligente é aquela que consegue atualizar-se e adaptar-se às mudanças e diferentes condições de funcionamento no meio em que se insere. Nessa

perspetiva, a adaptação da organização, passa sempre pela adequação do seu sistema de informação às novas condições impostas por alterações no meio envolvente.

As organizações escolares têm alterado, aqui e ali, os seus sistemas de informação, ao longo do seu funcionamento, como era inevitável que tal acontecesse. Coloca-se no entanto a questão, se as alterações que foram sendo realizadas, foram as suficientes, as mais indicadas e adequadas para que a escola como organização possa desenvolver a sua atividade eficazmente.

2.3 Modelos e Modelização

Um dos objetivos deste trabalho relaciona-se com a obtenção de um modelo de gestão de informação na organização escola.

Modelar, ou criar modelos de uma realidade concreta, seja ela física, matemática ou social é sempre uma tarefa difícil.

Ainda mais difícil, no caso de criar modelos de realidades sociais, pois estas são mais complexas, e por conseguinte mais difíceis de representar.

Um Modelo, segundo definição no DELTCI é “Sistema físico, matemático ou lógico que representa as estruturas essenciais de uma realidade e é capaz de, no seu nível, explicar ou reproduzir dinamicamente o funcionamento daquelas. Os modelos reduzidos da aviação ou da hidráulica são modelos físicos; os modelos económicos são modelos lógico-matemáticos” (Deltci, Nov 2010).

À luz desta definição um modelo é sempre uma simplificação de uma realidade física ou matemática e que pretende por efeito dessa redução à essência estrutural, permitir um estudo dessa realidade através de simulações e de alimentação das variáveis de entrada do modelo.

Em Ciências da Informação, é permitida uma abordagem diferente daquela que se relaciona com os modelos físicos e matemáticos.

Armando Malheiro da Silva, investigador das Ciências de Informação, refere, no nº13 da Revista Prisma.com, como exemplo, que “um Modelo que vem sendo aplicado na área da Gestão de Informação é o Modelo Sistémico de Informação Activa e Permanente (SIAP), inspirado na Teoria Sistémica e composto por vários Módulos, que correspondem a duas fases distintas: a do diagnóstico/análise e explicação” (SILVA, 2005: p. 3).

Diz ainda a respeito desse modelo de duas fases, que a primeira é “essencialmente descritiva e “radiográfica”, na medida em que põe em relevo características e problemas vários de um caso concreto em estudo” (SILVA, 2005: p. 3).

A segunda fase, a da explicação, é por sua vez classificada de interventiva porque “apresenta soluções de curto, médio e longo prazo com um plano de optimização de resultados positivos bem definido” (SILVA, 2005: p. 3).

Este tipo de Modelo está a ser testado em projetos de pesquisa de Ciências da Informação e é utilizado nesta dissertação.

Na realidade este tipo de modelo em duas fases tem um grande potencial de aplicabilidade nas organizações escolares. A ideia da existência de uma primeira fase de diagnóstico, onde se realiza uma radiografia da gestão da informação na instituição é fundamental para a fase seguinte a do desenho das soluções, organizadas num plano de intervenção, enquadrado em objetivos bem definidos a atingir.

Existem no meio escolar, várias formas de obter um diagnóstico de funcionamento de uma organização escola. Desde as inspeções impostas externamente, pela Inspeção Geral de Educação, passando por processos de avaliação externa, como por exemplo, o Programa Aves da fundação Manuel Leão, e pelos próprios processos de autoavaliação realizados em cada escola.

O diagnóstico de uma organização escolar, em todas as suas dimensões, é sem dúvida, de uma tarefa complicada, como demonstram o tempo gasto e os meios envolvidos na avaliação, utilizando cada uma das formas de diagnóstico referidas no parágrafo anterior. A dimensão Gestão de Informação numa organização escolar é uma dimensão nuclear do funcionamento da organização, como já ficou claro das referências feitas a essa questão no parágrafo anterior, e que pode ser analisada de uma forma mais restrita, com um foco na análise do sistema de informação. Não é porém uma tarefa simples.

Voltando ao modelo de duas fases proposto por Armando Malheiro da Silva, a última fase, depois do diagnóstico feito, vem naturalmente a explicação dos problemas encontrados, à qual se segue, a definição de uma lista de medidas, organizadas num plano de intervenção, que visa atingir um determinado conjunto de objetivos, muito bem definidos.

3. Enquadramento da Investigação

3.1 A Problemática e questão de investigação

A definição da problemática, objeto de tratamento num trabalho académico desta dimensão, é sempre um elemento que permite definir fronteiras, qual a direção que a investigação vai tomar e que problema vai tentar identificar e tentar solucionar.

O conjunto de questões que se segue tem de facto o objetivo de indicar qual o caminho que se pretende trilhar nesta investigação.

Os fluxos informacionais dentro da Organização estão bem definidos e de acordo com a estrutura funcional da mesma?

O modelo de informação é o mais adequado no contexto atual de funcionamento das escolas secundárias?

A forma como a informação é armazenada e transmitida é a mais eficaz?

É possível melhorar o funcionamento do Sistema de informação no contexto orgânico-funcional atual?

