sigec HOC Outsourcing dos processos de cadastro, homologação e monitoramento de fornecedores

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sigec

HOC

Outsourcing dos processos de cadastro, homologação

e monitoramento de fornecedores

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Conteúdo

Quem Somos HOC . O que é? O Processo Modelo Proposto Benefícios Fases da Implantação

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QUEM SOMOS

• Uma empresa inovadora, sempre atenta às tendências e necessidades do mercado e buscando evolução constante, lançando produtos que buscam a excelências dos processos de gestão de terceiros.

• Essa especialidade e foco proporciona uma grande ajuda no gerenciamento e operação do relacionamento dos nossos clientes com seus fornecedores.

• Somos desenvolvedores e implantadores dos processos:

Gestão de Contratos Gestão de Estoques

Cadastro e Homologação de

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Conteúdo

Quem Somos

SIGEC HOC . O que é?

O Processo

Modelo Proposto Benefícios

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É o “outsourcing” dos processos administrativos e burocráticos de Cadastramento, Homologação e Monitoramento Documental dos Fornecedores, garantindo uma maior segurança à contratante, podendo ser totalmente parametrizada e modulável de acordo com cada necessidade e realidade:

Documentação e análise por categoria

Análises Financeiras

Portal “in cloud”

Cadastro espontâneo ou por Convite

SIGEC HOC . O que é?

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Conteúdo

Quem Somos

SIGEC HOC . O que é?

O Processo

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A Homologação de Fornecedores define os pré-requisitos que devem ser atendidos pelos fornecedores para sua atuação junto ao Cliente.

De acordo com o atendimento a esses pré-requisitos o fornecedor recebe uma classificação.

A contratação de um fornecedor depende da aprovação do mesmo no processo de homologação. Porém, tal aprovação não garante a efetiva contratação, pois a mesma se dá somente após o processo de concorrência e negociação.

É interessante que o fornecedor seja homologado para todas as categorias de fornecimento ou prestação de serviços para as quais ele possa vir a ser contratado, de forma a evitar a necessidade de um novo processo de homologação para categoria adicional.

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O objetivo desse processo é averiguar se o fornecedor

cumpre com os requisitos legais, fiscais, financeiros,

técnicos e de meio ambiente aplicáveis à sua categoria

de fornecimento ou prestação de serviço. Essa etapa

ocorre antes do processo concorrencial, pois assim o

comprador verifica com quais fornecedores ele pode

negociar.

Um fornecedor que não esteja participando de uma

concorrência pode também solicitar a sua homologação

e assim fazer parte da base de fornecedores do Cliente,

estando disponível para concorrências futuras.

No caso de fornecedores contratados, essa etapa deve

ser repetida anualmente, sendo de responsabilidade nossa

acompanhar o vencimento da documentação e entrar

em contato com os fornecedores em tempo hábil.

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Suprimentos Cadastra os fornecedores a serem convidadados Convite ao fornecedor

Sigec dispara o convite aos fornecedores Cadastro do fornecedor 5 dias OK? Fornecedor carrega documentos 10 dias OK? OK? Sigec define documentação por categoria SIM Sigec HOMOLOGA Fornecedor SIM Sigec analisa documentos 5 dias Sigec NÃO homologa fornecedor e informa ao cliente NÃO NÃO NÃO SIM

Macro Fluxo da Homologação

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Para os casos em que:

O fornecedor não tenha toda a documentação ou não tenha

tempo de carregá-la;

O fornecedor consiga colocar toda a documentação no

sistema, mas precise ser analisado rapidamente;

Para solicitar a análise emergencial de um fornecedor, o Gestor

deve abrir um chamado no sistema de homologação solicitando

prioridade no processo.

O fornecedor precisará estar com todos os documentos

carregados ou com a Carta de Exceção, que substitui os mesmos.

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Será negociada uma taxa de x% de fornecedores subsidiados. Estes terão isenção do pagamento referente à homologação naquele ano.

O cliente informa quais os fornecedores que estão aptos a requerer o subsídio, através do próprio convite pelo sistema.

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Objetivo

Manter uma base de fornecedores saneada e qualificada a

partir de critérios definidos por categoria de compras, pelas

áreas Técnica, SSMAC, Jurídica, Compliance, Fiscal e

Sustentabilidade.

Seleção, avaliação e reavaliação de desempenho dos

fornecedores numa visão consolidada, dando suporte às

contratações.