Os diferentes atores terão disponível a informação necessária e suficiente para o desempenho cabal da sua missão dentro da organização? Se não estão satisfeitos, então qual a sua opinião acerca de como poderia funcionar o Sistema de Informação?

Toda esta problemática, aqui definida por este conjunto de questões orientadoras e delimitadoras da investigação, é sintetizada na seguinte questão central e definidora da investigação:

É possível aumentar a eficiência do funcionamento de uma

instituição de ensino público secundário e a sua eficácia através

da definição de um modelo de Gestão de Informação mais coeso

e integrado?

3.2 Plano de Trabalho

Plano de trabalho (identificação das principais tarefas a realizar e marcos do projeto):

1ª Fase - Enumerar e identificar e registar dados sobre informação relevante que entra, é produzida e circula dentro da instituição, incluindo origens e destinatários.

2ª Fase – Identificar plataformas utilizadas, e adequação às necessidades da instituição, quanto à segurança de acesso, à partilha, aos tratamentos efetuados, à sua automatização e à disponibilização.

Marco (Avaliação Intermédia) – Nesta altura do projeto está feito o grande estudo de sistematização da informação utilizada no contexto específico de uma instituição de ensino público.

3ª Fase – Efetuar uma recolha de dados sobre o funcionamento dos processos de gestão da informação no meio escolar. Entrevistar um conjunto de elementos correspondente a uma amostra na comunidade escolar. Por exemplo: Diretora, Subdiretora, Coordenadores de Departamento, Coordenadores de Ciclo, Coordenadores de DT, Chefe de Serviços Administrativos, Serviço de Psicologia e Orientação, etc.

4ª Fase – Conceber o modelo de informação baseado em toda a informação entretanto recolhida. Propor algumas alterações que visem aumentar a eficiência dos processos e aumentar a eficácia da ação da instituição na sua área de atuação.

4. Metodologia de Análise

4.1 Metodologia

A metodologia utilizada neste trabalho é do tipo Estudo de Caso, com recurso a:

Observação Direta e participante. Esta é uma ferramenta natural, pois resulta do facto de

eu ser professor da escola nestes últimos seis anos letivos e por consequência, ser parte integrante do sistema social aí existente, e de participar ativamente em subsistemas do sistema de informação global existente na escola.

Análise Documental. É também uma ferramenta importante quando se está a estudar uma

organização nos aspetos da Gestão de Informação e do funcionamento do Sistema de Informação e que é também fundamental neste Estudo de caso.

O recurso a um Inquérito a professores, e a pessoal não docente, foi ponderado. Dependia de alguma forma dos resultados da informação extraída das entrevistas e da minha observação direta. Acabei por considerar que não iria trazer nada de novo à investigação, uma vez que da análise das entrevistas, resultaram conteúdos que conduziram a conclusões fundamentais.

Entrevistas a interlocutores privilegiados na relação com o Sistema de Informação

existente e que compuseram a amostra que é explicada no item seguinte desta dissertação.

A análise orgânico-funcional utilizada neste trabalho, é uma análise do tipo swot, com saliência no ambiente interno, isto é nos pontos fortes e fracos identificados internamente, e constitui a etapa seguinte em todo este processo metodológico. Através desta análise, nas entrevistas, podemos identificar essencialmente pontos fracos. É muito natural que os entrevistados tenham mais facilidade em identificar os pontos fracos, os problemas, as fragilidades do que manifestarem os pontos fortes. É possível pois, isolar os mais variados problemas de uma forma muito direta e elencá-los num conjunto. A partir desse conjunto de problemas é possível construir um modelo representativo da gestão de informação numa organização escolar.

Foi considerada a utilização metodológica de uma análise de conteúdo, na qual as entrevistas poderiam ser analisadas em termos de frequência de ocorrência de palavras e de ausência significativa, em algumas entrevistas, de referências a problemas identificados noutras entrevistas.

Nesta caso particular, o objetivo fundamental seria analisar os textos das entrevistas à procura de problemas identificados pelos entrevistados.

Houve certamente um trabalho prévio, de conversão das entrevistas em texto e isso foi feito utilizando as notas feitas nas entrevistas e com recurso ao áudio, uma vez que a grande maioria das entrevistas foram gravadas.

Dependendo desse processo de conversão e até dos termos utilizadas pelo entrevistado, para identificar os problemas, esses, poderiam ser relatados de forma diferente e terem o mesmo significado. Por essa razão a utilização de processos de contagem estatística de termos poderia não resultar em dados reais e consistentes.

Por outro lado, como se pretende chegar a uma lista de problemas, como ponto de partida para a construção de um modelo, a análise de conteúdo tal como está cientificamente definida, não acrescentaria nada em relação ao objetivo delineado para esta dissertação. Estas últimas considerações, justificam a opção pela análise de pontos fracos utilizada. 4.2 Definição da Amostra

Em relação às entrevistas, foi definida uma amostra de 20 entrevistados num universo de 991 elementos (122 professores, 849 alunos, 12 funcionários auxiliares e 8 administrativos).

Esta amostra foi definida tendo em linha de conta dois condicionalismos importantes. O primeiro foi o de conseguir um conjunto de entrevistados o mais representativo possível dado o que se pretendia saber e isto era, genericamente, a identificação de problemas relacionados com o funcionamento do Sistema de Informação existente e também problemas de comunicação dentro da instituição. Também para cumprir esse objetivo, foi dado um grande peso percentual aos professores na composição da amostra, pois estes mais do que os alunos e os funcionários administrativos, teriam uma opinião mais substantiva acerca do funcionamento do sistema de informação, porque sendo parte integrante do Sistema são atores fundamentais não só porque utilizam o sistema de uma forma constante, mas também, porque são muito conscientes das suas necessidades em

termos de informação. Em relação aos grupos de alunos e funcionários auxiliares, foram escolhidos elementos que de alguma forma fossem representativos das respetivas classes.

O segundo condicionalismo foi o tempo disponível para a realização das entrevistas. Tinha que realizar a totalidade das entrevistas num espaço muito curto, de cerca de 3 meses. É sabido que o tempo gasto por entrevista, não é só a da realização da mesma, mas também da preparação, dos contactos inicias, da substituição dos entrevistados em casos de acontecimentos não previstos, etc..

Tendo em conta os condicionalismos enunciados, considerei que a quantidade de 20 entrevistas, embora num número pequeno em relação ao universo dos potenciais entrevistados, cerca de 2%, poderia permitir a coleção de informação suficiente para os objetivos deste trabalho.

Restava de seguida definir um conjunto de elementos, de entre estruturas diretivas, cargos dentro da instituição, e demais elementos da comunidade educativa, que fosse representativo das opiniões relativas ao que se pretendia saber.

Os cargos dos potenciais entrevistados apresentam-se na lista seguinte:  Diretora da escola (1)

 Vice – Diretora (1)

 Coordenadora de Departamento Curricular (2)  Adjunto de Direção (1)

 Coordenadora do Departamento de Formação Qualificante (1)

 Coordenadora da Execução Física do POPH, das Candidaturas Pedagógicas e Financeiras (1)

 Coordenadora dos Diretores de Turma (1)  Diretoras de Turma (3)

 Professor com assento no Conselho Geral de Escola (1)  Professores (2)

 Professores do Grupo de Autoavaliação de Escola (2)  Responsável pelos Serviços Administrativos (1)  Representante do Pessoal não docente da escola (1)  Presidente da Associação de Pais (1)

4.3 Entrevistas

As entrevistas foram pensadas como semiestruturadas. Isto é, foi criado para o efeito um guião de entrevista que permite conduzir as entrevistas e obter respostas em relação a algumas questões que foram definidas como essências para os objetivos do trabalho em curso.

No que respeita às entrevistas realizadas a colegas professores, detentores de vários cargos na organização, as questões inseridas no guião de entrevista foram deixadas a um nível genérico para permitir alguma margem de liberdade na resposta à maioria dos entrevistados. A explicação para essa estratégia relaciona-se com o facto de, sendo esses entrevistados na sua maioria professores, e tendo aceitado realizar a entrevistas sem qualquer espécie de reserva, não precisarem de muito estímulo para desenvolverem respostas ricas de conteúdo e das quais é possível extrair muita informação.

Os guiões foram naturalmente adaptados para as entrevistas realizadas com alunos e funcionários pois o tipo de questões tem que se adequar ao papel dos intervenientes no sistema de informação.

Por exemplo, no caso dos alunos as questões colocadas focaram mais os aspetos comunicacionais e de difusão da informação, do que propriamente os relacionados com o funcionamento do sistema de informação.

Os funcionários auxiliares já foram inquiridos na vertente das informações emanadas pela direção da escola e também relativas aos processos de comunicação dentro da instituição.

No caso particular do chefe de serviços administrativos, houve também necessidade de afinar as questões, pois impunha-se uma confrontação de opinião em relação a outras opiniões entretanto já obtidas, sobre subtemas do tema geral da gestão de informação na escola, e que envolvem diretamente os serviços administrativos da escola.

As entrevistas foram gravadas, na sua maioria, e os ficheiros áudio, foram analisados para extrair o texto resultante das respostas às questões do guião respetivo.

A partir de todas as respostas obtidas é realizada uma análise por entrevista dos problemas identificados.

Foi organizada uma tabela onde foi colocado o conteúdo de cada resposta por entrevistado. As respostas foram depois comparadas e cada elemento identificado considerado relevante para o estudo em causa foi alinhado numa lista ordenada de problemas identificados, independentemente da frequência com que apareciam nas respostas dadas.

Como já foi dito, foi ainda necessário ainda verificar se seriam precisas outras técnicas para conseguir construir o modelo final de gestão da informação na instituição.

5. Escola e Sistema de Informação Escolar

A Escola Secundária da Boa Nova localiza-se na freguesia de Leça da Palmeira, concelho de Matosinhos. A área de influência principal da escola as freguesias de Leça da Palmeira, Sta. Cruz do Bispo, Perafita e Lavra.

O concelho evidencia uma tendência de envelhecimento, apresentando diminuição do número e da percentagem de jovens em idade escolar. A freguesia de Leça da Palmeira, sendo, a que, em 2001, apresentava maior número de jovens, era também aquela em que a percentagem destes, na população total, era menor. Assim, o contexto demográfico, por si mesmo, não se afigura auspicioso em termos de aumento de procura dos serviços de ensino básico e secundário.