Qualificação e Homologação Gestão de Contratos Avaliação de Desempenho Perpetuação e melhoria contínua dos processos

implantados

Processo de avaliação dos prestadores de serviço Processo de

Homologação de Fornecedores

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Conteúdo

Quem Somos

SIGEC HOC . O que é? O Processo

Modelo Proposto

Benefícios

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A Equipo que homologará os fornecedores de acordo com as

diretrizes estabelecidas pelo cliente e disponibilizará sistema

parametrizado para suportar o processo;

O modelo de remuneração da Equipo será através de cobrança

aos fornecedores que forem avaliados independente da situação

final (aprovado ou reprovado);

Os fornecedores pagarão uma taxa anual, no valor aproximado

de R$ 300,00 por CNPJ raiz avaliado, ou seja será paga uma única

taxa para os CNPJ Matriz e os CNPJ Filiais;

O valor independe da quantidade de categorias de compras

para as quais o fornecedor será avaliado/homologado.

Premissa geral: zero investimento.

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Conteúdo

Quem Somos

Modelo Proposto

Benefícios

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Melhorias Esperadas para o Cliente

Maior gestão do conhecimento, já que o sistema terá um catálogo de fornecedores por Categoria de Compras;

Comprador economiza tempo no processo de cadastro;

Análise mais abrangente da situação do fornecedor (fiscal, legal, compliance, atendimento a normas internas, etc.);

Visão dinâmica do fornecedor, mostra situação em tempo real, não só no momento do cadastro;

Apoio na tomada de decisão dos Compradores, pois facilita a comparação entre empresas;

Compradores e Administração de Contratos têm acesso aos documentos dos fornecedores no sistema.

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Melhorias Esperadas para o Fornecedor

Melhor gestão e organização da documentação. A Equipo

alertará os fornecedores antes do vencimento de cada

documento;

Mais conhecimento da documentação legal necessária para

sua atividade econômica (consultoria fiscal/legal);

Menor tempo gasto para reunir documentos e enviá-los à

Administração de Contratos. As CNDs, cartão CNPJ e outros

documentos públicos serão carregados pela Equipo;

Fornecedor cotará preços apenas com empresas que

estiverem no mesmo nível de comprometimento legal que ele;

Poderá divulgar a outros clientes que é um fornecedor

homologado.

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Para Administração de Contratos:

No momento da análise das evidências, verificar se o

fornecedor está homologado. Caso não esteja, aguardar

regularização para efetuar o pagamento do fornecedor;

Os documentos obrigatórios poderão ser baixados do sistema,

sem a necessidade de requisitá-los ao fornecedor.

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Para Compradores:

Verificar o status do fornecedor para a Categoria de Compras desejada antes da negociação e apenas iniciar o processo caso o fornecedor esteja homologado;

Instruir o fornecedor a se pré-cadastrar gratuitamente no sistema, caso tenha interesse em fornecer, reduzindo o tempo gasto em ligações e e-mails, além de eliminar “cadastros” paralelos;

A partir da data acordada com o cliente, todos os novos cadastros serão através do Sistema de Homologação, eliminando essa atividade burocrática dos compradores.

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Conteúdo

Quem Somos

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1. Definição da base de fornecedores ativos;

2. Definição das categorias de compras;

3. Desenvolvimento da Matriz de documentos/informações por categoria

de compras;

4. Definição das informações financeiras a serem analisadas (Boa Vista /

Serasa / validade da análise);

5. Definição das regras de análise de documentos;

6. Definição dos Termos de aceite obrigatórios(código de ética, manual do

fornecedor, políticas internas, etc);

7. Definição dos RFI’s;

8. Definição dos perfis de acesso;

9. Definição do modelo de cadastro inicial (convite/espontâneo/misto);

10.Definição do Hotsite;

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11. Definição das imagens institucionais a serem utilizadas;

12. Desenho do modelo de integração com o ERP (integral/parcial/txt);

13. Desenho dos fluxos e processos internos (homologação, bonificação,

emergência, carta de exceção);

14. Realização de simulado e trial com fornecedores;

15. Definição dos formatos e conteúdos de comunicação com os

fornecedores para o momento da implantação;

16. 1ª. Comunicação aos fornecedores;

17. Mensuração dos impactos e definição final dos valores da anuidade;

18. Criação do cronograma de absorção dos fornecedores/categorias de

compra.

19. 2ª. Comunicação aos fornecedores;

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Matriz: Av Dr. Silva Melo 520 . Edif. Negro cj. 401 . Jd. Marajoara . São Paulo . SP Escritório Comercial: Rua Helena, 275 . cj. 22 . Vila Olímpia . São Paulo . SP +55 11 2306.9023 . +55 11 999.432.858

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