Encontra-se numa envolvente com tradição e potencial económico, apesar de apresentar sinais de instabilidade e reconversão e de a envolvente ser heterogénea (Leça da Palmeira versus Sta_{. Cruz do Bispo/Perafita/Lavra).}

3º Ciclo do Ensino Básico 123 14,5%

Cursos Científico-humanísticos do Ensino

Secundário 381 44,9%

Cursos Profissionais do Ensino Secundário 250 29,4% Cursos CEF - Cursos Educação e Formação 56 6,6% Cursos EFA - Educação Formação de Adultos 39 4,6%

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Tabela 1 - Distribuição do nº de alunos por cursos no Ano Letivo 2010/2011

A freguesia de Leça da Palmeira registava, à data do último Censo, uma população particularmente contrastante em termos de grau de escolarização – mais de 50% da população com, no máximo, o 1.º ciclo e, simultaneamente, a que possuía maior percentagem (14%) de residentes com curso médio ou superior.

A rede pública de estabelecimentos de educação e ensino é razoavelmente diversificada, em Leça da Palmeira, sendo esta escola a única com ensino secundário.

O quadro docente é composto por 122 professores, com formação adequada, é estável e globalmente conta com já longa presença na escola. No entanto, foi alvo de uma renovação decorrente do concurso de 2009.

O pessoal não docente é composto por 12 funcionários, de igual modo com grande estabilidade.

Os alunos, maioritariamente residentes em Leça ou nas freguesias de proximidade, têm registado um decréscimo numérico, principalmente no ensino básico regular e nos cursos científico humanístico. Em contrapartida verifica-se um aumento do número de inscritos nos cursos profissionais.

Neste momento, a escola apresenta falta de condições de grande parte dos espaços, iniciando-se, proximamente as obras de requalificação.

Em termos de equipamentos, é de salientar o espólio da biblioteca e centro de recursos. No entanto, pode-se considerar que os recursos disponíveis na globalidade da escola nem sempre respondem totalmente às atuais necessidades, quer pela sua desatualização e eventual inoperância quer pelo número reduzido em algumas tipologias, destacando-se:

o o insuficiente número de meios audiovisuais, por bloco;

o a falta de recursos destinados, exclusivamente, ao trabalho da Direção de Turma; o o reduzido número de equipamentos informáticos e/ou outros de apoio às

diferentes disciplinas.

A escola dispõe de uma rede informática, quase desse a sua criação, que abrange exclusivamente o bloco administrativo, e que serve a secretaria/serviços administrativos, a direção, e a sala de trabalho dos professores e diretores de turma.

Como a maioria das escolas, entrou em 2008, num processo de alteração decorrente da instituição do PTE - projeto tecnológico para a educação, a nível nacional. A intervenção limitou-se à instalação de uma rede informática, que envolve toda a área geográfica da escola, usando conexões por cabo UTP nível 6 (par entrançado) infraestruturando todos os 5 blocos da escola e acrescentando dentro de cada bloco conexões sem fios para permitir o acesso á rede através de computadores portáteis.

Esta importante estruturação física, permitiu de imediato a utilização da Internet em todo o espaço escolar, com fortes implicações, na forma como os processos de aprendizagem dentro da sala de aula passaram a decorrer.

No entanto, para além da infraestruturação em rede, as outras metas do PTE ficaram por cumprir, a saber:

- Infraestruturação em Rede Informática com velocidades de 40Mbps; (terminada) - Dotação de um sistema de videovigilância;

- Implementação de um sistema de cartões eletrónicos;

- Colocação de 1 quadro interativo por cada três salas de aula;

- Colocação de um videoprojector e um computador em cada sala de aula. - Colocação adicional de cerca de 40 computadores.

Convirá dizer, em abono da verdade, que a escola, não entrou na primeira fase do processo de requalificação das escolas, mas ficou desde 2009, com o início de obras marcado pela empresa que ganhou esse concurso a nível nacional.

Desde essa altura, mais nenhuma intervenção foi realizada na escola, nem mais material foi entregue no âmbito do PTE, pois essas intervenções ficariam à responsabilidade da empresa referida, cujo contrato incluía o fornecimento e instalação do material, após concluída a intervenção que iria provocar uma grande alteração na arquitetura e forma física da escola.

Essa requalificação, não aconteceu até aos dias de hoje, e antevê-se difícil a sua concretização, dado o período complicado em termos de contração de despesas ao nível das finanças do estado.

Esta situação tem tido um impacto importante no funcionamento da escola. Não só na continuidade de falta de material audiovisual, cada vez mais importante para o espaço de aula, como no arranque de outros projetos que ficaram dependentes da alteração física que iria acontecer a breve trecho, e que foi sucessivamente adiada, ano após ano desde 2009.

Como exemplo importante desta última situação, podemos apontar a melhoria do aproveitamento da rede instalada na escola, que ficou sempre à espera da alteração física, pois a própria rede teria que ser refeita no processo de requalificação.

Face ao adiar sucessivo da intervenção, a escola optou naturalmente por manter a rede do bloco administrativo a funcionar em pleno, e em ir utilizando a rede mais recente para acesso dos alunos e professores á internet, dentro do espaço escolar.

5.2 A Escola como uma Organização Conselho Geral Director(a) SubDirector(a) Adjuntos Conselho Pedagógico Conselho Administrativo Coordenação de Ciclo e de Curso Coordenação de Departamento Curricular Coordenador(a)

de Biblioteca Departamento de Formação Espaços

Especializados de Apoio Educativo Pessoal Discente Pessoal Docente

Pessoal Não Docente Pais e Encarregados de Educação Direcção de Turma Conselho de Turma Delegado de Turma Representante dos Pais e Encarregados de Educação Departamentos Curriculares Associação de Estudantes Associação de Pais Núcleo de Apoio Educativo SPO`s SASE Conselho de grupo Disciplinar Apoio Pedagógico Actividades de Complemento

Curricular Sala de Estudo Auto - Avaliação de Escola Equipa Projecto Tecnológico - PTE Serviços Administrativos

Figura 1 – Organogramada Escola Secundária da Boa Nova

O Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril introduz alterações ao regime jurídico de autonomia, administração e gestão escolar.

Institui um órgão de direcção estratégica, o Conselho Geral, onde têm participação reforçada, as famílias através dos representantes dos Encarregados de Educação, as autarquias com os seus representantes, membros da comunidade local envolvente, representantes de instituições, organizações e actividades económicas, culturais e científicas. Naturalmente que este órgão conta também com os professores, agora sem a maioria da anterior “Assembleia de Escola”, pessoal não docente e alunos.

O objectivo anunciado é garantir a participação reforçada das famílias e comunidades na direcção estratégica das escolas. Pretende-se também promover a abertura das escolas ao exterior e a sua melhor integração nas comunidades locais.

Cabe a este órgão a aprovação das regras fundamentais de funcionamento da escola, documentos estratégicos, de planeamento e de acompanhamento e realização do planeamento.

Aprova documentos importantes, tais como o Regulamento Interno, Projecto Educativo, Plano Anual de Actividades e Relatório Anual de Actividades.

Uma segunda alteração, relaciona-se com a extinção do Conselho Executivo, como órgão colegial de direcção e a instituição dos cargos de director, coadjuvado por um subdirector e um pequeno número de adjuntos. Fundamentalmente a gestão da escola passa de um órgão colegial, o antigo Conselho Executivo para um órgão unipessoal.

O director tem a seu cargo a gestão financeira, administrativa e pedagógica. Tem o poder de designar os coordenadores de departamentos curriculares, das principais estruturas de coordenação e de supervisão pedagógica.

A terceira alteração tem como objetivo o reforço da autonomia das escolas no sentido de proporcionar uma melhoria do serviço público de educação.

Esta é implementada, dotando o diretor, de uma melhor capacidade de intervenção, e instituindo um regime de avaliação e prestação de contas.

A prestação de contas está já assegurada, pela participação dos elementos da comunidade local, pais, alunos e responsáveis da autarquia, todos parte interessada na melhoria do funcionamento da instituição escola, no órgão de direcção estratégica, cujo primeiro e talvez mais importante ato é a escolha do director.

O regime de avaliação prevê que seja criado um grupo de auto-avaliação de escola, capaz de analisar, compilar, monitorar e reportar a evolução da escola nas suas várias dimensões e que haja uma avaliação externa independente para ratificar esses resultados de avaliação.

A figura 1 apresenta o organograma da organização, já obedecendo ao estipulado no Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.

Uma escola é uma Organização complexa. A muitas vezes referida como Comunidade Educativa é composta por um Conselho geral, um Director(a), um(a) subdirector(a), um Conselho Administrativo, um Conselho Pedagógico, uma equipa de Auto-avaliação, vários Departamentos curriculares, vários agrupamentos pedagógicos, direções de turma, Serviços Administrativos, Serviços de Psicologia e Orientação, uma equipa de Projecto tecnológico, outros serviços, Professores, pessoal não docente, alunos e encarregados de educação.

Órgãos de Administração e Gestão

O conselho geral - O conselho geral é o órgão de direção estratégica responsável pela definição das linhas orientadoras da atividade da escola, assegurando a participação e representação da comunidade educativa. Compete ao Conselho geral:

 Eleger o respetivo presidente, de entre os seus membros, à exceção dos representantes dos alunos;

 Eleger o diretor;

 Aprovar o projeto educativo e acompanhar e avaliar a sua execução;

 Aprovar o regulamento interno do agrupamento de escolas ou escola não agrupada;

 Aprovar os planos, anual e plurianual de atividades;

 Apreciar os relatórios periódicos e aprovar o relatório final de execução do plano anual de atividades;

 Aprovar as propostas de contratos de autonomia;

 Definir as linhas orientadoras para a elaboração do orçamento;

 Definir as linhas orientadoras do planeamento e execução, pelo diretor, das atividades no domínio da ação social escolar;

 Aprovar o relatório de contas de gerência;

 Apreciar os resultados do processo de auto--avaliação;

 Pronunciar -se sobre os critérios de organização dos horários;  Acompanhar a ação dos demais órgãos de administração e gestão;  Promover o relacionamento com a comunidade educativa;

O diretor - É o órgão de administração e gestão do agrupamento de escolas ou escola não agrupada responsável em todas as áreas da escola: Pedagógica, cultural, administrativa, financeira e patrimonial.

Compete ao diretor submeter à aprovação do conselho geral o projeto educativo elaborado pelo conselho pedagógico.

 Elaborar e submeter à aprovação do conselho geral: o As alterações ao regulamento interno;

o Os planos, anual e plurianual de atividades; o O relatório anual de atividades;

o As propostas de celebração de contratos de autonomia;

 Aprovar o plano de formação e de atualização do pessoal docente e não docente, ouvido também, no último caso, o município.

Compete ainda ao diretor:

 Definir o regime de funcionamento do agrupamento de escolas ou escola não agrupada;

 Elaborar o projeto de orçamento, em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo conselho geral;

 Superintender na constituição de turmas e na elaboração de horários;  Distribuir o serviço docente e não docente;

 Designar os coordenadores de escola ou estabelecimento de educação pré-escolar;

 Designar os coordenadores dos departamentos curriculares e os diretores de turma;

 Planear e assegurar a execução das atividades no domínio da ação social escolar, em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo conselho geral;

 Gerir as instalações, espaços e equipamentos, bem como os outros recursos educativos;

 Estabelecer protocolos e celebrar acordos de cooperação ou de associação com outras escolas e instituições de formação, autarquias e coletividades, em conformidade com os critérios definidos pelo conselho geral;

 Proceder à seleção e recrutamento do pessoal docente, nos termos dos regimes legais aplicáveis;

 Dirigir superiormente os serviços administrativos, técnicos e técnico -pedagógicos.  Representar a escola;

 Exercer o poder hierárquico em relação ao pessoal docente e não docente;  Exercer o poder disciplinar em relação aos alunos;

 Intervir nos termos da lei no processo de avaliação de desempenho do pessoal docente;

 Proceder à avaliação de desempenho do pessoal não docente.

O Conselho pedagógico - O conselho pedagógico é o órgão de coordenação e supervisão pedagógica e orientação educativa do agrupamento de escolas ou escola não agrupada, nomeadamente nos domínios pedagógico-didático, da orientação e acompanhamento dos alunos e da formação inicial e contínua do pessoal docente e não docente.

Compete ao Conselho Pedagógico:

 Elaborar a proposta de projeto educativo a submeter pelo diretor ao conselho geral;  Apresentar propostas para a elaboração do regulamento interno e dos planos anual

e plurianual de atividade e emitir parecer sobre os respetivos projetos;

 Emitir parecer sobre as propostas de celebração de contratos de autonomia;

 Apresentar propostas e emitir parecer sobre a elaboração do plano de formação e de atualização do pessoal docente e não docente;

 Definir critérios gerais nos domínios da informação e da orientação escolar e vocacional, do acompanhamento pedagógico e da avaliação dos alunos;

 Propor aos órgãos competentes a criação de áreas disciplinares ou disciplinas de conteúdo regional e local, bem como as despectivas estruturas programáticas;  Definir princípios gerais nos domínios da articulação e diversificação curricular, dos

apoios e complementos educativos e das modalidades especiais de educação escolar;

 Adotar os manuais escolares, ouvidos os departamentos curriculares;

 Propor o desenvolvimento de experiências de inovação pedagógica e de formação, no âmbito do agrupamento de escolas ou escola não agrupada e em articulação com instituições ou estabelecimentos do ensino superior vocacionados para a formação e a investigação;

 Promover e apoiar iniciativas de natureza formativa e cultural;

 Definir os critérios gerais a que deve obedecer a elaboração dos horários;

 Definir os requisitos para a contratação de pessoal docente e não docente, de acordo com o disposto na legislação aplicável;

 Proceder ao acompanhamento e avaliação da execução das suas deliberações e recomendações.

O conselho administrativo - O conselho administrativo é o órgão deliberativo em matéria administrativo -financeira do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.

Compete ao Conselho Administrativo:

 Aprovar o projeto de orçamento anual, em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo conselho geral;

 Elaborar o relatório de contas de gerência;

 Autorizar a realização de despesas e o respetivo pagamento, fiscalizar a cobrança de receitas e verificar a legalidade da gestão financeira;

 Zelar pela atualização do cadastro patrimonial.

Estruturas de Coordenação e Supervisão

Departamentos Curriculares – Asseguram a articulação e gestão curricular na aplicação do currículo nacional e dos programas e orientações curriculares e programáticas definidas a nível nacional, bem como o desenvolvimento de componentes curriculares por iniciativa do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.

É nos departamentos que se encontram representados os grupos de recrutamento e áreas disciplinares, de acordo com os cursos lecionados e o número de docentes.

Direções de Turma – Asseguram a organização, o acompanhamento e a avaliação das atividades a desenvolver com os alunos e a articulação entre a escola e as famílias. As Direções de Turma são coordenadas por um coordenador de diretores de Turma que estabelece regras de funcionamento comum às Direções de Turma segundo orientações emanadas pelo Diretor da escola, tendo sido ouvido o Conselho Pedagógico para o efeito.

Conselhos de Turma – Composto pelos professores da turma, dois representantes dos pais e encarregados de educação e um representante dos alunos, no caso do 3.º ciclo do ensino básico e no ensino secundário. Estes conselhos são dirigidos pelo diretor de turma e são responsáveis pelo acompanhamento pedagógico e avaliação dos alunos que compõem as turmas respetivas.

Equipa de Auto-Avaliação – Esta equipa tem a responsabilidade de elaborar um relatório de avaliação interna anual de acordo com um modelo de avaliação interna, proposto pela equipa e aprovado em Conselho pedagógico. Este relatório permitirá entre outras análises a verificação se foram atingidas as metas educativas e outras, definidas no Projeto Educativo.

Equipa do Projeto Tecnológico – Equipa responsável pela elaboração do Plano tecnológico da escola, na gestão e manutenção do equipamento informático, rede e demais equipamentos tecnológicos utilizados na escola, de acordo com orientações emanadas do Ministério da Educação e inscritas no próprio regulamento interno da escola.

Outros Serviços

Serviços de Psicologia e Orientação – São essencialmente serviços técnico-pedagógicos de Orientação Vocacional de acompanhamento e apoio nas candidaturas ao Ensino Superior, com participação activa na divulgação da oferta educativa da escola e na definição da própria oferta educativa.

Serviços Administrativos – São chefiados por um chefe de serviços de administração escolar. Este serviços compreendem serviços técnicos de administração económico financeira, gestão de edifícios, instalações e equipamentos e apoio jurídico. Incluem também serviços de apoio sócio-educativo.

Biblioteca – Para além de ser um espaço destinado ao estudo e consulta de obras que compõem o seu espólio é essencialmente um projeto com um programa próprio, dinamizando um grande conjunto de atividades, participando em inúmeros projetos de escola e nacionais, como p.ex., o Plano Nacional de Leitura. Congrega os apoios educativos, como Sala de Estudo Orientado e outros apoios fornecidos pela escola aos seus alunos.

É gerida por uma coordenadora de biblioteca com funções de dinamização do espeço e de participação nos mais variados projetos

5.3 Fluxos de Informação

A Organização Escola, é pela sua própria natureza, um sistema complexo. Alberga diariamente, várias centenas de elementos, com vários grupos com funções muito diversas ente si, e com necessidades de interagir, comunicar, trocar informação, processar e registar informação.

Por esta imagem é fácil perceber a importância da gestão da informação e da comunicação numa Organização deste tipo.

Torna-se complexo portanto, a demonstração dos fluxos de informação e comunicacionais existentes e inerentes ao funcionamento da organização, a produção, a divulgação, a recuperação e armazenamento da informação.

A Figura 2 ( na página seguinte) estabelece os principais fluxos de informação, feitos com base na definição e competências de órgãos e serviços estabelecidos no parágrafo anterior e reportados ao Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.

Neste optou-se por salientar a separação entre fluxos de informação específicos da Administração e Gestão Escolar e os que se relacionam com a Gestão Pedagógica, diretamente ligada com os Processos de Ensino/Aprendizagem, pois correspondem a processos de natureza bastante diferente. Os fluxos e processamentos mais diretamente relacionados com a gestão do funcionamento da escola diferem dos que têm como objetivo o ensino e a aprendizagem dos alunos, envolvendo órgãos e serviços marcadamente diferentes dentro da escola. O denominador comum entre essas duas grandes áreas, continua a ser o diretor(a) e o núcleo diretivo na escola.

De notar que à margem destes fluxos já estavelmente estabelecidos, e com a utilização de tecnologias no ensino, existe uma grande tendência para que outros se estabeleçam. Por exemplo, a comunicação direta com professores, por parte de diretor, subdiretor e adjuntos, com é uma realidade que ocorre já muitas vezes na vida de escola, por necessidades de rapidez de funcionamento, alguns dos circuitos de informação mais morosos e pesados, envolvendo, departamentos são ultrapassados em situações em que é necessária essa rapidez.

Serviços Administrativos Director(a) Sub-director(a) Serviços de Psicologia e Orientação

Alunos, Pessoal Doc ente, pessoal não docente

, Contabilidade , Apoio Social Escolar Conselho Geral Projecto Educativo , Regulamen to Interno , Plano Anual de Actividad es, Orçamento , Con tas de Gerência , relatório Auto -Avalia ção, Critério s de horários e Propostas de contratos de autonomi a. Informações estatísticas . Informações de Exames . Informações de Recur sos Humanos Organismos Ministério da Educação: DREN MISI DGRHE DGIDC GAVE Conselho Administrativo Contas de Gerênci a, Orçamen to, Aprovação Pagamentos e Cobranças_{, Gestão Finance}

ira e de Património

Informações de Gestão

Outros Serviços de Apoio: - Acção Social Escolar - Reprografia - Papelaria - Biblioteca - Vigilância - Bar - Cantina - Limpeza - Centro de Recursos Conselho Pedagógico Agenda de reuniões, processo s de decisão sobre o funcion amento da escola , informaçõ es gerais , etc. . Oferta da escola, a atividades de apoio e

acompanhamento de _alunos

Coordenações de Departamentos Curriculares Coordenações de Direções de Turma Direções de Turma Orientações par a o funcion amento das Dire ções de T urma Encarregados de Educação Faltas, Avali ações, Apoi os Sociai s, Informa ções sobre ações disci plinare s, outras informaçõ es Apoios Educativos Professores Alunos

Faltas, Avaliações, Ações disciplinares Informações sobre faltas,

avaliações e ações disc iplinare s. Outras informaçõ es Informações sobre ativid ades de divu lgação e orien tação vocacio nal Acompanh amento de alun os co m dif ic uldades , Orientação voca cional Orientação voca cional, Apoio individua l, Info

rmações sobre acesso ao Ensin o Superi or Informações sobre Apoi o Educativo Apoio Edu cativo prestado Defini ções do funcion ame nto dos Apoios Definições relativas ao

funcionamento das DT´s legislaçãoInformações de , deci sões do CP , Articulação Curricu lar Informações do CP , Articulação Curricu lar Serviços de Tecnologias e Gestão da Informação Informação Escolar sob

re Alunos e Professore s, Informação sobre do centes_, horários, _inventário. Conceçã o e manutençã o de sistemas de Tecnolo gias de Informação

Empresas Núcleo de Estágios e

de Comunicação com as Empresas Contactos, Definição e Acompanha mento de Estágios Informações de Estágio s Informações de Estágio s Serviços de Apoio às Candidaturas POPH e Execução Física Can didaturas peda gógica e finance ira aos cursos POPH , Execução física

PROCESSOS DE ENSINO/APRENDIZAGEM

ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO

Outro aspeto importante, é perceber a definição funcional dos cargos dentro de uma Organização deste tipo. De uma forma geral essa definição funcional, é feita pelos órgãos hierárquicos superiores dentro a organização, pela direção, pelos Coordenadores de ciclo, de Departamento, e de Diretores de Turma.

Os cargos principais têm as suas funções bem definidas, algumas estão até tipificadas na lei, como já foi assinalado no parágrafo anterior, nas competências dos órgãos e de serviços escolares. Existem no entanto outros, que surgem da necessidade das escolas se reorganizarem de outras formas para dar resposta aos novos desafios na educação, e dos processos de autonomia, que não estão tipificados em lei e que é necessário que estejam bem definidos funcionalmente, para evitar confusões e colisões em termos de áreas de atuação.

Uma Organização funciona tanto melhor quanto os seus elementos constituintes souberem exatamente quais são os seus deveres funcionais e os limites da sua ação dentro da organização.

5.4 O Valor da Informação no contexto escolar

De acordo com a definição presente no dicionário eletrónico de Ciências da Informação, em linha - Deltci, a informação pode ser considerada um “conjunto estruturado de representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas com/pela interacção social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multi-direccionada”. (Deltci, Nov 2010)

A informação não pode ser considerada, um conjunto de dados avulsos, amontoados e sem qualquer contextualização. Informação, são um conjunto de dados, devidamente organizados, com uma apresentação e uma contextualização adequadas por forma a conferir relevância ao conjunto.

Naturalmente que a relevância da informação depende em primeiro lugar do consumidor em presença. E é precisamente nesta envolvência que devemos considerar a informação considerada num contexto de escola-organização.

A informação pode ser vista como um recurso, ou como um instrumento de gestão com uma influência drástica nos processos da organização e constituindo um verdadeiro Sistema de Apoio à Decisão.

Todos os processos decisórios em contexto escolar têm que estar baseados em informações reais, concretas e que normalmente se apresentem na forma de relatórios e documentos, os quais é preciso analisar com bastante minúcia.

A fase seguinte é a de pensar soluções para as questões que advêm dessas análises e criar propostas bem definidas e suportadas na legislação em vigor e nas regras que estão definidas em vários documentos importantes da escola, a saber: O Projeto Educativo, o Projeto Curricular de Escola, o Regulamento Interno e o Plano Anual de Atividades. Depois sim, essas propostas deverão levadas perante o Conselho Pedagógico para serem discutidas e aprovadas.

Base de Dados Gestão Pedagógica

Pautas

Classificações Pautas Exames

Recolha de Dados Processamento Relatório Auto-Avaliação Análise de relatórios e documentos AAE Direcção -Nível Decisório DADOS Metas Projecto Educativo Resultados Académicos Modelo de Auto-Avaliação Estratégias Acções Correctivas Actas Dados Exames Nacionais Conselho Pedagógico Outros Relatórios/ documentos ...

Figura 3 – O Sistema de Informação como um Sistema de Apoio à Decisão

O funcionamento da Autoavaliação é um caso paradigmático do tratamento da informação que deve ser realizado no interior de uma escola e da sua influência nos processos de gestão numa organização escolar.

É precisamente a informação que resulta do funcionamento desse grupo de trabalho que vai induzir estratégias e medidas a serem tomadas no sentido de corrigir desvios em relação às metas a atingir e ou manter performances e resultados considerados positivos ou bons.

Como acontece em várias áreas de trabalho na escola, a Autoavaliação inicia-se com a colheita de dados, dados das transições/retenções dos alunos nos diferentes anos escolares, dados dos exames de escola e nacionais, dados dos abandonos, transferências, etc…, todos os dados referentes aos indicadores que estão definidos no modelo de avaliação interna.